Αυτό το εκλεπτυσμένο έξυπνο γραφείο. Λύση κράτησης αίθουσας συσκέψεων Evoko Liso. Λύση κράτησης αίθουσας συσκέψεων Navigator

Συνάντηση για διεθνή εταιρείαενδέχεται να απαιτείται κράτηση πολλών αιθουσών συνεδριάσεων ταυτόχρονα σε διαφορετικές γεωγραφικές τοποθεσίες. Κάθε τοποθεσία μπορεί να έχει τις δικές της απαιτήσεις για άλλους πόρους της εταιρείας (για παράδειγμα, υπηρεσίες τροφίμων και εξοπλισμό για μεμονωμένα δωμάτια). ΣΕ Microsoft Outlook εξουσιοδοτημένους χρήστεςμπορεί να αναζητήσει και να κάνει κράτηση διαθέσιμων πόρων με βάση καθορισμένα κριτήρια χρησιμοποιώντας τη φόρμα κράτησης IBM® TRIRIGA. Συνήθως, οι χρήστες δεν είναι εξοικειωμένοι με τα διαθέσιμα δωμάτια και πρέπει να συγκρίνουν τα δωμάτια για να επιλέξουν συγκεκριμένα δωμάτια.

Περιστάσεις

Η Ανίτα είναι χρήστης της Microsoft Outlook, που επιθυμεί να κλείσει δύο δωμάτια μαζί με υπηρεσίες φαγητού και εξοπλισμού. Επιθυμεί να οργανώσει μια τετράωρη συνάντηση την επόμενη εβδομάδα. Στη συνάντηση θα συμμετέχουν 10 άτομα που βρίσκονται στο γραφείο του Ντάλας και 5 άτομα που βρίσκονται στο γραφείο του Λονδίνου. Απαιτείται προβολή για τη συνάντηση εξοπλισμός υπολογιστώνκαι catering με σέρβις και στις δύο θέσεις συν έναν αριθμό για σύνδεση τηλεφωνική γραμμήκαι διεύθυνση URL βιντεοδιάσκεψης. Διοικητικά δικαιώματα που επισημάνθηκαν Διαχειριστής συστήματοςγια την Anita ώστε η Anita να μπορεί να δει και να δημιουργήσει κρατήσεις για κάθε υπάλληλο του τμήματος.

Βήμα 1: Δημιουργήστε ένα συμβάν

Η Anita ανοίγει το Microsoft Outlook για να ελέγξει τα χρονοδιαγράμματα των ατόμων που συμμετέχουν στη σύσκεψη. Δημιουργεί μια εκδήλωση για τη συνάντηση και επενδύει στην εκδήλωση αρχείο MicrosoftΛέξη με ατζέντα.

Βήμα 2: Αναζήτηση για εγκαταστάσεις

Η Ανίτα επιλέγει μια επιλογή Βιβλίο IBM TRIRIGAγια να ανοίξετε τη φόρμα κράτησης IBM TRIRIGA σε έναν προορισμό του Microsoft Outlook. Επιλέγει την κύρια εταιρική πανεπιστημιούπολη στο Ντάλας. Ξεκινά μια αναζήτηση που περιλαμβάνει τα κριτήρια που καθορίζονται για δωμάτια και υπηρεσίες:

• Ημερομηνία συνάντησης, η οποία συμπληρώνεται από μια συνάντηση του Microsoft Outlook
• Διάρκεια της συνάντησης
• Αριθμός συμμετεχόντων: 10
• Διάταξη δωματίου: Στρογγυλό τραπέζι
• Διαθεσιμότητα catering: Ναι
• Σύνδεση δικτύου: Ναι
• Τηλεδιάσκεψη: Ναι
• Τηλεδιάσκεψη: Ναι
• Ηλεκτρονικός πίνακας: Ναι

Βήμα 3: Έλεγχος των αποτελεσμάτων επιλογής δωματίου

Αφού η Anita ορίσει τα κριτήριά της για το γραφείο του Ντάλας, η αναζήτηση θα εμφανίσει τρεις τοποθεσίες στην προβολή λίστας. Η Anita γνωρίζει τον χώρο συνεδριάσεων του Orange Room, αλλά εξετάζει άλλες δύο αίθουσες για να βεβαιωθεί ότι είναι κατάλληλες για αυτήν. Επιλέγουν την αίθουσα συνεδριάσεων Green Room και βλέπουν φωτογραφίες της αίθουσας. Βλέπει μια γραφική αναπαράσταση του Green Room σε μια κάτοψη.

Βήμα 4: Συγκρίνετε τα αποτελέσματα ανά δωμάτιο

Η Anita υποθέτει ότι το Green Room είναι πολύ μικρό για μια συνάντηση, οπότε αποφασίζει να κοιτάξει και το Blue Room. Για να διευκολύνει την απόφασή της, επιλέγει την επιλογή συγκριτικής προβολής για να δει τα χαρακτηριστικά και των τριών δωματίων ταυτόχρονα.

