Cum se acordă forță juridică corespondenței electronice. În ce formă va accepta instanța de corespondență electronică? Tipuri de backup într-o organizație

Ce este e-mailul? În lumea afacerilor moderne, aceasta este:

• Fata ta. Cu ajutorul e-mailului puteți crea o imagine pozitivă în ochii contrapărții sau puteți strica prima impresie.
• Instrumentul dvs. de lucru. O mulțime de comunicare cu lumea exterioară are loc prin e-mail. Prin urmare, dacă sunteți expert în acest instrument, vă puteți face viața mult mai ușoară.
• O distragere puternică. Lumea exterioarăîncercând să vă hărțuiască, să vă distragă atenția și să vă conducă în rătăcire prin e-mail.

Din această perspectivă, să ne uităm la lucrul cu e-mailul. Să începem cu ceva simplu.

Formatarea unei scrisori

Folosesc un client de e-mail Mozilla Thunderbird, așa că vă voi spune folosind exemplul lui. Să creăm o nouă literă și să mergem de sus în jos prin lista de câmpuri.

La care. Copie. Copie ascunsă

Unii s-ar putea să nu știe, dar „To” în Mozilla poate fi schimbat în „Cc” sau „Bcc”.

• La care: scriem destinatarul principal sau mai mulți destinatari separați prin punct și virgulă.
• Copie: scriem cuiva care ar trebui să citească scrisoarea, dar de la care nu așteptăm o reacție.
• Copie ascunsă: scriem cuiva care ar trebui să citească scrisoarea, dar ar trebui să rămână necunoscut celorlalți destinatari ai scrisorii. Este deosebit de potrivit să se utilizeze pentru trimiterea în masă a scrisorilor de afaceri, cum ar fi notificările.

Gresit în e-mailurile în masă, indicați destinatarii utilizând câmpurile „Copiere” sau „Către”. De câteva ori pe an primesc scrisori care listează 50–90 de destinatari în câmpul „Cc”. Există o încălcare a vieții private. Nu toți destinatarii dvs. trebuie să știe cu cine altcineva lucrați pe un subiect similar. Este bine dacă aceștia sunt oameni care se cunosc. Ce se întâmplă dacă pe listă există companii concurente care nu se cunosc una despre cealaltă? Cel puțin, trebuie să fiți pregătit pentru explicații inutile și, la maximum, să încetați cooperarea cu unul dintre ele. Nu face acest lucru.

Subiectul scrisorii

Serviciile profesionale de corespondență scriu adesea (uneori în mod sensibil) despre importanța subiectului e-mailului pe blogurile lor corporative. Dar cel mai adesea vorbim despre scrisorile de vânzare, unde subiectul scrisorii rezolvă problema „e-mailul ar trebui deschis”.

Discutăm despre corespondența de afaceri zilnică. Aici tema rezolvă problema „scrisoarea și autorul ei ar trebui să fie ușor de identificat și apoi de găsit”. Mai mult, diligența ta se va întoarce la tine sub forma karmei a numeroase scrisori de răspuns, doar cu prefixe Re: sau Fwd, printre care va trebui sa cauti litera dorita pe tema.

Douăzeci de scrisori reprezintă volumul de corespondență de o zi pentru un manager de mijloc. Nu vorbesc deloc despre antreprenori și proprietari de afaceri, uneori numărul lor de scrisori depășește 200 sau mai mult pe zi. Prin urmare, încă o dată: nu trimite e-mailuri cu subiectul gol.

Deci, cum să formulezi corect subiectul unui e-mail?

Greșeala #1 : Numai numele companiei în subiect. De exemplu, „Sky” și atât. În primul rând, probabil că nu sunteți singurul din compania dumneavoastră care comunică cu această contraparte. În al doilea rând, un astfel de subiect nu aduce niciun sens, deoarece numele companiei tale este deja vizibil din adresă. În al treilea rând, ghiciți cum va arăta propria dvs. cutie poștală cu această abordare a corespondenței? Ceva de genul.

Este convenabil să cauți pe astfel de subiecte?

Greșeala #2 : strigător, titlu de vânzare. Este grozav dacă știi să scrii astfel de titluri. Dar este potrivit să folosim aceste abilități în corespondența de afaceri? Amintiți-vă scopul unui subiect al unui e-mail de afaceri: nu de a vinde, ci de a oferi identificare și căutare.

Textul scrisorii

Există multe ghiduri de scriere pentru diferite ocazii. De exemplu, Maxim Ilyahov, Alexander Amzin și alți maeștri ai cuvintelor au o mulțime de informații utile. Vă sfătuiesc să citiți articolele lor, cel puțin pentru a îmbunătăți alfabetizarea generală și a îmbunătăți stilul general al vorbirii scrise.

În procesul de scriere a unei scrisori, trebuie să luăm mai multe decizii secvenţial.

O chestiune de politețe . La începutul scrisorii te poți estompa în plăcere sau chiar tandrețe în spiritul „Draga mea Rodya, au trecut mai bine de două luni de când ți-am vorbit în scris, de care eu însumi am suferit și chiar nu am dormit ceva. nopți, gândind.” Foarte politicos și foarte costisitor, atât din punct de vedere al timpului pentru a scrie o astfel de introducere, cât și din punct de vedere al timpului interlocutorului pentru a o citi. Corespondența este o afacere, îți amintești? Nu un eseu în genul epistolar pentru un concurs sau o scrisoare către mama lui Raskolnikov, ci corespondență de afaceri.

Respectăm timpul nostru și al destinatarului!

Are sens doar să te prezinți și să-ți amintești circumstanțele cunoștinței tale în prima scrisoare trimisă după o întâlnire trecătoare la o expoziție. Dacă aceasta este o continuare a cooperării sau a corespondenței în curs, în prima scrisoare a zilei scriem: „Bună, Ivan”, în a doua și în cele ulterioare: „Ivan, ...”.

Recurs . Întotdeauna am fost îngrijorat de întrebarea cui să mă adresez într-o scrisoare dacă există mai mulți destinatari. Recent am scris o scrisoare adresată celor trei fete pe nume Anna. Fără îndoială, am scris „Bună, Anna” și nu mi-am făcut griji. Dar un astfel de noroc nu este întotdeauna cazul.

Ce se întâmplă dacă există trei sau chiar șapte destinatari și nu au același nume? Le puteți enumera după nume: „Bună ziua, Rodion, Pulcheria, Avdotya și Pyotr Petrovici”. Dar este lung și necesită timp. Puteți scrie: „Bună, colegi!”

Pentru mine, folosesc regula de a mă adresa pe nume persoanei din câmpul „Către”. Și nu-i contactați deloc pe cei din copie. Această regulă vă permite, de asemenea, să determinați mai exact (unul!) destinatarul scrisorii și scopul acestei scrisori.

Citare . Adesea corespondența este un lanț de litere cu întrebări și răspunsuri - într-un cuvânt, un dialog. Este considerată o bună practică să nu ștergeți istoricul corespondenței și să scrieți răspunsul dumneavoastră în partea de sus a textului citat, astfel încât, atunci când reveniți la această corespondență o săptămână mai târziu, să puteți citi cu ușurință dialogul de sus în jos, coborând după dată.

Din anumite motive, setarea implicită în Mozilla este „Plasați cursorul după textul citat”. Vă recomand să îl schimbați în meniul „Instrumente” → „Opțiuni”. cont» → „Redacție și adresare”. Trebuie să fie așa.

Scopul scrisorii . Scrisori de afaceri sunt doua tipuri:

• când pur și simplu informăm interlocutorul (de exemplu, un raport cu privire la munca depusă pe lună);
• iar când vrem ceva de la interlocutor. De exemplu, pentru ca acesta să aprobe factura atașată la plată.

De regulă, există de multe ori mai multe scrisori încurajatoare decât scrisori de raportare. Dacă vrem să obținem ceva de la interlocutor, este foarte important să spunem acest lucru într-o scrisoare în text simplu. Îndemnul ar trebui să fie însoțit de un nume și să fie ultima propoziție din scrisoare.

Gresit : „Porfiry Petrovici, știu cine a ucis-o pe bătrână.”

Dreapta : „Porfiry Petrovici, eu am fost cel care a ucis-o pe bătrână, vă rog să luați măsuri pentru a mă aresta, m-am săturat de suferință!”

De ce ar trebui să se gândească corespondentul pentru tine ce să faci cu această scrisoare? La urma urmei, el poate lua o decizie greșită.

Semnătura în text . Ea trebuie să fie. În plus, toți clienții de e-mail vă permit să configurați înlocuirea automată a semnăturii, de exemplu clasicul „Cu drag, …”. În Mozilla, acest lucru se face în meniul „Instrumente” → „Opțiuni cont”.

Dacă să scrieți sau nu contactele în semnătură este o chestiune personală pentru toată lumea. Dar dacă sunteți în vreun fel conectat cu vânzările, asigurați-vă că scrieți. Chiar dacă afacerea nu are loc ca urmare a comunicării, pe viitor vei fi ușor de găsit folosind contactele din semnătură.

În sfârșit, încă o caracteristică a corpului scrisorii pentru acei interlocutori cărora nu le place (nu pot, nu vor, nu au timp) să răspundă la scrisori. Vă rugăm să indicați implicit în corpul scrisorii. De exemplu, „Porfiry Petrovici, dacă nu vii să mă arestezi înainte de 12:00 vineri, atunci mă consider amnistiat”. Desigur, termenul limită trebuie să fie real (nu ar trebui să trimiteți textul din exemplu vineri la 11:50). Destinatarul trebuie să fie capabil din punct de vedere fizic să citească și să acționeze pe baza scrisorii dvs. O astfel de „tăcere” vă scutește de responsabilitatea pentru eșecul interlocutorului de a răspunde. Ca întotdeauna, trebuie să abordați cu înțelepciune utilizarea acestei funcții. Dacă o persoană răspunde la scrisorile tale la timp și în mod regulat, un astfel de ultimatum poate, dacă nu să-l jignească, atunci să-l streseze puțin sau să-l determine să nu răspundă la scrisoare chiar acum, ci să te facă să aștepți până vineri.

Atasamente

Scrisorile vin adesea cu atașamente: CV-uri, propuneri comerciale, estimări, grafice, scanări de documente - un instrument foarte convenabil și, în același timp, o sursă de erori populare.

Eroare : investiție uriașă. Primesc adesea e-mailuri cu atașamente de până la 20 MB. De regulă, acestea sunt scanări ale unor documente în format TIFF, cu o rezoluție de 600 dpi. Program de mail corespondentul va rămâne aproape sigur blocat câteva minute într-o încercare zadarnică de a încărca o previzualizare a acestui atașament. Și Doamne ferește că destinatarul încearcă să citească această scrisoare pe un smartphone...

Personal, șterg imediat astfel de scrisori. Nu doriți ca e-mailul dvs. să ajungă la coșul de gunoi înainte de a fi citit? Verificați dimensiunea investiției. Se recomandă să nu fie mai mare de 3 MB.

Ce să faci dacă depășește?

