Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Utilizați formularul de mai jos

Buna treaba la site">

Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.

Introducere

1. Sediu electronic

Concluzie

Glosar

Aplicații

Introducere

În ultimele decenii, automatizarea biroului a fost unul dintre principalii factori pentru dezvoltarea industriei informaționale globale. Poate că fiecare dintre giganții lumii - dezvoltatori de hardware și software a contribuit la dezvoltarea acestei părți a pieței tehnologiei informației. Toate acestea ne permit să vorbim despre relevanța subiectului acestei lucrări.

Gama de solutii oferite pentru automatizarea birourilor include pachete de birou, instrumente de organizare a muncii în echipă și schimb de informații, soluții pentru automatizarea managementului companiei și multe altele. Datorită acestor decizii, biroul însuși și organizarea muncii a angajaților săi s-au schimbat recent dincolo de recunoaștere.

Scopul lucrării a fost acela de a analiza automatizarea activităților de birou și de a lua în considerare principalele produse software și soluții utilizate pentru această automatizare.

Obiectul de studiu este software-ul utilizat pentru automatizarea biroului.

Atunci când creează o nouă companie de orice dimensiune, organizatorii săi nu se mai confruntă cu problema necesității de a automatiza activitățile birourilor sau diviziilor sale - se pune doar problema alegerii mijloacelor pentru această automatizare dintre varietatea de produse de pe piață.

1. Sediu electronic

1.1 Tehnologia informației de automatizare de birou

Inițial, automatizarea a început să se dezvolte în producție și apoi s-a răspândit la birou, urmărind inițial doar automatizarea activității de secretariat complexe și minuțioase. Pe măsură ce mijloacele de comunicare s-au dezvoltat, automatizarea tehnologiilor de birou a devenit de interes pentru specialiști și manageri, care au văzut în ea o oportunitate de a crește productivitatea muncii lor. Biromatica, de fapt, nu înlocuiește sistemul tradițional de comunicare a personalului existent (cu întâlnirile sale, apeluri telefoniceși comenzi), ci doar îl completează. Ambele sisteme vor asigura automatizarea rațională a muncii manageriale și vor oferi managerilor informații de cea mai înaltă calitate dacă sunt utilizate împreună.

Postat pe http://www.allbest.ru/

Orez. 1 tehnologie de automatizare de birou

Un birou automatizat este atractiv pentru managerii de la toate nivelurile de management dintr-o companie, nu doar pentru că menține personalul conectat în cadrul companiei, ci și pentru că le oferă noi mijloace de comunicare cu lumea exterioară. Să definim tehnologia informației pentru automatizarea biroului:

Tehnologia informatiei de birotica - organizare si suport procesele de comunicare atât în ​​cadrul organizaţiei cât şi cu mediul extern bazat pe reţele de calculatoare şi alte mijloace moderne de transmitere şi lucru cu informaţia.

Birou tehnologii automatizate utilizate de manageri, specialiști, secretare și angajați de birou. Acestea pot crește productivitatea secretarelor și angajaților de birou și le pot permite să facă față mult mai ușor unui volum de muncă în creștere. Cu toate acestea, acesta este un beneficiu secundar în comparație cu capacitatea de a utiliza automatizarea biroului ca instrument de rezolvare a problemelor. Deciziile îmbunătățite luate de manageri ca urmare a comunicării îmbunătățite permit creșterea economică a companiei.

În prezent, sunt cunoscute un număr imens de programe pentru calculatoare și hardware non-computer care oferă tehnologie de automatizare de birou: procesor de text, procesor de foi de calcul, e-mail, calendar electronic, computer și teleconferințe, text video, stocare imagini, precum și programe specializate pentru activitati de management: managementul documentelor, controlul asupra executarii comenzilor etc. Sunt utilizate pe scara larga si mijloace non-informatice: conferinte audio si video, fax, fotocopiator si alte echipamente de birou.

Există următoarele tipuri de tehnologii informaționale:

Tehnologia informației pentru prelucrarea datelor

Tehnologia informației de management

· Automatizari pentru birou

Tehnologia informației pentru suport decizional

Tehnologia informației sistemelor expert

Și fiecare dintre ele are propriul său tip de securitate.

1.2 Dezvoltarea automatizării de birou: de la birou tradițional la producție și electronică

Se crede că instrumentele de automatizare de birou pot aparține unuia dintre cele două grupuri care nu se suprapun:

· automatizarea muncii de rutină cu documente comune majorității birourilor (automatizare de birou). Acestea includ: editarea (dactilografia, verificarea, proiectarea) și tipărirea documentelor, monitorizarea trecerii acestora (rutare, monitorizare), monitorizarea executării comenzilor etc.;

· instrumente metodologice și software pentru sprijinul deciziilor care sunt specifice unei anumite industrii sau probleme, spre deosebire de instrumentele grupului anterior.

Utilizarea tehnologiei informatice în birouri pentru automatizare a început în anii 60 și a trecut prin următoarele trei etape de dezvoltare: birou tradițional, birou de producție, birou electronic.

Un birou tradițional este o echipă destul de mică de oameni care se cunosc personal și au o gamă destul de largă de responsabilități. Un astfel de birou poate fi caracterizat prin trei caracteristici importante: o cantitate relativ mică de muncă, evaluare constantă a situației, inițiativă și comunicare rapidă în cadrul biroului.

Biroul tradițional este rezistent la schimbare (cu volume de muncă relativ reduse) și, conform unui număr de indicatori, este bine pregătit pentru trecerea la unul electronic. Compoziția tipică a operațiunilor de lucru într-un birou tradițional este următoarea: pregătirea materialelor, dactilografierea, dictarea, comunicarea, reconcilierea documentelor, deplasarea, lucrul cu corespondența, întreținerea dulapurilor de dosare, așteptarea, selectarea și sortarea documentelor, căutarea informațiilor, curățarea colecțiilor de informații , copierea, efectuarea calculelor, planificarea , vorbirea la telefon, citirea, lucrul la un terminal.

În biroul de producție există volume mari de același tip de muncă, formalizarea strictă, alocarea, functii specializate, repartizarea detaliată a muncii, centralizarea munca auxiliarași organizarea acesteia pe linie cu linie. În consecință, folosește și tehnologia computerizată. În acest caz, esența automatizării este formarea și menținerea unor mari fonduri informaționale de date omogene, sistematizarea, acumularea, stocarea, prelevarea lor etc.

Biroul electronic întruchipează conceptul de utilizare cuprinzătoare a tehnologiei informatice și a comunicațiilor în activitățile de birou, menținând și sporind avantajele birourilor tradiționale și industriale. Se presupune că sediul electronic va face posibilă practic nedepunerea documentelor pe hârtie în cadrul companiei și va restabili forma tradițională de concentrare a activității în jurul unui specialist sau manager. Principalele funcții și instrumente ale biroului electronic sunt următoarele:

prelucrarea generală a documentelor, verificarea și executarea acestora; stocarea locală a documentelor; asigurarea accesului end-to-end la documente fără a le duplica pe hârtie; munca la distanță și în comun a angajaților pe un document; sprijin pentru modalități de comunicare fără a părăsi locul de muncă; E-mail; prelucrarea datelor cu caracter personal; pregătirea documentelor, reproducerea și tipărirea documentelor; integrarea comunicării electronice și verbale; schimb de informații între baze de date; introducerea de date sau formulare și menținerea bazelor de date personale; generarea de rapoarte privind prelucrarea datelor; controlul executiei; managementul personal al timpului; controlul corespondenței automate; sprijin pentru pregătirea tehnică și profesională a angajaților; transfer de date; asigurarea diversității în prezentarea vizuală a materialului; asigurarea calitatii stilistice a documentelor; modelarea deciziilor și simularea adoptării acestora; suport informativ pentru luarea deciziilor; lucrul cu instrumente de învățare automatizate; serviciu de consultanta; crearea de locuri de muncă automatizate adaptabile; schimb de informații locale și personalizate; serviciu de text video; schimb si integrare medii software stv; transferul documentelor de pe un mediu pe altul; tipărirea documentelor; întâlniri telefonice și de televiziune; contact de grup prin terminale.

Informațiile și puterea de calcul din biroul electronic sunt, de asemenea, personalizate, păstrându-se comunicatii electronice atât în ​​cadrul biroului, cât și cu baze de date centralizate și departamente la distanță. Se presupune că dezvoltarea și integrarea în comun a tehnologiei de calcul și comunicații va oferi angajaților acces nelimitat la orice informatie necesarași putere de calcul, indiferent de locația lor de navigație.

Biroul electronic, datorită e-mail-ului și computerelor personale, crește posibilitatea de a asigura interacțiunea directă între oameni, la fel ca un birou tradițional, fără a necesita concentrarea fizică a acestora într-o cameră. Conceptul de birou electronic crește semnificativ eficiența muncii persoanelor angajate în activități creative care necesită procesare intensivă. volume mari informație complex organizată.

