Configurarea regulilor de e-mail de ieșire în Outlook. Cum să configurați corect utilizarea folderelor în Microsoft Outlook. Actualizarea regulilor de la o versiune anterioară

Regulile controlează mesajele de e-mail prin efectuarea de acțiuni asupra mesajelor care îndeplinesc un set specificat de condiții. Regula creată se aplică în Microsoft Outlook mesajelor care sosesc în „ Inbox", sau pentru a trimite mesaje. Puteți seta următoarele reguli să intre în vigoare automat, de exemplu:

• redirecționând șefului tău toate mesajele de la Vasily Pupkin care ajung în dosarul tău " Inbox»;
• atribuirea categoriei „Vânzări” tuturor mesajelor trimise care au cuvântul „vânzări” în câmpul „Subiect”;
• Marcați toate solicitările de întâlnire și actualizările întâlnirilor de la șeful dvs.

Toate regulile se încadrează în două categorii principale: notificări și organizații. Regulile de notificare servesc pentru a anunța utilizatorul într-un fel sau altul că un anumit mesaj a fost primit. De exemplu, puteți crea o regulă care trimite automat un e-mail către telefonul mobil al unui utilizator atunci când acesta primește un mesaj de la un membru al familiei. Regulile organizației efectuează anumite acțiuni asupra mesajului. De exemplu, puteți crea o regulă care mută anumite mesaje într-un anumit folder sau le marchează pentru executare până la o anumită dată.

Regulile pot fi executate și manual. Când sunt executate manual, regulile se pot aplica mesajelor individuale aflate deja în dosar Inbox, și la mesajele din alte dosare. Regulile pot prevedea excepții pentru cazuri speciale, de exemplu, pentru mesajele marcate pentru acțiune sau clasificate ca categoria cu cea mai mare prioritate. Dacă un mesaj îndeplinește cel puțin una dintre condițiile de excepție specificate, regula nu se aplică acestuia.

Dacă contul de e-mail se află pe un server Microsoft Exchange, regulile se aplică mesajelor de pe server, chiar dacă Outlook-ul utilizatorului nu rulează. Aceste reguli se numesc reguli de server. Acestea trebuie setate să ruleze atunci când mesajele sunt primite în folder Inbox pe server și trebuie executate în întregime pe server. De exemplu, o regulă nu poate fi aplicată pe server dacă acțiunea implică tipărirea unui mesaj. Dacă o regulă nu poate fi aplicată pe server, aceasta se aplică la pornirea Microsoft Outlook.

Cuvintele „numai client” sunt adăugate la sfârșitul numelui unei reguli care nu poate fi executată pe server. Regulile pentru aplicația client sunt executate ultima. Dacă lista de reguli conține atât reguli de server, cât și reguli de client, regulile de server sunt aplicate mai întâi, urmate de regulile client.

Chitantele de livrare, chitanțele de citire, răspunsurile la vot și notificările de absență sunt tratate ca mesaje obișnuite. De exemplu, dacă creați o regulă care vă permite să mutați toate articolele cu cuvântul „întâlnire” în câmpul Subiect într-un anumit dosar, toate chitanțele de livrare eligibile, răspunsurile la vot și notificările de absență sunt de asemenea mutate.

Invitațiile la întâlniri, sarcinile și documentele sunt tratate ca mesaje obișnuite. De exemplu, dacă creați o regulă care mută elementele care conțin cuvântul „întâlnire” în câmpul Subiect într-o anumită locație, toate sarcinile și solicitările de întâlnire care corespund criteriului respectiv sunt de asemenea mutate. Cu toate acestea, atunci când creați reguli, ar trebui să fiți conștient de o serie de limitări asociate cu aceste tipuri de elemente:

• Dacă destinația articolului mutat nu este un folder de e-mail, acțiunea intenționată poate eșua. De exemplu, dacă un mesaj este mutat în folderul Calendar, nu este creată o nouă întâlnire;
• Dacă un răspuns la o invitație sau o sarcină este mutat în folderul Elemente șterse conform unei reguli, ruta nu este actualizată în elementul original;
• Dacă o solicitare de întâlnire este mutată automat în dosarul Elemente șterse, întâlnirea nu va fi inclusă în Calendar.

Regulile pentru mesajele trimise nu se aplică sarcinilor sau solicitărilor de întâlniri.

Creați o regulă

Creați o regulă dintr-un șablon sau de la zero - în zona de navigare, selectați Poștă. În meniu Fişier alege echipa Maestru de reguli. Aplicați modificări la dosar: selectați folderul Inbox dorit. Faceți clic pe butonul New Rule. Efectuați una dintre următoarele acțiuni:

• crearea unei reguli pe baza unui mesaj dintr-un folder - deschideți folderul care conține mesajul. Faceți clic dreapta pe mesajul din care doriți să creați o regulă. Selectați o echipă Creați o regulă. În caseta de dialog Creați o regulă selectați condițiile și acțiunile pe care doriți să le aplicați;
• Pentru a adăuga condiții, acțiuni sau excepții suplimentare la o regulă, faceți clic pe butonul Mai multe, apoi urmați instrucțiunile suplimentare din Expertul reguli.

