Αλληλογραφία σε επιστολή. Πώς να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή. Τυπικές φράσεις αποδεκτές για χρήση

6.7. Οργάνωση επιχειρηματικών διαπραγματεύσεων Οι διαπραγματεύσεις ως ένα από τα είδη επικοινωνίας έχουν μια σειρά από διακριτικά χαρακτηριστικά. Ένα σημαντικό χαρακτηριστικό των διαπραγματεύσεων είναι ότι διεξάγονται σε μια κατάσταση με ετερογενή συμφέροντα των μερών, δηλαδή τα συμφέροντά τους δεν είναι

Πρωτότυπη ιστορία: Βελτίωση της παροχής νερού της Ιορδανίας - για τους ανθρώπους, από τους ανθρώπους, μέσω συνεργασιών Προκλήσεις Ένα από τα λιγότερο πλούσια σε νερό κράτη στον κόσμο, το Χασεμιτικό Βασίλειο της Ιορδανίας, υπέφερε σοβαρά το 1999 από ένα από τα χειρότερα

Τα πέντε στοιχεία των επιχειρησιακών λειτουργιών Τα τρία στοιχεία που βρίσκονται κατά μήκος της περιμέτρου του τριγώνου Β-Ι οργανώνουν τα πέντε εσωτερικά στοιχεία που διδάσκονται στο παραδοσιακό εκπαιδευτικό σύστημα. Εάν τουλάχιστον ένα από τα θεμελιώδη στοιχεία είναι η αποστολή, η ομάδα

Από τη διάσωση ανθρώπων σε λιγότερους ανθρώπους Όταν χτύπησε η πετρελαϊκή κρίση του 1973, οι αυτοκινητοβιομηχανίες συνειδητοποίησαν ότι οι ευκαιρίες ανάπτυξης του κλάδου τους ήταν περιορισμένες. Με τη μείωση της παραγωγής αυτοκινήτων, το έργο της μείωσης του προσωπικού μέσω της αυτοματοποίησης έχει χάσει τη σημασία του.

Κεφάλαιο 12 Το πάθος του email! Τώρα αυτός είναι ένας ροκ σταρ! Από τεχνική άποψη, αυτό είναι ένα λογικό, γρήγορο, βολικό και προσιτό εργαλείο. Τα email είναι τόσο εύκολο να σταλούν, να ληφθούν, να σαρωθούν, να αντιγραφούν, να προωθηθούν, να αρχειοθετηθούν και να βρεθούν,

Η επικοινωνία μέσω email είναι αναπόσπαστο μέρος της δουλειάς κάθε σύγχρονου εργαζόμενου γραφείου. Και οι λογιστές δεν αποτελούν εξαίρεση. Πώς να διεξάγετε αλληλογραφία με τέτοιο τρόπο ώστε η επαγγελματική επικοινωνία να είναι παραγωγική, συναισθηματικά άνετη και εξαιρετικά ηθική; Προσφέρω στους αναγνώστες μερικές πρακτικές συμβουλές.

ΣΥΜΒΟΥΛΗ 1. Μην παραμελείτε την προσωπική έκκληση προς τον παραλήπτη στις επιστολές σας

Κάνοντας αυτό, θα δείξετε την προσοχή σας στην προσωπικότητα του ατόμου. Εάν μια επιστολή γραφτεί σε έναν συγκεκριμένο παραλήπτη, τότε η έλλειψη προσωπικής διεύθυνσης σε αυτό φαίνεται λανθασμένη και αγενής.

Όταν γράφετε μια από τις πρώτες επιστολές σας στον παραλήπτη, τίθεται συχνά το ερώτημα: ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να του απευθυνθείτε - απλώς με το μικρό του όνομα ή με το ονοματεπώνυμο και το πατρώνυμο του; Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να δείτε τι γράφει η υπογραφή που τελειώνει την επιστολή του ατόμου προς εσάς. Εάν το όνομα αναφέρεται εκεί (χωρίς πατρώνυμο), για παράδειγμα "Σβετλάνα Κότοβα", τότε μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου ονομαστικά. Κι αν λέει η υπογραφή "Svetlana Vasilievna Kotova, επικεφαλής λογιστής της Trenzor LLC", τότε πρέπει να απευθυνθείτε ανάλογα στον παραλήπτη. Σε κάθε περίπτωση, η δεύτερη επιλογή είναι εξαιρετικά σωστή, άρα και win-win.

Δεν συνιστώ να βασίζεστε στις πληροφορίες στο πεδίο "Από". Εξάλλου, συχνά αρχικά συμπληρώνεται όχι από τον κάτοχο της διεύθυνσης email, αλλά από τον ειδικό πληροφορικής της εταιρείας κατά τη ρύθμιση του email.

Παρεμπιπτόντως, σας συμβουλεύω ανεπιφύλακτα να μην χρησιμοποιείτε τη σύντομη μορφή του ονόματος όταν απευθύνεστε σε επιχειρηματικό συνεργάτη ή πελάτη («Sash» αντί για «Sasha», «An» αντί για «Anya»), ανεξάρτητα από το πόσο δημοκρατική είναι η γραφή στυλ και ανεξάρτητα από το πόσο παλιά μπορεί να είναι η αλληλογραφία σας. Αυτό που ακούγεται οικείο στον προφορικό λόγο φαίνεται πολύ απλό στον γραπτό λόγο.

ΣΥΜΒΟΥΛΗ 2. Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στη μορφή του χαιρετισμού σας

Δεν πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη φράση "Καλή μέρα!". Ακόμα κι αν έχετε την καλή πρόθεση να ταιριάξετε τη ζώνη ώρας του παραλήπτη, αυτή η φράση ακούγεται άγευστη, θα έλεγα μάλιστα χυδαία. Είναι καλύτερα να χρησιμοποιήσετε ουδέτερες επιλογές: "Γειά σου...", "Καλό απόγευμα...". Και φυσικά, προσθέστε το όνομα του παραλήπτη στον χαιρετισμό αν το γνωρίζετε. Προσωπικά, για παράδειγμα, το βρίσκω πολύ πιο ευχάριστο αντί για απρόσωπο "Γειά σου!"γίνε προσωπικός «Γεια σου, Ταμάρα!».