ÎN conditii moderne la tipuri de activități desfășurate în birou care pot fi supuse automatizării și necesită suport informativ, este necesar să includeți în primul rând:

· deservirea fluxurilor de informații de intrare de diferite tipuri, management de birou;

· fluxul efectiv de documente și organizarea muncii de birou;

· planificarea și controlul sarcinilor de producție etc.;

· planificarea strategică și tactică a activităților de bază;

· luarea deciziilor la diferite niveluri;

· suport tehnic al proceselor de afaceri ca procese de tip specific (pe termen lung, varianta, distribuite etc.).

Având în vedere diversitatea birourilor, este inadecvat să se considere sistemele lor informaționale ca obiecte care constituie o clasă de sisteme definită constructiv. Deoarece proprietatea comună a unor astfel de sisteme informatice de birou (OIS) este suportul pentru fluxul de documente (și acesta, în cazul general, este doar o parte a fiecărui OIS), atunci vom vorbi despre acesta și despre alte instrumente de asistență. operațiuni de rutină Documentele pot fi tratate ca o clasă independentă de funcții specifice biroului (și acest lucru este valabil și pentru instrumentele de automatizare corespunzătoare).

Natura și scopul activităților unei organizații sunt influențate de sistemul său informațional și de tipul de produs informațional produs și procesat. Dacă sarcina organizației este de a produce un produs informațional, emis sub formă de documente, atunci cel mai important element al activității sale este stocarea informațiilor legate de specificul activității și necesare pentru luarea deciziilor de management. La asa ceva organizaţii informaţionale includ, de exemplu, birouri notariale, agenții de turism, agentii de stiri. Pentru birourile de aprovizionare și vânzări, este important să cunoașteți piețele de vânzare, producătorii de produse și prețurile produselor. Nevoile informaționale de bază ale birourilor pot fi satisfăcute cu ajutorul hardware-ului și software-ului standard, inclusiv software pentru procesarea informațiilor text, tabelare și grafice, PC-uri și instrumente pentru reproducerea rapidă a documentației și instrumente de comunicare electronică.

1.3 Componentele principale ale biroului electronic

Bază de date. Într-un birou automatizat, baza de date reprezintă date despre sistemul de producție al firmei în același mod ca în tehnologia de prelucrare a datelor la nivel operațional. Informațiile pot circula și în baza de date din mediul firmei. Specialiștii trebuie să fie capabili să efectueze operațiuni tehnologice pentru lucrul într-un mediu de baze de date.

Procesor de cuvinte. Acesta este un tip de aplicație software concepută pentru crearea și procesarea textului. Vă permite să efectuați operații cu cuvinte, cum ar fi adăugarea sau ștergerea acestora, mutarea propozițiilor și a paragrafelor, setarea formatului, lucrul cu elemente de text, moduri etc. Când documentul este gata, specialistul îl copiază în memoria externă, apoi îl imprimă și, dacă este necesar, îl transferă pe alte computere prin rețea. Deci managerul a făcut-o aspect eficient comunicare scrisă. Managerul poate evalua în mod constant situația din companie primind în mod regulat scrisori și rapoarte întocmite cu ajutorul unui procesor de text.

E-mail. Poșta electronică se bazează pe utilizarea computerelor în rețea și permite utilizatorului să primească, să stocheze și să trimită mesaje către partenerii lor de rețea. Vorbim de comunicare unidirecțională. Pentru a asigura o comunicare bidirecțională, este necesar să trimiteți și să primiți în mod repetat mesaje prin e-mail sau să utilizați alte metode de comunicare.

Un mesaj care este trimis frecvent a devenit disponibil pentru toți utilizatorii de e-mail, ar trebui plasat pe un buletin informatic al computerului, dacă este necesar, se poate observa că aceasta este corespondență privată. De asemenea, puteți trimite un mesaj cu un raport de primire de către destinatar.

Când o companie decide să creeze un cont de e-mail, are două opțiuni. Primul este să vă cumpărați propriul hardware și software și să vă creați propria rețea locală de computere care îndeplinește funcția de e-mail. Al doilea este achiziționarea unui serviciu de e-mail, care, la rândul său, este furnizat de organizații specializate în comunicații contra unei anumite taxe periodice.

Audiomail. Acest e-mail vă permite să trimiteți mesaje vocale. Este similar cu e-mailul, cu excepția faptului că tastați mesajul pe tastatura computerului și îl trimiteți prin telefon. În mod similar, primiți mesajele trimise prin telefon. Sistemul include un dispozitiv special pentru conversia semnalelor audio în cod digital și înapoi, precum și un computer pentru stocarea mesajelor audio în formă digitală. Poșta audio este implementată și online.

Mail pentru transmiterea mesajelor audio este folosit cu succes pentru comunicarea de grup. Pentru a face acest lucru, expeditorul mesajului trebuie să indice suplimentar o listă cu acele persoane cărora acest mesaj va fi trimis. Sistemul va suna periodic pe toată lumea persoane specificate pentru a le transmite un mesaj.

Principalul avantaj al corespondenței audio în comparație cu e-mailul. este că este mai convenabil - atunci când îl utilizați, nu trebuie să introduceți date de la tastatură.

Procesor de masă. Funcțiile mediilor software moderne de procesor tabelar vă permit să efectuați numeroase operații asupra datelor care sunt prezentate sub formă tabelară. Dintre caracteristicile comune ale acestor operațiuni se pot identifica cele mai numeroase și utilizate grupuri de operații tehnologice:

· introducerea datelor atât de la tastatură, cât și din baze de date;

· prelucrarea datelor (sortare, generare automată a totalurilor, copiere și transfer de date, diverse grupe de operații de calcul, agregare de date etc.);

· scoaterea informațiilor în formă tipărită, sub formă de fișiere importate în alte sisteme, direct în baza de date;

· design de înaltă calitate a formularelor tabulare pentru prezentarea datelor;

· prezentare multifațetă și de înaltă calitate a datelor sub formă de diagrame și grafice;

· efectuarea de calcule inginereşti, financiare, statistice;

Efectuarea modelare matematicăși alte operațiuni.

Calendar electronic. Oferă posibilitatea de a utiliza un computer inclus în rețea pentru a stoca și manipula programul de lucru al managerilor și al altor angajați ai organizației. De exemplu, un manager setează data și ora unui eveniment, vizualizează programul rezultat și, dacă este necesar, efectuează ajustări folosind tastatura. Hardware și software calendar electronic complet compatibil cu componentele de e-mail. Software-ul Calendar este adesea parte integrantă software de e-mail.

De asemenea, sistemul face posibilă obținerea accesului la calendarele altor manageri și poate coordona automat orele de întâlnire cu propriile lor programe.

Utilizarea unui calendar electronic este deosebit de eficientă pentru managerii la niveluri de conducere superioară al căror program este planificat cu mult timp înainte.

Conferințe informatice și teleconferințe. Utilizări pentru conferințe pe computer retele de calculatoare pentru schimbul de informații între un grup de persoane care abordează o problemă specifică. Persoanele cu acces la această tehnologie sunt cerc limitat. Numărul de participanți la o conferință pe computer poate fi de multe ori mai mare decât la conferințele audio și video.

Teleconferința include trei tipuri de conferințe: audio, video și computer.

Videotext. Aici computerul este folosit pentru a obține afișarea textului și a datelor grafice pe ecranul monitorului. Factorii de decizie au trei opțiuni pentru a primi informații sub formă de text video:

· creați fișiere video text pe propriile computere;

· încheie un acord cu o companie de această specializare pentru a obține acces la fișierele text video dezvoltate de aceasta. Astfel de fișiere, dezvoltate special pentru vânzare, pot fi stocate pe serverele companiei care furnizează astfel de servicii sau livrate clientului pe discuri magnetice sau optice;

· încheie acorduri cu alte companii pentru a avea acces la fișierele lor video text.

Schimbul de cataloage și liste de prețuri ale produselor lor între companii sub formă de text video este acum foarte popular. Companiile specializate în vânzarea de text video încep să concureze cu produse tipărite precum ziare și reviste. Astfel, în multe țări puteți comanda acum un ziar, o revistă sau o informație de bursă sub formă de text video.

Stocarea imaginilor. În orice organizație este necesar să se păstreze pentru o perioadă lungă de timp un numar mare de documente. Pentru comoditate, au venit cu ideea de a stoca nu documentul în sine, ci imaginea (imaginea) și de a-l stoca în formă digitală.

Stocarea imaginilor este o tehnologie de birou promițătoare și se realizează prin utilizarea dispozitiv special-- un dispozitiv de recunoaștere a modelului optic care vă permite să convertiți o imagine a unui document sau a unui film în formă digitală și apoi să o stocați în memorie externa calculator. Imaginea salvată în format digital poate fi afișat în forma sa reală pe un ecran sau imprimantă în orice moment. Folosit pentru a stoca imagini discuri optice sau alte medii cu capacitati mari.