Pentru a aplica o regulă imediat după crearea acesteia, bifați caseta de selectare din ultima pagină a Expertului reguli Executați această regulă pentru mesaje, care sunt deja în folderul " Inbox».

• Creați o regulă bazată pe mesajul generat– adăugați destinatarul și subiectul mesajului. Selectați o echipă Creați o regulă. În caseta de dialog Creați o regulă
• Creați un mesaj pe baza numelui sau a listei de distribuție din mesaj– Deschideți mesajul din care doriți să creați o regulă. Faceți clic dreapta pe numele sau lista de distribuție în câmpul De la, Către sau Cc și selectați Creați o regulă. În caseta de dialog Creați o regulă selectați condițiile și acțiunile pe care doriți să le aplicați. Pentru a adăuga condiții, acțiuni sau excepții suplimentare la o regulă, faceți clic pe butonul Avansat, apoi urmați instrucțiunile suplimentare din Expertul reguli.
• Creați o regulă Pe baza unei alerte primite de la un site SharePoint - Dacă aveți mai multe conturi de e-mail, cuvintele „eu” și „al meu” din termeni se referă la adresele de e-mail ale tuturor conturilor dvs., nu doar la cea activă în prezent.

Executarea manuală a regulilor

1. În panoul de navigare, selectați Poștă.
2. În meniu Fişier alege echipa Maestru de reguli.
3. Dacă există mai multe conturi de e-mail, lista Aplicați modificări la dosar selectați folderul dorit " Inbox».
4. Faceți clic pe butonul „Aplicați regulile”.
5. În lista Selectați regulile de executat, bifați casetele de selectare de lângă regulile pe care doriți să le executați.
6. • Executați reguli în folderul curent - pentru a executa reguli în subdosare, bifați caseta Inclusiv subfolderele. Selectați din listă aplica la tipul de mesaje pentru care ar trebui să fie executată regula și faceți clic pe butonul „Run”;
   • Executați reguli într-un folder diferit - Pentru a schimba folderul în care vor fi executate regulile, faceți clic pe butonul Răsfoire. Pentru a rula reguli în subdosare, bifați caseta de selectare Inclusiv subfolderele. Selectați din listă aplica la tipul de mesaje pentru care ar trebui să fie executată regula și faceți clic pe butonul „Run”.

Regulile sunt executate în aceeași ordine în care apar în lista Selectați regulile de executat. Ordinea de execuție poate fi modificată numai în lista de reguli din caseta de dialog Reguli și alerte.

Actualizarea regulilor de la o versiune anterioară

Această procedură este posibilă numai dacă toate computerele utilizează aceeași versiune de Microsoft Office Outlook. După actualizarea regulilor, dacă utilizați o versiune anterioară a Microsoft Outlook, în lista de reguli vor apărea doar numele unor reguli. Este posibil ca unele descrieri ale regulilor să nu fie afișate.

1. În panoul de navigare, selectați Poștă.
2. În meniu Fişier alege echipa Maestru de reguli.
3. Dacă există mai multe conturi de e-mail, lista Aplicați modificări la dosar selectați folderul dorit " Inbox».
4. Faceți clic pe butonul Opțiuni.
5. Faceți clic pe butonul „Actualizare”.

Dacă există mai multe foldere " Inbox„, atunci va trebui să repetați această procedură pentru fiecare dintre ele.

Mutați automat mesajele de la o anumită persoană

1. Selectați un mesaj de la persoana ale cărei mesaje doriți să le mutați automat.
2. În meniu Fişier alege echipa Organiza.
3. În al doilea element din listă cu marcatori, selectați opțiunile necesare. Pentru a selecta un folder, faceți clic pe săgeata de lângă lista de foldere.
4. Faceți clic pe butonul „Creați”.

Puteți utiliza caseta de dialog pentru a crea reguli mai complexe pentru organizarea elementelor. Reguli și alerte meniul Fişier.

Importați sau exportați un set de reguli

Regulile importate sunt plasate la sfârșitul listei Rule Wizard. Rules Wizard poate importa doar un set de reguli la un moment dat. Regulile exportate sunt salvate într-un fișier cu extensia de nume .rwz.