Να θυμάστε ότι με αυτόν τον τρόπο εξοικονομείτε χρόνο του παραλήπτη. Μετά από όλα, θα είναι σε θέση να αξιολογήσει αμέσως το περιεχόμενο της επιστολής που έλαβε και να αποφασίσει γρήγορα για την προτεραιότητα και τη σημασία της.

Η γραμμή θέματος πρέπει να είναι σύντομη, αλλά ταυτόχρονα να αντικατοπτρίζει με ακρίβεια το θέμα της αλληλογραφίας. Για παράδειγμα, “Συμφωνητικό, τιμολόγιο, πράξη από την Alpha LLC”αντί για «Έγγραφα». Καθώς οι πτυχές του υπό συζήτηση θέματος αλλάζουν, διευκρινίστε το θέμα. Για παράδειγμα, "Συνεργασία με την Περμ" → "Συνεργασία με την Περμ. Ημερομηνία διαπραγματεύσεων" → "Συνεργασία με την Περμ. Σχέδιο συμφωνίας».

Εάν κατά τη διάρκεια της αλληλογραφίας δείτε ότι το πεδίο «Θέμα» συμπληρώνεται τυχαία από τον παραλήπτη σας ή δεν συμπληρώνεται καθόλου, πάρτε την πρωτοβουλία και δοκιμάστε ένα από τα δύο σενάρια.

ΣΕΝΑΡΙΟ 1.Όταν απαντάτε, συμπληρώστε μόνοι σας το πεδίο «Θέμα». Εάν ο παραλήπτης είναι προσεκτικός, ίσως αυτό θα είναι ήδη αρκετό για να φέρει την αλληλογραφία σας σε κατάλληλη μορφή.

ΣΕΝΑΡΙΟ 2.Εάν ο παραλήπτης συνεχίζει να αγνοεί τη συμπλήρωση του πεδίου «Θέμα», γράψτε του μια επιστολή με κάτι σαν το εξής: «Αλλά, προτείνω να υποδείξετε αμέσως το θέμα της επιστολής στο πεδίο «Θέμα». Νομίζω ότι με αυτόν τον τρόπο θα αυξήσουμε σημαντικά την αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας μας»..

ΣΥΜΒΟΥΛΗ 4. Δώστε προσοχή στα πεδία «Προς» και «Κοιν.».

Πρέπει να κατανοήσετε σαφώς τον γενικά αποδεκτό σκοπό αυτών των πεδίων σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον:

• <если>στο πεδίο "Προς" καταχωρείτε μόνο εσείς - αυτό σημαίνει ότι ο αποστολέας της επιστολής περιμένει μια αντίδραση από εσάς στην ερώτηση ή το αίτημά του.
• <если>υπάρχουν αρκετοί παραλήπτες στο πεδίο - ο αποστολέας περιμένει απάντηση από τον καθένα ή οποιονδήποτε από τους παραλήπτες. Σε αυτήν την περίπτωση, όταν απαντάτε, αποθηκεύστε τη λίστα των παραληπτών που έχει ορίσει ο αποστολέας χρησιμοποιώντας τη λειτουργία "Απάντηση σε όλους" (φυσικά, υπό την προϋπόθεση ότι δεν θέλετε σκόπιμα να απαντήσετε μόνο στον συντάκτη της επιστολής, κρύβοντας την ουσία της απάντησής σας από τους υπόλοιπους συμμετέχοντες στην αλληλογραφία).
• <если>Το όνομά σας εμφανίζεται στο πεδίο "Αντιγραφή" - ο αποστολέας θέλει να γνωρίζετε την ερώτηση, αλλά δεν περιμένει απάντηση από εσάς. Αυτό σημαίνει ότι δεν πρέπει να συνάπτετε αλληλογραφία για αυτό το θέμα. Εάν εξακολουθείτε να αποφασίζετε να το κάνετε αυτό, τότε ένα σημάδι καλής μορφής θα ήταν να ξεκινήσετε το γράμμα με μία από τις ακόλουθες φράσεις: «Εάν είναι δυνατόν, θα ήθελα να συμμετάσχω στη συζήτηση αυτού του θέματος...», «Επιτρέψτε μου να πω τη γνώμη μου…».

Όσον αφορά τον τομέα BCC, από την άποψη της επιχειρηματικής ηθικής, είναι το πιο αμφιλεγόμενο εργαλείο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μερικές φορές εκλαμβάνεται ως εργαλείο σχεδόν μυστικής παρατήρησης και πληροφοριών. Εξάλλου, οι παραλήπτες που τοποθετούνται στο BCC δεν είναι ορατοί σε άλλους παραλήπτες. Σε ορισμένες, συνήθως μεγάλες εταιρείες, που είναι ιδιαίτερα σχολαστικές σε θέματα δεοντολογίας, απαγορεύεται αυστηρά η χρήση αυτού του πεδίου στην εταιρική αλληλογραφία, εκτός από τις μαζικές αποστολές. Αλλά στις περισσότερες εταιρείες το χρησιμοποιούν, τηρώντας τους ακόλουθους κανόνες:

• Η αποστολή μιας επιστολής με συμπληρωμένο το πεδίο "Κρυφή κοινοποίηση" προϋποθέτει ότι ο συντάκτης της επιστολής έχει ειδοποιήσει τους κρυφούς παραλήπτες (ή πρόκειται να το πράξει) για τον λόγο και το σκοπό αυτής της μορφής μηνύματος.
• ο κρυφός παραλήπτης δεν χρειάζεται να συνάψει αλληλογραφία.

Κατά τη διάρκεια των εκπαιδεύσεων, μου τίθεται συχνά η ερώτηση: υπάρχουν γενικά αποδεκτά πρότυπα σχετικά με το χρόνο εντός του οποίου είναι απαραίτητο να απαντήσετε σε μια επιστολή από πελάτη ή συνάδελφο; Αλλά δεν μπορείτε να δώσετε μια καθολική απάντηση σε αυτό.

Αν μιλάμε για εσωτερική αλληλογραφία, όλα εδώ καθορίζονται από την ταχύτητα και τον ρυθμό ζωής της ίδιας της εταιρείας. Υπάρχουν εταιρείες στις οποίες μια καθυστέρηση απάντησης μεγαλύτερη από μιάμιση ώρα θεωρείται κακή συμπεριφορά. Και κάπου η απάντηση μέσα στη μέρα είναι με τη σειρά των πραγμάτων.

