Expresii utile pentru corespondența de afaceri. Arhivarea scrisorilor în corespondența corporativă

Comunicarea de afaceri este propria sa lume cu propriile sale legi. Multe depind de modul în care respectăm aceste legi: impresia pe care o facem colegilor și partenerilor, productivitatea muncii și chiar avansarea în carieră.

Un loc special în comunicare de afaceri ocupat de corespondența de afaceri, care este responsabilitatea zilnică a majorității lucrătorilor de birou și nu numai. Capacitatea de a conduce corespondența de afaceri în mod corect poate fi de un bun ajutor pentru a încheia tranzacții profitabile și pentru a vă construi imaginea afacerii.

Să ne uităm la câteva caracteristici scrisoare de afaceri. Deci, corespondența comercială este:

• utilizarea expresiilor șablon și a clișeelor
• neutralitate emoțională,
• acuratețea semantică și concizia prezentării,
• argumentare bine construită.

Corespondență de afaceri către Limba engleză- acesta este același set de reguli și clișee, dintre care unele recomandăm să le folosească tuturor celor care lucrează cu parteneri străini sau în companii internationale. Vă oferim câteva expresii utile care va decora corespondența dvs. de afaceri. Aceste fraze vă vor sublinia profesionalismul și vă vor ajuta să vă modelați imaginea. om de afaceri. Sa incepem!

1. Vă rugăm să găsiți atașat

Să începem cu clasicii. De multe ori trebuie să-l atașați la o scrisoare diverse documente sau alte fișiere. Pentru a anunța destinatarul despre prezența unui atașament, această expresie este perfectă. La urma urmei, cuvântul „Atașament” în traducere înseamnă „atașament”. Expresia trebuie folosită la sfârșitul scrisorii.

Iată câteva exemple de utilizare:

• Vă rugăm să găsiți atașat portofoliul meu.
• Vă rugăm să găsiți atașat o copie a acordului/contractului.

2. Am transmis

Această expresie poate fi folosită dacă trebuie să redirecționați un e-mail către alți destinatari. Pentru a anunța destinatarul despre acest lucru, expresia „Am redirecționat” este perfectă. De exemplu:

• Ți-am trimis CV-ul Annei.
• Ți-am trimis e-mailul lui John.

3. Am cc'ed

O persoană neinițiată în toate secretele particularităților Corespondență de afaceri, este posibil să nu înțeleagă ce înseamnă această abreviere ciudată. Dar suntem profesioniști. „I’ve cc’ed” este o abreviere care înseamnă I have carbon copied. Expresia înseamnă „a copia pe cineva pentru a primi scrisori”.

Deci, dacă trebuie să informați pe cineva că ați copiat alți destinatari, nu ezitați să folosiți această expresie. De exemplu:

• Am trimis-o pe Sara pe acest e-mail.
• I-am trimis pe Jack și Jimmy pe aceste e-mailuri.

În ceea ce privește abrevierile care nu pot fi folosite în corespondența de afaceri, se face de obicei o excepție pentru acest caz.

4. Pentru mai multe detalii

Această expresie este o modalitate dovedită de a vă încheia politicos scrisoarea în engleză. „Pentru mai multe detalii” înseamnă „pentru mai multe informatii detaliate", "in detalii". Exemple de utilizare:

• Pentru mai multe detalii contactati-ma oricand.
• Pentru mai multe detalii scrieți managerului nostru de vânzări.

O altă expresie care vă va ajuta să finalizați politicos este „Dacă aveți întrebări, vă rugăm să nu ezitați să mă contactați”. Tradus, aceasta înseamnă „Dacă aveți întrebări, nu ezitați să-mi scrieți.”

5. Aștept cu nerăbdare

Expresia „a aștepta înainte” înseamnă „a aștepta înainte”. Deci, dacă așteptați cu nerăbdare un răspuns sau o altă acțiune din partea destinatarului, atunci ar fi destul de potrivit să folosiți această expresie. De exemplu:

• Astept raspunsul tau.
• Astept cu interes raspunsul tau.

Este mai bine să folosiți expresia de la sfârșitul scrisorii.

Când scrii o scrisoare, trebuie să fii politicos chiar și atunci când nu prea ai chef. Abilitatea de a scrie scrisori competente în orice situație reflectă profesionalismul, bunele maniere și cunoștințele dvs etică de afaceri. În concluzie, permiteți-ne să vă reamintim că în corespondența de afaceri trebuie să dați dovadă de precizie de redactare și alfabetizare impecabilă. Utilizarea abrevierilor este, de asemenea, inacceptabilă (cu rare excepții).

Scrieți corect e-mailurile în engleză, dragi prieteni! Noroc!

