Основные функции современной системы офисной автоматизации. Программы для офисной автоматизации

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Введение

1. Электронный офис

Заключение

Глоссарий

Приложения

Введение

На протяжении последних десятилетий автоматизация офисной деятельности является одним из основных стимулов развития мировой информационной индустрии. Пожалуй, каждый из мировых гигантов - разработчиков аппаратного и программного обеспечения внес свою лепту в развитие этой части рынка информационных технологий. Все это позволяет говорить об актуальности темы данной работы.

Спектр решений, предлагаемых для автоматизации офисной деятельности, включает офисные пакеты, средства организации коллективной работы и обмена информацией, решения для автоматизации управления компанией и многое другое. Благодаря этим решениям сам офис и организация труда его сотрудников за последнее время изменились до неузнаваемости.

Целью работы я поставил проанализировать автоматизацию офисной деятельности и рассмотреть основные программные продукты и решения, используемые при данной автоматизации.

Объект исследования является программное обеспечение, используемое для офисной автоматизации.

При создании новой компании любого масштаба перед ее организаторами уже не встает вопрос о необходимости автоматизации деятельности ее офисов или подразделений - возникает лишь проблема выбора средств для этой автоматизации среди многообразия продуктов, представленных на рынке.

1. Электронный офис

1.1 Информационная технология автоматизации офиса

Изначально автоматизация начала развиваться на производстве и затем распространилась на офис, ставя вначале целью только автоматизацию сложной и кропотливой секретарской работы. По мере развития средств коммуникации автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда. Автоматизация офиса, по сути не заменяет существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополняет ее. Обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наиболее качественно обеспечат управленцев информацией, если будут использоваться совместно.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1 технология автоматизации офиса

Автоматизированных офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает связь персонала внутри фирмы, но и потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с окружающим миром. Дадим определение информационной технологии автоматизации офиса:

Информационная технология автоматизации офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и позволяют им гораздо легче справляться с возрастающим объемом работ. Однако это является второстепенным преимуществом по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса, как инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их улучшенной коммуникации даёт возможность экономическому росту фирмы.

В настоящее время известно огромное колличество программ для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Существуют следующие виды информационных технологий:

· Информационная технология обработки данных

· Информационная технология управления

· Автоматизация офиса

· Информационная технология поддержки принятия решений

· Информационная технология экспертных систем

И каждый из них имеет свой вид обеспечения.

1.2 Развитие офисной автоматизации: от традиционного офиса к производственному и электронному

Считается, что офисные средства автоматизации могут относиться к одной из двух непересекающихся групп:

· автоматизация рутинных работ с документами, обычных для большинства офисов (office automation). К ним относятся: редактирование (набор, проверка, оформление) и печать документов, контроль их прохождения (маршрутизация, мониторинг), контроль исполнения поручений и т.п.;

· методические и программные средства поддержки принятия решений, которые являются специфическими для той или иной отрасли или проблемы в отличие от средств предыдущей группы.

Использование для автоматизации вычислительной техники в офисах началось в 60-х годах и прошло три следующие этапа развития: традиционный офис, производственный офис, электронный офис.

Традиционный офис представляет собой довольно небольшой сложившийся коллектив лично знакомых друг с другом людей с довольно таки широким кругом обязанностей. Такой офис можно характеризовать по трём важным признакам: сравнительно небольшой объем работы, постоянная оценка ситуации, инициатива и быстрая внутриофисная коммуникация.

Традиционный офис устойчив к переменам (при сравнительно небольших объемах работы) и по ряду показателей хорошо подготовлен к переходу в электронный. Типовой состав рабочих операций в традиционном офисе таков: подготовка материалов, печатание, диктовка, общение, выверка документов, поездки, работа с почтой, ведение картотек, ожидание, подборка и сортировка документов, поиск информации, чистка информационных фондов, копирование, выполнение расчетов, планирование, разговор по телефону, чтение, работа за терминалом.

В производственном офисе присутствуют большие объемы однотипной работы, ее строгая формализация, выделение, специализированные функции, подробное распределение труда, централизация вспомогательной работы и ее организация по поточному принципу. Соответственно в нем также применяются средства вычислительной техники. В этом случае суть автоматизации состоит в формировании и поддержании крупных информационных фондов однородных данных, их систематизации, накоплении, хранении, производстве выборок и т. д.

Электронный офис воплощает концепцию-всестороннего использования в офисной деятельности средств вычислительной техники и связи при одновременном сохранении и усилении преимуществ традиционных и производственных офисов. Предполагается, что электронный офис позволит практически не представлять документы на бумаге внутри фирмы и восстановит традиционную форму концентрации деятельности вокруг специалиста или руководителя. Основные функции и средства электронного офиса следующие:

общая обработка документов, их верификация и оформление; локальное хранение документов; обеспечение сквозного доступа к документам без их дублирования на бумаге; дистанционная и совместная работа служащих над документом; поддержка способов общения, не покидая рабочего места; электронная почта; персональная обработка данных; составление документов, воспроизведение и полиграфическое размножение документов; объединение электронной и вербальной коммуникации; обмен информацией между базами данных; ввод данных или форм и ведение персональных баз данных; генерация отчетов по обработке данных;управление ресурсами; контроль исполнения; управление личным временем; контроль автоматической корреспонденции; поддержка технического и профессионального инструктажа служащих; передача данных; обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала; обеспечение стилистического качества документов; моделирование решений и имитация их принятия; информационная поддержка принятия решений; работа со средствами автоматизированного обучения; служба консультаций; создание адаптируемых автоматизированных рабочих мест; обмен локальной и персонализированной информацией; служба видеотекста; обмен и интеграция программных средств; перенос документов с одного носителя на другой; полиграфическое оформление документов; телефонные и телевизионные совещания; групповой контакт через терминалы.

Информационно-вычислительные мощности в электронном офисе также персонализируются с сохранением электронной связи как внутри офиса, так и с централизованными базами данных и удаленными подразделениями. При этом предполагается, что совместное развитие и интеграция вычислительной и коммуникационной техники дадут служащим неограниченный доступ к любой нужной информации и вычислительным мощностям независимо от их места их навигации.