• Încercați să vă reconfigurați scanerul la un alt format și rezoluție. De exemplu, PDF și 300 dpi produc scanări destul de lizibile.
• Gândiți-vă la programe precum Arhivatorul WinRar sau 7zip. Unele fișiere se comprimă perfect.
• Ce să faci dacă atașamentul este mare și nu îl poți comprima? De exemplu, o bază de date contabilă aproape goală cântărește 900 MB. Depozitele de informații din cloud vor veni în ajutor: Dropbox, Google Drive și altele asemenea. Unele servicii, cum ar fi Mail.ru, convertesc automat atașamente uriașe în link-uri către stocarea în cloud. Dar prefer să-mi gestionez singur informațiile stocate în cloud, așa că nu accept automatizarea de la Mail.ru.

Și încă o recomandare nu complet evidentă despre investiții - lor Nume . Trebuie să fie înțeles și acceptabil pentru destinatar. Cândva, găteam în companie Ofertă comercialăîn nume... să fie Fiodor Mihailovici Dostoievski. Am primit o scrisoare de la manager cu un proiect de CP pentru aprobare, iar atașamentul includea un fișier numit „ForFedi.docx”. Managerul care mi-a trimis asta a avut un dialog care a fost cam așa:

Stimate manager, sunteți personal pregătit să abordați acest om respectat și să-l numiți Fedya în față?

Cumva, nu, este un om respectat, toată lumea îl numește după prenume și patronim.

De ce ați numit atașamentul „Pentru Fedi”? Dacă i-o trimit chiar acum, crezi că va cumpăra topoare de la noi folosind acest CP?

Aveam de gând să-l redenumesc mai târziu...

De ce să pregătiți o bombă cu ceas - refuz potential client- sau creați muncă suplimentară pentru dvs. redenumind fișierul? De ce să nu denumiți imediat atașamentul corect: „Pentru Fyodor Mikhailovich.docx” sau chiar mai bine - „KP_Sky_Axes.docx”.

Deci, avem mai mult sau mai puțin rezolvat e-mailul ca „persoană”. Să trecem la a privi e-mailul ca pe un instrument de lucru eficient și să vorbim despre componenta sa de distragere a atenției.

Lucrul cu literele

E-mailul este o distragere puternică. Ca și în cazul oricărei distrageri, e-mailul trebuie tratat prin înăsprirea regulilor și introducerea programelor de lucru.

Cel puțin, trebuie să dezactivați TOATE notificările despre sosiri de corespondență. Dacă clientul de e-mail este configurat implicit, veți fi anunțat cu un semnal sonor, o pictogramă de lângă ceas va clipi și va fi afișată o previzualizare a literei. Într-un cuvânt, ei vor face totul pentru a te smulge mai întâi de munca minuțioasă, apoi te cufundă în abisul scrisorilor necitite și a e-mailurilor nevăzute - la minus o oră sau două din viața ta.

Unii oameni au putere de voință puternică care le permite să nu fie distrași de notificări, dar oameni normali Este mai bine să nu ispitești soarta și să le oprești. În Mozilla Thunderbird, acest lucru se face prin meniul „Instrumente” → „Setări” → „General” → „Când apar mesaje noi”.

Dacă nu există notificări, cum poți înțelege că a sosit o scrisoare?

Foarte simplu. Tu însuți, în mod conștient, alocați timp pentru a vă analiza corespondența, a vă deschide clientul de e-mail și a vedea totul mesaje necitite. Acest lucru se poate face de două ori pe zi, de exemplu, la prânz și seara, sau în timpul opririi forțate, de exemplu, în ambuteiajele.

Oamenii întreabă adesea, cum rămâne cu timpul de răspuns și scrisorile urgente? Răspund: nu aveți scrisori urgente în poștă. Dacă nu lucrezi într-un departament relații Clienți(acest departament are propriile regulamente pentru lucrul cu corespondența).

Dacă există scrisori urgente, expeditorul vă va anunța despre acest lucru prin alte canale - telefon, SMS, Skype. Apoi veți intra în mod conștient în clientul dvs. de e-mail și veți procesa corespondența urgentă. Toți specialiștii în gestionarea timpului (de exemplu, Gleb Arkhangelsky cu „Time Drive”) declară un răspuns standard la e-mail în 24 de ore. Aceasta este o regulă normală a bunelor maniere - să nu vă așteptați la răspunsuri instantanee prin e-mail de la interlocutorul dvs. Dacă există o scrisoare urgentă, notificați-o prin canale de comunicare mai rapide.

Deci, am dezactivat notificările și acum am pornit clientul de e-mail conform programului nostru.

Ce să facem când mergem la poștă și ne angajăm într-o activitate numită „sortarea e-mailurilor”? Unde este începutul și sfârșitul acestei lucrări?

Am auzit multe despre sistemul zero inbox, dar, din păcate, nu am întâlnit nicio persoană care să-l folosească. A trebuit să-mi reinventez roata. Există articole pe acest subiect pe Lifehacker. De exemplu, " ". Mai jos voi vorbi despre sistemul zero inbox în interpretarea mea. Aș fi recunoscător dacă guru GTD ar comenta și ar adăuga sau îmbunătăți sistemul descris.

Este important să înțelegeți și să acceptați că e-mailul nu este un programator de sarcini sau o arhivă pentru activitățile dvs. Prin urmare, folderul Inbox ar trebui să fie întotdeauna gol. Odată ce începeți să sortați în căsuța de e-mail, nu vă opriți și nu vă lăsați distrași de nimic până când nu goliți acest dosar.

Ce să faci cu e-mailurile din căsuța de e-mail? Trebuie să parcurgeți fiecare literă succesiv și să o ștergeți. Da, doar evidențiați și apăsați Delete pe tastatură. Dacă nu vă puteți decide să ștergeți scrisoarea, va trebui să decideți ce să faceți cu ea.

1. Poți să răspunzi în trei minute? Trebuie să-i răspund? Da, este necesar, iar răspunsul nu va dura mai mult de trei minute, apoi răspundeți imediat.
2. Trebuie să răspundeți, dar pregătirea unui răspuns va dura mai mult de trei minute. Dacă utilizați un planificator de activități care vă permite să convertiți un e-mail într-o sarcină, transformați e-mailul într-o sarcină și uitați de el pentru un timp. De exemplu, folosesc serviciul absolut minunat Doit.im. Vă permite să generați o adresă de e-mail personală: îi trimiteți scrisoarea și aceasta se transformă într-o sarcină. Dar dacă nu aveți un planificator de activități, mutați litera în subdosarul „0_Run”.
3. După ce răspundeți rapid la o scrisoare, o transformați într-o sarcină sau o citiți pur și simplu, trebuie să decideți ce să faceți în continuare cu acest mesaj: ștergeți-l sau trimiteți-l într-unul dintre dosare pentru stocare pe termen lung.

Iată folderele de stocare pe termen lung pe care le am.

• 0_Execută. Nu am un astfel de folder, dar dacă nu aveți un planificator, repet, puteți pune aici scrisori care necesită o muncă detaliată. Acest folder trebuie, de asemenea, curățat în mod regulat, dar cu o abordare atentă la un moment special alocat pentru aceasta.
• 1_Ref. Aici am pus scrisori cu informații de fundal: scrisori de bun venit cu autentificare de la diverse servicii web, bilete pentru zborurile viitoare și așa mai departe.
• 2_Proiecte. Aici este stocată o arhivă de corespondență privind partenerii și proiectele cu care există relații curente. Desigur, a fost creat un folder separat pentru fiecare proiect sau partener. În dosarul partenerului am pus scrisori nu numai de la angajații săi, ci și scrisori de la angajații Neb legate de acest partener. Foarte convenabil: dacă este necesar, toată corespondența despre proiect este la îndemână în câteva clicuri.
• 3_Muzeul. Aici am pus acele scrisori pe care ar fi păcat să le șterg, iar beneficiul lor nu este evident. Aici sunt mutate și folderele cu proiecte închise din „2_Projects”. Pe scurt, „Muzeul” stochează primii candidați pentru eliminare.
• 4_Documente. Iată scrisori cu mostre electronice de documente care pot fi utile în viitor pentru contabilitate, de exemplu, rapoarte de reconciliere de la clienți, bilete pentru călătoriile efectuate. Dosarul are multe asemănări cu folderele „2_Projects” și „1_Reference”, doar informațiile contabile sunt stocate în el, iar informațiile de management sunt stocate în folderul „2_Projects”. În „4_Documente” există informații moarte, iar în „2_Proiecte” există informații live.
• 5_Cunoștințe. Aici am pus doar newslettere cu adevărat utile la care vreau să revin după un timp pentru inspirație sau pentru a găsi soluții.

Există și alte setări ale clientului de e-mail care sunt importante pentru funcționarea acestui sistem. În primul rând, în Thunderbird există o casetă de selectare „Marcați mesajele ca citite”. Prefer să fac asta în mod conștient, așa că jos cu steagul! Pentru a face acest lucru, accesați meniul „Instrumente” → „Setări” → „Avansat” → „Citire și afișare”.

În al doilea rând, folosim filtre . Anterior, am folosit în mod activ filtre care redirecționau automat scrisorile către dosarele corespunzătoare, în funcție de adresa expeditorului. De exemplu, scrisorile unui avocat au fost mutate în folderul „Avocat”. Am abandonat această abordare din mai multe motive. În primul rând: scrisorile unui avocat în 99% din cazuri se referă la un proiect sau partener, ceea ce înseamnă că trebuie mutate în folderul acestui partener sau proiect. În al doilea rând: am decis să adaug conștientizare. Tu însuți trebuie să decizi unde ar trebui să fie stocată o anumită scrisoare și este mai convenabil să cauți mesajele neprocesate într-un singur loc - în căsuța de e-mail. Acum folosesc filtre doar pentru distribuirea automată a literelor regulate de la diverse sisteme, adică scrisori care nu mă cer să iau decizii. Filtrele din Mozilla Thunderbird sunt configurate în meniul „Instrumente” → „Filtre de mesaje”.

Deci, cu abordarea corectă, e-mailul ar trebui să dureze între 10 și 60 de minute pe zi, în funcție de volumul de corespondență.

Da, și încă ceva. Ați dezactivat deja notificările despre sosirea de noi litere? ;)

Tamara Vorotyntseva – director de dezvoltare al companiei de formare „BUSINESS PARTNER” (Moscova). Practicant business coach, autor al cărții „Building a Personal Training System” și publicații în publicații de afaceri din Rusia, Kazahstan și Ucraina. Creatorul newsletter-ului online: „ Corespondență prin e-mailîn afaceri" pe serverul subscribe.ru! Cartea este un ghid practic pentru oamenii de afaceri care corespondează activ cu clienții și partenerii. Conține instrumente care te vor ajuta să faci comunicare electronică eficient, optim în timp și rezultat, respectând la maximum normele și regulile adoptate în comunitatea de afaceri modernă. Autorul oferă sfaturi practice, ilustrează observațiile sale cu cazuri din viața reală și oferă concluzii argumentate. Textul cărții este bogat în exemple recognoscibile de corespondență comercială reală. Autorul își împărtășește observațiile, tehnicile și „trucurile” care pot afecta semnificativ eficiența și eficiența unui e-mail de afaceri. Daca tu - om de afaceriși este important pentru tine să scrii prompt, concis, competent, în conformitate cu regulile bunelor maniere în afaceri - această carte va deveni asistentul tău de încredere.