ÎN mail corporative Există limite pentru dimensiunea cutiei poștale a unui angajat. Când sunt atinse anumite limite, funcționalitatea căsuței poștale se va modifica. Sunt disponibile următoarele limite:

• Când volumul ajunge la 5,8 GB - un avertisment că căsuța poștală personală se va umple în curând.
• Odată ce volumul ajunge la 5,9 GB, trimiterea de scrisori este interzisă. E-mailurile primite vor continua să sosească.
• Odată atins 6 GB, trimiterea și primirea de scrisori este interzisă. E-mailurile trimise către dvs. se vor pierde.

Pentru a afla dimensiunea actuală a căsuței dvs. poștale, puteți utiliza instrucțiunile sau instrucțiunile de mai jos.

Fiecare cutie poștală corporativă are asociată doar o arhivă de rețea. Dacă utilizați pentru a vă conecta la server de mail Protocol de schimb(MAPI) sau acces web atunci această arhivă va apărea în interfața clientului de e-mail ca o cutie poștală separată. La fel ca în cutia poștală principală, puteți crea orice structură de foldere în arhivă pentru stocarea scrisorilor.

Absolut toate scrisorile mai vechi de 2 ani vor fi mutate automat din cutia poștală principală în arhiva online. Acest lucru este valabil pentru toate dosarele din căsuța poștală, cum ar fi Inbox, Sent Items, Deleted Items etc. Când treceți automat într-o arhivă de rețea, structura folderelor create manual va fi păstrată.

Dacă doriți să reduceți dimensiunea actuală a căsuței dvs. poștale personale, puteți muta independent orice literă într-o arhivă de rețea. Dacă utilizați Outlook, atunci utilizați „ Instrucțiuni pentru mutarea e-mailurilor într-o arhivă de rețea prin MS Outlook". Dacă utilizați acces web, atunci utilizați „ Instrucțiuni pentru mutarea scrisorilor într-o arhivă de rețea prin acces web» .

Toate literele mai vechi de 5 ani vor fi șterse din arhiva online. Aceste litere nu pot fi restaurate. Dacă aveți nevoie de un grup de scrisori care să rămână chiar și după împlinirea vârstei de 5 ani, atunci trebuie să le salvați în avans, înainte de a împlini vârsta de 5 ani, folosind un fișier de arhivă.

Orice mesaje e-mail poate fi încărcat într-un fișier de arhivă separat situat pe computerul utilizatorului. Consultați instrucțiunile de mai jos. După aceasta, aceste mesaje e-mail nu vor mai fi stocate în cutia poștală (sau în arhiva rețelei), astfel încât dimensiunea cutiei poștale va scădea. Utilizatorul este responsabil pentru integritatea și siguranța acestui fișier, așa că vă sfătuim să faceți uneori o copie a fișierului arhivă și să salvați această copie pe alt mediu: o unitate flash, un alt hard disk, locația în rețeași așa mai departe. Fișier de arhivare, la fel ca orice fișier, îl puteți transfera pe alt computer și îl puteți conecta la Outlook pentru a fi utilizat pe alt computer. Pentru a efectua acest pas, vezi

Timp bun! Astăzi vom vorbi despre backup prin SMS prin trimiterea tuturor mesajelor de pe smartphone-ul tău la e-mail. Acest lucru poate fi necesar atât pur și simplu în scopul salvării corespondenței, cât și pentru procesarea ulterioară a mesajelor, de exemplu, căutarea în mesaje informatie necesara(contacte, nume, prețuri etc.) aplicații terță parte, care la rândul lor funcționează cu e-mail. Să ne uităm la o opțiune pentru o astfel de copiere folosind un smartphone care rulează Android.

Creați o cutie poștală

Pentru a trimite și salva toate mesajele prin e-mail, mai întâi trebuie să înregistrați o cutie poștală de la yandex.ru. Puteți folosi și căsuța poștală existentă, dar vă recomand să vă înregistrați una nouă. În primul rând, în timp, un număr mare de mesaje SMS se va acumula în el, ceea ce poate interfera cu lucrul cu litere obișnuite și, în al doilea rând, dacă conectați cutia poștală la către un serviciu terță parte pentru analize, nu indicați numele de utilizator și parola pentru e-mailul principal.

Instalați aplicația SMS Backup + pe smartphone-ul dvs. Android

Pentru a trimite pe toată lumea Mesaje SMS la căsuța poștală, va trebui să instalați și să configurați un program special Aplicația SMS Backup +, care poate fi descărcat de pe play.goole.com sau apk-dl.com (o alternativă pentru smartphone-urile care nu folosesc Google Play) sau .

Aplicația a fost testată pe Android: 3.xx, 4.xx, 5.xx, 6.xx; Este declarat suportul pentru versiunea 2.xx.