Электронный офис, благодаря электронной почте и персональным ЭВМ, увеличивает возможность обеспечения прямого взаимодействия людей, так же, как и традиционый офис, не требуя при этом их физической концентрации в пределах одного помещения. Концепция электронного офиса существенно повышает эффективность работы людей, занимающихся творческим трудом, требующим интенсивной обработки больших объемов сложноорганизованной информации.

В современных условиях к видам деятельности, осуществляемым в офисе, потенциально являющимся предметом автоматизации и требующим информационной поддержки, необходимо в первую очередь отнести:

· обслуживание входных информационных потоков разнообразных видов, офис-менеджмент;

· собственно документооборот и организацию делопроизводства;

· планирование и контроль выполнения производственных заданий и др.;

· стратегическое и тактическое планирование основной деятельности;

· принятие решений разных уровней;

· техническую поддержку бизнес-процессов как процессов специфического рода (длительных, вариантных, распределенных и др.).

Учитывая разнообразие офисов нецелесообразно рассматривать их информационные системы в качестве объектов, составляющих один конструктивно определяемый класс систем. Так как общим свойством таких офисных информационных систем (ОИС) является поддержка документооборота (а это, в общем случае, только часть каждой ОИС), то именно о ней и о других средствах поддержки рутинных операций с документами можно говорить как о самостоятельном классе функций характерных для офиса (и это также справедливо для соответствующих средств автоматизации).

На характер и цель деятельности организации влияет его информационная система, вид производимого и перерабатываемого информационного продукта. Если задачей организации является производство информационного продукта, оформленного в виде документов, то для нее важнейшим элементом деятельности является хранение информации, связанной со спецификой деятельности и необходимой для принятия управленческих решений. К таким информационным организациям относятся, например, нотариальные конторы, туристические фирмы, информационные агентства. Для снабженческо-сбытовых контор важно знать рынки сбыта, изготовителей продукции, цены на продукцию. Основные информационные потребности офисов можно удовлетворить с помощью типовых аппаратно-программных средств, среди которых программные средства текстовой, табличной и графической обработки информации, ПК и средства оперативного размножения документации, электронные коммуникационные средства.

1.3 Основные компоненты электронного офиса

База данных. В автоматизированном офисе база данных представляет собой данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация может также поступать в базу данных из окружающего мира фирмы. Специалисты должны уметь выполнять технологические операции по работе в среде баз данных.

Текстовый процессор. Это один из видов прикладного программного обеспечения, который предназначен для создания и обработки текста. Он позволяет выполнять операции со словами, например добавлять или удалять их, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, работать с элементами текста,режимами и т.д. При готовом документе, специалист переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает его на другие компьютеры по сети. Таким образом, менеджер имеет эффективный вид письменной коммуникации. Менеджер постоянно может оценивать ситуацию на фирме с помощью регулярного получения писем и докладов, подготовленных с помощью текстового процессора.

Электронная почта. Электронная почта, основывается на сетевом использовании компьютеров и дает возможность пользователю в получении, хранении и отправке сообщений своим партнерам по сети. Речь идёт о однонаправленной связи. Для обеспечения двухсторонней связи необходимо многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте либо использовать другие способы коммуникации.

Сообщение, которое посылается часто стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений, при необходимости можно отметить, что это частная корреспонденция. Можно также послать сообщение с отчётом о его получении адресатом.

Когда фирма решает завести электронную почту, у нее имеются две возможности. Первая -- приобрести собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, выполняющую функцию электронной почты. Вторая же - это покупка услуги использования электронной почты, которая в свою очередь предоставляется специализированными организациями связи за определённую периодически вносимую плату.

Аудиопочта. Это почта позволяет передовать голосовые сообщения. Она похожа на электронную почту, за исключением того, чтобы вводить сообщение на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Аналогично Вы получаете присланные сообщения по телефону. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений успешно используется для группового общения. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список тех лиц, которым данное сообщение будет отправлено. Система будет периодически обзванивать всех указанных людей для передачи им сообщения.

Главное преимущество аудиопочты, если сравнивать её с электронной. является то, что она удобне -- при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Табличный процессор. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, которые представляются в табличной форме. Среди общих признаков этих операций, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

· ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;

· обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.);

· вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;

· качественное оформление табличных форм представления данных;

· многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;

· проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;

Проведение математического моделирования и другие операции.

Электронный календарь. Он предоставляет возможность использовать компьютер, входящий в сеть для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Например, менеджер устанавливает дату и время какого либо мероприятия, просматривает получившееся расписание, и при надобности вносит поправки при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует компонентам электронной почты. Программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Система даёт возможность для получения доступа также и к календарям других менеджеров, может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями.

Использование электронного календаря особо эффективно для менеджеров высших уровней управления, график которых расписан надолго вперед.

Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между группой людей, решающей определённый вопрос. Лица, имеющие доступ к этой технологии - это ограниченный круг. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

Телеконференция включает в себя три вида конференций: аудио, видео и компьютерную.

Видеотекст. Здесь компьютер используется для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Лица, принимающие решение, имеют три возможности получения информации в форме видеотекста:

· создать файлы видеотекста на собственных компьютерах;

· заключить договор с компанией данной специализации на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, разработанные специально для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках;

· заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видео текста.

Обмен каталогами и прайс-листами своей продукции между компаниями в форме видеотекста имеет сеёчас большую популярность. Компании, специализирующиеся на продаже видеотекста, начинают конкурировать печатной продукцией, такой как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету, журнал или сводки биржевой информации в форме видеотекста.

Хранение изображений. В любой организации необходимо длительное время хранить большое количество документов. Для удобства придумали хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений является перспективной офисной технологией и осуществляется при использовании специального устройства -- оптического распознавателя образов, который позволяет преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид с последующим хранением его во внешней памяти компьютера. Изображение, сохраненное в цифровом формате может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски или другие носители обладающие большими емкостями.

Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством для аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, позволяющими учавствовать в разговоре более чем двум участникам. Для аудиоконференций не требуется компьютер, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Аудиоконференци являются очень выгодным средством связи. Оно дешево и удобно. Эффективность аудиоконференций повышается при выполнении следующих условий:

· человек, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить возможность для участия в ней всех заинтересованных лиц;

· количество участников конференции не должно быть более шести человек, чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы;

· программа конференции должна быть сообщена ее участникам заранее, например, с использованием факсимильной связи;

· перед диалогом, каждый участник должен представляться;

· должны быть организованы запись конференции и ее последующее хранение;

· запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем ее участникам.

Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференций, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. Во время видеоконференции ее участники, находящиеся в разных местах планеты, могут видеть на телевизионном экране либо мониторе себя и других участников. Одновременно с видеоизображением передается звуковое сопровождение.

Хотя видеоконференции сокращают транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их и по другой причине. Эти фирмы видят в них возможность принять в решении вопроса максимальное количество менеджеров и других работников, находящихся на большом расстоянии от главного офиса.

Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций:

· односторонняя видео- и аудиосвязь. Здесь видео- и аудиосигналы идут только в одном направлении, например от руководителя проекта к исполнителям;

· односторонняя видео- и двухсторонняя аудиосвязь. Двухсторонняя аудиосвязь позволяет участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником;

· двухсторонняя видео- и аудиосвязь. Она является наиболее дорогой конфигурацией с использованием двухсторонней видео- и аудиосвязи между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус.

Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, читающего документ на одном конце коммуникационного канала и воспродящего его изображение на другом.

Факсимильная связь является быстрым и легким способом рассылки документов участникам группы, решающей определенный вопрос, независимо от их географического положения.

2. Электронный документооборот

2.1 Назначение систем управления электронными документами

Итак, управление электронным документооборотом в общем случае - это организация движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. Т.к. они чаще всего остаются на сервере, под движением документов понимается не их физическое перемещение, а передача прав на их использование с уведомлением определённых пользователей и контроль за их исполнением. Главное назначение систем электронного документооборота это организация хранения электронных документов, а также их поиска как по атрибутам, так и по содержимому. В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, фиксируются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.

Автоматизация документооборота даёт возможность использовать информацию из базы данных, сокращение количества ввода информации вручную, что сокращает время работы и в снижении количества ошибок. Кроме форм документов, в база данных системы управления документооборотом хранит данные (суммы, номера договоров, даты заключения договоров, адреса и т.д.), которые также могут понадобиться во многих документах (договорах, приказах, актах выполненных работ и т.д.). Эта информация вводится один раз и позволяет формировать документы, требуемые в административных структурах.

По данным журнала “ASAP”, за год в мире производится приблизительно 6 млрд. документов; обычный служащий тратит в год около 150 часов на поиск утерянной информации. Поэтому возникает потребность предоставлять необходимую информацию в готовом для “потребления” виде с последующим ее предложением.

Современный рынок прикладных программных средств предлагает ряд автоматизированных систем управления документацией. Среди них DocsVision 3.6 компании DocsVision , ESCOM.DOC© , система J.D. Edwards OneWorld, разработанная компанией Robertson and Blums Corporation и др.

Прежде всего, дадим определение того, о каком типе программного обеспечения пойдёт речь. Наиболее полное определение Систем управления документами (EDMS - Electronic Document Management Systems) даёт аналитическая компания IDC :

"Системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность."

Изначально, СУД являлись вертикальными приложениями, которые были разработаны для использования малыми группами специалистов, работающих на небольшом расстоянии друг от друга с документами сложной структуры. Заграницей приложения вертикального управления документами в основном использовались в фармацевтических исследованиях, страховании, инженерных разработках, промышленном производстве.

В современных распределенных предприятиях система распространения документов, требования по их доступности и необходимость совместной работы с ними растут экспоненциально. Ежедневно создаются высоко-ценные материалы, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных коллективах среди людей. В эпоху Web формализованные документы, доступные только специалистам, не могут больше хранить корпоративные знания. В этом должны помочь Системы управления документами.

Таким образом, автоматизация делопроизводства (при помощи СУД) нужна для того, чтобы обеспечить мобильность руководству предприятия и работы самого предприятия.

На сегодняшний день предприятия требуют по настоящему распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:

· Масштабируемость - желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать можно больше пользователей, и система была способна увеличивать свою мощность и это определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Это требование могут обеспечить сервера баз данных, произведённых такими компаниями, как Sybase, Oracle, Informix и др., существующие практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

· Распределенность - основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектурой систем документооборота должно поддерживаться взаимодействие распределенных мест. А распределенные места могут быть объединены различными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями. Распределенное, расширяемое управление документами резко повышает продуктивность работы сотрудников, усиляет общую конкурентоспособность организации.

· Модульность - вполне возможно, что заказчик не потребует внедрение сразу всех компонентов системы документооборота, а иногда число задач решаемых заказчиком меньше, чем число всех задач документооборота. Из этого выведем, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

· Открытость - система документооборота не должна и не может существовать по отдельности с другими системами, например иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы необходимой в некоторых случаях доработки и интеграции с другими системами.

· Эффективность - обеспечение рационального соотношения между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты автоматизации документооборота; возможность внедрения широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от средств, затраченных на систему.

На рынке средств электронного управления документами, условно, выделим пять категорий СУД. Но, ни одна классификация,как показывает практика, не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают сразу в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий.

Как правило, предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, такими как работы с образами, технологии управления записями и потоками работ, управление контентом (см. ниже) и т.д.

Системы управления образами

На рынке средств электронного управления документами, условно, выделим пять категорий технологий. Следует заметить, что ни одна классификация, видимо, не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий.

· Системы СУД, ориентированные на бизнес-процессы: Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird(PC DOCS).

Как правило, предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом (см. ниже) и т.д.

· Корпоративные СУД: Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).

Обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако, их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные СУД являются стандартным, "приложением по умолчанию" для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.