Κατά γενικό κανόνα, ο πιο αποδεκτός χρόνος απάντησης σε μια επιστολή είναι εντός 2-3 ωρών. Αυτός είναι ο λεγόμενος άνετος χρόνος αναμονής, όταν ο αποστολέας περιμένει μια απάντηση και δεν βιώνει εσωτερική δυσφορία από τη σιωπή του παραλήπτη του.

Τι γίνεται όμως αν, έχοντας λάβει και διαβάσει την επιστολή, συνειδητοποιήσετε ότι δεν μπορείτε να της απαντήσετε πλήρως μέσα σε 24 ώρες; Στη συνέχεια, σύμφωνα με τους κανόνες καλών τρόπων, ειδοποιήστε τον αποστολέα για την παραλαβή της επιστολής και το κατά προσέγγιση χρονοδιάγραμμα απάντησης σε αυτήν. Για παράδειγμα: «Γεια σου, Σεργκέι Βασίλιεβιτς! Έλαβα το γράμμα σου. Θα απαντήσω τις επόμενες δύο μέρες» ή «Άντρευ, έλαβα το γράμμα. Ευχαριστώ! Για να απαντήσω χρειάζομαι περισσότερες πληροφορίες. Θα προσπαθήσω να απαντήσω το αργότερο...».

ΣΥΜΒΟΥΛΗ 6. Ακολουθήστε τους βασικούς κανόνες για την παρουσίαση πληροφοριών σε μια επιστολή

Δεν είναι πολλοί από αυτούς:

• κατά την ανάγνωση ενός γράμματος, ο πιο άνετος τόμος χωράει "σε μια οθόνη", το μέγιστο - σε μια σελίδα Α4.
• Ο όγκος των απεσταλμένων συνημμένων δεν πρέπει να υπερβαίνει τα 3 MB. Τα μεγαλύτερα αρχεία ενδέχεται να προκαλέσουν πάγωμα της αλληλογραφίας στον παραλήπτη.
• Όταν «συσκευάζετε» συνημμένα, χρησιμοποιήστε την γενική κωδικοποίηση zip ή rar. Άλλες επεκτάσεις ενδέχεται να μπλοκαριστούν ή να αποκοπούν κατά τη μετάδοση και να δημιουργήσουν προβλήματα στον παραλήπτη.
• Μην ξεκινάτε ποτέ μια απάντηση ως νέα επιστολή (χωρίς να αποθηκεύσετε το ιστορικό αλληλογραφίας). Διαφορετικά, ο παραλήπτης θα αναγκαστεί να χάσει χρόνο αναζητώντας το αρχικό μήνυμα.
• γράψτε σε μια γλώσσα που είναι όσο το δυνατόν πιο κατανοητή στον παραλήπτη. Πολλοί άνθρωποι αναρωτιούνται αν είναι κατάλληλο να χρησιμοποιήσουν επαγγελματικό ή εσωτερικό εταιρικό λεξιλόγιο, αργκό, συντομογραφίες και αγγλισμούς.

Αυτό πρέπει να αποφασίζεται χωριστά σε κάθε συγκεκριμένη περίπτωση.

Έτσι, η εσωτερική εταιρική αλληλογραφία σε μια εταιρεία είναι σχεδόν πάντα γεμάτη αργκό και συντομογραφίες: είναι γνωστές και κατανοητές σε όλους τους συμμετέχοντες και τους επιτρέπουν να εξοικονομούν χρόνο. Αλλά πρέπει να τα χρησιμοποιείτε προσεκτικά σε αλληλογραφία με αντισυμβαλλόμενους.

Υπήρχε μια τέτοια περίπτωση στην πρακτική μου. Μια συνάδελφος ετοίμαζε υλικά για έναν εκδοτικό οίκο και στο τελευταίο της γράμμα της έγραφαν: "Μάσα, στείλε όλα τα υλικά σου το συντομότερο δυνατό". Η Μάσα αποφάσισε ότι αυτός ήταν ένας προσδιορισμός μιας μορφής άγνωστης σε αυτήν, στην οποία έπρεπε να μεταφραστεί το κείμενο. Σκότωσε πολύ χρόνο, με γάντζο ή με απατεώνα, για να βρει πώς να ικανοποιήσει το αίτημα του εκδότη. Φανταστείτε την ενόχληση του Machine όταν, 2 μέρες αργότερα, μαθαίνει ότι το μυστηριώδες «asap» είναι συντομογραφία της ευρέως χρησιμοποιούμενης αγγλόφωνης λέξης «όσο το δυνατόν συντομότερα». Αλλά η Μάσα μπορούσε να στείλει υλικά μέσα σε μισή ώρα από τη στιγμή που έλαβε το αίτημα!

ΣΥΜΒΟΥΛΗ 7. Τελειώστε κάθε γράμμα με ένα μπλοκ της υπογραφής σας και των επαφών σας

Ανεξάρτητα από το πόσο στενά γνωρίζετε τον παραλήπτη και πόσο καιρό συνεχίζεται η αλληλογραφία σας, κάθε επιστολή σας θα πρέπει να περιέχει ένα μπλοκ που αποτελείται από μια υπογραφή και στοιχεία επικοινωνίας. Αυτό είναι ένα αναπόσπαστο στοιχείο της κουλτούρας της επιχειρηματικής επικοινωνίας.

Το μπλοκ πρέπει να περιέχει:

• το όνομα και το επίθετό σας. Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιείτε συντομογραφίες. Αντί «T.L. Vorotyntsev"στην υπογραφή μου αναφέρω "Tamara Leonidovna Vorotyntseva"ή "Tamara Vorotyntseva"έτσι ώστε ο παραλήπτης να καταλάβει πώς να επικοινωνήσει μαζί μου σε μια απαντητική επιστολή·
• η θέση σου. Αυτό δίνει στον παραλήπτη την ευκαιρία να κατανοήσει τα όρια της εξουσίας και της επαγγελματικής σας ικανότητας στην επίλυση ζητημάτων.
• στοιχεία επικοινωνίας (τηλέφωνο, email, όνομα εταιρείας, ιστότοπος). Με αυτόν τον τρόπο θα παρέχετε στον παραλήπτη την ευκαιρία για πρόσθετη επιχειρησιακή επικοινωνία εάν είναι απαραίτητο.