Βήμα 5: Επιλογή δωματίου για την πρώτη θέση

Η Anita αποφασίζει να κλείσει την αίθουσα συνεδριάσεων Orange Room, καθώς αυτή η αίθουσα της είναι γνωστή. Όταν κάνει κράτηση για το Orange Room, προ-κρατεί το δωμάτιο ενώ ολοκληρώνει την υπόλοιπη διαδικασία προγραμματισμού της συνάντησης. Η προκράτηση εμποδίζει άλλους υπαλλήλους να κάνουν κράτηση για το ίδιο δωμάτιο για την ίδια ώρα. Υπεύθυνος Κρατήσεων Χώρου Εργασίας TRIRIGAπροσθέτει επίσης το επιλεγμένο δωμάτιο στην προβολή διαθεσιμότητας του Microsoft Outlook.

Βήμα 6: Επιλέξτε ένα δωμάτιο για τη δεύτερη θέση

Η Anita αναζητά, ερευνά, συγκρίνει και επιλέγει χώρους γραφείων στο Λονδίνο. Υπεύθυνος Κρατήσεων Χώρου Εργασίας TRIRIGAπροσθέτει το επιλεγμένο δωμάτιο στην προβολή διαθεσιμότητας του Microsoft Outlook.

Βήμα 7: Προσθήκη πόρων στο πρώτο δωμάτιο

Η Ανίτα προσέχει τι χρειάζεται προαιρετικός εξοπλισμόςγια το Orange Room der Rohe, αφού ο προβολέας υπολογιστή δεν είναι βασικός εξοπλισμόςγια αυτό το δωμάτιο. Ανοίγει την προβολή παραγγελίας εξοπλισμού στην κράτηση του Orange Room και επιλέγει προσιτός προβολέας. Η Anita απαιτεί επίσης υπηρεσίες catering με τη μορφή μεσημεριανού γεύματος και σνακ στο Orange Room. Ανοίγει την προβολή παραγγελίας φαγητού, η οποία δείχνει Διαθέσιμες Επιλογέςθρέψη. Επιλέγει τον κατάλληλο πάροχο υπηρεσιών φαγητού και στοιχεία μενού και ελέγχει τον τελικό χρόνο και το κόστος.

Βήμα 8: Προσθήκη πόρων για το δεύτερο δωμάτιο

Η Anita προσθέτει έναν προβολέα με υπολογιστή και υπηρεσίες catering στην κράτησή της για χώρο στο γραφείο της στο Λονδίνο. Υπεύθυνος Κρατήσεων Χώρου Εργασίας TRIRIGAδιαχειρίζεται τις διαφορές ζώνης ώρας.

Βήμα 9: Υποβάλετε την εκδήλωσή σας

Η Anita στέλνει μια πρόσκληση σε μια εκδήλωση του Microsoft Outlook. Εξετάζει το κόστος χρήσης χώρων, εξοπλισμού, τροφίμων, καθώς και άλλες δαπάνες εναλλακτικών χώρων. Καθορίζει τον κωδικό λογαριασμού για την πληρωμή του κόστους. Υπεύθυνος Κρατήσεων Χώρου Εργασίας TRIRIGAχειρίζεται την ανάθεση του Microsoft Outlook:

• Η κατάσταση του πόρου αλλάζει από Προκράτηση σε Μόνιμη Αποδοχή.
• Δημιουργούνται εργασίες εργασίας για την οργάνωση και τη διάσπαση των χώρων
• Δημιουργούνται εργασίες εργασίας για την παράδοση και τη φόρτωση του εξοπλισμού.
• Δημιουργούνται εντολές αγοράς για υπηρεσίες τροφίμων.

Βήμα 10: Επιβεβαίωση κράτησης

Εκ των προτέρων καθορισμένο χρόνοΗ Anita λαμβάνει μια ειδοποίηση πριν από την εκδήλωση της συνάντησης ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ, στο οποίο της ζητείται να επιβεβαιώσει εάν η εκδήλωσή της είναι ενεργή ή όχι. Το email περιέχει ενέργειες που της επιτρέπουν να απαντήσει απευθείας από ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ. Οι ενέργειες περιλαμβάνουν κουμπιά για επιβεβαίωση ή ακύρωση μιας κράτησης. Η Anita επιβεβαιώνει την κράτηση.

Βήμα 11: Εκκαθαρίστε τις εγκαταστάσεις εάν η συνάντηση τελειώσει νωρίς

Η σύσκεψη τελειώνει λιγότερο από τέσσερις ώρες μετά την έναρξή της, επομένως η Anita ανοίγει την κράτηση του Microsoft Outlook και κάνει κλικ στο κουμπί στην επιλογή Κρατήσεις IBM TRIRIGAγια να τερματίσετε την κράτησή σας πρόωρα. Η έγκαιρη εκκένωση ενός δωματίου ελευθερώνει χώρο για κράτηση για άλλους υπαλλήλους.

Βήμα 12: Λάβετε την έρευνα

Αφού επιτευχθεί ο στόχος της συνάντησης, η Anita λαμβάνει ένα έντυπο έρευνας γνώμης που τη ρωτά τι πιστεύει για τη διαδικασία κράτησης και την απόδοσή της στη διαδικασία.