· Системы управления контентом (от англ. content - содержание, суть): Adobe, Excalibur.

Обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

· Системы управления образами

Преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

· Системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow -- «поток работ» (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

2.2 Подсистемы автоматизации документооборота

информационный автоматизация офисный электронный документ

Система автоматизации документооборота складывается из нескольких подсистем. Каждая из этих подсистемм обладает набором специфических для нее функций. При этом каждая подсистема тесно взаимодействуют между собой с другими подсистемами. На практике программные продукты условно можно отнести к той или иной группе в нашей классификации. Как правило, системы реализуют лишь часть функций, описанных ниже, при этом продукт одного класса может включать в себя часть функций систем другого класса. По этому построение систем автоматизации документооборота из существующих на рынке продуктов требует не только хорошего понимания конечной задачи, но и отличного знания рынка программного обеспечения.

Можно выделить следующие подсистемы автоматизации документооборота:

· Архивы документов;

· Системы ввода документов и системы обработки образов документов;

· Системы управления стоимостью хранения документов;

· Системы маршрутизации документов;

· Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов.

В основе системы документооборота лежит подсистема хранения. В простейшем случае это может быть база данных учета документов в системах автоматизации делопроизводства. Клиентское рабочее место осуществляет возможность занесения информации о документах в систему, поиск документов по их атрибутам, модификацию информации (текущее местоположение, статус исполнения и прочее) и управление данными.

В том случае, если система документооборота хранит документы или их образы необходима специальная среда их хранения. В простейшем случае для этого может использоваться файловая система. В более сложном случае это может быть специализированная система построения архива документов. База данных должна содержать информацию о правах доступа к документам, блокировках и пр. В этом случае возможно присутствие систем оптимизации стоимости хранения документов и системы поддержки полнотекстового индексирования.

Клиентские приложения, соответственно, должны включать такие дополнительные функции, как доступ к документам в архиве, поддержка блокировки и изменения атрибутов документов, а также возможность полнотекстового поиска.

Для ввода документов в систему может использоваться система распознавания текстов и печатных форм.

В случае наличия в системе средств маршрутизации база данных хранит дополнительную информацию о маршрутах движения документов, текущем состоянии маршрутов и пр. Модуль маршрутизации осуществляет непосредственную доставку документов на рабочие места пользователей и внесение информации об изменении статуса документов в базу данных. Клиентское рабочее место системы маршрутизации может непосредственно не взаимодействовать с базой данных и архивом документов, а получать доступ к документам посредством среды маршрутизации, в качестве которой может использоваться электронная почта.

Заключение

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

За время своего существования компьютерные технологии прошли длительный путь развития не только в области программных продуктов или архитектуры систем, но и в области интеграции компьютерных технологий и бизнес-процессов. Изначально созданные для автоматизации рутинных процессов компьютерные технологии стали решающим фактором, определяющим сами бизнес-процессы. Сейчас уже очень трудно представить современный офис не только без компьютера, но и без специальных программ, позволяющих автоматизировать всю работу с документацией. Можно сказать, что на сегодняшний день базовая функциональность этих программных продуктов всех наиболее известных производителей соответствует основным требованиям российского делопроизводства и обеспечивает реализацию всех основных делопроизводственных операций. Поэтому при выборе того или иного программного продукта основное внимание обращается на детали, особенности функционирования и настройки того или иного ПО.

Глоссарий

		Определение
	Текстовый процессор	один из видов прикладного программного обеспечения, который предназначен для создания и обработки текста.
	Электронная почта	Компонент электронного офиса, позволяющий пользователям обмениваться электронными сообщениями по сети
	Информационная технология автоматизации офиса	организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.
	Аудиопочта	почта позволяющая пользователям передовать голосовые сообщения.
	оптический распознаватель образов	Устройство позволяющее преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид с последующим хранением его во внешней памяти компьютера.
	Аудиоконференция	Средство коммуникации использующее аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными лицами.
	Факсимильная связь	связь основанная на использовании факс-аппарата, читающего документ на одном конце коммуникационного канала и воспродящего его изображение на другом.
	Эффективность документооборота	обеспечение рационального соотношения между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты автоматизации документооборота
	Корпоративные СУД	Обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации.
	Системы управления контентом	Системы, которые обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции.

Список использованных источников

1. Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота. / А. Пахчанян. Спб.; «Питер», 2003. - 74 с. - ISBN 5-85647-057-

2. Симонович С.В. Информатика: Базовый курс. / С.В. Симонович. СПб.; «Питер», 2002. - 24 с. - ISBN 5-300-02821-5.

3. Морозевич А.Н. Основы экономической информатики. Учебное пособие. / А.Н. Морозевич, Н.Н. Говядинова, Б.А. Железко. Мн.; «БГЭУ», 2006. - 237 с. - ISBN 5-30567-453-5

4. Назаров С.В. Пакеты программ офисного назначения. Учеб. Пособие. / С.В. Назаров. Москва.; «Издательство АСТ», 2003. - 112 с. - ISBN 5-34634554-4

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Назначение программ офисной автоматизации. Преимущества ERP-систем, критерии их выбора. Характеристики ряда программ: "БЭСТ-5" - информационной системы управления предприятием, описание 1С:Предприятие 8.1, Microsoft Dynamics AX, Галактика Business Suite.

курсовая работа , добавлен 19.12.2011

Теоретические основы информационных технологий, их значение во всех сферах жизни современного человека и общества. Изучение информационной системы для автоматизации службы управления персоналом в рамках предприятия. Отдельные программы автоматизации.

реферат , добавлен 12.01.2012

Анализ существующих информационных систем для автоматизации деятельности предприятий общественного питания. Моделирование основных бизнес-процессов, выполняемых в автоматизированной информационной системе. Этапы разработки информационной системы.

дипломная работа , добавлен 14.11.2017

Анализ особенностей работы и технических возможностей программы "1С: Предприятие", предназначенной для решения широкого круга задач по автоматизации учетной и офисной деятельности. Характеристика основных средств администрирования и конфигурации системы.