Configurarea SMS Backup +

1. Lansați aplicația;
2. După lansarea aplicației, în meniul care se deschide, selectați elementul: Setări avansate;
   
3. Apoi, accesați Setările de backup;
   
4. Bifați casetele pentru SMS de rezervă și Prefixul subiectului e-mailului, debifați casetele pentru MMS de rezervă, Jurnal de apeluri de rezervă (nu avem nevoie de MMS și istoric de apeluri, deși le puteți rezerva și ele);
   
5. Reveniți la meniul anterior și accesați secțiunea Setări IMAP Server;
   
6. Selectați elementul de meniu Autentificare,
   
   setați valoarea parametrului la Text simplu;
   
   
7. Selectați elementul de meniu Adresă server, introduceți valoarea: imap.yandex.ru:993
   
   
8. Selectați elementul de meniu Securitate și introduceți valoarea: SSL
   
   
9. Selectați elementul de meniu Conectare (Contul dvs. IMAP), specificați datele de conectare, apoi selectați elementul de meniu Parolă (Parola contului dvs. IMAP), specificați parola pentru e-mailul yandex.ru;
10. În meniul principal, bifați caseta pentru Backup automat;
    
11. Apoi, accesați Setări de backup automat, selectați elementul de meniu Program obișnuit și setați intervalul de timp la care SMS-urile vor fi trimise către contul de căsuță poștală specificată de noi (de exemplu, la fiecare 2 ore).
    

Aplicația SMS Backup + vă permite nu numai să faceți copii de rezervă la e-mail, dar și pentru a recupera mesaje de pe acesta. Setările de recuperare corespunzătoare pot fi găsite în secțiunea Setări avansate -> Restaurare setări.

După trimiterea mesajelor prin e-mail, acestea vor fi toate plasate într-un folder numit: SMS.

Se analizează SMS-urile trimise la e-mail

După primirea listei de mesaje SMS la adresa E-mail, puteți folosi un special software analiza datele pe care le conțin. De exemplu, puteți urmări SMS-urile de la o bancă cu mesaje despre încasările și debitele de numerar, pe baza cărora puteți păstra evidențe financiare în mod automat. Am implementat o soluție similară pentru „site achiziții comune„Când toate mesajele SMS de la Bancă primite de Organizatorii JV sunt colectate într-un singur loc, analizate și pe baza acestora, sistemul afișează date în panoul de control despre care utilizator care a plasat comanda a efectuat plata.

Majoritate clienti de mail, inclusiv Gmail, Yahoo, Mail.ru, Microsoft Outlook , Mozilla Thunderbird , oferă posibilitatea de a trimite un e-mail un numar mare destinatarii. De obicei, puteți face acest lucru folosind funcția Copie(în engleză, abrevierea folosită pentru a-l desemna este SS), sau Copie ascunsă (CCB). Când trimiteți un mesaj către Copii destinatarii pot vedea adrese de email alte persoane cărora le-a fost trimisă și această scrisoare. În al doilea caz, identitatea destinatarilor suplimentari este ascunsă.

Adăugarea adresei unui destinatar

Pentru a specifica destinatarul (destinatarii) e-mailului, introduceți adresa lor de e-mail în câmp La care (Acea):

Unii clienți de e-mail vă permit să introduceți pur și simplu numele de utilizator într-un câmp, care este apoi completat automat de program.

Dacă utilizați acest câmp pentru a trimite un e-mail către mai multe persoane, fiecare dintre ele va putea vedea lista plina alți destinatari.

Cum se creează o copie a unui e-mail

Camp CC sau Copie folosit pentru schimb prin e-mailîntr-un mod mai indirect decât domeniul La care. Dacă ești în tine e-mail nu se adresează persoanei în mod direct, dar ar dori ca persoana respectivă să urmărească discuția în lanțul de e-mail sau pur și simplu să fie conștientă de acest subiect, câmp Copie ar fi o opțiune grozavă. Destinatarul, care se află în Copii e-mailuri, primește un e-mail necitit pe dvs cutie poștală ca cel care a fost pus pe câmp La care; singura diferență este cui îi adresezi prima scrisoare în corpul e-mailului tău. În lumea profesională, trimiterea către Copii este folosit pe scară largă și servește la informarea colegilor despre diverse evenimente și subiecte.

Puteți enumera destinatarii de e-mail prin simpla introducere a unei liste de adrese în câmp Copie, care se află de obicei imediat sub câmp La care. Toți cei din acest lanț de destinatari vor putea vedea numele și adresele de e-mail ale tuturor celorlalți destinatari:

Cum să BCC un e-mail

Fiecare client de e-mail (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo etc.) permite expeditorului unui e-mail să ajungă la un număr mare de persoane fără a-și expune informațiile altor utilizatori din lanțul de e-mail. Această funcție este numită BCC sau Copie ascunsă. Puteți ascunde destinatarii introducând adresele acestora în câmp Copie ascunsăîn loc să folosească câmpuri La careȘi Copie:

Puteți utiliza această funcție atât pentru e-mailuri individuale, cât și pentru e-mailuri de grup. Acest lucru este util mai ales dacă doriți să vă păstrați contactele private, să le protejați de spam și e-mailuri nedorite sau pur și simplu dacă nu doriți ca destinatarii să știe cine a primit același mesaj.