Μια συνάντηση για μια διεθνή εταιρεία μπορεί να απαιτεί κράτηση πολλών αιθουσών συνεδριάσεων σε διαφορετικές γεωγραφικές τοποθεσίες. Κάθε τοποθεσία μπορεί να έχει τις δικές της απαιτήσεις για άλλους πόρους της εταιρείας (για παράδειγμα, υπηρεσίες τροφίμων και εξοπλισμό για μεμονωμένα δωμάτια). Στο Microsoft Outlook, οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες μπορούν να αναζητήσουν και να κάνουν κράτηση διαθέσιμων πόρων βάσει καθορισμένων κριτηρίων χρησιμοποιώντας τη φόρμα κράτησης IBM® TRIRIGA. Συνήθως, οι χρήστες δεν είναι εξοικειωμένοι με τα διαθέσιμα δωμάτια και πρέπει να συγκρίνουν τα δωμάτια για να επιλέξουν συγκεκριμένα δωμάτια.

Περιστάσεις

Η Anita είναι χρήστης του Microsoft Outlook που επιθυμεί να κάνει κράτηση για δύο δωμάτια μαζί με υπηρεσίες τροφίμων και εξοπλισμού. Επιθυμεί να οργανώσει μια τετράωρη συνάντηση την επόμενη εβδομάδα. Στη συνάντηση θα συμμετέχουν 10 άτομα που βρίσκονται στο γραφείο του Ντάλας και 5 άτομα που βρίσκονται στο γραφείο του Λονδίνου. Η σύσκεψη απαιτεί εξοπλισμό υπολογιστή προβολής και τροφοδοσία και στις δύο τοποθεσίες, καθώς και έναν αριθμό γραμμής τηλεφώνου και τη διεύθυνση URL της τηλεδιάσκεψης. Διοικητικά δικαιώματα που ο διαχειριστής του συστήματος εκχώρησε στην Anita, ώστε η Anita να μπορεί να δει και να δημιουργήσει κρατήσεις για κάθε υπάλληλο στο τμήμα.

Βήμα 1: Δημιουργήστε ένα συμβάν

Η Anita ανοίγει το Microsoft Outlook για να ελέγξει τα χρονοδιαγράμματα των ατόμων που συμμετέχουν στη σύσκεψη. Δημιουργεί μια εκδήλωση για τη συνάντηση και επισυνάπτει ένα αρχείο στην εκδήλωση Microsoft Wordμε την ατζέντα.

Βήμα 2: Αναζήτηση για εγκαταστάσεις

Η Ανίτα επιλέγει μια επιλογή Βιβλίο IBM TRIRIGAγια να ανοίξετε τη φόρμα κράτησης IBM TRIRIGA σε έναν προορισμό του Microsoft Outlook. Επιλέγει την κύρια εταιρική πανεπιστημιούπολη στο Ντάλας. Ξεκινά μια αναζήτηση που περιλαμβάνει τα κριτήρια που καθορίζονται για δωμάτια και υπηρεσίες:

• Ημερομηνία συνάντησης, η οποία συμπληρώνεται από μια συνάντηση του Microsoft Outlook
• Διάρκεια της συνάντησης
• Αριθμός συμμετεχόντων: 10
• Διάταξη δωματίου: Στρογγυλό τραπέζι
• Διαθεσιμότητα catering: Ναι
• Σύνδεση δικτύου: Ναι
• Τηλεδιάσκεψη: Ναι
• Τηλεδιάσκεψη: Ναι
• Ηλεκτρονικός πίνακας: Ναι

Βήμα 3: Έλεγχος των αποτελεσμάτων επιλογής δωματίου

Αφού η Anita ορίσει τα κριτήριά της για το γραφείο του Ντάλας, η αναζήτηση θα εμφανίσει τρεις τοποθεσίες στην προβολή λίστας. Η Anita γνωρίζει τον χώρο συνεδριάσεων του Orange Room, αλλά εξετάζει άλλες δύο αίθουσες για να βεβαιωθεί ότι είναι κατάλληλες για αυτήν. Επιλέγουν την αίθουσα συνεδριάσεων Green Room και βλέπουν φωτογραφίες της αίθουσας. Βλέπει μια γραφική αναπαράσταση του Green Room σε μια κάτοψη.

Βήμα 4: Συγκρίνετε τα αποτελέσματα ανά δωμάτιο

Η Anita υποθέτει ότι το Green Room είναι πολύ μικρό για μια συνάντηση, οπότε αποφασίζει να κοιτάξει και το Blue Room. Για να διευκολύνει την απόφασή της, επιλέγει την επιλογή συγκριτικής προβολής για να δει τα χαρακτηριστικά και των τριών δωματίων ταυτόχρονα.

Βήμα 5: Επιλογή δωματίου για την πρώτη θέση

Η Anita αποφασίζει να κλείσει την αίθουσα συνεδριάσεων Orange Room, καθώς αυτή η αίθουσα της είναι γνωστή. Όταν κάνει κράτηση για το Orange Room, προ-κρατεί το δωμάτιο ενώ ολοκληρώνει την υπόλοιπη διαδικασία προγραμματισμού της συνάντησης. Η προκράτηση εμποδίζει άλλους υπαλλήλους να κάνουν κράτηση για το ίδιο δωμάτιο για την ίδια ώρα. Υπεύθυνος Κρατήσεων Χώρου Εργασίας TRIRIGAπροσθέτει επίσης το επιλεγμένο δωμάτιο στην προβολή διαθεσιμότητας του Microsoft Outlook.