курсовая работа , добавлен 28.05.2010

Использование информационных технологий с целью автоматизации рабочего места коменданта образовательного учреждения. Программные и аппаратные средства. Архитектура программного обеспечения. Описание пользовательских интерфейсов. Анализ предметной области.

курсовая работа , добавлен 06.06.2015

Создание сайта в сети Интернет для информирования студентов и преподавателей о проходящих конференциях. Разработка модели "как будет" с учетом внедрения системы автоматизации. Описание сценариев элементарных функций и физической модели базы данных.

курсовая работа , добавлен 19.12.2015

Понятие и процесс обработки информации. Технология подготовки текстовых документов и система управления документами. Методы и средства защиты информации. Экспертные и справочно-правовые системы и автоматизация рабочего места и офисной деятельности.

шпаргалка , добавлен 29.07.2010

Современная система автоматизации ресторанов как один из основных инструментов развития ресторанного бизнеса. Влияние автоматизированной системы на повышение эффективности управления ресторана. Анализ зарубежных и отечественных систем автоматизации.

курсовая работа , добавлен 23.02.2010

Понятие информационных технологий, этапы их развития, составляющие и основные виды. Особенности информационных технологий обработки данных и экспертных систем. Методология использования информационной технологии. Преимущества компьютерных технологий.

курсовая работа , добавлен 16.09.2011

Обзор государственных и международных стандартов и методологий создания и эксплуатации информационных систем. Характеристика актуальных способов автоматизации компании. Проект автоматизации диспетчерской службы ООО "Рим", созданный средствами MS Project.

Автоматизация офиса – это способ повысить эффективность деятельности фирмы за счет внедрения новых технологий из сферы ИТ в канцелярскую деятельность. Рассмотрим подробнее возможности.

Интеграция информационных продуктов не влечет за собой замену традиционной офисной структуры, она всего лишь дополняет существующий режим компании:

во внутрифирменном взаимодействии персонала;
в отношении различных методов коммуникаций с внешним миром и муниципальными департаментами.

Компьютерные сети, программное оборудование и прочие средства передачи, статистики и обработки информации помогают организовывать и поддерживать коммуникативные офисные процессы.

Главные задачи офиса

Офис компании – это связующее звено отделов в составе предприятия вне зависимости от его размера. Если кратко, то к главным конторским функциям относятся:

профессиональное делопроизводство и документооборот (в случае применения IT-технологий и программных компонентов идет речь о системе автоматизированного делопроизводства OAS);
контроль исполнения промежуточных (в т. ч. ежедневных) и генеральных целей фирмы;
составление и оформление квартальных, годовых и прочих отчетов (например, для налоговой инспекции);
поиск необходимых сведений и эффективного инструментария;
контролирование бэк-офиса;
обновление информации, замена старых идентификационных данных на новые;
финансовое и производственное планирование;
упорядоченность деятельности (САО – система автоматической оптимизации, структурирования и координирования);
специализированная техническая поддержка производственных объектов в удаленном режиме;
автоматическая организация совместного и синхронного функционирования подразделений (складов, магазинов и т. д.).

Компоненты генеральной системы комплексной автоматизации офиса

Единое информационное пространство, полученное в результате развития автоматизации фирмы, представляет собой базу:

оперативных детальных сведений, получаемых в режиме реального времени по каждому конкретному процессу;
накопленной аналитической информации о деятельности организации;
личных дел персонала;
разработок на производстве;
данных о партнерах и клиентах.

Оно предназначено для повышения эффективности функционирования предприятия и автоматизации рабочего места (АРМ) каждого сотрудника.

Классификация и функции базы данных

База данных – это ядро автоматической идентификационной системы (АИС) офиса. Вне зависимости от структуры и направления деятельности предприятия она выполняет следующие характерные функции:

сбор информации из разных источников, включая лаборатории об оценке качества и статей независимых аналитиков;
интеграцию известных сведений в упорядоченные модели;
структурирование, защита и хранение данных.

Поскольку сегодня в офисах приходится структурировать большое количество информации, работа с бумажными носителями сводится к минимуму, уступая место интегрированным автоматизированным информационным технологиям (АИТ).

Компьютерные средства

Технология автоматизации современного офиса базируется внедрение компьютерных сетей и IT-технологий в повседневную работу фирм. Именно они решают большинство проблем конторских служащих.

Виды компьютерных офисных средств для малого и крупного бизнесов:

табличный и текстовый процессоры;
электронная почта (внутренняя и расположенная на внешних почтовых сервисах);
аудиопочта и видеотекст;
хранение большого объема информации;
программы для управленческой деятельности и т. д.

Некомпьютерные офисные средства

Современные информационные технологии автоматизации офиса предполагает использование различного некомпьютерного оборудования.

Внимание: самым простым средством такого плана является всем известный телефон, который позволяет одновременно участвовать в разговоре сразу нескольким абонентам.

Предназначение конференц-связи заключается в поддержании коммуникации для территориально удаленных сотрудников одного предприятия. Осуществляется в форматах аудио и видео. А также важную роль в документообороте офиса играет оргтехника и различные элементы ремонта (к примеру, дополнительная звукоизоляция).

Характеристика программного обеспечения

Чтобы продуктивно и эффективно выполнять ежедневные задачи, офис должен быть оборудован только платными программами. В случае скачивания «пиратской» версии (бесплатно) может нарушиться деятельность всего сервера. Комплексная офисная автоматизация заключается в использовании только лицензионной IT-продукции.

