Πώς να χρησιμοποιήσετε πρότυπα. Πρότυπα. Τύποι προτύπων. Βασίστε ένα νέο πρότυπο σε ένα κενό έγγραφο

Δείγμαείναι ένα έγγραφο που χρησιμοποιείται ως πρότυπο για τη δημιουργία νέων εγγράφων. Τα πρότυπα χρησιμοποιούνται για την ενοποίηση της δομής και εμφάνισηέγγραφα. Ένα πρότυπο ορίζει τη βασική δομή ενός εγγράφου και περιέχει ρυθμίσεις εγγράφου, όπως στοιχεία λίστας Αυτόματο κείμενο και Αυτόματη Διόρθωση, μακροεντολές, γραμμές εργαλείων, προσαρμοσμένα μενού και συντομεύσεις πληκτρολογίου, μορφοποίηση και στυλ.

Όλα τα νέα έγγραφα σε Microsoft Wordδημιουργούνται βάσει προτύπων. Από προεπιλογή, κατά τη δημιουργία ενός νέου εγγράφου, επιλέγεται ένα πρότυπο Συνήθηςστην καρτέλα Είναι κοινά. Το Word συνοδεύεται από δεκάδες πρότυπα που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία διαφορετικών τύπων εγγράφων.

Μετά Εκκίνηση της MicrosoftΤο Word στο παράθυρο της εφαρμογής ανοίγει ένα κενό έγγραφο που ονομάζεται Document 1. Αυτό το έγγραφο βασίζεται στο πρότυπο Normal (Normal.dot) και το κείμενο εισάγεται με το Normal style, στο οποίο ορίζονται οι ακόλουθες παράμετροι μορφοποίησης: γραμματοσειρά γραμματοσειράς - Times New Roman, μέγεθος σημείου (μέγεθος γραμματοσειράς ) - 12 πόντοι, αριστερή στοίχιση, διάστιχο- single.

Το MS Word χρησιμοποιεί το πρότυπο Normal.dot από προεπιλογή. Αυτό το πρότυπο βρίσκεται στο φάκελο C:\Documents and Settings\Irina\Application Data\Microsoft\Templates, όπου η Irina είναι το όνομα χρήστη (λογαριασμός χρήστη).

Ένα πρότυπο μπορεί να περιέχει κείμενο και γραφικά που θα εισαχθούν σε όλα τα έγγραφα που δημιουργούνται από αυτό.

Εάν θέλετε να δείτε ποια έτοιμα πρότυπα είναι διαθέσιμα στο MS Word, πρέπει να εκτελέσετε την εντολή:

1. Αρχείο – Άνοιγμα

2. Στη δεξιά πλευρά του παραθύρου που ανοίγει, επιλέξτε Στον υπολογιστή μου στην κατηγορία Πρότυπα.

3. Ως αποτέλεσμα, θα ανοίξει το παράθυρο προτύπων.

Εικόνα 30. Παράθυρο προτύπων

Κύριοι τύποι προτύπων:

Ø γενικά ή καθολικά πρότυπα.

Ø πρότυπα εγγράφων (εγκατεστημένα και προσαρμοσμένα) ή τοπικά πρότυπα.

ΣΕ Εφαρμογή WordΧρησιμοποιούνται πρότυπα 2007 με επεκτάσεις:

§.dotm (μπορεί να περιέχει μακροεντολές ή προγράμματα), όπου το γράμμα "m" υποδηλώνει μια μακροεντολή.

§.dotx (χωρίς μακροεντολές ή προγράμματα), όπου το "x" βασίζεται σε XML (Extensible Markup Language).

Ένα γενικό ή καθολικό πρότυπο είναι ένα πρότυπο που φορτώνεται στο Microsoft Word στο παράθυρο Πρότυπα και πρόσθετα, το οποίο ανοίγει με την εντολή Developer/Document Template. Όλες οι μακροεντολές, τα στοιχεία λίστας αυτόματου κειμένου, τα στυλ, οι συντομεύσεις πληκτρολογίου που είναι αποθηκευμένα σε ένα κοινό πρότυπο είναι διαθέσιμα σε οποιονδήποτε ανοιχτό έγγραφο, ακόμα κι αν αυτό το Έγγραφο βασίζεται σε διαφορετικό πρότυπο.

Οποιοδήποτε Έγγραφο μπορεί να αναφέρεται σε οποιοδήποτε στοιχείο οποιουδήποτε προτύπου εάν αυτό το πρότυπο έχει φορτωθεί ως κοινόχρηστο από τον χρήστη. Ωστόσο, το κοινόχρηστο πρότυπο παραμένει φορτωμένο μόνο για τη διάρκεια της τρέχουσας περιόδου λειτουργίας και όταν βγείτε από την εφαρμογή Word 2007 και την εκκινήσετε ξανά, πρέπει να το φορτώσετε ξανά με μη αυτόματο τρόπο. Τέτοια κοινά πρότυπα βασίζονται σε περιόδους σύνδεσης και δεν είναι μόνιμα.

Για αυτόματη λήψηΓια να δημιουργήσετε ένα κοινό πρότυπο, πρέπει να τοποθετήσετε τη συντόμευση στο φάκελο Startup του φακέλου Word, για παράδειγμα, C:\Documents and Settings\Admin\Application Data\Microsoft\Word\STARTUP. Σε αυτήν την περίπτωση, το κοινό πρότυπο θα είναι σταθερό.