Σε όλα όσα ειπώθηκαν, θέλω να προσθέσω: τα email σας είναι ακριβώς τα ρούχα με τα οποία σας υποδέχονται. Με άλλα λόγια, τηρώντας την εθιμοτυπία της επαγγελματικής αλληλογραφίας, θα κάνετε την πιο ευχάριστη εντύπωση στον παραλήπτη σας.

Σύμφωνα με έρευνες, κάθε τρίτο άτομο στη Γη στέλνει και λαμβάνει περίπου 20-30 γράμματα την ημέρα και ο αριθμός αυτός αυξάνεται συνεχώς. Ως επί το πλείστον, πρόκειται για αλληλογραφία που σχετίζεται με την εργασία. Δεδομένου ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο θεωρείται το πιο βολικό εργαλείο για την επικοινωνία μεταξύ επιχειρηματιών, προκειμένου να οικοδομηθεί η σωστή επικοινωνία είναι απαραίτητο να κατακτήσετε τα βασικά της εθιμοτυπίας του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ειδικότερα, τηρήστε αρκετούς ανείπωτους κανόνες για να διασφαλίσετε ότι οι πελάτες και οι συνεργάτες σας είναι ικανοποιημένοι.

Η Elena Starochkina, ψυχολόγος, προπονήτρια, ειδικός επαγγελματικού προσανατολισμού, είπε γι 'αυτούς στην πύλη HR-tv.ru.

Είναι απίθανο κάποιος να αρνηθεί ότι από τις μέρες του «Σου γράφω...» η αλληλογραφία έχει αλλάξει σημαντικά. Αυτό ισχύει και για τη γλώσσα στην οποία επικοινωνούμε. Υπάρχουν όλο και περισσότεροι αγγλισμοί, τα σημεία στίξης δεν γίνονται σεβαστά και τα emoji αντικαθιστούν ολόκληρες προτάσεις.

Μπορείτε να κλείσετε τα μάτια σας σε όλα αυτά όταν αλληλογραφείτε με φίλους και αγαπημένα πρόσωπα. Αλλά σε διάλογο με έναν επιχειρηματικό εταίρο ή δυνητικό επενδυτή, πρέπει να τηρείτε τους κανόνες. Εδώ είναι μερικά από αυτά:

Το πρώτο πράγμα που βλέπει ο παραλήπτης είναι η γραμμή θέματος. Το να αφήνεις αυτό το πεδίο κενό είναι κακή συμπεριφορά. Όχι μόνο διατρέχετε τον κίνδυνο να καταλήξετε στον φάκελο Κάδος απορριμμάτων πριν καν διαβαστεί το email σας, αλλά είναι πιο δύσκολο να βρείτε μηνύματα χωρίς θέμα στην αλληλογραφία σας.

Μην κάνετε τους άλλους να νιώθουν άβολα και θα έχετε την ίδια μεταχείριση.

2. Η διεύθυνσή σας

Χρειάζεται μόνο να επικοινωνήσετε με πελάτες και συνεργάτες χρησιμοποιώντας το email της εργασίας σας. Εάν εργάζεστε για τον εαυτό σας ή για κάποιο λόγο η εταιρεία δεν έχει δικό της domain, δημιουργήστε ένα γραμματοκιβώτιο ώστε από το όνομά του να είναι αμέσως σαφές από ποιον προήλθε το γράμμα.

Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε το όνομα και το επώνυμό σας. Φυσικά, η διεύθυνσή σας δεν πρέπει να αποτελείται από λέξεις όπως detka@, parenok@, lapochka@ κ.λπ. Αυτό είναι απαράδεκτο για επιχειρηματική επικοινωνία.

3. Έφεση

Κάθε φυσιολογικός άνθρωπος θέλει να τον αντιλαμβάνονται ως άτομο. Επομένως, ξεκινήστε την επιστολή σας με ένα χαιρετισμό και απευθυνθείτε στον παραλήπτη ονομαστικά. Εάν το όνομα και το επώνυμό σας είναι περίπλοκα και δεν είστε σίγουροι ποιο είναι, αφιερώστε χρόνο για να αναζητήσετε πληροφορίες στο Διαδίκτυο.

Φαίνεται πολύ περίεργο όταν ένας άνθρωπος ανοίγει ένα γράμμα και βλέπει ότι τον λένε με το επίθετό του. Περιττό να πούμε ότι ο τόνος της συνομιλίας σας θα ρυθμιστεί διαφορετικά.

4. Κλειδί

Και τώρα, ακριβώς για αυτό με περισσότερες λεπτομέρειες. Είναι πολύ σημαντικό να κατανοήσετε τη διαφορά μεταξύ της επικοινωνίας με άτομα που γνωρίζετε εδώ και πολλά χρόνια και με κάποιον που είναι ο επιχειρηματικός σας συνεργάτης ή μπορεί να γίνει πελάτης.

Στην πρώτη περίπτωση, ένα άτυπο στυλ είναι κατάλληλο, στη δεύτερη - όχι. Η επαγγελματική αλληλογραφία πρέπει να είναι αποκλειστικά επίσημη, σωστή και σεβαστή.

5. Γραμματικά λάθη

Εάν η γραμματική στα γράμματά σας αφήνει πολλά να είναι επιθυμητά, μην εκπλαγείτε αν χρειαστεί να περιμένετε αρκετές ημέρες για μια απάντηση. Ναι, μπορεί να μην είναι μόνο αυτός ο λόγος, αλλά πιστέψτε με, σε κανέναν δεν αρέσει να διαβάζει αγράμματα γράμματα. Οι μορφωμένοι επιχειρηματίες προτιμούν να επικοινωνούν με το δικό τους είδος.

Δεν θέλετε οι πελάτες σας να σας θεωρούν ανίκανο συνεργάτη; Σωστά. Επομένως, πριν στείλετε την επιστολή, θα πρέπει να την ελέγξετε ξανά για σφάλματα. Θα πάρει λίγο περισσότερο χρόνο, αλλά η φήμη σας δεν θα υποφέρει.

Το να αστειεύεστε όπως κάνετε με φίλους δεν είναι καλή ιδέα όταν επικοινωνείτε σε επαγγελματικό επίπεδο. Εκτός κι αν μιλάμε για έναν σύντροφο με τον οποίο συνεργάζεστε πολλά χρόνια και σε αυτό το διάστημα έχετε καταφέρει να γνωριστείτε καλά. Εξάλλου, ο καθένας έχει διαφορετική αίσθηση του χιούμορ.