Βήμα 6: Επιλέξτε ένα δωμάτιο για τη δεύτερη θέση

Η Anita αναζητά, ερευνά, συγκρίνει και επιλέγει χώρους γραφείων στο Λονδίνο. Υπεύθυνος Κρατήσεων Χώρου Εργασίας TRIRIGAπροσθέτει το επιλεγμένο δωμάτιο στην προβολή διαθεσιμότητας του Microsoft Outlook.

Βήμα 7: Προσθήκη πόρων στο πρώτο δωμάτιο

Η Anita επισημαίνει ότι χρειάζεται πρόσθετο εξοπλισμό για το Orange Room der Rohe, καθώς ο προβολέας υπολογιστή δεν είναι στάνταρ εξοπλισμός για αυτό το δωμάτιο. Ανοίγει την προβολή παραγγελίας εξοπλισμού στην κράτηση του Orange Room και επιλέγει έναν διαθέσιμο προβολέα. Η Anita απαιτεί επίσης υπηρεσίες catering με τη μορφή μεσημεριανού γεύματος και σνακ στο Orange Room. Ανοίγει την προβολή παραγγελίας φαγητού, η οποία εμφανίζει τις διαθέσιμες επιλογές φαγητού. Επιλέγει τον κατάλληλο πάροχο υπηρεσιών φαγητού και στοιχεία μενού και ελέγχει τον τελικό χρόνο και το κόστος.

Βήμα 8: Προσθήκη πόρων για το δεύτερο δωμάτιο

Η Anita προσθέτει έναν προβολέα με υπολογιστή και υπηρεσίες catering στην κράτησή της για χώρο στο γραφείο της στο Λονδίνο. Υπεύθυνος Κρατήσεων Χώρου Εργασίας TRIRIGAδιαχειρίζεται τις διαφορές ζώνης ώρας.

Βήμα 9: Υποβάλετε την εκδήλωσή σας

Η Anita στέλνει μια πρόσκληση σε μια εκδήλωση του Microsoft Outlook. Εξετάζει το κόστος χρήσης χώρων, εξοπλισμού, τροφίμων, καθώς και άλλες δαπάνες εναλλακτικών χώρων. Καθορίζει τον κωδικό λογαριασμού για την πληρωμή του κόστους. Υπεύθυνος Κρατήσεων Χώρου Εργασίας TRIRIGAχειρίζεται την ανάθεση του Microsoft Outlook:

• Η κατάσταση του πόρου αλλάζει από Προκράτηση σε Μόνιμη Αποδοχή.
• Δημιουργούνται εργασίες εργασίας για την οργάνωση και τη διάσπαση των χώρων
• Δημιουργούνται εργασίες εργασίας για την παράδοση και τη φόρτωση του εξοπλισμού.
• Δημιουργούνται εντολές αγοράς για υπηρεσίες τροφίμων.

Βήμα 10: Επιβεβαίωση κράτησης

Σε μια προκαθορισμένη ώρα πριν από την εκδήλωση της συνάντησης, η Anita λαμβάνει μια ειδοποίηση μέσω email που της ζητά να επιβεβαιώσει εάν η εκδήλωσή της είναι ζωντανή ή όχι. Το email περιέχει ενέργειες που της επιτρέπουν να απαντήσει απευθείας από το email. Οι ενέργειες περιλαμβάνουν κουμπιά για επιβεβαίωση ή ακύρωση μιας κράτησης. Η Anita επιβεβαιώνει την κράτηση.

Βήμα 11: Εκκαθαρίστε τις εγκαταστάσεις εάν η συνάντηση τελειώσει νωρίς

Η σύσκεψη τελειώνει λιγότερο από τέσσερις ώρες μετά την έναρξή της, επομένως η Anita ανοίγει την κράτηση του Microsoft Outlook και κάνει κλικ στο κουμπί στην επιλογή Κρατήσεις IBM TRIRIGAγια να τερματίσετε την κράτησή σας πρόωρα. Η έγκαιρη εκκένωση ενός δωματίου ελευθερώνει χώρο για κράτηση για άλλους υπαλλήλους.

Βήμα 12: Λάβετε την έρευνα

Αφού επιτευχθεί ο στόχος της συνάντησης, η Anita λαμβάνει ένα έντυπο έρευνας γνώμης που τη ρωτά τι πιστεύει για τη διαδικασία κράτησης και την απόδοσή της στη διαδικασία.

Το Microsoft Outlook 2010 έχει νέο χαρακτηριστικό – Πρόγραμμα (ΠρόγραμμαΘέα) , που κάνει τη διαδικασία προγραμματισμού συναντήσεων με τους συναδέλφους και τους υφισταμένους σας πιο οπτική και γρήγορη.

Στην πραγματικότητα, η Προβολή χρονοδιαγράμματος είναι μια οριζόντια προβολή πολλών ημερολογίων σε μία σελίδα (προηγουμένως υπήρχε μόνο μια κάθετη προβολή). Για να μεταβείτε στη λειτουργία Προβολή χρονοδιαγράμματος, πρέπει να κάνετε κλικ στο αντίστοιχο κουμπί στο ημερολόγιο (1):

Εικ.1:Δείτε τα χρονοδιαγράμματα των εργαζομένων

Μπορείτε να προσθέσετε χρήστες στο χρονοδιάγραμμα χειροκίνητα χρησιμοποιώντας το πεδίο (3) , ή επιλέξτε μία από τις διαθέσιμες ομάδες ημερολογίου. Ομάδα ημερολογίου (ΟμάδαΗμερολόγιο) μπορεί να δημιουργηθεί χρησιμοποιώντας το κουμπί Ημερολόγια ομάδας -> Δημιουργία νέα ομάδαημερολόγια (2). Οι ομάδες ημερολογίου είναι επίσης χρήσιμες για γρήγορη ματιάαπασχόληση υφισταμένων ή συναδέλφων τους στη συνήθη κάθετη μορφή.

Σχεδιασμός συναντήσεων και κράτηση αιθουσών συσκέψεων

ΣΕ το γραφείο της Microsoft Outlook 2007 ή μεταγενέστερο προηγούμενες εκδόσειςΗ εύρεση μιας διαθέσιμης αίθουσας συσκέψεων κατά τη ρύθμιση μιας σύσκεψης απαιτούσε την προσθήκη όλων των πιθανών αιθουσών συσκέψεων στην πρόσκληση σε σύσκεψη και, στη συνέχεια, τη χρήση του Βοηθού προγραμματισμού για την προβολή των διαθέσιμων αιθουσών συσκέψεων.

ΣΕ Microsoft ExchangeΣτον Server 2010, μια λίστα με όλες τις αίθουσες συνεδριάσεων μπορεί να προστεθεί σε μια ομάδα διανομής και οι χρήστες του Outlook 2010 μπορούν να λαμβάνουν πληροφορίες διαθεσιμότητας δωματίου χωρίς να χρειάζεται να προσθέσουν μη αυτόματα όλες τις αίθουσες.

Ας δούμε τη διαδικασία προγραμματισμού μιας συνάντησης χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Προβολή Προγραμματισμού που είχε ανακοινωθεί προηγουμένως:

Εικ.2:Προγραμματισμός συναντήσεων

1. Επιλέξτε μια προβολή Ημέρα;

2. Πατήστε το κουμπί Πρόγραμμα;

3. Επιλέξτε μια ομάδα ημερολογίων Οι υπάλληλοί μουκαι να αξιολογήσει την απασχόληση των υπαλλήλων του τμήματος.

4. Χρησιμοποιώντας το ποντίκι, επιλέξτε το εύρος του ελεύθερου χρόνου.

5. Κάντε κλικ κάντε δεξί κλικποντίκι και επιλέξτε το στοιχείο Δημιουργήστε μια συνάντηση με όλους.

· Επιλέξτε το κτίριο στο οποίο προγραμματίζεται η συνάντηση.

· Επιλέξτε αίθουσα συσκέψεων/αίθουσα συνεδριάσεων.

· επιλέξτε τον ελεύθερο χρόνο που προτείνει ο πλοίαρχος.

Εικ.3:Σχεδιασμός αιθουσών συνεδριάσεων.

Έτσι, χρησιμοποιώντας το MS Outlook 2010 και το Exchange 2010, έχει γίνει πολύ πιο εύκολο να κάνετε κράτηση για τις εγκαταστάσεις και τους πόρους του οργανισμού. Τώρα θα γνωρίζετε ακριβώς πού θα πραγματοποιηθεί η συνάντησή σας και δεν θα χρειάζεται να ανησυχείτε για την κατειλημμένη αίθουσα.

Πώς λειτουργεί από τεχνική άποψη.

Η λειτουργικότητα για την κράτηση χώρων και πόρων βασίζεται σε ομάδες διανομής (ΔιανομήΟμάδες), στα οποία εκχωρείται ειδική παράμετρος – Λίστα δωματίου και η ομάδα διανομής γίνεται κατάλογος των χώρων (ΔωμάτιοΛίστα) . Μπορείτε να δημιουργήσετε αμέσως μια λίστα υποστατικών με την εντολή:

New-DistributionGroup -Όνομα "Main Office" -OrganizaitonalUnit "test-mail.local/rooms" -RoomList

ή να μετατρέψετε μια υπάρχουσα ομάδα διανομής:

Set-DistributionGroup -Identity "Main Office" -RoomList

Εικ.4:Ένα παράδειγμα μετατροπής μιας ομάδας διανομής σε λίστα δωματίου.

Σημείωση : Θα ήταν σωστό να δημιουργηθεί ένα ξεχωριστόOUVΕΝΑ Δ, για παράδειγμα, με το όνομαΔωμάτια .

Αφού δημιουργήσετε μια λίστα χώρων, πρέπει να τη συμπληρώσετε. Για να το κάνουμε αυτό, θα χρησιμοποιήσουμε τον Οδηγό δημιουργίας νέου γραμματοκιβώτιοστο Exchange 2010 και επιλέξτε τον τύπο γραμματοκιβωτίου ΔωμάτιοΓραμματοκιβώτιο. Αυτός ο τύπος δημιουργήθηκε ειδικά για λίστες εγκαταστάσεων και όταν δημιουργηθεί, δημιουργείται ένας λογαριασμός στο AD άτομα με ειδικές ανάγκες. Επίσης αυτός ο τύποςΈχει το δικό του εικονίδιο στο βιβλίο διευθύνσεων, το οποίο είναι πολύ βολικό.

Εικ.5:Δημιουργία γραμματοκιβωτίου δωματίου.

Κατά τη δημιουργία του Room Maibox, μην ξεχάσετε να το τοποθετήσετε λογαριασμόςστα αντίστοιχα ΟΥ (Δωμάτια).

Αφού δημιουργήσετε όλες τις αίθουσες συσκέψεων στο κτίριο, πρέπει να τις προσθέσετε στη λίστα των χώρων, για αυτό θα επιστρέψουμε στο ΠαραλήπτηςΔιαμόρφωση -> ΔιανομήΟμάδακαι ανοίξτε το ιδιότητες την επιθυμητή λίσταεγκαταστάσεις, σε σελιδοδείκτη Μέληπρέπει να προσθέσετε τις απαραίτητες αίθουσες συσκέψεων.

Εικ.6:Προσθήκη αιθουσών συσκέψεων στη λίστα των χώρων.

Έτσι, δημιουργώντας τον απαιτούμενο αριθμό κτιρίων/υποκαταστημάτων με τη μορφή λιστών δωματίων (Room List) και γεμίζοντάς τες με αίθουσες συσκέψεων με τη μορφή γραμματοκιβωτίων δωματίου, μπορείτε να κάνετε πολύ πιο εύκολη τη ζωή σας και άλλων εργαζομένων της εταιρείας.

Αλεξέι Μπογκομόλοφ

Η διαπραγμάτευση είναι μια από τις βασικές πτυχές κάθε επιχείρησης. Ταυτόχρονα, ο αριθμός των χώρων (αίθουσες συνεδριάσεων) σχεδόν σε οποιαδήποτε εταιρεία είναι πολύ περιορισμένος και η αποτελεσματικότητα χρήσης αυτού του πόρουη εταιρεία εξαρτάται από την αποτελεσματικότητα της επιχείρησής της. Παρόλα αυτά, η κράτηση των αιθουσών συσκέψεων στις περισσότερες εταιρείες πραγματοποιείται είτε με τη χρήση χάρτινων σημειώσεων, με τη χρήση γραμματέα ή, εντός το καλύτερο σενάριο, σε εταιρικές πύλες, και μερικές φορές με την αρχή «ποιος πήρε πρώτος». Σύμφωνα με στατιστικά στοιχεία, μέσο φορτίοαίθουσες συσκέψεων χωρίς χρήση αυτοματοποιημένα συστήματαη κράτηση δεν υπερβαίνει το 50%, και η εφαρμογή τέτοιων συστημάτων σας επιτρέπει να την αυξήσετε κατά τουλάχιστον 20%.

Παρά την αναμφισβήτητη σημασία και ζήτηση ενός εργαλείου για την κράτηση αιθουσών συσκέψεων, δεν υπάρχουν πολλά συστήματα κρατήσεων στην αγορά. Εταιρία Πλοηγόςείναι έτοιμη να προσφέρει στους πελάτες της πολλές επιλογές για το σύστημα κρατήσεων αίθουσας συσκέψεων:

• Ελβετική εταιρεία EVOKO
• Τσέχος Συστήματα CUE ( αγγίξτε ΕΝΑ)
• Αγγλικά ONELAN (Reserva)
• Ίδια ανάπτυξηεταιρείες Πλοηγόςστην πλατφόρμα "Bitrix24" - “Σύστημα κρατήσεων αίθουσας συσκέψεων Navigator”.

Κάθε ένα από τα συστήματα έχει τα δικά του χαρακτηριστικά και πλεονεκτήματα, ας τα εξετάσουμε λεπτομερέστερα.

Εταιρία Evokoήταν η πρώτη που έφερε στην αγορά μια ολοκληρωμένη λύση για κρατήσεις αιθουσών συνεδριάσεων που αποτελείται από ένα ενιαίο συγκρότημα λογισμικού και υλικού Evoko Room Managerπριν από περισσότερα από 8 χρόνια. Στα τέλη του 2017, η λύση εκσυγχρονίστηκε, ο σχεδιασμός άλλαξε και προστέθηκε νέα λειτουργικότητα.

Λύση κράτησης αίθουσας συσκέψεων Evoko Liso

Βασικά χαρακτηριστικά Evoko Liso:

Κυκλοφόρησε στα τέλη του 2018 μια νέα έκδοση λογισμικό, βγήκε μαζί της εφαρμογή για κινητό με υποστήριξη για μεγάλα λειτουργικά συστήματα κινητής τηλεφωνίας. Η εφαρμογή σάς επιτρέπει να επιλέξετε μια κατάλληλη αίθουσα συσκέψεων χρησιμοποιώντας τυπικά φίλτρα και να την κάνετε κράτηση από την κινητή συσκευή σας Δυστυχώς, η λύση παρουσιάζεται μόνο σε μία διαγώνιο - 8 ίντσες.

Οι λύσεις Evoko είναι πολύ εύκολο να λάβουν άδεια χρήσης. Αγοράζοντας τουλάχιστον μία συσκευή, λαμβάνετε ήδη όλη τη λειτουργικότητα της λύσης, πρόσβαση σε επόμενες ενημερώσεις, υποστήριξη και εγγύηση 2 ετών. Η εφαρμογή αυτών των συστημάτων δεν απαιτεί υψηλά καταρτισμένο προσωπικό, η εγκατάσταση της λύσης είναι δυνατή ακόμη και σε διαφανείς γυάλινες επιφάνειες και πόρτες χρησιμοποιώντας την παρεχόμενη βάση. Μέχρι σήμερα, λύσεις από την εταιρεία Evokoείναι τα πιο κοινά συστήματα κράτησης αιθουσών συσκέψεων στη Ρωσία με ο μεγαλύτερος αριθμός(ήδη περίπου 100) υλοποιήσεις.

Μια προσθήκη στο σύστημα κρατήσεων της αίθουσας συσκέψεων θα μπορούσε να είναι μια λύση Evoko Pusco – μεγάλη οθόνη, κατασκευασμένο στη ομοιόμορφο στυλμε συστήματα κρατήσεων σε δάπεδο (Pusco Floor) ή τοίχο (Τείχος Πούσκο)εκτέλεση. Το Evoko Pusco είναι ένα σύστημα διαχείρισης περιεχομένου που μπορεί επίσης να χρησιμεύσει ως παρακολούθηση κατάστασης απασχολημένου μεγάλη ποσότηταδωμάτια συναντήσεων.

Evoko Liso (άρθρο ERM2001)– 1.450 ευρώ. Οι τιμές των έργων μπορούν να ζητηθούν από 3 συσκευές. Κόστος υλοποίησης συστήματος από ειδικούς της εταιρείας Πλοηγόςαπό 5 χιλιάδες ρούβλια. για μια συσκευή. Συστήματα κράτησης αιθουσών συνεδριάσεων Evoko Liso πάντα σε απόθεμα και στο ταμείο DEMO της εταιρείας Navigator , και είμαστε έτοιμοι να διασφαλίσουμε την εφαρμογή το συντομότερο δυνατό.

Λύση κράτησης αίθουσας συσκέψεων CUE Systems

Τσέχος Συστήματα CUEείναι καταρχήν κατασκευαστής διαφόρων συστημάτων ελέγχου IP με βολικά πάνελ αφής με πολύ ευρύ φάσμα εφαρμογών. Οι λύσεις CUE Systems χρησιμοποιούνται για τον έλεγχο οπτικοακουστικού εξοπλισμού, φωτισμού, θέρμανσης και αερισμού κ.λπ. Οι λύσεις μας για κρατήσεις αιθουσών συσκέψεων στις ρωσική αγοράΗ CUE Systems κυκλοφόρησε το 2016. Οι λύσεις της σειράς touch ONE κατασκευάζονται σε βάναυσο, βιομηχανικό σχέδιο με εκτεταμένη χρήση αλουμινίου.

Οι συσκευές απευθείας κράτησης μπορούν να παραδοθούν με διαγώνιο 4,3, 7 ή 12,1 ιντσών, τόσο σε επιτραπέζια έκδοση (σειρά M) όσο και σε βάση καρτών επιφάνεια αφής(σειρά Β). Η λύση μπορεί επίσης να συμπληρωθεί με επιτραπέζιους ενσύρματους πίνακες αφής με παρόμοιο μέγεθοςαπεικόνιση.

Λειτουργικότητα λύσης που βασίζεται σε πάνελ αγγίξτε ΕΝΑείναι από πολλές απόψεις παρόμοια με λύσεις της Evoko, αλλά δεν υποστηρίζει κάποια λειτουργικότητα που έχει ο ανταγωνιστής της, για παράδειγμα, το touch ONE δεν έχει ενσωματωμένο Μονάδα WiFi, καθώς και έναν αναγνώστη NFC. Οι λύσεις υποστηρίζουν την εργασία με λιγότερα συστήματα. Δεν υπάρχει υποστήριξη για το IBM/Lotus Domino, για παράδειγμα. Αλλά πρέπει να σημειωθεί ότι ο κατασκευαστής προσπαθεί να φτάσει τους ηγέτες του κλάδου, είναι πιο ευέλικτος και ακούει προσεκτικά τις απόψεις των integrators και των τελικών πελατών.

Δεν υπάρχουν ακόμα πολλές υλοποιήσεις του touch ONE στη Ρωσία, η πιο γνωστή από αυτές είναι στα γραφεία της QIWI. Η μεγαλύτερη εφαρμογή στην Ευρώπη είναι ένα σύστημα για κρατήσεις αιθουσών συσκέψεων σε Το γραφείο της Microsoftστην Τσεχική Δημοκρατία, όπου είναι εγκατεστημένες περισσότερες από 30 συσκευές.

Προτεινόμενη τιμή λιανικής touchONE-7-M(σύστημα κρατήσεων αίθουσας συσκέψεων βασισμένο σε επιτοίχια οθόνη αφής 7") – 1.700 ευρώ. Εκπτώσεις για το έργο μπορούν να παρέχονται κατά την εγγραφή ενός έργου για τον τελικό πελάτη ξεκινώντας από 1 τεμάχιο. Δυστυχώς, ο διανομέας δεν διατηρεί επαρκή αποθέματα, οπότε στο Οι περισσότερες περιπτώσεις η λύση είναι custom-made, με τον χρόνο παράδοσης του εξοπλισμού είναι περίπου 8 εβδομάδες Η συσκευή παρουσιάζεται επίσης στο ταμείο DEMO της εταιρείας. Πλοηγός.

Λύση κράτησης αίθουσας συσκέψεων ONELAN

Αγγλική εταιρεία ONELANγνωστός κυρίως ως κατασκευαστής συστημάτων διαχείρισης περιεχομένου και συσκευών αναπαραγωγής ψηφιακής σήμανσης για τον εμπορικό και δημόσιο τομέα. Σύστημα κρατήσεων αίθουσας συνεδριάσεων Reserva– η λύση είναι αρκετά νέα και μπορεί να είναι ταυτόχρονα σύστημα απευθείας κρατήσεων και σύστημα προβολής περιεχομένου. Σύστημα Σήμανση δωματίου Reservaμπορεί να ενσωματωθεί ως ξεχωριστή λύση ή ως μέρος του δικτύου σας Ψηφιακή Σήμανση ONELAN. Οι τελικές συσκευές διατίθενται σε διαγώνιες από 7 έως 21 ίντσες. Η λύση Reserva Wayfinder/Σύνοψη συνάντησης μπορεί να εμφανιστεί με ΔΙΑΦΟΡΕΤΙΚΟΙ ΤΥΠΟΙμπορεί να διαμορφωθεί άλλο περιεχόμενο, όπως εσωτερική επικοινωνία, πληροφορίες ασφάλειας, διαφήμιση και ούτω καθεξής ΠΛΗΡΗΣ ΟΘΟΝΗ, ή μέσα λειτουργία πολλαπλών παραθύρων. Το περιεχόμενο μπορεί να τοποθετηθεί κάθετα ή οριζόντια.

Τα μειονεκτήματα της λύσης περιλαμβάνουν, πρώτα απ 'όλα, υποστήριξη για ένα μικρό αριθμό εταιρικά συστήματα, μόνο το πιο κοινό, και επίσης αρκετά μέτριο, σύμφωνα με τουλάχιστονΠρος το παρόν, λειτουργικότητα για τη διαχείριση κρατήσεων και αναλυτικά στοιχεία σχετικά με την αποτελεσματικότητα της χρήσης αιθουσών συσκέψεων.

Προτεινόμενη τιμή λιανικής ROOM-7T v2(7" χωρητική οθόνη αφής 1024 x 600, τετραπύρηνος ARM, ασύρματη b/g/n, RJ45 & βάση τοίχου) – 1.325 ευρώ. Μπορείτε να ζητήσετε τιμές έργου. Σαρωτής κάρτας NFC για πίνακες Reserva (υποστηρίζεται: NFS Workspace, Exchange και Office 365) είναι διαθέσιμο προαιρετικά.

Η λύση επίσης, στις περισσότερες περιπτώσεις, γίνεται κατόπιν παραγγελίας, με χρόνο παράδοσης 6-8 εβδομάδες. Το ταμείο DEMO της εταιρείας δεν περιλαμβάνει το Navigator, αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ταμείο DEMO του διανομέα με σύντομη περίοδο αναμονής.

Λύση κράτησης αίθουσας συσκέψεων Navigator

Η εταιρεία Navigator είναι ένας από τους κορυφαίους προγραμματιστές και έχουμε αναπτύξει πρόσθετη ενότηταγια το προϊόν Bitrix24 - «Σύστημα κράτησης αίθουσας συσκέψεων Navigator». Η λύση μπορεί να λειτουργήσει σε οποιοδήποτε tablet που εκτελείται λειτουργικό σύστημα Android, το γραφείο μας χρησιμοποιεί μια εξειδικευμένη οθόνη πολλαπλής αφής PoE LCD 10" Philips 10BDL3051T/00

Μέχρι στιγμής η λειτουργικότητα του συστήματος είναι αρκετά μέτρια:
• Έγχρωμη ένδειξη της πληρότητας της αίθουσας συνεδριάσεων στην οθόνη
• γρήγορη κράτηση αίθουσας συσκέψεων απευθείας από το πάνελ και από το Bitrix24.
• χρονοδιάγραμμα πληρότητας μιας συγκεκριμένης αίθουσας συσκέψεων για την επόμενη εβδομάδα.
• Είμαστε ο άμεσος προγραμματιστής του συστήματος και είμαστε έτοιμοι να προσθέσουμε τη λειτουργικότητα του συστήματος στις απαιτήσεις του πελάτη το συντομότερο δυνατό. Στο εγγύς μέλλον σχεδιάζουμε να εφαρμόσουμε την ακόλουθη λειτουργικότητα:
• εξουσιοδότηση χρήστη στον πίνακα κρατήσεων με χρήση καρτών NFC και μέσω αναγνώρισης προσώπου του χρήστη Bitrix24.
• υποχρεωτική επιβεβαίωση της συνάντησης εντός συγκεκριμένου χρονικού διαστήματος πριν από την έναρξη της, με αυτόματη ακύρωση της κράτησης σε περίπτωση πραγματικής απουσίας της·
• ημερολόγιο κρατήσεων για έναν ημερολογιακό μήνα·
• δυνατότητα προβολής αποθεμάτων σε άλλες αίθουσες συσκέψεων
• ενημέρωση των συμμετεχόντων στη σύσκεψη εντός της αίθουσας συσκέψεων σχετικά με το τέλος του χρόνου κράτησης.