Conferințe audio. Ei folosesc comunicațiile audio pentru a menține comunicațiile între angajații sau departamentele companiei la distanță geografică. Cel mai simplu mijloc tehnic pentru conferința audio este comunicarea telefonică, echipată cu dispozitive suplimentare care permit mai mult de doi participanți să participe la o conversație. Conferința audio nu necesită un computer, ci implică doar utilizarea unei comunicări audio bidirecționale între participanții săi.

Conferința audio este un mijloc de comunicare foarte benefic. Este ieftin și convenabil. Eficacitatea conferinței audio crește atunci când sunt îndeplinite următoarele condiții:

· persoana care organizează audioconferința trebuie să se asigure mai întâi că toate părțile interesate au posibilitatea de a participa la ea;

· numărul participanților la conferință nu trebuie să fie mai mare de șase persoane pentru a menține discuția în cadrul problemei discutate;

· programul conferinței trebuie comunicat în prealabil participanților săi, de exemplu, prin fax;

· înainte de dialog, fiecare participant trebuie să se prezinte;

· trebuie organizată înregistrarea conferinței și stocarea ulterioară a acesteia;

· înregistrarea conferinței trebuie să fie tipărită și trimisă tuturor participanților.

Videoconferinta. Acestea sunt destinate acelorași scopuri ca și conferințele audio, dar folosind echipamente video. De asemenea, nu necesită computer. În timpul unei conferințe video, participanții aflați în diferite locuri din lume pot vedea ecran TV sau monitorizează-te pe tine și pe alți participanți. Audio este transmis simultan cu imaginea video.

Deși videoconferința reduce costurile de călătorie și transport, majoritatea firmelor o folosesc din alt motiv. Aceste firme le văd ca pe o oportunitate de a implica numărul maxim de manageri și alți lucrători la locul de muncă în rezolvarea problemei. distanta lunga de la biroul principal.

Cele mai populare trei configurații pentru crearea conferințelor video sunt:

· comunicare video și audio unidirecțională. Aici, semnalele video și audio merg doar într-o singură direcție, de exemplu de la managerul de proiect la interpreți;

· Comunicare video unidirecțională și audio bidirecțională. Audio bidirecțional permite participanților la conferință care primesc video să schimbe informații audio cu participantul care transmite video;

· comunicare video și audio bidirecțională. Este cea mai costisitoare configurație care utilizează comunicații video și audio bidirecționale între toți participanții la conferință, de obicei de același statut.

Comunicare prin fax. Această conexiune se bazează pe utilizarea unui fax care citește un document la un capăt canal de comunicareşi reproducându-şi imaginea pe alta.

Serviciul de fax este rapid și calea ușoară distribuirea de documente membrilor unui grup care abordează o problemă specifică, indiferent de locația lor geografică.

2. Gestionarea electronică a documentelor

2.1 Scopul sistemelor electronice de gestionare a documentelor

Deci, managementul electronic al documentelor în cazul general este organizarea deplasării documentelor între departamentele întreprinderii, grupuri de utilizatori sau utilizatori. Deoarece acestea rămân cel mai adesea pe server mișcarea documentelor nu înseamnă mișcarea lor fizică, ci transferul drepturilor de utilizare cu notificarea anumitor utilizatori și control asupra executării acestora. Scopul principal al sistemelor electronice de gestionare a documentelor este de a organiza stocarea documentelor electronice, precum și căutarea acestora atât pe atribute, cât și după conținut. Sistemele electronice de gestionare a documentelor oferă, de asemenea, acces autorizat la documente, înregistrează modificările aduse acestora și controlează toate versiunile și subversiunile acestora.

Automatizarea fluxului de documente face posibilă utilizarea informațiilor din baza de date, reducând cantitatea de informații introduse manual, ceea ce reduce timpul de lucru și reduce numărul de erori. Pe lângă formularele de documente, baza de date a sistemului de management al documentelor stochează date (sume, numere de contract, date contractelor, adrese etc.), care pot fi necesare și în multe documente (contracte, comenzi, certificate de finalizare a lucrărilor etc.). . Aceste informații sunt introduse o singură dată și vă permit să generați documentele solicitate de structurile administrative.

Potrivit revistei ASAP, în lume se produc anual aproximativ 6 miliarde de documente; un angajat mediu petrece aproximativ 150 de ore pe an căutând informații pierdute. Prin urmare, este nevoie de a furniza informațiile necesare într-o formă pregătită pentru „consum” și apoi de a le oferi.

Piața modernă de aplicații software oferă o serie de sisteme automate de gestionare a documentelor. Printre acestea se numără DocsVision 3.6 de la DocsVision, ESCOM.DOC©, sistemul J.D. Edwards OneWorld, dezvoltat de Robertson and Blums Corporation și alții.

În primul rând, să definim despre ce tip de software vorbim. Cea mai completă definiție a Sistemelor de management al documentelor (EDMS - Electronic Document Management Systems) este dată de compania de analiză IDC:

„Sistemele de management al documentelor (DMS) asigură procesul de creare, gestionare a accesului și distribuire a unor volume mari de documente în rețelele de calculatoare și, de asemenea, asigură controlul asupra fluxului de documente într-o organizație. Adesea, aceste documente sunt stocate în depozite speciale sau într-un fișier ierarhia sistemului. Tipuri de fișiere care, în mod obișnuit, acceptate de sistemele DMS includ documente text, imagini, foi de calcul, date video, Și Documente web. Caracteristici generale Sistemele CDS sunt crearea de documente, controlul accesului, transformarea și securitatea.”

Inițial, DMS-urile erau aplicații verticale care au fost concepute pentru a fi utilizate de către grupuri mici de specialiști care lucrau la mică distanță unul de celălalt cu documente cu o structură complexă. În străinătate, aplicațiile verticale de gestionare a documentelor au fost utilizate în principal în cercetarea farmaceutică, asigurări, inginerie și producție industrială.

În întreprinderile distribuite de astăzi, distribuția documentelor, cerințele de accesibilitate și colaborarea documentelor cresc exponențial. În fiecare zi, materiale de mare valoare sunt create, postate pe rețelele globale și distribuite între diferite grupuri de oameni. În era Web, documentele oficializate accesibile doar specialiștilor nu mai pot stoca cunoștințele corporative. Sistemele de management al documentelor ar trebui să ajute în acest sens.

Astfel, automatizarea biroului (cu ajutorul unui sistem de management al datelor) este necesară pentru a asigura mobilitatea conducerii întreprinderii și a muncii întreprinderii în sine.

Astăzi, întreprinderile au nevoie cu adevărat arhitectura distribuita managementul documentelor, de ex. unul care îndeplinește următoarele cerințe:

· Scalabilitate - este de dorit ca sistemul de management al documentelor să poată susține cât mai mulți utilizatori, iar sistemul este capabil să-și mărească puterea și aceasta este determinată doar de puterea corespunzătoare. hardware. Această cerință poate fi îndeplinită de serverele de baze de date produse de companii precum Sybase, Oracle, Informix etc., existente pe aproape toate platformele software și hardware posibile, oferind astfel cea mai largă gamă de performanțe.

· Distribuția – principalele probleme atunci când se lucrează cu documente apar în organizațiile distribuite geografic, prin urmare arhitectura sistemelor de management al documentelor trebuie să susțină interacțiunea locațiilor distribuite. Iar locațiile distribuite pot fi unite prin canale de comunicare de viteză și calitate diferite. De asemenea, arhitectura sistemului trebuie să suporte interacțiunea cu utilizatorii de la distanță. Gestionarea documentelor distribuite și extensibile crește dramatic productivitatea angajaților și îmbunătățește competitivitatea globală a organizației.

· Modularitate - este foarte posibil ca clientul să nu solicite implementarea tuturor componentelor sistemului de flux de documente simultan, iar uneori numărul de sarcini rezolvate de client este mai mic decât numărul tuturor sarcinilor de flux de documente. De aici concluzionăm că sistemul de management al documentelor ar trebui să fie format din module separate integrate între ele.

· Deschidere - sistemul de flux de documente nu trebuie și nu poate exista separat cu alte sisteme, de exemplu, uneori este necesară integrarea sistemului cu un program de aplicație de contabilitate; Apoi sistemul de management al documentelor trebuie să aibă interfețe deschise, care în unele cazuri necesită modificare și integrare cu alte sisteme.

· Eficiență - asigurarea unei relații raționale între costurile de creare a sistemului și efectele țintă, inclusiv rezultatele finale ale automatizării documentelor; capacitatea de a introduce o gamă largă de tehnologii suplimentare pentru a crește nivelul de rentabilitate a fondurilor cheltuite pe sistem.

Pe piața instrumentelor electronice de gestionare a documentelor, putem distinge aproximativ cinci categorii de sisteme judiciare. Dar, după cum arată practica, nicio clasificare nu este ideală. Ca urmare, unele produse se încadrează în mai multe categorii în același timp și au caracteristici care sunt comune produselor din diferite categorii.