К основным программам для бизнеса относятся:

операционная система:
- Microsoft Windows (бюджетный вариант);
- Apple;
- Linux;
офисные программные компоненты:
- Microsoft Office (в т. ч. для Mac);
- Siag Office для Unix;
- iWork и т. д.;
прикладное ПО (зависит от деятельности предприятия):
- Adobe Acrobat;
- Photoshop;
- LeaderTask (для составления планов для бизнеса);
- Autocad;
- Coreldraw;
- TestXML (полезна для строителей и кадастровых инженеров);
- Finereader;
- Brotherhood of Steel Compressed File (для открытия файлов типа bos)
- Expert-Ease;
- Eng-Lang-Trainer (и прочие программы для изучения английского языка);
- логистические программы системы ЭТРАН (актуально для оформления заявок по перевозкам грузов на железной дороге);
- Columbis (для турбизнеса);
- Ventura Publisher;
- Lexicon и т. д.;
антивирусы:
- Kaspersky;
- Webroot;
- Norton;
- Avast;
- McAfee;
- Panda и т. д.

Далеко не каждый офис нуждается в специализированных программах из-за небольшого количества задач, но для ведения стандартной канцелярской деятельности (хотя бы для элементарного бухгалтерского учета) требуется иметь операционную систему Windows с пакетом стандартных офисных программ (Excel, Word).

Информационные облачные технологии автоматизации офиса. Сущность, методы и инструментарий

Возможность работы в дистанционном режиме характерна не только для творческо-креативных и технических профессий. Сегодня в удаленном режиме могут функционировать многие работники, в т. ч. менеджеры по продажам и PR-специалисты.

Важно: с развитием всеобщей компьютеризации теряется необходимость в постоянном нахождении сотрудника на рабочем месте, а потому все большее количество предприятий интегрируют систему облачных технологий в свою деятельность.

Набор полезных инструментов для успешной дистанционной работы автоматизированной системы управления (АСУП)

Облачные технологии позволяют оптимизировать финансовую составляющую офиса лишь в случае полной автоматизации и четкой структуры. Удаленная работа предполагает доступ к:

корпоративной почте с домашнего компьютера;
офисной сети CRM (обеспечивает продуктивное сотрудничество с клиентами);
внутреннему комплексу ERP (ее главное назначение – построение отношений с коллегами).

Автоматизированные виртуальные офисы пользуются популярностью во всем мире, поскольку помогают привлекать к проектам профессионалов из разных стран, оптимизируя расходы на их перемещение в нужное место. Современные автоматизированные информационные технологии и программы управления позволяют обустроить рабочее пространство в удаленном режиме:

виртуальная АТС на основе IP-телефонии помогает общаться с коллегами и клиентами вне зависимости от физического местонахождения (записываются телефонные разговоры и собирается аналитическая статистика об их продолжительности, игнорировании звонков сотрудником, а также об использовании рабочего номера в личных целях);
технология автоматизированного облачного офиса типа Mango Office позволяют переключать звонки со стационарных телефонов на компьютерные номера без последствий для абонентов с моментальным оповещением удаленных специалистов;
Remote Expert от Cisco – профессиональная альтернатива Skype, которая обеспечивает высокое качество изображения и звукового ряда;
программа WebEx дает возможность провести совещание любого масштаба (конференция может содержать до 500 участников);
Zoho Project и Wrike – примеры программ для совместной синхронной правки текстовых документов и графических изображений (картинок, схем, таблиц, графиков и т. д.) различными способами в режиме реального времени и закрепления промежуточного результата;
Realtime Board – оцифрованная маркерная доска, необходимая для совещания в удаленном режиме;
базовые программы учета рабочего времени (ОфисМетрика, ManicTime) для слежения за подчиненными (с элементами шпионского ПО), которые призваны контролировать персонал;
Yaware.Online позволяет включать веб-камеры сотрудников, чтобы узнать, чем они занимаются в рабочее время;
служба vPro от Intel обеспечивает круглосуточную техническую поддержку для удаленных сотрудников (ведь при неполадках с компьютером они не могут обратиться к штатному системному администратору);
новая технология защиты данных от Intel «Я и есть пароль», которая сканирует биометрические данные пользователя и только после этого запускает компьютер (в 2018 году подобных информационных решений для идентификации пользователя по звуку голоса, особенностям мимики или рисунку сетчатки глаза в перспективе будет еще больше);
GPS-трекеры относятся не напрямую к офисным разработкам, но позволяют отследить на карте передвижения сотрудника, выехавшего на какой-либо заказ.

Недостатки менеджмента виртуального офиса подразделения

К сожалению, пока невозможен полный переход деятельности всех компаний в удаленный режим, поскольку облачные технологии имеют ряд следующих недостатков:

трудности в управлении и контролировании надомных работников (особенно если их число постоянно растет);
возможность утечки коммерческой тайны вне зависимости от подписанных обязательств сотрудниками (списывается на некачественные электронные каналы связи);
элементарное снижение оперативности, поскольку удаленный сотрудник может находиться не на рабочем месте, когда его понадобится вызвать при появлении новой заявки;
снижение эффективности работы (не все способны трудиться вне коллектива из-за слабой самоорганизации, некоторые нуждаются в удовлетворении коммуникативных потребностей);
актуальные законодательные ограничения для удаленной трудовой деятельности (особенно в случае необходимости сотрудничества с иностранными специалистами).

Информационные технологии автоматизации управления в режиме удаленного доступа будут успешны в том случае, если руководитель осознает, что структура виртуального офиса существенно отличается от традиционного. Эффективная управленческая деятельность предполагает иное координирование и функционирование: сейчас топ-менеджер должен ставить себя не начальником-распорядителем технических заданий, а заказчиком-координатором проекта.

Информационная технология - совокупность методов, производственных и программно-технологических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации. Цель информационной технологии - производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Поделитесь работой в социальных сетях

Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск

Понятие информации Термин информация используется во многих науках и во многих сферах человеческой деятельности. Формирование информации Человек воспринимает первичные данные различными органами чувств их у нас пять зрение слух осязание обоняние вкус и на их основе сознанием могут быть построены вторичные абстрактные смысловые семантические данные. Свойства информации Понятие информация используется многими научными дисциплинами имеет большое количество разнообразных свойств но каждая дисциплина обращает внимание на те свойства...

В этой статье рассматривается один из вариантов выбора средств для автоматизации деятельности офиса компании любого масштаба. В принципе, автоматизация деятельности офиса или подразделения компании тесно связана с автоматизацией всей фирмы, поэтому в предлагаемой статье они также будут представлены в неразрывной связи.