Τα αστεία που σας κάνουν να «κυλάτε στο πάτωμα» μπορεί να μην είναι καθόλου αστεία για τον συνομιλητή σας.

Η επιτυχία στις δραστηριότητες οποιουδήποτε οργανισμού, εμπορικής εταιρείας ή επιχείρησης είναι άρρηκτα συνδεδεμένη με την κουλτούρα συμπεριφοράς και εθιμοτυπίας. Όλες οι ενέργειες του διευθυντή και των εργαζομένων πρέπει οπωσδήποτε να λαμβάνουν υπόψη τους κανόνες καλών τρόπων και να είναι κατάλληλες για την κατάσταση.

Ένα από τα πιο σημαντικά μέρη της εθιμοτυπίας είναι η επαγγελματική αλληλογραφία.

Υπολογίζεται ότι σχεδόν το 50% του χρόνου στη δουλειά αφιερώνεται σε χαρτιά και αλληλογραφία. Αλλά αυτό είναι απαραίτητο, καθώς η κατάλληλη επιχειρηματική αλληλογραφία μπορεί να αυξήσει σημαντικά τον κύκλο εργασιών μιας εταιρείας και να επιταχύνει την αλληλεπίδραση διαφορετικών υπηρεσιών και τμημάτων.

Φυσικά, υπάρχουν ορισμένα μοτίβα εδώ και σίγουρα θα μιλήσουμε για αυτά σε αυτό το άρθρο. Οι κανόνες της επαγγελματικής αλληλογραφίας έχουν τυποποιηθεί από καιρό. Το υπάρχον GOST R.6.30-2003 θα σας βοηθήσει να τοποθετήσετε σωστά το κείμενο στο φύλλο, να σας πει ποιες εσοχές, περιθώρια και γραμματοσειρές να κάνετε. Η επαγγελματική αλληλογραφία χαρακτηρίζεται από ομοιομορφία και επανάληψη προτύπων ομιλίας.

Ωστόσο, κάθε γράμμα είναι ατομικό. Ένα μεγάλο αποτύπωμα σε αυτό αφήνει η ταυτότητα του αποστολέα, η θέση, η κατάστασή του και ο παραλήπτης. Σε κάποιο βαθμό, η επαγγελματική αλληλογραφία είναι ένας συνδυασμός δημιουργικότητας και σκληρής δουλειάς.

Είδη επιχειρηματικής αλληλογραφίας

Η κυκλοφορία των εγγράφων πραγματοποιείται σε χαρτί και μέσω e-mail.

Όλη η αλληλογραφία στην επιχείρηση μπορεί να χωριστεί στις ακόλουθες ομάδες:

Επίσημη/άτυπη αλληλογραφία.

Εσωτερικός και εξωτερικός.

Η επίσημη αλληλογραφία περιλαμβάνει εμπορικές προσφορές, επιστολές ευγνωμοσύνης και εγγυήσεις, εμπορικές συμφωνίες, παραγγελίες για την επιχείρηση, επαγγελματικές ευθύνες, αιτήματα, απαιτήσεις, αξιώσεις.

Η άτυπη αλληλογραφία περιλαμβάνει διάφορα συγχαρητήρια από επιχειρηματικούς εταίρους, πελάτες και υπαλλήλους. συλλυπητήρια, συγγνώμη, προσκλήσεις και ευχαριστίες.

Τα εσωτερικά έγγραφα κυκλοφορούν μόνο μεταξύ των τμημάτων μιας επιχείρησης, ενώ τα εξωτερικά έγγραφα υπερβαίνουν τα όριά της.

Κανόνες επιχειρηματικής αλληλογραφίας: εσωτερικό περιεχόμενο

Η κύρια απαίτηση είναι η συντομία και η σαφήνεια της επιστολής. Μην τεντώνετε το κείμενο σε πολλές σελίδες. Η καλύτερη επιλογή είναι να χωρέσει σε ένα.

Οι κανόνες της επαγγελματικής αλληλογραφίας συνεπάγονται την εξαίρεση σύνθετων, ακατανόητων, ξένων και εξαιρετικά εξειδικευμένων λέξεων και εκφράσεων από το κείμενο. Όλες οι προτάσεις πρέπει να είναι σύντομες, με τις κύριες σκέψεις του συγγραφέα και χωρίς «νερό».

Αποφύγετε διπλές ερμηνείες στην επιστολή σας, διαφορετικά εάν προκύψουν διαφωνίες, θα είναι πιο δύσκολο να υπερασπιστείτε την άποψή σας και να αποδείξετε τι εννοούσατε με μια συγκεκριμένη φράση.

Οι κανόνες για τη σύνταξη επαγγελματικής αλληλογραφίας υποχρεώνουν τον συγγραφέα να καλεί τον παραλήπτη με το όνομα και το πατρώνυμο, πριν από τον τίτλο "Αγαπητέ...". Και φροντίστε να χρησιμοποιήσετε το "εσείς", ακόμα κι αν έχετε καλή φιλική σχέση με τον παραλήπτη της επιστολής.

Στην εισαγωγή, εκτός από την ένδειξη του επωνύμου και του ονόματος, αναφέρεται και ο κύριος σκοπός του μηνύματος. Παραδείγματα επαγγελματικής αλληλογραφίας γνωρίζουν αρκετά πρότυπα και κλισέ για τέτοιες περιπτώσεις: "Σε σχέση με την προηγούμενη επιστολή...", "Σας υπενθυμίζουμε...", "Ας ενημερώσουμε..." και άλλα.

Απαλύνετε μια δυσμενή για τον παραλήπτη απάντηση (άρνηση προσφοράς, άρνηση συνεργασίας) με τις φράσεις: «Δυστυχώς, δεν θα μπορέσουμε να εκμεταλλευτούμε τις προτεινόμενες συνθήκες...» ή παρόμοια.

Εξωτερική έντυπη τεκμηρίωση

Οποιαδήποτε επαγγελματική επιστολή πρέπει να είναι γραμμένη σε επιστολόχαρτο της εταιρείας με τα στοιχεία της εταιρείας και όλα τα στοιχεία επικοινωνίας.

Φροντίστε να συμπεριλάβετε την ακριβή ημερομηνία του εγγράφου.