Proiectat de obicei pentru aplicații verticale și orizontale specifice, uneori destinat utilizării într-o anumită industrie. Aceste soluții oferă întregul ciclu de viață al documentelor, cum ar fi imagini, înregistrări și tehnologii pentru fluxul de lucru, managementul conținutului (vezi mai jos) și multe altele.

Sisteme de gestionare a imaginilor

Pe piața instrumentelor electronice de gestionare a documentelor, putem distinge aproximativ cinci categorii de tehnologii. Trebuie remarcat faptul că nicio clasificare nu este aparent ideală. Ca urmare, unele produse se încadrează în mai multe categorii în același timp și au caracteristici unice pentru produse din diferite categorii.

· Sisteme de management orientate pe procese de afaceri: Documentum, FileNet (Panagon și Watermark), Hummingbird (PC DOCS).

Proiectat de obicei pentru aplicații verticale și orizontale specifice, uneori destinat utilizării într-o anumită industrie. Aceste soluții oferă în mod obișnuit întregul ciclu de viață al documentului, inclusiv tehnologiile de imagistică, gestionarea înregistrărilor și a fluxului de lucru, managementul conținutului (vezi mai jos) și multe altele.

· Sisteme judiciare corporative: Lotus (Domino.Doc), suplimente la Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).

Acestea oferă o infrastructură de întreprindere pentru crearea, colaborarea și publicarea documentelor, de obicei disponibilă pentru toți utilizatorii din organizație. Capacitățile de bază ale acestor sisteme sunt similare cu sistemele orientate pe procese de afaceri. Cu toate acestea, caracteristica lor distinctivă este modul în care sunt utilizate și distribuite. Similar cu instrumente precum editori de textși foile de calcul, DMS-urile corporative sunt „aplicația implicită” standard pentru crearea și publicarea documentelor în cadrul unei organizații. De obicei, aceste instrumente nu sunt destinate utilizării numai într-o anumită industrie sau pentru o sarcină definită în mod restrâns. Sunt oferite și implementate ca tehnologii corporative generale, accesibile aproape oricărei categorii de utilizatori.

· Sisteme de management al conținutului (din limba engleză conținut - conținut, esență): Adobe, Excalibur.

Furnizați un proces de urmărire a creării, accesului, controlului și livrării informațiilor până la nivelul secțiunilor și obiectelor documentelor pentru ulterioare reutilizareși compilare. Potenţial, disponibilitatea informaţiilor nu sub formă de documente, ci în obiecte mai mici facilitează schimbul de informaţii între aplicaţii.

· Sisteme de gestionare a imaginilor

Aceștia convertesc informațiile de pe hârtie într-un format digital, de obicei TIFF (Tagged Image File Format), după care documentul poate fi utilizat în lucru în formă electronică.

· Sisteme de management al fluxului de lucru: Lotus (Domino/Notes și Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Aceste sisteme sunt concepute în principal pentru a asigura mișcarea anumitor obiecte în avans rute date(așa-numita „rutare hard”). În fiecare etapă, obiectul se poate schimba, așa că se numește cuvântul general „muncă”. Sistemele de acest tip sunt numite sisteme de flux de lucru - „flux de lucru” (din păcate, nu există un echivalent exact pentru acest termen în rusă). Documentele pot fi asociate cu locuri de muncă, dar documentele nu reprezintă obiectul de bază al acestor sisteme. Cu ajutorul unor astfel de sisteme, este posibilă organizarea anumitor lucrări pentru care toate etapele sunt cunoscute în prealabil și pot fi prescrise.

2.2 Subsisteme pentru automatizarea documentelor

document electronic de birou de automatizare a informațiilor

Sistemul de automatizare a fluxului de documente este format din mai multe subsisteme. Fiecare dintre aceste subsisteme are un set de funcții specifice acestuia. Mai mult, fiecare subsistem interacționează strâns cu alte subsisteme. În practică, produsele software pot fi clasificate condiționat într-un grup sau altul în clasificarea noastră. De regulă, sistemele implementează doar o parte din funcțiile descrise mai jos, în timp ce un produs dintr-o clasă poate include o parte din funcțiile sistemelor din altă clasă. Prin urmare, construirea sistemelor de automatizare a documentelor din produsele existente pe piață necesită nu numai o bună înțelegere a sarcinii finale, ci și o excelentă cunoaștere a pieței software.

Se pot distinge următoarele subsisteme de automatizare a documentelor:

· Arhive de documente;

· Sisteme de introducere a documentelor și sisteme de procesare a imaginii documentelor;

· Sisteme de management al costurilor de stocare a documentelor;

· Sisteme de rutare a documentelor;

· Sisteme pentru automatizarea complexă a proceselor de afaceri.

Sistemul de management al documentelor se bazează pe un subsistem de stocare. În cel mai simplu caz, aceasta ar putea fi o bază de date de contabilitate a documentelor în sistemele de automatizare de birou. Stația de lucru client oferă posibilitatea de a introduce informații despre documente în sistem, de a căuta documente după atributele lor, de a modifica informații (locația curentă, starea de execuție etc.) și de a gestiona datele.

Dacă sistemul de management al documentelor stochează documente sau imaginile acestora, este necesar un mediu de stocare special. În cel mai simplu caz, un sistem de fișiere poate fi utilizat pentru aceasta. Într-un caz mai complex, ar putea fi un sistem specializat pentru construirea unei arhive de documente. Baza de date trebuie să conțină informații despre drepturile de acces la documente, încuietori etc. În acest caz, este posibil să existe sisteme de optimizare a costurilor de stocare a documentelor și un sistem de suport pentru indexarea full-text.

Aplicațiile client, în consecință, ar trebui să includă funcții suplimentare precum accesul la documentele din arhivă, suport pentru blocarea și modificarea atributelor documentului, precum și capacitatea de a căuta în text integral.

Pentru a introduce documente în sistem, se poate utiliza un sistem de recunoaștere a textului și a formularelor tipărite.

Dacă sistemul are instrumente de rutare, baza de date stochează Informații suplimentare despre rutele de deplasare a documentelor, starea curentă a rutelor etc. Modulul de rutare livrează direct documentele către stațiile de lucru ale utilizatorului și introduce informații despre modificările stării documentelor în baza de date. Stația de lucru client a sistemului de rutare poate să nu interacționeze direct cu baza de date și arhiva de documente, ci mai degrabă să acceseze documente printr-un mediu de rutare, care poate fi e-mail.

Concluzie

În prezent, prezența unui sistem de automatizare de birou și de flux de documente care funcționează cu succes indică bunăstarea instituției și a managementului acesteia. Aceasta înseamnă controlabilitatea completă a celor din subordinea conducerii aparatului, competența, solidaritatea, disciplina și interesul lor pentru implementarea cu cea mai mare succes a muncii încredințate.

Un sistem automatizat oferă posibilitatea de a schimba rapid și eficient informații între toate domeniile procesului de producție, reduce timpul necesar pregătirii sarcinilor specifice și elimină posibile apariții erori la intocmirea documentatiei de raportare.

Implementarea sistem automatizat va oferi confort în muncă, organizarea rațională a producției și reducerea stresului psihologic. Stresul fiziologic va scadea si el, deoarece Odată cu implementarea unui software adecvat, timpul petrecut pentru aceeași lucrare va fi redus semnificativ. Acest lucru va avea un efect pozitiv asupra performanței angajatului, deoarece va duce la scăderea cantității de informații prelucrate, iar personalul va avea și el Timp suplimentar pentru analiza si luarea deciziilor de management.

Pe parcursul existenței sale Tehnologii computerizate au parcurs un drum lung de dezvoltare nu numai în domeniul produselor software sau al arhitecturii de sistem, ci și în domeniul integrării tehnologiilor informatice și a proceselor de afaceri. Create inițial pentru a automatiza procesele de rutină, tehnologiile informatice au devenit un factor decisiv în determinarea proceselor de afaceri în sine. În zilele noastre este foarte greu să ne imaginăm un birou modern nu numai fără computer, ci și fără programe speciale, permițându-vă să automatizați toate lucrările cu documentație. Putem spune că astăzi funcționalitatea de bază a acestor produse software este cea mai mare producători celebriîndeplinește cerințele de bază ale muncii de birou din Rusia și asigură implementarea tuturor operațiunilor de bază de birou. Prin urmare, atunci când alegeți un anumit produs software, atenția principală este acordată detaliilor, caracteristicilor funcționării și setărilor acestui sau aceluia software.