Задачи автоматизации офисной деятельности

Задачи, решаемые при автоматизации деятельности компании, во многом зависят от характера ее бизнеса, инфраструктуры, административного устройства и многих других факторов. Но вне зависимости от специфики каждой отдельной фирмы существует ряд общих требований к системам автоматизации офисной деятельности. Поэтому для того, чтобы определить эти требования, необходимо понять, что общего имеется в задачах автоматизации деятельности офисов различных компаний.

Обеспечение совместной деятельности

Прежде всего офис - это группа людей, поэтому на первый план выдвигаются средства организации внутрикорпоративного взаимодействия. Конкретный состав этих средств, их содержание и наполнение во многом зависят от специфики деятельности компании. Так, например, торговой организации необходима система автоматизации коммерческой деятельности (торговли); компании, занимающейся выполнением различных проектных работ, - развитые средства управления проектами и задачами. Практически перед любой фирмой встает вопрос автоматизации канцелярии.

Таким образом, при организации внутрикорпоративных деловых процессов внутри компании (а значит, и ее офисов) возникает потребность в автоматизации различных видов деятельности ее сотрудников. Наиболее общими из них являются нижеследующие.

Документооборот

В принципе, весь документооборот сводится к присвоению документу номера (регистрации документа в канцелярии) и к его исполнению, возможно, сопровождаемому контролем. Документооборот охватывает все структурные подразделения компании - от канцелярии до руководства - и является важной частью системы управления фирмой.

Если регистрация документа достаточно однотипна для всех компаний, то процессы его исполнения и контроль над его прохождением формализуются трудно и во многом зависят от административного устройства организации. Исходя из этого система документооборота должна содержать развитые средства адаптации к административной структуре компании и порядку работы с документами, принятому в ней.

Система автоматизации документооборота должна поддерживать рассылку и визирование документов, что является отражением реальных процессов работы с бумагами в любой организации. Также при автоматизации документооборота должна быть обеспечена и другая типичная операция при работе с бумагами - контроль над прохождением документов. Кроме того, данная система должна обеспечивать: ввод в систему документов из различных источников: бумажная документация, сообщения электронной почты, факсы, файлы различных прикладных программ.

Автоматизация коммерческой деятельности (торговли)

В отличие от документооборота все производственные процессы, связанные с торговлей, формализуются значительно проще. Хотя, как показывает практика разработки, продажи и внедрения пакетов автоматизации коммерческой деятельности, у каждой компании есть свои нюансы, но это не мешает широкому распространению подобных систем.

В целом система автоматизации коммерческой деятельности должна выполнять следующие функции:

Обеспечение полного контроля поступления и продажи товара. Торговля включает в себя покупку или производство товара, его хранение и продажу. Весь этот процесс сопровождается различными бумагами: накладными, счетами, счетами-фактурами, которые необходимы для бухгалтерской отчетности. Соответственно, система торговли должна автоматизировать все операции по движению товара и предоставлять соответствующие им бухгалтерские документы.
Взаимодействие с системой автоматизации бухгалтерского учета необходимо для наиболее полной автоматизации финансовой деятельности компании. В идеальном случае программа бухгалтерского учета должна являться составной частью системы автоматизации торговли. На самом деле, учитывая разнообразие бухгалтерских программ, давно используемых компаниями, система автоматизации торговли должна, по меньшей мере, обеспечивать сохранение необходимой информации в форматах этих программ.
Разграничение доступа к информации в системе автоматизации коммерческой деятельности не только является мерой для обеспечения секретности, но и служит для более четкого распределения функций между сотрудниками.
Максимальная автоматизация операций служит для повышения эффективности работы сотрудников и позволяет избежать многих ошибок, следствием которых могут стать финансовые потери.
Регулярное обновление и поддержка системы фирмой-производителем необходимы для обеспечения устойчивого функционирования торговой компании. Действительно, система автоматизации торговли должна отвечать всем требованиям финансового учета, принятым в стране, и всем реалиям рынка. Ярким примером тому может служить ситуация в начале 1997 года, когда было введено требование обязательной выписки счетов-фактур. После этого многие доморощенные системы автоматизации торговли и пакеты, лишенные поддержки разработчика, попросту оказались бесполезными. Другим событием, повлиявшим на судьбу подобных систем, стала деноминация рубля.

Защита данных

Самой ценной составляющей любой информационной системы, тем, во имя чего она и существует, являются хранящиеся в ней данные. Даже при самом надежном решении всегда существует риск потери информации, жизненно важной для предприятия.

Защита корпоративных данных является комплексной задачей, частями которой являются:

Предотвращение несанкционированного доступа к данным. Разграничение доступа к информации, с одной стороны, необходимо для обеспечения ее секретности и защиты от умышленного разрушения, а с другой - служит для более четкого разграничения обязанностей между сотрудниками.
Антивирусная защита. Не следует преуменьшать опасность проникновения вирусов в информационную среду. В условиях бурного развития локальных и глобальных сетей и технологий, связанных с Интернетом, один вирус, попавший в сеть, может принести компании катастрофические убытки.
Резервное копирование данных. Какой бы надежной ни была информационная среда компании, всегда существует вероятность потери данных. В этом случае уменьшить связанные с этим потери поможет развитая система резервного копирования. Как показывает практика внедрения информационных систем, редко кто из IT-менеджеров не устанавливает систему резервного копирования, но при этом далеко не всегда используются современные технологии, предлагаемые для этих систем.

Решение

Рассмотрим одно из решений для автоматизации деятельности компании и ее офисов с учетом требований, изложенных выше. Предлагаемое решение базируется на многолетнем опыте внедрения подобных систем и, по мнению автора, является сбалансированным с точки зрения цены и потребительских характеристик.

Ядром предлагаемого решения является сервер коллективной работы Lotus Domino/Notes компании IBM; рассмотрим его более подробно.