Πρότυπο Normal.dotm (τα αρχεία με την επέκταση .dotm σας επιτρέπουν να εκτελείτε μακροεντολές στα αρχεία) έχει σχεδιαστεί ειδικά για να χρησιμοποιείται ως γενικό ή καθολικό πρότυπο εφαρμογής που φορτώνεται αυτόματα κάθε φορά εκκίνηση του Word 2007, δηλ. είναι μόνιμη. Το καθολικό (κοινό) πρότυπο, το οποίο ονομάζεται "Νέο έγγραφο" και αποθηκεύεται στο αρχείο Normal.dotm, είναι βασικό πρότυπο. Το Normal.dotm είναι ένα καθολικό πρότυπο για κάθε τύπο εγγράφου, είναι πάντα φορτωμένο και πάντα προσαρτημένο σε ανοιχτά έγγραφα.

Αυτό το βασικό πρότυπο μπορεί να θεωρηθεί ένα είδος κενού εγγράφου (δηλαδή χωρίς περιεχόμενο) με καθορισμένες ιδιότητες, βάσει του οποίου δημιουργούνται νέα Έγγραφα ή δημιουργούνται νέα πρότυπα. Το Normal.dotm δεν μπορεί να αλλάξει, αφού όλα βασίζονται σε αυτό τεκμηρίωσηκαι αυτό είναι όλο πρότυπα Έγγραφα Word 2007.

Το Normal.dotm μπορεί να αποθηκευτεί στους ακόλουθους καταλόγους: C:\Documents and Settings\Admin\Application Data\Microsoft\Templates (για Windows XP) ή C:\Users\Admin\App Data\Roaming\Microsoft\Templates (για Windows 7). Εκεί αποθηκεύονται και πρότυπα χρήστη, π.χ. που δημιουργήθηκε από τον ίδιο τον χρήστη, για παράδειγμα My_template.dotm, που είναι Αντίγραφο ασφαλείας Normal.dotm ή Template_document.dotx και Template_document.dot, κ.λπ.

Τα πρότυπα εγγράφων είναι πρότυπα τυπικών εγγράφων με επέκταση .dotx, τα οποία δεν περιέχουν μακροεντολές και προγράμματα (τα αρχεία με τις επεκτάσεις .dotx και .docx δεν υποστηρίζουν μακροεντολές και επομένως δεν είναι επιρρεπή σε μόλυνση από ιούς μακροεντολών). Στο Word 2007, ένα σύνολο τυπικών προτύπων εγγράφων ονομάζεται " Εγκατεστημένα πρότυπα". Τα "εγκατεστημένα πρότυπα" εγκαθίστανται κατά την εγκατάσταση το γραφείο της Microsoft System 2007. Πρότυπα εγγράφων, για παράδειγμα, Τυπικό φαξ, Τυπική επιστολή, στο παράθυρο διαλόγου Νέο έγγραφο, περιέχει ρυθμίσεις που είναι διαθέσιμες μόνο για έγγραφα που βασίζονται σε αυτό το πρότυπο.

Κατά τη δημιουργία ενός γράμματος με βάση το πρότυπο "Standard Letter", μπορούν να χρησιμοποιηθούν τόσο οι ρυθμίσεις του τοπικού προτύπου "Standard Letter" όσο και οι ρυθμίσεις των γενικών προτύπων, αλλά το τοπικό έχει την υψηλότερη προτεραιότητα. Επιπλέον, μπορείτε να επισυνάψετε ένα πρότυπο άλλου εγγράφου σε ένα έγγραφο που δημιουργήθηκε με βάση ένα πρότυπο. Για να το κάνετε αυτό, στο πλαίσιο διαλόγου "Πρότυπα και πρόσθετα", κάντε κλικ στο κουμπί Επισύναψη και επιλέξτε το απαιτούμενο πρότυπο.

Τα εγκατεστημένα τυπικά πρότυπα εγγράφων (με την επέκταση .dotx) αποθηκεύονται στους ακόλουθους καταλόγους:

§C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033 - ενεργό αγγλική γλώσσα;

§C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1049 - στα ρωσικά.

Επιπλέον, στο Word 2007 μπορείτε να χρησιμοποιήσετε «προσαρμοσμένα πρότυπα», τα οποία εμφανίζονται στο πλαίσιο διαλόγου «Δημιουργία» στην καρτέλα «Τα πρότυπά μου» (Εικ. 2.1.2.1). Τα πρότυπα χρήστη είναι πρότυπα για τυπικά έγγραφα που ο χρήστης δημιουργεί και αποθηκεύει ανεξάρτητα σε έναν υπολογιστή. Τα προσαρμοσμένα πρότυπα μπορούν να δημιουργηθούν από πρότυπα (καθολικά και τοπικά) ή από υπάρχοντα έγγραφα.

Εικόνα 31. Παράθυρο "Τα πρότυπά μου".

Για να δημιουργήσετε ένα έγγραφο ή προσαρμοσμένο πρότυπο, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί "Office" και να επιλέξετε την εντολή Δημιουργία. Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου "Δημιουργία εγγράφου", με ομάδες προτύπων να εμφανίζονται στην αριστερή πλευρά.

Εικόνα 32. Παράθυρο «Δημιουργία εγγράφου».