Camp Copie ascunsă nu întotdeauna este disponibil în mod implicit pentru toți clienții de e-mail. De exemplu, în Outlook Va trebui să mergi la Opțiuni pentru a accesa setările; V Thunderbird va trebui să selectați această funcție din meniul derulant; V Gmail trebuie să apăsați un buton CopieȘi Copie ascunsă; V Windows Live Poștă Va trebui să apăsați simultan tastele Alt + B.

Imagine: © Ruslan Nesterenko - 123RF.com

În Microsoft Outlook, puteți specifica că pentru toate mesajele pe care le trimiteți, un Cco (Cco) automat va fi trimis către alte liste de distribuție sau utilizatori.

Un scenariu în care această regulă este utilă este atunci când toți membrii grupului răspund la mesajele de e-mail primite, cum ar fi Centrul suport tehnic. Când un membru al grupului răspunde la un mesaj, alți membri ai grupului primesc automat o copie a răspunsului, păstrând toate mesajele trimise la zi.

regulile clientului

Creați o regulă

Acum, de fiecare dată când trimiteți un mesaj, fie că este un mesaj nou, redirecționați un mesaj sau răspundeți, persoanele sau grupurile specificate în regulă vor fi adăugate automat ca destinatari de copiere. Numele persoanelor sau ale grupurilor nu apar în linia Cc a mesajului de redactare, dar acele nume vor apărea tuturor destinatarilor mesajului.

Dezactivați o regulă

În vizualizarea Mail, pe fila Acasă faceți clic pe butonul reguli > Gestionați regulile și alertele.

Pe fila din secțiune Regulă

Faceți clic pe butonul Bine.

Reguli și alerte.

Sfat: Informații suplimentare despre cum să dezactivați rapid această regulă pentru mesaje individuale, vezi secțiunea următoare ("").

Utilizați o categorie pentru a dezactiva CC automată pentru mesaje individuale

Dacă doriți flexibilitatea de a dezactiva regulile automate de copiere noi bazate pe un singur mesaj, fără a fi nevoie să navigați prin caseta de dialog reguli și alerte, puteți utiliza funcția de categorii din Outlook, împreună cu o regulă.

Sfat:

Mai întâi, trebuie să creați o regulă pentru a trimite automat o copie oarbă (CC) pentru toate mesajele de e-mail pe care le trimiteți.

Această regulă specifică se numește regulile clientului. Regulile client rulează numai pe computerul pe care este creat și rulează numai dacă Outlook rulează. Dacă ar fi să trimiteți un e-mail folosind cont e-mail pe alt computer, regula nu va fi executată de pe acel computer, astfel încât să fie creată pe acest computer. Aceeași regulă trebuie creată pe fiecare computer care intenționează să o folosească.

Creați o regulă

Acum, de fiecare dată când trimiteți un mesaj, fie că este un mesaj nou, redirecționați un mesaj sau un răspuns, persoanele sau listele de distribuție specificate în regulă vor fi adăugate automat ca destinatari de copie. Numele persoanelor sau listele de distribuție nu apar în linia Cc a mesajului de redactare, dar acele nume vor apărea tuturor celor care primesc mesajul.

Dezactivați o regulă

Pentru a preveni trimiterea automată a unei copii, trebuie mai întâi să dezactivați regula.

În Mail din meniu Serviciu faceți clic pe butonul Reguli și alerte.

Pe fila Reguli de e-mailÎn capitolul Regulă Debifați caseta corespunzătoare regulii pe care ați creat-o.

Faceți clic pe butonul Bine.

Acum puteți trimite un mesaj fără trimitere automată copii ale acestuia către alte persoane sau liste de corespondență. Regula va fi inactivă până când va fi repornireîn caseta de dialog Reguli și alerte.

Sfat:

Utilizați o categorie pentru a dezactiva CC automată pentru mesaje individuale

Dacă doriți să dezactivați noua regulă automată Trimiteți CC pentru mesaje individuale fără a apela caseta de dialog Reguli și alerte, puteți seta regula la o categorie disponibilă în Office Outlook 2007.

Modificați regula creată mai devreme, astfel încât atunci când adăugați categoria specificată la un mesaj, regula să nu trimită automat o copie.

Ori de câte ori doriți să dezactivați regula auto-cc pentru un mesaj, aplicați-i o categorie.

Sfat: Puteți utiliza o comandă rapidă de la tastatură dacă ați specificat-o la crearea categoriei.

Când trimiteți un mesaj, regula de copiere automată nu se va aplica.