Carte:

Când lucrați cu câmpurile Către, Cc și Cco, rețineți că aceasta este o parte importantă a e-mailului care afectează actiunile urmatoare participanții la corespondență.

„Către cine” („Acela”). Acest câmp conține adresa destinatarului căruia îi sunt adresate direct scrisoarea și informațiile conținute în aceasta. Autorul scrisorii așteaptă un răspuns de la destinatarul principal. Dacă în acest câmp sunt plasați doi destinatari, atunci autorul scrisorii așteaptă un răspuns din partea fiecăruia sau a unora dintre ei (rețineți acest lucru dacă numele dvs. se află pe lista destinatarilor). În același timp (dacă sunteți expeditorul), rețineți că nu este foarte indicat să includeți mai mult de un destinatar în câmpul „To” (“To”). Este posibil ca o scrisoare trimisă mai multor destinatari să nu primească un singur răspuns, deoarece fiecare va crede că celălalt va răspunde.

Dacă scrisoarea vă este adresată, dar conține copii ale altor destinatari, asigurați-vă că utilizați butonul „Răspunde la TOȚI” când răspundeți! Acest lucru vă va permite să mențineți cercul de destinatari pe care inițiatorul corespondenței l-a desemnat.

„Copiere” („Cs”). ÎNÎn acest câmp, plasați adresele destinatarilor care, în opinia dvs., ar trebui să cunoască corespondența prin această problemă. Acești destinatari primesc informații doar „pentru informarea dumneavoastră”. Destinatarul cc de obicei nu trebuie să răspundă la scrisoare, dar poate face acest lucru dacă este necesar.

NOTĂ. ESTE IMPORTANT!

Dacă numele tău se află în câmpul „Cc” (“CC”), atunci când intri în corespondență, reține că există situații în care este extrem de important să fii politicos. Folosiți expresiile: „Permiteți-mă să mă alătur discuției” sau „Permiteți-mă să mă alătur dialogului dvs.” sau „Lasă-mă să-mi exprim părerea”.

„Copie carbon oarbă” („Bcc”). Acest domeniu este interzis pentru utilizare în unele companii, deoarece este un instrument care contrazice standardele etice de comunicare. Scopul acestui câmp este de a invita destinatarul să devină un „martor secret”.

Dacă practica dvs. de afaceri este de a utiliza acest domeniu în munca dvs., luați în considerare următoarele. Destinatarul situat în „ bcc„, rămâne invizibil pentru destinatarul principal și pentru destinatarii din copie. Uneori este util ca expeditorul și „destinatarul secret” să aibă un acord preliminar (sau o conștientizare ulterioară) cu privire la motivul și scopul acestei metode de informare.

NOTĂ. ESTE IMPORTANT!

Destinatarul „ascuns” nu ar trebui să intre în corespondență din acest câmp.

Corespondența de afaceri a trecut în sfârșit în format electronic. Ușurință în utilizare, economisire de timp și resurse, interactivitate - corespondența electronică se potrivește tuturor până când relația dintre partenerii de afaceri se deteriorează, urmează acuzațiile de neîndeplinire a obligațiilor și apare riscul de litigii. Speranțele părților de a-și dovedi cazul pe baza mesajelor primite prin e-mail sunt adesea zadarnice. Cert este că instanțele iau o poziție destul de precaută în ceea ce privește comunicațiile electronice: există o serie de cerințe, dacă nu sunt îndeplinite, instanța nu le va ține seama. Scopul acestui articol este de a rezuma cerințele instanțelor pentru utilizarea corespondenței electronice ca probă.

Care este statutul juridic al corespondenței electronice?

Conform paragrafului 4 al articolului 75 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse, corespondența dintre părți e-mail pot fi recunoscute de către instanță ca probe scrise admisibile în cazurile și în modul prevăzute de lege.

Scrisoarea Curții Supreme de Arbitraj din 25 mai 2004 nr. S1-7/UP-600 explică că cerințele legii înseamnă în primul rând regulile articolelor 160 și 434 din Codul civil al Federației Ruse (Codul civil al Federația Rusă). Acestea din urmă se referă la forma scrisă a tranzacției și la forma contractului. Cert este că cel mai adesea încearcă să includă corespondența electronică ca dovezi în cazurile de recunoaștere a unui contract ca încheiat/neîncheiat. În acest caz, părțile pot prevedea încheierea de tranzacții în „ formular electronic„, adică utilizarea semnatura electronica sau alt echivalent al unei semnături olografe.

Conceptul de semnătură electronică este dat în Legea federală cu același nume din 6 aprilie 2011 nr. 63FZ și este definit ca „informații în formă electronică care sunt atașate la alte informații în formă electronică (informații semnate) sau sunt asociate în alt mod cu astfel de informații și care este utilizat pentru a identifica persoana care semnează informația.” Cu alte cuvinte, o semnătură electronică este un mijloc de autentificare a expeditorului unui document electronic.

Semnăturile electronice sunt împărțite în mai multe tipuri în funcție de gradul de protecție. Tipul cel mai puțin sigur este o simplă semnătură electronică. Este definită ca „o semnătură electronică care, prin utilizarea de coduri, parole sau alte mijloace, confirmă faptul formării unei semnături electronice de către o anumită persoană”. În acest caz, o semnătură electronică simplă este recunoscută ca fiind valabilă dacă este prezentă pe cea reală document electronic, sau dacă cheia acesteia este folosită în conformitate cu regulile, instalat de operator Sistem informatic schimb de documente iar pe document este indicată persoana care a trimis documentul. Mesajele prin e-mail (în special e-mailul corporativ) se potrivesc de obicei cu această descriere: linia „de la” reflectă adresa și numele expeditorului, iar utilizatorii respectă regulile privind parola (acţionează ca „chei”) pentru a le respecta confidenţialitatea.

Astfel, în cazul în care părțile convin ca adresele de e-mail să fie recunoscute prin semnăturile lor simple suficiente pentru autentificarea expeditorului, iar la trimiterea mesajelor electronice este îndeplinită una dintre condițiile enumerate mai sus, atunci adresa de e-mail va fi recunoscută de instanță ca simplă semnătură electronică. , iar corespondența este o dovadă admisibilă.

Utilizarea corespondenței electronice prezintă riscuri juridice?

Practica judiciară ne permite să evidențiem multe riscuri asociate cu utilizarea e-mailului. Aici sunt câțiva dintre ei:

1) Recunoașterea contractului ca neîncheiat

Codul civil prevede că un contract scris poate fi încheiat prin schimb de documente prin comunicatii electronice, ceea ce ne permite să stabilim în mod fiabil că documentul provine de la o parte la contract. Astfel, în cazul în care părțile nu convin să încheie un contract prin comunicare electronică și nu asigură secretul parolei lor de e-mail, atunci instanța nu va putea recunoaște schimbul de documente prin e-mail ca dovadă a încheierii contractului.

Consimțământul cumpărătorului poate fi exprimat și prin efectuarea anumitor acțiuni (de exemplu, plata unui avans pe o factură primită prin email). De asemenea, este important să se prevadă posibilitatea utilizării e-mail-ului pentru a încheia acorduri suplimentare sau anexe la acordul principal, în caz contrar instanța nu le va ține seama și se va limita la a lua în considerare doar acordul încheiat între părți.

2) Recunoașterea obligațiilor din contract ca neîndeplinite

Pe lângă litigiile legate de neîncheierea unui acord, nu este neobișnuit să contestați faptul executării acordului, dacă acesta a fost efectuat și prin e-mail. Acest lucru se aplică în primul rând contractelor pentru furnizarea de diverse servicii de consultanță și efectuarea de lucrări (scrierea de articole sau dezvoltarea de programe pentru calculator, pregătirea traducerilor, dezvoltarea de site-uri web etc.). În acest caz, contractul trebuie să conțină o condiție ca executarea contractului (transferul rezultatului) prin e-mail să fie considerată corespunzătoare. În plus, ar fi util să se indice în contract posibilitatea de a atașa la textele scrisorilor copii electronice ale documentelor și de a recunoaște astfel de documente ca având forță juridică.

3) Recunoașterea documentelor ca neprimite

Un alt risc este legat de procedura de primire a reclamațiilor și obiecțiilor. De exemplu, o instanță poate constata nerespectarea procedurii preliminare obligatorii în cazul în care părțile nu au convenit asupra posibilității de a utiliza adrese de e-mail pentru a trimite reclamații și a răspunde la acestea. Acest lucru se aplică și documentelor care confirmă prestarea serviciilor sau efectuarea lucrărilor (certificat de acceptare și transfer), dacă singura mențiune a acesteia în contract este o frază standard, de exemplu: „Certificatul este semnat de ambele părți”. Instanța, de regulă, nu poate interpreta o astfel de dispoziție drept consimțământ pentru a primi documente prin e-mail.

În ce formă va accepta instanța de corespondență electronică?

Dacă la materialele cauzei este necesară atașarea corespondenței electronice, atunci părțile care au colectat materialele necesare se pot adresa notarului pentru a face probe. Notarii au astfel de competențe în conformitate cu articolul 102 din Fundamentele legislației Federației Ruse privind notarii din 11 februarie 1993 N 4462-I. Cu toate acestea, este necesar să se țină seama de faptul că notarul nu face probe într-un dosar care, la momentul în care părțile interesate se adresează notarului, este în curs de soluționare de către o instanță sau un organ administrativ.

În cazul în care nu a fost posibilă prezentarea la timp a acestei dovezi notarului, atunci inspecția căsuțelor de e-mail poate fi efectuată direct de către instanță, adesea de pe computerul (laptop-ul) părții interesate (mai ales important dacă este instalat un client de e-mail). , de exemplu, Outlook, Liliacul, Thunderbird și altele). În plus, instanțele pot ajuta și la obținerea de probe: de exemplu, trimiterea de solicitări către furnizori cu privire la adresele de e-mail aparținând părților și a proprietarilor de resurse de poștă electronică cu privire la schimbul de date (a se vedea paragraful 8 din acest Ajutor).

Mai jos sunt principalele poziții juridice ale instanțelor de judecată în problema acceptării corespondenței electronice ca probă.

1. Corespondența electronică nu este acceptată ca probă în cauză dacă nu a fost prevăzută de contract, contractul nu indică adresele electronice ale părților, iar cealaltă parte contestă existența unei astfel de corespondențe.

A fost încheiat un acord între ESSIER LLC și KAMEYA Co Trading House LLC pentru furnizarea de servicii de selecție a personalului. Contractul a constat în trei etape, la finalizarea fiecăreia dintre părți a fost semnat un act de acceptare și transfer de servicii, iar clientul KAMEYA Co Trading House LLC a plătit antreprenorului ESSIER SRL o remunerație. Certificatul de acceptare și transfer de servicii a fost întocmit doar pentru prima etapă a contractului în etapele ulterioare, potrivit reclamantei, toate documentele necesare executării contractului au fost transmise de către ambele părți prin e-mail; Refuzând reclamantului să-și satisfacă cererile, instanța a reținut:

• forma scrisă simplă a fluxului de documente între părți prevăzută în contract;
• lipsa condițiilor privind posibilitatea executării contractului prin corespondență electronică;
• absența legăturilor către adrese de e-mail determinate de părți ca fiind acceptabile pentru transferul oricărei informații;
• incapacitatea de a stabili că adresa aparține inculpatului și angajaților acestuia;
• Adresa de e-mail este înregistrată pe domeniul kameya.ru, care este disponibil pentru utilizare de către un număr nelimitat de persoane.