Η ομάδα "Κενό και πρόσφατο" εμφανίζει τα κενά πρότυπα "Νέο έγγραφο" (Normal.dotm) και " Νέα καταχώρηση blog". Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο ή προσαρμοσμένο πρότυπο με βάση το πρότυπο "Νέο έγγραφο". Για να ξεκινήσετε να εργάζεστε με ιστολόγια που βασίζονται στο πρότυπο "Νέα ανάρτηση ιστολογίου", πρέπει να εγγραφείτε λογαριασμός blog. Όταν χρησιμοποιείτε την ομάδα "Εγκατεστημένα πρότυπα" για να δημιουργήσετε ένα έγγραφο ή προσαρμοσμένο πρότυπο, ανοίγει ένα σύνολο (συλλογή μικρογραφιών) τυπικών προτύπων εγγράφων.

Εάν χρησιμοποιείτε την ομάδα «Τα πρότυπά μου» για να δημιουργήσετε ένα έγγραφο ή προσαρμοσμένο πρότυπο, ανοίγει το παράθυρο Δημιουργία (Εικ. 2.1.2.1), στο οποίο μπορείτε να επιλέξετε ένα κενό «Νέο έγγραφο» (Normal.dotm) ή «προσαρμοσμένα πρότυπα». .

Κατά τη δημιουργία ενός εγγράφου ή προσαρμοσμένου προτύπου με βάση την ομάδα "Από ένα υπάρχον έγγραφο", ανοίγει το παράθυρο "Δημιουργία από ένα υπάρχον έγγραφο", στο οποίο πρέπει να επιλέξετε το κατάλληλο Έγγραφο για το δείγμα. Ενότητα Microsoft Office Online. Εάν έχετε πρόσβαση στο Διαδίκτυο, μπορείτε να κάνετε λήψη πρόσθετων προτύπων από το Microsoft Office Online για να δημιουργήσετε ένα έγγραφο ή προσαρμοσμένο πρότυπο.

Κατά τη δημιουργία προσαρμοσμένα πρότυπαΣυνιστάται να τα αποθηκεύσετε στο φάκελο Πρότυπα σε μορφή dotx.

Μορφή

Μορφήείναι ένα έγγραφο με κενές περιοχές στις οποίες εισάγονται δεδομένα. Οι φόρμες μοιάζουν με συνηθισμένες χάρτινες φόρμες. Σε οποιαδήποτε φόρμα, εκτός από το μόνιμο κείμενο, υπάρχουν κενές στήλες όπου πρέπει να εισαγάγετε συγκεκριμένες πληροφορίες. Παρόμοιες στήλες και πεδία παρέχονται στο ηλεκτρονικά έντυπα ah: πεδίο κειμένου, πεδίο πλαισίου ελέγχου, πεδίο λίστας.

Για να δημιουργήσετε μια φόρμα στο εφαρμογή Microsoft Word, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο για να προσθέσετε στοιχεία ελέγχου περιεχομένου, συμπεριλαμβανομένων των πλαισίων ελέγχου, πεδία κειμένου, στοιχεία ελέγχου επιλογής ημερομηνίας και αναπτυσσόμενες λίστες. Οι άλλοι χρήστες μπορούν στη συνέχεια να συμπληρώσουν αυτήν τη φόρμα στο Word στους υπολογιστές τους. Σε ένα προηγμένο σενάριο, τυχόν στοιχεία ελέγχου περιεχομένου που προσθέτετε στη φόρμα μπορεί επίσης να δεσμεύονται με δεδομένα.

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια φόρμα με βάση ένα πρότυπο. Υπάρχει μια ποικιλία προτύπων φόρμας διαθέσιμα στο Office.com.

Σημείωση. Μια φόρμα με στοιχεία ελέγχου περιεχομένου μπορεί να εκτυπωθεί, αλλά τα πεδία γύρω τους δεν θα εκτυπωθούν.

Τα κύρια πλεονεκτήματα των ηλεκτρονικών εντύπων είναι ότι μειώνουν τον χρόνο εργασίας με έγγραφα, αποθηκεύονται σε ασφαλές μέρος και δεν καταλαμβάνουν μεγάλη μνήμη.

Για να δημιουργήσετε σε Microsoft editorΛέξη μεγάλη ποσότηταπρακτικά πανομοιότυπα έγγραφα, θα είναι πολύ πιο βολικό να χρησιμοποιείτε πρότυπα. Θα σας πούμε πώς να συνεργαστείτε μαζί τους.

Για να δημιουργήσετε πολλά ίδια έγγραφα κειμένουΜπορείτε πάντα να χρησιμοποιήσετε το πρόχειρο. Μόλις δημιουργήσετε ένα έγγραφο, μπορείτε να αντιγράψετε τα περιεχόμενά του σε άλλα έγγραφα και να κάνετε αλλαγές όπως απαιτείται. Αλλά αυτός ο τρόπος δεν είναι ο πιο αποτελεσματικός, ειδικά σε περιπτώσεις όπου τα έγγραφα έχουν κάποιο κοινό μέρος και διαφέρουν ελαφρώς. Ένα παράδειγμα τέτοιων εγγράφων θα μπορούσαν να είναι επιστολές που αποστέλλονται σε πελάτες σχετικά με μια επερχόμενη εκδήλωση (σε αυτήν την περίπτωση, τέτοια έγγραφα θα διαφέρουν μόνο στο όνομα του παραλήπτη και ίσως ελαφρώς στο κείμενο της επιστολής). Ένα άλλο παράδειγμα θα μπορούσε να είναι τυπικές φόρμες για την υποβολή μιας παραγγελίας, στις οποίες πρέπει να «εισάγετε» τα απαραίτητα δεδομένα.