Η επάνω δεξιά γωνία του φύλλου καταλαμβάνεται από τα αρχικά του παραλήπτη και τη διεύθυνση της εταιρείας παραλήπτη.

Σπάστε το κείμενο σε παραγράφους με νόημα για να διευκολύνετε τον αναγνώστη να το κατανοήσει και να το αντιληφθεί. Όχι περισσότερες από 4-5 γραμμές.

Το να γράφεις όλες τις λέξεις με κεφαλαία γράμματα είναι κακή μορφή.

Στην επιστολή μπορούν να επισυναφθούν έγγραφα. Σε αυτήν την περίπτωση, αναφέρονται σε ξεχωριστή γραμμή στο κάτω αριστερό μέρος του φύλλου. Σύμφωνα με την επιχειρηματική δεοντολογία, μια απάντηση σε μια επιστολή πρέπει να ληφθεί εντός 10 ημερών. Εάν το πρόβλημα απαιτεί περισσότερο χρόνο για να επιλυθεί, ο παραλήπτης πρέπει να το ειδοποιήσει.

Αφού γράψετε, φροντίστε να ελέγξετε ξανά προσεκτικά το κείμενο για λάθη, τόσο ορθογραφικά όσο και γραμματικά. Εάν έχετε χρόνο, θα πρέπει να αφήσετε το γράμμα στην άκρη και να επιστρέψετε σε αυτό ξανά αργότερα. Κατά κανόνα, θα ανακαλυφθούν ανακρίβειες που δεν παρατηρήθηκαν στην αρχή. Αυτή η συμβουλή είναι πιο σημαντική όταν απαντάτε σε ένα παράπονο πελάτη. Δεν πρέπει να εκνευρίζεις έναν άνθρωπο ακόμη περισσότερο με μια αγράμματη επιστολή.

Όταν το έγγραφο γραφτεί και ελεγχθεί μερικές φορές, εκτυπώστε το σε χαρτί Α4. Αυτό το μέγεθος είναι το τυπικό μέγεθος που χρησιμοποιείται για οποιαδήποτε αλληλογραφία, ακόμα κι αν το ίδιο το κείμενο καταλαμβάνει μόνο μισό φύλλο.

Δοκιμάστε το μελάνι στον εκτυπωτή πριν από την εκτύπωση για να αποφύγετε θολή ή ατημέλητη έξοδο.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορείτε να επισυνάψετε την επαγγελματική σας κάρτα στο έγγραφο και να περικλείσετε το ίδιο το τυπωμένο φύλλο σε ένα διαφανές αρχείο.

Εταιρικός φάκελος με λογότυποεταιρείες.

Οι κανόνες για τη διεξαγωγή άτυπης επαγγελματικής αλληλογραφίας είναι συχνά πιο συναισθηματικοί από ό,τι στα επαγγελματικά έγγραφα και λιγότερο κλισέ. Οι συντομογραφίες και η χρήση πολύχρωμων επιθέτων είναι κατάλληλες εδώ, για παράδειγμα, στα συγχαρητήρια: καταπληκτικό, ανταποκρινόμενο, ευγενικό.

Επιχειρηματικά email

Το γεγονός ότι δεν στέλνετε αλληλογραφία σε φάκελο μέσω του ταχυδρομικού δικτύου δεν πρέπει να είναι χαλαρωτικό. Σε αυτές τις περιπτώσεις ισχύουν και οι κανόνες της επαγγελματικής αλληλογραφίας.

Τα ικανά και σωστά ηλεκτρονικά επιχειρηματικά μηνύματα δημιουργούν μια θετική εικόνα τόσο για την επιχείρηση όσο και για ένα συγκεκριμένο άτομο. Η φήμη στην επιχείρηση αξίζει πολλά!

Βασικοί κανόνες για αλληλογραφία μέσω e-mail

Χρησιμοποιήστε τη διεύθυνση email της εργασίας σας μόνο για τον σκοπό για τον οποίο προορίζεται.

Δώστε προσοχή στο όνομα του γραμματοκιβωτίου. Μην χρησιμοποιείτε λανθασμένα ονόματα όταν εργάζεστε, όπως «baby», «superman», ακόμα κι αν υποδεικνύονται στην αγγλική μεταγραφή.

Να συμπληρώνετε πάντα τη στήλη "θέμα", διαφορετικά η επιστολή σας μπορεί να καταλήξει σε ανεπιθύμητη αλληλογραφία. Περιγραφές όπως "σχέδιο", "λίστα", "εμπορική πρόταση", "αναφορά" δεν είναι κατάλληλες. Μπορεί να υπάρχουν πολλά παρόμοια γράμματα στα εισερχόμενα του παραλήπτη σας. Να είστε όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένοι σχετικά με το μήνυμά σας. Μην χρησιμοποιείτε περισσότερες από πέντε λέξεις. Χρησιμοποιήστε κεφαλαία το θέμα σας. Δεν χρειάζεται να βάλετε περίοδο στο τέλος.

Εάν απαντάτε σε ένα email που λάβατε προηγουμένως, φροντίστε να αφαιρέσετε το "Re" στη γραμμή θέματος.

Στυλ επικοινωνίας

Διατηρήστε την επιστολή σε επιχειρηματική μορφή. Αφαιρέστε τον απειλητικό, παρακλητικό, επιβλητικό τόνο.

Οι κανόνες της ηλεκτρονικής επιχειρηματικής αλληλογραφίας δεν επιτρέπουν τη χρήση emoticon ή μεγάλου αριθμού ερωτηματικών ή θαυμαστικών στο κείμενο.

Να είσαι ευγενικός. Ο υποχρεωτικός χαιρετισμός στην αρχή και ο αποχαιρετισμός στον συνομιλητή στο τέλος είναι καλή μορφή. Για παράδειγμα, "Με σεβασμό..." ή όπως αυτό: "Με εκτίμηση...".

Η αλληλογραφία επαγγελματικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ο "χρυσός κανόνας" της: μην αναμιγνύετε πολλά διαφορετικά θέματα σε ένα μήνυμα. Είναι καλύτερα να στείλετε μια σειρά επιστολών.

Ένα email θα πρέπει να έχει το μισό μήκος από ένα έντυπο γράμμα.

Εργασία με συνημμένα

Εάν υπάρχουν πάρα πολλές πληροφορίες για να μεταφέρετε, μην τις βάλετε όλες στο σώμα της επιστολής, αλλά επισυνάψτε τις ως ξεχωριστά έγγραφα ως συνημμένα.