(vezi Rezoluția Curții Federale de Arbitraj a Districtului Moscova din 17 mai 2013 în cazul nr. A40-102005/12-57-977)

2. Corespondența electronică poate confirma interesul părții de a finaliza o tranzacție și poate servi drept dovadă a încheierii acesteia

OOO" Companie de transport Unotrans a mers în instanță cu o cerere de obligare a Depo LLC să plătească pentru serviciile de transport de mărfuri. Ca dovadă a îndeplinirii obligațiilor sale, reclamanta a invocat acorduri de aplicare cu transportatorii și facturi. Pârâta a susținut că acordurile de cerere nu au fost semnate de acesta și că reclamanta nu a făcut dovada faptului de a presta servicii de transport pârâtei. Instanța a ajuns la concluzia că marfa în litigiu, care aparținea Depot SRL, a fost primită în timp util de către destinatar, că în cauză există dovezi de plată a transportului mărfurilor de către reclamantă și că pârâta nu a făcut dovada plata serviciilor de transport de mărfuri fie de către acesta, fie de către destinatar, iar corespondența electronică dintre părți arată că Depo LLC avea un interes în transportul mărfii în litigiu și a rezolvat cu Compania problemele de înregistrare și plată pentru transportul acesteia.

În speță, corespondența electronică nu constituie principala dovadă, ci servește drept confirmare că pârâtul a contactat reclamantul în mod special cu privire la problema încărcăturii în litigiu și l-a considerat ca fiind persoana responsabilă cu organizarea procesului de transport al acestei mărfuri și, prin urmare, a fost în un raport contractual cu reclamantul.

(vezi Rezoluția Curții Federale de Arbitraj din Districtul Nord-Vest din 6 mai 2013 în cazul nr. A56-37916/2012)

3. În cazul în care corespondența electronică nu a fost prevăzută de contract, aceasta poate fi recunoscută ca practica stabilită a relațiilor dintre părți.

SA „Uzina chimică numită după. Karpova a depus o reclamație împotriva ASBTransExpoNeft LLC cu privire la neîndeplinirea obligațiilor din contractul de furnizare. Ca dovadă a îndeplinirii obligațiilor de livrare, pârâta a furnizat corespondență electronică între părți cu privire la executarea contractului (despre calitatea necorespunzătoare a produselor livrate). Reclamanta a contestat includerea corespondenței electronice în cauză.

Instanța a constatat că contractul de furnizare între părți a fost încheiat prin schimb de documente prin e-mail: din partea reclamantei cu Adresa de e-mail « [email protected]", din partea inculpatului de la adresa de email " [email protected]" În mod similar, pârâta a transmis reclamantului carta, certificate de înregistrare de stat, înregistrare fiscală și a emis o factură de plată în avans. La rândul său, reclamantul a transmis pârâtului prin e-mail ordine de plată pentru virarea avansului și i-a comunicat disponibilitatea de a primi marfa. Potrivit instanței, această practică relația dintre părți indică faptul că părțile au perceput e-mailurile trimise de la anumite adrese IP ca provenind de la persoane autorizate ale părților.

La aprecierea probelor furnizate de reclamantă, instanța a avut în vedere și faptul că reclamanta nu a făcut dovada nesiguranței corespondenței electronice depuse a părților, inclusiv nesiguranța adreselor IP furnizate.

(a se vedea decizia Curții de Arbitraj a Republicii Bashkortostan din 8 februarie 2012 în dosarul nr. A07-16645/2011)

4. Nerecunoașterea de către o parte a utilizării corespondenței electronice ca practică stabilită în relația dintre părți fără a furniza probe în susținere nu este luată în considerare de instanță.

Tsvetnoy Boulevard 2 LLC a depus o cerere la Curtea de Arbitraj din Moscova pentru a recupera 972.298,54 ruble pentru îmbogățirea fără justă cauză de la DM-Building LLC. Corespondenta electronica a fost prezentata de parata alaturi de alte probe (adeverinte de admitere pentru lucrari de constructii si montaj, inspectie lucrare ascunsa, jurnal de productie a lucrarilor), si a fost admisa ca proba cuvenita in cauza privind dispunerea si executarea lucrarilor in virtutea de arta. 75 Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse. În ciuda negării de către reclamant a relației cu DM-Building LLC, reclamantul nu a furnizat dovezi care să-și fundamenteze obiecțiile, de exemplu, că aceste lucrări au fost efectuate de o altă organizație sau că lucrarea nu a fost efectuată. Pe baza actelor prezentate, instanța a concluzionat că există efectiv relații legate de efectuarea lucrărilor de construcție și instalare de către DM-Building LLC în numele Tsvetnoy Boulevard 2 LLC.

5. Refuzul unei părți a dreptului de proprietate asupra unei adrese de e-mail nu trebuie să contrazică alte dovezi

SRL „Casa de comerț „Tagilsky” a intentat un proces împotriva SRL „Web Automation” pentru recuperarea îmbogățirii fără justă cauză. Reclamanta a insistat că nu a fost încheiat un acord privind dezvoltarea unui site web pe internet. Instanța a concluzionat că acordul a fost încheiat de către pârâtă trimițând reclamantei un proiect de acord și facturi care au fost achitate de către reclamantă (adică oferta pârâtului a fost acceptată).

Reclamanta a susținut că părțile nu s-au înțeles asupra condițiilor esențiale ale contractului, însă instanța a constatat că termenii esențiali (subiectul contractului) au fost convenite de părți prin corespondență prin e-mail. Reclamantul a susținut că nu cunoaște identitatea adresei de e-mail de la care s-a efectuat corespondența. Totodată, tocmai de la adresa de email specificată reclamanta a primit facturi de plată, care ulterior au fost achitate. Reclamanta a susținut că contractul nu a fost executat, însă instanța a respins acest argument, invocând produsul de lucru existent - un site web dezvoltat pentru reclamantă, iar lipsa probelor care să confirme lucrarea a fost efectuată de o altă firmă.

(vezi Rezoluția Curții a IX-a de Arbitraj de Apel din 9 aprilie 2013 nr. 09ap-9501/2013-gk în dosarul nr. A40-134500/12)

6. Proprietatea adreselor de e-mail nu atestă conținutul corespondenței electronice dintre părți

SRL „RusHOLTS” a intentat un proces împotriva SRL „Astra Trading” pentru a recunoaște contractul de furnizare ca neîncheiat și pentru a recupera îmbogățirea fără justă cauză. Dovedind faptul incheierii contractului, parata a facut referire la faptul ca termenii esentiali pot fi conveniti in documente separate. Instanța a respins cererea pârâtei de a solicita de la CJSC Național Telecomunicații documente care confirmă adresele de e-mail ale reclamantei și informații despre momentul în care destinatarii au primit e-mailuri. În susținerea acțiunilor sale, instanța a arătat că proprietatea reclamantei asupra adreselor de e-mail nu atestă conținutul corespondenței electronice a părților dacă acest conținut nu a fost înregistrat corespunzător, permițând să se stabilească în mod credibil că a existat un schimb de mesaje specifice. depus de parte.

(vezi Rezoluția Curții de Apel a XIII-a de Arbitraj din 20 iunie 2013 în dosarul nr. A56-74372/2012)

7. Pentru a dovedi faptul încheierii unui acord, corespondența electronică trebuie să reflecte termenii ei esențiali și trebuie să fie condusă de o persoană autorizată.

A. CJSC „Tsentrmetall” a intentat un proces împotriva ANO „Biroul de expertiză criminalistică și evaluare independentă” cu o cerere de recuperare a 135.000 de ruble. îmbogățire fără drept. Printre probele încheierii unui acord de desfășurare a unei examinări, prezentate de inculpat, s-a numărat și corespondența electronică. Instanța a recunoscut că corespondența electronică nu conținea informații despre client și obiectele de cercetare și reflecta doar o încercare de coordonare a relațiilor dintre părți. În plus, această corespondență a fost efectuată de o persoană a cărei autoritate nu a fost confirmată. În lipsa altor probe ale încheierii contractului, instanța a satisfăcut pretențiile reclamantei.
(a se vedea Rezoluția Curții de Apel de Arbitraj a XVII-a din 28 noiembrie 2012 N 17ap-12557/2012-gk cauza n a50-11958/2012)

b. IP Baranova E.I. a intentat un proces împotriva Expert-Com LLC pentru recuperarea îmbogățirii fără justă cauză. Ca dovadă a încheierii contractului au fost adăugate cauzei materiale de corespondență electronică, întrucât acestea confirmau, în special, desfășurarea negocierilor precontractuale între părți, transmiterea către reprezentanții reclamantei, inclusiv Mihail Chernoskutov, a unui proiect de acord pentru evaluare, o factură care a fost plătită prin instrucțiuni de plată și avizul unui expert. În corespondența electronică (scrisorile din 10.08.2012, din 10.09.2012), expeditorul l-a indicat pe Mihail Petrovici Chernoskutov, care și-a transmis observațiile cu privire la încheiere, el a participat direct la toate ședințele de judecată în cadrul Curții de Arbitraj din Regiunea Sverdlovsk, în calitate de reprezentant al reclamantului, acționând pe baza împuternicirii.

În baza acestor fapte, instanța a concluzionat că corespondența electronică conținea toți termenii esențiali ai contractului, precum și dovezi ale executării acestuia, și a fost transmisă reclamantei prin intermediul unei persoane împuternicite (la adresa de e-mail corespunzătoare).

(vezi Rezoluția Curții a XVII-a de Arbitraj de Apel din 20 iunie 2013 nr. 17ap-5881/2013-gk în dosarul nr. a60-50181/2012)

8. Contactarea furnizorului cu o solicitare de stabilire a adreselor IP ale părților și de furnizare de fișiere jurnal poate servi drept dovadă a îndeplinirii obligațiilor din contract

SRL AKG „EKFARD” a intentat un proces împotriva OJSC „OGK-2” pentru colectarea datoriilor în temeiul contractului și a dobânzilor pentru utilizarea altor persoane. în numerar. SRL AKG „EKFARD” a furnizat servicii de consultanță prin trimiterea răspunsurilor la întrebările OJSC „OGK-2” la adresa de e-mail a persoanei de la care a primit întrebarea, la adresa generală de e-mail a clientului și/sau prin fax. Instanța a stabilit furnizorii părților și adresele IP ale părților, precum și faptul corespondentei între aceste adrese IP. Ca dovadă a acestora din urmă, instanței au fost puse la dispoziție tipăriri ale fișierelor jurnal care conțin informații despre conexiunile dintre adresele IP ale părților pe perioada de valabilitate a contractului de prestare a serviciilor de consultanță, cu indicarea următoarelor detalii: an, lună, zi. , ora, adresa IP și numărul portului, cu care au fost transmise informațiile, adresa IP și numărul portului către care au fost transmise informațiile, numărul de octeți transmisi. Instanța a constatat că data conexiunilor coincide cu datele scrisorilor din registrul de răspunsuri scrise întocmit de AKG EKFARD LLC, iar numărul de kiloocteți transferați a fost mai mare de 50 de kiloocteți pentru fiecare răspuns la întrebare. Transferul datelor de la adresa IP la adresa IP indică transmiterea de răspunsuri scrise pe perioada de valabilitate a contractului de prestare a serviciilor de consultanță. Instanța a ajuns la concluzia că AKG EKFARD SRL a prestat servicii în temeiul contractului, în ciuda faptului că prin contract nu s-a stabilit cercul persoanelor autorizate să solicite consultații.