Glosar

		Definiție
	Procesor de cuvinte	unul dintre tipurile de aplicații software concepute pentru crearea și procesarea textului.
	E-mail	Componentă de birou electronic care permite utilizatorilor să schimbe mesaje electronice prin rețea
	Tehnologia informației de automatizare de birou	organizarea si sprijinirea proceselor de comunicare atat in cadrul organizatiei cat si cu mediul extern bazate pe retele de calculatoare si alte mijloace moderne de transmitere si lucru cu informatii.
	Audiomail	e-mail care permite utilizatorilor să trimită mesaje vocale.
	recunoaștere optic de model	Un dispozitiv care vă permite să convertiți o imagine a unui document sau a unui film în formă digitală și apoi să o stocați în memoria externă a unui computer.
	Conferinta audio	Un mijloc de comunicare care utilizează comunicarea audio pentru a menține comunicațiile între persoane îndepărtate geografic.
	Facsimil	comunicare bazată pe utilizarea unui aparat de fax care citește un document la un capăt al canalului de comunicație și reproduce imaginea acestuia la celălalt capăt.
	Eficiența fluxului de documente	asigurarea unei relații raționale între costurile creării sistemului și efectele țintă, inclusiv rezultatele finale ale automatizării documentelor
	Tribunalele corporative	Acestea oferă o infrastructură de întreprindere pentru crearea, colaborarea și publicarea documentelor, de obicei disponibilă pentru toți utilizatorii din organizație.
	Sisteme de management al conținutului	Sisteme care asigură un proces de urmărire a creării, accesului, controlului și livrării informațiilor până la nivelul secțiunilor și obiectelor documentelor pentru reutilizarea și compilarea ulterioară a acestora.

Lista surselor utilizate

1. Pakhchanyan A. Revizuirea sistemelor electronice de gestionare a documentelor. / A. Pakhchanyan. St.Petersburg; „Petru”, 2003. - 74 p. - ISBN 5-85647-057-

2. Simonovici S.V. Informatică: Curs de bază. / S.V. Simonovici. St.Petersburg; „Petru”, 2002. - 24 p. - ISBN 5-300-02821-5.

3. Morozevici A.N. Bazele informatica economica. Tutorial. / A.N. Morozevici, N.N. Govyadinova, B.A. Fier. Ml.; „BSEU”, 2006. - 237 p. - ISBN 5-30567-453-5

4. Nazarov S.V. Pachete software de birou. Manual Beneficiu. / S.V. Nazarov. Moscova.; „Editura AST”, 2003. - 112 p. - ISBN 5-34634554-4

Postat pe Allbest.ru

Documente similare

Scopul programelor de automatizare de birou. Avantajele sistemelor ERP, criterii de selectare a acestora. Caracteristicile unui număr de programe: „BEST-5” - Sistem informatic managementul întreprinderii, descrierea 1C:Enterprise 8.1, Microsoft Dynamics AX, Galaxy Business Suite.

lucrare curs, adaugat 19.12.2011


Baza teoretica tehnologiile informaționale, importanța lor în toate sferele vieții unei persoane și a societății moderne. Studiul unui sistem informatic pentru automatizarea serviciului de management al personalului în cadrul unei întreprinderi. Programe individuale automatizare.

rezumat, adăugat 01.12.2012


Analiza sistemelor informatice existente pentru automatizarea activitatilor intreprinderilor de alimentatie publica. Modelarea proceselor de bază de afaceri efectuate într-un sistem informatic automatizat. Etapele dezvoltării sistemului informațional.

teză, adăugată 14.11.2017


Analiza caracteristicilor de operare și a capabilităților tehnice ale programului 1C: Enterprise, conceput pentru a rezolva o gamă largă de sarcini pentru automatizarea activităților contabile și de birou. Caracteristicile principalelor instrumente de administrare și configurarea sistemului.

lucrare de curs, adăugată 28.05.2010


Utilizarea tehnologiei informației pentru automatizarea locului de muncă al comandantului unei instituții de învățământ. Software și hardware. Arhitectura software. Descriere interfețe cu utilizatorul. Analiza domeniului.

lucrare curs, adăugată 06.06.2015


Crearea unui site web pe internet pentru a informa elevii și profesorii despre conferințele în desfășurare. Dezvoltarea unui model „cum va fi” luând în considerare implementarea unui sistem de automatizare. Descrierea scenariilor functii elementareși modelul fizic al bazei de date.

lucrare curs, adaugat 19.12.2015


Conceptul și procesul de prelucrare a informațiilor. Tehnologie pentru pregătirea documentelor text și sistem de management al documentelor. Metode și mijloace de securitate a informațiilor. Sisteme juridice experte și de referință și automatizarea locului de muncă și a activităților de birou.

cheat sheet, adăugată 29.07.2010


Un sistem modern de automatizare a restaurantelor ca unul dintre principalele instrumente pentru dezvoltarea afacerii restaurantelor. Impactul unui sistem automatizat asupra îmbunătățirii eficienței managementului restaurantului. Analiza străină şi sistemele casnice automatizare.

lucrare de curs, adăugată 23.02.2010


Conceptul de tehnologii informaționale, etapele dezvoltării acestora, componentele și principalele tipuri. Caracteristici ale tehnologiilor informaționale pentru prelucrarea datelor și sisteme expert. Metodologia de utilizare a tehnologiei informației. Avantajele tehnologiei informatice.

lucrare curs, adaugat 16.09.2011


Revizuirea standardelor și metodologiilor de stat și internaționale pentru crearea și operarea sistemelor informaționale. Caracteristică metodele actuale automatizarea companiei. Proiect de automatizare pentru serviciul de dispecerat al Rome SRL, realizat folosind MS Project.

Biromatica este o modalitate de a crește eficiența unei companii prin introducerea de noi tehnologii din sectorul IT în activitățile de birou. Să aruncăm o privire mai atentă asupra posibilităților.

Integrare produse de informare nu presupune o înlocuire a structurii tradiționale de birouri, ci doar completează regimul existent al companiei:

• în interacțiunea în cadrul companiei a personalului;
• privind diferitele metode de comunicare cu lumea exterioară și departamentele municipale.

Rețelele de calculatoare, echipamentele software și alte mijloace de transmisie, statisticile și prelucrarea informațiilor ajută la organizarea și susținerea proceselor de comunicare în birou.

Principalele sarcini ale biroului

Biroul companiei este legătură de legătură departamente din cadrul unei întreprinderi, indiferent de mărimea acesteia. Pe scurt, principalele funcții ale biroului includ:

• munca de birou profesională și fluxul de documente (în cazul utilizării tehnologiilor IT și a componentelor software vorbim despre sistemul automatizat de lucru de birou OAS);
• monitorizarea implementarii obiectivelor intermediare (inclusiv zilnice) si generale ale companiei;
• întocmirea și executarea rapoartelor trimestriale, anuale și de altă natură (de exemplu, pentru fisc);
• căutare informatie necesarași instrumente eficiente;
• control back office;
• actualizarea informațiilor, înlocuirea datelor de identificare vechi cu altele noi;
• planificarea financiară și a producției;
• ordinea activităților (SAO - sistem automat de optimizare, structurare și coordonare);
• suport tehnic de specialitate pentru unitățile de producție de la distanță;
• organizarea automată a funcționării comune și sincrone a departamentelor (depozite, magazine etc.).

Componentele unui sistem general integrat de automatizare de birou

unu spațiu informațional, obținută ca urmare a dezvoltării automatizării companiei, reprezintă baza:

• informații operaționale detaliate obținute în timp real pentru fiecare proces specific;
• informații analitice acumulate despre activitățile organizației;
• dosare personale;
• evoluții în producție;
• date despre parteneri și clienți.

Este conceput pentru a îmbunătăți eficiența întreprinderii și pentru a automatiza locul de muncă (AW) al fiecărui angajat.

Clasificarea bazelor de date și funcții

Baza de date este nucleul sistemului de identificare automată (AIS) al biroului. Indiferent de structura și direcția de activitate a întreprinderii, aceasta îndeplinește următoarele funcții caracteristice:

• colectarea de informații din diverse surse, inclusiv laboratoare de evaluare a calității și articole de la analiști independenți;
• integrarea informațiilor cunoscute în modele ordonate;
• structurarea, protejarea și stocarea datelor.

Întrucât birourile de astăzi trebuie să structureze o cantitate mare de informații, lucrul cu suport de hârtie este redus la minimum, dând loc tehnologiilor informatice automatizate integrate (AIT).

Dotări informatice

Tehnologia modernă de automatizare a biroului se bazează pe introducerea rețelelor de calculatoare și a tehnologiilor IT în activitatea de zi cu zi a companiilor. Ei sunt cei care rezolvă cele mai multe probleme ale lucrătorilor de birou.

Tipuri de instrumente informatice de birou pentru întreprinderile mici și mari:

• foi de calcul și procesoare de text;
• e-mail (intern și localizat pe servicii de poștă externă);
• poștă audio și text video;
• stocarea unei cantități mari de informații;
• programe pentru activitati de management etc.

Instrumente de birou non-calculatoare

Tehnologia informațională modernă pentru automatizarea biroului implică utilizarea diferitelor echipamente non-informatice.

Atenţie:cel mai simplu mijloc al unui astfel de plan este totul telefon celebru, care permite mai multor abonați să participe simultan la o conversație.