1. În panoul de navigare, selectați Poștă.
2. În meniu Fişier alege echipa Maestru de reguli.
3. Dacă există mai multe conturi de e-mail, lista Aplicați modificări la dosar selectați folderul dorit " Inbox».
4. Faceți clic pe butonul Opțiuni.
5. Efectuați una dintre următoarele acțiuni:
   • Reguli de import– faceți clic pe butonul „Importați reguli”. În câmpul Nume fișier, introduceți calea și numele fișierului care conține setul de reguli de importat. Pentru a importa un fișier care conține reguli care nu au fost create în Rules Wizard, cum ar fi reguli care sunt compatibile cu versiunile anterioare de Microsoft Outlook, selectați tipul de fișier corespunzător din listă. Tip fișier. Faceți clic pe butonul „Deschidere”;
   • Reguli de export– faceți clic pe butonul „Exportați reguli”. În câmpul Nume fișier, introduceți calea și numele fișierului în care doriți să exportați setul de reguli. Dacă exportați un fișier care conține doar reguli care sunt compatibile cu o versiune anterioară de Microsoft Outlook, selectați din listă Tip fișier„Reguli compatibile cu Outlook 2000”, „Reguli compatibile cu Outlook 98” sau „Reguli compatibile cu Outlook 2002/2003”. Faceți clic pe butonul „Salvare”.

Când lucrați cu un număr mare de conturi de e-mail sau diferite tipuri de corespondență, este foarte convenabil să sortați scrisorile în dosare diferite. Această oportunitate este oferită de programul de e-mail Microsoft Outlook. Să aflăm cum să creăm un director nou în această aplicație.

În Microsoft Outlook, crearea unui folder nou este destul de simplă. În primul rând, accesați secțiunea „Folder” din meniul principal.

Din lista de funcții prezentată în panglică, selectați elementul „Folder nou”.

În fereastra care se deschide, introduceți numele folderului sub care dorim să-l vedem în viitor. În formularul de mai jos, selectați tipul de elemente care vor fi stocate în acest director. Acesta poate fi e-mail, contacte, sarcini, note, calendar, jurnal sau un formular InfoPath.

Apoi, selectați folderul părinte în care va fi localizat noul folder. Acesta poate fi oricare dintre directoarele existente. Dacă nu dorim să reatribuim noul folder altuia, atunci selectăm numele contului ca locație.

După cum puteți vedea, a fost creat un folder nou în Microsoft Outlook. Acum puteți muta aici acele litere pe care utilizatorul le consideră necesare. Dacă doriți, puteți configura și o regulă de mișcare automată.

A doua modalitate de a crea un director

Există o altă modalitate de a crea un folder în Microsoft Outlook. Pentru a face acest lucru, faceți clic în partea stângă a ferestrei pe oricare dintre directoarele existente care sunt instalate implicit în program. Aceste foldere sunt: ​​„Inbox”, „Sent Items”, „Ciorne”, „Deleted Items”, „RSS Feeds”, „Outbox”, „Junk Mail”, „Search Folder”. Alegem un director specific în funcție de scopul pentru care este necesar noul folder.

Deci, după ce faceți clic pe folderul selectat, apare un meniu contextual în care trebuie să mergeți la elementul „Dosar nou...”.

Creați un dosar de căutare

Algoritmul pentru crearea unui folder de căutare este ușor diferit. În secțiunea „Folder” a programului Microsoft Outlook, despre care am vorbit mai devreme, pe panglica de funcții disponibile, faceți clic pe elementul „Creare folder search”.

În fereastra care se deschide, configuram folderul de căutare. Selectați numele tipului de e-mail care trebuie căutat: „Scrisori necitite”, „Scrisori marcate pentru executare”, „Scrisori importante”, „Scrisori de la un destinatar specificat”, etc. În formularul din partea de jos a ferestrei, indicați contul pentru care se va efectua căutarea, dacă există mai multe dintre ele. Apoi, faceți clic pe butonul „OK”.

După aceasta, apare un nou folder în directorul „Search Folders” cu numele al cărui tip a fost selectat de utilizator.

După cum puteți vedea, există două tipuri de directoare în Microsoft Outlook: foldere obișnuite și de căutare. Crearea fiecăruia dintre ele are propriul algoritm. Folderele pot fi create atât prin meniul principal, cât și prin arborele de directoare din partea stângă a interfeței programului.

Regulile vă permit să mutați, să semnalați și să răspundeți automat la mesajele de e-mail. De asemenea, puteți utiliza reguli pentru a reda sunete, pentru a muta mesaje în dosare sau pentru a afișa alerte pentru mesaje noi.

Cea mai simplă și mai comună regulă pe care o puteți crea vă permite să mutați articole de la un anumit expeditor sau cu anumite cuvinte din linia de subiect într-un folder diferit. Această regulă poate fi creată direct din mesajele pe care le-ați primit deja.

Creați o regulă folosind Rule Wizard

Există trei tipuri de reguli care pot fi implementate folosind Rule Wizard.

Rămâi organizat: Următoarele reguli vă vor ajuta să filtrați, să stocați și să lucrați cu mesajele.

Conștientizarea: Aceste reguli notifică atunci când este primit un mesaj care corespunde unui set specific de condiții.

Reguli personalizate: Acestea sunt reguli create fără un șablon.

Regulile pot fi personalizate aproape nelimitat. Există o serie de opțiuni pe care le puteți seta pentru fiecare tip de regulă pe care o creați. Pentru a învăța cum să creați reguli folosind Rules Wizard, urmați acești pași:

Selectați Fişier > Gestionați regulile și alertele pentru a deschide o casetă de dialog Reguli și alerte.

Pe fila Reguli de e-mail clic Regulă nouă.

Alegeți unul dintre șabloane Pasul 1. Pentru a începe cu o regulă goală, selectați Aplicarea unei reguli la mesajele pe care le primesc sau Aplicarea unei reguli la mesajele pe care le trimit.

În , faceți clic pe orice opțiune subliniată pentru a o seta. De exemplu, atunci când alegeți Marcați mesajele de la un anumit utilizator pentru acțiuni ulterioare la pasul 1, selectați persoane sau grup public pentru a selecta mesajele expeditorilor pe care doriți să le semnalați, apoi apăsați pentru acțiuni ulterioare pentru a selecta o notă și o dată pentru acțiuni ulterioare.

Pe a doua pagină a Rule Wizard, puteți adăuga condiții suplimentare pentru regulă. De exemplu, puteți selecta mesaje de la un anumit utilizator care conțin anumite cuvinte în subiectul sau corpul mesajului.

În , oricare dintre condițiile setate pe ecranul anterior va fi marcată. Puteți selecta mai multe condiții suplimentare bifând casetele.

ÎN Pasul 2: Schimbați fereastra de descriere a regulii Mai departe.

Pe a treia pagină a Expertului Reguli, puteți selecta acțiuni suplimentare de aplicat mesajului. De exemplu, puteți marca mesaje pentru acțiuni ulterioare, precum și mesaje de mare importanță.

ÎN Pasul 1: Selectați câmpul pentru condiții, oricare dintre acțiunile configurate pe primul ecran va fi marcată. Puteți selecta mai multe acțiuni suplimentare bifând casetele.

ÎN Pasul 2: Schimbați fereastra de descriere a regulii, faceți clic pe oricare dintre termenii suplimentari subliniați pe care tocmai i-ați adăugat. Clic Mai departe.

Pe a patra pagină a Rule Wizard, puteți adăuga orice excepții la regulă. De exemplu, puteți verifica, excluzându-le pe cele marcate ca importante, pentru a vă asigura că toate mesajele considerate deosebit de importante nu sunt marcate pentru acțiuni ulterioare.

ÎN Pasul 1: Selectați câmpul pentru condiții, selectați mai multe condiții suplimentare bifând casetele.

ÎN Pasul 2: Schimbați fereastra de descriere a regulii, faceți clic pe oricare dintre termenii suplimentari subliniați pe care tocmai i-ați adăugat. Apoi apasa Mai departe.

Pe ultima pagină a Rule Wizard, introduceți un nume pentru regulă.

Dacă doriți să aplicați această regulă mesajelor care sunt deja în Mesaje primite, bifați caseta de lângă Rulați această regulă pentru mesajele care sunt deja în căsuța dvs. de e-mail.

Valoarea implicită este bifată Activați regula. Puteți debifa această casetă de validare dacă nu doriți ca regula să fie activată în acest moment.

Ștergeți o regulă

Dacă o regulă nu mai este necesară, o puteți șterge.

Executarea manuală a regulilor

Puteți rula manual una sau mai multe reguli.

Pe fila Fişier Selectați Gestionați regulile și alerteleși apoi pe filă Reguli de e-mail faceți clic pe butonul Aplica reguli.

În caseta de dialog Aplica reguli pe listă Selectați regulile de executat Bifați caseta de lângă fiecare regulă pe care doriți să o executați.

Dacă trebuie să utilizați un folder diferit, în secțiune Rulați în folder faceți clic pe butonul Revizuire, selectați un folder și faceți clic pe butonul Bine.

Bifeaza casuta Includeți subdosare pentru a include toate folderele aflate în folderul specificat la pasul 3.

Pe listă Aplica pentruÎn mod implicit, toate mesajele sunt selectate. Puteți modifica această valoare în mesaje citite sau necitite.

Clic A executa.

Regulile serverului și regulile clientului

Există două tipuri de reguli în Outlook: reguli de server și reguli de client.

Sfat: Dacă lista de reguli conține ambele tipuri de reguli, regulile serverului sunt aplicate mai întâi, urmate de regulile client.

Aplicați reguli altor elemente Outlook

Invitații la întâlniri, solicitări de sarcini și documente

Solicitările de întâlnire, solicitările de sarcini și documentele sunt considerate mesaje atunci când sunt aplicate reguli. De exemplu, dacă creați o regulă care mută elementele care îndeplinesc anumite condiții într-un dosar special, toate solicitările de sarcini și solicitările de întâlnire care îndeplinesc acele condiții vor fi de asemenea mutate. Cu toate acestea, atunci când creați reguli care afectează astfel de elemente, fiți conștienți de următoarele restricții:

Este posibil ca un element care nu este mutat într-un folder de e-mail să nu funcționeze conform așteptărilor. De exemplu, dacă un mesaj este mutat într-un dosar Calendar, nu este creată o nouă numire.

Dacă răspunsul la o invitație sau o misiune este mutat conform regulii în dosar Șters, răspunsul nu va fi urmărit de elementul original.

Dacă solicitarea de întâlnire este mutată automat în dosar Șters, întâlnirea nu este adăugată în dosar Calendar.

Regulile pentru mesajele trimise nu se aplică sarcinilor sau solicitărilor de întâlniri.

Grupuri de contact

Executarea unei reguli care conține un grup de contact poate depinde de modul în care a fost creat.

Mutați mesajele trimise unui grup public în dosar.
Această regulă este disponibilă numai atunci când utilizați un cont Exchange Server. Doar mesajele trimise în folderul Grup de contacte sunt mutate în folderul specificat. Mesajele de la utilizatorii care sunt membri ai acestui grup de contacte nu sunt mutate în folderul specificat.

În Microsoft Outlook, informațiile sunt stocate în foldere la fel ca documentele din Explorer. Puteți utiliza multe foldere create pentru articole Microsoft Outlook și diferite tipuri de conturi de e-mail pe care le aveți. Unde apar aceste foldere în lista de foldere depinde de tipul de cont de e-mail și de unde sunt stocate datele Outlook.

• Foldere standard - în mod implicit, Microsoft Outlook afișează în grupul „Cutie poștală” - numele contului de e-mail aflat în lista de foldere Zone de tranziție, dosare pentru fiecare tip de articol: Inbox, Calendar, Contacte, Sarcini, Note și Jurnal. Programul conține, de asemenea, următoarele foldere:
  • „Cioare” – depozitarea elementelor neterminate în curs de dezvoltare;
  • „Trimis” – stocarea de copii ale articolelor trimise;
  • „Șterse” – stocarea elementelor șterse temporar până când acestea sunt șterse sau restaurate complet;
  • „Outbox” – stochează articolele create în timp ce lucrați offline care trebuie trimise data viitoare când vă conectați.

Când utilizați un cont Microsoft Exchange, mesajele sunt livrate în Inbox. Puteți crea propriile dosare pentru a organiza și înregistra în continuare informațiile Microsoft Outlook. Pentru a lucra cu toate folderele, utilizați lista de foldere.

• Foldere asociate cu conturile de e-mail de pe Internet:
  • Hotmail Când utilizați conturi Hotmail, lista de foldere din panoul de navigare afișează o pictogramă „Hotmail” deasupra tuturor folderelor standard Outlook menționate mai sus, iar dedesubt afișează folderele de pe serverul Hotmail. Mesajele vor fi livrate în dosar Inbox sub pictograma „Hotmail”. Utilizați acesta și alte foldere de server Hotmail pentru a vizualiza mesajele primite, trimise și șterse;
  • POP3—Când utilizați un cont POP3, lista de foldere din panoul de navigare afișează foldere standard din grupul de foldere personale. Mesajele vor fi livrate în Inbox;
  • IMAP—Când utilizați un cont IMAP, lista de foldere din panoul de navigare afișează folderele standard din grupul IMAP_server_name. Mesajele vor fi livrate în folderele de pe serverul IMAP. Trebuie să vă abonați la Inbox și la e-mailuri din Inbox de pe serverul IMAP. Inițial, Outlook va afișa doar antetele mesajelor; Pentru a descărca anumite mesaje pe computer, trebuie să le marcați anteturile. Aceste mesaje apar în grupul IMAP_server_name din folderul Inbox aflat în Lista de foldere V Zone de tranziție. Când ștergeți un articol din grupul IMAP_server_name din Inbox, mesajul apare tăiat și după un timp este șters de pe serverul IMAP.
• Foldere pentru arhivarea și organizarea elementelor – Când rulați Arhivare automată pentru a arhiva elemente, Microsoft Outlook creează automat un folder Arhivare foldere. Acest folder stochează articole Microsoft Outlook arhivate. Orice fișiere de date suplimentare pe care utilizatorul le creează pentru a organiza elementele și folderele pe care le conțin sunt adăugate la grupul Foldere personale din lista de foldere din Zone de tranziție.
• Foldere personale obișnuite și partajate – folderele standard discutate mai sus și folderele create într-o cutie poștală de pe server într-un fișier de foldere personale (.pst) sau un fișier de foldere offline (.ost) sunt foldere personale pe care doar tu le poți accesa. Cu toate acestea, dacă utilizați Microsoft Outlook cu Microsoft Exchange Server, vă puteți face publică cutia poștală personală setând permisiuni pentru foldere sau atribuind un delegat.
• Dosare publice – folderele publice sunt o locație separată în afara cutiei poștale, unde utilizatorii Microsoft Exchange pot crea și vizualiza articole Microsoft Outlook legate de un anumit subiect sau proiect. Dacă folderele publice sunt permise de administratorul serverului dvs. Exchange, acestea vor apărea în grupul Foldere publice din lista de foldere din panoul de navigare. Dacă aveți permisiunile necesare, puteți deschide un folder partajat separat pentru a vedea și adăuga conținut sau vă puteți crea propriile dosare partajate și să acordați altor utilizatori permisiunea de a le utiliza. Elementele dintr-un dosar public deschis apar la fel ca articolele dintr-o cutie poștală personală.
• Foldere de căutare – folderele de căutare sunt foldere virtuale care conțin reprezentări ale elementelor de e-mail care îndeplinesc anumite criterii de căutare. Când creați un dosar de căutare, vi se oferă un set de opțiuni prestabilite, cum ar fi „Mesaje cu atașamente” sau „Mesaje de la anumite persoane”. De asemenea, puteți crea propriile dosare de căutare specificând propriile criterii de căutare care trebuie îndeplinite de mesajele de e-mail care intră în dosar. Fiecare dosar de căutare este o listă actualizată în timp util a rezultatelor căutării din toate dosarele.

Crearea unui folder

1. Selectați din meniu Fişier echipă Crea, iar apoi comanda Pliant.
2. În câmpul Nume, introduceți un nume pentru folder.
3. Pe listă Conținutul folderului selectați tipul de folder de creat.
4. În lista Locați folderul în, selectați o locație de folder.

Copierea unui folder

1. În meniu Merge alege echipa Lista de foldere.
2. Indicați meniul Fișier către comanda Folder și selectați comanda Copiați „numele folderului”.
3. Selectați locația din listă în care doriți să copiați folderul.

Mutați un folder

1. În meniu Merge alege echipa Lista de foldere.
2. Din lista de foldere din panoul de navigare, selectați folderul pe care doriți să îl mutați.
3. Selectați din meniu Fişier echipă Pliant, iar apoi comanda Mutați numele folderului.
4. Faceți clic pe locația din listă în care doriți să mutați folderul sau faceți clic pe butonul Nou pentru a crea un folder în care va fi mutat folderul selectat.

Dosarele de căutare nu pot fi mutate deoarece sunt foldere virtuale care conțin reprezentări ale elementelor care îndeplinesc anumite criterii de căutare.

Redenumirea unui folder

1. În lista de foldere, faceți clic pe folderul pe care doriți să îl redenumiți.
2. Selectați din meniu Fişier echipă Pliant, iar apoi comanda Redenumiți folderul „nume folder”.
3. Introduceți un nou nume de folder.

Ștergerea unui folder

1. În meniu Merge alege echipa Lista de foldere.
2. În lista de foldere din panoul de navigare, faceți clic dreapta pe folderul pe care doriți să îl ștergeți.
3. În meniul contextual, selectați comanda Ștergeți numele folderului.

Când ștergeți un dosar de căutare, numai folderul este șters, nu elementele afișate în el.

Mutați un articol într-un alt dosar

1. Selectați elementul pe care doriți să îl mutați.
2. Faceți clic pe butonul Mutare în dosar și faceți clic pe numele folderului în care doriți să mutați elementul. Lista este compilată din numele folderelor în care elementele au fost deja mutate.
3. Dacă folderul de care aveți nevoie nu se află în listă, selectați comanda Mută ​​in directorși faceți clic pe folder.

Ascunderea tuturor folderelor

Pentru a vizualiza o listă de dosare, selectați din meniu Merge echipă Lista de foldere. Pentru a extinde folderele și a vizualiza subfolderele, faceți clic pe butonul „+” pentru a restrânge folderele și a ascunde subfolderele, faceți clic pe butonul „–”. Rețineți că:

• regiune Dosarele preferate disponibil doar in zona Poștă. Regiune Dosarele preferate nu poate fi mutat sau ascuns și nici nu poate fi redimensionat. Numai folderele de e-mail pot fi eliminate sau adăugate la folderul Foldere favorite. Zona nu poate fi afișată Dosarele preferateîn alte zone, de exemplu în zonă Lista de foldere;
• regiune Lista de foldere nu poate fi mutat, dar dimensiunea acestuia poate fi modificată;
• Dacă doriți să afișați întotdeauna toate folderele, nu doar dosarele de e-mail, înlocuiți butonul Listă foldere cu un buton mare și fie plasați-l deasupra butonului Mail sau eliminați butonul Mail din panoul de navigare.

Copiați un aspect de folder

Un aspect de folder reprezintă drepturile, regulile, formularele, vizualizările și descrierea specifice ale folderului.

1. În meniu Merge alege echipa Lista de foldere.
2. Din lista de foldere, selectați folderul pe care doriți să îl copiați.
3. Din meniul Fișier, selectați Folder și faceți clic Copiați aspectul folderului.
4. Selectați din listă Copiați structura foldere folderul original.
5. În grupul Copiere, selectați proprietățile folderului sursă pe care doriți să-l copiați.

Determinarea dimensiunii folderului

Dacă un folder conține subfoldere, Microsoft Outlook afișează dimensiunile tuturor subfoldarelor și dimensiunea totală a acestora. Dacă utilizați un cont de server Microsoft Exchange în modul Cached Exchange Server, puteți vedea dimensiunea fișierului folderelor offline (.ost) (fila Date locale) și cutia poștală situată pe server (fila Date server). Fișierele de date stocate pe computerul local, cum ar fi fișierele folder offline (.ost), nu sunt la fel de eficiente ca depozitele de date de pe server, astfel încât dimensiunea fișierului de date de pe computerul local va fi mai mare decât dimensiunea desemnată a cutiei poștale. Dimensiunea folderului nu poate fi calculată pentru folderele de căutare, deoarece acestea sunt foldere virtuale care conțin vizualizări ale elementelor care îndeplinesc anumite criterii. În panoul de navigare, faceți clic dreapta pe folderul pe care doriți să-l măriți și selectați Proprietățiși faceți clic pe butonul „Dimensiunea folderului”.

Pentru a vedea dimensiunea folderelor, altele decât Căutare foldere, în lista de foldere din panoul de navigare, selectați Dimensiunile folderelor.

Golirea folderului Elemente șterse

• Curățare automată a folderului Șters.
  1. În meniu Serviciu alege echipa Opțiuni, iar apoi fila În plus.
  2. Bifeaza casuta.
  3. Dacă este necesar, dezactivați notificarea înainte ca folderul Elemente șterse să fie golit automat.
  4. Selectați din meniu Serviciu echipă Opțiuniși deschideți fila În plus.
  5. Debifați caseta. Pentru a dezactiva curățarea automată a folderului Șters, debifați Goliți folderul Elemente șterse la ieșire.
• Golirea manuală a folderului Elemente șterse.
  1. În meniu Merge alege echipa Lista de foldere.
  2. În lista de foldere, faceți clic dreapta pe folderul Elemente șterse și selectați comanda din meniul contextual Goliți folderul Elemente șterse.

Dezactivați notificarea înainte ca folderul Elemente șterse să fie golit automat

1. În meniu Serviciu alege echipa Opțiuni, iar apoi fila În plus.
2. Faceți clic pe butonul „Opțiuni avansate”.
3. Debifați Afișați un avertisment înainte de a șterge elemente.

Atribuirea unei pagini de start unui folder

Faceți clic dreapta pe folderul căruia doriți să îi atribuiți pagina de pornire a folderului, selectați comanda din meniul contextual Proprietățiși deschideți fila „Acasă”. În câmpul Adresă, introduceți adresa paginii web care va fi folosită ca pagină de pornire a folderului sau faceți clic pe butonul Răsfoire și selectați o pagină din listă. Pentru a afișa o pagină web când faceți clic pe un dosar, bifați caseta de selectare Afișați pagina de pornire în mod prestabilit.

După ce atribuiți o nouă pagină de pornire unui folder, puteți restabili setările inițiale, cum ar fi pagina de pornire a folderului care a fost setată ca pagină de pornire implicită de administratorul de sistem, făcând clic pe butonul Restaurare valori implicite.

29.03.2015

Informații generale despre Outlook

Microsoft Outlook 2010 oferă servicii de înaltă calitate și gestionare personală a e-mailurilor pentru peste 500 de milioane de utilizatori Microsoft Office din întreaga lume. Ediția Outlook 2010 vine cu un set bogat de funcții pentru a vă ajuta să rămâneți conectat la serviciu, acasă și la școală.

Noul aspect al Outlook 2010 și capabilitățile îmbunătățite pentru gestionarea e-mailului, căutarea, comunicarea și rețelele sociale vă oferă o capacitate de top de a fi productiv și de a rămâne conectat cu colegii și familia.

Adăugarea unui cont de e-mail

Pentru a trimite și a primi mesaje folosind Outlook 2010, trebuie să adăugați un cont de e-mail la program și să îl configurați. Dacă utilizați o versiune anterioară de Microsoft Outlook pe același computer care are Outlook 2010 instalat, setările contului sunt importate automat.

Dacă utilizați Outlook pentru prima dată sau instalați Outlook 2010 pe un computer nou, Configurarea automată a contului începe automat pentru a vă ajuta să vă configurați conturile de e-mail. Tot ce trebuie să configurați este numele dvs., adresa de e-mail și parola. Dacă nu vă puteți configura automat contul de e-mail, va trebui să introduceți manual informațiile necesare.

Deschide o filă Fişier.

În capitolul informatii despre cont faceți clic pe butonul Adăugarea unui cont.

Configurarea e-mailului Outlook.

Notă: Pentru instrucțiuni despre adăugarea unui cont Outlook.com (anterior Hotmail), consultați Adăugarea unui cont Outlook.com în Outlook pentru Windows.

Compuneți un mesaj de e-mail

Outlook 2010 vă permite să trimiteți mesaje către unul sau mai mulți destinatari utilizând o gamă largă de funcții și setări.

Selectați vizualizarea Poștă, accesați fila Acasă iar în grup Crea faceți clic pe comandă Creați un mesaj.

Comanda rapidă de la tastatură. Pentru a compune un mesaj de e-mail, apăsați CTRL+SHIFT+M.

Pentru mai multe informații, consultați Crearea mesajelor de e-mail.

Redirecționați sau răspundeți la un mesaj de e-mail

Pe fila Acasă sau Mesaj in grup Răspuns faceți clic pe comandă Răspuns, Răspunde la toate sau Redirecţiona.

Notă: Numele filei depinde dacă mesajul este selectat în lista de mesaje sau dacă este deschis într-o fereastră separată.

Pentru a elimina un nume din câmpuri La careȘi Copie, faceți clic pe el și apăsați ȘTERGERE. Pentru a adăuga un destinatar, faceți clic în câmp La care, Copie sau SKși introduceți un nume.

Pentru mai multe informații, consultați Răspunsul la sau redirecționarea unui mesaj de e-mail.

Adăugarea unui atașament la un mesaj de e-mail

Puteți atașa fișiere la mesajele de e-mail. De asemenea, puteți atașa alte elemente Outlook la e-mailurile pe care le trimiteți, cum ar fi mesaje, contacte sau sarcini.

Creați un mesaj sau deschideți unul existent și faceți clic pe comandă Răspuns, Răspunde la toate sau Redirecţiona.

În fereastra de mesaje din filă Mesaj in grup Porniți alege echipa Ataseaza fisier.

Pentru mai multe informații, consultați Atașarea unui fișier sau alt element la un mesaj de e-mail.

Deschideți sau salvați un atașament dintr-un mesaj de e-mail

Puteți deschide un atașament din panoul de citire sau din panoul de mesaje deschis. După ce deschideți și vizualizați atașamentul, îl puteți salva pe hard disk. Dacă un mesaj conține mai multe atașamente, le puteți salva împreună sau pe rând.

Deschiderea unui atașament

Faceți dublu clic pe atașament.

Salvarea unui atașament

Faceți clic pe un atașament din panoul de citire sau dintr-un mesaj deschis.

Pe fila Atasamente in grup Acțiuni faceți clic pe butonul Salvează ca. De asemenea, puteți face clic dreapta pe atașament și selectați Salvează ca.

Pentru mai multe informații, consultați Deschiderea și salvarea atașamentelor.

Adăugarea unei semnături la mesaje

Creați semnături personalizate care vor apărea pe mesajele pe care le trimiteți. Aceste semnături pot conține text, imagini, o carte de vizită electronică, un logo sau chiar o imagine a unei semnături scrise de mână.

Crearea unei semnături

Adăugarea unei semnături

În fereastra de mesaj nou din filă Mesaj in grup Porniți faceți clic pe comandă Semnăturăși selectați semnătura dorită.

Pentru mai multe informații, consultați Crearea unei semnături și adăugarea acesteia la mesaje.

Creați o întâlnire în calendar

Întâlnirile sunt evenimente care au timp alocat pe calendarul unui utilizator și nu necesită invitarea altora sau rezervarea resurselor.

Selectați vizualizarea Calendar iar pe filă Acasă in grup Crea faceți clic pe comandă Creați o întâlnire. O altă opțiune este să faceți clic dreapta pe un bloc de timp din grila calendarului și să selectați Creați o întâlnire.

Comanda rapidă de la tastatură. Pentru a crea o întâlnire, apăsați CTRL+SHIFT+A.

Pentru mai multe informații, consultați Programarea unei întâlniri.

O întâlnire este o întâlnire care implică alte persoane și poate implica utilizarea unor resurse precum sălile de conferințe. Răspunsurile la solicitările dvs. de întâlnire apar în dosar Inbox.

Selectați vizualizarea Calendar iar pe filă Acasă in grup Crea faceți clic pe comandă Creați o întâlnire.

Comanda rapidă de la tastatură. Pentru a crea o solicitare de întâlnire din orice folder Outlook, apăsați CTRL+SHIFT+Q.

Pentru mai multe informații, consultați Programarea unei întâlniri cu alte persoane.

Setarea mementourilor

Puteți seta și anula mementouri pentru diverse articole, inclusiv e-mailuri, întâlniri și persoane de contact.

Pentru întâlniri sau întâlniri

Deschideți elementul necesar și pe fila Întâlnire sau Întâlnire in grup Opțiuni selectați din lista derulantă Aducere aminte. Apoi alegeți cu cât timp înainte de întâlnire sau întâlnire doriți să afișați mementoul. Pentru a dezactiva mementoul, selectați o opțiune Nu.

Pentru e-mailuri, contacte și sarcini

Pentru mai multe informații, consultați articolul