(vezi Decizia Curții de Arbitraj a Teritoriului Stavropol din 04.07.2013 în dosarul nr. A63-9031/2010).

Să admită corespondența prin e-mail ca dovadă Contractul trebuie să prevadă:

1. Prevedere privind alegerea metodei preferate de comunicare între părțile la acord sub formă de e-mail;

2. Adresele de e-mail autorizate din care va avea loc corespondența, precum și procedura de schimbare a acestor adrese;

3. Necesitatea de a arhiva toate e-mailurile primite de părți imediat după ce sunt primite (pentru a preveni retractările și înlocuirea e-mailurilor)

4. Prevederea recunoașterii de către părți a copiilor scanate și foto ale documentelor ca fiind egale în vigoare cu documentele originale;

5. Obligația părților de a păstra confidențialitatea parolelor de e-mail și de a se asigura că mesajele nu pot fi trimise de terți;

6. Obligația de a informa imediat despre o schimbare a adresei de e-mail și o încălcare a confidențialității e-mailului.

Pe durata executării Contractului necesar:

1. Includeți link-uri către e-mailuri (expeditorul acestora, subiectul mesajului, data și ora trimiterii) în scrisori obișnuite, de exemplu, atunci când faceți prima reclamație privind neîndeplinirea contractului de către contraparte, este important să vă asigurați că aceasta din urmă recunoaște acuratețea informațiilor conținute în corespondența prin e-mail (de exemplu, „Confirmați, vă rugăm, disponibilitatea de a livra mărfurile în termenul stabilit de noi în e-mailul „Acordul 123/2013” ​​​​din data de ______”);

2. Păstrați documentele originale trimise contrapărții sub formă de copii electronice.

Înainte de a pregăti un caz pentru judecată necesar:

1. Contactați un notar pentru a întocmi un protocol de examinare a căsuței poștale electronice;

2. Găsiți alte dovezi care pot confirma informațiile conținute în corespondența prin e-mail;

3. Găsiți dovezi care să confirme că corespondența electronică este practica stabilită a părților (relații în temeiul acordurilor anterioare dintre părți, documente care dovedesc recunoașterea efectivă a celeilalte părți ca modalitate de comunicare preferată);

4. Pregătiți un proiect de cerere legală către furnizor cu privire la proprietatea adreselor de e-mail ale părților (cu toate acestea, acest lucru va avea sens doar dacă există adrese IP statice);

5. Întocmește un proiect de cerere judiciară către proprietarii de resurse de poștă electronică cu privire la prezența sau absența schimbului de mesaje între părți la anumite date.

Sperăm că comentariile de mai sus vă sunt utile. Dacă aveți întrebări în legătură cu cele de mai sus, mă puteți contacta în orice moment convenabil.

Cu sinceritate,

Studiul a fost realizat în perioada 15.08.-10.1.2006. Procesul de colectare a datelor statistice primare a implicat 137 de respondenți care au completat chestionare online.

Introducere

Astăzi, fiecare companie folosește e-mailul ca unul dintre principalele mijloace de comunicare în afaceri. În același timp, la întreprinderile mari volumul zilnic de corespondență poate ajunge la zeci și sute de gigaocteți. Toate aceste mesaje sunt stocate în folderele clienților de e-mail personali ai angajaților, care pur și simplu „se umflă” în timp. Ca urmare, managementul trebuie să facă o alegere: implementarea solutie speciala pentru arhivarea și stocarea centralizată a corespondenței corporative sau încercați să ignorați problema. Rețineți că, în unele cazuri, necesitatea unei soluții centralizate poate fi dictată de reglementările relevante, deși pentru Rusia aceasta este o situație destul de rară. În plus, atât serviciul de securitate IT al organizației, cât și departamentele comerciale pot primi o serie de beneficii din utilizarea unei soluții specializate. În plus, în întreaga lume se crede că o infrastructură IT care funcționează eficient ar trebui, în orice caz, să includă o arhivă centralizată a corespondenței corporative.

Această cercetare este primul proiect public rusesc care vizează studierea problemei arhivării centralizate a e-mailurilor într-un mediu corporativ. Studiul își propune să identifice punctele de vedere ale organizațiilor ruse cu privire la problema colectării și stocării mesajelor electronice, să studieze beneficiile utilizării unei soluții specializate și cerințele pe care afacerile le impun. produse similare. În plus, studiul ne permite să aflăm planurile companiilor rusești de a introduce arhive corporative centralizate în infrastructura lor IT.

Concluzii generale

• Doar 14% dintre respondenți folosesc soluții specializate pentru arhivarea traficului de e-mail, în timp ce 86% dintre companii închid pur și simplu ochii la problemă.
• Securitatea IT internă (protecție împotriva persoanelor din interior și a scurgerilor de informații, investigarea incidentelor) se numără printre toate beneficiile pe care o afacere le poate primi din implementarea unei arhive centralizate de corespondență corporativă.
• Arhiva ideală în ochii companiilor rusești este un produs sigur, productiv, automatizat, cu o funcționalitate analitică bogată.
• Majoritatea respondenților (62%) sunt convinși de necesitatea arhivării nu numai a traficului de e-mail, ci și a întregului trafic de pe Internet. Acest lucru ajută la crearea sistem complex protecție împotriva scurgerilor și a persoanelor din interior.
• O creștere serioasă așteaptă piata ruseasca instrumente de arhivare a traficului de corespondență. 31% dintre respondenți plănuiesc să implementeze o arhivă centralizată în 2006 și 2007, iar 26% - în 2008-2009. Astfel, din 2006 până în 2009, mai mult de jumătate dintre companiile chestionate (57%) urmează să achiziționeze o arhivă centralizată.

Metodologia de cercetare

Studiul a fost realizat în perioada 15.08.-10.1.2006. Procesul de colectare a datelor statistice primare a implicat 137 de respondenți care au completat chestionare online pe site-ul CNews.ru. Întrebările sondajului și rezultatele cercetării au fost pregătite de centrul analitic InfoWatch. Datele de mai jos sunt rotunjite la cel mai apropiat număr întreg, cu excepția cazului în care precizia este specificată în mod explicit.

Portretul respondentului

În fig. Figura 1 prezintă un portret al respondenților după numărul de locuri de muncă computerizate din organizație. Cea mai mare parte a companiilor chestionate (43%) au mai puțin de 500 de locuri de muncă computerizate. Ponderea organizaţiilor mijlocii (501-1000 locuri) a constituit 29% din organizaţiile chestionate. Reprezentanții marilor afaceri au mai alcătuit două segmente: 16% (1001-5000 de locuri) și 12% (peste 5000 de locuri).

Fig.1

Următoarea diagramă (Fig. 2) arată distribuția respondenților după ocupație. Cea mai mare parte a organizațiilor chestionate lucrează în domeniul telecomunicațiilor și IT (36%). Pe Servicii financiare iar asigurările au reprezentat 22% dintre respondenți; pentru ministere și departamente - 17%, complex de combustibil și energie - 13% și alte sectoare ale economiei (comerț, producție) - 12%.

Fig.2

Arhivarea corespondenței în practică

Prima întrebare principală a centrului analitic InfoWatch a avut ca scop aflarea modului în care întreprinderile rusești rezolvă problema arhivării e-mailurilor în practică. Cu alte cuvinte, folosesc deja arhive centralizate speciale sau pur și simplu ignoră problema, lăsând-o pe seama angajaților sau chiar la voia întâmplării.

În fig. Figura 3 arată distribuția răspunsurilor la întrebarea cum rezolvă organizația problema colectării și stocării corespondenței corporative. S-a dovedit că doar 14% dintre respondenți folosesc soluții specializate, în timp ce 86% dintre companii pur și simplu își îngroapă capul în nisip. Dintre acestea, 49% dintre organizații cred că fiecare angajat trebuie să „iasă” pe cont propriu: să facă copii de rezervă pe CD, să golească folderele în clientul de e-mail, să încarce mesaje pe hard disk etc. În cele din urmă, 37% din 86% preferă să ignore complet problema.

Fig.3

După cum subliniază experții CNews Analytics, această distribuție a răspunsurilor ridică serioase îngrijorări, deoarece în aproape jumătate dintre companii (49%) problema colectării și stocării corespondenței corporative este rezolvată, de fapt, prin metode „de casă”. Faptul că personalul creează ei înșiși arhive și copii de rezervă ale mesajelor lor creează riscuri periculoase de scurgere informații confidențialeîn cazul în care arhiva sau copia de rezervă este compromisă. În plus, personalul își petrece timpul efectuând operațiuni care pur și simplu nu sunt destinate descrierea postului, iar adesea angajații pot pur și simplu să nu aibă suficiente calificări pentru a îndeplini funcțiile atribuite în mod tradițional departamentului IT.

Potrivit centrului analitic InfoWatch, companiile rusești de astăzi sunt încă în „epoca de piatră” în ceea ce privește colectarea și stocarea corespondenței corporative. Mai mult, niciun obstacol în calea implementării instrumentelor specializate nu poate servi drept temei suficient pentru atribuirea responsabilității pentru crearea arhivelor corporative angajaților din birou sau chiar încercarea de a închide ochii la problemă. Este evident că odată cu informatizarea tot mai mare a organizațiilor interne, acumularea și păstrarea mesajelor electronice va deveni o sarcină din ce în ce mai importantă. Fiecare organizație va trebui să rezolve această problemă, într-un fel sau altul.

Stimulente pentru utilizarea arhivelor centrale

Unul dintre cele mai importante rezultate ale studiului a fost identificarea beneficiilor pe care companiile le pot primi din utilizarea arhivelor centralizate de corespondență corporativă. A priori, experții InfoWatch au identificat 5 motive principale pentru care organizațiile folosesc soluții specializate pentru colectarea și stocarea mesajelor electronice.