Για τη διευκόλυνση του παραλήπτη, μετονομάστε τα έγγραφα που ετοιμάσατε σε ονόματα που καταλαβαίνει. Αυτό θα δείξει το ενδιαφέρον σας και θα σας κερδίσει. Σκεφτείτε πόσους φακέλους εργασίας έχει ο παραλήπτης στον υπολογιστή του και πώς θα αναζητήσει το γράμμα σας μεταξύ αυτών.

Φροντίστε να ενημερώσετε τον παραλήπτη για τα αρχεία που στέλνετε ώστε να μην τα θεωρήσει τυχαίο ιό. Αρχειοθέτηση μεγάλων εγγράφων.

Είναι καλύτερο να στέλνετε πολύ μεγάλα συνημμένα (πάνω από 200 kbyte) με άλλους τρόπους, για παράδειγμα, μέσω ενός διακομιστή ftp.

Ορισμένοι διακομιστές αλληλογραφίας δεν επιτρέπουν τη διέλευση μορφών όπως COM, EXE, CMD, PIF και ορισμένες άλλες και τους αποκλείουν.

Εάν υπήρχαν πολλοί παραλήπτες της επιστολής σας, αφιερώστε χρόνο για να διαγράψετε όλα τα στοιχεία μαζικής προώθησης κάθε φορά. Ο παραλήπτης δεν χρειάζεται καθόλου τέτοιες επιπλέον πληροφορίες. Η εντολή "bcc" θα σας βοηθήσει.

Οι κανόνες για τη διεξαγωγή επαγγελματικής αλληλογραφίας μέσω e-mail απαιτούν την ενημέρωση του άλλου μέρους ότι η αλληλογραφία έχει παραληφθεί. Εάν δεν είναι δυνατό να απαντήσετε αυτή τη στιγμή, ειδοποιήστε σχετικά τον συνομιλητή σας. Αποθηκεύστε το ιστορικό της αλληλογραφίας σας για να αποφύγετε περαιτέρω ερωτήσεις και διαδικασίες.

Εάν η απάντηση είναι σημαντική και επείγουσα, επιτρέπεται επιπλέον ειδοποίηση του παραλήπτη μέσω τηλεφώνου, Skype ή ICQ. Εάν ακόμη και μετά από αυτό δεν καταφέρατε να επιτύχετε ένα θετικό αποτέλεσμα, υπενθυμίστε στον εαυτό σας ξανά.

Δεν είναι ασυνήθιστο ότι όταν ζητάτε ένα έγγραφο, λαμβάνετε ως απάντηση ένα κενό γράμμα με ένα συνημμένο αρχείο. Είναι απαράδεκτο. Τα παραδείγματα της επαγγελματικής αλληλογραφίας απαιτούν την τοποθέτηση σχετικών πληροφοριών στο σώμα του εγγράφου. Για παράδειγμα, αυτό: "Στέλνω τα απαραίτητα δεδομένα για το αίτημά σας."

Μην ξεχάσετε να υποδείξετε τις συντεταγμένες στο τέλος της επιστολής: όλες τις διαθέσιμες μεθόδους επικοινωνίας, θέση, ιστότοπο της εταιρείας, συνδέσμους σε κοινωνικά δίκτυα.

Όταν γράφετε επαφές οργανισμού, παρέχετε όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες - αριθμός τηλεφώνου με κωδικό περιοχής, διεύθυνση με ταχυδρομικό κώδικα. Εξάλλου, η επικοινωνία σας δεν γίνεται μόνο με κατοίκους της περιοχής σας. Εάν έχετε όλες τις πληροφορίες, θα είναι πιο εύκολο να επικοινωνήσουμε μαζί σας.

Και ο τελευταίος κανόνας: όποιος ξεκίνησε την αλληλογραφία πρέπει να τελειώσει τον ηλεκτρονικό διάλογο.

συμπέρασμα

Η επαγγελματική αλληλογραφία είναι ένα λεπτό θέμα. Μερικές φορές μια ματιά αρκεί για να σχηματίσει μια οριστική άποψη για ένα άτομο και την οργάνωση που εκπροσωπεί. Η γνώση των κανόνων της επιχειρηματικής γραφής μπορεί να βοηθήσει πολύ την καριέρα σας.

Για ποιόν:διευθυντές πωλήσεων· Διευθυντές τμημάτων πωλήσεων· υπαλλήλους που αλληλογραφούν με πελάτες.

Περίληψη:Κανόνες για επαγγελματική αλληλογραφία. Δομή επιστολής προς πελάτη. Μορφοποίηση επιστολής.

Κανόνες για επαγγελματική αλληλογραφία

1. Είναι καλό να ξεκινάς ένα γράμμα με ευγνωμοσύνη ή κομπλιμέντο: «Όλγα, σε ευχαριστώ για την απάντησή σου!»
2. Εάν γράφετε σε έναν πελάτη για πρώτη φορά, πείτε του πού πήρατε το email του ή υπενθυμίστε του μια προηγούμενη αλληλεπίδραση.
3. Γράψτε σε απλή, κατανοητή γλώσσα. Αποφύγετε τη χρήση κλισέ κληρικαλισμού και ομιλίας: «προς το παρόν», «Σας φέρω την προσοχή», «συνεργασία με αμοιβαία επωφελείς όρους», «υψηλά επαγγελματικά», «προς αποφυγή», «για λόγους» κ.λπ.
4. Θα πρέπει επίσης να αποφύγετε σύνθετους όρους, πολύ εξειδικευμένες και ξένες λέξεις και ακατανόητες συντομογραφίες.
5. Για να εστιάσετε την προσοχή στα σημαντικά σημεία της επιστολής, ξεκινήστε τη φράση με το όνομα: «Αλέξανδρε, παρακαλώ στείλε την αναφορά συμφιλίωσης...».
6. Εάν απαντήσετε σε πολλές ερωτήσεις, παραθέστε τις ή αναφέρετε εν συντομία το περιεχόμενο της ερώτησης, ώστε να είναι σαφές τι λέγεται.
7. Αντιδράστε ήρεμα στη δυσαρέσκεια ή την επιθετικότητα από την πλευρά του πελάτη, δείξτε την πρόθεσή σας να τον βοηθήσετε να επιλύσει την κατάσταση.
8. Αποφύγετε ευαίσθητα ή εμπιστευτικά θέματα. Η επιστολή μπορεί να καταλήξει κατά λάθος στα χέρια ενός άλλου υπαλλήλου, κάτι που θα μπορούσε να φέρει τον πελάτη σε δύσκολη θέση.
9. Ενημερώστε τον πελάτη ότι λάβατε το γράμμα του.
10. Στην επαγγελματική αλληλογραφία, συνηθίζεται να απαντάτε σε επιστολές το αργότερο 3 ώρες αργότερα. Εάν δεν μπορείτε να επιλύσετε το πρόβλημα αμέσως, ενημερώστε τον πελάτη πότε θα μπορείτε να το κάνετε.
11. Αποφύγετε να γράφετε σε πελάτες τα Σαββατοκύριακα και τις αργίες, καθώς και το πρωί της Δευτέρας ή το βράδυ της Παρασκευής. Εξαίρεση: εάν έχετε προηγουμένως συμφωνήσει σχετικά με αυτό με τον πελάτη. εάν έχετε ένα επείγον θέμα που δεν μπορεί να αναβληθεί.
12. Θεωρείται αγενές να στέλνεις πολλές επιστολές στη σειρά. Εξαίρεση: εάν στείλατε μια επιστολή και είδατε ότι οι πληροφορίες σε αυτήν είναι ελλιπείς ή άσχετες, μπορείτε να ακολουθήσετε μια άλλη επιστολή με προσθήκες και συγγνώμη.
13. Η αυτόματη απάντηση σχετικά με τη λήψη επιστολών δεν χρησιμοποιείται στη σύγχρονη επαγγελματική αλληλογραφία.
14. Πριν από την αποστολή, βεβαιωθείτε ότι το όνομα του παραλήπτη και το όνομα της εταιρείας είναι σωστά.
15. Δεν συνηθίζεται να χρησιμοποιείται υστερόγραφο στην επαγγελματική αλληλογραφία.

Δομή επιστολών

1. ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ
   Η ταχυδρομική διεύθυνση πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο σύντομη και αξέχαστη. Είναι καλύτερα να χρησιμοποιήσετε ένα εξατομικευμένο e-mail (για παράδειγμα, [email προστατευμένο]).
2. Θέμα επιστολής
   Φροντίστε να αναφέρετε το θέμα της επιστολής. Το θέμα πρέπει να αντιστοιχεί στο περιεχόμενο. Εάν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου στο οποίο γράφετε ή τη θέση του, υποδείξτε το στη γραμμή θέματος.
3. Σημειώσεις
   Για ειδικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ένδειξη "Σημαντικό". Είναι προτιμότερο να ζητάτε επιβεβαίωση ανάγνωσης μόνο σε εξαιρετικές περιπτώσεις.
4. Δομή επιστολών
   • Χαιρετίσματα;
   • μια σύντομη περιγραφή του θέματος της επιστολής·
   • αποκρυπτογράφηση της ερώτησης?
   • ολοκλήρωση (call to action).
   Χρυσός κανόνας: ένα γράμμα - ένα θέμα - μια έκκληση.
5. Συνημμένα
   Εάν επισυνάπτετε αρχεία στην επιστολή, ενημερώστε τον παραλήπτη σχετικά στη γραμμή θέματος της επιστολής. Είναι πιο βολικό να μεταφέρετε βαριά αρχεία μέσω μιας υπηρεσίας cloud (για παράδειγμα, Yandex.Disk).
6. Υπογραφή
   Συμπεριλάβετε μόνο βασικές και σχετικές επαφές στην υπογραφή σας. Προσπαθήστε να το κρατήσετε σε 3-5 γραμμές.

Μορφοποίηση επιστολής

1. Χρησιμοποιήστε ευανάγνωστες γραμματοσειρές sans-serif στο email σας. Το βέλτιστο μέγεθος γραμματοσειράς είναι 12-14 σημεία.
2. Το βέλτιστο μήκος παραγράφου είναι 3-4 γραμμές. Μήκος πρότασης - 12-18 λέξεις. Είναι καλύτερα να χωρίσετε μια μεγαλύτερη πρόταση στα δύο.
3. Είναι επιθυμητό ολόκληρο το γράμμα να χωράει στην οθόνη.
4. Για να επισημάνετε σημαντικές λέξεις και εκφράσεις, χρησιμοποιήστε έντονη γραμματοσειρά (όχι περισσότερες από 4-5 λέξεις στη σειρά). Αποφύγετε την επισήμανση ολόκληρων προτάσεων (ειδικά αν είναι μεγάλες) και ιδιαίτερα ολόκληρων παραγράφων.
5. Μην χρησιμοποιείτε υπερβολικά την επισήμανση κειμένου με έντονα χρώματα, κεφαλαία γράμματα ή πλάγιους χαρακτήρες. Σε περίπτωση αμφιβολίας, επιλέξτε τον περιορισμό.
6. Είναι καλύτερα να αποφύγετε το υπογραμμισμένο κείμενο - μπορεί να συγχέεται με συνδέσμους.
7. Το θαυμαστικό πρέπει να χρησιμοποιείται με φειδώ, μόνο όπου είναι πραγματικά απαραίτητο. Θα ήταν περιττό να χρησιμοποιήσετε τρία ή περισσότερα θαυμαστικά/ερωτηματικά.
8. Οι αριθμημένες λίστες και οι λίστες με κουκκίδες βελτιώνουν την κατανόηση των πληροφοριών.
9. Οι εικόνες θα πρέπει να συμπληρώνουν το περιεχόμενο της επιστολής, αλλά σε καμία περίπτωση να μην το αντικαθιστούν (πολλοί παραλήπτες έχουν απενεργοποιήσει την εμφάνιση εικόνων· τα γράμματα όπου το κείμενο αντικαθίσταται με μια εικόνα μπορεί να θεωρηθούν ως SPAM).

Ανάπτυξη εταιρικών προτύπων για επιχειρηματική αλληλογραφία. Αυτό θα βοηθήσει στη ρύθμιση της διαδικασίας αλληλογραφίας μεταξύ εργαζομένων και πελατών και στην αποφυγή λαθών που θα μπορούσαν να επηρεάσουν τις πωλήσεις και την εικόνα της εταιρείας σας.