Για να επιλύσετε τέτοια προβλήματα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πρότυπα στο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου του Microsoft Word. Ένα πρότυπο είναι ένα έγγραφο που, αφού δημιουργηθεί, μπορεί στη συνέχεια να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία άλλων εγγράφων. Έχοντας δημιουργήσει το δικό σας πρότυπο που περιέχει ένα αμετάβλητο μέρος του εγγράφου, μπορείτε στη συνέχεια να κάνετε μόνο τις απαραίτητες αλλαγές στο έγγραφο.

Οποιοδήποτε έγγραφο κειμένου Επεξεργαστής Wordδημιουργείται με βάση ένα πρότυπο. Ακόμη και το κενό έγγραφο που έχουμε συνηθίσει να βλέπουμε στην οθόνη μετά την εκκίνηση του προγράμματος δημιουργείται με βάση το προεπιλεγμένο πρότυπο, το όνομά του είναι normal.dot. Εκτός από αυτό το τυπικό πρότυπο, ο επεξεργαστής έχει πολλά άλλα για τη δημιουργία επιστολών, φαξ, δηλώσεων και άλλων τυπικών εγγράφων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα τυπικά πρότυπα επιλέγοντας "Αρχείο -> Νέο". Ως αποτέλεσμα, η περιοχή εργασιών "Δημιουργία εγγράφου" εμφανίστηκε στο παράθυρο του προγράμματος επεξεργασίας.

Παράθυρο εργασιών Δημιουργία εγγράφου στο παράθυρο επεξεργαστής κειμένουΛέξη.

Για να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο με βάση ένα πρότυπο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τυπικά πρότυπαπου συμπεριλήφθηκαν σε πακέτο της MicrosoftΤο Office κατά την εγκατάστασή του ή τα πρότυπα που δημοσιεύονται στον ιστότοπο του προγράμματος (για το σκοπό αυτό, χρησιμοποιήστε τον σύνδεσμο "Πρότυπα στο Office Online"). Ως αποτέλεσμα της επιλογής του πρώτου στοιχείου, θα ανοίξει ένα παράθυρο για την επιλογή ενός προτύπου. Λάβετε υπόψη ότι τα πρότυπα τοποθετούνται σε καρτέλες ανάλογα με το σκοπό τους. Επιλέγω απαιτούμενο πρότυπο, για παράδειγμα "Σύγχρονη Σημείωση". Ως αποτέλεσμα, θα δημιουργηθεί νέο έγγραφοΜε βάση το επιλεγμένο πρότυπο, το κείμενο του προτύπου θα τοποθετηθεί στο έγγραφο, το οποίο τώρα μπορεί να αλλάξει ανάλογα με τις ανάγκες.

Εάν έχετε δημιουργήσει ένα έγγραφο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε άλλα έγγραφα με μικρές μόνο αλλαγές, μετατρέψτε το σε πρότυπο. Για να το κάνετε αυτό, απλώς αποθηκεύστε το σε μορφή προτύπου επιλέγοντας "Αρχείο" -> "Αποθήκευση ως" και στο πεδίο "Τύπος αρχείου" επιλέξτε την τιμή "Πρότυπο εγγράφου (*.dot)". Προσέξτε πού αποθηκεύεται το νέο πρότυπο - από προεπιλογή, τα πρότυπα αποθηκεύονται στον φάκελο "Πρότυπα", ο οποίος βρίσκεται στον κατάλογο Έγγραφα και ρυθμίσεις\όνομα χρήστη\Δεδομένα εφαρμογής\Microsoft. Δεν συνιστάται η αλλαγή αυτής της τοποθεσίας.

Αποθήκευση του αρχείου ως πρότυπο.

Μόλις αποθηκευτεί το πρότυπο, μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία εγγράφων. Επιλέγοντας "Αρχείο -> Νέο" και χρησιμοποιώντας τον σύνδεσμο "Στον υπολογιστή μου", μπορείτε να δείτε το προηγουμένως αποθηκευμένο πρότυπο στην καρτέλα "Γενικά".

Δημιουργήστε ένα έγγραφο με βάση το δικό σας πρότυπο.

Και ένα ακόμη μυστικό - με βάση έτοιμο πρότυπο, είτε τυπική είτε προηγουμένως δημιουργημένη από τον χρήστη, μπορείτε να δημιουργήσετε νέο πρότυπο. Αυτό είναι και πάλι βολικό να το κάνετε όταν χρειάζεται να δημιουργήσετε πολλά πανομοιότυπα έγγραφα, αν και με μικρές διαφορές από ένα υπάρχον πρότυπο. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο πρότυπο με βάση ένα έτοιμο πρότυπο με τον ίδιο τρόπο που μπορείτε να δημιουργήσετε ένα με βάση αυτό νέο αρχείο- επιλέξτε "Αρχείο -> Δημιουργία" για αυτό, χρησιμοποιήστε τον σύνδεσμο "Στον υπολογιστή μου", στο παράθυρο "Πρότυπα", επιλέξτε το επιθυμητό πρότυπο και ελέγξτε το κουμπί επιλογής "Πρότυπο", το οποίο βρίσκεται πάνω από τα "Οκ" και " κουμπιά Ακύρωση». Ως αποτέλεσμα, θα δημιουργηθεί ένα νέο πρότυπο, το οποίο θα περιέχει τα στοιχεία του προηγούμενου προτύπου και μπορείτε να κάνετε όλες τις απαραίτητες αλλαγές στο νέο πρότυπο και να το αποθηκεύσετε με νέο όνομα.

