Πώς δίνεται νομική ισχύς στην ηλεκτρονική αλληλογραφία. Με ποια μορφή θα δέχεται το δικαστήριο ηλεκτρονική αλληλογραφία; Τύποι αντιγράφων ασφαλείας σε έναν οργανισμό

Τι είναι το email; Στον σύγχρονο επιχειρηματικό κόσμο αυτό είναι:

• Το πρόσωπό σου. Είναι με τη βοήθεια του email που μπορείτε να δημιουργήσετε μια θετική εικόνα στα μάτια του αντισυμβαλλόμενου ή να χαλάσετε την πρώτη εντύπωση.
• Το εργαλείο εργασίας σας. Πολλή επικοινωνία με τον έξω κόσμο γίνεται μέσω email. Επομένως, εάν είστε ικανοί σε αυτό το όργανο, μπορείτε να κάνετε τη ζωή σας πολύ πιο εύκολη.
• Δυνατός αντιπερισπασμός. Εξωτερικός κόσμοςπροσπαθώντας να σας παρενοχλήσει, να σας αποσπάσει την προσοχή και να σας παρασύρει μέσω email.

Από αυτή την άποψη, ας δούμε την εργασία με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Ας ξεκινήσουμε με κάτι απλό.

Μορφοποίηση επιστολής

Χρησιμοποιώ ένα πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Mozilla Thunderbird, οπότε θα σας το πω χρησιμοποιώντας το παράδειγμά του. Ας δημιουργήσουμε ένα νέο γράμμα και ας προχωρήσουμε από πάνω προς τα κάτω στη λίστα των πεδίων.

Σε ποιον. Αντίγραφο. Κρυφό αντίγραφο

Κάποιοι μπορεί να μην γνωρίζουν, αλλά το "Προς" στο Mozilla μπορεί να αλλάξει σε "Κοιν" ή "Κρυφή κοινοποίηση".

• Σε ποιον: γράφουμε τον κύριο παραλήπτη ή πολλούς παραλήπτες που χωρίζονται με ερωτηματικό.
• αντίγραφο: γράφουμε σε κάποιον που πρέπει να διαβάσει την επιστολή, αλλά από τον οποίο δεν περιμένουμε αντίδραση.
• Κρυφό αντίγραφο: γράφουμε σε κάποιον που πρέπει να διαβάσει την επιστολή, αλλά θα πρέπει να παραμείνει άγνωστος στους άλλους παραλήπτες της επιστολής. Είναι ιδιαίτερα κατάλληλο να χρησιμοποιείται για μαζική αποστολή επαγγελματικών επιστολών, όπως ειδοποιήσεις.

Λανθασμένος σε μαζικές αποστολές, υποδείξτε τους παραλήπτες χρησιμοποιώντας τα πεδία "Αντιγραφή" ή "Προς". Πολλές φορές το χρόνο λαμβάνω επιστολές που αναφέρουν 50–90 παραλήπτες στο πεδίο «Κοιν.». Υπάρχει παραβίαση του απορρήτου. Δεν χρειάζεται όλοι οι παραλήπτες σας να γνωρίζουν με ποιους άλλους συνεργάζεστε σε ένα παρόμοιο θέμα. Είναι καλό αν αυτοί είναι άνθρωποι που γνωρίζονται μεταξύ τους. Τι γίνεται αν υπάρχουν ανταγωνιστικές εταιρείες στη λίστα που δεν γνωρίζουν η μία για την άλλη; Τουλάχιστον, πρέπει να είστε προετοιμασμένοι για περιττές εξηγήσεις και το πολύ, να τερματίσετε τη συνεργασία με έναν από αυτούς. Μην το κάνετε με αυτόν τον τρόπο.

Θέμα επιστολής

Οι επαγγελματικές υπηρεσίες αλληλογραφίας συχνά γράφουν (μερικές φορές λογικά) για τη σημασία της γραμμής θέματος του email στα εταιρικά τους ιστολόγια. Αλλά τις περισσότερες φορές μιλάμε για επιστολές πωλήσεων, όπου το θέμα της επιστολής λύνει το πρόβλημα «το email πρέπει να ανοίξει».

Συζητάμε την καθημερινή επαγγελματική αλληλογραφία. Εδώ το θέμα λύνει το πρόβλημα «η επιστολή και ο συντάκτης της πρέπει να εντοπιστούν εύκολα και στη συνέχεια να βρεθούν». Επιπλέον, η επιμέλειά σας θα επιστρέψει σε εσάς με τη μορφή κάρμα πολλών επιστολών απάντησης, μόνο με προθέματα Σχετικά με:ή Fwd, μεταξύ των οποίων θα πρέπει να αναζητήσετε το επιθυμητό γράμμα για το θέμα.

Είκοσι γράμματα είναι ο όγκος της μονοήμερης αλληλογραφίας για έναν μεσαίο διευθυντή. Δεν μιλώ καθόλου για επιχειρηματίες και ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, ο αριθμός των επιστολών τους μερικές φορές ξεφεύγει από 200 ή περισσότερες την ημέρα. Για άλλη μια φορά λοιπόν: μην στέλνετε email με κενό θέμα.

Λοιπόν, πώς να διατυπώσετε σωστά τη γραμμή θέματος ενός email;

Λάθος #1 : Μόνο το όνομα της εταιρείας στο θέμα. Για παράδειγμα, "Sky" και αυτό είναι. Πρώτον, πιθανώς δεν είστε ο μόνος από την εταιρεία σας που επικοινωνεί με αυτόν τον αντισυμβαλλόμενο. Δεύτερον, ένα τέτοιο θέμα δεν έχει νόημα, επειδή το όνομα της εταιρείας σας είναι ήδη ορατό από τη διεύθυνση. Τρίτον, μαντέψτε πώς θα μοιάζει το δικό σας γραμματοκιβώτιο με αυτήν την προσέγγιση στην αλληλογραφία; Κάτι σαν αυτό.

Είναι βολικό να ψάχνεις για τέτοια θέματα;

Λάθος #2 : φανταχτερός τίτλος πώλησης. Είναι υπέροχο αν ξέρεις να γράφεις τέτοιους τίτλους. Είναι όμως σκόπιμο να χρησιμοποιηθούν αυτές οι δεξιότητες στην επαγγελματική αλληλογραφία; Θυμηθείτε τον σκοπό της γραμμής θέματος ενός επαγγελματικού email: όχι για την πώληση, αλλά για την παροχή ταυτότητας και αναζήτησης.

Κείμενο της επιστολής

Υπάρχουν πολλοί οδηγοί γραφής για διαφορετικές περιστάσεις. Για παράδειγμα, ο Maxim Ilyakhov, ο Alexander Amzin και άλλοι δάσκαλοι των λέξεων έχουν πολλές χρήσιμες πληροφορίες. Σας συμβουλεύω να διαβάσετε τα άρθρα τους, τουλάχιστον για να βελτιώσετε τον γενικό γραμματισμό και να βελτιώσετε το συνολικό ύφος του γραπτού λόγου.

Στη διαδικασία σύνταξης μιας επιστολής, πρέπει να λάβουμε αρκετές αποφάσεις διαδοχικά.

Θέμα ευγένειας . Στην αρχή της επιστολής, μπορείς να θολώσεις σε ευχάριστες στιγμές ή ακόμα και τρυφερότητα στο πνεύμα του «Αγαπητή μου Ρόδια, έχουν περάσει πάνω από δύο μήνες από τότε που σου μίλησα γραπτώς, από την οποία υπέφερα και δεν κοιμήθηκα. νύχτες, σκέψη». Πολύ ευγενικό και πολύ δαπανηρό, τόσο από άποψη χρόνου για να γραφτεί μια τέτοια εισαγωγή, όσο και από άποψη χρόνου που έχει ο συνομιλητής να τη διαβάσει. Η αλληλογραφία είναι δουλειά, θυμάσαι; Όχι ένα δοκίμιο στο επιστολικό είδος για έναν διαγωνισμό ή ένα γράμμα στη μητέρα του Ρασκόλνικοφ, αλλά επαγγελματική αλληλογραφία.

Σεβόμαστε τον χρόνο μας και του παραλήπτη!

Έχει νόημα μόνο να συστηθείς και να θυμηθείς τις συνθήκες της γνωριμίας σου στην πρώτη επιστολή που εστάλη μετά από μια φευγαλέα συνάντηση σε μια έκθεση. Εάν πρόκειται για συνέχιση συνεργασίας ή συνεχιζόμενη αλληλογραφία, στο πρώτο γράμμα της ημέρας γράφουμε: «Γεια σου, Ιβάν», στο δεύτερο και τα επόμενα: «Ιβάν, ...».

Εφεση . Πάντα με απασχολούσε το ερώτημα σε ποιον να απευθυνθώ σε μια επιστολή εάν υπάρχουν πολλοί παραλήπτες. Πρόσφατα έγραψα ένα γράμμα απευθυνόμενο σε τρία κορίτσια που ονομάζονταν Άννα. Χωρίς καμία αμφιβολία, έγραψα «Γεια σου, Άννα» και δεν ανησυχούσα. Αλλά τέτοια τύχη δεν συμβαίνει πάντα.

Τι γίνεται αν υπάρχουν τρεις ή και επτά παραλήπτες και δεν έχουν το ίδιο όνομα; Μπορείτε να τα απαριθμήσετε ονομαστικά: «Καλημέρα, Rodion, Pulcheria, Avdotya και Pyotr Petrovich». Αλλά είναι πολύ και θέλει χρόνο. Μπορείτε να γράψετε: "Γεια σας, συνάδελφοι!"

Για τον εαυτό μου, χρησιμοποιώ τον κανόνα να απευθύνομαι ονομαστικά στο άτομο στο πεδίο "Προς". Και μην επικοινωνείτε καθόλου με αυτούς στο αντίγραφο. Αυτός ο κανόνας σας επιτρέπει επίσης να προσδιορίσετε με μεγαλύτερη ακρίβεια (έναν!) τον παραλήπτη της επιστολής και τον σκοπό αυτής της επιστολής.

Παραπομπή . Συχνά η αλληλογραφία είναι μια αλυσίδα γραμμάτων με ερωτήσεις και απαντήσεις - με μια λέξη, ένας διάλογος. Θεωρείται καλή πρακτική να μην διαγράφετε το ιστορικό αλληλογραφίας και να γράφετε την απάντησή σας στο επάνω μέρος του παρατιθέμενου κειμένου, έτσι ώστε όταν επιστρέψετε σε αυτήν την αλληλογραφία μια εβδομάδα αργότερα, να μπορείτε να διαβάσετε εύκολα τον διάλογο από πάνω προς τα κάτω, φθίνοντας κατά ημερομηνία.

Για κάποιο λόγο, η προεπιλεγμένη ρύθμιση στο Mozilla είναι "Τοποθέτηση δρομέα μετά από κείμενο σε εισαγωγικά". Συνιστώ να το αλλάξετε στο μενού "Εργαλεία" → "Επιλογές". λογαριασμός» → «Σχέδιο και διευθυνσιοδότηση». Θα έπρεπε να είναι έτσι.

Σκοπός της επιστολής . Επιστολές των επιχειρήσεωνυπάρχουν δύο τύποι:

• όταν απλώς ενημερώνουμε τον συνομιλητή (για παράδειγμα, μια αναφορά για τη δουλειά που έγινε για τον μήνα).
• και όταν θέλουμε κάτι από τον συνομιλητή. Για παράδειγμα, ώστε να εγκρίνει το συνημμένο τιμολόγιο για πληρωμή.

Κατά κανόνα, υπάρχουν πολλές φορές πιο ενθαρρυντικές επιστολές από τις επιστολές αναφοράς. Αν θέλουμε να πετύχουμε κάτι από τον συνομιλητή, είναι πολύ σημαντικό να το πούμε αυτό σε μια επιστολή σε απλό κείμενο. Η παρότρυνση για δράση θα πρέπει να συνοδεύεται από ένα όνομα και να είναι η τελευταία πρόταση στην επιστολή.

Λανθασμένος : «Πόρφιρυ Πέτροβιτς, ξέρω ποιος χακάρισε τη γριά μέχρι θανάτου».

σωστά : "Porfiry Petrovich, ήμουν εγώ που σκότωσα την ηλικιωμένη γυναίκα, λάβετε μέτρα για τη σύλληψή μου, βαρέθηκα να υποφέρω!"

Γιατί να σκεφτεί ο ανταποκριτής τι να κάνει με αυτό το γράμμα; Άλλωστε μπορεί να πάρει λάθος απόφαση.

Υπογραφή στο κείμενο . Πρέπει να είναι. Επιπλέον, όλα τα προγράμματα-πελάτες email σάς επιτρέπουν να διαμορφώσετε την αυτόματη αντικατάσταση υπογραφής, για παράδειγμα το κλασικό «Με εκτίμηση,…». Στο Mozilla, αυτό γίνεται στο μενού "Εργαλεία" → "Επιλογές λογαριασμού".

Το αν θα γραφτούν ή όχι οι επαφές στην υπογραφή είναι προσωπική υπόθεση του καθενός. Αλλά αν είστε με οποιονδήποτε τρόπο συνδεδεμένος με τις πωλήσεις, φροντίστε να γράψετε. Ακόμα κι αν η συμφωνία δεν πραγματοποιηθεί ως αποτέλεσμα επικοινωνίας, στο μέλλον θα βρεθείτε εύκολα χρησιμοποιώντας τις επαφές από την υπογραφή.

Τέλος, ένα ακόμη χαρακτηριστικό του σώματος των επιστολών για όσους συνομιλητές δεν τους αρέσει (δεν μπορούν, δεν θέλουν, δεν έχουν χρόνο) να απαντούν στις επιστολές σας. Σημειώστε την προεπιλογή στο σώμα της επιστολής. Για παράδειγμα, «Porfiry Petrovich, αν δεν έρθεις να με συλλάβεις πριν από τις 12:00 την Παρασκευή, τότε θεωρώ ότι έχω αμνηστευτεί». Φυσικά, η προθεσμία πρέπει να είναι πραγματική (δεν πρέπει να στείλετε το κείμενο από το παράδειγμα την Παρασκευή στις 11:50). Ο παραλήπτης πρέπει να είναι σε θέση να διαβάσει και να ενεργήσει σύμφωνα με την επιστολή σας. Μια τέτοια «σιωπή» σας απαλλάσσει από την ευθύνη για την αποτυχία του συνομιλητή να απαντήσει. Όπως πάντα, πρέπει να προσεγγίσετε τη χρήση αυτής της δυνατότητας με σύνεση. Εάν ένα άτομο απαντήσει στις επιστολές σας εγκαίρως και τακτικά, ένα τέτοιο τελεσίγραφο μπορεί, αν όχι να τον προσβάλει, να τον αγχώσει λίγο ή να τον οδηγήσει να αποφασίσει να μην απαντήσει στην επιστολή αυτή τη στιγμή, αλλά να σας κάνει να περιμένετε μέχρι την Παρασκευή.

Συνημμένα

Οι επιστολές συχνά συνοδεύονται από συνημμένα: βιογραφικά, εμπορικές προτάσεις, εκτιμήσεις, χρονοδιαγράμματα, σαρώσεις εγγράφων - ένα πολύ βολικό εργαλείο και ταυτόχρονα πηγή δημοφιλών λαθών.

Λάθος : τεράστιο μέγεθος επένδυσης. Συχνά λαμβάνω email με συνημμένα μεγέθους έως 20 MB. Κατά κανόνα, πρόκειται για σαρώσεις ορισμένων εγγράφων Μορφή TIFF, με ανάλυση 600dpi. Πρόγραμμα αλληλογραφίαςο ανταποκριτής είναι σχεδόν βέβαιο ότι θα κολλήσει για αρκετά λεπτά σε μια μάταιη προσπάθεια να φορτώσει μια προεπισκόπηση αυτού του συνημμένου. Και ο Θεός φυλάξοι ο παραλήπτης προσπαθήσει να διαβάσει αυτό το γράμμα σε smartphone...

Προσωπικά, διαγράφω αμέσως τέτοια γράμματα. Δεν θέλετε το email σας να καταλήξει στον κάδο απορριμμάτων πριν διαβαστεί; Ελέγξτε το μέγεθος της επένδυσης. Συνιστάται να μην υπερβαίνει τα 3 MB.

Τι να κάνετε αν υπερβαίνει;

• Δοκιμάστε να διαμορφώσετε ξανά τον σαρωτή σας σε διαφορετική μορφή και ανάλυση. Για παράδειγμα, το PDF και τα 300dpi παράγουν αρκετά ευανάγνωστες σαρώσεις.
• Σκεφτείτε προγράμματα όπως Αρχειοθέτηση WinRarή 7zip. Ορισμένα αρχεία συμπιέζονται τέλεια.
• Τι να κάνετε εάν το εξάρτημα είναι τεράστιο και δεν μπορείτε να το συμπιέσετε; Για παράδειγμα, μια σχεδόν άδεια λογιστική βάση δεδομένων ζυγίζει 900 MB. Η αποθήκευση πληροφοριών στο σύννεφο θα έρθει στη διάσωση: Dropbox, Google Drive και παρόμοια. Ορισμένες υπηρεσίες, όπως η Mail.ru, μετατρέπουν αυτόματα τεράστια συνημμένα σε συνδέσμους για αποθήκευση cloud. Αλλά προτιμώ να διαχειρίζομαι μόνος μου τις πληροφορίες μου που είναι αποθηκευμένες στο cloud, επομένως δεν καλωσορίζω την αυτοματοποίηση από το Mail.ru.

