Εταιρική αλληλογραφία: αρχειοθέτηση εισερχόμενων και εξερχόμενων μηνυμάτων. Εάν οι κανόνες της υπηρεσίας αλληλογραφίας λένε ότι μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση στην αλληλογραφία μου, αυτό σημαίνει ότι δεν προστατεύεται; Σχέδια ρωσικών εταιρειών

Τι είναι το email; Στον σύγχρονο επιχειρηματικό κόσμο αυτό είναι:

• Το πρόσωπό σου. Είναι με τη βοήθεια του email που μπορείτε να δημιουργήσετε μια θετική εικόνα στα μάτια του αντισυμβαλλόμενου ή να χαλάσετε την πρώτη εντύπωση.
• Το εργαλείο εργασίας σας. Πολλή επικοινωνία με τον έξω κόσμο γίνεται μέσω email. Επομένως, εάν είστε ικανοί σε αυτό το όργανο, μπορείτε να κάνετε τη ζωή σας πολύ πιο εύκολη.
• Ισχυρή απόσπαση της προσοχής. Εξωτερικός κόσμοςπροσπαθώντας να σας παρενοχλήσει, να σας αποσπάσει την προσοχή και να σας παρασύρει μέσω email.

Από αυτή την άποψη, ας δούμε την εργασία με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Ας ξεκινήσουμε με κάτι απλό.

Μορφοποίηση επιστολής

Χρησιμοποιώ ένα πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Mozilla Thunderbird, οπότε θα σας το πω χρησιμοποιώντας το παράδειγμά του. Ας δημιουργήσουμε ένα νέο γράμμα και ας προχωρήσουμε από πάνω προς τα κάτω στη λίστα των πεδίων.

Σε ποιον. Αντίγραφο. Bcc

Κάποιοι μπορεί να μην γνωρίζουν, αλλά το "Προς" στο Mozilla μπορεί να αλλάξει σε "Κοιν" ή "Κρυφή κοινοποίηση".

• Σε ποιον: γράφουμε τον κύριο παραλήπτη ή πολλούς παραλήπτες που χωρίζονται με ερωτηματικό.
• Αντίγραφο: γράφουμε σε κάποιον που πρέπει να διαβάσει το γράμμα, αλλά από τον οποίο δεν περιμένουμε αντίδραση.
• Bcc: γράφουμε σε κάποιον που πρέπει να διαβάσει την επιστολή, αλλά θα πρέπει να παραμείνει άγνωστος στους άλλους παραλήπτες της επιστολής. Είναι ιδιαίτερα κατάλληλο να χρησιμοποιείται για μαζική αποστολή επαγγελματικών επιστολών, όπως ειδοποιήσεις.

Λανθασμένος V μαζική αποστολήκαθορίστε τους παραλήπτες χρησιμοποιώντας τα πεδία "Αντιγραφή" ή "Προς". Πολλές φορές το χρόνο λαμβάνω επιστολές που αναφέρουν 50–90 παραλήπτες στο πεδίο «Κοιν.». Υπάρχει παραβίαση του απορρήτου. Δεν χρειάζεται όλοι οι παραλήπτες σας να γνωρίζουν με ποιους άλλους συνεργάζεστε σε ένα παρόμοιο θέμα. Είναι καλό αν αυτοί είναι άνθρωποι που γνωρίζονται μεταξύ τους. Τι γίνεται αν υπάρχουν ανταγωνιστικές εταιρείες στη λίστα που δεν γνωρίζουν η μία για την άλλη; Τουλάχιστον, πρέπει να είστε προετοιμασμένοι για περιττές εξηγήσεις και το πολύ, να τερματίσετε τη συνεργασία με έναν από αυτούς. Μην το κάνεις αυτό.

Θέμα της επιστολής

Η σημασία της γραμμής θέματος μιας επιστολής γράφεται συχνά (μερικές φορές λογικά) σε αυτές εταιρικά ιστολόγια επαγγελματικές υπηρεσίεςενημερωτικά δελτία. Αλλά τις περισσότερες φορές μιλάμε για επιστολές πωλήσεων, όπου η γραμμή θέματος της επιστολής λύνει το πρόβλημα «το email πρέπει να ανοίξει».

Συζητάμε την καθημερινή επαγγελματική αλληλογραφία. Εδώ το θέμα λύνει το πρόβλημα «η επιστολή και ο συντάκτης της πρέπει να εντοπιστούν εύκολα και στη συνέχεια να βρεθούν». Επιπλέον, η επιμέλειά σας θα επιστρέψει σε εσάς με τη μορφή κάρμα πολλών επιστολών απάντησης, μόνο με προθέματα Σχετικά με:ή FWD, μεταξύ των οποίων θα πρέπει να ψάξετε το σωστό γράμμαστο θέμα.

Είκοσι γράμματα είναι ο όγκος της μονοήμερης αλληλογραφίας για έναν μεσαίο διευθυντή. Δεν μιλώ καθόλου για επιχειρηματίες και ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, ο αριθμός των επιστολών τους μερικές φορές ξεφεύγει από 200 ή περισσότερες την ημέρα. Για άλλη μια φορά λοιπόν: μην στέλνετε email με κενό θέμα.

Λοιπόν, πώς να διατυπώσετε σωστά τη γραμμή θέματος ενός email;

Λάθος #1 : Μόνο το όνομα της εταιρείας στο θέμα. Για παράδειγμα, "Sky" και αυτό είναι. Πρώτον, πιθανότατα δεν είστε ο μόνος από την εταιρεία σας που επικοινωνεί με αυτόν τον αντισυμβαλλόμενο. Δεύτερον, ένα τέτοιο θέμα δεν έχει νόημα, επειδή το όνομα της εταιρείας σας είναι ήδη ορατό από τη διεύθυνση. Τρίτον, μαντέψτε πώς θα είναι το δικό σας δικό του κουτίμε αυτή την προσέγγιση στην αλληλογραφία; Κάτι σαν αυτό.

Είναι βολικό να ψάχνεις για τέτοια θέματα;

Λάθος #2 : φανταχτερός τίτλος πώλησης. Είναι υπέροχο αν ξέρεις να γράφεις τέτοιους τίτλους. Είναι όμως σκόπιμο να χρησιμοποιηθούν αυτές οι δεξιότητες στην επαγγελματική αλληλογραφία; Θυμηθείτε τον σκοπό της γραμμής θέματος ενός επαγγελματικού email: όχι για την πώληση, αλλά για την παροχή ταυτότητας και αναζήτησης.

Κείμενο επιστολής

Υπάρχουν πολλοί οδηγοί για τη συγγραφή κειμένων για διαφορετικές περιπτώσειςζωή. Για παράδειγμα, ο Maxim Ilyakhov, ο Alexander Amzin και άλλοι δάσκαλοι των λέξεων έχουν πολλές χρήσιμες πληροφορίες. Σας συμβουλεύω να διαβάσετε τα άρθρα τους, τουλάχιστον για να βελτιώσετε τον γενικό γραμματισμό και να βελτιώσετε το συνολικό ύφος του γραπτού λόγου.

Στη διαδικασία σύνταξης μιας επιστολής, πρέπει να λάβουμε αρκετές αποφάσεις διαδοχικά.

Θέμα ευγένειας . Στην αρχή της επιστολής, μπορείς να θολώσεις σε ευχαρίστηση ή ακόμα και τρυφερότητα στο πνεύμα του «Αγαπητή μου Ρόδια, έχουν περάσει πάνω από δύο μήνες από τότε που σου μίλησα γραπτώς, από την οποία υπέφερα και δεν κοιμήθηκα καν. νύχτες, σκέψη». Πολύ ευγενικό και πολύ δαπανηρό, τόσο από άποψη χρόνου για να γραφτεί μια τέτοια εισαγωγή, όσο και από άποψη χρόνου που έχει ο συνομιλητής να τη διαβάσει. Η αλληλογραφία είναι δουλειά, θυμάσαι; Όχι ένα δοκίμιο στο επιστολικό είδος για έναν διαγωνισμό ή ένα γράμμα στη μητέρα του Ρασκόλνικοφ, αλλά επαγγελματική αλληλογραφία.

Σεβόμαστε τον χρόνο μας και του παραλήπτη!

Έχει νόημα μόνο να συστηθείς και να θυμηθείς τις συνθήκες της γνωριμίας σου στην πρώτη επιστολή που εστάλη μετά από μια φευγαλέα συνάντηση σε μια έκθεση. Εάν πρόκειται για συνέχιση συνεργασίας ή συνεχιζόμενη αλληλογραφία, στο πρώτο γράμμα της ημέρας γράφουμε: «Γεια σου, Ιβάν», στο δεύτερο και στη συνέχεια: «Ιβάν,…».

Εφεση . Πάντα με απασχολούσε το ερώτημα σε ποιον να απευθυνθώ σε μια επιστολή εάν υπάρχουν πολλοί παραλήπτες. Πρόσφατα έγραψα ένα γράμμα απευθυνόμενο σε τρία κορίτσια που ονομάζονταν Άννα. Χωρίς καμία αμφιβολία, έγραψα «Γεια σου, Άννα» και δεν ανησυχούσα. Αλλά τέτοια τύχη δεν συμβαίνει πάντα.

Τι γίνεται αν υπάρχουν τρεις ή και επτά παραλήπτες και δεν έχουν το ίδιο όνομα; Μπορείτε να τα απαριθμήσετε ονομαστικά: «Καλημέρα, Rodion, Pulcheria, Avdotya και Pyotr Petrovich». Αλλά είναι πολύ και θέλει χρόνο. Μπορείτε να γράψετε: "Γεια σας, συνάδελφοι!"

Για τον εαυτό μου, χρησιμοποιώ τον κανόνα να απευθύνομαι ονομαστικά στο άτομο στο πεδίο "Προς". Και μην επικοινωνείτε καθόλου με αυτούς στο αντίγραφο. Αυτός ο κανόνας σας επιτρέπει επίσης να προσδιορίσετε με μεγαλύτερη ακρίβεια (έναν!) τον παραλήπτη της επιστολής και τον σκοπό αυτής της επιστολής.

Παραπομπή . Συχνά η αλληλογραφία είναι μια αλυσίδα γραμμάτων με ερωτήσεις και απαντήσεις - με μια λέξη, ένας διάλογος. Θεωρείται καλή πρακτική να μην διαγράφετε το ιστορικό αλληλογραφίας και να γράφετε την απάντησή σας στο επάνω μέρος του παρατιθέμενου κειμένου, έτσι ώστε όταν επιστρέψετε σε αυτήν την αλληλογραφία μια εβδομάδα αργότερα, να μπορείτε να διαβάσετε εύκολα τον διάλογο από πάνω προς τα κάτω, φθίνοντας κατά ημερομηνία.

Για κάποιο λόγο, η προεπιλεγμένη ρύθμιση στο Mozilla είναι "Τοποθέτηση δρομέα μετά από κείμενο σε εισαγωγικά". Συνιστώ να το αλλάξετε στο μενού "Εργαλεία" → "Επιλογές". λογαριασμός» → «Σχέδιο και διευθυνσιοδότηση». Έτσι πρέπει να είναι.

Σκοπός της επιστολής . Επαγγελματικές επιστολέςυπάρχουν δύο τύποι:

• όταν απλώς ενημερώνουμε τον συνομιλητή (για παράδειγμα, μια αναφορά για τη δουλειά που έγινε για τον μήνα).
• και όταν θέλουμε κάτι από τον συνομιλητή μας. Για παράδειγμα, ώστε να εγκρίνει το συνημμένο τιμολόγιο για πληρωμή.