21.07.2014

Το Microsoft Word και η μη διαθεσιμότητα ορισμένων από τις λειτουργίες του ήταν εδώ και καιρό η συζήτηση. Μπορούμε μόνο να μαντέψουμε τι καθοδηγήθηκαν οι προγραμματιστές κατά την τοποθέτηση συναρτήσεων και στοιχείων μενού με αυτόν τον τρόπο, αλλά επειδή το Word παραμένει το πιο δημοφιλές εργαλείο συγγραφής, θα προσπαθήσουμε να σας προειδοποιήσουμε για ορισμένα λάθη και απώλεια χρόνου.

Δεν θα θέλετε να τα επαναλάβετε κοινά λάθηόταν εργάζεστε με πρότυπαΛέξη.

Τα πρότυπα θα σας βοηθήσουν να είστε πιο παραγωγικοί και να σέβεστε το απόρρητό σας. Δυστυχώς, παραμένουν ένα μυστήριο για τους περισσότερους χρήστες. Εάν εργάζεστε μόνοι σας και κάνετε τις ίδιες αλλαγές σε κάθε έγγραφο, μάθετε πώς να δημιουργείτε, να επεξεργάζεστε και να χρησιμοποιείτε πρότυπα. Εάν παρέχετε υποστήριξη σε χρήστες, βεβαιωθείτε ότι γνωρίζουν πώς να χρησιμοποιούν τα πρότυπα κατάλληλα, ώστε να μπορούν να χρησιμοποιούν τις περισσότερες από τις δυνατότητες των προτύπων του Word.

Με τα χρόνια, έχω παρατηρήσει ότι οι χρήστες κάνουν τα ίδια λάθη με τα πρότυπα του Word. Εδώ είναι τα τρία πιο κοινά:

1. Δημιουργίαπρότυπο

Υπάρχει μόνο ένας τρόπος για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο στο Word, αλλά οι περισσότεροι άνθρωποι δεν το χρησιμοποιούν—δεν το γνωρίζουν καν. Αντίθετα, χρησιμοποιούν μία ή συνδυασμό πολλών μεθόδων που περιγράφονται παρακάτω.

Προσαρμόστε ένα τυπικό πρότυποΛέξη

εάν έχετε ειδικές ανάγκες, δημιουργήστε ένα νέο πρότυπο από την αρχή. Η αλλαγή του προτύπου Normal.dot φαίνεται αρκετά ακίνδυνη και αν προσθέσετε μόνο μερικές τροποποιήσεις, όλα πιθανότατα θα πάνε καλά, αλλά τουλάχιστον, μέχρι τη νέα ενημέρωση. Τη στιγμή που το Word ενημερώνει το πρότυπο Κανονικό, θα χάσετε όλες τις προσαρμοσμένες ρυθμίσεις σας.

Δημιουργήστε ένα νέο πρότυπο με βάσηΚανονικός

Είναι πολύ δελεαστικό να ανοίξει κενό αρχείοέγγραφο (doc), προσαρμόστε το και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε το ως αρχείο προτύπου (dotx, dotm, dot). Η διαδικασία φαίνεται σχεδόν διαισθητική - έτσι δεν πρέπει να γίνει; Δυστυχώς, αυτή η μέθοδος έχει συνέπειες που ίσως δεν είχατε προβλέψει. Τυχόν ρυθμίσεις που εφαρμόσατε στο Normal θα εμφανίζονται τώρα στο νέο πρότυπο.

Βασίστε ένα νέο πρότυπο σε ένα υπάρχον έγγραφο

Εάν έχετε ένα μορφοποιημένο έγγραφο που καλύπτει όλες τις προσαρμοσμένες ανάγκες σας, θα μπορούσατε να προσπαθήσετε να αφαιρέσετε όλο το περιεχόμενο και να το αποθηκεύσετε ως αρχείο προτύπου (dotx, dotm, dot), αλλά μην το κάνετε. Εργαστείτε προς την αντίθετη κατεύθυνση. Δημιουργήστε ένα πρότυπο και, στη συνέχεια, εφαρμόστε το στα έγγραφα όπως απαιτείται. Ο λόγος είναι ο ίδιος όπως στο Νο. 1 και στο Νο. 2 - παίρνετε περισσότερα από όσα παζαρεύατε και αυτό δεν θα αποδειχθεί καλά.

Βασίστε ένα νέο πρότυπο κενό έγγραφο

Εντάξει, εντάξει, κάνω την υπέρβαση, αλλά ήθελα να σας μεταφέρω τη σημασία της δημιουργίας ενός προτύπου από την αρχή, όπως προτείνει το Word. Αυτό θα εξασφαλίσει ότι θα ξεκινήσετε με λευκό μητρώο, και αυτό ακριβώς χρειάζεστε, ακόμα κι αν δεν το καταλαβαίνετε μόνοι σας.