Основой сервера Lotus Notes является встроенная база данных, имеющая нереляционную структуру, что, в отличие от систем управления реляционными базами данных (SQL-серверов), позволяет наиболее просто и эффективно строить системы хранения документов с целью их коллективного использования. Следует отметить, что, несмотря на нереляционную структуру баз данных сервера Lotus Notes, к ним можно обращаться и посредством ODBC-драйвера.

Другими чертами системы Lotus Notes являются:

технология «клиент-сервер» с поддержкой широкого спектра серверных и клиентских платформ, в частности: Windows 2000, Windows NT, Macintosh, AS/400, Windows 95/98/3.x, OS/2, различные клоны UNIX. Все приложения, разработанные на основе системы Lotus Notes, в том числе те, о которых далее пойдет речь, выполняются на всех поддерживаемых ею платформах без каких-либо модификаций;
поддержка удаленных баз данных, обеспечение синхронизации между ними. Это позволяет организовать глобальную корпоративную сеть, где каждый офис будет либо работать с центральным сервером Lotus удаленно, либо содержать на своем локальном сервере актуальную копию корпоративных баз данных;
встроенные Интернет-сервер и система электронной почты;
интерфейс с другими источниками данных через ODBC;
развитые визуальные средства разработки приложений и интерфейс с популярными системами разработки приложений.

Таким образом, Lotus является не только средством хранения данных, но и Интернет-сервером, а также обеспечивает функционирование электронной почты. Как интегрированная система коллективной работы сервер Lotus Notes позволяет организовать:

совместную систему обработки документов внутри компании, отдела, рабочей группы;
взаимодействие между удаленными компаниями или офисами;
обмен информацией внутри предприятия любого масштаба;
коллективную обработку данных из различных источников: реляционных серверов, ресурсов Интернета, офисных приложений.

Система Lotus Notes легко настраивается на все популярные сетевые протоколы и содержит развитые средства организации удаленного доступа и взаимодействия по глобальным сетям.

Пакет Lotus Notes содержит развитые средства защиты информации, о которых будет рассказано далее.

Все эти и многие другие достоинства делают систему Lotus Notes самым популярным средством построения корпоративных систем совместной работы. Так, в течение 1999 года во всем мире было продано почти 22 млн. лицензий на Notes, что превысило аналогичный показатель 1998 год на 62%. К концу 1999 года в мире насчитывалось около 56 млн. пользователей Lotus Notes.

Собственно, только приобретение и развертывание системы Lotus Notes позволяет решить следующие задачи:

реализацию электронной почты;
создание Интернет-сервера;
поддержку индивидуального и группового планирования мероприятий.

Но только этим использование сервера Lotus не ограничивается. Как уже говорилось выше, сервер Lotus Notes предназначен в первую очередь для организации коллективной работы над документами, что определяется архитектурой его баз данных и развитыми встроенными средствами создания приложений для их обработки. Безусловно, компания, владеющая системой Lotus, может самостоятельно разработать приложения под свои нужды, но на рынке уже имеются готовые. Два из них, предназначенные для организации документооборота и автоматизации коммерческой деятельности (торговли), предлагаются вниманию читателей.

Автоматизация офиса (рис. 1) призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Рис. 1. Основные компоненты автоматизации офиса

Информационная технология автоматизации офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и другими служащими. Они позволяют повысить производительность труда работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, компьютерные и телеконференции, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

База данных . Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных. Базам данных будет посвящена отдельная лекция.

Текстовый процессор . Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов.

Электронная почта (E-mail) , основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети.

Табличный процессор . Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными представленными в табличной форме.

Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

Компьютерные конференции и телеконференции (аудио- и видеоконференции) используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) основывается на использовании устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер.

Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Главной особенностью информационной технологии поддержки принятия решений является качественно новый метод организации взаимодействия человека и компьютера. Выработка решения, что является основной целью этой технологии. происходит в результате итерационного процесса (рис. 2), в котором участвуют:

система поддержки принятия решений в роли вычислительного звена и объекта управления;
человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный результат вычислений на компьютере.

Рис. 2. ИТ поддержки принятия решений как итерационный процесс

Окончание итерационного процесса происходит по воле человека. В этом случае можно говорить о способности информационной системы совместно с пользователем создавать новую информацию для принятия решений.

Дополнительно к этой особенности информационной технологии поддержки принятия решений можно указать еще ряд ее отличительных характеристик:

ориентация на решение плохо структурированных (формализованных) задач;
сочетание традиционных методов доступа и обработки компьютерных данных с возможностями математических моделей;
направленность на непрофессионального пользователя компьютера;
высокая адаптивность, обеспечивающая возможность приспосабливаться к особенностям имеющегося технического и программного обеспечения, а также требованиям пользователя.

Информационная технология поддержки принятия решений может использоваться на любом уровне управления. Кроме того, решения, принимаемые на различных уровнях управления, часто должны координироваться. Поэтому важной функцией и систем, и технологий является координация лиц, принимающих решения, как на разных уровнях управления, так и на одном уровне.

Рис. 3. Основные компоненты ИТ поддержки принятия решений.

В состав системы поддержки принятия решений входят три главных компонента: база данных, база моделей и программная подсистема, которая состоит из системы управления базой данных (СУБД) и системы управления интерфейсом между пользователем и компьютером.

База данных играет в информационной технологии поддержки принятия решений важную роль. Данные могут использоваться непосредственно пользователем для расчетов при помощи математических моделей.

Система управления данными должна обладать следующими возможностями:

составление комбинаций данных, получаемых из различных источников, использования процедур агрегирования и фильтрации,
быстрое прибавление или исключение того или иного источника данных;
построение логической структуры данных в терминах пользователя.
использование и манипулирование неофициальными данными для экспериментальной проверки рабочих альтернатив пользователя;
обеспечение полной логической независимости этой базы данных от других операционных баз данных, функционирующих в рамках фирмы.

База моделей . Целью создания моделей являются описание и описание и оптимизация некоторого объекта или процесса. Модели, базируясь на математической интерпретации проблемы, при помощи определенных алгоритмов способствуют нахождению информации полезной для принятия правильных решений.