Κατά κανόνα, υπάρχουν πολλές φορές πιο ενθαρρυντικές επιστολές από τις επιστολές αναφοράς. Αν θέλουμε να πετύχουμε κάτι από τον συνομιλητή, είναι πολύ σημαντικό να το πούμε αυτό σε μια επιστολή σε απλό κείμενο. Η παρότρυνση για δράση θα πρέπει να συνοδεύεται από ένα όνομα και να είναι η τελευταία πρόταση στην επιστολή.

Λανθασμένος : «Πόρφιρυ Πέτροβιτς, ξέρω ποιος χακάρισε τη γριά μέχρι θανάτου».

Δικαίωμα : "Porfiry Petrovich, ήμουν εγώ που χάκαρα τη γριά μέχρι θανάτου, λάβετε μέτρα για να με συλλάβετε, βαρέθηκα να υποφέρω!"

Γιατί να σκεφτεί ο ανταποκριτής τι να κάνει με αυτό το γράμμα; Άλλωστε μπορεί να πάρει λάθος απόφαση.

Υπογραφή στο κείμενο . Πρέπει να είναι. Επιπλέον, όλα τα προγράμματα-πελάτες email σάς επιτρέπουν να διαμορφώσετε την αυτόματη αντικατάσταση υπογραφής, για παράδειγμα το κλασικό "Με εκτίμηση,…". Στο Mozilla, αυτό γίνεται στο μενού "Εργαλεία" → "Επιλογές λογαριασμού".

Το αν θα γραφτούν ή όχι οι επαφές στην υπογραφή είναι προσωπική υπόθεση του καθενός. Αλλά αν είστε με οποιονδήποτε τρόπο συνδεδεμένος με τις πωλήσεις, φροντίστε να γράψετε. Ακόμα κι αν η συμφωνία δεν πραγματοποιηθεί ως αποτέλεσμα επικοινωνίας, στο μέλλον θα βρεθείτε εύκολα χρησιμοποιώντας τις επαφές από την υπογραφή.

Τέλος, ένα ακόμη χαρακτηριστικό του σώματος των επιστολών για όσους συνομιλητές δεν τους αρέσει (δεν μπορούν, δεν θέλουν, δεν έχουν χρόνο) να απαντούν στις επιστολές σας. Σημειώστε την προεπιλογή στο σώμα της επιστολής. Για παράδειγμα, «Porfiry Petrovich, αν δεν έρθεις να με συλλάβεις πριν από τις 12:00 την Παρασκευή, τότε θεωρώ ότι έχω αμνηστευτεί». Φυσικά, η προθεσμία πρέπει να είναι ρεαλιστική (δεν πρέπει να στείλετε το κείμενο από το παράδειγμα την Παρασκευή στις 11:50). Ο παραλήπτης πρέπει να είναι σε θέση να διαβάσει και να ενεργήσει σύμφωνα με την επιστολή σας. Μια τέτοια «σιωπή» σας απαλλάσσει από την ευθύνη για την αποτυχία του συνομιλητή να απαντήσει. Όπως πάντα, πρέπει να προσεγγίσετε τη χρήση αυτής της δυνατότητας με σύνεση. Εάν ένα άτομο απαντήσει στις επιστολές σας εγκαίρως και τακτικά, ένα τέτοιο τελεσίγραφο μπορεί, αν όχι να τον προσβάλει, να τον αγχώσει λίγο ή να αποφασίσει να μην απαντήσετε στην επιστολή αυτή τη στιγμή, αλλά να σας κάνει να περιμένετε μέχρι την Παρασκευή.

Συνημμένα

Οι επιστολές συχνά συνοδεύονται από συνημμένα: βιογραφικά, εμπορικές προτάσεις, εκτιμήσεις, χρονοδιαγράμματα, σαρώσεις εγγράφων - πολύ εύχρηστο εργαλείοκαι ταυτόχρονα πηγή λαϊκών λαθών.

Σφάλμα : τεράστιο μέγεθος επένδυσης. Συχνά λαμβάνω email με συνημμένα μεγέθους έως 20 MB. Κατά κανόνα, πρόκειται για σαρώσεις ορισμένων εγγράφων Μορφή TIFF, με ανάλυση 600dpi. Πρόγραμμα αλληλογραφίαςΟ ανταποκριτής είναι σχεδόν βέβαιο ότι θα κολλήσει για αρκετά λεπτά προσπαθώντας μάταια να φορτώσει μια προεπισκόπηση αυτού του συνημμένου. Και ο παραλήπτης να προσπαθήσει να διαβάσει αυτό το γράμμα σε smartphone...

Προσωπικά, διαγράφω αμέσως τέτοια γράμματα. Δεν θέλετε το email σας να καταλήξει στον κάδο απορριμμάτων πριν διαβαστεί; Ελέγξτε το μέγεθος της επένδυσης. Συνιστάται να μην υπερβαίνει τα 3 MB.

Τι να κάνετε αν υπερβαίνει;

• Δοκιμάστε να διαμορφώσετε ξανά τον σαρωτή σας σε διαφορετική μορφή και ανάλυση. Για παράδειγμα, το PDF και τα 300dpi παράγουν αρκετά ευανάγνωστες σαρώσεις.
• Σκεφτείτε προγράμματα όπως Αρχειοθέτηση WinRarή 7zip. Ορισμένα αρχεία συμπιέζονται τέλεια.
• Τι να κάνετε εάν το εξάρτημα είναι τεράστιο και δεν μπορείτε να το συμπιέσετε; Για παράδειγμα, μια σχεδόν άδεια λογιστική βάση δεδομένων ζυγίζει 900 MB. Οι υπηρεσίες αποθήκευσης πληροφοριών cloud θα έρθουν στη διάσωση: Dropbox, Google Driveκαι τα παρόμοια. Ορισμένες υπηρεσίες, όπως το Mail.ru, μετατρέπουν αυτόματα τεράστια συνημμένα σε συνδέσμους προς αποθήκευση cloud. Αλλά προτιμώ να διαχειρίζομαι μόνος μου τις πληροφορίες μου που είναι αποθηκευμένες στο cloud, επομένως δεν καλωσορίζω την αυτοματοποίηση από το Mail.ru.

Και μια ακόμη όχι απολύτως προφανής σύσταση σχετικά με τις επενδύσεις - τους Ονομα . Πρέπει να είναι κατανοητό και αποδεκτό από τον παραλήπτη. Μια φορά κι έναν καιρό μαγειρεύαμε παρέα εμπορική προσφοράστο όνομα... ας είναι ο Φιοντόρ Μιχαήλοβιτς Ντοστογιέφσκι. Έλαβα μια επιστολή από τον διαχειριστή με ένα προσχέδιο CP για έγκριση και το συνημμένο περιλάμβανε ένα αρχείο με το όνομα "ForFedi.docx". Ο διευθυντής που μου έστειλε αυτό είχε έναν διάλογο που πήγε κάπως έτσι:

Αγαπητέ διευθυντή, είσαι προσωπικά έτοιμος να προσεγγίσεις αυτόν τον σεβαστό άνθρωπο και να τον αποκαλέσεις Fedya κατάμουτρα;

Κάπως, όχι, είναι ένας σεβαστός άνθρωπος, όλοι τον λένε με το μικρό του όνομα και το πατρώνυμο του.

Γιατί ονομάσατε το συνημμένο "Για τον Φέντι"; Αν του το στείλω τώρα, πιστεύεις ότι θα αγοράσει τσεκούρια από εμάς χρησιμοποιώντας αυτό το CP;

Επρόκειτο να το μετονομάσω αργότερα...

Γιατί να ετοιμάσετε μια ωρολογιακή βόμβα - άρνηση δυνητικό πελάτη- ή να δημιουργήσετε επιπλέον εργασία για τον εαυτό σας μετονομάζοντας το αρχείο; Γιατί να μην ονομάσετε αμέσως σωστά το συνημμένο: "Για τον Fyodor Mikhailovich.docx" ή ακόμα καλύτερα - "KP_Sky_Axes.docx".

Έτσι, έχουμε λίγο-πολύ ταξινομήσει το email ως «πρόσωπο». Ας προχωρήσουμε στο να δούμε το email ως εργαλείο. αποτελεσματική εργασίακαι ας μιλήσουμε για το συστατικό που αποσπά την προσοχή.

Εργασία με γράμματα

Το email είναι ένας ισχυρός αντιπερισπασμός. Όπως συμβαίνει με κάθε απόσπαση της προσοχής, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο πρέπει να αντιμετωπίζεται με αυστηρότερους κανόνες και εισάγοντας χρονοδιαγράμματα εργασίας.

Τουλάχιστον, πρέπει να απενεργοποιήσετε ΟΛΕΣ τις ειδοποιήσεις σχετικά με τις αφίξεις αλληλογραφίας. Αν πελάτη αλληλογραφίαςέχει ρυθμιστεί από προεπιλογή, θα ειδοποιηθείτε και ηχητικό σήμα, και θα αναβοσβήνουν το εικονίδιο δίπλα στο ρολόι και θα εμφανίσουν μια προεπισκόπηση του γράμματος. Με μια λέξη, θα κάνουν τα πάντα για να σας απομακρύνουν πρώτα από την επίπονη δουλειά και στη συνέχεια να σας βυθίσουν στην άβυσσο των αδιάβαστων επιστολών και των απαρατήρητων αποστολών - μείον μία ή δύο ώρες από τη ζωή σας.

Μερικοί άνθρωποι έχουν ισχυρή θέληση που τους επιτρέπει να μην αποσπώνται από τις ειδοποιήσεις, αλλά απλοί άνθρωποιΕίναι καλύτερα να μην δελεάζετε τη μοίρα και να τα απενεργοποιείτε. Στο Mozilla Thunderbird, αυτό γίνεται μέσω του μενού "Εργαλεία" → "Ρυθμίσεις" → "Γενικά" → "Όταν εμφανίζονται νέα μηνύματα".

Εάν δεν υπάρχουν ειδοποιήσεις, πώς μπορείτε να καταλάβετε ότι έχει φτάσει μια επιστολή;

Πολύ απλό. Εσείς οι ίδιοι, συνειδητά, αφιερώνετε χρόνο για να αναλύσετε την αλληλογραφία σας, να ανοίξετε το πρόγραμμα-πελάτη email σας και να δείτε τα πάντα μη αναγνωσμένα μηνύματα. Αυτό μπορεί να γίνει δύο φορές την ημέρα, για παράδειγμα, το μεσημεριανό γεύμα και το βράδυ ή κατά τη διάρκεια αναγκαστικής διακοπής λειτουργίας, για παράδειγμα, σε κυκλοφοριακή συμφόρηση.

Οι άνθρωποι συχνά ρωτούν, τι γίνεται με τους χρόνους απόκρισης και τις επείγουσες επιστολές; Απαντώ: δεν έχετε επείγοντα γράμματα στην αλληλογραφία σας. Εκτός αν δουλεύεις σε τμήμα υποστήριξη πελατών(αυτό το τμήμα έχει τους δικούς του κανονισμούς για την εργασία με την αλληλογραφία).

Εάν υπάρχουν επείγουσες επιστολές, ο αποστολέας θα σας ειδοποιήσει σχετικά μέσω άλλων καναλιών - τηλεφώνου, SMS, Skype. Στη συνέχεια, θα μεταβείτε συνειδητά στο πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και θα επεξεργαστείτε την επείγουσα αλληλογραφία. Όλοι οι γκουρού διαχείρισης χρόνου (για παράδειγμα, ο Gleb Arkhangelsky με το "Time Drive") δηλώνουν μια τυπική απάντηση στο email εντός 24 ωρών. Αυτός είναι ένας κανονικός κανόνας καλών τρόπων - μην περιμένετε άμεσες απαντήσεις μέσω email από τον συνομιλητή σας. Εάν υπάρχει επείγουσα επιστολή, δώστε περισσότερη ειδοποίηση γρήγορα κανάλιαδιαβιβάσεις.