Και τώρα μάλλον ρωτάτε πώς να δημιουργήσετε Πρότυπο λέξης? Είναι καλύτερο να δημιουργήσετε ένα νέο πρότυπο από την αρχή, δηλαδή:

• Κάντε κλικ στο κουμπί Office, επιλέξτε Δημιουργώ. Στο Word 2003, επιλέξτε Δημιουργώστο μενού Αρχείο
• Κάντε κλικ ΜουΠρότυπαστο υπομενού Πρότυπα. Στο office 2003 κάντε κλικ Ο υπολογιστής μουστη γραμμή εργασιών Νέο έγγραφο
• Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, επιλέξτε νέο έγγραφο
• Μην ξεχάσετε να ρυθμίσετε το διακόπτη στο Δείγμα
• Κάντε κλικ Εντάξει.

2. Αλλαγές στις προεπιλεγμένες ιδιότητες προτύπου

Όταν αλλάζουν την προεπιλεγμένη γραμματοσειρά, οι χρήστες κάνουν συχνά το λάθος να αλλάζουν τις ιδιότητες γραμματοσειράς στην ομάδα Γραμματοσειρά, αλλά αυτό δεν λειτουργεί. (Αυτό συχνή κλήσησε υποστήριξη και υπηρεσίες βοήθειας– Άλλαξα τις προεπιλεγμένες ιδιότητες του προτύπου μου, αλλά δεν αποθηκεύτηκαν! Και σίγουρα πάτησα Αποθηκεύσετε!) Για να αλλάξετε τις προεπιλεγμένες ιδιότητες γραμματοσειράς σε ένα πρότυπο, πρέπει να αλλάξετε το στυλ του προτύπου, το οποίο επί του παρόντος είναι το ίδιο με το Κανονικό. Ανοίξτε το πρότυπο και κάντε τις απαραίτητες αλλαγές στο Normal χρησιμοποιώντας το πλαίσιο διαλόγου Στυλ. Μην ξεχάσετε να αποθηκεύσετε το πρότυπο πριν το κλείσετε!

3. Εφαρμογή προτύπου

Ένα άλλο συνηθισμένο λάθος είναι να ανοίξετε το ίδιο το αρχείο προτύπου και στη συνέχεια να το αποθηκεύσετε ως αρχείο .doc. Αυτό Λάθος τρόποεφαρμόστε το πρότυπο. Η διαδικασία εφαρμογής ενός προτύπου σε ένα έγγραφο είναι παρόμοια με αυτή που συζητήθηκε προηγουμένως για τη δημιουργία ενός νέου προτύπου:

• Κάντε κλικ στο κουμπί Office, επιλέξτε Δημιουργώ. Στο Word 2003, επιλέξτε Δημιουργώστο μενού Αρχείο
• Διατίθεται στο παράθυρο που ανοίγει ένας μεγάλος αριθμός απόφακέλους με πρότυπα. Για αυτό το παράδειγμα επέλεξα Τα πρότυπά μουστο παράθυρο Πρότυπα
• Στο παράθυρο διαλόγου που ανοίγει, επιλέξτε ένα πρότυπο. Για αυτό το παράδειγμα επιλέξαμε το στυλ Τυπικό βιογραφικό.
• Ρυθμίστε το διακόπτη στο Εγγραφο
• Κάντε κλικ Εντάξει. Ονομάστε το νέο έγγραφο και μπορείτε να το συμπληρώσετε με περιεχόμενο. Όλες οι ρυθμίσεις που προσθέσατε στο πρότυπο θα εφαρμοστούν στο νέο αρχείο εγγράφου (doc).

Η εφαρμογή ενός προτύπου σε ένα υπάρχον έγγραφο είναι λίγο πιο δύσκολη, επομένως είναι κατανοητό γιατί οι χρήστες δεν το κάνουν.

• Αν στο πάνελ γρήγορη πρόσβασηκαμία καρτέλα Προγραμματιστής, πρέπει να το προσθέσετε. Για αυτό:
• Κάντε κλικ στο κουμπί Office, επιλέξτε κάτω δεξιά ΕπιλογέςΛέξη
• Στο παράθυρο που ανοίγει, επιλέξτε Βασικός
• Επιλέξτε το πλαίσιο Εμφάνιση της καρτέλας Προγραμματιστής στην κορδέλα
• Κάντε κλικ Εντάξει
• Μεταβείτε στην καρτέλα Προγραμματιστής
• Στην Ομάδα Πρότυπαεπιλέξτε αντικείμενο Πρότυπο εγγράφου
• Στο παράθυρο που ανοίγει, στην καρτέλα Πρότυπαπάτα το κουμπί Συμμετοχή
• Επιλέξτε το επιθυμητό πρότυπο από τη λίστα
• Κάντε κλικ Εντάξει

Αυτή είναι μια περιοχή όπου το Word απέτυχε. Και δεν υπάρχει λόγος να κάνετε τη διαδικασία τόσο μπερδεμένη. (Αναρωτιέμαι αν ήταν τότε που συνέβη κάπου στα βάθη της Microsoft η στιγμή "Ωχ χάλια! Ξεχάσαμε...) Φυσικά, αυτό το οργανωτικό ελάττωμα δεν επιτρέπει στους προγραμματιστές να μείνουν αδρανείς. (Η διαδικασία έχει απλοποιηθεί αρκετές φορές από το Word 2000, αλλά εξακολουθεί να μην είναι διαισθητική.) Ευτυχώς, όταν εργάζεστε με πρότυπα, είναι πολύ σπάνιο να χρειαστεί να εφαρμόσετε ένα πρότυπο σε ένα υπάρχον έγγραφο—θα ξεκινήσετε από το ξεκινώντας από το σωστό πρότυπο.