Και μια ακόμη όχι απολύτως προφανής σύσταση σχετικά με τις επενδύσεις - τους Ονομα . Πρέπει να είναι κατανοητό και αποδεκτό από τον παραλήπτη. Μια φορά κι έναν καιρό μαγειρεύαμε παρέα Εμπορική προσφοράστο όνομα... ας είναι ο Φιοντόρ Μιχαήλοβιτς Ντοστογιέφσκι. Έλαβα μια επιστολή από τον διαχειριστή με ένα προσχέδιο CP για έγκριση και το συνημμένο περιλάμβανε ένα αρχείο με το όνομα "ForFedi.docx". Ο διευθυντής που μου το έστειλε είχε έναν διάλογο που πήγε κάπως έτσι:

Αγαπητέ διευθυντή, είσαι προσωπικά έτοιμος να προσεγγίσεις αυτόν τον σεβαστό άνθρωπο και να τον αποκαλέσεις Fedya κατάμουτρα;

Κάπως, όχι, είναι ένας σεβαστός άνθρωπος, όλοι τον λένε με το μικρό του όνομα και το πατρώνυμο του.

Γιατί ονομάσατε το συνημμένο "Για τον Φέντι"; Αν του το στείλω τώρα, πιστεύεις ότι θα αγοράσει τσεκούρια από εμάς χρησιμοποιώντας αυτό το CP;

Επρόκειτο να το μετονομάσω αργότερα...

Γιατί να ετοιμάσετε μια ωρολογιακή βόμβα - άρνηση δυνητικό πελάτη- ή να δημιουργήσετε επιπλέον εργασία για τον εαυτό σας μετονομάζοντας το αρχείο; Γιατί να μην ονομάσετε αμέσως σωστά το συνημμένο: "Για τον Fyodor Mikhailovich.docx" ή ακόμα καλύτερα - "KP_Sky_Axes.docx".

Έτσι, έχουμε λίγο-πολύ διευθετήσει το email ως «πρόσωπο». Ας προχωρήσουμε στην εξέταση του email ως εργαλείου αποτελεσματικής εργασίας και ας μιλήσουμε για το στοιχείο που αποσπά την προσοχή του.

Εργασία με γράμματα

Το email είναι ένας ισχυρός αντιπερισπασμός. Όπως συμβαίνει με κάθε απόσπαση της προσοχής, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο πρέπει να αντιμετωπίζεται με αυστηρότερους κανόνες και εισάγοντας χρονοδιαγράμματα εργασίας.

Τουλάχιστον, πρέπει να απενεργοποιήσετε ΟΛΕΣ τις ειδοποιήσεις σχετικά με τις αφίξεις αλληλογραφίας. Εάν το πρόγραμμα-πελάτης email έχει διαμορφωθεί από προεπιλογή, θα ειδοποιηθείτε με ένα ηχητικό σήμα, ένα εικονίδιο δίπλα στο ρολόι θα αναβοσβήνει και θα εμφανιστεί μια προεπισκόπηση του γράμματος. Με μια λέξη, θα κάνουν τα πάντα για να σας απομακρύνουν πρώτα από την επίπονη δουλειά και στη συνέχεια να σας βυθίσουν στην άβυσσο των αδιάβαστων επιστολών και των απαρατήρητων αποστολών - μείον μία ή δύο ώρες από τη ζωή σας.

Μερικοί άνθρωποι έχουν ισχυρή θέληση που τους επιτρέπει να μην αποσπώνται από τις ειδοποιήσεις, αλλά απλοί άνθρωποιΕίναι καλύτερα να μην δελεάζετε τη μοίρα και να τα απενεργοποιείτε. Στο Mozilla Thunderbird, αυτό γίνεται μέσω του μενού "Εργαλεία" → "Ρυθμίσεις" → "Γενικά" → "Όταν εμφανίζονται νέα μηνύματα".

Εάν δεν υπάρχουν ειδοποιήσεις, πώς μπορείτε να καταλάβετε ότι έχει φτάσει μια επιστολή;

Πολύ απλό. Εσείς οι ίδιοι, συνειδητά, αφιερώνετε χρόνο για να αναλύσετε την αλληλογραφία σας, να ανοίξετε το πρόγραμμα-πελάτη email σας και να δείτε τα πάντα μη αναγνωσμένα μηνύματα. Αυτό μπορεί να γίνει δύο φορές την ημέρα, για παράδειγμα, το μεσημεριανό γεύμα και το βράδυ ή κατά τη διάρκεια αναγκαστικής διακοπής λειτουργίας, για παράδειγμα, σε κυκλοφοριακή συμφόρηση.

Οι άνθρωποι συχνά ρωτούν, τι γίνεται με τους χρόνους απόκρισης και τις επείγουσες επιστολές; Απαντώ: δεν έχετε επείγοντα γράμματα στην αλληλογραφία σας. Εκτός αν δουλεύεις σε τμήμα υποστήριξη πελατών(αυτό το τμήμα έχει τους δικούς του κανονισμούς για την εργασία με την αλληλογραφία).

Εάν υπάρχουν επείγουσες επιστολές, ο αποστολέας θα σας ειδοποιήσει σχετικά μέσω άλλων καναλιών - τηλεφώνου, SMS, Skype. Στη συνέχεια, θα μεταβείτε συνειδητά στο πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και θα επεξεργαστείτε την επείγουσα αλληλογραφία. Όλοι οι γκουρού διαχείρισης χρόνου (για παράδειγμα, ο Gleb Arkhangelsky με το "Time Drive") δηλώνουν μια τυπική απάντηση στο email εντός 24 ωρών. Αυτός είναι ένας κανονικός κανόνας καλών τρόπων - να μην περιμένετε άμεσες απαντήσεις μέσω email από τον συνομιλητή σας. Εάν υπάρχει επείγουσα επιστολή, ειδοποιήστε σχετικά μέσω ταχύτερων καναλιών επικοινωνίας.

Έτσι, απενεργοποιήσαμε τις ειδοποιήσεις και τώρα ενεργοποιήσαμε το πρόγραμμα-πελάτη email σύμφωνα με το πρόγραμμά μας.

Τι να κάνουμε όταν πηγαίνουμε στο ταχυδρομείο και συμμετέχουμε σε μια δραστηριότητα που ονομάζεται "ταξινόμηση μέσω email"; Πού είναι η αρχή και το τέλος αυτής της δουλειάς;

Έχω ακούσει πολλά για το σύστημα μηδενικών εισερχομένων, αλλά, δυστυχώς, δεν έχω γνωρίσει ούτε ένα άτομο να το χρησιμοποιεί. Έπρεπε να ανακαλύψω ξανά τον τροχό μου. Υπάρχουν άρθρα για αυτό το θέμα στο Lifehacker. Για παράδειγμα, " ". Παρακάτω θα μιλήσω για το μηδενικό σύστημα εισερχομένων κατά την ερμηνεία μου. Θα ήμουν ευγνώμων εάν οι γκουρού του GTD σχολίαζαν και προσθέτουν ή βελτιώνουν το σύστημα που περιγράφεται.

Είναι σημαντικό να κατανοήσετε και να αποδεχτείτε ότι το email δεν είναι προγραμματιστής εργασιών ή αρχείο για τις δραστηριότητές σας. Επομένως, ο φάκελος Εισερχόμενα θα πρέπει να είναι πάντα κενός. Μόλις αρχίσετε να ταξινομείτε τα εισερχόμενά σας, μην σταματήσετε και μην σας αποσπά τίποτα μέχρι να αδειάσετε αυτόν τον φάκελο.

Τι να κάνετε με τα email στα εισερχόμενά σας; Πρέπει να διαβάσετε κάθε γράμμα διαδοχικά και να το διαγράψετε. Ναι, απλώς επισημάνετε και πατήστε Διαγραφή στο πληκτρολόγιό σας. Εάν δεν μπορείτε να αναγκαστείτε να διαγράψετε το γράμμα, θα πρέπει να αποφασίσετε τι να το κάνετε.

1. Μπορείτε να το απαντήσετε σε τρία λεπτά; Χρειάζεται να το απαντήσω; Ναι, είναι απαραίτητο και η απάντηση θα διαρκέσει όχι περισσότερο από τρία λεπτά, και στη συνέχεια απαντήστε αμέσως.
2. Πρέπει να απαντήσετε, αλλά η προετοιμασία μιας απάντησης θα διαρκέσει περισσότερα από τρία λεπτά. Εάν χρησιμοποιείτε έναν προγραμματιστή εργασιών που σας επιτρέπει να μετατρέψετε ένα email σε εργασία, μετατρέψτε το email σε εργασία και ξεχάστε το για λίγο. Για παράδειγμα, χρησιμοποιώ την απολύτως υπέροχη υπηρεσία Doit.im. Σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια προσωπική διεύθυνση email: προωθείτε την επιστολή σε αυτήν και μετατρέπεται σε εργασία. Αλλά αν δεν έχετε προγραμματιστή εργασιών, μετακινήστε το γράμμα στον υποφάκελο "0_Run".
3. Αφού απαντήσετε γρήγορα σε μια επιστολή, τη μετατρέψετε σε εργασία ή απλώς την διαβάσετε, πρέπει να αποφασίσετε τι θα κάνετε με αυτό το μήνυμα στη συνέχεια: διαγράψτε το ή στείλτε το σε έναν από τους φακέλους για μακροχρόνια αποθήκευση.

Εδώ είναι οι φάκελοι μακροπρόθεσμης αποθήκευσης που έχω.

• 0_Εκτέλεση.Δεν έχω τέτοιο φάκελο, αλλά αν δεν έχετε προγραμματιστή, επαναλαμβάνω, μπορείτε να βάλετε γράμματα που απαιτούν λεπτομερή εργασία εδώ. Αυτός ο φάκελος πρέπει επίσης να καθαρίζεται τακτικά, αλλά με μια προσεκτική προσέγγιση τη στιγμή που διατίθεται ειδικά για αυτό.
• 1_Αναφ.Εδώ βάζω επιστολές με πληροφορίες ιστορικού: επιστολές καλωσορίσματος με στοιχεία σύνδεσης από διάφορες υπηρεσίες ιστού, εισιτήρια για επερχόμενες πτήσεις και ούτω καθεξής.
• 2_Έργα.Εδώ αποθηκεύεται ένα αρχείο αλληλογραφίας για εταίρους και έργα με τα οποία υπάρχουν τρέχουσες σχέσεις. Φυσικά, έχει δημιουργηθεί ένας ξεχωριστός φάκελος για κάθε έργο ή συνεργάτη. Στο φάκελο του συνεργάτη έβαλα επιστολές όχι μόνο από τους υπαλλήλους του, αλλά και επιστολές από υπαλλήλους της Neb που σχετίζονται με αυτόν τον συνεργάτη. Πολύ βολικό: εάν είναι απαραίτητο, όλη η αλληλογραφία για το έργο είναι διαθέσιμη με μερικά κλικ.
• 3_Μουσείο.Εδώ έβαλα εκείνα τα γράμματα που θα ήταν κρίμα να διαγραφούν, και το όφελος από αυτά δεν είναι προφανές. Οι φάκελοι με κλειστά έργα από το "2_Projects" μετακινούνται επίσης εδώ. Εν ολίγοις, το «Μουσείο» αποθηκεύει τους πρώτους υποψήφιους προς απομάκρυνση.
• 4_Έγγραφα.Ακολουθούν επιστολές με ηλεκτρονικά δείγματα εγγράφων που μπορεί να είναι χρήσιμα στο μέλλον για τη λογιστική, για παράδειγμα, αναφορές συμφωνίας από πελάτες, εισιτήρια για ταξίδια που πραγματοποιήθηκαν. Ο φάκελος έχει πολλές ομοιότητες με τους φακέλους "2_Projects" και "1_Reference", μόνο λογιστικές πληροφορίες αποθηκεύονται σε αυτόν και οι πληροφορίες διαχείρισης αποθηκεύονται στο φάκελο "2_Projects". Στο "4_Documents" υπάρχουν νεκρές πληροφορίες και στο "2_Projects" υπάρχουν ζωντανές πληροφορίες.
• 5_Γνώση.Εδώ βάζω μόνο πραγματικά χρήσιμα ενημερωτικά δελτία στα οποία θέλω να επιστρέψω μετά από λίγο για έμπνευση ή για να βρω λύσεις.

Υπάρχουν άλλες ρυθμίσεις προγράμματος-πελάτη email που είναι σημαντικές για τη λειτουργία αυτού του συστήματος. Πρώτον, από προεπιλογή στο Thunderbird υπάρχει ένα πλαίσιο ελέγχου "Επισήμανση μηνυμάτων ως αναγνωσμένων". Προτιμώ να το κάνω συνειδητά, οπότε κάτω η σημαία! Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στο μενού "Εργαλεία" → "Ρυθμίσεις" → "Για προχωρημένους" → "Ανάγνωση και εμφάνιση".

Δεύτερον, χρησιμοποιούμε φίλτρα . Προηγουμένως, χρησιμοποιούσα ενεργά φίλτρα που προωθούσαν αυτόματα γράμματα στους κατάλληλους φακέλους με βάση τη διεύθυνση του αποστολέα. Για παράδειγμα, οι επιστολές ενός δικηγόρου μετακινήθηκαν στο φάκελο "Δικηγόρος". Εγκατέλειψα αυτή την προσέγγιση για διάφορους λόγους. Πρώτον: οι επιστολές από δικηγόρο στο 99% των περιπτώσεων σχετίζονται με κάποιο έργο ή συνεργάτη, πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να μετακινηθούν στον φάκελο αυτού του συνεργάτη ή του έργου. Δεύτερον: Αποφάσισα να προσθέσω ευαισθητοποίηση. Εσείς πρέπει να αποφασίσετε πού θα αποθηκευτεί μια συγκεκριμένη επιστολή και είναι πιο βολικό να αναζητάτε μη επεξεργασμένα μηνύματα μόνο σε ένα μέρος - στα εισερχόμενα. Τώρα χρησιμοποιώ φίλτρα μόνο για τη διανομή αυτόματων τακτικών γραμμάτων από διάφορα συστήματα, δηλαδή γράμματα που δεν απαιτούν από εμένα να παίρνω αποφάσεις. Τα φίλτρα στο Mozilla Thunderbird διαμορφώνονται στο μενού "Εργαλεία" → "Φίλτρα μηνυμάτων".

Έτσι, με τη σωστή προσέγγιση, το email θα πρέπει να διαρκεί από 10 έως 60 λεπτά την ημέρα, ανάλογα με τον όγκο της αλληλογραφίας.

Ναι, και κάτι ακόμα. Έχετε ήδη απενεργοποιήσει τις ειδοποιήσεις σχετικά με την άφιξη νέων επιστολών; ;)

Tamara Vorotyntseva – Διευθύντρια ανάπτυξης της εταιρείας εκπαίδευσης «BUSINESS PARTNER» (Μόσχα). Εξασκούμενος business coach, συγγραφέας του βιβλίου «Building a Personnel Training System» και δημοσιεύσεων σε επιχειρηματικές εκδόσεις στη Ρωσία, το Καζακστάν και την Ουκρανία. Δημιουργός του ενημερωτικού δελτίου Διαδικτύου: Αλληλογραφία με ηλεκτρονικό ταχυδρομείοστην επιχείρηση" στον διακομιστή subscribe.ru! Το βιβλίο είναι ένας πρακτικός οδηγός για επιχειρηματίες που αλληλογραφούν ενεργά με πελάτες και συνεργάτες. Περιέχει εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να το κάνετε ηλεκτρονική επικοινωνίααποτελεσματική, βέλτιστη στο χρόνο και το αποτέλεσμα, με μέγιστη συμμόρφωση με τους κανόνες και τους κανόνες που υιοθετούνται στη σύγχρονη επιχειρηματική κοινότητα. Ο συγγραφέας δίνει πρακτικές συμβουλές, επεξηγεί τις παρατηρήσεις του με πραγματικές περιπτώσεις και παρέχει αιτιολογημένα συμπεράσματα. Το κείμενο του βιβλίου είναι πλούσιο σε αναγνωρίσιμα παραδείγματα πραγματικής επιχειρηματικής αλληλογραφίας. Ο συγγραφέας μοιράζεται τις παρατηρήσεις, τις τεχνικές και τα «κόλπα» του που μπορούν να επηρεάσουν σημαντικά την αποτελεσματικότητα και την αποδοτικότητα ενός επαγγελματικού email. Αν εσύ - επιχειρηματίαςκαι είναι σημαντικό για εσάς να γράφετε έγκαιρα, συνοπτικά, σωστά, σύμφωνα με τους κανόνες των καλών επιχειρηματικών τρόπων - αυτό το βιβλίο θα γίνει ο αξιόπιστος βοηθός σας.

Βιβλίο:

Όταν εργάζεστε με τα πεδία Προς, Κοιν. και Κρυφή κοινοποίηση, να θυμάστε ότι αυτό είναι ένα σημαντικό μέρος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που επηρεάζει περαιτέρω ενέργειεςσυμμετέχοντες στην αλληλογραφία.

«Σε ποιον» («Αυτό»).Αυτό το πεδίο περιέχει τη διεύθυνση του παραλήπτη στον οποίο απευθύνεται απευθείας η επιστολή και οι πληροφορίες που περιέχονται σε αυτήν. Ο συντάκτης της επιστολής περιμένει απάντηση από τον κύριο παραλήπτη. Εάν τοποθετηθούν δύο παραλήπτες σε αυτό το πεδίο, τότε ο συντάκτης της επιστολής περιμένει απάντηση από τον καθένα ή ορισμένους από αυτούς (να το έχετε υπόψη σας εάν το όνομά σας είναι στη λίστα των παραληπτών). Ταυτόχρονα (εάν είστε ο αποστολέας), έχετε υπόψη σας ότι δεν είναι πολύ σκόπιμο να συμπεριλάβετε περισσότερους από έναν παραλήπτες στο πεδίο «Προς» («Προς»). Μια επιστολή που αποστέλλεται σε πολλούς παραλήπτες μπορεί να μην λάβει ούτε μία απάντηση, αφού ο καθένας θα πιστεύει ότι ο άλλος θα απαντήσει.

Εάν η επιστολή απευθύνεται σε εσάς, αλλά περιέχει αντίγραφα άλλων παραληπτών, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε το κουμπί «Απάντηση ΟΛΩΝ» όταν απαντάτε! Αυτό θα σας επιτρέψει να διατηρήσετε τον κύκλο των παραληπτών που όρισε ο εμπνευστής της αλληλογραφίας.

"Αντιγραφή" ("Cs"). ΣΕΣε αυτό το πεδίο, τοποθετήστε τις διευθύνσεις των παραληπτών που, κατά τη γνώμη σας, θα πρέπει να γνωρίζουν την αλληλογραφία μέσω Αυτό το θέμα. Αυτοί οι παραλήπτες λαμβάνουν πληροφορίες μόνο "προς ενημέρωσή σας". Ο παραλήπτης cc συνήθως δεν χρειάζεται να απαντήσει στην επιστολή, αλλά μπορεί να το κάνει εάν είναι απαραίτητο.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ. ΕΙΝΑΙ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ!

Εάν το όνομά σας βρίσκεται στο πεδίο "Cc" ("CC"), τότε όταν εισέρχεστε σε αλληλογραφία, να θυμάστε ότι υπάρχουν περιπτώσεις όπου είναι εξαιρετικά σημαντικό να είστε ευγενικοί. Χρησιμοποιήστε τις φράσεις: «Επιτρέψτε μου να συμμετάσχω στη συζήτηση» ή «Αφήστε με να συμμετάσχω στον διάλογό σας» ή «Επιτρέψτε μου να εκφράσω τη γνώμη μου».

"Blind carbon copy" ("Bcc").Αυτό το πεδίο απαγορεύεται για χρήση σε ορισμένες εταιρείες, καθώς είναι ένα εργαλείο που έρχεται σε αντίθεση με τα ηθικά πρότυπα επικοινωνίας. Ο σκοπός αυτού του πεδίου είναι να προσκαλέσει τον παραλήπτη να γίνει «μυστικός μάρτυρας».

Εάν η επιχειρηματική σας πρακτική είναι να χρησιμοποιήσετε αυτό το πεδίο στην εργασία σας, σκεφτείτε τα ακόλουθα. Ο παραλήπτης βρίσκεται στο " bcc», παραμένει αόρατο για τον κύριο παραλήπτη και για τους παραλήπτες στο αντίγραφο. Μερικές φορές είναι χρήσιμο για τον αποστολέα και τον «μυστικό παραλήπτη» να έχουν μια προκαταρκτική συμφωνία (ή επακόλουθη ενημέρωση) σχετικά με το λόγο και το σκοπό αυτής της μεθόδου πληροφοριών.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ. ΕΙΝΑΙ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ!

Ο «κρυφός» παραλήπτης δεν πρέπει οπωσδήποτε να εισέλθει σε αλληλογραφία από αυτό το πεδίο.

Η επαγγελματική αλληλογραφία πέρασε επιτέλους σε ηλεκτρονική μορφή. Ευκολία στη χρήση, εξοικονόμηση χρόνου και πόρων, διαδραστικότητα - η ηλεκτρονική αλληλογραφία ταιριάζει σε όλους μέχρι να επιδεινωθεί η σχέση μεταξύ των συνεργατών, να ακολουθήσουν κατηγορίες για μη εκπλήρωση υποχρεώσεων και να προκύψει κίνδυνος δικαστικών διαφορών. Οι ελπίδες των μερών να αποδείξουν την υπόθεσή τους βάσει μηνυμάτων που έλαβαν μέσω e-mail είναι συχνά μάταιες. Γεγονός είναι ότι τα δικαστήρια λαμβάνουν μια μάλλον επιφυλακτική θέση σε σχέση με τις ηλεκτρονικές επικοινωνίες: υπάρχουν ορισμένες προϋποθέσεις, εάν δεν πληρούνται, το δικαστήριο δεν θα τις λάβει υπόψη. Σκοπός αυτού του άρθρου είναι να συνοψίσει τις απαιτήσεις των δικαστηρίων για τη χρήση της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας ως αποδεικτικό στοιχείο.

Ποιο είναι το νομικό καθεστώς της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας;

Σύμφωνα με την παράγραφο 4 του άρθρου 75 του Κώδικα Διαιτησίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας, αλληλογραφία μεταξύ των μερών ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗμπορεί να αναγνωριστεί από το δικαστήριο ως αποδεκτή έγγραφη απόδειξη στις περιπτώσεις και με τον τρόπο που ορίζει ο νόμος.

Η επιστολή του Ανώτατου Διαιτητικού Δικαστηρίου της 25ης Μαΐου 2004 Αρ. S1-7/UP-600 εξηγεί ότι οι απαιτήσεις του νόμου σημαίνουν κυρίως τους κανόνες των άρθρων 160 και 434 του Αστικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας (Αστικός Κώδικας της Ρωσική Ομοσπονδία). Οι τελευταίες αφορούν τη γραπτή μορφή της συναλλαγής και τη μορφή της σύμβασης. Γεγονός είναι ότι τις περισσότερες φορές προσπαθούν να συμπεριλάβουν την ηλεκτρονική αλληλογραφία ως αποδεικτικό στοιχείο σε περιπτώσεις αναγνώρισης μιας σύμβασης ως συναφθείσας/μη συναφθείσας. Στην περίπτωση αυτή, τα μέρη μπορούν να προβλέψουν τη σύναψη συναλλαγών σε « ηλεκτρονική μορφή», δηλαδή η χρήση Ηλεκτρονική Υπογραφήή άλλο ισοδύναμο χειρόγραφης υπογραφής.

Η έννοια της ηλεκτρονικής υπογραφής δίνεται στον ομώνυμο ομοσπονδιακό νόμο της 6ης Απριλίου 2011 No. 63FZ και ορίζεται ως «πληροφορίες σε ηλεκτρονική μορφή που συνδέονται με άλλες πληροφορίες σε ηλεκτρονική μορφή (υπογεγραμμένες πληροφορίες) ή συνδέονται με άλλο τρόπο με τέτοιες πληροφορίες και που χρησιμοποιούνται για την αναγνώριση του προσώπου που υπογράφει τις πληροφορίες." Με άλλα λόγια, η ηλεκτρονική υπογραφή είναι ένα μέσο πιστοποίησης της γνησιότητας του αποστολέα ενός ηλεκτρονικού εγγράφου.

Οι ηλεκτρονικές υπογραφές χωρίζονται σε διάφορους τύπους ανάλογα με τον βαθμό προστασίας. Ο λιγότερο ασφαλής τύπος είναι μια απλή ηλεκτρονική υπογραφή. Ορίζεται ως «μια ηλεκτρονική υπογραφή που, με τη χρήση κωδικών, κωδικών πρόσβασης ή άλλων μέσων, επιβεβαιώνει το γεγονός του σχηματισμού ηλεκτρονικής υπογραφής από ένα συγκεκριμένο άτομο». Στην περίπτωση αυτή, μια απλή ηλεκτρονική υπογραφή αναγνωρίζεται ως έγκυρη εάν υπάρχει στην πραγματική ηλεκτρονικό έγγραφο, ή εάν το κλειδί του χρησιμοποιείται σύμφωνα με τους κανόνες, εγκατεστημένο από τον χειριστή σύστημα πληροφορίωνανταλλαγή εγγράφων και στο έγγραφο υπάρχει ένδειξη του προσώπου που έστειλε το έγγραφο. Τα μηνύματα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (ειδικά εταιρικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) ταιριάζουν συνήθως σε αυτήν την περιγραφή: η γραμμή "από" αντικατοπτρίζει τη διεύθυνση και το όνομα του αποστολέα και οι χρήστες ακολουθούν τους κανόνες κωδικού πρόσβασης (ενεργούν ως "κλειδιά") για να συμμορφωθούν με αυτούς.

Έτσι, εάν τα μέρη συμφωνήσουν ότι οι διευθύνσεις email αναγνωρίζονται από τις απλές υπογραφές τους που επαρκούν για την επαλήθευση της γνησιότητας του αποστολέα και πληρούται μία από τις προϋποθέσεις που αναφέρονται παραπάνω κατά την αποστολή ηλεκτρονικών μηνυμάτων, τότε η διεύθυνση email θα αναγνωριστεί από το δικαστήριο ως απλή ηλεκτρονική υπογραφή , και η αλληλογραφία είναι αποδεκτή απόδειξη.

Η χρήση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας εγκυμονεί νομικούς κινδύνους;

Η δικαστική πρακτική μας επιτρέπει να επισημάνουμε πολλούς κινδύνους που συνδέονται με τη χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εδώ είναι μερικά από αυτά:

1) Αναγνώριση της σύμβασης ως μη συναφθείσας

Ο Αστικός Κώδικας προβλέπει ότι η έγγραφη σύμβαση μπορεί να συναφθεί με ανταλλαγή εγγράφων μέσω ηλεκτρονικών επικοινωνιών, επιτρέποντάς μας να βεβαιώσουμε αξιόπιστα ότι το έγγραφο προέρχεται από ένα μέρος της σύμβασης. Έτσι, εάν τα μέρη δεν συμφωνήσουν να συνάψουν σύμβαση μέσω ηλεκτρονικής επικοινωνίας και δεν διασφαλίσουν το απόρρητο του κωδικού πρόσβασης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους, τότε το δικαστήριο δεν θα μπορεί να αναγνωρίσει την ανταλλαγή εγγράφων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως απόδειξη της σύναψης της σύμβασης.

Η συγκατάθεση του αγοραστή μπορεί επίσης να εκφραστεί με την εκτέλεση ορισμένων ενεργειών (για παράδειγμα, πληρωμή προκαταβολής σε τιμολόγιο που ελήφθη μέσω email). Είναι επίσης σημαντικό να προβλεφθεί η δυνατότητα χρήσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τη σύναψη πρόσθετων συμφωνιών ή παραρτημάτων της κύριας συμφωνίας, διαφορετικά το δικαστήριο δεν θα τις λάβει υπόψη και θα περιοριστεί μόνο στην εξέταση της συμφωνίας που έχει συναφθεί μεταξύ των μερών.

2) Αναγνώριση υποχρεώσεων από τη σύμβαση ως ανεκπλήρωτες

Εκτός από τις διαφωνίες σχετικά με τη μη σύναψη συμφωνίας, δεν είναι ασυνήθιστο να αμφισβητείται το γεγονός της εκτέλεσης της συμφωνίας, εάν αυτή πραγματοποιήθηκε και μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό ισχύει κυρίως για συμβάσεις παροχής διαφόρων συμβουλευτικών υπηρεσιών και εκτέλεση εργασιών (συγγραφή άρθρων ή ανάπτυξη προγραμμάτων ηλεκτρονικών υπολογιστών, προετοιμασία μεταφράσεων, ανάπτυξη ιστοσελίδων κ.λπ.). Σε αυτή την περίπτωση, η σύμβαση πρέπει να περιέχει προϋπόθεση ότι η εκτέλεση της σύμβασης (μεταφορά του αποτελέσματος) μέσω e-mail θεωρείται ορθή. Επιπλέον, θα ήταν χρήσιμο να αναφέρεται στη σύμβαση η δυνατότητα επισύναψης ηλεκτρονικών αντιγράφων εγγράφων στα κείμενα των επιστολών και αναγνώρισης των εγγράφων αυτών ως νομικής ισχύος.

3) Αναγνώριση εγγράφων ως μη παραληφθέντων

Ένας άλλος κίνδυνος σχετίζεται με τη διαδικασία παραλαβής αξιώσεων και ενστάσεων. Για παράδειγμα, ένα δικαστήριο μπορεί να διαπιστώσει ότι η υποχρεωτική προδικαστική διαδικασία δεν τηρείται εάν τα μέρη δεν έχουν συμφωνήσει σχετικά με τη δυνατότητα χρήσης διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την αποστολή αξιώσεων και την απάντηση σε αυτές. Αυτό ισχύει επίσης για έγγραφα που επιβεβαιώνουν την παροχή υπηρεσιών ή την εκτέλεση εργασιών (πιστοποιητικό αποδοχής και μεταφοράς), εάν η μόνη αναφορά σε αυτό στη σύμβαση είναι μια τυπική φράση, για παράδειγμα: «Το πιστοποιητικό υπογράφεται και από τα δύο μέρη». Το δικαστήριο, κατά κανόνα, δεν μπορεί να ερμηνεύσει μια τέτοια διάταξη ως συγκατάθεση για λήψη εγγράφων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Με ποια μορφή θα δέχεται το δικαστήριο ηλεκτρονική αλληλογραφία;

Εάν είναι απαραίτητο να επισυναφθεί ηλεκτρονική αλληλογραφία στο υλικό της υπόθεσης, τότε τα μέρη που έχουν συγκεντρώσει τα απαραίτητα υλικά μπορούν να επικοινωνήσουν με τον συμβολαιογράφο για να προσκομίσουν αποδεικτικά στοιχεία. Οι συμβολαιογράφοι έχουν τέτοιες εξουσίες σύμφωνα με το άρθρο 102 των Βασικών Αρχών της Νομοθεσίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας για τους Συμβολαιογράφους της 11ης Φεβρουαρίου 1993 N 4462-I. Ωστόσο, είναι απαραίτητο να ληφθεί υπόψη ότι ο συμβολαιογράφος δεν προσκομίζει αποδεικτικά στοιχεία σε υπόθεση που, τη στιγμή που τα ενδιαφερόμενα μέρη επικοινωνούν με τον συμβολαιογράφο, διεκπεραιώνεται από δικαστικό ή διοικητικό όργανο.

Εάν δεν ήταν δυνατή η έγκαιρη παροχή αυτών των στοιχείων στον συμβολαιογράφο, τότε ο έλεγχος των θυρίδων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να πραγματοποιηθεί απευθείας από το δικαστήριο, συχνά από τον υπολογιστή (laptop) του ενδιαφερόμενου (ιδιαίτερα σημαντικό εάν έχει εγκατασταθεί πρόγραμμα-πελάτης email , για παράδειγμα, το Outlook, Η νυχτερίδα, Thunderbird και άλλοι). Επιπλέον, τα δικαστήρια μπορούν επίσης να βοηθήσουν στην απόκτηση αποδεικτικών στοιχείων: για παράδειγμα, αποστολή αιτημάτων σε παρόχους σχετικά με διευθύνσεις email που ανήκουν στα μέρη και κατόχους πόρων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με την ανταλλαγή δεδομένων (βλ. παράγραφο 8 αυτής της Βοήθειας).

Παρακάτω παρατίθενται οι βασικές νομικές θέσεις των δικαστηρίων για το ζήτημα της αποδοχής της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας ως αποδεικτικό στοιχείο.

1. Η ηλεκτρονική αλληλογραφία δεν γίνεται δεκτή ως αποδεικτικό στοιχείο στην περίπτωση που δεν προβλεπόταν στη σύμβαση, η σύμβαση δεν αναφέρει τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις των μερών και το άλλο μέρος αμφισβητεί την ύπαρξη τέτοιας αλληλογραφίας

Συνήφθη συμφωνία μεταξύ της ESSIER LLC και της KAMEYA Co Trading House LLC για την παροχή υπηρεσιών επιλογής προσωπικού. Η σύμβαση περιελάμβανε τρία στάδια, με την ολοκλήρωση καθενός από τα οποία υπογράφηκε πράξη αποδοχής και μεταβίβασης των υπηρεσιών μεταξύ των μερών και ο πελάτης KAMEYA Co Trading House LLC κατέβαλε στον ανάδοχο ESSIER LLC αμοιβή. Το πιστοποιητικό αποδοχής και μεταφοράς υπηρεσιών συντάχθηκε μόνο για το πρώτο στάδιο της σύμβασης, σύμφωνα με τον ενάγοντα, όλα τα απαραίτητα έγγραφα για την εκτέλεση της σύμβασης στάλθηκαν και από τα δύο μέρη μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αρνούμενος ο ενάγων να ικανοποιήσει τα αιτήματά του, το δικαστήριο επεσήμανε:

• την απλή γραπτή μορφή ροής εγγράφων μεταξύ των μερών που προβλέπεται στη σύμβαση·
• έλλειψη προϋποθέσεων σχετικά με τη δυνατότητα εκτέλεσης της σύμβασης μέσω ηλεκτρονικής αλληλογραφίας·
• απουσία συνδέσμων προς διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που καθορίζονται από τα μέρη ως αποδεκτές για τη μεταφορά οποιασδήποτε πληροφορίας·
• αδυναμία να αποδειχθεί ότι η διεύθυνση ανήκει στον εναγόμενο και στους υπαλλήλους του·
• Η διεύθυνση email είναι καταχωρημένη στον τομέα kameya.ru, ο οποίος είναι διαθέσιμος για χρήση από απεριόριστο αριθμό ατόμων.

(βλ. Ψήφισμα του Ομοσπονδιακού Διαιτητικού Δικαστηρίου της Περιφέρειας Μόσχας της 17ης Μαΐου 2013 στην υπόθεση αριθ. A40-102005/12-57-977)

2. Η ηλεκτρονική αλληλογραφία μπορεί να επιβεβαιώσει το ενδιαφέρον του μέρους για την ολοκλήρωση μιας συναλλαγής και να χρησιμεύσει ως απόδειξη της ολοκλήρωσής της

OOO" Εταιρεία μεταφορώνΗ Unotrans προσέφυγε στο δικαστήριο ζητώντας να υποχρεώσει την Depo LLC να πληρώσει για τις υπηρεσίες μεταφοράς φορτίου. Ως απόδειξη της εκπλήρωσης των υποχρεώσεών της, η ενάγουσα ανέφερε συμφωνίες αίτησης με μεταφορείς και τιμολόγια. Ο εναγόμενος υποστήριξε ότι οι συμφωνίες αίτησης δεν είχαν υπογραφεί από αυτόν και ότι ο ενάγων δεν απέδειξε το γεγονός της παροχής υπηρεσιών μεταφοράς στον εναγόμενο. Το δικαστήριο κατέληξε στο συμπέρασμα ότι το επίμαχο φορτίο, το οποίο ανήκε στην Depot LLC, παραλήφθηκε εγκαίρως από τον παραλήπτη, ότι στην υπόθεση υπάρχουν στοιχεία πληρωμής για τη μεταφορά φορτίου από τον ενάγοντα και ότι ο εναγόμενος δεν προσκόμισε αποδεικτικά στοιχεία πληρωμή για υπηρεσίες μεταφοράς φορτίου είτε από αυτόν είτε από τον παραλήπτη και ότι η ηλεκτρονική αλληλογραφία μεταξύ των μερών δείχνει ότι η Depo LLC είχε συμφέρον στη μεταφορά του αμφισβητούμενου φορτίου και επέλυσε με την Εταιρεία τα ζητήματα εγγραφής και πληρωμής για τη μεταφορά του.

Στην περίπτωση αυτή, η ηλεκτρονική αλληλογραφία δεν είναι το κύριο αποδεικτικό στοιχείο, αλλά χρησιμεύει ως επιβεβαίωση ότι ο εναγόμενος επικοινώνησε με τον ενάγοντα ειδικά για το ζήτημα του επίμαχου φορτίου και τον θεώρησε ως υπεύθυνο για την οργάνωση της διαδικασίας μεταφοράς αυτού του φορτίου και ως εκ τούτου βρισκόταν σε συμβατική σχέση με τον ενάγοντα.

(βλ. Ψήφισμα του Ομοσπονδιακού Διαιτητικού Δικαστηρίου της Βορειοδυτικής Περιφέρειας της 6ης Μαΐου 2013 στην υπόθεση Αρ. A56-37916/2012)

3. Εάν η ηλεκτρονική αλληλογραφία δεν προβλεπόταν από τη σύμβαση, μπορεί να αναγνωριστεί ως η καθιερωμένη πρακτική των σχέσεων μεταξύ των μερών

OJSC "Χημικό εργοστάσιο με το όνομά του. Η Karpova υπέβαλε αγωγή κατά της ASBTransExpoNeft LLC σχετικά με μη εκπλήρωση των υποχρεώσεων που απορρέουν από τη συμφωνία προμήθειας. Ως απόδειξη εκπλήρωσης των υποχρεώσεων παράδοσης, ο εναγόμενος παρείχε ηλεκτρονική αλληλογραφία μεταξύ των μερών σχετικά με την εκτέλεση της σύμβασης (σχετικά με την ανεπαρκή ποιότητα των παραδοθέντων προϊόντων). Ο ενάγων αντιτάχθηκε στην ένταξη της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας στην υπόθεση.

Το δικαστήριο διαπίστωσε ότι η συμφωνία προμήθειας μεταξύ των μερών συνήφθη μέσω ανταλλαγής εγγράφων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: από την πλευρά του ενάγοντα με διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου « [email προστατευμένο]", από την πλευρά του κατηγορουμένου από την ηλεκτρονική διεύθυνση " [email προστατευμένο]" Με παρόμοιο τρόπο, ο εναγόμενος έστειλε στον ενάγοντα το χάρτη, πιστοποιητικά κρατικής εγγραφής, φορολογική εγγραφή και εξέδωσε τιμολόγιο για προπληρωμή. Με τη σειρά του, ο ενάγων έστειλε εντολές πληρωμής στον εναγόμενο μέσω e-mail για τη μεταφορά της προκαταβολής και τον ειδοποίησε για την ετοιμότητά του να παραλάβει τα εμπορεύματα. Σύμφωνα με το δικαστήριο, αυτή την πρακτικήΗ σχέση μεταξύ των μερών υποδηλώνει ότι τα μέρη αντιλήφθηκαν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται από ορισμένες διευθύνσεις IP ως προερχόμενα από εξουσιοδοτημένα πρόσωπα των μερών.

Κατά την αξιολόγηση των αποδεικτικών στοιχείων που προσκόμισε ο ενάγων, το δικαστήριο έλαβε επίσης υπόψη το γεγονός ότι ο ενάγων δεν προσκόμισε στοιχεία για την αναξιοπιστία της υποβληθείσας ηλεκτρονικής αλληλογραφίας των μερών, συμπεριλαμβανομένης της αναξιοπιστίας των παρεχόμενων διευθύνσεων IP.

(βλ. την απόφαση του Διαιτητικού Δικαστηρίου της Δημοκρατίας του Μπασκορτοστάν της 8ης Φεβρουαρίου 2012 στην υπόθεση αριθ. A07-16645/2011)

4. Η παράλειψη ενός μέρους να αναγνωρίσει τη χρήση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας ως καθιερωμένη πρακτική στις σχέσεις μεταξύ των μερών χωρίς να προσκομίσει αποδεικτικά στοιχεία δεν λαμβάνεται υπόψη από το δικαστήριο

Η Tsvetnoy Boulevard 2 LLC υπέβαλε αξίωση στο Διαιτητικό Δικαστήριο της Μόσχας για ανάκτηση 972.298,54 ρούβλια για αδικαιολόγητο πλουτισμό από την DM-Building LLC. Η ηλεκτρονική αλληλογραφία προσκομίστηκε από τον κατηγορούμενο μαζί με άλλα αποδεικτικά στοιχεία (βεβαιώσεις εισαγωγής για εργασίες κατασκευής και εγκατάστασης, επιθεώρηση κρυφών εργασιών, ημερολόγιο παραγωγής εργασιών) και έγινε δεκτή ως κατάλληλο αποδεικτικό στοιχείο στην υπόθεση σχετικά με την παραγγελία και την εκτέλεση εργασιών δυνάμει της τέχνης. 75 Κώδικας Διαιτητικής Διαδικασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Παρά την άρνηση του ενάγοντος της σχέσης με την DM-Building LLC, ο ενάγων δεν προσκόμισε αποδεικτικά στοιχεία για να τεκμηριώσει τις αντιρρήσεις του, για παράδειγμα, ότι αυτές οι εργασίες πραγματοποιήθηκαν από άλλο οργανισμό ή ότι η εργασία δεν εκτελέστηκε. Με βάση τα έγγραφα που παρουσιάστηκαν, το δικαστήριο κατέληξε στο συμπέρασμα ότι υπήρχαν πράγματι υφιστάμενες σχέσεις που σχετίζονται με την εκτέλεση εργασιών κατασκευής και εγκατάστασης από την DM-Building LLC για λογαριασμό της Tsvetnoy Boulevard 2 LLC.

5. Η άρνηση ιδιοκτησίας μιας διεύθυνσης email από ένα μέρος δεν πρέπει να έρχεται σε αντίθεση με άλλα αποδεικτικά στοιχεία

LLC "Trading House "Tagilsky" κατέθεσε αγωγή κατά της LLC "Web Automation" για ανάκτηση αδικαιολόγητου πλουτισμού. Ο ενάγων επέμεινε ότι δεν είχε συναφθεί συμφωνία για την ανάπτυξη ιστότοπου στο Διαδίκτυο. Το δικαστήριο κατέληξε στο συμπέρασμα ότι η συμφωνία συνήφθη από τον εναγόμενο αποστέλλοντας στον ενάγοντα ένα σχέδιο συμφωνίας και τιμολόγια που πληρώθηκαν από τον ενάγοντα (δηλαδή έγινε δεκτή η προσφορά του εναγόμενου).

Ο ενάγων υποστήριξε ότι τα μέρη δεν συμφώνησαν σχετικά με τους βασικούς όρους της σύμβασης, αλλά το δικαστήριο διαπίστωσε ότι οι βασικοί όροι (το αντικείμενο της σύμβασης) συμφωνήθηκαν από τα μέρη σε αλληλογραφία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ο ενάγων υποστήριξε ότι δεν γνώριζε την ταυτότητα της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την οποία διεξήχθη η αλληλογραφία. Ταυτόχρονα, από την καθορισμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ο ενάγων έλαβε τιμολόγια για πληρωμή, τα οποία στη συνέχεια εξοφλήθηκαν. Ο ενάγων υποστήριξε ότι η σύμβαση δεν εκτελέστηκε, αλλά το δικαστήριο απέρριψε αυτό το επιχείρημα, επικαλούμενος το υπάρχον προϊόν εργασίας - έναν ιστότοπο που αναπτύχθηκε για τον ενάγοντα και την έλλειψη αποδεικτικών στοιχείων που να επιβεβαιώνουν ότι το έργο εκτελέστηκε από άλλη εταιρεία.

(βλ. Απόφαση του Θ' Διαιτητικού Εφετείου της 9ης Απριλίου 2013 υπ' αριθμ. 09απ-9501/2013-γ στην υπόθεση αριθμ. Α40-134500/12)

6. Η ιδιοκτησία των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν πιστοποιεί το περιεχόμενο της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας μεταξύ των μερών

LLC "RusHOLTS" άσκησε αγωγή κατά της LLC "Astra Trading" για να αναγνωρίσει τη συμφωνία προμήθειας ως μη συναφθείσα και να ανακτήσει τον αδικαιολόγητο πλουτισμό. Αποδεικνύοντας το γεγονός της σύναψης της σύμβασης, η καθής αναφέρθηκε στο γεγονός ότι οι ουσιαστικοί όροι μπορούν να συμφωνηθούν σε χωριστά έγγραφα. Το δικαστήριο απέρριψε το αίτημα του εναγόμενου να ζητήσει από την National Telecommunications CJSC έγγραφα που επιβεβαιώνουν τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ενάγοντα και πληροφορίες σχετικά με τον χρόνο που οι παραλήπτες έλαβαν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Προς στήριξη των αγωγών του, το δικαστήριο επεσήμανε ότι η κυριότητα των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον ενάγοντα δεν πιστοποιεί το περιεχόμενο της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας των μερών εάν το περιεχόμενο αυτό δεν καταγράφηκε σωστά, επιτρέποντας να διαπιστωθεί αξιόπιστα ότι υπήρξε ανταλλαγή συγκεκριμένων μηνυμάτων που υποβλήθηκε από το κόμμα.

(βλ. Απόφαση του Δέκατου Τρίτου Διαιτητικού Εφετείου της 20ης Ιουνίου 2013 στην υπ’ αριθμ. Α56-74372/2012 υπόθεση)

7. Για να αποδειχθεί το γεγονός της σύναψης συμφωνίας, η ηλεκτρονική αλληλογραφία πρέπει να αντικατοπτρίζει τους βασικούς όρους της και να διενεργείται από εξουσιοδοτημένο πρόσωπο

ένα. Η CJSC "Tsentrmetall" κατέθεσε αγωγή κατά του ANO "Γραφείο Ιατροδικαστικής Πραγματογνωμοσύνης και Ανεξάρτητης Αξιολόγησης" με αξίωση για ανάκτηση 135.000 ρούβλια. αδικαιολόγητο πλουτισμό. Μεταξύ των αποδεικτικών στοιχείων για τη σύναψη συμφωνίας για τη διενέργεια εξέτασης, που προσκόμισε ο κατηγορούμενος, ήταν και η ηλεκτρονική αλληλογραφία. Το δικαστήριο αναγνώρισε ότι η ηλεκτρονική αλληλογραφία δεν περιείχε πληροφορίες για τον πελάτη και τα ερευνητικά αντικείμενα και αντικατόπτριζε μόνο μια προσπάθεια συντονισμού των σχέσεων μεταξύ των μερών. Επιπλέον, αυτή η αλληλογραφία διενεργήθηκε από άτομο του οποίου η εξουσία δεν έχει επιβεβαιωθεί. Ελλείψει άλλων αποδεικτικών στοιχείων για τη σύναψη της σύμβασης, το δικαστήριο ικανοποίησε τα αιτήματα του ενάγοντα.
(βλ. Απόφαση του Δέκατου Έβδομου Διαιτητικού Εφετείου της 28ης Νοεμβρίου 2012 N 17ap-12557/2012-gk υπόθεση n a50-11958/2012)

σι. IP Baranova E.I. κατέθεσε αγωγή κατά της Expert-Com LLC για ανάκτηση αδικαιολόγητου πλουτισμού. Υλικό ηλεκτρονικής αλληλογραφίας προστέθηκαν στην υπόθεση ως αποδεικτικά στοιχεία για τη σύναψη της σύμβασης, καθώς επιβεβαίωσαν, ειδικότερα, τη διεξαγωγή προσυμβατικών διαπραγματεύσεων μεταξύ των μερών, την αποστολή στους εκπροσώπους του ενάγοντα, συμπεριλαμβανομένου του Mikhail Chernoskutov, ενός σχέδιο συμφωνίας για αξιολόγηση, τιμολόγιο που πληρώθηκε με οδηγίες πληρωμής και γνώμη εμπειρογνώμονα. Στην ηλεκτρονική αλληλογραφία (επιστολές με ημερομηνία 10/08/2012, 10/09/2012), ο αποστολέας υπέδειξε τον Mikhail Petrovich Chernoskutov, ο οποίος έστειλε τα σχόλιά του σχετικά με το συμπέρασμα, συμμετείχε επίσης απευθείας σε όλες τις ακροάσεις στο Διαιτητικό Δικαστήριο του η Περιφέρεια Sverdlovsk, ως εκπρόσωπος του ενάγοντος, ενεργώντας βάσει του πληρεξουσίου.

Με βάση αυτά τα γεγονότα, το δικαστήριο κατέληξε στο συμπέρασμα ότι η ηλεκτρονική αλληλογραφία περιείχε όλους τους ουσιαστικούς όρους της σύμβασης, καθώς και αποδεικτικά στοιχεία για την εκτέλεσή της, και στάλθηκε στον ενάγοντα μέσω εξουσιοδοτημένου προσώπου (στην κατάλληλη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου).

(βλ. Απόφαση Δέκατου Έβδομου Διαιτητικού Εφετείου της 20ης Ιουνίου 2013 Αρ. 17απ-5881/2013-κ στην υπ’ αριθμ. α60-50181/2012 απόφαση)

8. Η επικοινωνία με τον πάροχο με αίτημα προσδιορισμού των διευθύνσεων IP των μερών και παροχής αρχείων καταγραφής μπορεί να χρησιμεύσει ως απόδειξη εκπλήρωσης των υποχρεώσεων που απορρέουν από τη σύμβαση

LLC AKG "EKFARD" κατέθεσε αγωγή κατά της OJSC "OGK-2" για είσπραξη χρέους βάσει της σύμβασης και τόκους για τη χρήση τρίτων μετρητά. LLC AKG "EKFARD" παρείχε συμβουλευτικές υπηρεσίες στέλνοντας απαντήσεις σε ερωτήσεις από την OJSC "OGK-2" στη διεύθυνση email του ατόμου από το οποίο ελήφθη η ερώτηση, στη γενική διεύθυνση email του πελάτη ή/και μέσω φαξ. Το δικαστήριο καθόρισε τους παρόχους των διαδίκων και τις διευθύνσεις IP των μερών, καθώς και το γεγονός της αλληλογραφίας μεταξύ αυτών των διευθύνσεων IP. Ως απόδειξη του τελευταίου, στο δικαστήριο παρασχέθηκαν εκτυπώσεις αρχείων καταγραφής που περιείχαν πληροφορίες σχετικά με συνδέσεις μεταξύ των διευθύνσεων IP των μερών κατά την περίοδο ισχύος της σύμβασης για την παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών, αναφέροντας τα ακόλουθα στοιχεία: έτος, μήνας, ημέρα , ώρα, διεύθυνση IP και αριθμός θύρας, με την οποία μεταδόθηκαν οι πληροφορίες, η διεύθυνση IP και ο αριθμός θύρας στην οποία μεταδόθηκαν οι πληροφορίες, ο αριθμός των byte που μεταδόθηκαν. Το δικαστήριο διαπίστωσε ότι η ημερομηνία των συνδέσεων συνέπεσε με τις ημερομηνίες των επιστολών στο μητρώο γραπτών απαντήσεων που συνέταξε η AKG EKFARD LLC και ο αριθμός των kilobyte που μεταφέρθηκαν ήταν πάνω από 50 kilobyte για κάθε απάντηση στην ερώτηση. Η μεταφορά δεδομένων από διεύθυνση IP σε διεύθυνση IP υποδηλώνει τη διαβίβαση γραπτών απαντήσεων για την περίοδο ισχύος της σύμβασης για την παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών. Το δικαστήριο κατέληξε στο συμπέρασμα ότι η AKG EKFARD LLC παρείχε υπηρεσίες στο πλαίσιο της σύμβασης, παρά το γεγονός ότι η σύμβαση δεν καθόριζε τον κύκλο των προσώπων που εξουσιοδοτήθηκαν να ζητήσουν διαβουλεύσεις.

(βλ. Απόφαση του Διαιτητικού Δικαστηρίου της Επικράτειας Σταυρούπολης με ημερομηνία 04/07/2013 στην υπόθεση Αρ. Α63-9031/2010).

Να αποδεχτείτε την αλληλογραφία μέσω email ως αποδεικτικό στοιχείο Η σύμβαση πρέπει να προβλέπει:

1. Πρόβλεψη για την επιλογή της προτιμώμενης μεθόδου επικοινωνίας μεταξύ των μερών της συμφωνίας με τη μορφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

2. Εξουσιοδοτημένες διευθύνσεις email από τις οποίες θα γίνεται η αλληλογραφία, καθώς και η διαδικασία αλλαγής τέτοιων διευθύνσεων.

3. Η ανάγκη αρχειοθέτησης όλων των email που λαμβάνονται από τα μέρη αμέσως μετά τη λήψη τους (για την αποφυγή ανακλήσεων και αντικατάστασης email)

4. Πρόβλεψη για την αναγνώριση από τα μέρη των σαρωμένων και φωτοαντιγράφων εγγράφων ως ίσων νομικής ισχύος με τα πρωτότυπα έγγραφα.

5. Την υποχρέωση των μερών να διατηρούν την εμπιστευτικότητα των κωδικών πρόσβασης email και να διασφαλίζουν ότι τα μηνύματα δεν μπορούν να σταλούν από τρίτους.

6. Υποχρέωση άμεσης ενημέρωσης για αλλαγή διεύθυνσης email και παραβίαση του απορρήτου του email.

Κατά την εκτέλεση της Σύμβασηςαπαραίτητη:

1. Συμπεριλάβετε συνδέσμους σε email (ο αποστολέας τους, το θέμα του μηνύματος, η ημερομηνία και η ώρα αποστολής) με τακτικά γράμματα, για παράδειγμα, όταν κάνετε την πρώτη αξίωση σχετικά με τη μη εκπλήρωση της σύμβασης από τον αντισυμβαλλόμενο, είναι σημαντικό να διασφαλιστεί ότι ο τελευταίος αναγνωρίζει την ακρίβεια των πληροφοριών που περιέχονται στην αλληλογραφία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (για παράδειγμα, «Επιβεβαιώστε, παρακαλώ, ετοιμότητα παράδοσης των αγαθών εντός της χρονικής περιόδου που καθορίζεται από εμάς στο e-mail «Συμφωνία 123/2013» με ημερομηνία ______»).

2. Αποθηκεύστε τα πρωτότυπα έγγραφα που αποστέλλονται στον αντισυμβαλλόμενο με τη μορφή ηλεκτρονικών αντιγράφων.

Πριν προετοιμάσει μια υπόθεση για δίκηαπαραίτητη:

1. Επικοινωνήστε με συμβολαιογράφο για να συντάξετε ένα πρωτόκολλο για την εξέταση του ηλεκτρονικού γραμματοκιβωτίου.

2. Βρείτε άλλα στοιχεία που μπορούν να επιβεβαιώσουν τις πληροφορίες που περιέχονται στην αλληλογραφία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

3. Βρείτε στοιχεία που να επιβεβαιώνουν ότι η ηλεκτρονική αλληλογραφία είναι η καθιερωμένη πρακτική των μερών (σχέσεις βάσει προηγούμενων συμφωνιών μεταξύ των μερών, έγγραφα που αποδεικνύουν την πραγματική αναγνώριση του άλλου μέρους ως προτιμώμενη μέθοδο επικοινωνίας).

4. Ετοιμάστε ένα σχέδιο νομικού αιτήματος προς τον πάροχο σχετικά με την ιδιοκτησία των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των μερών (ωστόσο, αυτό θα έχει νόημα μόνο εάν υπάρχουν στατικές διευθύνσεις IP).

5. Ετοιμάστε ένα σχέδιο δικαστικής αίτησης προς τους κατόχους πόρων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με την παρουσία ή την απουσία ανταλλαγής μηνυμάτων μεταξύ των μερών σε συγκεκριμένες ημερομηνίες.

Ελπίζουμε τα παραπάνω σχόλια να σας βοηθήσουν. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις σχετικά με τα παραπάνω, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μου ανά πάσα στιγμή.

Με εκτιμιση,

Η μελέτη πραγματοποιήθηκε την περίοδο 15.08.-10.1.2006. Στη διαδικασία συλλογής πρωτογενών στατιστικών δεδομένων συμμετείχαν 137 ερωτηθέντες που συμπλήρωσαν ηλεκτρονικά ερωτηματολόγια.

Εισαγωγή

Σήμερα, κάθε εταιρεία χρησιμοποιεί το email ως ένα από τα κύρια μέσα επιχειρηματικής επικοινωνίας. Ταυτόχρονα, στις μεγάλες επιχειρήσεις ο ημερήσιος όγκος αλληλογραφίας μπορεί να ανέλθει σε δεκάδες και εκατοντάδες gigabyte. Όλα αυτά τα μηνύματα αποθηκεύονται σε φακέλους προσωπικών πελατών email των εργαζομένων, οι οποίοι απλώς «διογκώνονται» με την πάροδο του χρόνου. Ως αποτέλεσμα, η διοίκηση πρέπει να κάνει μια επιλογή: να εφαρμόσει ειδική λύσηγια κεντρική αρχειοθέτηση και αποθήκευση της εταιρικής αλληλογραφίας ή προσπαθήστε να αγνοήσετε το πρόβλημα. Σημειώστε ότι σε ορισμένες περιπτώσεις η ανάγκη για μια κεντρική λύση μπορεί να υπαγορεύεται από σχετικούς κανονισμούς, αν και για τη Ρωσία αυτή είναι μια μάλλον σπάνια κατάσταση. Επιπλέον, τόσο η υπηρεσία ασφάλειας πληροφορικής του οργανισμού όσο και τα εμπορικά τμήματα μπορούν να λάβουν μια σειρά από οφέλη από τη χρήση μιας εξειδικευμένης λύσης. Επιπλέον, πιστεύεται σε όλο τον κόσμο ότι μια αποτελεσματική υποδομή πληροφορικής που λειτουργεί σε κάθε περίπτωση θα πρέπει να περιλαμβάνει ένα κεντρικό αρχείο εταιρικής αλληλογραφίας.

Αυτή η έρευνα είναι το πρώτο δημόσιο ρωσικό έργο που στοχεύει στη μελέτη του προβλήματος της κεντρικής αρχειοθέτησης email σε εταιρικό περιβάλλον. Η μελέτη στοχεύει να εντοπίσει τις απόψεις των ρωσικών οργανισμών σχετικά με το πρόβλημα της συλλογής και αποθήκευσης ηλεκτρονικών μηνυμάτων, να μελετήσει τα οφέλη από τη χρήση μιας εξειδικευμένης λύσης και τις απαιτήσεις που θέτουν οι επιχειρήσεις. παρόμοια προϊόντα. Επιπλέον, η μελέτη μας επιτρέπει να ανακαλύψουμε τα σχέδια των ρωσικών εταιρειών να εισάγουν κεντρικά εταιρικά αρχεία στην υποδομή πληροφορικής τους.

Γενικά συμπεράσματα

• Μόνο το 14% των ερωτηθέντων χρησιμοποιεί εξειδικευμένες λύσεις για την αρχειοθέτηση της κυκλοφορίας email, ενώ το 86% των εταιρειών απλώς κλείνουν τα μάτια στο πρόβλημα.
• Η εσωτερική ασφάλεια πληροφορικής (προστασία από μυστικούς και διαρροές, διερεύνηση συμβάντων) οδηγεί ανάμεσα σε όλα τα οφέλη που μπορεί να λάβει μια επιχείρηση από την εφαρμογή ενός κεντρικού αρχείου εταιρικής αλληλογραφίας.
• Το ιδανικό αρχείο στα μάτια των ρωσικών εταιρειών είναι ένα ασφαλές, παραγωγικό, αυτοματοποιημένο προϊόν με πλούσια αναλυτική λειτουργικότητα.
• Η πλειονότητα των ερωτηθέντων (62%) είναι πεπεισμένη για την ανάγκη αρχειοθέτησης όχι μόνο της κίνησης email, αλλά και όλης της κίνησης στο Διαδίκτυο. Αυτό βοηθά στη δημιουργία πολύπλοκο σύστημαπροστασία από διαρροές και εσωτερικά στοιχεία.
• Αναμένει σοβαρή ανάπτυξη ρωσική αγοράεργαλεία αρχειοθέτησης επισκεψιμότητας αλληλογραφίας. Το 31% των ερωτηθέντων σχεδιάζει να εφαρμόσει ένα κεντρικό αρχείο το 2006 και το 2007, και το 26% - το 2008-2009. Έτσι, από το 2006 έως το 2009, περισσότερες από τις μισές εταιρείες που συμμετείχαν στην έρευνα (57%) πρόκειται να αποκτήσουν ένα κεντρικό αρχείο.

Μεθοδολογία έρευνας

Η μελέτη πραγματοποιήθηκε την περίοδο 15.08.-10.1.2006. Στη διαδικασία συλλογής πρωτογενών στατιστικών δεδομένων συμμετείχαν 137 ερωτηθέντες που συμπλήρωσαν ηλεκτρονικά ερωτηματολόγια στον ιστότοπο CNews.ru. Οι ερωτήσεις της έρευνας και τα αποτελέσματα της έρευνας εκπονήθηκαν από το αναλυτικό κέντρο InfoWatch. Τα παρακάτω δεδομένα στρογγυλοποιούνται στον πλησιέστερο ακέραιο αριθμό, εκτός εάν δηλώνεται ρητά η ακρίβεια.

Πορτρέτο του ερωτώμενου

Στο Σχ. Το Σχήμα 1 δείχνει ένα πορτρέτο των ερωτηθέντων με βάση τον αριθμό των ηλεκτρονικών χώρων εργασίας στον οργανισμό. Η μεγαλύτερη μερίδα των εταιρειών που συμμετείχαν στην έρευνα (43%) έχει λιγότερους από 500 μηχανογραφημένους χώρους εργασίας. Το μερίδιο των οργανισμών μεσαίου μεγέθους (501-1000 θέσεις) αντιπροσώπευε το 29% των οργανισμών που συμμετείχαν στην έρευνα. Οι εκπρόσωποι μεγάλων επιχειρήσεων αποτελούσαν δύο ακόμη τμήματα: 16% (1001-5000 θέσεις) και 12% (πάνω από 5000 θέσεις).

Εικ.1

Το παρακάτω διάγραμμα (Εικ. 2) δείχνει την κατανομή των ερωτηθέντων ανά επάγγελμα. Το μεγαλύτερο μέρος των ερωτηθέντων οργανισμών εργάζεται στον τομέα των τηλεπικοινωνιών και της πληροφορικής (36%). Επί Χρηματοπιστωτικές υπηρεσίεςκαι η ασφάλιση αντιπροσώπευε το 22% των ερωτηθέντων. για υπουργεία και υπηρεσίες - 17%, συγκρότημα καυσίμων και ενέργειας - 13% και άλλους τομείς της οικονομίας (εμπόριο, παραγωγή) - 12%.

Εικ.2

Αρχειοθέτηση αλληλογραφίας στην πράξη

Η πρώτη κύρια ερώτηση του αναλυτικού κέντρου InfoWatch είχε ως στόχο να ανακαλύψει πώς ακριβώς οι ρωσικές επιχειρήσεις επιλύουν το πρόβλημα της αρχειοθέτησης email στην πράξη. Με άλλα λόγια, χρησιμοποιούν ήδη ειδικά κεντρικά αρχεία ή απλώς αγνοούν το πρόβλημα, αφήνοντάς το στους υπαλλήλους τους ή ακόμα και στην τύχη.

Στο Σχ. Το Σχήμα 3 δείχνει την κατανομή των απαντήσεων στο ερώτημα πώς ο οργανισμός επιλύει το πρόβλημα της συλλογής και αποθήκευσης εταιρικής αλληλογραφίας. Αποδείχθηκε ότι μόνο το 14% των ερωτηθέντων χρησιμοποιεί εξειδικευμένες λύσεις, ενώ το 86% των εταιρειών απλώς χώνει το κεφάλι του στην άμμο. Από αυτούς, το 49% των οργανισμών πιστεύει ότι κάθε εργαζόμενος πρέπει να «βγαίνει» μόνος του: να δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας σε CD, να άδειους φακέλους στο πρόγραμμα-πελάτη email, να ανεβάζει μηνύματα στον σκληρό δίσκο κ.λπ. Τέλος, το 37% του 86% προτιμά να αγνοήσει εντελώς το πρόβλημα.

Εικ.3

Όπως επισημαίνουν ειδικοί του CNews Analytics, αυτή η κατανομή των απαντήσεων εγείρει σοβαρές ανησυχίες, αφού σχεδόν στις μισές εταιρείες (49%) το πρόβλημα της συλλογής και αποθήκευσης εταιρικής αλληλογραφίας λύνεται, μάλιστα, με «σπιτικές» μεθόδους. Το γεγονός ότι το προσωπικό δημιουργεί τα ίδια αρχεία και αντίγραφα ασφαλείας των μηνυμάτων του δημιουργεί επικίνδυνους κινδύνους διαρροής εμπιστευτικές πληροφορίεςσε περίπτωση που παραβιαστεί το αρχείο ή το αντίγραφο ασφαλείας. Επιπλέον, το προσωπικό ξοδεύει το χρόνο του εκτελώντας λειτουργίες που απλώς δεν προορίζονται περιγραφές εργασίας, και συχνά οι υπάλληλοι μπορεί απλώς να μην έχουν αρκετά προσόντα για να εκτελούν λειτουργίες που παραδοσιακά ανατίθενται στο τμήμα πληροφορικής.

Σύμφωνα με το αναλυτικό κέντρο InfoWatch, οι ρωσικές εταιρείες σήμερα εξακολουθούν να βρίσκονται στη «λίθινη εποχή» όσον αφορά τη συλλογή και την αποθήκευση εταιρικής αλληλογραφίας. Επιπλέον, κανένα εμπόδιο στην εφαρμογή εξειδικευμένων εργαλείων δεν μπορεί να χρησιμεύσει ως επαρκής λόγος για την ανάθεση της ευθύνης για τη δημιουργία εταιρικών αρχείων σε υπαλλήλους γραφείου ή ακόμη και την προσπάθεια να κλείσουν τα μάτια στο πρόβλημα. Είναι προφανές ότι με την αυξανόμενη πληροφόρηση των εγχώριων οργανισμών, η συσσώρευση και η διατήρηση ηλεκτρονικών μηνυμάτων θα γίνει όλο και πιο σημαντικό έργο. Κάθε οργανισμός θα πρέπει να λύσει αυτό το πρόβλημα, με τον ένα ή τον άλλο τρόπο.

Κίνητρα για τη χρήση κεντρικών αρχείων

Ένα από τα πιο σημαντικά αποτελέσματα της μελέτης ήταν ο προσδιορισμός των πλεονεκτημάτων που μπορούν να λάβουν οι επιχειρήσεις από τη χρήση κεντρικών αρχείων εταιρικής αλληλογραφίας. Εκ των προτέρων, οι ειδικοί του InfoWatch έχουν εντοπίσει 5 βασικούς λόγους για τους οποίους οι οργανισμοί χρησιμοποιούν εξειδικευμένες λύσεις για τη συλλογή και την αποθήκευση ηλεκτρονικών μηνυμάτων.

• Ορισμένοι νόμοι, πρότυπα και άλλοι κανονισμοί απαιτούν από τις εταιρείες να δημιουργούν και να διατηρούν αρχεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για παράδειγμα, το πρότυπο της Τράπεζας της Ρωσίας για την ασφάλεια πληροφορικής (STO BR IBBS-1.0-2006), Ρωσική νομοθεσία«Σχετικά με την αρχειοθέτηση στη Ρωσική Ομοσπονδία», οι αμερικανικοί νόμοι SOX (Νόμος Sarbanes-Oxley του 2002) και HIPAA (Νόμος περί φορητότητας και λογοδοσίας ασφάλισης υγείας) κ.λπ.
• Η ανάλυση όλων των εισερχόμενων και εξερχόμενων μηνυμάτων είναι αποτελεσματική μέθοδοςδιερεύνηση τυχόν εταιρικών περιστατικών, ιδίως στον τομέα της ασφάλειας πληροφορικής και της οικονομικής απάτης·
• Μια επιχείρηση μπορεί να ενσωματώσει μια κεντρική αποθήκευση με ένα ολοκληρωμένο σύστημα προστασίας από διαρροές εμπιστευτικών πληροφοριών και, ως εκ τούτου, να αυξήσει την αποτελεσματικότητα αυτού του συστήματος.
• Το κεντρικό αρχείο αλληλογραφίας λύνει το πρόβλημα Κρατήστε αντίγραφοηλεκτρονικές επικοινωνίες, τις οποίες διαφορετικά κάθε εργαζόμενος θα έπρεπε να επιλύσει ανεξάρτητα·
• Σε περίπτωση νομικών αξιώσεων κατά της εταιρείας και μετά από εξωτερικό ανεξάρτητο έλεγχο, αυθεντικές επιστολές από το εταιρικό αρχείο μπορούν να χρησιμεύσουν ως αποδεικτικά στοιχεία στο δικαστήριο.
• Η δυνατότητα να κάνετε συγκεκριμένες επιλογές από ένα αποθετήριο αλληλογραφίας σας επιτρέπει να λύσετε πολλά επιχειρηματικά προβλήματα στον τομέα του μάρκετινγκ, των πωλήσεων κ.λπ.

Οι ειδικοί του CNews Analytics σημειώνουν ότι στις χώρες της Ευρωπαϊκής Ένωσης και της Βόρειας Αμερικής, οι επιχειρήσεις και οι κυβερνητικές υπηρεσίες πρέπει απλώς να δημιουργούν κεντρικά αρχεία, καθώς αυτές οι απαιτήσεις κατοχυρώνονται σε νόμο ή κανονισμό. Ωστόσο, στη Ρωσία η κατάσταση είναι κάπως διαφορετική - το ρυθμιστικό βάρος είναι πολύ μικρότερο, αν και εξακολουθούν να υπάρχουν ορισμένοι νόμοι και πρότυπα στον τομέα της συλλογής και αποθήκευσης μηνυμάτων. Για ευκολία, τα πιο δημοφιλή πρότυπα ομαδοποιούνται στον παρακάτω πίνακα (βλ. Πίνακα 1).

Τραπέζι 1

Νόμοι και κανονισμοί στον τομέα της συλλογής και αποθήκευσης εταιρικής αλληλογραφίας

Ονομα	Πεδίο εφαρμογής	Απαιτήσεις
Συμφωνία Βασιλείας ΙΙ («Διεθνής σύγκλιση κεφαλαιακής μέτρησης και κεφαλαιακών προτύπων: νέες προσεγγίσεις»)	Όλες οι τράπεζες στην Ευρώπη και τη Ρωσία, καθώς και οι μεγαλύτερες τράπεζες των ΗΠΑ (στη Ρωσία από το 2009)	Δημιουργία αρχείων ηλεκτρονικής αλληλογραφίας με δυνατότητα διεξαγωγής αναλυτικών δειγμάτων και εγγύηση της γνησιότητας των αποθηκευμένων μηνυμάτων
Πρότυπο Τράπεζας της Ρωσίας: «Διασφάλιση της ασφάλειας πληροφοριών των οργανισμών τραπεζικό σύστημαΡωσική Ομοσπονδία. Γενικές προμήθειες"(STO BR IBBS-1.0-2006), §8.2.6.4	Όλες οι ρωσικές τράπεζες, συμπεριλαμβανομένης της Κεντρικής Τράπεζας (το πρότυπο εξακολουθεί να είναι συμβουλευτικό)	§8.2.6.4: «Το e-mail πρέπει να αρχειοθετηθεί. Το αρχείο θα πρέπει να είναι προσβάσιμο μόνο στη μονάδα (άτομο) στον οργανισμό που είναι υπεύθυνος για τη διασφάλιση της ασφάλειας των πληροφοριών. Δεν επιτρέπονται αλλαγές στο αρχείο. Η πρόσβαση στις πληροφορίες του αρχείου θα πρέπει να είναι περιορισμένη.»
ο ομοσπονδιακός νόμος«Σχετικά με την αρχειοθέτηση στη Ρωσική Ομοσπονδία»	Όλοι οι κυβερνητικοί φορείς, οι φορείς τοπικής αυτοδιοίκησης του δημοτικού διαμερίσματος και του αστικού διαμερίσματος	Δημιουργήστε αρχεία για αποθήκευση, μεταγλώττιση, καταγραφή και χρήση αρχειακών εγγράφων, συμπεριλαμβανομένου του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Περιορίστε την πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες, ανεξάρτητα από τη μορφή ιδιοκτησίας τους, εάν αποτελούν κρατικό ή άλλο μυστικό που προστατεύεται από τη νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
Οδηγία της ΕΕ για τη διατήρηση δεδομένων	Όλες οι εταιρείες τηλεπικοινωνιών που δραστηριοποιούνται στην Ευρωπαϊκή Ένωση	Αρχειοθετήστε και αποθηκεύστε για τουλάχιστον ένα χρόνο όλες τις πληροφορίες που μεταδίδονται μέσω ηλεκτρονικών καναλιών επικοινωνίας: e-mail, συνομιλίες σε κινητά και ενσύρματα τηλέφωνα, έγγραφα φαξ κ.λπ.
Νόμος SOX (Νόμος Sarbanes-Oxley του 2002), §802	Όλες οι δημόσιες εταιρείες εισηγμένες στο χρηματιστήριο των ΗΠΑ	Συλλέξτε, αρχειοθετήστε και αποθηκεύστε ηλεκτρονική εταιρική αλληλογραφία για τουλάχιστον επτά χρόνια. Πρέπει να διασφαλιστεί η αυθεντικότητα των ηλεκτρονικών επικοινωνιών και πρέπει να εφαρμοστούν μηχανισμοί που θα επιτρέπουν τη δειγματοληψία από το αρχείο με σκοπό τη διεξαγωγή μιας πλήρους κλίμακας αναδρομικής ανάλυσης.
HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996), Κανόνας Ασφάλειας και Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων	Όλοι οι ιατρικοί, ασφαλιστικοί και χρηματοοικονομικοί οργανισμοί που χειρίζονται ευαίσθητες πληροφορίες υγείας	Κάθε οργανισμός πρέπει να διατηρείται για τουλάχιστον 6 έτη από την ημερομηνία ίδρυσης ή τελευταία χρήσηόλα τα ηλεκτρονικά σας έγγραφα.
Άρθρο 17α-4 της Επιτροπής χρεόγραφαΗΠΑ (Κανόνας SEC 17a-4).	Όλες οι χρηματοοικονομικές δημόσιες εταιρείες εισηγμένες στο χρηματιστήριο των ΗΠΑ	Αποθηκεύστε την αλληλογραφία με τους πελάτες στη φόρμα ξεχωριστή βάση δεδομένωνδεδομένα. Αυτή η βάση δεδομένων πρέπει να συμμορφώνεται με πρότυπα για παραμέτρους όπως η αναζήτηση και ο έλεγχος πληροφοριών, η υποστήριξη και η αρχειοθέτηση. Επιπλέον, πρέπει να διασφαλίζεται η αυθεντικότητα των ηλεκτρονικών μηνυμάτων που είναι αποθηκευμένα στη βάση δεδομένων.

Έτσι, το ρυθμιστικό βάρος των ρωσικών οργανισμών είναι μικρό: οι κυβερνητικές υπηρεσίες υπόκεινται στον ομοσπονδιακό νόμο «για την αρχειοθέτηση στη Ρωσική Ομοσπονδία», οι χρηματοπιστωτικές εταιρείες υπόκεινται στη συμφωνία της Βασιλείας II και στο πρότυπο της Κεντρικής Τράπεζας και όλοι οι άλλοι οργανισμοί αντιμετωπίζουν ξένους νόμους μόνο όταν πραγματοποιείτε διεθνείς συναλλαγές, για παράδειγμα, IPO, άνοιγμα υποκαταστημάτων στην ΕΕ κ.λπ. Μπορεί να συνοψιστεί ότι η ιδιαιτερότητα της ρωσικής αγοράς για την αρχειοθέτηση εταιρικής αλληλογραφίας είναι πρακτικά πλήρης απουσίααυστηρές απαιτήσεις που θα απαιτούσαν από τους οργανισμούς να συλλέγουν και να διατηρούν ηλεκτρονικές επικοινωνίες.

Ποια κίνητρα βλέπουν τότε οι εγχώριες επιχειρήσεις για την εισαγωγή εξειδικευμένων αρχείων; Η απάντηση σε αυτή την ερώτηση μπορεί να βρεθεί στο Σχ. 4. Οι ειδικοί του InfoWatch ζήτησαν από τους ερωτηθέντες να αξιολογήσουν σε κλίμακα 6 βαθμών τα οφέλη που αποκομίζουν οι επιχειρήσεις από τη χρήση κεντρικών λύσεων για τη συλλογή και την αποθήκευση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. Η βαθμολογία «6» σήμαινε ότι αυτό το ερέθισμα ήταν «πολύ σημαντικό» για τον ερωτώμενο, ενώ το σκορ «1» σήμαινε, αντίθετα, «όχι πολύ σημαντικό». Τα έξι ερεθίσματα που αναφέρονται παραπάνω προσφέρθηκαν ως επιλογές απόκρισης:

• συμμόρφωση με τους κανονισμούς,
• διερεύνηση περιστατικών ασφάλειας πληροφορικής,
• συγκεντρωτική δημιουργίαδημιουργία αντιγράφων ασφαλείας μηνυμάτων,
• την ικανότητα παρουσίασης μηνυμάτων ως αποδεικτικών στοιχείων στο δικαστήριο,
• δημιουργία ισχυρών αναδρομικών δειγμάτων για την επίλυση επιχειρηματικών προβλημάτων,
• ενσωμάτωση του αρχείου με ένα σύστημα προστασίας από διαρροές εμπιστευτικών πληροφοριών.

Όπως αποδεικνύεται, ορισμένα από αυτά τα κίνητρα δεν έχουν καθόλου βάρος για τις ρωσικές εταιρείες. Για παράδειγμα, απολύτως όλοι οι ερωτηθέντες πιστεύουν ότι τα αυθεντικά ηλεκτρονικά μηνύματα από ένα εξειδικευμένο αρχείο δεν θα βοηθήσουν με κανέναν τρόπο σε περίπτωση δίωξης. Ως αποτέλεσμα, κανένας οργανισμός που συμμετείχε στην έρευνα δεν βαθμολόγησε αυτό το κίνητρο υψηλότερο από το "3". Με άλλα λόγια, όλες οι αξιολογήσεις σε αυτήν την περίπτωση κατανεμήθηκαν από το "1" (καθόλου σημαντικό) στο "3" (πιθανότατα όχι σημαντικό παρά σημαντικό).

Εικ.4

Στο Σχ. Το Σχήμα 4 δείχνει την κατανομή των αξιολογήσεων και για τα έξι ερεθίσματα. Η σημασία του ενός ή του άλλου οφέλους από τη χρήση ενός κεντρικού αρχείου μειώνεται από αριστερά προς τα δεξιά. Είναι εύκολο να παρατηρήσετε ότι στην κατηγορία «συμμόρφωση με νόμους και πρότυπα», συνολικά το 34% των ερωτηθέντων έδωσε βαθμολογία μεγαλύτερη από «3». Με άλλα λόγια, αυτό το κίνητρο αφορά μόνο το ένα τρίτο των ρωσικών οργανισμών που συμμετείχαν στην έρευνα. Σύμφωνα με το αναλυτικό κέντρο InfoWatch, εάν μια παρόμοια έρευνα διεξαγόταν μεταξύ ευρωπαϊκών ή βορειοαμερικανικών εταιρειών, τότε τουλάχιστον δύο ακόμη ερωτηθέντες θα είχαν υποδείξει κανονισμούς. Ωστόσο, εδώ ακριβώς εκδηλώνεται η ιδιαιτερότητα της ρωσικής αγοράς. Ωστόσο, μια ανάλυση της συσχέτισης μεταξύ του πεδίου δραστηριότητας και της κλίμακας του οργανισμού αφενός, καθώς και της σημασίας του κανονιστικού παράγοντα από την άλλη, μας επέτρεψε να καθορίσουμε την ακόλουθη αντιστοιχία. Καταρχάς, το 34% των ερωτηθέντων που βαθμολόγησαν τη «συμμόρφωση με τους νόμους και τα πρότυπα» πάνω από το 3 περιελάμβαναν απολύτως όλα τα υπουργεία και τις υπηρεσίες που συμμετείχαν στην έρευνα (17%), καθώς και την πλειοψηφία των χρηματοπιστωτικών οργανισμών (17% από 22%) , κυρίως μεγάλα. Σημειώστε ότι αυτοί οι τομείς πρέπει πράγματι να συμμορφώνονται, αντίστοιχα, με τον Ομοσπονδιακό Νόμο «Περί Αρχειοθέτησης στη Ρωσική Ομοσπονδία» και το πρότυπο ασφάλειας πληροφορικής της Τράπεζας της Ρωσίας (καθώς και τη συμφωνία Βασιλείας ΙΙ). Αν και το γεγονός ότι μόνο το 14% όλων των ερωτηθέντων χρησιμοποιεί κεντρικά αρχεία στην πράξη μιλάει από μόνο του...

Εν τω μεταξύ, στο παρακάτω σχήμα (Εικ. 5), για πληρότητα, υποδεικνύονται οι μέσες βαθμολογίες για κάθε ερέθισμα, στρογγυλεμένες στο πλησιέστερο δέκατο του σημείου. Όπως μπορείτε να δείτε, μόνο τέσσερις παράγοντες έλαβαν βαθμολογία υψηλότερη από "4": διερεύνηση περιστατικών ασφάλειας πληροφορικής (4.7), ενοποίηση με σύστημα προστασίας από διαρροές (4.5), δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας (4.4) και δυνατότητα συλλογής αναλυτικών δειγμάτων (4.2). Αυτό σημαίνει ότι αυτά τα τέσσερα κίνητρα έχουν τη μεγαλύτερη αξία για τους ερωτηθέντες.

Εικ.5

Όπως επισημαίνουν οι ειδικοί του CNews Analytics, η κατανομή των πόντων είναι αρκετά φυσική. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για την ικανότητα διεξαγωγής μιας αποτελεσματικής έρευνας για σχεδόν οποιοδήποτε εσωτερικό περιστατικό ασφάλειας πληροφορικής, δηλαδή για τον εντοπισμό ενός εμπιστευτικού προσώπου και την απόδειξη της ενοχής του. Το θέμα είναι ότι επάνω αυτή τη στιγμήΟι ρωσικές οργανώσεις έχουν αναπτύξει μια κακή πρακτική διεξαγωγής εσωτερικών ερευνών, κατά την οποία κατασχέθηκαν οι προσωπικοί υπολογιστές των ύποπτων υπαλλήλων, οι ίδιοι οι εργαζόμενοι εκδιώκονται από τους χώρους εργασίας τους και οι ειδικοί σε θέματα ασφάλειας πληροφορικής μελετούν με συνέπεια τα email στον πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τα μειονεκτήματα αυτής της προσέγγισης είναι προφανή. Πρώτον, είναι σχεδόν αδύνατο να διεξαχθεί μια τέτοια έρευνα χωρίς να το αντιληφθεί το προσωπικό. Αυτό σημαίνει ότι μέσα σε λίγα λεπτά μετά την έναρξη των ανακριτικών ενεργειών, ολόκληρος ο οργανισμός θα διαπιστώσει ότι υπάρχει ένας «τυφλοπόντικας» στην εταιρεία. Είναι πιθανό ότι ως αποτέλεσμα κουτσομπολιού, πληροφορίες θα φτάσουν στον Τύπο ή στους ανταγωνιστές. Δεύτερον, είναι αδύνατο να κρύψουμε τον κύκλο των υπόπτων. Με άλλα λόγια, κάθε εργαζόμενος του οποίου σταθμός εργασίαςσυλληφθεί, θα ξέρει ότι η διοίκηση δεν τον εμπιστεύεται. Αυτό θα έχει ιδιαίτερα άσχημη επίδραση στο γενικό κλίμα μεταξύ του προσωπικού, εάν αποδειχθεί ότι δεν βρέθηκε ποτέ ο μυστικός. Οι εργαζόμενοι μπορεί να αισθάνονται προσβεβλημένοι, κάτι που υπό ορισμένες συνθήκες οδηγεί σε δολιοφθορά σύμφωνα με την αρχή: "Αν αδικηθήκατε άδικα, άξιζε το!" Τρίτον, ακόμη και ένας ελαφρώς έμπειρος αποστάτης θα καταλάβει να διαγράψει απλά μηνύματα που τον θέτουν σε κίνδυνο από τον πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δεδομένου ότι οι ειδικοί ασφάλειας πληροφορικής δεν γνωρίζουν ακριβώς ποιος από τους υπόπτους είναι εμπιστευτικός χρήστης, δεν θα αφιερώσουν χρόνο για να επαναφέρουν τα διαγραμμένα δεδομένα σε όλους τους σταθμούς εργασίας στη σειρά.

Εν τω μεταξύ, εάν η εταιρεία διαθέτει ένα κεντρικό αρχείο εταιρικής αλληλογραφίας, τότε η όλη έρευνα θα διαρκέσει το πολύ λίγες ώρες, κατά τις οποίες ο υπεύθυνος ασφαλείας θα καθίσει ήσυχος στην καρέκλα του και θα κάνει αναλυτικές επιλογές από το αποθετήριο. Φίλτρα μηνυμάτων, ταξινόμηση κατά ομάδες, αναζήτηση φράσεων κλειδιά - όλα αυτά τα εργαλεία σάς επιτρέπουν να βρίσκετε γρήγορα τυχόν ύποπτα μηνύματα στο γενικό αρχείο. Ταυτόχρονα, κανείς δεν ενοχλεί το αθώο προσωπικό και δεν χαλάει το εργασιακό κλίμα στο γραφείο. Αυτό ακριβώς κάνουν οι πολιτισμένες εταιρείες που νοιάζονται για τον εαυτό τους και τους υπαλλήλους τους. Με αξιολόγηση εμπειρογνωμόνωνΤο InfoWatch, περίπου το 80% των εσωτερικών περιστατικών ασφάλειας IT μπορούν να επιλυθούν με την ανάλυση ηλεκτρονικών μηνυμάτων. Έτσι, η δημιουργία ενός κεντρικού αποθετηρίου εισερχόμενων και εξερχόμενων επιστολών σάς επιτρέπει να διεξάγετε αποτελεσματικές έρευνες ακόμη και σε μια μεγάλη εταιρεία.

Περίπτωση από την πρακτική Ένα παράδειγμα νίκης επί των εμπιστευτικών πληροφοριών επιδείχθηκε στα μέσα Φεβρουαρίου 2006 από τη ρωσική εταιρεία ενσωμάτωσης συστημάτων LETA IT. Χάρη σε μια ικανή προσέγγιση για την εσωτερική ασφάλεια πληροφορικής, η εταιρεία μπόρεσε να εξουδετερώσει έναν μυστικό πρόσωπο που συνελήφθη να κάνει κατάχρηση της επίσημης θέσης του. Μια εσωτερική έρευνα έδειξε ότι ένας από τους διαχειριστές λογαριασμών προσπάθησε να διαπραγματευτεί συμβάσεις για την προμήθεια λογισμικού όχι μέσω του νόμιμου εργοδότη του, αλλά μέσω μιας εταιρείας κέλυφος που δημιούργησε ο ίδιος. Εάν ο μυστικός χρήστης είχε καταφέρει να κάνει πράξη το σχέδιό του, η LETA θα είχε υποστεί σοβαρές οικονομικές ζημιές λόγω διαφυγόντων κερδών και διαρροών πληροφοριών πελατών. Είναι πιθανό η εταιρεία να είχε υποστεί ακόμη μεγαλύτερη ζημιά λόγω της υποβάθμισης της φήμης της. Ωστόσο, η κατάχρηση εντοπίστηκε γρήγορα και έγκαιρα μέσω ενός ολοκληρωμένου συστήματος πρόληψης διαρροών. Η υποδομή πληροφορικής της εταιρείας περιελάμβανε ένα σύστημα φιλτραρίσματος της κυκλοφορίας αλληλογραφίας και ανίχνευσης διαρροών εμπιστευτικών πληροφοριών - InfoWatch Mail Monitor, καθώς και ένα κεντρικό αρχείο - InfoWatch Mail Storage. Στην αρχή, ο Υπεύθυνος Ασφαλείας LETA IT έλαβε προειδοποίηση για ύποπτη δραστηριότηταυπάλληλος από το Mail Monitor. Ωστόσο, μόνο μια μελέτη βοήθησε να αποδειχθεί η ενοχή του μυημένου ταχυδρομικά μηνύματα, το οποίο αντάλλαξε ο εμπιστευτικός χρήστης με πιθανούς πελάτες. Για τους σκοπούς αυτούς, έπρεπε να κάνουμε αρκετές αναλυτικές επιλογές από το Mail Storage. Περαιτέρω, μόλις ενισχύθηκαν οι υποψίες, το περιστατικό καταγγέλθηκε αμέσως στις αρχές. Έτσι, ο οργανισμός μπόρεσε να προστατεύσει το πιο πολύτιμο περιουσιακό στοιχείο των πληροφοριών του - τη βάση των πελατών του. Ο εμπιστευόμενος, που διαπιστώθηκε ότι παραβίασε τη σύμβαση εργασίας του, η οποία περιελάμβανε ρήτρα εμπιστευτικότητας και εταιρική ηθική, κατέβαλε αποζημίωση και απολύθηκε. Ταυτόχρονα, η διοίκηση της ΛΕΤΑ αποφάσισε να μην αποσιωπήσει το περιστατικό, αλλά να ενημερώσει το κοινό και άλλες εταιρείες, ώστε να μην βρει νέο θύμα ο μυημένος.

Σύμφωνα με το αναλυτικό κέντρο InfoWatch, οι ερωτηθέντες πολύ σωστά αξιολόγησαν τη σημασία ενός τέτοιου εργαλείου ως αναλυτικών δειγμάτων από ένα κεντρικό αποθετήριο. Γεγονός είναι ότι εταιρική λύσηγια τη συλλογή και την αποθήκευση αλληλογραφίας επιτρέπει σε έναν οργανισμό να αποκτήσει μια σειρά από οφέλη κατά την επίλυση επιχειρηματικών προβλημάτων. Τα παρακάτω είναι απλά τυπικά σενάρια:

• Η εταιρεία λογισμικού κυκλοφόρησε την επόμενη έκδοση του προϊόντος της. Μετά από αρκετούς μήνες, ο επικεφαλής του τεχνικού τμήματος αποφάσισε να αξιολογήσει τη δυναμική των αλλαγών στην ποιότητα εργασίας των προγραμματιστών και των ελεγκτών. Για να το κάνει αυτό, ζητά από τον υφιστάμενό του να γράψει μια αναφορά σχετικά με τον αριθμό των κλήσεων προς τεχνική υποστήριξη από χρήστες. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι απαραίτητο να ταξινομήσετε τα αιτήματα σε κατηγορίες - ξεχωριστά για κάθε έκδοση προϊόν λογισμικού, καθώς και να παρέχει τη δυναμική της αύξησης του αριθμού των αιτημάτων με την πάροδο του χρόνου. Αυτή η εργασία επιλύεται πολύ εύκολα με τη βοήθεια ενός αρχείου εταιρικής αλληλογραφίας. Ο υπάλληλος του τεχνικού τμήματος κάνει ένα αναλυτικό δείγμα φιλτράροντας πρώτα όλα τα αιτήματα στην υπηρεσία τεχνικής υποστήριξης και στη συνέχεια αναλύοντάς τα σε διαφορετικές εκδόσεις προϊόντων (φιλτράρισμα κατά λέξεις-κλειδιά), και στη συνέχεια να δημιουργήσετε μια αναλυτική αναφορά (που αντικατοπτρίζει τη δυναμική με την πάροδο του χρόνου) χρησιμοποιώντας ισχυρά ενσωματωμένα εργαλεία. Όλα αυτά δεν θα διαρκέσουν περισσότερο από 30 λεπτά. Για λόγους σαφήνειας, αυτό το παράδειγμα παρέλειψε δύο ακόμη ρόλους: τον διαχειριστή εταιρικού αρχείου (το άτομο που ρυθμίζει τη λειτουργία του, αλλά δεν έχει πρόσβαση στα ίδια τα μηνύματα) και τον υπεύθυνο ασφαλείας (το άτομο που έχει πρόσβαση στα μηνύματα, αλλά δεν έχει δικαιώματα διαχείρισης του αποθετηρίου). Αυτός ο διαχωρισμός των ρόλων είναι απαραίτητος για να διασφαλιστεί η αυθεντικότητα του αρχείου. Σημειώστε ότι χωρίς τη χρήση αποθετηρίου εταιρικής αλληλογραφίας, λύνεται το πρόβλημα τεχνικός διευθυντήςτο εγχείρημα θα είναι πολύ πιο δύσκολο.
• Η εταιρεία τηλεπικοινωνιών ξεκίνησε νέα υπηρεσία, για παράδειγμα, ένα νέο πρόγραμμα χρέωσης για πρόσβαση στο Διαδίκτυο ή κινητές επικοινωνίες. Ο διευθυντής μάρκετινγκ θέλει να μετρήσει την αντίδραση των καταναλωτών σε ένα νέο προϊόν συγκρίνοντάς το με την αντίδραση σε μια υπηρεσία που κυκλοφόρησε, ας πούμε, πέρυσι. Δίνει εντολή στον υπεύθυνο μάρκετινγκ να συντάξει μια αντίστοιχη αναφορά, ο οποίος, με τη βοήθεια του διαχειριστή και του υπεύθυνου ασφαλείας, χρειάζεται απλώς να φιλτράρει όλα τα μηνύματα που λαμβάνονται στα δημόσια γραμματοκιβώτια της εταιρείας και να αναφέρει τη νέα υπηρεσία. Όπως και στην προηγούμενη περίπτωση, η έκθεση συντάσσεται σε όχι περισσότερο από 30 λεπτά. Ως αποτέλεσμα, ο επικεφαλής του τμήματος μάρκετινγκ μπορεί να λειτουργεί με πραγματικούς αριθμούς, εκτελώντας λειτουργίες ελέγχου και προγραμματισμού στις δραστηριότητες του τμήματός του.
• Ο επικεφαλής ενός από τα τμήματα μιας μεγάλης εταιρείας σχεδιάζει να δημιουργήσει έναν ειδικό ή απλά ομάδα εργασίαςμε άδεια συγκεκριμένο ζήτημαή την ανάπτυξη ενός νέου έργου. Κατά την επιλογή των μελών της ομάδας που σχηματίζεται, ο μάνατζερ έρχεται αντιμέτωπος με το ερώτημα: «Γνωρίζονται οι υπό εξέταση υποψήφιοι;» Αντί να καλέσει περισσότερους από δώδεκα ειδικούς στο χώρο του και να τους ρωτήσει αν γνωρίζουν κάποιον στην αίθουσα, το αφεντικό τους ζητά απλώς να «τρυπώσουν» τα ονόματα των υποψηφίων στο αρχείο αλληλογραφίας. Είναι σχεδόν βέβαιο ότι άνθρωποι που γνωρίζονται τουλάχιστον λίγο και εργάζονται στην ίδια εταιρεία έχουν ανταλλάξει γράμματα τουλάχιστον μία φορά. Εν τω μεταξύ, ένας μεγάλος αριθμός κοινών μηνυμάτων μπορεί να υποδηλώνει φιλία μεταξύ εργαζομένων και σταθερή συντροφικότητα. Έτσι, ένας έμπειρος διευθυντής μπορεί να λάβει υπόψη το σημαντικό διαπροσωπικό στοιχείο όταν σχηματίζει μια ομάδα επαγγελματιών.

Υπάρχουν αρκετά τέτοια παραδείγματα, καθώς απαιτούνται αναλυτικά δείγματα σε πολλούς τομείς της εταιρικής διαχείρισης. Μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας των εσωτερικών εταιρικών επικοινωνιών, εκστρατειών μάρκετινγκ, τεχνικών λύσεων κ.λπ.

Απαιτήσεις για συστήματα αρχειοθέτησης

Στο επόμενο στάδιο της μελέτης, το αναλυτικό κέντρο InfoWatch ζήτησε από τους ερωτηθέντες να αξιολογήσουν τον βαθμό σπουδαιότητας διάφορα χαρακτηριστικάκεντρικά αρχεία. Όπως και στην προηγούμενη περίπτωση, οι εταιρείες είχαν έξι παραμέτρους για να διαλέξουν, καθεμία από τις οποίες μπορούσε να βαθμολογηθεί σε κλίμακα 6 βαθμών (1 - «λιγότερο σημαντική», 6 - «εξαιρετικά σημαντική»). Μεταξύ των επιλογών που προσφέρθηκαν στους ερωτηθέντες ήταν οι εξής:

• Υψηλή απόδοση (αντοχή σε φορτία και έντονη ροή αλληλογραφίας).
• Ισχυρά εργαλεία για την αναζήτηση του αρχείου και τη δημιουργία αναλυτικών δειγμάτων.
• Υψηλή ασφάλεια αρχειοθέτησης (προστασία από μη εξουσιοδοτημένη τροποποίηση μηνυμάτων).
• Μεγάλη γκάμα υποστηριζόμενων εξωτερικών DBMS για εξαγωγή μηνυμάτων.
• Ευέλικτες πολιτικές αποθήκευσης και αρχειοθέτησης που εκτελούνται αυτόματα.
• Συμβατό με εργαλεία για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας σε φυσικά μέσα.
• Η κατανομή των απαντήσεων παρουσιάζεται στο παρακάτω σχήμα (βλ. Εικ. 6).

Εικ.6

Στο Σχ. Το Σχήμα 6 δείχνει την κατανομή των αξιολογήσεων και για τις έξι παραμέτρους. Η σημασία ενός ή του άλλου χαρακτηριστικού ενός κεντρικού αρχείου μειώνεται από αριστερά προς τα δεξιά. Είναι εύκολο να παρατηρήσετε ότι στην κατηγορία «ευρύ φάσμα υποστηριζόμενων ΣΔΒΔ», ένα σύνολο 30% των ερωτηθέντων έδωσε βαθμολογία μεγαλύτερη από «3», που είναι λιγότερο από τις μισές εταιρείες που συμμετείχαν στην έρευνα. Σύμφωνα με ειδικούς του CNews Analytics, μια τέτοια παραμέληση αυτής της παραμέτρου εξηγείται εύκολα από το γεγονός ότι σήμερα στην αγορά DBMS κυριαρχούν προϊόντα μόνο τριών κατασκευαστών. Αυτές είναι η Oracle, η IBM και η Microsoft. Με άλλα λόγια, η "ευρεία υποστήριξη" συνεπάγεται τη δυνατότητα εργασίας είτε με τους τρεις τύπους DBMS είτε με τον πιο δημοφιλή από αυτούς - την Oracle.

Επιπλέον, εφιστάται η προσοχή σε κάποια αβεβαιότητα μεταξύ των ερωτηθέντων κατά την αξιολόγηση της παραμέτρου «Υποστήριξη για αντίγραφα ασφαλείας σε έντυπη μορφή» (συμβατότητα με μέσα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας σε φυσικά μέσα). Από το Σχ. Το 6 δείχνει ότι συνολικά το 59% των ερωτηθέντων έδωσε βαθμολογίες «3» και «4». Όπως επισημαίνουν οι ειδικοί του InfoWatch, μια τέτοια σχετικά ουδέτερη αντίδραση σε αυτό το χαρακτηριστικόΟι αποφάσεις μπορεί να οφείλονται στο γεγονός ότι οι ρωσικές εταιρείες απλά δεν χρειάζεται να αποθηκεύουν ηλεκτρονικά μηνύματα για μεγάλο χρονικό διάστημα. Εάν οι δυτικοί οργανισμοί υποχρεούνται να ακολουθούν το γράμμα του νόμου και να αποθηκεύουν την αλληλογραφία για 6-7 χρόνια, τότε οι ρωσικές εταιρείες αφήνονται στην τύχη τους από αυτή την άποψη. Έτσι, αντί να καταγράφουν δεδομένα σε μαγνητικές ταινίες, οι οργανισμοί μπορούν απλώς να τα διαγράψουν.

Εν τω μεταξύ, στο παρακάτω σχήμα (Εικ. 7), για πληρότητα, υποδεικνύονται οι μέσες βαθμολογίες για κάθε ερέθισμα, στρογγυλεμένες στο πλησιέστερο δέκατο του σημείου. Όπως μπορείτε να δείτε, μόνο τέσσερις παράγοντες έλαβαν βαθμολογία υψηλότερη από "4": διερεύνηση περιστατικών ασφάλειας πληροφορικής (4.7), ενοποίηση με σύστημα προστασίας από διαρροές (4.5), δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας (4.4) και δυνατότητα συλλογής αναλυτικών δειγμάτων ( 4.2). Αυτό σημαίνει ότι αυτά τα τέσσερα κίνητρα έχουν τη μεγαλύτερη αξία για τους ερωτηθέντες.

Εικ.7

Χαμηλή βαθμολογία από τα δύο λιγότερο σημαντικές παραμέτρουςέχουν ήδη σχολιαστεί παραπάνω, οπότε ας εστιάσουμε στα πιο δημοφιλή χαρακτηριστικά ενός κεντρικού αρχείου. Πρώτα απ 'όλα, οι ερωτηθέντες βαθμολόγησαν την ασφάλεια των μηνυμάτων στο αρχείο αρκετά υψηλή (4.6). Σύμφωνα με ειδικούς του CNews Analytics, η προστασία αρχείων δεν μπορεί να παραμεληθεί, καθώς σε περίπτωση διαρροής αλληλογραφίας, εμπορική και τεχνικά μυστικάεταιρείες. Ταυτόχρονα, η φόρμουλα είναι ευρέως γνωστή: η διαρροή μόνο του 20% των εμπορικών μυστικών στο 60% των περιπτώσεων οδηγεί σε χρεοκοπία της εταιρείας.

Η αυξημένη προσοχή των ερωτηθέντων στην ικανότητα δημιουργίας αναλυτικών δειγμάτων (4.2) εξηγείται από το γεγονός ότι Ρωσικές οργανώσειςυπάρχει μια γενική αντίληψη ότι ένα κεντρικό αρχείο μπορεί να χρησιμεύσει ως ένα εξαιρετικό εργαλείο για την επίλυση επιχειρηματικών προβλημάτων. Σενάρια παρόμοια χρήσητα αρχεία δόθηκαν παραπάνω.

Ιδιαίτερο ενδιαφέρον παρουσιάζουν χαρακτηριστικά όπως η υψηλή απόδοση και η δυνατότητα καθορισμού ευέλικτων πολιτικών που θα εκτελούνται αυτόματα. Στην αρχή της μελέτης, αναφέρθηκε ήδη ότι η επισκεψιμότητα αλληλογραφίας ενός μεγάλου οργανισμού μπορεί να ανέρχεται σε δεκάδες gigabyte την ημέρα. Επιπλέον, αυτό δεν είναι τόσο σπάνιο. Για παράδειγμα, η λύση InfoWatch Mail Storage επεξεργάζεται και αρχειοθετεί περισσότερα από 20 GB μηνυμάτων αλληλογραφίας από τη VimpelCom OJSC κάθε μέρα. Σε αυτήν την περίπτωση, δεν είναι μόνο σημαντικές οι υψηλές επιδόσεις και η ανοχή σε σφάλματα του προϊόντος, αλλά και η αυτοματοποίηση ολόκληρης της διαδικασίας συλλογής και αρχειοθέτησης.

Αρχειοθέτηση δεδομένων στο Διαδίκτυο

Με την προτελευταία ερώτησή τους, ειδικοί από το αναλυτικό κέντρο InfoWatch προσπάθησαν να μάθουν τη στάση των ερωτηθέντων για την ανάγκη αρχειοθέτησης όχι μόνο email, αλλά και δεδομένων Διαδικτύου. Πράγματι, σε ορισμένες περιπτώσεις, ένας οργανισμός χρειάζεται να αποθηκεύει όλη την επισκεψιμότητα ιστού και, γενικά, όλα όσα αποστέλλονται μέσω κανάλια επικοινωνίαςπληροφορίες. Η κατανομή των απαντήσεων παρουσιάζεται στο παρακάτω σχήμα (βλ. Εικ. 8).

Εικ.8

Η ανάγκη εξοικονόμησης όλης της διαδικτυακής κίνησης μπορεί να προκύψει κατά την εφαρμογή ενός ολοκληρωμένου συστήματος προστασίας από διαρροές και εμπιστευτικές πληροφορίες. Σε αυτήν την περίπτωση, το τμήμα ασφάλειας πληροφορικής θα έχει στη διάθεσή του ένα εργαλείο που θα του επιτρέπει να διερευνά διαρροές μέσω καναλιών Ιστού, να αναλύει τη φύση της χρήσης των πόρων Ιστού του οργανισμού κ.λπ. Την άποψη αυτή συμμερίζεται γενικά το 62% των ερωτηθέντων, οι οποίοι επέλεξαν τις επιλογές «Πολύ Σημαντικό» (24%) και «Σημαντικό» (38%). Μόνο το 38% των εταιρειών έχει την αντίθετη άποψη. Έτσι, η συμπλήρωση των παραδοσιακών αρχείων email με λειτουργίες συλλογής και αποθήκευσης δεδομένων Διαδικτύου μπορεί να είναι μια πολλά υποσχόμενη κίνηση για τους παρόχους λύσεων πληροφορικής.

Σχέδια ρωσικών εταιρειών

Εικ.9

Σύμφωνα με ειδικούς του CNews Analytics, η ρωσική αγορά για την αρχειοθέτηση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας αναμένεται να γνωρίσει σοβαρή ανάπτυξη τα επόμενα τέσσερα χρόνια. Επιπλέον, οι εταιρείες που δεν σχεδιάζουν να εφαρμόσουν κατάλληλες λύσεις σήμερα ενδέχεται να αλλάξουν γνώμη τα επόμενα χρόνια ή ακόμη και να επιταχύνουν τα σχέδια που έχουν ήδη συμφωνηθεί. Έτσι, τόσο οι προμηθευτές όσο και οι πελάτες θα πρέπει να δώσουν προσοχή στην κεντρική αρχειοθέτηση της εταιρικής αλληλογραφίας.

συμπέρασμα

Μόνο το 14% των ερωτηθέντων χρησιμοποιεί εξειδικευμένες λύσεις για την αρχειοθέτηση της κυκλοφορίας email, ενώ το 86% των εταιρειών απλώς κλείνουν τα μάτια στο πρόβλημα. Από αυτούς, το 49% των οργανισμών πιστεύει ότι κάθε εργαζόμενος πρέπει να λύσει το πρόβλημα μόνος του (να ξεφύγει από αυτό όσο καλύτερα μπορεί) και το 37% προτιμά να αγνοήσει εντελώς το πρόβλημα.

Μεταξύ των κινήτρων για την εφαρμογή ενός κεντρικού αρχείου, οι ερωτηθέντες θεωρούν ότι το πιο σημαντικό είναι η ικανότητα διερεύνησης περιστατικών ασφάλειας πληροφορικής (μέσος όρος βαθμολογίας 4,7 στα 6), η ενσωμάτωση με σύστημα προστασίας από διαρροές (4,5 από τα 6) και η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας (4,4 από 6) και δυνατότητα δημιουργίας αναλυτικών δειγμάτων για την επίλυση επιχειρηματικών προβλημάτων (4,2 από 6). Αυτή η κατανομή των απαντήσεων έχει λογική βάση, καθώς η χρήση εταιρικού αρχείου σας επιτρέπει πραγματικά να διερευνήσετε αποτελεσματικά περιστατικά ασφάλειας πληροφορικής και να αποτρέψετε διαρροές, καθώς και να απαλλάξετε το προσωπικό από την ευθύνη για τη δημιουργία «σπιτικών» αρχείων.

Οι πιο σημαντικές απαιτήσεις για τα χαρακτηριστικά ενός κεντρικού αρχείου, σύμφωνα με τους ερωτηθέντες, είναι η υψηλή ασφάλεια (μέση βαθμολογία 4,6 στα 6), οι ισχυρές δυνατότητες δημιουργίας αναλυτικών δειγμάτων (4,2 από τα 6), καθώς και η υψηλή απόδοση και η ευελιξία αυτόματες πολιτικές(4 στα 6 το καθένα). Έτσι, τα προβλήματα ασφάλειας πληροφορικής έρχονται ξανά στο προσκήνιο, αν και οι δυνατότητες ανάλυσης μηνυμάτων, η υψηλή απόδοση, η ανοχή σφαλμάτων και η αυτοματοποίηση λύσεων είναι ελαφρώς λιγότερο σημαντικές.

Εν τω μεταξύ, το 62% των ερωτηθέντων πιστεύει ότι είναι απαραίτητο να αρχειοθετείται όχι μόνο η επισκεψιμότητα μέσω email, αλλά και όλη η κίνηση στο Διαδίκτυο. Αυτό βοηθά στη δημιουργία ενός ολοκληρωμένου συστήματος προστασίας από διαρροές και εσωτερικές πληροφορίες. Επιπλέον, το τμήμα ασφάλειας πληροφορικής έχει στη διάθεσή του ένα εργαλείο που του επιτρέπει να διερευνά διαρροές μέσω καναλιών Ιστού, να αναλύει τη φύση της χρήσης των πόρων Ιστού του οργανισμού κ.λπ.

Επιπλέον, το 31% των ερωτηθέντων σχεδιάζει να εφαρμόσει ένα κεντρικό αρχείο μέσα στα επόμενα δύο χρόνια (2006 και 2007) και το 26% - μέσα στα επόμενα τέσσερα χρόνια (2008-2009). Έτσι, από το 2006 έως το 2009, περισσότερες από τις μισές εταιρείες που συμμετείχαν στην έρευνα (57%) πρόκειται να εφαρμόσουν ένα κεντρικό αρχείο. Τέλος, το 24% των ερωτηθέντων αναβάλλει αυτό το έργο για το μακρινό μέλλον (από το 2010) και το 5% δεν πρόκειται να εφαρμόσει καθόλου το αρχείο, αφού «δεν αποτελεί προτεραιότητα».

Σχετικά με το InfoWatch

Η InfoWatch είναι μια καινοτόμος εταιρεία που αναπτύσσει μοναδικές τεχνολογίες για τον πολλά υποσχόμενο τομέα της ασφάλειας πληροφοριών - προστασίας από εσωτερικές απειλές. Η αρμοδιότητα της εταιρείας περιλαμβάνει την ελαχιστοποίηση του κινδύνου διαρροής, καταστροφής δεδομένων, δολιοφθοράς, βιομηχανικής κατασκοπείας και άλλων απρόσεκτων και κακή συμπεριφοράτων εργαζομένων σχετικά με τις εταιρικές πληροφορίες.

Οι μοναδικές λύσεις της εταιρείας σάς επιτρέπουν να ελέγχετε τις συναλλαγές με έγγραφα μέσα εταιρικό δίκτυοκαι να αποτρέψουν όσες δεν συμμορφώνονται με την πολιτική ασφαλείας. Ειδικότερα, το InfoWatch παρέχει έλεγχο επισκεψιμότητας αλληλογραφίας και Διαδικτύου, καθώς και παρακολούθηση σε επίπεδο λειτουργιών αρχείων (αντιγραφή, διαγραφή, μετονομασία, αλλαγή, εκτύπωση εγγράφων). Μαζί με τα παραδοσιακά συστήματα ασφαλείας (τείχη προστασίας, φίλτρα, εξουσιοδότηση, κρυπτοπροστασία κ.λπ.), το InfoWatch σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε μια ολοκληρωμένη εταιρική δομή ασφάλειας παρέχοντας την «πίσω» - αξιόπιστη προστασία έναντι εσωτερικών απειλών.

Μεταξύ των πελατών μας είναι το Υπουργείο Οικονομικής Ανάπτυξης και Εμπορίου της Ρωσικής Ομοσπονδίας, το Υπουργείο Οικονομικών της Ρωσικής Ομοσπονδίας, η HydroOGK, η Transneft, η VimpelCom, η Megafon, η Ομοσπονδιακή Τελωνειακή Υπηρεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας, η Vneshtorgbank.

Σχετικά με το πρακτορείο CNews Analytics

Η καθημερινή διαδικτυακή έκδοση CNews.ru είναι η μεγαλύτερη ρωσική διαδικτυακή έκδοση αφιερωμένη στη ρωσική και παγκόσμια αγορά πληροφορικής. Εξειδίκευση της έκδοσης - επιχειρησιακά νέακόσμο της υψηλής τεχνολογίας.
Ειδήσεις CNews.ru είναι ενημερωμένες πληροφορίες σχετικά με την αγορά υψηλής τεχνολογίας, τις τελευταίες εξελίξεις, το νέο υλικό και τις τρέχουσες λογισμικό. Δίνεται μεγάλη προσοχή στην κατάσταση των ηλεκτρονικών επιχειρήσεων στη Ρωσία και στον κόσμο. Δημοσιεύονται έως και 100 ειδήσεις την ημέρα που καλύπτουν την κατάσταση της ρωσικής και ξένης αγοράς.
Το CNews.ru δεν είναι μόνο μια ροή ειδήσεων. Ο ιστότοπος δημιουργήθηκε σύμφωνα με την αρχή μιας πύλης: δημοσιεύονται αναλυτικά άρθρα, αποτελέσματα έρευνας αγοράς, έρευνες κοινού, υπάρχει ένα πλούσιο σύνολο υπηρεσιών, συμπεριλαμβανομένου ενός ημερολογιακού σχεδίου εκθέσεων, συνεδρίων και παρουσιάσεων αφιερωμένων σε ΥΨΗΛΗ τεχνολογιακαι ηλεκτρονικών επιχειρήσεων, θεματικό φόρουμ, ανακοινώσεις τύπου ηλεκτρονικών υπολογιστών, καθώς και εκτενή βάση δεδομένων με δελτία τύπου από εταιρείες υψηλής τεχνολογίας.

Η αρχειοθέτηση ή η σκιώδης αντιγραφή όλων των εισερχόμενων και εξερχόμενων εταιρικών email σημαίνει την αυτόματη δημιουργία αντιγράφου κάθε μηνύματος που φθάνει από/προς μια διεύθυνση, ανεξάρτητα από τις ενέργειες του παραλήπτη/αποστολέα. Το αντίγραφο γίνεται συνήθως σε ένα ξεχωριστό γραμματοκιβώτιο στον εταιρικό τομέα, αφήνοντας τις κεφαλίδες Από, Προς και σώμα ως πρωτότυπες. Εάν είναι απαραίτητο, είναι δυνατός ο διαχωρισμός των ροών αρχειοθέτησης σύμφωνα με ορισμένα κριτήρια, για παράδειγμα, η αντιγραφή αλληλογραφίας από υπαλλήλους διαφορετικών τμημάτων πραγματοποιείται σε διαφορετικές διευθύνσεις.

Για ποιους σκοπούς μπορεί μια επιχείρηση να απαιτεί την αρχειοθέτηση όλης της αλληλογραφίας στην εταιρική αλληλογραφία;

Έλεγχος στις ενέργειες των εργαζομένων

Η πιο δημοφιλής δυνατότητα αρχειοθέτησης αλληλογραφίας. Έχοντας πρόσβαση σε αντίγραφα όλης της αλληλογραφίας των υφισταμένων, ο διευθυντής μπορεί ανά πάσα στιγμή να αποκαταστήσει, για παράδειγμα, το ιστορικό της αλληλογραφίας με έναν πελάτη και να βεβαιωθεί ότι ο υπάλληλος εκπληρώνει υπεύθυνα τα καθήκοντά του επαγγελματικές ευθύνες. Στάλθηκε απάντηση στην επιστολή του πελάτη; Ήταν η προτροπή απάντησης (τα αντίγραφα διατηρούν την αρχική ημερομηνία και ώρα του μηνύματος); Ήταν εκεί ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗεργάτης στο σημείο και ολοκληρωμένη; Τελικά, ήταν απλώς ευγενικός με τον ανάδοχο/πελάτη;

Ειδικά χρήσιμη ιδιότητα σκιώδης αντιγραφήείναι η αδυναμία του ίδιου του εργαζόμενου να επηρεάσει ποιες επιστολές θα καταλήξουν στο αρχείο και ποιες όχι - όλα αντιγράφονται ανεξάρτητα από τις επιθυμίες ή τις ενέργειές του. Δηλαδή, μπορεί να διαγράψει το «άβολο» μήνυμα στο δικό του γραμματοκιβώτιοκαι αδειάστε τον κάδο απορριμμάτων και διαμορφώστε ακόμη και τον σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας, αλλά το μήνυμα στο αρχείο θα παραμείνει ανέγγιχτο.

Άσκηση ελέγχου πάνω εταιρική αλληλογραφίαΟι υπάλληλοι μπορούν να είναι είτε ο ίδιος ο διευθυντής, είτε ειδικός από την υπηρεσία ασφαλείας της εταιρείας (εάν υπάρχει), είτε οποιοδήποτε άλλο υπεύθυνο πρόσωπο - ανάλογα με τη συγκεκριμένη περίπτωση.

Δυνατότητα επαναφοράς αλληλογραφίας

Εάν η πρόσβαση στην αλληλογραφία πραγματοποιείται μέσω του πρωτοκόλλου POP3 και τα μηνύματα αποθηκεύονται σε υπολογιστές χρηστών, είναι πολύ πιθανό να χαθεί όλη η αλληλογραφία σε περίπτωση βλάβης του σκληρού δίσκου ή μόλυνσης από ιούς. Σε αυτήν την περίπτωση, η αποκατάσταση από το αρχείο θα εξασφαλίσει την ταχεία επανέναρξη της αλληλογραφίας εργασίας, της βάσης πελατών και της επιχειρηματικής διαδικασίας στο σύνολό της.

Αρχειοθέτηση αλληλογραφίας από νομική άποψη

Προκειμένου να αποφευχθούν νομικές συγκρούσεις και πιθανές αξιώσεις από τους εργαζομένους, συνιστάται να τεκμηριώνεται το δικαίωμα του εργοδότη να αρχειοθετεί, να αντιγράφει και να επεξεργάζεται περαιτέρω τυχόν μηνύματα στην εταιρική αλληλογραφία του εργαζομένου. Αυτό μπορεί να γίνει με την προσθήκη αντίστοιχης ρήτρας στη σύμβαση εργασίας ή, εάν η εταιρεία ασκεί πρακτική υπογραφή πρόσθετης σύμβασης/υποχρέωσης/συμφωνίας για μη αποκάλυψη εμπορικών μυστικών, τότε σε αυτό το έγγραφο. Με αυτόν τον τρόπο, η διαδικασία δημιουργίας και αποθήκευσης αντιγράφου οποιουδήποτε μηνύματος από την αλληλογραφία ενός υπαλλήλου θα αποκτήσει νομικά σημαντική θέση.

Τεχνική υλοποίηση αντιγραφής αλληλογραφίας

Με τον απλούστερο και πιο βολικό τρόπο, η αρχειοθέτηση μπορεί να υλοποιηθεί από τον ιστότοπο φιλοξενίας εταιρικών υπηρεσιών αλληλογραφίας. Ο πελάτης διαμορφώνει τις προϋποθέσεις υπό τις οποίες πρέπει να δημιουργηθεί ένα αντίγραφο ορισμένων (ή όλων) των μηνυμάτων ορισμένων (ή όλων) των εργαζομένων και ο πάροχος υπηρεσιών, ο πάροχος φιλοξενίας αλληλογραφίας, διαμορφώνει ανάλογα τον εξοπλισμό του. Για να αποκτήσετε πρόσβαση στο αρχείο αλληλογραφίας, ο πιο καθολικός τρόπος είναι να αντιγράψετε μηνύματα σε ένα ειδικά καθορισμένο γραμματοκιβώτιο.

Εάν ο υπεύθυνος υπάλληλος έχει πρόσβαση σε αυτό το γραμματοκιβώτιο μέσω του πρωτοκόλλου IMAP, μπορείτε να ταξινομήσετε αντίγραφα μηνυμάτων σε φακέλους. Για παράδειγμα, μια ιεραρχική δομή:

• υπάλληλος 1
  • εισερχόμενος
  • εξερχόμενος

• υπάλληλος 2
  • εισερχόμενος
  • εξερχόμενος

• υπάλληλος 3
  • εισερχόμενος
  • εξερχόμενος

Στις περισσότερες περιπτώσεις αυτό είναι υπεραρκετό. Ο χρήστης του πλαισίου αντιγραφής χρειάζεται μόνο να διασφαλίσει ότι δεν υπερχειλίζει και ότι το όριο για μέγιστη έντασηκαταλαμβάνεται από μηνύματα ή τον μέγιστο αριθμό τους.

συμπέρασμα

Ο έλεγχος εταιρικών email μέσω αρχειοθέτησης (σκιώδης αντιγραφή) είναι ένα ισχυρό μέσο προστασίας από διαρροές εμπορικών μυστικών, ένα μέσο παρακολούθησης και αξιολόγησης της απόδοσης των εργαζομένων, καθώς και δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας σε περίπτωση βλάβης εξοπλισμού ή λογισμικού. Είναι δύσκολο να υπερεκτιμηθεί η σημασία της εταιρικής αλληλογραφίας στις επιχειρηματικές διαδικασίες μιας σύγχρονης εταιρείας.

Επαγγελματίας πάροχος φιλοξενίας εταιρικής ιστοσελίδας email από το 2006, παρέχοντας στους πελάτες της τα περισσότερα άφθονες ευκαιρίεςγια τον έλεγχο των ροών αλληλογραφίας.

Κατά την αναδημοσίευση ενός άρθρου, απαιτείται η εγκατάσταση ενεργού ευρετηριασμένου υπερσυνδέσμου προς την τοποθεσία πηγής - τοποθεσίας!