Scopul apelurilor conferință este de a menține comunicarea pentru angajații la distanță geografică ai unei întreprinderi. Realizat în formate audio și video. Echipamentele de birou și diferitele elemente de renovare (de exemplu, izolare fonică suplimentară) joacă, de asemenea, un rol important în fluxul documentelor de birou.

Caracteristicile software

Pentru a îndeplini sarcinile zilnice în mod productiv și eficient, biroul trebuie să fie dotat doar cu programe cu plată. Dacă descărcați o versiune „piratată” (gratuit), activitatea întregului server poate fi întreruptă. Automatizarea completă a biroului implică utilizarea numai a produselor IT cu licență.

Principalele programe pentru afaceri includ:

• sistem de operare:
  • Microsoft Windows (opțiune de buget);
  • Măr;
  • Linux;
• componente software de birou:
  • Microsoft Office (inclusiv pentru Mac);
  • Siag Office pentru Unix;
  • iWork etc.;
• software de aplicație (în funcție de activitatea întreprinderii):
  • Adobe Acrobat;
  • Photoshop;
  • LeaderTask (pentru întocmirea planurilor de afaceri);
  • Autocad;
  • Corel Draw;
  • TestXML (util pentru constructori și ingineri cadastrali);
  • cititor fin;
  • Fișier comprimat Brotherhood of Steel (pentru a deschide fișierele bos)
  • Expert-Ușurință;
  • Eng-Lang-Trainer (și alte programe de învățare a limbii engleze);
  • programe logistice ale sistemului ETRAN (relevante pentru procesarea cererilor pentru transportul mărfurilor pe calea ferată);
  • Columbis (pentru industria turismului);
  • Editura Ventura;
  • Lexicon etc.;
• antivirusuri:
  • Kaspersky;
  • Webroot;
  • Norton;
  • Avast;
  • McAfee;
  • panda, etc.

Nu orice birou are nevoie de programe specializate din cauza numărului mic de sarcini, ci pentru a desfășura activități standard de birou (cel puțin pentru contabilitate) trebuie să aveți un sistem de operare Windows cu un pachet de programe standard de birou (Excel, Word).

Tehnologii cloud informaționale pentru automatizarea biroului. Esență, metode și instrumente

Abilitatea de a lucra de la distanță este tipică nu numai pentru profesiile creative și tehnice. Astăzi, mulți angajați pot lucra de la distanță, inclusiv managerii de vânzări și specialiști în PR.

Important:cu dezvoltarea informatizare universală se pierde nevoia ca un angajat să fie constant la locul de muncă și, prin urmare, un număr tot mai mare de întreprinderi integrează un sistem tehnologic cloud în activitățile lor.

Un set de instrumente utile pentru operarea cu succes de la distanță a unui sistem de control automat (ACS)

Tehnologiile cloud vă permit să optimizați componenta financiară a biroului doar dacă automatizare completă si structura clara. Munca la distanta presupune acces la:

• e-mail corporativ de pe computerul dvs. de acasă;
• rețea CRM de birou (asigură o cooperare productivă cu clienții);
• complex ERP intern (scopul său principal este de a construi relații cu colegii).

Birourile virtuale automate sunt populare în întreaga lume, deoarece ajută la atragerea de profesioniști din diferite țări către proiecte, optimizând costurile de mutare a acestora la locul potrivit. Tehnologiile informatice automatizate moderne și programele de management vă permit să vă configurați spațiul de lucru de la distanță:

• un PBX virtual bazat pe telefonie IP ajută la comunicarea cu colegii și clienții, indiferent de locația fizică (se înregistrează convorbirile telefonice și se colectează statistici analitice asupra duratei acestora, angajații ignorând apelurile, precum și utilizarea unui număr de serviciu în scopuri personale) ;
• tehnologia de birou automatizată în cloud, cum ar fi Mango Office, vă permite să comutați apelurile de la telefoane fixe la numere de computer fără consecințe pentru abonați, cu notificare instantanee către specialiștii de la distanță;
• Remote Expert de la Cisco - profesionist alternativa Skype, care oferă imagini și sunet de înaltă calitate;
• programul WebEx face posibilă organizarea unei întâlniri de orice dimensiune (conferința poate conține până la 500 de participanți);
• Zoho Project și Wrike sunt exemple de programe pentru editarea sincronă comună a documentelor text și imagini grafice(imagini, diagrame, tabele, grafice etc.) în diverse moduri în timp real și securizarea rezultatului intermediar;
• Realtime Board – un panou de marcare digitalizat necesar pentru întâlniri la distanță;
• programe de bază de urmărire a timpului (OfficeMetrica, ManicTime) pentru monitorizarea subordonaților (cu elemente de spyware) care sunt concepute pentru a controla personalul;
• Yaware.Online vă permite să activați camerele web ale angajaților pentru a afla ce fac aceștia în timpul programului de lucru;
• Serviciul vPro de la Intel oferă asistență tehnică non-stop pentru lucrătorii de la distanță (la urma urmei, dacă există probleme cu computerul lor, aceștia nu pot contacta un administrator de sistem cu normă întreagă);
• noua tehnologie de protecție a datelor de la Intel „Eu sunt parola”, care scanează datele biometrice ale utilizatorului și abia după aceea pornește computerul (în 2018, vor exista și mai multe astfel de soluții de informare pentru identificarea utilizatorului după sunetul vocii, facial caracteristici sau model retinian în viitor);
• Trackerele GPS nu au legătură directă cu dezvoltarea biroului, dar vă permit să urmăriți pe o hartă mișcările unui angajat care a plecat la o comandă.

Dezavantajele administrării unei divizii de birou virtual

Din păcate, nu este încă posibilă trecerea completă a activităților tuturor companiilor la modul la distanță, deoarece tehnologiile cloud au o serie dintre următoarele dezavantaje:

• dificultăți în gestionarea și monitorizarea lucrătorilor la domiciliu (mai ales dacă numărul acestora este în continuă creștere);
• posibilitatea scurgerii secretelor comerciale indiferent de obligațiile semnate de către angajați (atribuite canalelor de comunicații electronice de calitate scăzută);
• o simplă scădere a eficienței, deoarece un angajat de la distanță s-ar putea să nu fie la locul său de muncă atunci când trebuie să fie sunat când apare o nouă solicitare;
• scăderea eficienței muncii (nu toată lumea este capabilă să lucreze în afara echipei din cauza auto-organizării proaste, a unor nevoi de a satisface nevoile de comunicare);
• restricțiile legislative actuale pentru munca la distanță (mai ales dacă este necesară cooperarea cu specialiști străini).

Tehnologiile informaționale pentru automatizarea managementului în modul de acces la distanță vor avea succes dacă managerul își dă seama că structura birou virtual semnificativ diferită de cea tradițională. Activitățile de management eficiente presupun o coordonare și o funcționare diferită: acum un manager de top ar trebui să se poziționeze nu ca manager al misiunilor tehnice, ci ca client-coordonator al proiectului.

Tehnologia informației este un ansamblu de metode, producție și instrumente software-tehnologice combinate într-un lanț tehnologic care asigură colectarea, stocarea, prelucrarea, producerea și diseminarea informațiilor. Scopul tehnologiei informației este producerea de informații pentru analiza umană și luarea deciziilor pe baza acesteia pentru a efectua orice acțiune.

Distribuiți-vă munca pe rețelele sociale

Dacă această lucrare nu vă convine, în partea de jos a paginii există o listă cu lucrări similare. De asemenea, puteți utiliza butonul de căutare

Conceptul de informaţie Termenul de informaţie este folosit în multe ştiinţe şi în multe domenii ale activităţii umane. Formarea informațiilor O persoană percepe date primare cu diverse simțuri, avem cinci dintre ele: viziune, auz, atingere, miros, gust, iar pe baza acestora, datele semantice semantice abstracte secundare pot fi construite de conștiință. Proprietățile informației Conceptul de informație este folosit de multe discipline științifice și are un număr mare de proprietăți diferite, dar fiecare disciplină acordă atenție acelor proprietăți...

În ultimele decenii, automatizarea biroului a fost unul dintre principalii factori pentru dezvoltarea industriei informaționale globale. Poate că fiecare dintre giganții mondiali - dezvoltatorii de hardware și software - și-a adus contribuția la dezvoltarea acestei părți a pieței tehnologiei informației.

Gama de soluții oferite pentru automatizarea biroului include suite de birou, instrumente de organizare a muncii în echipă și schimb de informații, soluții pentru automatizarea managementului companiei și multe altele. Datorită acestor decizii, biroul însuși și organizarea muncii a angajaților săi s-au schimbat recent dincolo de recunoaștere.

Atunci când creează o nouă companie de orice dimensiune, organizatorii săi nu se mai confruntă cu problema necesității de a automatiza activitățile birourilor sau diviziilor sale - se pune doar problema alegerii mijloacelor pentru această automatizare dintre varietatea de produse de pe piață.

Acest articol discută una dintre opțiunile de alegere a instrumentelor pentru automatizarea activităților de birou ale unei companii de orice dimensiune. În principiu, automatizarea activităților unui birou sau divizie a unei companii este strâns legată de automatizarea întregii companii, prin urmare în acest articol vor fi prezentate și în legătură inextricabilă.

Sarcini de automatizare de birou

Sarcinile rezolvate la automatizarea activităților unei companii depind în mare măsură de natura afacerii acesteia, de infrastructură, de structura administrativă și de mulți alți factori. Dar, indiferent de specificul fiecărei companii, există o serie de cerințe generale pentru sistemele de automatizare de birou. Prin urmare, pentru a determina aceste cerințe, este necesar să înțelegem ce este comun în sarcinile de automatizare a activităților birourilor diferitelor companii.

Asigurarea activităților comune

În primul rând, un birou este un grup de oameni, așa că mijloacele de organizare a interacțiunii intra-corporate ies în prim-plan. Compoziția specifică a acestor fonduri, conținutul și conținutul acestora depind în mare măsură de specificul activităților companiei. De exemplu, o organizație comercială are nevoie de un sistem de automatizare a activităților comerciale (comerț); o companie angajată în realizarea diferitelor lucrări de proiect - a dezvoltat instrumente de management al proiectelor și sarcinilor. Aproape fiecare companie se confruntă cu problema automatizării biroului.

Astfel, atunci când se organizează procese interne de afaceri corporative în cadrul unei companii (și, prin urmare, al birourilor acesteia), este nevoie de automatizare. tipuri variate activitățile angajaților săi. Cele mai comune sunt următoarele.

Fluxul documentelor

În principiu, întregul flux de documente se rezumă la atribuirea unui număr unui document (înregistrarea documentului în birou) și executarea acestuia, eventual însoțită de control. Fluxul de documente acoperă toate diviziile structurale ale companiei - de la birou la management - și este parte importantă sisteme de management al companiei.

Dacă înregistrarea unui document este destul de uniformă pentru toate companiile, atunci procesele de execuție a acestuia și controlul asupra trecerii acestuia sunt dificil de oficializat și depind în mare măsură de structura administrativă a organizației. Pe baza acesteia, sistemul de management al documentelor trebuie să conţină mijloace dezvoltate de adaptare la structura administrativă a firmei şi procedura de lucru cu documentele adoptate în aceasta.

Sistemul de automatizare a documentelor trebuie să sprijine distribuirea și aprobarea documentelor, ceea ce este o reflectare a proceselor reale de lucru cu documentele din orice organizație. De asemenea, la automatizarea fluxului de documente, trebuie asigurată o altă operațiune tipică atunci când se lucrează cu hârtii - controlul asupra trecerii documentelor. In afara de asta, acest sistem ar trebui să furnizeze: intrare în sistemul de documente din diverse surse: documentație pe hârtie, e-mailuri, faxuri, fișiere ale diverselor programe de aplicație.

Automatizarea activităților comerciale (comerț)

Spre deosebire de fluxul de documente, totul Procese de producție, legate de comerț, se formalizează mult mai ușor. Deși, așa cum arată practica de dezvoltare, vânzare și implementare a pachetelor de automatizare comercială, fiecare companie are propriile sale nuanțe, dar acest lucru nu împiedică răspândirea pe scară largă a unor astfel de sisteme.

În general, un sistem de automatizare a afacerii ar trebui să îndeplinească următoarele funcții:

• Securitate control totalîncasări și vânzări de mărfuri. Comerțul presupune cumpărarea sau producția de mărfuri, depozitarea și vânzarea acestora. Tot acest proces este însoțit de diverse hârtii: facturi, facturi, facturi, care sunt necesare pentru raportarea contabilă. În consecință, sistemul de tranzacționare trebuie să automatizeze toate operațiunile legate de circulația mărfurilor și să furnizeze documentele contabile corespunzătoare.
• Interacțiunea cu un sistem de automatizare contabilă este necesară pentru cea mai completă automatizare a activităților financiare ale companiei. În mod ideal, un program de contabilitate ar trebui să fie o parte integrantă a unui sistem de automatizare a comerțului. De fapt, având în vedere varietatea de programe de contabilitate pe care companiile le folosesc de mult timp, un sistem de automatizare a comerțului ar trebui, cel puțin, să asigure stocarea informațiilor necesare în formatele acestor programe.
• Restricționarea accesului la informații într-un sistem de automatizare a afacerii nu este doar o măsură de asigurare a secretului, ci servește și la distribuirea mai clară a funcțiilor între angajați.
• Automatizarea maximă a operațiunilor servește la creșterea eficienței angajaților și vă permite să evitați multe greșeli, care pot duce la pierderi financiare.
• Actualizarea și suportul regulat al sistemului de către producător este necesară pentru a asigura funcționarea durabilă a companiei comerciale. Într-adevăr, un sistem de automatizare a comerțului trebuie să îndeplinească toate cerințele contabilitate financiara adoptate în țară, și toate realitățile pieței. Un exemplu izbitor în acest sens este situația de la începutul anului 1997, când a fost introdusă cerința emiterii obligatorii a facturilor. După aceasta, multe sisteme și pachete de automatizare de tranzacționare produse în casă, lipsite de sprijin pentru dezvoltatori, s-au dovedit pur și simplu inutile. Un alt eveniment care a influențat soarta unor astfel de sisteme a fost denumirea rublei.

Protejarea datelor

Cea mai valoroasă componentă a oricărui sistem informațional, motivul pentru care există, sunt datele stocate în acesta. Chiar și cu cea mai fiabilă soluție, există întotdeauna riscul de a pierde informații vitale pentru întreprindere.

Protejarea datelor corporative este o sarcină complexă, ale cărei părți sunt:

• Prevenirea accesului neautorizat la date. Separarea accesului la informație, pe de o parte, este necesară pentru a asigura secretul și protecția acesteia împotriva distrugerii deliberate, iar pe de altă parte, servește la delimitarea mai clară a responsabilităților dintre angajați.
• Protecție antivirus. Nu trebuie subestimat pericolul ca virușii să intre în mediul informațional. În condiţiile dezvoltării rapide a localului şi rețele globaleși tehnologiile legate de internet, un virus care intră în rețea poate provoca pierderi catastrofale unei companii.
• Copia de rezerva a datelor. Oricât de fiabil mediul informațional companie, există întotdeauna o posibilitate de pierdere a datelor. În acest caz, un sistem de rezervă dezvoltat va ajuta la reducerea pierderilor asociate. După cum arată practica de implementare a sistemelor informaționale, este rar ca un manager IT să nu instaleze un sistem de rezervă, dar, în același timp, tehnologiile moderne oferite pentru aceste sisteme nu sunt întotdeauna folosite.

Soluţie

Să luăm în considerare una dintre soluțiile de automatizare a activităților unei companii și a birourilor acesteia, ținând cont de cerințele enunțate mai sus. Soluția propusă se bazează pe mulți ani de experiență în implementarea unor sisteme similare și, în opinia autorului, este echilibrată în ceea ce privește prețul și caracteristicile consumatorului.

Nucleul soluției propuse este serverul de colaborare Lotus Domino/Notes de la IBM; Să ne uităm la asta mai detaliat.

Baza serverului Lotus Notes este o bază de date încorporată cu o structură non-relațională, care, spre deosebire de sistemele de gestionare a bazelor de date relaționale (servere SQL), vă permite să construiți cel mai simplu și eficient sisteme de stocare a documentelor în scopul utilizării lor colective. . Trebuie remarcat faptul că, în ciuda structurii non-relaționale a bazelor de date server Lotus Notes, acestea pot fi accesate și folosind driverul ODBC.

Alte caracteristici ale sistemului Lotus Notes sunt:

• tehnologie client-server cu suport pentru o gamă largă de platforme server și client, în special: Windows 2000, Windows NT, Macintosh, AS/400, Windows 95/98/3.x, OS/2, diverse clone UNIX. Toate aplicațiile dezvoltate pe baza sistemului Lotus Notes, inclusiv cele despre care vor fi discutate mai jos, rulează pe toate platformele suportate de acesta fără nicio modificare;
• suport pentru baze de date la distanță, asigurând sincronizarea între ele. Acest lucru vă permite să organizați un global rețeaua corporativă, unde fiecare birou fie va lucra cu serverul central Lotus de la distanță, fie va conține pe cont propriu server local copie curentă baze de date corporative date;
• server de internet și sistem de e-mail încorporat;
• interfață cu alte surse de date prin ODBC;
• dezvoltat ajutoare vizuale dezvoltarea de aplicații și interfața cu sistemele populare de dezvoltare a aplicațiilor.

Astfel, Lotus nu este doar un instrument de stocare a datelor, ci și un server de Internet și oferă și funcționalitate de e-mail. Ca sistem de colaborare integrat, serverul Lotus Notes vă permite să organizați:

• sistem comun de prelucrare a documentelor în cadrul unei companii, departament, grup de lucru;
• interacțiunea între companii sau birouri la distanță;
• schimbul de informații în cadrul unei întreprinderi de orice dimensiune;
• prelucrarea colectivă a datelor din diverse surse: servere relaționale, resurse Internet, aplicații de birou.

Sistemul Lotus Notes este ușor de configurat pentru toate protocoalele de rețea populare și conține instrumente avansate pentru organizarea accesului la distanță și a interacțiunii prin rețele globale.

Pachetul Lotus Notes conține instrumente avansate de securitate a informațiilor, care vor fi discutate mai jos.

Toate acestea și multe alte avantaje fac din sistemul Lotus Notes cel mai popular instrument de construcție sisteme corporative colaborare. Astfel, în cursul anului 1999, la nivel mondial s-au vândut aproape 22 de milioane de licențe Note, care au depășit aceeași cifră din 1998 cu 62%. Până la sfârșitul anului 1999, erau aproximativ 56 de milioane de utilizatori Lotus Notes în întreaga lume.

De fapt, doar achiziționarea și implementarea unui sistem Lotus Notes vă permite să rezolvați următoarele probleme:

• implementarea e-mailului;
• crearea unui server de internet;
• sprijin pentru planificarea evenimentelor individuale și de grup.

Dar utilizarea serverului Lotus nu se limitează la asta. După cum s-a menționat mai sus, serverul Lotus Notes este destinat în primul rând organizării muncii colective asupra documentelor, care este determinată de arhitectura bazelor de date și a dezvoltat instrumente încorporate pentru crearea de aplicații pentru procesarea acestora. Desigur, compania care deține Sistemul Lotus, poate dezvolta independent aplicații care să se potrivească nevoilor sale, dar există deja pe piață unele gata făcute. Două dintre ele, destinate organizării fluxului de documente și automatizării activităților comerciale (comerț), sunt aduse în atenția cititorilor.

Automatizarea de birou (Fig. 1) nu are scopul de a înlocui sistemul tradițional de comunicare a personalului existent (cu întâlnirile sale, apelurile telefonice și comenzile), ci doar să-l completeze. Când sunt utilizate împreună, ambele sisteme vor asigura automatizarea rațională a muncii de management și cea mai bună furnizare de informații managerilor.

Orez. 1. Principalele componente ale automatizării de birou

Tehnologia informației de automatizare de birou - organizarea si sprijinirea proceselor de comunicare atat in cadrul organizatiei cat si cu mediul extern bazate pe retele de calculatoare si alte mijloace moderne de transmitere si lucru cu informatii.

Tehnologiile de automatizare de birou sunt folosite de manageri, specialiști, secretare și alți angajați. Acestea măresc productivitatea lucrătorilor și le permit să facă față unui volum de muncă în creștere.

În prezent, există câteva zeci de produse software pentru calculatoare și hardware non-computer care oferă tehnologie de automatizare de birou: procesor de text, procesor de foi de calcul, e-mail, calendar electronic, computer și teleconferințe, stocare imagini, precum și programe specializate pentru activități de management: managementul documentelor, controlul pentru executarea comenzilor etc.

Bază de date. O componentă obligatorie a oricărei tehnologii este o bază de date. Într-un birou automatizat, baza de date concentrează datele despre sistemul de producție al companiei în același mod ca și în tehnologia de prelucrare a datelor la nivel operațional. Informațiile din baza de date pot proveni și din mediul extern al companiei. Specialiștii trebuie să fie competenți în operațiunile tehnologice de bază pentru a lucra într-un mediu de baze de date. O prelegere separată va fi dedicată bazelor de date.

Procesor de cuvinte. Acesta este un tip de aplicație software concepută pentru crearea și procesarea documentelor text.

E-mail(E-mail), bazat pe utilizarea în rețea a computerelor, permite utilizatorului să primească, să stocheze și să trimită mesaje către partenerii lor de rețea.

Procesor de masă. La fel ca un procesor de text, este o componentă de bază a culturii informaționale a oricărui angajat și automatizat tehnologie de birou. Funcțiile mediilor software moderne de procesor de tabel vă permit să efectuați numeroase operații asupra datelor prezentate sub formă de tabel.

Calendar electronic. Oferă o altă oportunitate de a utiliza o versiune de rețea a unui computer pentru a stoca și manipula programul de lucru al angajaților unei organizații. Managerul (sau secretarul său) stabilește data și ora unei întâlniri sau a unui alt eveniment, vede programul rezultat și face modificări folosind tastatura. Hardware-ul și software-ul calendarului electronic este pe deplin în concordanță cu componentele similare ale e-mailului. În plus, software-ul de calendar este adesea o parte integrantă a software-ului de e-mail.

Utilizarea unui calendar electronic se dovedește a fi deosebit de eficientă pentru managerii de la niveluri de conducere superioară, ale căror zile lucrătoare sunt programate cu mult timp înainte.

Conferințe pe computer și teleconferințe(conferințe audio și video) folosesc rețelele de calculatoare pentru a face schimb de informații între membrii unui grup care rezolvă o problemă specifică

Stocarea imaginilor. Orice companie trebuie să stocheze un număr mare de documente pentru o perioadă lungă de timp. Numărul lor poate fi atât de mare încât stocarea lor chiar și sub formă de fișiere provoacă probleme serioase. Prin urmare, a apărut ideea de a nu stoca documentul în sine, ci imaginea (imaginea) acestuia și de a o stoca în formă digitală.

Stocarea imaginii (imaging) se bazează pe utilizarea unui dispozitiv - un dispozitiv de recunoaștere a modelului optic, care vă permite să convertiți o imagine a unui document în formă digitală pentru stocare ulterioară în memoria externă a unui computer. O imagine salvată în format digital poate fi afișată în forma sa reală pe un ecran sau imprimantă în orice moment.

Comunicare prin fax. Această comunicare se bazează pe utilizarea unui aparat de fax care poate citi un document la un capăt al canalului de comunicare și poate reproduce imaginea acestuia la celălalt capăt.

Caracteristica principală tehnologia informației de sprijinire a deciziilor este o metodă nouă din punct de vedere calitativ de organizare a interacțiunii om-calculator. Dezvoltarea unei soluții, care este scopul principal al acestei tehnologii. apare ca urmare a unui proces iterativ (Fig. 2), care implică:

• sistem suport de decizie ca legătură de calcul și obiect de control;
• o persoană ca o legătură de control care stabilește datele de intrare și evaluează rezultatul rezultat al calculelor pe un computer.

Orez. 2. Sprijin decizional IT ca proces iterativ

Sfârșitul procesului de iterație are loc la voința omului. În acest caz, putem vorbi despre capacitatea sistemului informațional, împreună cu utilizatorul, de a crea informație nouă pentru luarea deciziilor.

În plus față de această caracteristică a tehnologiei informaționale de sprijinire a deciziilor, pot fi indicate o serie de caracteristici distinctive ale acesteia:

• concentrarea pe rezolvarea problemelor slab structurate (formalizate);
• combinaţie metode tradiționale accesul și prelucrarea datelor computerizate cu capacități modele matematice;
• vizarea utilizatorului neprofesionist de calculator;
• adaptabilitate ridicată, oferind capacitatea de adaptare la caracteristicile hardware și software existente, precum și la cerințele utilizatorului.

Tehnologia informației de sprijin pentru decizii poate fi utilizată la orice nivel de management. În plus, deciziile luate la diferite niveluri de management trebuie adesea coordonate. Prin urmare, o funcție importantă atât a sistemelor, cât și a tehnologiilor este coordonarea factorilor de decizie, ambele diferite niveluri management şi la acelaşi nivel.

Orez. 3. Componentele de bază ale suportului decizional IT.

Un sistem de suport decizional include trei componente principale: o bază de date, o bază de date model și un subsistem software, care constă dintr-un sistem de gestionare a bazelor de date (DBMS) și un sistem de gestionare a interfeței utilizator-calculator.

Bază de date joacă un rol important în tehnologia informației de sprijinire a deciziilor. Datele pot fi folosite direct de către utilizator pentru calcule folosind modele matematice.

Sistem de management al datelor trebuie să aibă următoarele capacități:

• compilarea combinațiilor de date obținute din diverse surse, folosind proceduri de agregare și filtrare,
• adăugarea sau excluderea rapidă a uneia sau altei surse de date;
• constructie structura logica date în termeni de utilizator.
• utilizarea și manipularea dovezilor anecdotice pentru a testa experimental alternativele de lucru ale utilizatorului;
• asigurând independența logică completă a acestei baze de date față de ceilalți baze de operare datele care operează în cadrul companiei.

Baza de date model. Scopul creării modelelor este de a descrie, descrie și optimiza un obiect sau proces. Modelele, bazate pe interpretarea matematică a problemei, cu ajutorul anumitor algoritmi ajută la găsirea de informații utile pentru luarea deciziilor corecte.