Ποιόνκατηγορώ

Οι χρήστες δεν είναι ηλίθιοι. Συχνά εκπλήσσομαι με το πόσο γρήγορα μαθαίνουν οι χρήστες να χρησιμοποιούν το Word μετά από μια σύντομη (ή συνήθως καθόλου) εκπαίδευση. Δυστυχώς, η δημιουργία και η χρήση προτύπων είναι μια υποχρεωτική διαδικασία για να είμαστε παραγωγικοί και αποτελεσματική εργασίαστο Word – παραμένει αζήτητο. Το Word έθαψε αυτό το χαρακτηριστικό βαθιά, αντί να το τοποθετήσει στην Κορδέλα όπου ανήκει.

Μόλις δημιουργηθεί το πρότυπο, η δημιουργία ενός βιβλίου με βάση αυτό είναι πολύ απλή. Αν και θεωρητικά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα κανονικό βιβλίο εργασίας για αυτό, υπάρχει πάντα ο κίνδυνος να καταστραφεί το πρωτότυπο. Αυτό δεν συμβαίνει με τα πρότυπα, επειδή το Excel δημιουργεί ένα αντίγραφο του αρχείου, αφήνοντας το πρωτότυπο ανέγγιχτο και έτοιμο για να δημιουργήσετε το επόμενο βιβλίο εργασίας σας.

1. Το παράθυρο εργασιών Δημιουργία βιβλίου εμφανίζεται στην οθόνη. Σας επιτρέπει να ανοίξετε υπάρχον αρχείοβιβλίο εργασίας και δημιουργήστε καινούργιο βιβλίο. Για να δημιουργήσετε ένα νέο βιβλίο εργασίας με βάση ένα από τα προηγουμένως αποθηκευμένα πρότυπα, στην ενότητα Πρότυπα, επιλέξτε την επιλογή Στον υπολογιστή μου.

Συμβουλή Εάν, αντί να δημιουργήσετε ένα βιβλίο εργασίας με βάση ένα πρότυπο, θέλετε να κάνετε αλλαγές στο ίδιο το πρότυπο, κάντε το. Από το μενού Αρχείο, επιλέξτε την εντολή Άνοιγμα και, στη συνέχεια, επιλέξτε το φάκελο στον οποίο είναι αποθηκευμένο το πρότυπο, ανοίξτε το και επεξεργαστείτε το. Αφού κάνετε τις απαραίτητες διορθώσεις, το μόνο που μένει είναι να αποθηκεύσετε το αρχείο κάνοντας κλικ στο κουμπί Αποθήκευση ή χρησιμοποιώντας την εντολή File\Save. Μετά από αυτό, όλα τα βιβλία που βασίζονται σε αυτό το πρότυπο θα αλλάξουν σύμφωνα με τις αλλαγές που έγιναν στο πρότυπο.

Σημείωση Η επιλογή Από ένα υπάρχον βιβλίο εργασίας στο παράθυρο εργασιών Δημιουργία βιβλίου εργασίας, που βρίσκεται στην ενότητα Δημιουργία, σας επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε βιβλίο εργασίας του Excel ως πρότυπο.

1. Στο παράθυρο διαλόγου Νέο έγγραφο που εμφανίζεται, επιλέξτε την καρτέλα Γενικά εάν το πρότυπο είχε αποθηκευτεί στο φάκελο Πρότυπα. Διαφορετικά, κάντε κλικ στην καρτέλα με το όνομα του φακέλου κάτω από το φάκελο Πρότυπα όπου είναι αποθηκευμένο το πρότυπο. Παρεμπιπτόντως, αυτό το πλαίσιο διαλόγου εμφανίζει μόνο τους φακέλους που περιέχουν πρότυπα του Excel.

1. Επιλέξτε το επιθυμητό πρότυπο και κάντε κλικ στο OK ή κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο του προτύπου.

Σημείωση Εάν υπάρχουν προεπιλεγμένα πρότυπα στο Excel, δεν χρειάζεστε ειδικά βήματα για να τα χρησιμοποιήσετε. Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία στη γραμμή εργαλείων. Ένα αντίγραφο του προεπιλεγμένου προτύπου θα ανοίξει μόνο του.

1. Το Excel θα δημιουργήσει ένα βιβλίο εργασίας με βάση το πρότυπο όπως φαίνεται στην εικόνα. Σημειώστε ότι το όνομα του βιβλίου εργασίας είναι διαφορετικό από το όνομα του προτύπου. Στο νέο βιβλίο δίνεται το όνομα που καθορίζεται στο πρότυπο συν τον αριθμό που εισάγεται σε κάθε βιβλίο ξεχωριστά. Χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο, δεν κινδυνεύετε να καταστρέψετε το πρωτότυπο κατά την αποθήκευση ενός αντιγράφου που βασίζεται σε αυτό.

1. Τώρα μπορείτε να εισάγετε δεδομένα στο νέο βιβλίο και να κάνετε όλες τις απαραίτητες αλλαγές. ΣΕ σε αυτό το παράδειγμα, ειδικότερα, καταχωρούνται το όνομα του τριμήνου, τα ονόματα των μηνών και οι όγκοι πωλήσεων.