• Unele legi, standarde și alte reglementări impun companiilor să creeze și să mențină arhive de e-mail. De exemplu, standardul Băncii Rusiei pentru securitatea IT (STO BR IBBS-1.0-2006), legea rusă„Cu privire la arhivare în Federația Rusă”, legile americane SOX (Legea Sarbanes-Oxley din 2002) și HIPAA (Legea privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate), etc.
• Analiza tuturor mesajelor primite și trimise este metoda eficienta investigarea oricăror incidente corporative, în special în domeniul securității IT și fraudei financiare;
• O afacere poate integra o stocare centralizată cu un sistem cuprinzător de protecție împotriva scurgerilor de informații confidențiale și, prin urmare, creșterea eficienței acestui sistem;
• Arhiva centralizată de e-mail rezolvă problema Rezervă copie comunicații electronice, pe care, altfel, fiecare angajat ar trebui să le rezolve în mod independent;
• În cazul unor pretenții legale împotriva companiei și după un audit extern independent, scrisorile autentice din arhiva corporativă pot servi drept dovezi în instanță;
• Capacitatea de a face selecții specifice dintr-un depozit de corespondență vă permite să rezolvați multe probleme de afaceri din domeniul marketingului, vânzărilor etc.

Specialiștii CNews Analytics notează că în țările din Uniunea Europeană și America de Nord, întreprinderilor și agențiilor guvernamentale li se cere pur și simplu să creeze arhive centralizate, deoarece aceste cerințe sunt consacrate prin lege sau regulament. Cu toate acestea, în Rusia situația este oarecum diferită - sarcina de reglementare este mult mai ușoară, deși unele legi și standarde în domeniul colectării și stocării mesajelor încă există. Pentru comoditate, cele mai populare standarde sunt grupate în tabelul de mai jos (vezi Tabelul 1).

tabelul 1

Legi și reglementări în domeniul colectării și stocării corespondenței corporative

Nume	Domeniul de aplicare	Cerințe
Acordul Basel II („Convergența internațională a măsurării capitalului și a standardelor de capital: noi abordări”)	Toate băncile din Europa și Rusia, precum și cele mai mari bănci din SUA (în Rusia din 2009)	Creați arhive de corespondență electronică cu capacitatea de a efectua mostre analitice și de a garanta autenticitatea mesajelor stocate
Standardul Băncii Rusiei: „Asigurarea securității informațiilor organizațiilor sistem bancar Federația Rusă. Dispoziții generale„(STO BR IBBS-1.0-2006), §8.2.6.4	Toate băncile rusești, inclusiv Banca Centrală (standardul este încă de natură consultativă)	§8.2.6.4: „E-mailul trebuie arhivat. Arhiva ar trebui să fie accesibilă numai unității (persoanei) din organizație responsabilă cu asigurarea securității informațiilor. Nu sunt permise modificări ale arhivei. Accesul la informațiile din arhivă ar trebui limitat.”
legea federală„Despre arhivarea în Federația Rusă”	Toate organismele guvernamentale, organele administrației publice locale ale districtului municipal și districtului urban	Creați arhive pentru stocarea, compilarea, înregistrarea și utilizarea documentelor de arhivă, inclusiv e-mail-ul. Restricționați accesul la aceste informații, indiferent de forma lor de proprietate, dacă acestea constituie un secret de stat sau alt secret protejat de legislația Federației Ruse.
Directiva UE privind păstrarea datelor	Toate companiile de telecomunicații care desfășoară afaceri în Uniunea Europeană	Arhivați și stocați timp de cel puțin un an toate informațiile transmise prin canale de comunicare electronică: e-mail, conversații pe telefoane mobile și prin cablu, documente fax etc.
SOX Act (Legea Sarbanes-Oxley din 2002), §802	Toate companiile publice listate la bursa americană	Colectați, arhivați și stocați corespondența electronică corporativă timp de cel puțin șapte ani. Autenticitatea comunicațiilor electronice trebuie garantată și trebuie implementate mecanisme care să permită prelevarea de probe din arhivă în scopul efectuării unei analize retrospective la scară largă.
HIPAA (Legea privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate din 1996), Regulă de securitate și confidențialitate	Toate organizațiile medicale, de asigurări și financiare care gestionează informații sensibile despre sănătate	Fiecare organizație trebuie să păstreze timp de cel puțin 6 ani de la data înființării sau folosit ultima data toată documentația dumneavoastră electronică.
Regula Comisiei 17a-4 valori mobiliare SUA (SEC Regula 17a-4).	Toate companiile financiare publice listate la bursa americană	Păstrați corespondența cu clienții în formular bază de date separată date. Această bază de date trebuie să respecte standardele pentru parametri precum căutarea și verificarea informațiilor, suport și arhivare. În plus, trebuie asigurată autenticitatea mesajelor electronice stocate în baza de date.

Astfel, sarcina de reglementare a organizațiilor ruse este mică: agențiile guvernamentale sunt supuse Legii federale „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă”, companiile financiare sunt supuse acordului Basel II și standardului Băncii Centrale, iar toate celelalte organizații se confruntă cu legi străine numai atunci când se efectuează tranzacții internaționale, de exemplu, IPO, deschiderea de sucursale în UE etc. Se poate rezuma că specificul pieței ruse pentru arhivarea corespondenței corporative este practic absență completă cerințe stricte care ar impune organizațiilor să colecteze și să păstreze comunicațiile electronice.

Ce stimulente văd atunci întreprinderile autohtone în introducerea arhivelor specializate? Răspunsul la această întrebare poate fi găsit în Fig. 4. Experții InfoWatch au cerut respondenților să evalueze pe o scară de 6 puncte beneficiile pe care companiile le primesc din utilizarea soluțiilor centralizate pentru colectarea și stocarea corespondenței electronice. Un scor de „6” însemna că acest stimul a fost „foarte important” pentru respondent, în timp ce un scor de „1” însemna, dimpotrivă, „nu foarte important”. Cei șase stimuli enumerați mai sus au fost oferiți ca opțiuni de răspuns:

• respectarea reglementărilor,
• investigarea incidentelor de securitate IT,
• creație centralizată backup mesaj,
• capacitatea de a prezenta mesaje ca probe în instanță,
• crearea de mostre retrospective puternice pentru a rezolva problemele de afaceri,
• integrarea arhivei cu un sistem de protecție împotriva scurgerilor de informații confidențiale.

După cum se dovedește, unele dintre aceste stimulente nu au nicio greutate pentru companiile rusești. De exemplu, absolut toți respondenții consideră că mesajele electronice autentice dintr-o arhivă specializată nu vor ajuta în niciun fel în cazul urmăririi penale. Drept urmare, nicio organizație chestionată nu a evaluat acest stimulent mai mult de „3”. Cu alte cuvinte, toate evaluările în acest caz au fost distribuite de la „1” (deloc important) la „3” (mai probabil nu este important decât important).

Fig.4

În fig. Figura 4 arată distribuția evaluărilor pentru toți cei șase stimuli. Importanța unuia sau altuia beneficiu din utilizarea unei arhive centralizate scade de la stânga la dreapta. Este ușor de observat că în categoria „respectarea legilor și standardelor”, un total de 34% dintre respondenți au acordat un rating mai mare de „3”. Cu alte cuvinte, acest stimulent contează doar pentru o treime din organizațiile ruse chestionate. Potrivit centrului analitic InfoWatch, dacă s-ar fi realizat un sondaj similar în rândul companiilor europene sau nord-americane, atunci cel puțin încă doi respondenți ar fi indicat reglementări. Cu toate acestea, tocmai aici se manifestă specificul pieței ruse. Totuși, o analiză a corelației dintre domeniul de activitate și amploarea organizației pe de o parte, precum și importanța factorului normativ pe de altă parte, ne-au permis să stabilim următoarea corespondență. În primul rând, cei 34% dintre respondenți care au evaluat „conformitatea cu legile și standardele” peste trei au inclus absolut toate ministerele și departamentele participante la sondaj (17%), precum și majoritatea organizațiilor financiare (17% din 22%). , majoritatea mari. Rețineți că aceste sectoare trebuie într-adevăr să respecte, respectiv, Legea federală „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă” și standardul de securitate IT al Băncii Rusiei (precum și acordul Basel II). Deși faptul că doar 14% dintre toți respondenții folosesc în practică arhivele centralizate vorbește de la sine...

Între timp, în figura următoare (Fig. 5), pentru completitudine, sunt indicate evaluările medii pentru fiecare stimul, rotunjite la cea mai apropiată zecime de punct. După cum puteți vedea, doar patru factori au primit un rating mai mare de „4”: investigarea incidentelor de securitate IT (4.7), integrarea cu un sistem de protecție împotriva scurgerilor (4.5), crearea de copii de rezervă (4.4) și capacitatea de a compila mostre analitice (4.2). Aceasta înseamnă că aceste patru stimulente sunt de cea mai mare valoare pentru respondenți.

Fig.5

După cum subliniază experții CNews Analytics, distribuirea punctelor este destul de naturală. Acest lucru este valabil mai ales pentru capacitatea de a efectua o investigație eficientă a aproape orice incident intern de securitate IT, adică de a identifica o persoană din interior și de a-și dovedi vinovăția. Ideea este că pe acest moment Organizațiile ruse au dezvoltat o practică vicioasă de a efectua investigații interne, în care computerele personale ale angajaților suspecți sunt confiscate, angajații înșiși sunt alungați de la locurile lor de muncă, iar specialiștii în securitate IT studiază în mod constant e-mailurile în clientul de e-mail. Dezavantajele acestei abordări sunt evidente. În primul rând, este aproape imposibil să se efectueze o astfel de investigație fără ca personalul să observe. Aceasta înseamnă că în câteva minute de la începerea acțiunilor de investigație, întreaga organizație va afla că există o „cârtiță” în companie. Este posibil ca în urma bârfelor, informațiile să ajungă în presă sau concurenți. În al doilea rând, este imposibil să ascunzi cercul suspecților. Cu alte cuvinte, fiecare angajat al cărui stație de lucru arestat, va ști că conducerea nu are încredere în el. Acest lucru va avea un efect deosebit de rău asupra climatului general în rândul personalului dacă se va dovedi că persoana din interior nu a fost niciodată găsită. Angajații se pot simți jigniți, ceea ce în anumite circumstanțe duce la sabotaj conform principiului: „Dacă ați fost nedreptățit nemeritat, meritați!” În al treilea rând, chiar și un renegat ușor priceput își va da seama să ștergă pur și simplu mesajele care îl compromit de pe clientul de e-mail. Deoarece specialiștii în securitate IT nu știu exact care dintre suspecți este un insider, nu își vor face timp pentru a restaura datele șterse pe toate stațiile de lucru la rând.

Între timp, dacă firma are o arhivă centralizată de corespondență corporativă, atunci întreaga investigație va dura cel mult câteva ore, timp în care ofițerul de securitate va sta liniștit pe scaun și va face selecții analitice din depozit. Filtre de mesaje, sortare pe grupuri, căutare de expresii cheie - toate aceste instrumente vă permit să găsiți rapid orice mesaje suspecte în arhiva generala. În același timp, nimeni nu deranjează personalul nevinovat și strica atmosfera de lucru din birou. Este exact ceea ce fac companiile civilizate cărora le pasă de ei înșiși și de angajații lor. De evaluarea de specialitate InfoWatch, aproximativ 80% din incidentele interne de securitate IT pot fi rezolvate prin analiza mesajelor electronice. Astfel, crearea unui depozit centralizat de scrisori primite și trimise vă permite să efectuați investigații eficiente chiar și într-o companie mare.

Caz din practică Un exemplu de victorie asupra persoanelor din interior a fost demonstrat la mijlocul lunii februarie 2006 de către compania rusă de integrare a sistemelor LETA IT. Datorită unei abordări competente a securității IT interne, compania a reușit să neutralizeze un insider condamnat pentru abuz de funcție oficială. O investigație internă a arătat că unul dintre managerii de cont a încercat să negocieze contracte pentru furnizarea de software nu prin intermediul angajatorului său legitim, ci printr-o companie fișă creată de el. Dacă insiderul ar fi reușit să-și pună planul în acțiune, LETA ar fi suferit pierderi financiare serioase din cauza pierderii de profit și a scurgerii de informații despre clienți. Este posibil ca firma să fi suferit un prejudiciu și mai mare din cauza deteriorării reputației sale. Cu toate acestea, abuzul a fost identificat rapid și devreme printr-un sistem cuprinzător de prevenire a scurgerilor. Infrastructura IT a companiei includea un sistem de filtrare a traficului de mail și de detectare a scurgerilor de informații confidențiale – InfoWatch Mail Monitor, precum și o arhivă centralizată – InfoWatch Mail Storage. La început, ofițerul de securitate IT LETA a primit un avertisment despre Activitate suspicioasa angajat de la Mail Monitor. Cu toate acestea, doar un studiu a ajutat la dovedirea vinovăției persoanei din interior mesaje e-mail, pe care insiderul l-a schimbat cu potențiali clienți. În aceste scopuri, a trebuit să facem mai multe alegeri analitice din Mail Storage. Mai mult, de îndată ce suspiciunile s-au întărit, incidentul a fost imediat raportat autorităților. Astfel, organizația a reușit să își protejeze cel mai valoros activ informativ - baza de clienți. Insider, constatat că și-a încălcat contractul de muncă, care includea o clauză de confidențialitate și etica corporativă, a plătit daune și a fost concediat. Totodată, conducerea LETA a decis să nu tacă incidentul, ci să informeze publicul și alte companii pentru ca insiderul să nu poată găsi o nouă victimă.

Potrivit centrului analitic InfoWatch, respondenții au evaluat pe bună dreptate importanța unui astfel de instrument precum mostrele analitice dintr-un depozit centralizat. Adevărul este că soluție de întreprindere pentru colectarea și stocarea corespondenței permite unei organizații să obțină o serie de beneficii atunci când rezolvă problemele de afaceri. Următoarele sunt doar scenarii tipice:

• Compania de software a lansat următoarea versiune a produsului său. După câteva luni, șeful departamentului tehnic a decis să evalueze dinamica schimbărilor în calitatea muncii programatorilor și testerilor. Pentru a face acest lucru, el îi cere subordonatului să scrie un raport privind numărul de apeluri către suport tehnic de la utilizatori. În acest caz, este necesar să sortați cererile în categorii - separat pentru fiecare versiune produs software, precum și să ofere dinamica creșterii numărului de solicitări în timp. Această sarcină este rezolvată foarte ușor cu ajutorul unei arhive de corespondență corporativă. Angajatul departamentului tehnic realizează un eșantion analitic prin filtrarea mai întâi a tuturor solicitărilor către serviciul de asistență tehnică, apoi defalcându-le în diferite versiuni de produs (filtrarea după Cuvinte cheie), apoi crearea unui raport analitic (care reflectă dinamica în timp) folosind instrumente puternice încorporate. Toate acestea nu vor dura mai mult de 30 de minute. Pentru claritate, acest exemplu a omis alte două roluri: administratorul arhivei corporative (persoana care configurează funcționarea acesteia, dar nu are acces la mesajele în sine) și ofițerul de securitate (persoana care are acces la mesaje, dar nu are acces la mesaje). drepturi de gestionare a depozitului). Această separare a rolurilor este necesară pentru a asigura autenticitatea arhivei. Rețineți că fără a utiliza un depozit de corespondență corporativă, rezolvarea problemei director tehnic sarcina va fi mult mai dificilă.
• Compania de telecomunicații a lansat serviciu nou, de exemplu, un nou plan tarifar pentru acces la Internet sau comunicații mobile. Directorul de marketing vrea să măsoare reacția consumatorului la un produs nou comparându-l cu reacția la un serviciu lansat, să zicem, anul trecut. El îi îndrumă managerului de marketing să scrie un raport corespunzător, care, cu ajutorul administratorului și al ofițerului de securitate, trebuie pur și simplu să filtreze toate mesajele primite în căsuțele poștale publice ale companiei și menționând noul serviciu. Similar cu cazul precedent, raportul este întocmit în cel mult 30 de minute. Ca urmare, seful departamentului de marketing poate opera cu numere reale, efectuand functii de control si planificare in activitatile departamentului sau.
• Șeful uneia dintre diviziile unei companii mari plănuiește să creeze un expert sau pur și simplu grup de lucru cu permisiunea problemă specifică sau dezvoltarea unui nou proiect. La selectarea membrilor echipei care se formează, managerul se confruntă cu întrebarea: „Candidații luați în considerare se cunosc?” În loc să invite mai mult de o duzină de specialiști la el și să-i întrebe dacă cunosc pe cineva în sală, șeful le cere pur și simplu să „pungă” numele candidaților în arhiva de corespondență. Este aproape sigur că oamenii care se cunosc măcar puțin și lucrează în aceeași firmă au făcut schimb de scrisori cel puțin o dată. Între timp, un număr mare de mesaje partajate poate indica prietenie între angajați și camaraderie stabilă. Astfel, un manager cu experienta poate tine cont de importanta componenta interpersonala atunci cand formeaza o echipa de profesionisti.

Există destul de multe astfel de exemple, deoarece mostrele analitice sunt necesare în multe domenii ale managementului corporativ. Acestea pot fi folosite pentru a evalua eficacitatea comunicațiilor interne corporative, a campaniilor de marketing, a soluțiilor tehnice etc.

Cerințe pentru sistemele de arhivare

În următoarea etapă a studiului, centrul analitic InfoWatch a cerut respondenților să evalueze gradul de importanță diverse caracteristici arhive centralizate. Ca și în cazul precedent, companiilor li s-au prezentat șase parametri din care să aleagă, fiecare dintre care putea fi evaluat pe o scară de 6 puncte (1 - „cel mai puțin important”, 6 - „extrem de important”). Printre opțiunile oferite respondenților au fost următoarele:

• Performanță ridicată (rezistență la sarcini și flux intens de corespondență);
• Instrumente puternice pentru căutarea arhivei și generarea de mostre analitice;
• Securitate ridicată a arhivei (protecție împotriva modificării neautorizate a mesajelor);
• Gamă largă de SGBD extern acceptate pentru exportul mesajelor;
• Politici flexibile de stocare și arhivare care sunt executate automat;
• Compatibil cu instrumente pentru crearea de copii de rezervă pe suport fizic.
• Distribuția răspunsurilor este prezentată în figura de mai jos (vezi Figura 6).

Fig.6

În fig. Figura 6 arată distribuția evaluărilor pentru toți cei șase parametri. Importanța uneia sau alteia caracteristici a unei arhive centralizate scade de la stânga la dreapta. Este ușor de observat că în categoria „gamă largă de SGBD suportate”, un total de 30% dintre respondenți au acordat un rating mai mare de „3”, adică mai puțin de jumătate din companiile chestionate. Potrivit experților CNews Analytics, o astfel de neglijare a acestui parametru este ușor de explicat prin faptul că astăzi piața DBMS este dominată de produse de la doar trei producători. Acestea sunt Oracle, IBM și Microsoft. Cu alte cuvinte, „suport larg” implică capacitatea de a lucra fie cu toate cele trei tipuri de SGBD, fie cu cele mai populare dintre ele - Oracle.

În plus, se atrage atenția asupra unei oarecare incertitudini în rândul respondenților în evaluarea parametrului „Suport pentru copii de rezervă pe hârtie” (compatibilitate cu mijloacele de creare a copiilor de rezervă pe suport fizic). Din fig. 6 arată că un total de 59% dintre respondenți au acordat evaluări de „3” și „4”. După cum subliniază experții InfoWatch, o astfel de reacție relativ neutră la această caracteristică deciziile se pot datora faptului că companiile rusești pur și simplu nu au nevoie să stocheze mesaje electronice pentru o perioadă lungă de timp. Dacă organizațiile occidentale sunt obligate să respecte litera legii și să păstreze corespondența timp de 6-7 ani, atunci companiile rusești sunt lăsate la dispoziție în acest sens. Deci, în loc să înregistreze date pe benzi magnetice, organizațiile le pot șterge pur și simplu.

Între timp, în figura următoare (Fig. 7), pentru completitudine, sunt indicate evaluările medii pentru fiecare stimul, rotunjite la cea mai apropiată zecime de punct. După cum puteți vedea, doar patru factori au primit un rating mai mare de „4”: investigarea incidentelor de securitate IT (4.7), integrarea cu un sistem de protecție împotriva scurgerilor (4.5), crearea de copii de rezervă (4.4) și capacitatea de a compila mostre analitice (4.2). Aceasta înseamnă că aceste patru stimulente sunt de cea mai mare valoare pentru respondenți.

Fig.7

Scoruri mici ale celor două cele mai mici parametri importanti au fost deja comentate mai sus, așa că să ne concentrăm pe cele mai populare caracteristici ale unei arhive centralizate. În primul rând, respondenții au evaluat securitatea mesajelor din arhivă destul de ridicat (4,6). Potrivit experților CNews Analytics, protecția arhivelor nu poate fi neglijată, deoarece în cazul unei scurgeri de corespondență, comerciale și secrete tehnice companiilor. În același timp, formula este larg cunoscută: scurgerea a doar 20% din secretele comerciale în 60% din cazuri duce la falimentul companiei.

Atenția sporită a respondenților față de capacitatea de a crea eșantioane analitice (4.2) se explică prin faptul că organizații rusești există o înțelegere generală că o arhivă centralizată poate servi ca un instrument excelent pentru rezolvarea problemelor de afaceri. Scenarii utilizare similară arhivele au fost date mai sus.

De un interes deosebit sunt caracteristici precum performanța ridicată și capacitatea de a seta politici flexibile care vor fi executate automat. La începutul studiului, sa indicat deja că traficul de e-mail al unei organizații mari poate ajunge la zeci de gigaocteți pe zi. Mai mult, aceasta nu este o astfel de raritate. De exemplu, soluția InfoWatch Mail Storage procesează și arhivează mai mult de 20 GB de mesaje de e-mail de la VimpelCom OJSC în fiecare zi. În acest caz, nu numai performanța ridicată și toleranța la erori a produsului sunt importante, ci și automatizarea întregului proces de colectare și arhivare.

Arhivarea datelor pe Internet

Cu penultima lor întrebare, experții de la centrul analitic InfoWatch au încercat să afle atitudinea respondenților față de necesitatea de a arhiva nu numai e-mailurile, ci și datele de pe Internet. Într-adevăr, în unele cazuri, o organizație trebuie să stocheze tot traficul web și, în general, tot ceea ce este trimis prin intermediul canale de comunicatie informație. Distribuția răspunsurilor este prezentată în figura de mai jos (vezi Fig. 8).

Fig.8

Necesitatea de a salva tot traficul web poate apărea la implementarea unui sistem cuprinzător de protecție împotriva scurgerilor și a persoanelor din interior. În acest caz, departamentul de securitate IT va avea la dispoziție un instrument care îi va permite să investigheze scurgerile prin canale web, să analizeze natura utilizării resurselor web ale organizației etc. Această opinie este în general împărtășită de 62% dintre respondenți, care au ales opțiunile „Foarte important” (24%) și „Important” (38%). Doar 38% dintre companii au un punct de vedere opus. Astfel, completarea arhivelor tradiționale de e-mail cu funcții de colectare și stocare a datelor de pe Internet poate fi o mișcare promițătoare pentru furnizorii de soluții IT.

Planurile companiilor rusești

Fig.9

Potrivit experților CNews Analytics, piața rusă pentru arhivarea corespondenței electronice este de așteptat să cunoască o creștere semnificativă în următorii patru ani. Mai mult, companiile care nu intenționează să implementeze soluții adecvate astăzi se pot răzgândi în următorii ani sau chiar să accelereze planurile deja agreate. Astfel, atât furnizorii, cât și clienții ar trebui să acorde atenție arhivării centralizate a corespondenței corporative.

Concluzie

Doar 14% dintre respondenți folosesc soluții specializate pentru arhivarea traficului de e-mail, în timp ce 86% dintre companii închid pur și simplu ochii la problemă. Dintre aceștia, 49% dintre organizații consideră că fiecare angajat ar trebui să rezolve singur problema (să iasă din ea cât de bine pot), iar 37% preferă să ignore problema complet.

Printre stimulentele pentru implementarea unei arhive centralizate, respondenții consideră că cele mai importante sunt capacitatea de a investiga incidentele de securitate IT (scor mediu 4,7 din 6), integrarea cu un sistem de protecție împotriva scurgerilor (4,5 din 6) și crearea de copii de rezervă. (4,4 din 6) și capacitatea de a crea mostre analitice pentru a rezolva problemele de afaceri (4,2 din 6). Această distribuție a răspunsurilor are o bază rezonabilă, deoarece utilizarea unei arhive corporative vă permite cu adevărat să investigați în mod eficient incidentele de securitate IT și să preveniți scurgerile, precum și să eliberați personalul de responsabilitatea creării de arhive „de casă”.

Cele mai importante cerințe pentru caracteristicile unei arhive centralizate, conform respondenților, sunt securitatea ridicată (scor mediu 4,6 din 6), capabilități puternice de creare a mostrelor analitice (4,2 din 6), precum și performanță ridicată și flexibilitate. politici automate(4 din 6 fiecare). Astfel, problemele de securitate IT sunt din nou în prim-plan, deși capabilitățile de analiză a mesajelor, performanța ridicată, toleranța la erori și automatizarea soluției sunt puțin mai puțin importante.

Între timp, 62% dintre respondenți consideră că este necesară arhivarea nu numai a traficului de e-mail, ci și a întregului trafic de pe Internet. Acest lucru ajută la crearea unui sistem cuprinzător de protecție împotriva scurgerilor și a persoanelor din interior. În plus, departamentul de securitate IT are la dispoziție un instrument care îi permite să investigheze scurgerile prin canale web, să analizeze natura utilizării resurselor web ale organizației etc.

În plus, 31% dintre respondenți intenționează să implementeze o arhivă centralizată în următorii doi ani (2006 și 2007), iar 26% - în următorii patru ani (2008-2009). Astfel, din 2006 până în 2009, mai mult de jumătate dintre companiile chestionate (57%) urmează să implementeze o arhivă centralizată. În cele din urmă, 24% dintre respondenți amână această sarcină până în viitorul îndepărtat (din 2010), iar 5% nu vor implementa deloc arhiva, deoarece „nu este o prioritate”.

Despre InfoWatch

InfoWatch este o companie inovatoare care dezvoltă tehnologii unice pentru domeniul promițător al securității informațiilor - protecție împotriva amenințărilor interne. Competența companiei include reducerea la minimum a riscului de scurgere, distrugere a datelor, sabotaj, spionaj industrial și alte neatenție și abatere angajații cu privire la informațiile corporative.

Soluțiile unice ale companiei vă permit să controlați tranzacțiile cu documente în interior rețeaua corporativăși prevenirea celor care nu respectă politica de securitate. În special, InfoWatch asigură verificarea traficului de e-mail și Internet, precum și monitorizarea la nivelul operațiunilor cu fișiere (copiere, ștergere, redenumire, modificare, imprimare documente). Împreună cu sistemele tradiționale de securitate (firewall-uri, filtre, autorizare, cripto-protecție etc.), InfoWatch vă permite să construiți o structură de securitate corporativă cuprinzătoare, oferind „spate” - protecție fiabilă împotriva amenințărilor interne.

Printre clienții noștri se numără Ministerul Dezvoltării Economice și Comerțului al Federației Ruse, Ministerul Finanțelor al Federației Ruse, HydroOGK, Transneft, VimpelCom, Megafon, Serviciul Vamal Federal al Federației Ruse, Vneshtorgbank.

Despre agenția CNews Analytics

Publicația online zilnică CNews.ru este cea mai mare publicație online rusă dedicată pieței IT din Rusia și globală. Specializarea publicației - știri operaționale lumea înaltei tehnologii.
Știri CNews.ru este informații actualizate despre piața high-tech, cele mai recente evoluții, hardware nou și actual software. Se acordă multă atenție stării afacerilor electronice în Rusia și în lume, știrile despre fuziuni, diviziuni și achiziții de companii, precum și situația financiară a acestora. Sunt publicate până la 100 de știri pe zi, care acoperă starea piețelor ruse și externe.
CNews.ru nu este doar un flux de știri. Site-ul a fost creat după principiul unui portal: sunt publicate articole analitice, rezultate cercetări de piață, anchete de audiență, există un set bogat de servicii, inclusiv un plan calendaristic de expoziții, conferințe și prezentări dedicate tehnologie avansatași afaceri electronice, un forum tematic, anunțuri de presă pe computer, precum și o bază de date extinsă de comunicate de presă de la companii de înaltă tehnologie.

Arhivarea sau copierea paralelă a tuturor e-mailurilor corporative de intrare și de ieșire înseamnă crearea automată a unei copii a fiecărui mesaj care sosește de la/către o adresă, indiferent de acțiunile destinatarului/expeditorului. De obicei, copia este făcută într-o cutie poștală separată din domeniul corporativ, lăsând anteturile De la, Către și corpul ca originale. Dacă este necesar, este posibilă separarea fluxurilor de arhivă în funcție de anumite criterii, de exemplu, copierea e-mailurilor de la angajații diferitelor departamente se efectuează la adrese diferite.

În ce scopuri poate o întreprindere să solicite arhivarea întregii corespondențe în corespondența corporativă?

Controlul asupra acțiunilor angajaților

Cea mai populară funcție de arhivare a e-mailurilor. Având acces la copii ale întregii corespondențe ale subordonaților, managerul poate oricând să restabilească, de exemplu, istoricul corespondenței cu un client și să se asigure cu cât de responsabil își îndeplinește angajatul îndatoririle. responsabilitatile locului de munca. A fost trimis un răspuns la scrisoarea clientului? Răspunsul a fost prompt (copiile păstrează data și ora inițială a mesajului)? A fost acolo e-mail muncitor la obiect și cuprinzător? În cele din urmă, a fost pur și simplu politicos cu contractantul/clientul?

In mod deosebit proprietate utilă copiere umbră este imposibilitatea angajatului însuși de a influența ce scrisori vor ajunge în arhivă și care nu - totul este copiat indiferent de dorințele sau acțiunile sale. Adică poate șterge mesajul „incomod” din al lui cutie poștalăși goliți coșul de gunoi și chiar formatați hard disk-ul computerului dvs., dar mesajul din arhivă va rămâne de neatins.

Exercitați controlul asupra corespondență corporativă angajații pot fi fie managerul însuși, un specialist de la serviciul de securitate al companiei (dacă există), fie orice alte persoane responsabile - în funcție de caz specific.

Capacitatea de a restabili corespondența

Dacă accesul la e-mail se realizează prin protocolul POP3 și mesajele sunt stocate pe computerele utilizatorilor, este foarte probabil ca toată corespondența să se piardă în cazul unei defecțiuni a hard diskului sau a unei infecții cu virus. În acest caz, restaurarea din arhivă va asigura reluarea rapidă a corespondenței de lucru, a bazei de clienți și a procesului de afaceri în ansamblu.

Arhivarea corespondenței din punct de vedere juridic

Pentru a evita conflictele juridice și eventualele revendicări din partea angajaților, este recomandabil să documentați dreptul angajatorului de a arhiva, copia și procesa în continuare orice mesaj în corespondența corporativă a angajatului. Acest lucru se poate face prin adăugarea unei clauze corespunzătoare la contractul de muncă sau, dacă firma practică semnarea unui contract/obligație/acord suplimentar privind nedivulgarea secretelor comerciale, atunci în acest document. În acest fel, procesul de creare și salvare a unei copii a oricărui mesaj din corespondența unui angajat va dobândi un statut semnificativ din punct de vedere juridic.

Implementarea tehnică a copierii corespondenței

În cel mai simplu și mai convenabil mod, arhivarea poate fi implementată de pe site-ul de găzduire a serviciilor de corespondență corporativă. Clientul formulează condițiile în care ar trebui creată o copie a anumitor (sau a tuturor) mesajelor anumitor (sau a tuturor) angajaților, iar furnizorul de servicii, furnizorul de găzduire a e-mailurilor, își configurează echipamentul corespunzător. Pentru a accesa arhiva de corespondență, cea mai universală modalitate este de a copia mesajele într-o cutie poștală special desemnată.

Dacă angajatul responsabil are acces la această cutie poștală prin protocolul IMAP, este posibil să sortați copiile mesajelor în foldere. De exemplu, o structură ierarhică:

• angajat 1
  • sosit
  • de ieșire

• angajat 2
  • sosit
  • de ieșire

• angajat 3
  • sosit
  • de ieșire

În cele mai multe cazuri, acest lucru este mai mult decât suficient. Utilizatorul casetei de copiere trebuie doar să se asigure că nu depășește și că limitele de cotă pentru volum maxim ocupate de mesaje sau de numărul maxim al acestora.

Concluzie

Controlul e-mailului corporativ prin arhivare (shadow copying) este un mijloc puternic de protecție împotriva scurgerilor de secrete comerciale, un mijloc de monitorizare și evaluare a performanței angajaților, precum și crearea unei copii de rezervă în cazul defecțiunilor echipamentelor sau software-ului. Este dificil de supraestimat importanța corespondenței corporative în procesele de afaceri ale unei companii moderne, arhivarea oferă managerului un mijloc puternic de monitorizare a fluxurilor sale.

Un furnizor profesionist de găzduire de site-uri web de e-mail corporative din 2006, oferind clienților săi cele mai multe oportunități ample pentru a controla fluxurile de corespondență.

La republicarea unui articol, este necesară instalarea unui hyperlink activ indexat către site-ul sursă - site!