Έτσι, απενεργοποιήσαμε τις ειδοποιήσεις και τώρα ενεργοποιήσαμε το πρόγραμμα-πελάτη email σύμφωνα με το πρόγραμμά μας.

Τι να κάνουμε όταν πηγαίνουμε στο ταχυδρομείο και συμμετέχουμε σε μια δραστηριότητα που ονομάζεται "διαλογή email"; Πού είναι η αρχή και το τέλος αυτής της δουλειάς;

Έχω ακούσει πολλά για το σύστημα μηδενικών εισερχομένων, αλλά, δυστυχώς, δεν έχω γνωρίσει ούτε ένα άτομο να το χρησιμοποιεί. Έπρεπε να ανακαλύψω ξανά τον τροχό μου. Υπάρχουν άρθρα για αυτό το θέμα στο Lifehacker. Για παράδειγμα, " ". Παρακάτω θα μιλήσω για το μηδενικό σύστημα εισερχομένων κατά την ερμηνεία μου. Θα ήμουν ευγνώμων εάν οι γκουρού του GTD σχολίαζαν και προσθέτουν ή βελτιώνουν το σύστημα που περιγράφεται.

Είναι σημαντικό να κατανοήσετε και να αποδεχτείτε ότι το email δεν είναι προγραμματιστής εργασιών ή αρχείο για τις δραστηριότητές σας. Επομένως, ο φάκελος Εισερχόμενα θα πρέπει να είναι πάντα κενός. Μόλις αρχίσετε να ταξινομείτε τα εισερχόμενά σας, μην σταματήσετε και μην σας αποσπά τίποτα μέχρι να αδειάσετε αυτόν τον φάκελο.

Τι να κάνετε με τα email στα εισερχόμενά σας; Πρέπει να διαβάσετε κάθε γράμμα διαδοχικά και να το διαγράψετε. Ναι, απλώς επιλέξτε και κάντε κλικ στο πληκτρολόγιο Διαγραφή. Εάν δεν μπορείτε να αναγκαστείτε να διαγράψετε το γράμμα, θα πρέπει να αποφασίσετε τι να το κάνετε.

1. Μπορείτε να το απαντήσετε σε τρία λεπτά; Χρειάζεται να το απαντήσω; Ναι, είναι απαραίτητο και η απάντηση θα διαρκέσει όχι περισσότερο από τρία λεπτά, και στη συνέχεια απαντήστε αμέσως.
2. Πρέπει να απαντήσετε, αλλά η προετοιμασία μιας απάντησης θα διαρκέσει περισσότερα από τρία λεπτά. Εάν χρησιμοποιείτε έναν προγραμματιστή εργασιών που σας επιτρέπει να μετατρέψετε ένα email σε εργασία, μετατρέψτε το email σε εργασία και ξεχάστε το για λίγο. Για παράδειγμα, χρησιμοποιώ την απολύτως υπέροχη υπηρεσία Doit.im. Σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια προσωπική διεύθυνση email: προωθείτε την επιστολή σε αυτήν και μετατρέπεται σε εργασία. Αλλά αν δεν έχετε προγραμματιστή εργασιών, μετακινήστε το γράμμα στον υποφάκελο "0_Run".
3. Αφού απαντήσετε γρήγορα σε μια επιστολή, τη μετατρέψετε σε εργασία ή απλώς την διαβάσετε, πρέπει να αποφασίσετε τι θα κάνετε με αυτό το μήνυμα στη συνέχεια: διαγράψτε το ή στείλτε το σε έναν από τους φακέλους για μακροχρόνια αποθήκευση.

Εδώ είναι οι φάκελοι μακροπρόθεσμης αποθήκευσης που έχω.

• 0_Εκτέλεση.Δεν έχω τέτοιο φάκελο, αλλά αν δεν έχετε προγραμματιστή, επαναλαμβάνω, μπορείτε να βάλετε γράμματα που απαιτούν λεπτομερή εργασία εδώ. Αυτός ο φάκελος πρέπει επίσης να καθαρίζεται τακτικά, αλλά με μια προσεκτική προσέγγιση τη στιγμή που διατίθεται ειδικά για αυτό.
• 1_Αναφ.Εδώ βάζω επιστολές με πληροφορίες ιστορικού: επιστολές καλωσορίσματος με στοιχεία σύνδεσης από διάφορες υπηρεσίες ιστού, εισιτήρια για επερχόμενες πτήσεις και ούτω καθεξής.
• 2_Έργα.Εδώ αποθηκεύεται ένα αρχείο αλληλογραφίας για εταίρους και έργα με τα οποία υπάρχουν τρέχουσες σχέσεις. Φυσικά, για κάθε έργο ή εταίρο υπάρχει ένα ξεχωριστό φάκελο. Στο φάκελο του συνεργάτη έβαλα επιστολές όχι μόνο από τους υπαλλήλους του, αλλά και γράμματα από υπαλλήλους της Neba που σχετίζονται με αυτόν τον συνεργάτη. Πολύ βολικό: εάν είναι απαραίτητο, όλη η αλληλογραφία για το έργο είναι διαθέσιμη με μερικά κλικ.
• 3_Μουσείο.Εδώ έβαλα εκείνα τα γράμματα που θα ήταν κρίμα να διαγραφούν, και το όφελος από αυτά δεν είναι προφανές. Οι φάκελοι με κλειστά έργα από το "2_Projects" μετακινούνται επίσης εδώ. Εν ολίγοις, το «Μουσείο» αποθηκεύει τους πρώτους υποψήφιους προς απομάκρυνση.
• 4_Έγγραφα.Εδώ είναι γράμματα από ηλεκτρονικά δείγματαέγγραφα που μπορεί να είναι χρήσιμα στο μέλλον για τη λογιστική, για παράδειγμα, αναφορές συμφωνίας από πελάτες, εισιτήρια για ταξίδια που πραγματοποιήθηκαν. Ο φάκελος έχει πολλές ομοιότητες με τους φακέλους "2_Projects" και "1_Reference", μόνο λογιστικές πληροφορίες αποθηκεύονται σε αυτόν και οι πληροφορίες διαχείρισης αποθηκεύονται στο φάκελο "2_Projects". Στο "4_Documents" υπάρχουν νεκρές πληροφορίες και στο "2_Projects" υπάρχουν ζωντανές πληροφορίες.
• 5_Γνώση.Εδώ βάζω μόνο πραγματικά χρήσιμα ενημερωτικά δελτία στα οποία θέλω να επιστρέψω μετά από λίγο για έμπνευση ή για να βρω λύσεις.

Υπάρχουν άλλες ρυθμίσεις προγράμματος-πελάτη email που είναι σημαντικές για τη λειτουργία αυτού του συστήματος. Πρώτον, από προεπιλογή στο Thunderbird υπάρχει ένα πλαίσιο ελέγχου "Επισήμανση μηνυμάτων ως αναγνωσμένων". Προτιμώ να το κάνω συνειδητά, οπότε κάτω η σημαία! Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στο μενού "Εργαλεία" → "Ρυθμίσεις" → "Για προχωρημένους" → "Ανάγνωση και εμφάνιση".

Δεύτερον, χρησιμοποιούμε φίλτρα . Προηγουμένως, χρησιμοποιούσα ενεργά φίλτρα που προωθούσαν αυτόματα γράμματα στους κατάλληλους φακέλους με βάση τη διεύθυνση του αποστολέα. Για παράδειγμα, οι επιστολές ενός δικηγόρου μετακινήθηκαν στο φάκελο "Δικηγόρος". Εγκατέλειψα αυτήν την προσέγγιση για διάφορους λόγους. Πρώτον: οι επιστολές από δικηγόρο στο 99% των περιπτώσεων σχετίζονται με κάποιο έργο ή συνεργάτη, πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να μετακινηθούν στον φάκελο αυτού του συνεργάτη ή του έργου. Δεύτερον: Αποφάσισα να προσθέσω ευαισθητοποίηση. Εσείς πρέπει να αποφασίσετε πού θα αποθηκευτεί μια συγκεκριμένη επιστολή και είναι πιο βολικό να αναζητάτε μη επεξεργασμένα μηνύματα μόνο σε ένα μέρος - στα εισερχόμενα. Τώρα χρησιμοποιώ φίλτρα μόνο για τη διανομή αυτόματων τακτικών γραμμάτων από διάφορα συστήματα, δηλαδή γράμματα που δεν απαιτούν από εμένα να παίρνω αποφάσεις. Τα φίλτρα στο Mozilla Thunderbird διαμορφώνονται στο μενού "Εργαλεία" → "Φίλτρα μηνυμάτων".

Λοιπόν, πότε η σωστή προσέγγισηΤο email θα πρέπει να διαρκεί από 10 έως 60 λεπτά την ημέρα, ανάλογα με τον όγκο της αλληλογραφίας.

Ναι, και κάτι ακόμα. Έχετε ήδη απενεργοποιήσει τις ειδοποιήσεις σχετικά με την άφιξη νέων επιστολών; ;)

Η επαγγελματική αλληλογραφία τελικά μετατράπηκε σε ηλεκτρονική μορφή. Ευκολία χρήσης, εξοικονόμηση χρόνου και πόρων, διαδραστικότητα - αλληλογραφία μέσω emailταιριάζει σε όλους μέχρι να επιδεινωθεί η σχέση μεταξύ των συνεταίρων, να ακολουθήσουν κατηγορίες για μη εκπλήρωση υποχρεώσεων και να προκύψει ο κίνδυνος δικαστικών διαφορών. Οι ελπίδες των μερών να αποδείξουν την υπόθεσή τους βάσει μηνυμάτων που έλαβαν μέσω e-mail είναι συχνά μάταιες. Γεγονός είναι ότι τα δικαστήρια λαμβάνουν μια μάλλον επιφυλακτική θέση σε σχέση με email: Υπάρχει μια σειρά από προϋποθέσεις, εάν δεν πληρούνται, το δικαστήριο δεν θα τις λάβει υπόψη. Σκοπός αυτού του άρθρου είναι να συνοψίσει τις απαιτήσεις των δικαστηρίων για τη χρήση της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας ως αποδεικτικό στοιχείο.

Ποιο είναι το νομικό καθεστώς της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας;

Σύμφωνα με την παράγραφο 4 του άρθρου 75 του Κώδικα Διαιτητικής Διαδικασίας Ρωσική Ομοσπονδίααλληλογραφία μεταξύ των μερών e-mailμπορεί να αναγνωριστεί από το δικαστήριο ως αποδεκτή έγγραφη απόδειξη στις περιπτώσεις και με τον τρόπο που ορίζει ο νόμος.

Η επιστολή του Ανώτατου Διαιτητικού Δικαστηρίου της 25ης Μαΐου 2004 Αρ. S1-7/UP-600 εξηγεί ότι οι απαιτήσεις του νόμου σημαίνουν πρωτίστως τους κανόνες των άρθρων 160 και 434 του Αστικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας (Αστικός Κώδικας της Ρωσική Ομοσπονδία). Οι τελευταίες αφορούν τη γραπτή μορφή της συναλλαγής και τη μορφή της σύμβασης. Γεγονός είναι ότι τις περισσότερες φορές προσπαθούν να συμπεριλάβουν την ηλεκτρονική αλληλογραφία ως αποδεικτικό στοιχείο σε περιπτώσεις αναγνώρισης μιας σύμβασης ως συναφθείσας/μη συναφθείσας. Στην περίπτωση αυτή, τα μέρη μπορούν να προβλέψουν τη σύναψη συναλλαγών σε « ηλεκτρονική μορφή», δηλαδή η χρήση ηλεκτρονική υπογραφήή άλλο ισοδύναμο χειρόγραφης υπογραφής.

Στο ίδιο όνομα δίνεται και η έννοια της ηλεκτρονικής υπογραφής Ομοσπονδιακός νόμοςμε ημερομηνία 6 Απριλίου 2011 No. 63FZ και ορίζεται ως «πληροφορίες σε ηλεκτρονική μορφή που επισυνάπτονται σε άλλες πληροφορίες σε ηλεκτρονική μορφή (υπογεγραμμένες πληροφορίες) ή συνδέονται με άλλο τρόπο με τέτοιες πληροφορίες και που χρησιμοποιούνται για την αναγνώριση του ατόμου που υπογράφει τις πληροφορίες». Με άλλα λόγια, η ηλεκτρονική υπογραφή είναι ένα μέσο πιστοποίησης της γνησιότητας του αποστολέα ενός ηλεκτρονικού εγγράφου.

Οι ηλεκτρονικές υπογραφές χωρίζονται σε διάφορους τύπους ανάλογα με τον βαθμό προστασίας. Ο λιγότερο ασφαλής τύπος είναι μια απλή ηλεκτρονική υπογραφή. Ορίζεται ως «μια ηλεκτρονική υπογραφή που, με τη χρήση κωδικών, κωδικών πρόσβασης ή άλλων μέσων, επιβεβαιώνει το γεγονός του σχηματισμού ηλεκτρονικής υπογραφής συγκεκριμένο άτομο" Στην περίπτωση αυτή, μια απλή ηλεκτρονική υπογραφή αναγνωρίζεται ως έγκυρη εάν υπάρχει στην πραγματική ηλεκτρονικό έγγραφο, ή εάν το κλειδί του χρησιμοποιείται σύμφωνα με τους κανόνες, εγκατεστημένο από τον χειριστή πληροφοριακό σύστημαανταλλαγή εγγράφων και στο έγγραφο υπάρχει ένδειξη του προσώπου που έστειλε το έγγραφο. Τα μηνύματα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (ειδικά εταιρικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) ταιριάζουν συνήθως σε αυτήν την περιγραφή: η γραμμή "από" αντικατοπτρίζει τη διεύθυνση και το όνομα του αποστολέα και οι χρήστες ακολουθούν τους κανόνες κωδικού πρόσβασης (ενεργούν ως "κλειδιά") για να συμμορφωθούν με αυτούς.

Έτσι, εάν τα μέρη συμφωνήσουν ότι οι διευθύνσεις email αναγνωρίζονται από τις απλές υπογραφές τους που επαρκούν για την επαλήθευση της γνησιότητας του αποστολέα και πληρούται μία από τις προϋποθέσεις που αναφέρονται παραπάνω κατά την αποστολή ηλεκτρονικών μηνυμάτων, τότε η διεύθυνση email θα αναγνωριστεί από το δικαστήριο ως απλή ηλεκτρονική υπογραφή , και η αλληλογραφία είναι αποδεκτή απόδειξη.

Η χρήση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας εγκυμονεί νομικούς κινδύνους;

Η δικαστική πρακτική μας επιτρέπει να επισημάνουμε πολλούς κινδύνους που συνδέονται με τη χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εδώ είναι μερικά από αυτά:

1) Αναγνώριση της σύμβασης ως μη συναφθείσας

Ο Αστικός Κώδικας προβλέπει ότι η έγγραφη σύμβαση μπορεί να συναφθεί με ανταλλαγή εγγράφων μέσω ηλεκτρονικών επικοινωνιών, το οποίο μας επιτρέπει να βεβαιώσουμε αξιόπιστα ότι το έγγραφο προέρχεται από ένα μέρος της σύμβασης. Έτσι, εάν τα μέρη δεν συμφωνήσουν να συνάψουν σύμβαση μέσω ηλεκτρονικής επικοινωνίας και δεν διασφαλίσουν το απόρρητο του κωδικού πρόσβασης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους, τότε το δικαστήριο δεν θα μπορεί να αναγνωρίσει την ανταλλαγή εγγράφων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως απόδειξη της σύναψης της σύμβασης.

Η συγκατάθεση του αγοραστή μπορεί επίσης να εκφραστεί με την εκτέλεση ορισμένων ενεργειών (για παράδειγμα, πληρωμή προκαταβολής σε τιμολόγιο που ελήφθη μέσω email). Είναι επίσης σημαντικό να προβλεφθεί η δυνατότητα χρήσης e-mail για το συμπέρασμα πρόσθετες συμφωνίεςή παραρτήματα της κύριας συμφωνίας, διαφορετικά το δικαστήριο δεν θα τα λάβει υπόψη και θα περιοριστεί στην εξέταση μόνο της συμφωνίας που έχει συναφθεί μεταξύ των μερών.

2) Αναγνώριση υποχρεώσεων από τη σύμβαση ως ανεκπλήρωτες

Εκτός από τις διαφωνίες σχετικά με τη μη σύναψη συμφωνίας, δεν είναι ασυνήθιστο να αμφισβητείται το γεγονός της εκτέλεσης της συμφωνίας, εάν αυτή πραγματοποιήθηκε και μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό ισχύει κυρίως για συμβάσεις παροχής διαφόρων συμβουλευτικών υπηρεσιών και εκτέλεση εργασιών (συγγραφή άρθρων ή ανάπτυξη προγραμμάτων ηλεκτρονικών υπολογιστών, προετοιμασία μεταφράσεων, ανάπτυξη ιστοσελίδων κ.λπ.). Σε αυτή την περίπτωση, η σύμβαση πρέπει να περιέχει μια προϋπόθεση ότι η εκτέλεση της σύμβασης (μεταφορά του αποτελέσματος) μέσω e-mail θεωρείται ορθή. Επιπλέον, θα ήταν χρήσιμο να αναφέρεται στη σύμβαση η δυνατότητα επισύναψης επιστολών σε κείμενα. ηλεκτρονικά αντίγραφαέγγραφα και αναγνώριση αυτών των εγγράφων ως νομικής ισχύος.

3) Αναγνώριση εγγράφων ως μη παραληφθέντων

Ένας άλλος κίνδυνος σχετίζεται με τη διαδικασία παραλαβής αξιώσεων και ενστάσεων. Για παράδειγμα, το δικαστήριο μπορεί να διαπιστώσει ότι η υποχρεωτική προδικαστική διαδικασία δεν τηρείται εάν τα μέρη δεν έχουν συμφωνήσει σχετικά με τη δυνατότητα χρήσης διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την αποστολή αξιώσεων και την απάντηση σε αυτές. Αυτό ισχύει επίσης για έγγραφα που επιβεβαιώνουν την παροχή υπηρεσιών ή την εκτέλεση εργασιών (πιστοποιητικό αποδοχής και μεταφοράς), εάν η μόνη αναφορά σε αυτό στη σύμβαση είναι μια τυπική φράση, για παράδειγμα: «Το πιστοποιητικό υπογράφεται και από τα δύο μέρη». Το δικαστήριο, κατά κανόνα, δεν μπορεί να ερμηνεύσει μια τέτοια διάταξη ως συγκατάθεση για λήψη εγγράφων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Με ποια μορφή θα δέχεται το δικαστήριο ηλεκτρονική αλληλογραφία;

Εάν είναι απαραίτητο να επισυναφθεί ηλεκτρονική αλληλογραφία στα υλικά της υπόθεσης, τότε τα μέρη που συνέλεξαν απαραίτητα υλικά, μπορεί να επικοινωνήσει με συμβολαιογράφο για να παράσχει αποδεικτικά στοιχεία. Οι συμβολαιογράφοι έχουν τέτοιες εξουσίες σύμφωνα με το άρθρο 102 των Βασικών Αρχών της Νομοθεσίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας για τους Συμβολαιογράφους της 11ης Φεβρουαρίου 1993 N 4462-I. Ωστόσο, είναι απαραίτητο να ληφθεί υπόψη ότι ο συμβολαιογράφος δεν προσκομίζει αποδεικτικά στοιχεία σε υπόθεση που, τη στιγμή που τα ενδιαφερόμενα μέρη επικοινωνούν με τον συμβολαιογράφο, διεκπεραιώνεται από δικαστικό ή διοικητικό όργανο.

Εάν δεν ήταν δυνατή η έγκαιρη παροχή αυτών των στοιχείων στον συμβολαιογράφο, τότε ο έλεγχος των θυρίδων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να πραγματοποιηθεί απευθείας από το δικαστήριο, συχνά από τον υπολογιστή (laptop) του ενδιαφερόμενου (ιδιαίτερα σημαντικό εάν έχει εγκατασταθεί πρόγραμμα-πελάτης email , για παράδειγμα, το Outlook, Η Νυχτερίδα, Thunderbird και άλλοι). Επιπλέον, τα δικαστήρια μπορούν επίσης να βοηθήσουν στην απόκτηση αποδεικτικών στοιχείων: για παράδειγμα, αποστολή αιτημάτων σε παρόχους σχετικά με διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ανήκουν στα μέρη και σε κατόχους πόρων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με την ανταλλαγή δεδομένων (βλ. παράγραφο 8 της παρούσας Βοήθειας).

Παρακάτω παρατίθενται οι βασικές νομικές θέσεις των δικαστηρίων για το θέμα της αποδοχής της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας ως αποδεικτικό στοιχείο.

1. Η ηλεκτρονική αλληλογραφία δεν γίνεται δεκτή ως αποδεικτικό στοιχείο στην περίπτωση που δεν προβλεπόταν στη σύμβαση, η σύμβαση δεν αναφέρει τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις των μερών και το άλλο μέρος αμφισβητεί την ύπαρξη τέτοιας αλληλογραφίας

Συνήφθη συμφωνία μεταξύ της ESSIER LLC και της KAMEYA Co Trading House LLC για την παροχή υπηρεσιών επιλογής προσωπικού. Η σύμβαση περιελάμβανε τρία στάδια, με την ολοκλήρωση καθενός από τα οποία υπογράφηκε πράξη αποδοχής και μεταβίβασης των υπηρεσιών μεταξύ των μερών και ο πελάτης LLC "Trading House "KAMEYA Co" κατέβαλε αμοιβή στον ανάδοχο LLC "ESSIER". Το πιστοποιητικό αποδοχής και μεταφοράς υπηρεσιών συντάχθηκε μόνο για το πρώτο στάδιο της σύμβασης, σύμφωνα με τον ενάγοντα, όλα τα απαραίτητα έγγραφα για την εκτέλεση της σύμβασης στάλθηκαν και από τα δύο μέρη μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αρνούμενος ο ενάγων να ικανοποιήσει τα αιτήματά του, το δικαστήριο επεσήμανε:

• την απλή γραπτή μορφή ροής εγγράφων που προβλέπεται από τη σύμβαση μεταξύ των μερών·
• έλλειψη προϋποθέσεων σχετικά με τη δυνατότητα εκτέλεσης της σύμβασης μέσω ηλεκτρονικής αλληλογραφίας·
• απουσία συνδέσμων προς διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που καθορίζονται από τα μέρη ως αποδεκτές για τη μεταφορά οποιασδήποτε πληροφορίας·
• αδυναμία να αποδειχθεί ότι η διεύθυνση ανήκει στον εναγόμενο και στους υπαλλήλους του·
• Η διεύθυνση email είναι καταχωρημένη στον τομέα kameya.ru, ο οποίος είναι διαθέσιμος για χρήση από απεριόριστο αριθμό ατόμων.

(βλ. Ψήφισμα του Ομοσπονδιακού Διαιτητικού Δικαστηρίου της Περιφέρειας Μόσχας της 17ης Μαΐου 2013 στην υπόθεση αριθ. A40-102005/12-57-977)

2. Η ηλεκτρονική αλληλογραφία μπορεί να επιβεβαιώσει το ενδιαφέρον του μέρους για την ολοκλήρωση μιας συναλλαγής και να χρησιμεύσει ως απόδειξη της ολοκλήρωσής της

OOO" Μεταφορική ΕταιρείαΗ Unotrans προσέφυγε στο δικαστήριο ζητώντας να υποχρεώσει την Depo LLC να πληρώσει για τις υπηρεσίες μεταφοράς φορτίου. Ως απόδειξη της εκπλήρωσης των υποχρεώσεών της, η ενάγουσα ανέφερε συμφωνίες αίτησης με μεταφορείς και τιμολόγια. Ο εναγόμενος υποστήριξε ότι οι συμφωνίες αίτησης δεν είχαν υπογραφεί από τον ίδιο και ότι ο ενάγων δεν απέδειξε το γεγονός της παροχής υπηρεσιών μεταφοράς στον εναγόμενο. Το δικαστήριο κατέληξε στο συμπέρασμα ότι το επίμαχο φορτίο, το οποίο ανήκε στην Depot LLC, παραλήφθηκε εγκαίρως από τον παραλήπτη, ότι στην υπόθεση υπάρχουν στοιχεία πληρωμής για τη μεταφορά φορτίου από τον ενάγοντα και ότι ο εναγόμενος δεν προσκόμισε αποδεικτικά στοιχεία πληρωμή για υπηρεσίες μεταφοράς φορτίου είτε από αυτόν είτε από τον παραλήπτη και ότι η ηλεκτρονική αλληλογραφία μεταξύ των μερών δείχνει ότι η Depo LLC είχε συμφέρον στη μεταφορά του αμφισβητούμενου φορτίου και επέλυσε με την Εταιρεία τα ζητήματα εγγραφής και πληρωμής για τη μεταφορά του.

Στην περίπτωση αυτή, η ηλεκτρονική αλληλογραφία δεν είναι το κύριο αποδεικτικό στοιχείο, αλλά χρησιμεύει ως επιβεβαίωση ότι ο εναγόμενος επικοινώνησε με τον ενάγοντα ειδικά για το ζήτημα του επίμαχου φορτίου και τον θεώρησε ως υπεύθυνο για την οργάνωση της διαδικασίας μεταφοράς αυτού του φορτίου και ως εκ τούτου βρισκόταν σε συμβατική σχέση με τον ενάγοντα.

(βλ. Ψήφισμα του Ομοσπονδιακού Διαιτητικού Δικαστηρίου της Βορειοδυτικής Περιφέρειας της 6ης Μαΐου 2013 στην υπόθεση Αρ. A56-37916/2012)

3. Εάν η ηλεκτρονική αλληλογραφία δεν προβλεπόταν από τη σύμβαση, μπορεί να αναγνωριστεί ως η καθιερωμένη πρακτική των σχέσεων μεταξύ των μερών

JSC "Χημικό εργοστάσιο με το όνομά του. Η Karpova υπέβαλε αξίωση κατά της ASBTransExpoNeft LLC σχετικά με την αδυναμία εκπλήρωσης των υποχρεώσεων που απορρέουν από τη συμφωνία προμήθειας. Ως απόδειξη εκπλήρωσης των υποχρεώσεων παράδοσης, ο εναγόμενος παρείχε ηλεκτρονική αλληλογραφία μεταξύ των μερών σχετικά με την εκτέλεση της σύμβασης (περίπου κακής ποιότηταςπαραδοτέα προϊόντα). Ο ενάγων αντιτάχθηκε στην ένταξη της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας στην υπόθεση.

Το δικαστήριο διαπίστωσε ότι η συμφωνία προμήθειας μεταξύ των μερών συνήφθη μέσω ανταλλαγής εγγράφων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: από την πλευρά του ενάγοντα με διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου « [email προστατευμένο]", από την πλευρά του κατηγορουμένου από την ηλεκτρονική διεύθυνση " [email προστατευμένο]" Με παρόμοιο τρόπο, ο εναγόμενος απέστειλε στον ενάγοντα τη ναύλωση, πιστοποιητικά του κρατική εγγραφή, φορολογικό μητρώο, έχει εκδοθεί τιμολόγιο για προπληρωμή. Με τη σειρά του, ο ενάγων έστειλε εντολές πληρωμής στον εναγόμενο μέσω e-mail για τη μεταφορά της προκαταβολής και τον ειδοποίησε για την ετοιμότητά του να παραλάβει τα εμπορεύματα. Σύμφωνα με το δικαστήριο, αυτή την πρακτικήΗ σχέση μεταξύ των μερών υποδηλώνει ότι τα μέρη αντιλήφθηκαν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται από ορισμένες διευθύνσεις IP ως προερχόμενα από εξουσιοδοτημένα πρόσωπα των μερών.

Κατά την αξιολόγηση των αποδεικτικών στοιχείων που προσκόμισε ο ενάγων, το δικαστήριο έλαβε επίσης υπόψη το γεγονός ότι ο ενάγων δεν προσκόμισε στοιχεία για την αναξιοπιστία της υποβληθείσας ηλεκτρονικής αλληλογραφίας των μερών, συμπεριλαμβανομένης της αναξιοπιστίας των παρεχόμενων διευθύνσεων IP.

(βλ. την απόφαση του Διαιτητικού Δικαστηρίου της Δημοκρατίας του Μπασκορτοστάν της 8ης Φεβρουαρίου 2012 στην υπόθεση αριθ. A07-16645/2011)

4. Η παράλειψη ενός μέρους να αναγνωρίσει τη χρήση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας ως καθιερωμένη πρακτική στις σχέσεις μεταξύ των μερών χωρίς να προσκομίσει αποδεικτικά στοιχεία δεν λαμβάνεται υπόψη από το δικαστήριο

Η Tsvetnoy Boulevard 2 LLC υπέβαλε αξίωση στο Διαιτητικό Δικαστήριο της Μόσχας για ανάκτηση 972.298,54 ρούβλια για αδικαιολόγητο πλουτισμό από την DM-Building LLC. Ηλεκτρονική αλληλογραφία προσκομίστηκε από τον κατηγορούμενο μαζί με άλλα αποδεικτικά στοιχεία (βεβαιώσεις εισαγωγής για εργασίες κατασκευής και εγκατάστασης, έρευνες κρυφή δουλειά, ημερολόγιο παραγωγής εργασίας), και έγινε δεκτό ως κατάλληλο αποδεικτικό στοιχείο στην υπόθεση σχετικά με την παραγγελία και την εκτέλεση εργασιών σύμφωνα με το άρθρο. 75 Κώδικας Διαιτητικής Διαδικασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Παρά την άρνηση του ενάγοντος της σχέσης με την DM-Building LLC, ο ενάγων δεν προσκόμισε αποδεικτικά στοιχεία για να τεκμηριώσει τις αντιρρήσεις του, για παράδειγμα, ότι αυτές οι εργασίες πραγματοποιήθηκαν από άλλο οργανισμό ή ότι η εργασία δεν εκτελέστηκε. Με βάση τα έγγραφα που παρουσιάστηκαν, το δικαστήριο κατέληξε στο συμπέρασμα ότι υπήρχαν πράγματι υφιστάμενες σχέσεις που σχετίζονται με την εκτέλεση εργασιών κατασκευής και εγκατάστασης από την DM-Building LLC για λογαριασμό της Tsvetnoy Boulevard 2 LLC.

5. Η άρνηση ιδιοκτησίας μιας διεύθυνσης email από ένα μέρος δεν πρέπει να έρχεται σε αντίθεση με άλλα αποδεικτικά στοιχεία

LLC "Trading House "Tagilsky" κατέθεσε αγωγή κατά της LLC "Web Automation" για ανάκτηση αδικαιολόγητου πλουτισμού. Ο ενάγων επέμεινε ότι δεν είχε συναφθεί συμφωνία για την ανάπτυξη ιστότοπου στο Διαδίκτυο. Το δικαστήριο κατέληξε στο συμπέρασμα ότι η συμφωνία συνήφθη από τον εναγόμενο αποστέλλοντας στον ενάγοντα ένα σχέδιο συμφωνίας και τιμολόγια που πληρώθηκαν από τον ενάγοντα (δηλαδή έγινε δεκτή η προσφορά του εναγόμενου).

Ο ενάγων υποστήριξε ότι τα μέρη δεν συμφώνησαν σχετικά με τους βασικούς όρους της σύμβασης, αλλά το δικαστήριο διαπίστωσε ότι οι βασικοί όροι (το αντικείμενο της σύμβασης) συμφωνήθηκαν από τα μέρη σε αλληλογραφία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ο ενάγων υποστήριξε ότι δεν γνώριζε την ταυτότητα της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την οποία διεξήχθη η αλληλογραφία. Ταυτόχρονα, από την καθορισμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ο ενάγων έλαβε τιμολόγια για πληρωμή, τα οποία στη συνέχεια εξοφλήθηκαν. Ο ενάγων υποστήριξε ότι η σύμβαση δεν εκτελέστηκε, αλλά το δικαστήριο απέρριψε αυτό το επιχείρημα, επικαλούμενος το υπάρχον προϊόν εργασίας - έναν ιστότοπο που αναπτύχθηκε για τον ενάγοντα και την έλλειψη αποδεικτικών στοιχείων που να επιβεβαιώνουν ότι το έργο εκτελέστηκε από άλλη εταιρεία.

(βλ. Απόφαση του Θ' Διαιτητικού Εφετείου της 9ης Απριλίου 2013 υπ' αριθμ. 09απ-9501/2013-γ στην υπόθεση αριθμ. Α40-134500/12)

6. Η ιδιοκτησία των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν πιστοποιεί το περιεχόμενο της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας μεταξύ των μερών

Η RusHOLTS LLC άσκησε αγωγή κατά της Astra Trading LLC για να αναγνωρίσει τη συμφωνία προμήθειας ως μη συναφθείσα και να ανακτήσει τον αδικαιολόγητο πλουτισμό. Αποδεικνύοντας το γεγονός της σύναψης της σύμβασης, η καθής επικαλέστηκε το γεγονός ότι οι ουσιαστικοί όροι μπορούσαν να συμφωνηθούν στο χωριστά έγγραφα. Το δικαστήριο απέρριψε το αίτημα του εναγόμενου να ζητήσει από την National Telecommunications CJSC έγγραφα που επιβεβαιώνουν τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ενάγοντα και πληροφορίες σχετικά με τον χρόνο που οι παραλήπτες έλαβαν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Προς στήριξη των αγωγών του, το δικαστήριο επεσήμανε ότι η κυριότητα των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον ενάγοντα δεν πιστοποιεί το περιεχόμενο της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας των μερών εάν το περιεχόμενο αυτό δεν καταγράφηκε σωστά, επιτρέποντας να διαπιστωθεί αξιόπιστα ότι υπήρξε ανταλλαγή συγκεκριμένων μηνυμάτων που υποβλήθηκε από το κόμμα.

(βλ. Απόφαση του Δέκατου Τρίτου Διαιτητικού Εφετείου της 20ης Ιουνίου 2013 στην υπ’ αριθμ. Α56-74372/2012 υπόθεση)

7. Για να αποδειχθεί το γεγονός της σύναψης συμφωνίας, η ηλεκτρονική αλληλογραφία πρέπει να αντικατοπτρίζει τους βασικούς όρους της και να διενεργείται από εξουσιοδοτημένο πρόσωπο

ένα. Η CJSC "Tsentrmetall" κατέθεσε αγωγή κατά του ANO "Γραφείο Ιατροδικαστικής Πραγματογνωμοσύνης και Ανεξάρτητης Αξιολόγησης" με αξίωση για ανάκτηση 135.000 ρούβλια. αδικαιολόγητο πλουτισμό. Μεταξύ των αποδεικτικών στοιχείων για τη σύναψη συμφωνίας για τη διενέργεια εξέτασης, που προσκόμισε ο κατηγορούμενος, ήταν και η ηλεκτρονική αλληλογραφία. Το δικαστήριο αναγνώρισε ότι η ηλεκτρονική αλληλογραφία δεν περιείχε πληροφορίες για τον πελάτη και τα ερευνητικά αντικείμενα και αντικατόπτριζε μόνο μια προσπάθεια συντονισμού των σχέσεων μεταξύ των μερών. Επιπλέον, αυτή η αλληλογραφία διενεργήθηκε από άτομο του οποίου η εξουσία δεν έχει επιβεβαιωθεί. Ελλείψει άλλων αποδεικτικών στοιχείων για τη σύναψη της σύμβασης, το δικαστήριο ικανοποίησε τα αιτήματα του ενάγοντα.
(βλ. Απόφαση Δέκατου Έβδομου Διαιτητικού Εφετείου της 28ης Νοεμβρίου 2012 Αρ. 17απ-12557/2012-γκ αρ. α50-11958/2012 απόφαση)

σι. IP Baranova E.I. κατέθεσε αγωγή κατά της Expert-Com LLC για ανάκτηση αδικαιολόγητου πλουτισμού. Υλικό ηλεκτρονικής αλληλογραφίας προστέθηκαν στην υπόθεση ως αποδεικτικά στοιχεία για τη σύναψη της σύμβασης, καθώς επιβεβαίωσαν, ειδικότερα, τη διεξαγωγή προσυμβατικών διαπραγματεύσεων μεταξύ των μερών, την αποστολή στους εκπροσώπους του ενάγοντα, συμπεριλαμβανομένου του Mikhail Chernoskutov, ενός σχέδιο συμφωνίας για αξιολόγηση, τιμολόγιο που πληρώθηκε με οδηγίες πληρωμής και γνώμη εμπειρογνώμονα. Στην ηλεκτρονική αλληλογραφία (επιστολές με ημερομηνία 10/08/2012, 10/09/2012), ο αποστολέας υπέδειξε τον Mikhail Petrovich Chernoskutov, ο οποίος έστειλε τα σχόλιά του σχετικά με το συμπέρασμα, συμμετείχε επίσης απευθείας σε όλες τις ακροάσεις στο Διαιτητικό Δικαστήριο του η Περιφέρεια Sverdlovsk, ως εκπρόσωπος του ενάγοντος, ενεργώντας βάσει του πληρεξουσίου.

Με βάση αυτά τα γεγονότα, το δικαστήριο κατέληξε στο συμπέρασμα ότι η ηλεκτρονική αλληλογραφία περιείχε όλους τους βασικούς όρους της σύμβασης, καθώς και αποδεικτικά στοιχεία για την εκτέλεσή της, και στάλθηκε στον ενάγοντα μέσω εξουσιοδοτημένου προσώπου (στην κατάλληλη διεύθυνση email).

(βλ. Απόφαση Δέκατου Έβδομου Διαιτητικού Εφετείου της 20ης Ιουνίου 2013 Αρ. 17απ-5881/2013-κ στην υπ’ αριθμ. α60-50181/2012 απόφαση)

8. Η επικοινωνία με τον πάροχο με αίτημα προσδιορισμού των διευθύνσεων IP των μερών και παροχής αρχείων καταγραφής μπορεί να χρησιμεύσει ως απόδειξη εκπλήρωσης των υποχρεώσεων που απορρέουν από τη σύμβαση

LLC AKG "EKFARD" κατέθεσε αγωγή κατά της OJSC "OGK-2" για είσπραξη χρέους βάσει της σύμβασης και τόκους για τη χρήση τρίτων μετρητοίς. LLC AKG "EKFARD" παρείχε συμβουλευτικές υπηρεσίες στέλνοντας απαντήσεις σε ερωτήσεις από την OJSC "OGK-2" στη διεύθυνση email του ατόμου από το οποίο ελήφθη η ερώτηση, στη γενική διεύθυνση email του πελάτη ή/και μέσω φαξ. Το δικαστήριο καθόρισε τους παρόχους των διαδίκων και τις διευθύνσεις IP των μερών, καθώς και το γεγονός της αλληλογραφίας μεταξύ αυτών των διευθύνσεων IP. Ως απόδειξη του τελευταίου, στο δικαστήριο παρασχέθηκαν εκτυπώσεις αρχείων καταγραφής που περιείχαν πληροφορίες σχετικά με συνδέσεις μεταξύ των διευθύνσεων IP των μερών κατά την περίοδο ισχύος της σύμβασης για την παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών, αναφέροντας τα ακόλουθα στοιχεία: έτος, μήνας, ημέρα , ώρα, διεύθυνση IP και αριθμός θύρας, με την οποία μεταδόθηκαν οι πληροφορίες, η διεύθυνση IP και ο αριθμός θύρας στην οποία μεταδόθηκαν οι πληροφορίες, ο αριθμός των byte που μεταδόθηκαν. Το δικαστήριο διαπίστωσε ότι η ημερομηνία των συνδέσεων συνέπεσε με τις ημερομηνίες των επιστολών στο μητρώο γραπτών απαντήσεων που συνέταξε η AKG EKFARD LLC και ο αριθμός των kilobyte που μεταφέρθηκαν ήταν πάνω από 50 kilobyte για κάθε απάντηση στην ερώτηση. Η μεταφορά δεδομένων από διεύθυνση IP σε διεύθυνση IP υποδηλώνει τη διαβίβαση γραπτών απαντήσεων για την περίοδο ισχύος της σύμβασης για την παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών. Το δικαστήριο κατέληξε στο συμπέρασμα ότι η AKG EKFARD LLC παρείχε υπηρεσίες στο πλαίσιο της σύμβασης, παρά το γεγονός ότι η σύμβαση δεν καθόριζε τον κύκλο των προσώπων που εξουσιοδοτήθηκαν να ζητήσουν διαβουλεύσεις.

(βλ. Απόφαση του Διαιτητικού Δικαστηρίου της Επικράτειας Σταυρούπολης με ημερομηνία 04/07/2013 στην υπόθεση Αρ. Α63-9031/2010).

Να αποδεχτείτε την αλληλογραφία μέσω email ως αποδεικτικό στοιχείο Η σύμβαση πρέπει να προβλέπει:

1. Πρόβλεψη για την επιλογή της προτιμώμενης μεθόδου επικοινωνίας μεταξύ των μερών της συμφωνίας με τη μορφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

2. Εξουσιοδοτημένες διευθύνσεις email από τις οποίες θα γίνεται η αλληλογραφία, καθώς και η διαδικασία αλλαγής τέτοιων διευθύνσεων.

3. Η ανάγκη αρχειοθέτησης όλων των email που λαμβάνονται από τα μέρη αμέσως μετά τη λήψη τους (για την αποφυγή ανακλήσεων και αντικατάστασης email)

4. Πρόβλεψη για την αναγνώριση από τα μέρη σαρωμένων και φωτοαντιγράφων εγγράφων ως ίσων νομική ισχύπρωτότυπα έγγραφα·

5. Την υποχρέωση των μερών να διατηρούν την εμπιστευτικότητα των κωδικών πρόσβασης email και να διασφαλίζουν ότι τα μηνύματα δεν μπορούν να σταλούν από τρίτους.

6. Υποχρέωση άμεσης ενημέρωσης για αλλαγή διεύθυνσης email και παραβίαση του απορρήτου του email.

Κατά την εκτέλεση της Σύμβασηςαπαραίτητος:

1. Συμπεριλάβετε συνδέσμους σε email (ο αποστολέας τους, το θέμα του μηνύματος, η ημερομηνία και η ώρα αποστολής) με τακτικά γράμματα, για παράδειγμα, όταν κάνετε την πρώτη αξίωση σχετικά με τη μη εκπλήρωση της σύμβασης από τον αντισυμβαλλόμενο, είναι σημαντικό να διασφαλιστεί ότι ο τελευταίος αναγνωρίζει την ακρίβεια των πληροφοριών που περιέχονται στην αλληλογραφία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (για παράδειγμα, «Επιβεβαιώστε, παρακαλώ, ετοιμότητα παράδοσης των αγαθών εντός της χρονικής περιόδου που καθορίζεται από εμάς στο e-mail «Συμφωνία 123/2013» με ημερομηνία ______»).

2. Αποθηκεύστε τα πρωτότυπα των εγγράφων που αποστέλλονται στον αντισυμβαλλόμενο σε μορφή ηλεκτρονικών αντιγράφων.

Πριν προετοιμάσει μια υπόθεση για δίκηαπαραίτητος:

1. Επικοινωνήστε με συμβολαιογράφο για να συντάξετε ένα πρωτόκολλο για την εξέταση του ηλεκτρονικού γραμματοκιβωτίου.

2. Βρείτε άλλα στοιχεία που μπορούν να επιβεβαιώσουν τις πληροφορίες που περιέχονται στην αλληλογραφία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

3. Βρείτε στοιχεία που να επιβεβαιώνουν ότι η ηλεκτρονική αλληλογραφία είναι η καθιερωμένη πρακτική των μερών (σχέσεις βάσει προηγούμενων συμφωνιών μεταξύ των μερών, έγγραφα που αποδεικνύουν την πραγματική αναγνώριση του άλλου μέρους ως προτιμώμενη μέθοδο επικοινωνίας).

4. Ετοιμάστε ένα σχέδιο νομικού αιτήματος προς τον πάροχο σχετικά με την ιδιοκτησία των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των μερών (ωστόσο, αυτό θα έχει νόημα μόνο εάν υπάρχουν στατικές διευθύνσεις IP).

5. Ετοιμάστε ένα σχέδιο δικαστικής αίτησης προς τους κατόχους πόρων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με την παρουσία ή την απουσία ανταλλαγής μηνυμάτων μεταξύ των μερών σε συγκεκριμένες ημερομηνίες.

Ελπίζουμε τα παραπάνω σχόλια να σας βοηθήσουν. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις σχετικά με τα παραπάνω, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μου ανά πάσα στιγμή.

Ειλικρινά,

Καθένας έχει το δικαίωμα να λαμβάνει και να μεταδίδει ελεύθερα πληροφορίες με νόμιμα μέσα. Αυτό ισχύει για συνομιλίες στο τηλέφωνο, email και τυχόν μηνύματα.

Οι πληροφορίες που μεταδίδονται με νόμιμα μέσα δεν μπορούν να διατεθούν σε τρίτους χωρίς δικαστική απόφαση. Αυτό είναι το δικαίωμα στην ιδιωτικότητα της αλληλογραφίας και των συνομιλιών. Αλλά πρέπει να χρησιμοποιούνται με τέτοιο τρόπο ώστε να μην βλάπτουν τους άλλους. Δεν μπορείτε να διαδώσετε ελεύθερα πληροφορίες εάν προκαλούν βλάβη σε κάποιον - για παράδειγμα, έναν εργοδότη.

Εάν εσείς ταχυδρομική υπηρεσίαέχει πρόσβαση σε πληροφορίες στην αλληλογραφία των πελατών του, αυτό δεν σημαίνει ότι γίνεται ιδιοκτήτης του και μπορεί να τις διανείμει. Όλα τα δικαστήρια παρανόησαν το νόμο και δεν δικαιολόγησαν σωστά τις αποφάσεις τους.

Θα έπρεπε να είχε γίνει διαφορετικά: αν και η ταχυδρομική υπηρεσία δεν θεωρείται κάτοχος των πληροφοριών, ο υπάλληλος μπορεί να απολυθεί.

Και να γιατί.

Ο εργοδότης αποφάσισε ότι υπήρχε εμπορικό μυστικό. Πρέπει να προστατεύεται από ξένους. Εδώ είναι το συμβόλαιο, οι οδηγίες και η συμφωνία μη αποκάλυψης.

Ο υπάλληλος κατάλαβε τα πάντα, συμφώνησε, αλλά χρησιμοποίησε προσωπικό email. Αυτό σημαίνει ότι μπορεί να ανοίγει έγγραφα από το σπίτι και να κάνει ό,τι θέλει με αυτά. Για παράδειγμα, στείλτε σε οποιονδήποτε.

Αυτό είναι παράβαση. Δεν έχει σημασία αν ο υπάλληλος έστειλε πραγματικά τα επίσημα δεδομένα σε κάποιον ή όχι. Το γεγονός της αποστολής των δεδομένων εργασίας στο προσωπικό κουτί.

Το κυριότερο σε τέτοιες περιπτώσεις είναι ποιες πληροφορίες στάλθηκαν και αν ο εργοδότης το απαγόρευσε. Εάν απαγορεύεται, ο υπάλληλος μπορεί να απολυθεί βάσει του άρθρου.

Κατώτατη γραμμή.Η υπόθεση απόλυσης θα επανεξεταστεί, αλλά αυτό είναι τυπικό. Πιθανότατα, το δικαστήριο απλώς θα αλλάξει τα επιχειρήματα σε αυτά που περιγράφει το Συνταγματικό Δικαστήριο. Ο εργαζόμενος δεν θα αποκατασταθεί και δεν θα καταβληθεί αποζημίωση.

Αυτό ισχύει μόνο για τα αφεντικά που έχουν πρόσβαση σε κάτι μυστικό;

Όχι, αυτό μπορεί να επηρεάσει οποιονδήποτε: διευθυντή, γραμματέα, λογιστή, προγραμματιστή, τεχνολόγο, μηχανικό ή δημοσιογράφο.

Σε αυτή την ιστορία, ο άνδρας εργαζόταν ως επικεφαλής του συμβατικού νομικού τμήματος μεγάλη εταιρεία. Είχε πρόσβαση σε δεδομένα σχετικά με πελάτες, υπαλλήλους και συμβάσεις. Αλλά δεν πειράζει.

Είναι σημαντικό ότι ορισμένες πληροφορίες στην εταιρεία θεωρήθηκαν εμπορικό μυστικό. Αυτό μπορεί να είναι οποιαδήποτε πληροφορία κατά την κρίση της διοίκησης. Εάν όλα τα έγγραφα συμπληρωθούν σωστά, οποιοσδήποτε μπορεί να απολυθεί για αποστολή αρχείων εργασίας σε προσωπικό email.

Γιατί ένας εργοδότης αποφασίζει τι μπορεί και τι δεν μπορεί να σταλεί μέσω προσωπικού email;

Ο εργοδότης έχει το δικαίωμα να περιορίσει τη διάδοση ορισμένων επίσημων πληροφοριών. Αυτοί οι κανόνες προβλέπονται σε συμβάσεις εργασίας, οδηγίες και συμφωνίες. Οι εργαζόμενοι πρέπει να συμμορφώνονται με αυτά.

Πώς μπορεί ένας εργοδότης να γνωρίζει τι στέλνουν οι εργαζόμενοι στο email τους;

Ο εργοδότης μπορεί να ελέγξει εταιρικά κουτιάεργαζομένων. Μπορεί να ελέγξει τους messengers εάν ο υπάλληλος δημιούργησε ένα προφίλ κατόπιν αιτήματος της εταιρείας και επικοινωνεί σε αυτό για εργασία.

Εάν ένας υπάλληλος με εταιρική αλληλογραφίασυνδεθείτε στο messenger και επικοινωνήστε εκεί μέσω προσωπικά θέματα, ο εργοδότης μπορεί επίσης να διαβάσει τέτοια μηνύματα. Δεν ξέρει ότι είναι προσωπικά.

Αυτό δεν αποτελεί παραβίαση δικαιωμάτων ή παραβίαση της ιδιωτικής ζωής προσωπική αλληλογραφία. Αυτό είπε το Ευρωπαϊκό Δικαστήριο Ανθρωπίνων Δικαιωμάτων.

Εάν οι κανόνες της υπηρεσίας αλληλογραφίας λένε ότι μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση στην αλληλογραφία μου, αυτό σημαίνει ότι δεν προστατεύεται;

Είναι προστατευμένη, αλλά αυτό είναι ένα περίπλοκο ζήτημα. Ο νόμος δεν λέει ευθέως ότι ο ιδιοκτήτης κάποιας υπηρεσίας στο Διαδίκτυο είναι υποχρεωμένος να τηρεί το απόρρητο της αλληλογραφίας. Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι δεν χρειάζεται.

Η υπηρεσία αλληλογραφίας δεν μπορεί να δημοσιεύσει, να διανείμει και να προωθήσει ελεύθερα την αλληλογραφία σας σε οποιονδήποτε θέλει. Ο νόμος δεν φαινόταν να του απαγορεύει να το κάνει αυτό, αλλά το Συνταγματικό Δικαστήριο εξήγησε ότι αυτό υπονοείται.

Ακόμα κι αν οι κανόνες λένε ότι το υπό όρους "Mail-ru" μπορεί να επιτρέψει και να περιορίσει την πρόσβαση στην αλληλογραφία σας (και τις περισσότερες φορές γράφεται έτσι), δεν είναι ο κάτοχος ή ο κάτοχος των περιεχομένων των επιστολών. Μόνο εξουσιοδοτημένοι φορείς μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση στην προσωπική αλληλογραφία και μόνο σύμφωνα με τους κανόνες - για παράδειγμα, με δικαστική απόφαση.

Οι νόμοι στερούνται ακρίβειας ως προς αυτό. Ίσως συμπληρωθούν - το Συνταγματικό Δικαστήριο συμβούλεψε να γίνει αυτό.

Πώς να χρησιμοποιήσετε σωστά την αλληλογραφία για να μην απολυθείτε σύμφωνα με το άρθρο;

Όλα εξαρτώνται από τον τρόπο με τον οποίο ο εργοδότης προστάτευσε τις ιδιόκτητες πληροφορίες. Εάν το δήλωνε επίσημα εμπορικό μυστικό και απαγόρευσε την αποστολή του σε προσωπικό γραμματοκιβώτιο, μπορεί να υπάρχει λόγος απόλυσης.

Διαβάστε τη σύμβαση εργασίας και την περιγραφή της θέσης εργασίας.Αν υπάρχει ειδική μεταχείρισηκαι τις απαγορεύσεις, τηρήστε τις αυστηρά. Ένα γράμμα στον εαυτό σου αρκεί για να απολυθείς. Ακόμα κι αν υπάρχει μόνο ένα συμβόλαιο με έναν προμηθευτή και δεν το έχετε δείξει σε κανέναν άλλο.

Ρωτήστε τον εργοδότη σας τι πιστεύει για τα ιδιωτικά κουτιά.Ο ίδιος ο σκηνοθέτης μπορεί να μην γνωρίζει ότι ένα εμπορικό μυστικό πρέπει να επισημοποιηθεί με ειδικό τρόπο. Ξαφνικά είναι ενάντια στην προσωπική αλληλογραφία, αλλά δεν συνέταξε τα έγγραφα. Θα κερδίσετε στο δικαστήριο, αλλά θα καταστρέψετε τη φήμη σας.

Μην χρησιμοποιείτε με προσωπική αλληλογραφίαχωρίς άδεια.Εάν πρέπει να εργαστείτε από το σπίτι, συμφωνήστε με τον εργοδότη σας εκ των προτέρων, ακόμα κι αν δεν ήταν αντίθετος πριν. Εάν επικοινωνείτε για τη δουλειά μέσω προσωπικού email, αφήστε τον σκηνοθέτη να καταγράψει ότι δεν τον πειράζει. Η απουσία απαγόρευσης δεν συνιστά συγκατάθεση. Τότε δεν θα αποδείξεις τίποτα.

Παρακολουθήστε τι γράφετε και σε ποιον από το γραφείο,ακόμα κι αν είναι προσωπικός αγγελιοφόρος.

Αν δεν υπήρχε επίσημη απαγόρευση, αλλά χρησιμοποιήσατε προσωπική αλληλογραφία και θέλουν να σας απολύσουν, αναζητήστε δικηγόρο και μην φοβάστε να κάνετε μήνυση. Μετά τις διευκρινίσεις του Συνταγματικού Δικαστηρίου υπάρχει περίπτωση να αποκατασταθεί στην εργασία και να λάβει αποζημίωση.

Tamara Vorotyntseva – Διευθύντρια ανάπτυξης της εταιρείας εκπαίδευσης «BUSINESS PARTNER» (Μόσχα). Εξασκούμενος business coach, συγγραφέας του βιβλίου «Building a Personnel Training System» και δημοσιεύσεων σε επιχειρηματικές εκδόσεις στη Ρωσία, το Καζακστάν και την Ουκρανία. Δημιουργός του ενημερωτικού δελτίου Διαδικτύου: Αλληλογραφία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείουστην επιχείρηση" στον διακομιστή subscribe.ru! Το βιβλίο είναι ένας πρακτικός οδηγός για επιχειρηματίες που αλληλογραφούν ενεργά με πελάτες και συνεργάτες. Περιέχει εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να το κάνετε ηλεκτρονική επικοινωνίααποτελεσματικό, βέλτιστο σε χρόνο και αποτέλεσμα, στο μέγιστο σύμφωνο με τους κανόνες και τους κανόνες που υιοθετούνται στη σύγχρονη επιχειρηματική κοινότητα. Ο συγγραφέας δίνει πρακτικές συμβουλές, απεικονίζει τις παρατηρήσεις του με πραγματικές περιπτώσεις και παρέχει αιτιολογημένα συμπεράσματα. Το κείμενο του βιβλίου είναι πλούσιο σε αναγνωρίσιμα παραδείγματα πραγματικών επαγγελματική αλληλογραφία. Ο συγγραφέας μοιράζεται τις παρατηρήσεις, τις τεχνικές και τα «κόλπα» του που μπορούν να επηρεάσουν σημαντικά την αποτελεσματικότητα και την αποδοτικότητα ενός επαγγελματικού email. Εάν είστε επιχειρηματίαςκαι είναι σημαντικό για εσάς να γράφετε γρήγορα, συνοπτικά, σωστά, σύμφωνα με τους κανόνες των καλών επιχειρηματικών τρόπων - αυτό το βιβλίο θα γίνει ο αξιόπιστος βοηθός σας.

Βιβλίο:

Όταν εργάζεστε με τα πεδία "Προς" ("Προς"), "Κοινοποίηση" ("CC"), "Κρυφή κοινοποίηση" ("Κρυφή κοινοποίηση"), να θυμάστε ότι αυτό σημαντικό μέρος email που επηρεάζουν περαιτέρω ενέργειεςσυμμετέχοντες στην αλληλογραφία.

«Σε ποιον» («Αυτό»).Αυτό το πεδίο περιέχει τη διεύθυνση του παραλήπτη στον οποίο απευθύνεται απευθείας η επιστολή και οι πληροφορίες που περιέχονται σε αυτήν. Ο συντάκτης της επιστολής περιμένει απάντηση από τον κύριο παραλήπτη. Εάν τοποθετηθούν δύο παραλήπτες σε αυτό το πεδίο, τότε ο συντάκτης της επιστολής περιμένει απάντηση από τον καθένα ή ορισμένους από αυτούς (να το έχετε υπόψη σας εάν το όνομά σας είναι στη λίστα των παραληπτών). Ταυτόχρονα (εάν είστε ο αποστολέας), έχετε υπόψη σας ότι δεν είναι πολύ σκόπιμο να συμπεριλάβετε περισσότερους από έναν παραλήπτες στο πεδίο «Προς» («Προς»). Μια επιστολή που αποστέλλεται σε πολλούς παραλήπτες μπορεί να μην λάβει ούτε μία απάντηση, καθώς ο καθένας θα πιστεύει ότι ο άλλος θα απαντήσει.

Εάν η επιστολή απευθύνεται σε εσάς, αλλά περιέχει αντίγραφα άλλων παραληπτών, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε το κουμπί «Απάντηση ΟΛΩΝ» όταν απαντάτε! Αυτό θα σας επιτρέψει να διατηρήσετε τον κύκλο των παραληπτών που όρισε ο εμπνευστής της αλληλογραφίας.

"Αντιγραφή" ("Cs"). ΣΕΣε αυτό το πεδίο, τοποθετήστε τις διευθύνσεις των παραληπτών που, κατά τη γνώμη σας, θα πρέπει να γνωρίζουν την αλληλογραφία μέσω αυτό το θέμα. Αυτοί οι παραλήπτες λαμβάνουν πληροφορίες μόνο "προς ενημέρωσή σας". Ο παραλήπτης CC συνήθως δεν χρειάζεται να απαντήσει στην επιστολή, αλλά μπορεί να το κάνει εάν είναι απαραίτητο.

ΠΑΡΑΚΑΛΩ ΣΗΜΕΙΩΣΤΕ. ΑΥΤΟ ΕΙΝΑΙ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ!

Εάν το όνομά σας βρίσκεται στο πεδίο "Cc" ("CC"), τότε όταν εισέρχεστε σε αλληλογραφία, να θυμάστε ότι υπάρχουν περιπτώσεις όπου είναι εξαιρετικά σημαντικό να είστε ευγενικοί. Χρησιμοποιήστε τις φράσεις: «Επιτρέψτε μου να συμμετάσχω στη συζήτηση» ή «Αφήστε με να συμμετάσχω στον διάλογό σας» ή «Επιτρέψτε μου να εκφράσω τη γνώμη μου».

"Blind carbon copy" ("Bcc").Αυτό το πεδίο απαγορεύεται για χρήση σε ορισμένες εταιρείες, καθώς είναι ένα εργαλείο που έρχεται σε αντίθεση με τα ηθικά πρότυπα επικοινωνίας. Ο σκοπός αυτού του πεδίου είναι να προσκαλέσει τον παραλήπτη να γίνει «μυστικός μάρτυρας».

Εάν η επιχειρηματική σας πρακτική είναι να χρησιμοποιήσετε αυτό το πεδίο στην εργασία σας, σκεφτείτε τα ακόλουθα. Ο παραλήπτης βρίσκεται στο " bcc», παραμένει αόρατο για τον κύριο παραλήπτη και για τους παραλήπτες στο αντίγραφο. Μερικές φορές είναι χρήσιμο για τον αποστολέα και τον «μυστικό παραλήπτη» να έχουν μια προκαταρκτική συμφωνία (ή επακόλουθη ενημέρωση) σχετικά με το λόγο και το σκοπό αυτής της μεθόδου πληροφοριών.

ΠΑΡΑΚΑΛΩ ΣΗΜΕΙΩΣΤΕ. ΑΥΤΟ ΕΙΝΑΙ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ!

Ο «κρυφός» παραλήπτης δεν πρέπει οπωσδήποτε να εισέλθει σε αλληλογραφία από αυτό το πεδίο.

Αρχειοθέτηση ή σκιώδης αντιγραφή όλων των μέσων εισερχόμενων και εξερχόμενων εταιρικών email αυτόματη δημιουργίααντίγραφα κάθε μηνύματος που φθάνει από/προς τη διεύθυνση, ανεξάρτητα από τις ενέργειες του παραλήπτη/αποστολέα. Η αντιγραφή γίνεται συνήθως σε ξεχωριστό γραμματοκιβώτιο εταιρικό τομέα, ενώ οι κεφαλίδες Από, Προς και σώματος μηνύματος παραμένουν οι ίδιες. Εάν είναι απαραίτητο, είναι δυνατός ο διαχωρισμός των ροών αρχειοθέτησης σύμφωνα με ορισμένα κριτήρια, για παράδειγμα, αντιγραφή αλληλογραφίας από υπαλλήλους διαφορετικών τμημάτων σε διαφορετικές διευθύνσεις.

Για ποιους σκοπούς μπορεί μια επιχείρηση να απαιτεί την αρχειοθέτηση όλης της αλληλογραφίας στην εταιρική αλληλογραφία;

Έλεγχος στις ενέργειες των εργαζομένων

Η πιο δημοφιλής δυνατότητα αρχειοθέτησης αλληλογραφίας. Έχοντας πρόσβαση σε αντίγραφα όλης της αλληλογραφίας των υφισταμένων, ο διευθυντής μπορεί ανά πάσα στιγμή να επαναφέρει, για παράδειγμα, το ιστορικό της αλληλογραφίας με έναν πελάτη και να βεβαιωθεί πόσο υπεύθυνα εκπληρώνει ο υπάλληλος τα καθήκοντά του επαγγελματικές ευθύνες. Στάλθηκε απάντηση στην επιστολή του πελάτη; Ήταν η προτροπή απάντησης (τα αντίγραφα διατηρούν την αρχική ημερομηνία και ώρα του μηνύματος); ήταν εκεί e-mailεργάτης στο σημείο και ολοκληρωμένη; Τελικά, ήταν απλώς ευγενικός με τον ανάδοχο/πελάτη;

Ειδικά χρήσιμη ιδιότητα σκιώδης αντιγραφήείναι η αδυναμία του ίδιου του εργαζόμενου να επηρεάσει ποιες επιστολές θα καταλήξουν στο αρχείο και ποιες όχι - όλα αντιγράφονται ανεξάρτητα από τις επιθυμίες ή τις ενέργειές του. Δηλαδή, μπορεί να διαγράψει το «άβολο» μήνυμα στο δικό του γραμματοκιβώτιοκαι αδειάστε τον κάδο απορριμμάτων και ομοιόμορφη μορφή σκληρό δίσκοτον υπολογιστή σας, αλλά το μήνυμα στο αρχείο θα παραμείνει απαραβίαστο.

Άσκηση ελέγχου πάνω εταιρική αλληλογραφίαΟι υπάλληλοι μπορούν να είναι είτε ο ίδιος ο διευθυντής, είτε ειδικός από την υπηρεσία ασφαλείας της εταιρείας (εάν υπάρχει), είτε οποιοδήποτε άλλο υπεύθυνο πρόσωπο - ανάλογα με τη συγκεκριμένη περίπτωση.

Δυνατότητα επαναφοράς αλληλογραφίας

Εάν η πρόσβαση στην αλληλογραφία πραγματοποιείται μέσω του πρωτοκόλλου POP3 και τα μηνύματα αποθηκεύονται στους υπολογιστές των χρηστών, είναι πολύ πιθανό ότι όλη η αλληλογραφία θα χαθεί σε περίπτωση αποτυχίας σκληρό δίσκοή μόλυνση από ιό. Σε αυτήν την περίπτωση, η επαναφορά από ένα αρχείο θα εξασφαλίσει γρήγορη ανάκτηση εργασιακή αλληλογραφία, πελατειακή βάση, την επιχειρηματική διαδικασία στο σύνολό της.

Αρχειοθέτηση αλληλογραφίας από νομική άποψη

Προκειμένου να αποφευχθούν νομικές συγκρούσεις και πιθανές αξιώσεις από τους εργαζομένους, συνιστάται να τεκμηριώνεται το δικαίωμα του εργοδότη να αρχειοθετεί, να αντιγράφει και να επεξεργάζεται περαιτέρω τυχόν μηνύματα στην εταιρική αλληλογραφία του εργαζομένου. Αυτό μπορεί να γίνει με την προσθήκη αντίστοιχης ρήτρας στη σύμβαση εργασίας ή, εάν η εταιρεία ασκεί πρακτική υπογραφή πρόσθετης σύμβασης/υποχρέωσης/συμφωνίας για μη αποκάλυψη εμπορικών μυστικών, τότε σε αυτό το έγγραφο. Με αυτόν τον τρόπο, η διαδικασία δημιουργίας και αποθήκευσης αντιγράφου οποιουδήποτε μηνύματος από την αλληλογραφία ενός υπαλλήλου θα αποκτήσει νομικά σημαντική θέση.

Τεχνική υλοποίηση αντιγραφής αλληλογραφίας

Με τον απλούστερο και πιο βολικό τρόπο, η αρχειοθέτηση μπορεί να υλοποιηθεί από τον ιστότοπο φιλοξενίας εταιρικών υπηρεσιών αλληλογραφίας. Ο πελάτης διαμορφώνει τις προϋποθέσεις υπό τις οποίες πρέπει να δημιουργηθεί ένα αντίγραφο ορισμένων (ή όλων) των μηνυμάτων ορισμένων (ή όλων) των εργαζομένων και ο πάροχος υπηρεσιών, ο πάροχος φιλοξενίας αλληλογραφίας, διαμορφώνει ανάλογα τον εξοπλισμό του. Για να αποκτήσετε πρόσβαση στο αρχείο αλληλογραφίας, ο πιο καθολικός τρόπος είναι να αντιγράψετε μηνύματα σε ένα ειδικά καθορισμένο γραμματοκιβώτιο.

Εάν ο υπεύθυνος υπάλληλος έχει πρόσβαση σε αυτό το γραμματοκιβώτιο μέσω Πρωτόκολλο IMAP, μπορείτε να ταξινομήσετε αντίγραφα μηνυμάτων σε φακέλους. Για παράδειγμα, μια ιεραρχική δομή:

• υπάλληλος 1
  • εισερχόμενος
  • εξερχόμενος

• υπάλληλος 2
  • εισερχόμενος
  • εξερχόμενος

• υπάλληλος 3
  • εισερχόμενος
  • εξερχόμενος

Στις περισσότερες περιπτώσεις αυτό είναι υπεραρκετό. Ο χρήστης του πλαισίου αντιγραφής χρειάζεται μόνο να διασφαλίσει ότι δεν υπερχειλίζει και ότι το όριο για μέγιστη έντασηκαταλαμβάνεται από μηνύματα ή τον μέγιστο αριθμό τους.

Σύναψη

Ο έλεγχος της εταιρικής αλληλογραφίας μέσω αρχειοθέτησης (σκιώδης αντιγραφή) είναι ένα ισχυρό μέσο προστασίας από διαρροές εμπορικών μυστικών, ένα μέσο παρακολούθησης και αξιολόγησης της απόδοσης των εργαζομένων, καθώς και δημιουργίας αντίγραφο ασφαλείαςσε περίπτωση βλάβης υλικού ή λογισμικού. Είναι δύσκολο να υπερεκτιμηθεί η σημασία της εταιρικής αλληλογραφίας στις επιχειρηματικές διαδικασίες σύγχρονη εταιρεία, η αρχειοθέτηση παρέχει στον διαχειριστή ένα ισχυρό μέσο παρακολούθησης της ροής του.

Επαγγελματίας πάροχος φιλοξενίας εταιρικής ιστοσελίδας email από το 2006, παρέχοντας στους πελάτες της τα περισσότερα άφθονες ευκαιρίεςγια τον έλεγχο των ροών αλληλογραφίας.

Κατά την αναδημοσίευση ενός άρθρου, απαιτείται η εγκατάσταση ενεργού ευρετηριασμένου υπερσυνδέσμου προς την τοποθεσία πηγής - τοποθεσίας!