Συμβουλή Για να διαγράψετε ένα πρότυπο, κάντε κλικ κάντε δεξί κλικτοποθετήστε το ποντίκι πάνω από το όνομά του στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία εγγράφου και επιλέξτε Κατάργηση από το εμφανιζόμενο κατάλογος συμφραζόμενων. Ωστόσο, δεν μπορείτε να διαγράψετε προεπιλεγμένα πρότυπα χρησιμοποιώντας αυτήν τη μέθοδο.

Χρησιμοποιώντας έτοιμα πρότυπα

Παρακάτω περιγράφονται γενικές οδηγίεςσχετικά με τη χρήση προτύπων. Μπορείτε να βρείτε οδηγίες για την προσαρμογή συγκεκριμένων προτύπων στην ενότητα Εργασία με πρότυπα.

Πρόσβαση στη συλλογή προτύπων

1. Ενώ ενεργείτε Κύριος πίνακας, επιλέξτε Αυτοματοποίηση.

2. Στη σελίδα Οι διαδικασίες μουΚάντε κλικ Δημιουργία διαδικασίας.
3. Θα ανοίξει μια σελίδα με όλα τα πρότυπα. Μπορείτε να κάνετε κύλιση στη σελίδα για να προβάλετε όλα τα διαθέσιμα πρότυπα ή να επιλέξετε μια κατηγορία από το πλευρικό μενού.

4. Πατήστε το κουμπί Χρήση. Ανοίγει το επιλεγμένο πρότυπο διαδικασίας. Μπορείτε να ξεκινήσετε να το ρυθμίζετε. (Κάντε κλικ Προεπισκόπησηγια να δείτε το πρότυπο πριν το χρησιμοποιήσετε.)

Χρήση του δικού σας περιεχομένου σε πρότυπα

1. Προσαρμόστε όλα τα γκρι στοιχεία. Κάντε κλικ σε ένα στοιχείο για να το ανοίξετε Ιδιότητες. Προσδιορίζω απαραίτητες πληροφορίεςκαι παραμέτρων. Επαναλάβετε αυτό το βήμα για όλα τα άλλα στοιχεία.
2. Για στοιχεία που δεν έχουν επιλεγεί γκρί, χρησιμοποιούνται οι προεπιλεγμένες ρυθμίσεις. Τύπος απαραίτητο στοιχείοκαι αλλάξτε τις ρυθμίσεις του εάν χρειάζεται. Για παράδειγμα, για ένα στοιχείο ΑγοράΜπορείτε να επιλέξετε ποια αγορά θέλετε να παρακολουθείτε. Άλλα στοιχεία, όπως "Έγινε κλικ στον σύνδεσμο;", σας επιτρέπουν να αλλάξετε μια ποικιλία παραμέτρων για να ανταποκρίνεστε συγκεκριμένα στη συμπεριφορά της επαφής. ΣημείωσηΣυνιστούμε να μην αλλάξετε τις προκαθορισμένες ρυθμίσεις χρονικού ορίου λήξης.
3. Στοιχείο Καθυστέρησηεγκαθίσταται πάντα με τις συνιστώμενες παραμέτρους.
4. Όταν ολοκληρώσετε τη ρύθμιση, πατήστε Αποθήκευση και δημοσίευσηή Αποθήκευση και έξοδοςγια να αποθηκεύσετε το πρότυπο ως προσχέδιο.

Για να πάρεις οδηγίες βήμα προς βήμαΓια να διαμορφώσετε μεμονωμένα πρότυπα, μεταβείτε στην ενότητα Εργασία με πρότυπα.

Κοινή χρήση προτύπων

Μπορείτε να εξάγετε και να εισάγετε πρότυπα σε ένα αρχείο GRFLOW. Όταν εξάγετε ένα αρχείο για αποστολή σε άλλους χρήστες, οι ρυθμίσεις για όλα τα στοιχεία θα επανέλθουν στις προεπιλεγμένες τιμές τους. Αυτό διασφαλίζει ότι οποιαδήποτε εμπιστευτικές πληροφορίες(ονόματα λιστών, ετικέτες ή γράμματα) θα διαγραφούν.

Εξαγωγή προτύπων

Μπορείτε να εξαγάγετε πρότυπα από το πρόγραμμα δημιουργίας προτύπων ή από τη σελίδα Τα πρότυπά μου:

Σημείωση: Επειδή το αρχείο είναι κρυπτογραφημένο, δεν θα μπορείτε να ανοίξετε ή να αλλάξετε το περιεχόμενό του.

Τα εξαγόμενα πρότυπα αποθηκεύονται στον υπολογιστή σας (το όνομα της διαδικασίας είναι επίσης το όνομα του αρχείου). Μπορείτε να τα προσθέσετε στη σελίδα Οι διαδικασίες μουμε την εισαγωγή των ληφθέντων αρχείων.

Εισαγωγή προτύπων

Μπορείτε να κατεβάσετε το πρότυπο σε ένα αρχείο GRFLOW μεγέθους έως 10 MB.

1. Ενώ ενεργείτε Κύριος πίνακας, επιλέξτε Αυτοματοποίηση.
2. Στη σελίδα Οι διαδικασίες μουΚάντε κλικ Δημιουργία διαδικασίας.
3. Θα ανοίξει μια σελίδα με όλα τα πρότυπα. Κάντε κλικ Εισαγωγή προτύπουστο πλαϊνό μενού.

4. Δώστε έναν τίτλο (απαιτείται) και μια περιγραφή (προαιρετικά) του προτύπου σας.


5. Κατεβάστε το πρότυπο. Μπορείς: