Что представляет собой коммуникативный процесс. Коммуникационный процесс и каналы передачи информации

Министерство транспорта Российской Федерации

Федеральное агентство железнодорожного транспорта

ГОУ ВПО «Дальневосточный государственный университет путей сообщения»

Кафедра «Менеджмент»

Курсовая работа

по дисциплине: «Теория организации»

на тему: «Коммуникационные процессы в организации»

Хабаровск 2011

Введение

Глава 1. Теоретические аспекты коммуникационных процессов

1 Коммуникации - понятие, виды, их характеристика

2 Коммуникации в управлении

Глава 2. Коммуникационные процессы и сети

1 Процесс коммуникации

2 Прохождение информации по элементам коммуникативной системы

3 Коммуникационные сети и их разновидности

Глава 3. Анализ коммуникационных процессов на ООО «Агат - Тур»

Заключение

Литература

Введение

Коммуникации являются главным составляющим в деятельности руководителя какой-либо организации, так как коммуникации - это обмен необходимой информации между людьми.

Без обмена информации руководство и сотрудники организации не смогут вместе работать, а также сформулировать те задачи, которые нужны для достижения поставленных целей.

Актуальность этой темы в том, что в любой организации и на любом предприятии на сегодняшний день никак нельзя обойтись без коммуникационных процессов, которые зачастую решают вопросы большой значимости.

Предмет исследования - коммуникационные процессы.

Объект исследования - организация, как социальное образование.

Цель данной работы - рассмотреть особенности коммуникативных процессов в организации.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

·Выяснить что такое коммуникация, их виды и характеристики

·Изучить теоретические аспекты коммуникационных процессов в организации.

·Проанализировать роль коммуникаций в работе организации

Глава 1. Теоретические аспекты коммуникационных процессов

1.1 Коммуникации - понятие виды, их характеристика

Управленческая деятельность представляет собой в широком смысле слова обмен информацией, который является сложнейшей проблемой в любой организации. Одним из самых важных факторов управления является коммуникация.

Один из основоположников американской социологии Ч. Кули считал, что под коммуникацией понимается механизм, посредством которого становится возможным существование и развитие человеческих отношений - все символы разума вместе со способами их передачи в пространстве и сохранения во времени. Она включает в себя мимику, общение, жесты, тон голоса, слова, письменность, печать, железные дороги, телеграф, телефон и самые последние достижения по завоеванию пространства и времени. Четкой границы между средствами коммуникации и остальным внешним миром не существует. Однако вместе с рождением внешнего мира появляется система стандартных символов, предназначенная только для передачи мыслей, с нее начинается традиционное развитие коммуникации. К. Черри сформулировал определение коммуникации как социального объединения индивидов, осуществляемого с помощью языка или знаков, установления общезначимых наборов правил для различной целенаправленной деятельности . А. Урсул подчеркивал, что коммуникация - это обмен информацией между сложными динамическими системами и их частями, которые в состоянии принимать информацию, накапливать ее, преобразовывать.

Исходя из вышесказанного можно дать четкое определение понятию «коммуникации».

Коммуникации - это процесс общения и передачи информации между людьми или их группами в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи.

Цели коммуникаций :

Организовывать информационный обмен между субъектом и объектом управления.

Наладить процесс эмоционального и интеллектуального обмена управленческой информацией.

Установить связь между людьми в организации.

Сформулировать общие взгляды на внутреннюю среду организации.

Организовать совместную работу коллективов с целью выполнения задач организации.

Коммуникации подразделяются на следующие виды :

·организационные или межличностные коммуникации, которые основаны на устном общении.

·Коммуникации основанные на письменном обмене информацией.

Межличностные коммуникации в свою очередь подразделяются на следующие типы:

·не официальные или неформальные коммуникации, которые не следуют общим правилам определенной организации; они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации.

Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций: предстоящие сокращения производственных рабочих, новые меры по наказаниям за опоздание, изменение в структуре организации, грядущие перемещения и повышения, подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту, кто кому назначает свидание после работы и т. д.

·официальные или формальные коммуникации. Данные коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями определенной организации и осуществляются по формальным каналам.

В свою очередь формальные коммуникации так же подразделяются на типы:

·горизонтальные, которые распространяются между различными подразделениями. Такие коммуникации предназначаются для координации деятельности различных подразделений.

·Вертикальные, предназначающиеся для передачи информации с одного уровня иерархии на другой.

Вертикальные коммуникации можно подразделить на:

·Восходящие, которые представляют собой поток информации от низших уровней к высшим (т.е. от исполнителя к руководителю). Данный вид передачи информации чаще всего реализуется в виде отчетов о деятельности и рационализаторских предложениях.

·Нисходящие - это процесс передачи информации от руководителя к подчиненным. Такой вид представляет собой инструктаж по поводу выполнения тех или иных заданий.

Говоря о типах коммуникаций, нельзя не упомнить о таких межличностных коммуникациях, как

·Вербальные (словесные);

·Невербальные, основанные на передаче информации или влиянии друг на друга через интонацию, жесты, мимику.

1.2 Коммуникации в управлении

коммуникация информационный управление общение

Управление должно решить три задачи, создавая информационную подструктуру организации деятельности:

·организацию коммуникативных сетей;

·повышение качества информации, циркулирующей по коммуникативным сетям, обеспечивающей управление и деятельность персонала;

·полноценное использование информации для решения задач управления.

Эти задачи связаны со своеобразной группой психологических факторов- познавательно-коммуникативных. Чтобы повысить эффективность управления, необходимо знать, учитывать и совершенствовать эту группу психологических факторов.

Информационное сообщение - содержание информации, переданной при коммуникации от одного лица другому.

Канал коммуникации - направление движения информационного сообщения.

Информационный обмен - передача информации друг другу по каналу.

Коммуникативная цепь - ряд каналов коммуникации, связанных движением однородных информационных сообщений.

Могут быть индивидуальные и групповые информационные сети.

Коммуникативная сеть - сложно соединенная и переплетенная система коммуникативных информационных потоков, циркулирующих по всем элементам организации органа и обеспечивающая ее деятельность. Это схема циркуляции информации. Основа ее задается структурой организации и организационными отношениями между его подразделениями и должностными лицами, т.е. основа лежит в организационно-правовой плоскости.

Реальная же картина передачи сообщений может не совпадать с ней, и причиной этого выступают психологические факторы. Под их влиянием происходит обрыв нормативных (формализованных) каналов и цепей, возникновение новых, их изменение (ослабление или усиление), изменение информационных ролей отдельных лиц, утечка служебной информации и др.

Умелый руководитель принимает меры по обеспечению положительного влияния психологических факторов на коммуникации. К. Киллен, изучавший этот вопрос, пишет: «Представьте себе, как крайний случай, попытку общения с человеком, целящимся в вас из винтовки. До тех пор, пока этот человек относится к вам как к врагу, вряд ли удастся с ним эффективно общаться.

Однако глубокое взаимное уважение отправителя и получателя сообщений чрезвычайно облегчает коммуникацию и позволяет быстро находить решение даже самых трудных проблем». Надо уделять внимание прежде всего межличностным взаимоотношениям, взаимоотношениям руководителей служб и их коллективов, преодолевать психологические барьеры (взаимное недоверие, отсутствие единства подходов, нездоровая конкуренция, осторожность в передаче информации, разборчивость в подключении новых коммуникативных каналов, пользование нелегальными коммуникативными каналами и пр.).

Сказывается то, как развиты и развиваются у сотрудников коммуникативные способности и умения: общительность, доступность, умение слушать и быстро схватывать суть сообщения, быстро и правильно решать, кому передать информацию, умение хранить и быстро находить нужную информацию, четко, ясно и кратко передавать сообщение и др.

Цель коммуникации - обеспечить понимание информации (сообщения), которой обмениваются отправитель и получатель. Коммуникации могут осуществляться в виде:

монолога - информации, поступающей от отправителя к получателю;

диалога - информации, поступающей от отправителя к получателю и от получателя к отправителю;

обратной связи как реакции на полученную информацию.

Для обмена информацией используют символы, к которым относятся слова, жесты, интонация. Отправитель кодирует сообщение с помощью вербальных и невербальных символов.

Обмен информацией возможен не только посредством речи, но и посредством других знаковых систем, которые в своей совокупности составляют средства невербальной коммуникации.

В современной социальной психологии предлагается полная схема всех знаковых систем, используемых в невербальной коммуникации. Основные из них следующие:

Оптико-кинетическая система. Включает в себя жесты, мимику, пантомимику. В целом оптико-кинетическая система предстает как более или менее отчетливо воспринимаемое свойство общей моторики различных частей тела (рук, и тогда мы имеем жестикуляцию; лица, и тогда мы имеем мимику; позы, и тогда мы имеем пантомимику).

Паралингвистическая и экстралингвистическая система знаков (иногда обозначаемая как просодика) представляет собой также «добавку» к вербальной коммуникации.

Паралингвистика - это система вокализации, т.е. качество голоса, его диапазон, тональность. Эти характеристики голоса способствуют выражению эмоционального состояния коммуникатора (гнев сопровождается увеличением силы и высоты голоса, резкости звуков; печаль, напротив, - спадом силы, высоты, звонкости голоса), а также некоторых характеристик его личности

Экстралингвистика - включение в речь пауз, других вкраплений, например, покашливания, плача, смеха, наконец, сам темп речи. паузы, например, подчеркивают особую значительность предлагаемого текста, иногда они значат больше, чем сам текст.

Организация пространства и времени коммуникативного процесса выступает также особой знаковой системой, несет смысловую нагрузку как компонент коммуникативной ситуации. Так например, размещение партнеров лицом друг к другу способствует возникновению контакта, символизирует внимание к говорящему, в то время как окрик в спину также может иметь определенное значение отрицательного порядка.

Визуальный контакт выполняет многочисленные функции: информационный поиск, стремление скрыть или обнаружить свое «Я», сигнализировать о готовности поддержать и продолжить общение, демонстрировать степень психологической близости и пр. Как и все невербальные средства, контакт глаз имеет значение дополнения к вербальной коммуникации. И так же, как другие средства невербальной коммуникации, его проявления варьируются в различных культурах. Так, мера допустимости пристального взора - «глаза в глаза» - различается, например, в Великобритании и Японии, различное значение придается такому явлению, как мигание.

Совокупность этих средств призвана выполнять следующие функции: дополнение речи, замещение речи, репрезентация эмоциональных состояний партнеров по коммуникативному процессу.

Глава 2. Коммуникационные процессы и сети

.1 Процесс коммуникации

Коммуникативный процесс - это процесс взаимодействия между различными субъектами коммуникаций, при котором осуществляется обмен информацией. Коммуникативный процесс включает в себя динамическую смену этапов формирования, передачи, приема, расшифровки и использования информации в обоих направлениях при взаимодействии коммуникатов. Процесс обмена информации начинается с её формирования. Например, чтобы подготовить рекламное сообщение о каком-либо товаре, адресованное определенной аудитории, необходимо сконструировать его образ, выгодно отличающийся от аналогов. Далее рекламную концепцию нужно воплотить до включения обладателя в процесс потребления. Исходя из этого, информация, предназначенная для использования в коммуникативном процессе между продавцом и покупателем, должна включать в себя как очевидные (реальные) сведения, так и символические (образные), которые помогают придать вещи социальную ценность.

Способность передачи информации определяется целью коммуникации, сформированностью каналов коммуникации, наличием общих сторон коммуникации знаковой системы (языка общения, символьной системы). Язык общения характеризуется жанрами устной и письменной форм речи, которые должны быть сформированы для каждого канала коммуникации. Стандартизация коммуникации осуществляется исходя из стандартов стиля, механизма передачи информации. Для передачи смысловой и оценочной информации отбираются соответствующие вербальные и невербальные средства.

Передаваемая информация должна адекватно восприниматься получателем. Для этого кодирование и декодирование замыкает единую цепь. В том случае, когда коммуникация осуществляется с помощью технических средств, обеспечивается кодирование и декодирование (шифрование и дешифрование) информации по различным каналам средств массовой коммуникации (с помощью соответствующей аппаратуры, идентичной на входе и канала коммуникации).

Коммуникативные факторы как выбор языкового кода, так и нормы их использования и способы актуализации частных коммуникативных функций формируют коммуникативную установку.

Языковый код выбирается, исходя из объема, частотности, существующих коммуникативных средств и каналов коммуникации. На выбор языкового кода также влияют тематика, жанр публикаций, тип радио- или телепередач. Выбор кода определяется реально функционирующими в прессе, радио и телевидении видами языков. Свой языковый код подбирается для людей соответствующего образовательного и культурного уровня. В национальных регионах законом предписывается необходимость использования языка коренного населения в СМИ, в образовательных, научных государственных учреждениях.

Среди эстетических требований к речевому коммуникативному процессу - ограничение или полное исключение использования неблагозвучных и редко употребляемых форм, недопущение в одном высказывании слов с общим корнем и тождественным содержанием, неоправданных повторов, пауз.

Эффективность коммуникативного процесса увеличивает обращение к известным именам, авторитетам. Люди чувствуют себя уверенней, если их мнение совпадает с точкой зрения известных личностей. Нередко в коммуникативном процессе можно заметить использование экзотических терминов, с целью введения слушателя (читателя, зрителя) в мир таинственного и неизведанного. В то же время перенасыщенность сообщения непонятными, хотя и будоражащими воображение словами, может создать барьер непонимания.

Таким образом, использование различных приемов поддержания коммуникативного процесса и факторов, способствующих воздействию средств массовой коммуникации на индивидов и социальные группы, позволяет коммуниканту направлять процесс обмена информации в нужное русло и добиваться поставленных им целей.

2.2 Прохождение информации по элементам коммуникативной системы

Среди элементов цепи коммуникации выделяют: кодирование, передача сигнала, канал (передаточный механизм), приём и декодирование, обратная связь, помехи и барьеры.(рис.2.1.)

Кодирование ставит задачу преобразования сигнала в форму, обеспечивающую оптимальную передачу сигнала по определенному каналу коммуникации. Форма сигнала в виде набора символов выбирается в зависимости от специфики коммуникативной системы, включающей все отмеченные элементы коммуникации.

Канал является промежуточным механизмом от коммуникатора к реципиенту. Это и устное обращение, телефонная и интерактивная (двусторонняя телесвязь), это и собрания, митинги, шествия, это и офис, где происходит обмен информацией, это и уличная, и любая другая реклама, посредством которой рекламодатель общается с рекламополучателем и др.

Передача сигнала осуществляется через канал коммуникации. Вид сигнала зависит от типа осуществляемой коммуникации и используемого канала.

Прием и декодирование сигнала. Каждый реципиент может полноценно функционировать в системе коммуникации, если в состоянии понять то, что ему передают. Если каналом коммуникации является звук, то лишь поняв систему звуковых символов, составляющих понятные слова и предложения, можно наладить речевую коммуникацию. При передаче сигналов в виде азбуки Морзе реципиент должен принимать радиосигнал, состоящий из комбинаций коротких и длинных сигналов (точек и тире) и декодировать их путем распознавания набора символов, заключенных между паузами.

Рис.2.1. Коммуникативная сеть

Дешифровку и преобразование сигнала в исходную форму, которую они имели до шифрования, осуществляют специальные устройства, называемые декодерами. Специалисты считают, что наиболее важным фактором, нарушающим «общность» в коммуникациях между источником и получателем информации, являются изменения, которые происходят в ее кодировании и расшифровке. Наиболее эффективные коммуникации устанавливаются в том случае, когда процессы кодирования и расшифровки информации являются единообразными. Когда эти процессы становятся разнородными, коммуникации разрушаются. Н. Винер назвал эту проблему энтропией, т. е. тенденцией процессов человеческого общения к распылению. Такая тенденция возникает в том случае, когда работники организации имеют различный опыт, используемую лексику, знания, интересы и т. п., в результате этого возникают барьеры для эффективных коммуникаций.

При передаче сигналов на его пути возникают барьеры и помехи. При диалога людей различной национальности, например, может возникнуть языковый барьер, а при прохождении радиосигнала - радиопомехи. В коммуникациях между руководителем и подчиненным в качестве помех и барьеров могут служить статусные различия между руководителем и подчиненным, или желание слышать только то, что хочется услышать. В беседе помехой могут быть и отвлечения, и неправильная интерпретация полученной информации реципиентом, и семантические проблемы (придание различных значений одним и тем же словам).

Все помехи и барьеры искажают передаваемый сигнал, поэтому коммуникатору важно убедиться в том, правильно ли понята реципиентом информация. Для этого в систему коммуникации включается канал обратной связи. В разговоре в качестве канала обратной связи может быть, например, краткий пересказ реципиентом услышанного. В коммуникациях радиотелеграфистов с помощью азбуки Морзе - это подтверждение получения всего объема сообщений (определенное количество групп, состоящих из пяти знаков).

Благодаря обратной связи, даже при имеющихся искажениях, коммуникация превращается в дорогу с двусторонним движением, а сам процесс приобретает динамику. При этом достаточно, чтобы обратная связь в её кодовой системе была известна новому получателю. Например, порой на какую-то фразу мы можем ответить просто кивком головы.

2.3 Коммуникационные сети и их разновидности

Коммуникационная сеть - это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков. В данном случае рассматриваются не индивиды как таковые, а коммуникационные отношения между индивидами. Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя и более индивидами. Коммуникационная сеть концентрируется на выработанных в организации образцах этих потоков. А не на том, удалось ли передать значение или смысл послания.

На предприятиях коммуникационные каналы объединяются в сети, связывающие элементы управленческой структуры в единое целое. Они объединяют в себе формальные и неформальные коммуникационные каналы, как дублирующие, так и дополняющие друг друга.

Исходя из отечественного и зарубежного опыта можно выделить три вида коммуникационных сетей:

·открытые, в этих сетях движение команды или информации может быть остановлено, так как попадает в тупик, т.е. к элементу структуры управления, находящемуся в конце канала. Одновременно движение может встретить препятствие в виде посредника или контролера, но который по каким - то причинам этому движению препятствует (останавливает, искажает, направляет в другую сторону) и которого нельзя обойти.

·Замкнутые, в них тупики и контролеры либо отсутствуют, либо могут быть обойдены.

·Комбинированные сети сочетают в себе оба принципа построения и присущи крупным многоуровневым предприятиям.

Рассмотрим более обстоятельно каждый из видов сетей, их преимущества и недостатки, помня при этом, что речь идет об их принципиальных схемах, а не о "портретах" тех или иных реальных организаций или подразделений.

Наиболее простой вид открытой коммуникационной сети - линейная, называемая змеей (рис.2.2). Она характеризует элементы структуры управления А и Б, которые соединяясь находятся в тупиках, а В выполняет роль не только посредника коммуникаций, но может контролировать их. Такая сеть соединяет работников одного уровня управления, имея чаще всего неформальный характер, или является элементом более сложной сети.

Рис.2.2. Сеть типа «Змея»

Если число звеньев, принадлежащих к нижнему уровню иерархии управленческой структуры, не выходит за пределы диапазона контроля, наиболее подходящей для нее является коммуникационная сеть, называемая звезда (рис.2.3) позволяет оперативно получать информацию, концентрировать ее в центральном звене А и в кратчайшие сроки направлять исполнителям Б, В, Г. Звену А легко поддерживать порядок в управлении, поскольку при коммуникациях отсутствуют посредники и неформальные каналы, что делает невозможным появление различного рода "возмущений". Однако для крупных управленческих структур такая коммуникационная сеть непригодна. Центральное звено А уже не в состоянии вырабатывать самостоятельно все решения и доводить их до исполнителей. В этом случае появляется помощник (посредник) Б, конкретизирующий команды и распределяющий информацию между исполнителями В, Г, Д. Являясь представителем среднего уровня управления и играя вторые роли, на деле он получает огромную власть, так как контролирует информацию и может навязывать свою волю первому лицу. Такая сеть получила название шпора (рис. 2.4.).

Рис.2.3. Сеть типа «Звезда» Рис.2.4. Сеть типа «Шпора»

В сетях типа звезда и шпора число коммуникационных каналов, сходящихся к центральному элементу, на практике может бесконечно расти и в конце концов превысить возможности отдельного человека их контролировать. Это обстоятельство ставит естественный предел развитию управленческих структура следовательно, препятствует расширению самих предприятий, обусловленному ростом масштабов производства.

Поэтому для крупных многопрофильных функциональных структур свойственны иные коммуникационные сети, например, тент (рис.2.5.) и его модификации. Суть этих модификаций, получивших название палатка и дом (рис.2.6) состоит в официальном допущении наряду с вертикальными горизонтальных коммуникационных каналов, посредством которых подчиненные могут напрямую самостоятельно решать многие второстепенные проблемы, что позволяет руководству не отвлекаться на них и сосредоточиться на главном.

Рис.2.5. Сеть типа «Тент» Рис.2.6. Сеть типа «Палатка»

В "палатке" допускается один уровень горизонтальной коммуникации - между вторыми лицами; в "доме" же такие каналы возможны на всех уровнях управленческой структуры, что придает ему характер замкнутой сети. Практика показывает, однако, что вследствие относительно свободного пользования коммуникационными каналами здесь могут возникать определенные целенаправленные деформации, с помощью которых отдельные субъекты управленческой структуры могут быть сначала выключены из системы коммуникаций, а затем удалены из нее.

Например, на основе предварительной договоренности субъект Д может направлять информацию для А через Б и Г, минуя В, что должен делать в соответствии с формальными предписаниями. Через некоторое время будет нетрудно доказать принципиальную ненужность В и возможность исключения его из управленческой структуры.

В целом открытые коммуникационные структуры присущи бюрократическим структурам, где имеет место жесткое подчинение одних звеньев другим и преобладают формальные связи. Однако в рамках таких предприятий могут существовать и гибкие структуры - консультационные и совещательные (комитеты, комиссии, специальные творческие группы), которые основаны преимущественно на неформальных или полуформальных внутренних связях и принципах самоуправления. Коммуникации здесь осуществляются посредством замкнутых сетей, в которых посредники.

Основой замкнутых сетей является сеть типа "круг" (рис. 2.7)

Рис.2.7. Сеть типа «Круг»

В крупных предприятиях он может быть сложным, включающим дополнительные коммуникационные каналы, связывающие всех со всеми. "Круг" характерен для структур с благоприятным морально-психологическим климатом. Он помогает объединять людей, облегчать обмен информацией и идеями, стимулирует творческие процессы.

В крупных предприятиях творческие группы могут быть связаны друг с другом, и тогда коммуникационная структура принимает вид "сот" (рис. 2.8). Это - сеть комбинированная, представляет собой единство открытой "змеи" и замкнутого "колеса" или "круга". Процесс коммуникаций имеет уже здесь свои тупики, а связники легко превращаются в контролеров. Эти тупики при необходимости можно преодолеть замыканием самой "змеи" с использованием принципа "соединительного звена".

Рис.2.8. Сеть типа «Соты»

Глава3. Анализ коммуникационных процессов на ООО «Агат - Тур»

«Агат-Тур» существует на российском рынке уже 6 лет. Уставной деятельностью является предоставление туристических услуг, а также экскурсионных поездок по столице России - Москве. В штате фирмы работает 6 ведущих менеджеров, в подчинении которых находится от 2 до 4 младших менеджеров и помощников. Эти сотрудники образуют 6 отделов 000 «Агат-Тур». Возглавляет фирму Генеральный директор, в подчинении у которого более 25 человек. Каждый месяц (в конце месяца) старшие менеджеры в письменном виде докладывают о проделанной работе руководителю организации. Также в этом докладе возможны предложения, пожелания, просьбы как самих старших менеджеров, так и тех менеджеров, которые находятся у них в подчинении. Предварительно просьбы и пожелания младших менеджеров обсуждаются с их начальниками - ведущими (старшими) менеджерами.

Руководитель, рассмотрев, доклады менеджеров, в первых числах следующего месяца организовывает с помощью секретаря собрание, на котором по каждому пункту докладов дает указания на дальнейшую работу, а также распоряжается и передает информацию, поступившую к нему из внешней среды. На этом же собрании присутствует главный бухгалтер фирмы для получения информации о произведённых расходах или предстоящих расходах, доходах и т.п.. Таким образом налажены вертикальные нисходящие коммуникации.

Горизонтальные коммуникации в 000 «Агат-Тур» в основном протекают неформальным образов, непосредственно через общение между сотрудниками. Если одному отделу необходима какая-либо информация от другого отдела, то данный запрос и поступившая в ответ информация проходит через руководителя фирмы, образуя следующую схему(рис. 3.1.):

Рис.3.1. Горизонтальные коммуникации

Также нисходящие и восходящие коммуникации осуществляются на ежегодных собраниях всего трудового коллектива 000 «Агат-Тур», где обсуждаются успехи, достижения, неудачи и перспективы как фирмы так и сотрудников.

Неформальные коммуникации распространяются на празднованиях дней рождений, встречи «Нового года», «Восьмого марта», коллективных поздравлениях с новорожденным ребенком. Ежегодно в организации отмечается «день рождения ОOO «Агат-Тур» - дата регистрации. На данные мероприятия принято собираться всем коллективом. Также на фирме организуются совместные поездки в экскурсионные туры по России, где половина стоимости путёвки оплачивается фирмой.

Такой системой коммуникаций руководитель оградил себя от излишних сплетней и пересудов, организовал эффективную передачу формальной (деловой) информации между отделами, сократил, на сколько это возможно, утечку информации. В тоже время обеспечил вниманием своих подчиненных и предоставил всевозможные пути для «обратной связи». Также подчиненные с помощью такой организации коммуникаций могут видеть в своих начальниках не только приказывающих руководителей, но и просто людей; это достигается на коллективных праздниках.

Достоинства, недостатки и пути их решения в организации

ООО «Агат-Тур» имеет следующие достоинства:

·полная ответственность сотрудников за проделанную работу

·четкость и оперативность в работе персонала

·начальство прислушивается к просьбам и пожеланиям своих сотрудников

·подчиненные видят в своих начальниках не только приказывающих руководителей, но и просто людей. Это говорит о том, что неформальные отношения в данной организации развиты на все 100%.

Недостатки в данной организации наблюдаются только в технологическом процессе:

·объём операций растет медленно из-за острой конкуренции со стороны других организации

·нехватка операционных площадей, из-за чего нет возможности расширения объёма операций.

Рассмотрев достоинства и недостатки данной организации можно сделать вывод о том, что она двигается в правильном направлении. Если и дальше руководитель будет организовывать эффективную передачу формальной и не формальной коммуникаций, то дальнейший успех данной организации просто обеспечен.

Заключение

В данной курсовой работе было полностью раскрыто понятие «Коммуникация». Были рассмотрены виды коммуникаций и дана их полная характеристика. Также были изучены теоретические основы, раскрыта сущность и понятие коммуникационного процесса, его элементы и этапы.

Мной был проведен анализ состояния организации на примере ОOO «Агат-Тур» и даны практические рекомендации.

В данной работе не трудно заметить, что процесс коммуникации- это процесс информирования. А какой же сотрудник в организации может нормально работать без поступления информации? Ведь он каждый день сталкивается с кипой газет, писем, документов; встречается с огромным количеством людей, улаживая спорные вопросы, отдавая распоряжения, контролируя выполнение работы и т.д.

Задача каждого из сотрудников состоит в том, чтобы осуществлять эффективные коммуникации на всех уровнях взаимодействий. Разговор с начальником - коммуникация по восходящей, разговор с подчиненными - по нисходящей, разговор с начальником параллельного отдела-коммуникация. Вопрос эффективных коммуникаций также важен для сотрудника, как и вопрос принятия решений.

Более того, эти два аспекта управленческой деятельности взаимодополняют друг друга. И наличие одного не возможно без наличия другого.

Функция коммуникации также важна для сотрудников, как и функции планирования, организации, мотивации контроля. И я считаю, что если каждый из сотрудников будет совершенствоваться в процессах коммуникации, то любая организация будет успешно осуществлять свою деятельность.

Неэффективные коммуникации - одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, надо стараться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными сотрудниками.

Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть Коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией. Коммуникативный процесс в той степени, в какой он развит, повышает гибкость и саморегуляционные возможности организации. Развитие коммуникативных процессов в организациях стимулируется техническим прогрессом и использованием передовых технологий.

Список литературы

1.Васильев Ю. В. Теория управления [Текст]: учебник для студентов высших учебных заведений по специальности «Государственное и муниципальное управление». Под ред. Ю. В. Васильева, В. Н. Парахиной, Л. И. Ушвицкого. - Изд. 2-е, доп. - Москва: Финансы и статистика, 2008. - 606 с.

.Завьялов П. С. Менеджмент в схемах, рисунках, таблицах [Текст]: учебное пособие /П. С. Завьялов. - Москва: ИНФРА-М, 2000. - 495 с.

.Кабушкин н. И. Менеджмент гостиниц и ресторанов: Учебник / Н.И. Кабушкин, Г. А. Бондаренко. - 3-е изд., перераб. и доп. - Мн.: Новое знание, 2002. - 368 с.

.Королев В. И. Основы менеджмента [Текст]: учебное пособие. Под ред. В. И. Королева. Всероссийская академия внешней торговли. - Москва: Магист, 2008. - 619 с.

.Роджерс Э., Агарвала-Роджерс Р. Коммуникации в организациях [Текст] :пер. с англ. - М. : Дека, 1989. - 276с.

.Энциклопедия экономиста [Электронный ресурс] / Режим доступа: www . grandars. ru

.Конецкая В. П. Социология коммуникации [Текст] - М.: Междунар. ун-т бизнеса и управления, 1997. - С. 230.

.Почепцов Г. Г. Теория коммуникации. - М., 2001. - С. 15.

.Коммуникационные сети [Электронный ресурс] / Режим доступа: www. menedzhmenti. ru

.Коммуникационные сети и их разновидности [Электронный ресурс] / Режим доступа: www.market-pages.ru

.Лабунская В.А. Невербальное поведение (социально-перцептивный подход) [Текст]: учебное пособие/ В.А. Лабунская - Ростов-на-Дону: Унта, 1996 - 258с.

.Ожегов С. И., Шведов Н. Ю. Толковый словарь русского языка: 80000 слов и фразеологических выражений/Российская академия наук. Институт русского языка им. В. В. Виноградова. - 4-е изд., дополненное. - М.: Азбуковник, 1999. - 944 с.

.Русинов Ф. М., Денисов В. А., Разу М. Л. Менеджмент: современный российский менеджмент [Текст]: учебник для вузов. Рос. Экон. Академия им. Г. В. Плеханова, Гос. Ун-т управления, Рос академия гос. Службы при Президенте РФ. - Москва: ФБК-ПРЕСС,1999. - 502 с.

.Шеметов П. В. Менеджмент [Текст]: управление организационными системами: учебное пособие по специальности «Менеджмент организаций» / П. В. Шеметов, Л. Е. Чередникова, С. В. Петухова. - 2-е изд, стер. - Москва: Омега-Л, 2008. - 407 с.

.Кули Ч. Х. Общественная организация. Изучение углубленного разума // Тексты по истории социологии XIX-XX веков. Хрестоматия /Сост. и отв. ред. В.И. Добреньков, Л.П. Беленкова - Москва: Наука, 1994. - 540с.

.Черри К. Человек и информация [Текст]: пер. с англ. / К. Черри- М. : Связь, 1972. - 368с.

.Урсул А. Д. Природа информации [Текст] - М. : Политиздат, 1968. - 288с.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Введение.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2

1.Общая характеристика коммуникационного процесса. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

1.1 Понятие и формирование коммуникационных процессов. . . . . . . . . . . . . . . . .3

1.2 Элементы и этапы коммуникационного процесса. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5

2.Виды коммуникаций. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

3. Трудности в развитии коммуникации и пути улучшения системы коммуникации. . 15

3.1Основные проблемы коммуникаций в менеджменте. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

3.2Способы совершенствования коммуникационных процессов в организации.20

Заключение. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Список литературы. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26

Введение

В ходе совместной деятельности люди обмениваются различными представлениями, идеями, взглядами, предложениями, знаниями, установками.

Все это можно рассматривать как информацию, а сам процесс коммуникации представить как процесс обмена информацией. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом. А одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Поэтому многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.

Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов, очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны, и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.

1.Общая характеристика коммуникационного процесса

1.1 Понятие и формирование коммуникационных процессов

Термин «коммуникация» происходит от латинского слова «communication» озна­чающего «сообщение», «связь».

Коммуникация - это процесс обмена информацией между двумя иболее людь­ми. Для выполнения всех функций управления необходимы принятие решений (как суть самого управления), а также обмен информацией для выработки решений, по­нятных для всех членов, подразделений и окружения организации.

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и целые организации. В первом случае коммуникация носитмежличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, восприятий, отношений и т. п. от одного лица другому в устной, письменной или какой-либо другой форме с целью получения в ответ желаемой реакции. Эффективная межличностная коммуникация в силу ря­да причин очень важна для успеха в организации:

Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредствен­ном взаимодействии людей в рамках различных событий;

Во-вторых,межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся непосредственностьюи двусмысленностью.

Коммуникациирассматриваются как явление и как процесс. Как явление ком­муникации представляютсобой установленные нормы (правила, инструкции, поло­жения) взаимодействия между людьми в рамках организаций соответствующих организационныхформ. Как процесс коммуникации отражают принципы и законо­мерности отношений между людьми. Эти отношения могут характеризоваться ли­бо полной поддержкой коллег, руководителей или подчиненных, либо наличием противоречий междуними.

При передаче стратегически важного сообщения разным группам адресатов сле­дует соответствующим образом варьировать формулировки. Обычно руководитель исполнительного аппарата управления выступает более достойным дублером, спо­собным выполнить задачу, непосредственно возложенную на ведущего работника. Формы обращения могут быть различными - от энергичных лозунгов до обширных подробных документов. Один из способов сделать стратегию организации понят­ной - перевести ее в оперативные термины.

Если управленческая миссия нацелена на создание конкурентных преимуществ и модернизацию продукции, то суть организационных перемен становится значитель­но яснее. Это относится и к осуществлению перемен в организационной структуре и инвестиционной политике. Приприобретении и продаже предприятий, к изменению в структуре издержек и капиталовложений, а также к сдвигам в философии менед­жмента и пересмотру рынков сбыта и целевых установок. Таким образом, эффектив­ность коммуникации можноповысить путем предоставления более или менее подробной информации одной и той же группе адресатов в различные временные интервалы. Однако следует поставить жесткие барьеры на пути приукрашивания стра­тегических сообщений риторическими фразами, что невольно вызывает сомнения в искренности авторов документа.

Одной из наиболее распространенных ошибок является практика чрезмерных коммуникаций, осуществляемых и неподходящее для этого время. С другой стороны, в настоящее время коммуникация располагает богатым арсеналом средств, но, ни одно из них по своей действенности не может сравниться с непосредственным обра­щением личности, символизирующей процесс организационных перемен. Вот по­чему способность общаться - коммуникабельность - является одним из основных качеств настоящего руководителя. Без коммуникации невозможна совместная деятельность, а также управление, поскольку оно, с одной стороны, использует существующие и сложившиеся формы коммуникации, а с другой стороны, формирует те формы коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и управ­ление ею. Существуют два аспекта коммуникации:

-информационный - характеризующий процессы движения информации;

-личностный - характеризующий взаимодействие личностей.

Эти два аспекта теснейшим образом связаны друг с другом. Взаимодействие личностей в значительной степени осуществляется благодаря движению информации, но полностью к информационным процессам не сводится, потому что коммуника­ция подразумевает не только передачу и получение информации, по и личностные ее оценки, и индивидуальные интерпретации.

1.2 Элементы и этапы коммуникационного процесса

Основная цель коммуникационного процесса - это обеспечениепонимания информации, являющейся предметом обмена, т, е. сообщений. Однако сам факт обме­на информацией не гарантирует эффективности общения участвовавшихв обмене людей и организаций. В процессе обмена информацией можно выделить четыре ба­зовых элемента:

1.Отправитель – лицо, которое формирует или отбирает идеи, подлежащие передаче, собирает или отбирает информацию, кодирует сообщение и передает ее.

2.Сообщение - сущность информации, передающейся устно, или закодировано, с помощью символов.

3.Канал – средства передачи информации.

4.Получатель – лицо, которому предназначена информация и которое принимает сообщение, декодирует и воспринимает его.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов:

Зарождение идеи;

Кодирование сообщения;

Выбор канала сообщения;

Декодирование (расшифровка) сообщения.

Задача взаимосвязанных этапов коммуникационного процесса состоит в том, чтобы составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны процесса (отправитель и получатель) поняли и разделили исход­ную идею. Этого добиться бывает не всегда просто, т.к. на каждом этапе смысл ин­формации может быть искажен или полностью утрачен.

Первый этап - зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Возможное непонимание и даже предпосылки конфликта могут быть заложены уже па этом этапе, в частности, по во­просам выбора идеи.

Руководство, генерирующее идею, не может не принимать во внимание, кому она адресована, как будет воспринята, будет ли понята. Уже в обосновании идеи выра­жено отношение отправителя к получателю. В организациях источником коммуни­кации обычно являются сотрудники (руководители, исполнители) со своими идея­ми, намерениями, информацией и целью коммуникации. Этот этап включает в себя следующие шаги: тот, кто передает информацию, называется отправителем. Это ключевая роль, заключающаяся в проектировании и кодировании информации, предназначенной для передачи другим участникам процесса. Выполнение данной роли начинается с идентификации индивидом себя (кто я такой) в рамках коммуникационного процесса и формирования значения или смысла того, почему и что он хочет передать другому участнику.

Руководители, неудовлетворительно обменивающиеся информацией, могут дей­ствовать неудачно, поскольку по отношению к ним именно так действует высшее руко­водство. Дело в том, что руководители высшего звена часто служат ролевой моделью для поведения подчиненных. Что в действительности необходимо, так это осознать, ка­кие идеи предназначены к передаче, до того как отправляется сообщение, и уверен­ность в адекватности и уместности идей с учетом конкретной ситуации и цели.

Описание презентации Коммуникативный процесс и его структура Коммуникационный по слайдам

Коммуникационный процесс – это процесс передачи информации от одного человека к другому или между группами людей по разным каналам и при помощи различных коммуникативных средств (вербальных, невербальных и др.) Цель коммуникационного процесса — обеспечения понимания передаваемой информации, со стороны её получателя. Коммуникативные события – это отдельные крупные фрагменты, которые объединены единой задачей, местом и временем. События распадаются на менее крупные единицы коммуникации – коммуникативные акты.

Коммуниканты — участники коммуникаций (отправитель и получатель), формулирующие и интерпретирующие сообщение. Схема коммуникационного процесса

Элементы коммуникационного процесса 1. Источник (отправитель/адресат) сообщения Источник является инициатором коммуникативного процесса, который начинается только тогда, когда у отправителя возникает потребность в создании и передаче какого-либо сообщения. 2. Кодирование и декодирование. Цели кодирования – доведение замысла/идеи отправителя до адресата; обеспечение такой интерпретации сообщения получателем, которая адекватна замыслу отправителя. Понятия «код» многозначно. В широком смысле код – это любая форма представления информации (идеи, сообщения) или набор однозначных правил, посредством которых сообщение может быть представлено в той или иной форме. Более узкое понимание данного термина – «техническое» . Код – это условное преобразование, обычно взаимно однозначное и обратимое, с помощью которого сообщения могут быть преобразованы из одной системы знаков в другую.

Декодирование – в техническом (узком) смысле – это обратный процесс перевода закодированного сообщения на язык, понятный получателю. Декодирование — в более широком плане – э то: а) процесс придания определенного смысла полученным сигналам; б) процесс выявления первоначального замысла, исходной идеи отправителя, процесс понимания смысла его сообщения. В современной коммуникативистике широкую известность получила модель кодирования/декодирования С. Холла. Он подчеркивал, что любое медиа-сообщение проходит на своем пути от источника до получателя ряд трансформационных стадий. Теория Холла основывается на том, что любое « смысловое сообщение » конструируется из знаков, которые могут иметь явные и подразумеваемые смыслы в зависимости от выбора, который делает кодировщик. Общий вывод Холла заключается в том, что декодированный смысл не обязательно (или не всегда) совпадает с тем смыслом, который был закодирован, хотя он опосредуется уже сложившимися медиа-жанрами и общей языковой системой. Холл отмечает, что декодирование может принимать направление, отличное от предполагаемого: получатели могут читать «между строк» и даже «переворачивать» изначальный смысл сообщения.

3. Сообщение – это осмысленная и соответствующим образом закодированная информация. Сообщения состоят из знаков различного рода (вербальных и невербальных). Знаки образуют знаковую систему, код или язык (вербальный язык, язык жестов, культурный код, языки программирования и т. д.). СООБЩЕ НИЕ Вербальные креолизованные невербальные Устные – письменные первичные — вторичные

Существует и подход, который отграничевает «средства» от «канала» коммуникации. Под «средствами » коммуникации можно понимать способы кодирования сообщения (например, слова, картинки, буквы, звуковые сигналы, жесты), а также собственно технические средства кодирования (пишущая машинка, печатный станок, телефонный и телеграфный аппараты, радиоприемные и радиопередающие устройства, персональный компьютер и т. д.) Термином «канал» целесообразно обозначать маршрут, используемый для передачи сообщения. «Коммуникационный канал – это реальная или воображаемая линия связи (контакта), по которой сообщение движется от коммуниканта к реципиенту (Соколов А. В.) Данная трактовка каналов позволяет разделить их на — естественные, т. е. каналы, возникающие в сфере полисенсорного взаимодействия человека с другими людьми, с внешним миром при участии различных органов чувств (зрения, слуха, эмоций…) — искусственные (технические) – линии телефонной и телеграфной связи, радиосвязи, транспортные артерии и т. п.

5. Барьеры /ШУМЫ — это различные ограничения при передаче сообщения. Они могут быть связаны с характеристиками отправителя, внешней среды, получателя. 6. ПОЛУЧАТЕЛЬ (адресат) – тот, кому адресовано сообщение. Получателем может быть одно лицо, группа лиц, общество в целом и какая-нибудь его часть. Реакция получателя выступает основным индикатором результативности-эффективности коммуникации. Аудитория, как объект информационного воздействия обычно делится на массовую и специализированную. Количественные характеристики аудитории — данные о поле, возрасте, образовании, роде занятий и месте жительства, об их интересах и предпочтениях).

Массовой аудиторией чаще всего обозначаются: а) все потребители информации, распространяемой по каналам СМИ б) случайные объединения людей, не имеющих общих профессиональных, возрастных, политических, экономических культурных и иных признаков и интересов. Концептуальные трактовки понятия «массовой аудитории»: 1) это инертная, неорганизованная масса, пассивно поглощающая все, что предлагают СМИ. 2) это общественная сила, способная активно влиять на «массмедиа» , требовать от них удовлетворения своих собственных (возрастных, профессиональных, культурных, этнических и пр.) желаний и интересов. Специализированная аудитория — достаточно определенное и устойчивое целое, с более или менее очерченными границами, включающее множество индивидов, которые объединены общими интересами, целями, системами ценностей, стилем жизни, взаимными симпатиями, а также общими социальными, профессиональными, культурными демографическими и иными признаками.

7. ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ — реакция получателя на сообщение источника. Обратная связь очевидна как в ситуации межличностной коммуникации, так и в массовой коммуникации. Она является необходимым условием результативной коммуникации. Коммуникативный процесс включает в себя динамическую смену этапов формирования, передачи, приема, расшифровки и использования информации в обоих направлениях при взаимодействии коммуникантов.

Способ передачи информации определяется целью коммуникации, сформированностью каналов коммуникации, наличием общей для сторон коммуникации знаковой системы (языка общения, символьной системы). Коммуникативная ситуация – это совокупность обстоятельств, положение и обстановка, в которых совершается коммуникативный процесс. Коммуникативные ситуации подразделяются на индивидуальные и массовые.

концепция двухступенчатого хода процесса коммуникации и концепция функции усиления Под двухступенчатым характером коммуникации подразумевается, что информация, как правило, первоначально достигает более активных членов группы (обычно лидеров), и только потом ее менее активных членов. Концепция функции усиления, гласит: в любой социальной группе является нормой то, что ее член консультируется с другим членом группы перед принятием решения в ответ на убеждающую коммуникацию.

Понятие и первичная типология коммуникативного действия Коммуникативное действие – это действие социального субъекта, связанное с выполнением функций источника или получателя сообщения в коммуникативном взаимодействии. Коммуникационное взаимодействие – это ряд коммуникативных действий по передаче и получению сообщений. В то же время коммуникативное действие, связанное только с созданием и передачей сообщения, не будет являться коммуникацией. Коммуникативное действие может быть как интенциональным (намеренным/сознательным), так и неинтенциональным (симптоматическим, рефлекторным, неосознанным).

Типология коммуникативного действия 1. Коммуникативное действие источника. Возможны следующие типы коммуникативного действия источника (ДИ). ДИ 1. 1 Интенциональное вербальное коммуникативное действие источника (ИВКДИ) – оно будет являться намеренной передачей сообщения в вербальной форме. ДИ 1. 2. Интенциональное невербальное коммуникативное действие источника (ИНКДИ) – намеренная передача сообщения в невербальной форме. ДИ 2. 1. Неинтенциональное вербальное коммуникативное действие источника (НВКДИ) – передача вербального сообщения без намерения совершить данный акт. ДИ 2. 2. Неинтенциональное невербальное коммуникативное действие источника (ННКДИ) – передача невербального сообщения без намерения совершить данный акт.

2. Коммуникативные действия получателя ДП 1. 1. Неосознанное невербальное коммуникативное действие получателя (ННКДП) – неосознанное восприятие невербального сообщения. ДП 1. 2. Неосознанное вербальное коммуникативное действие получателя (НВКДП) – неосознанное восприятие вербального сообщения. ДП 2. 1. Сознательное невербальное коммуникативное действие получателя (СНКДП) – осознанное восприятие невербального сообщения. ДП 2. 2. Сознательное вербальное коммуникативное действие получателя (СВКДП) – осознанное восприятие вербального сообщения.

Понятие коммуникативного акта. Типология коммуникативных актов Коммуникативный акт – однократное завершенное коммуникативное взаимодействие, в ходе которого применительно к одному дискретному целостному и завершенному сообщению совершились процессы его создания, отправки и получения. Коммуникативное взаимодействие может состоять из одного или нескольких коммуникативных актов. Первичная типология коммуникативных актов может быть построена на основании типологии их компонентов – коммуникативных действий источника и получателя.

Типологическая матрица коммуникативных актов Коммуникативное действие источника Коммуникативное действие получателя Неосознанное КДП (ДП 1) Сознательное КДП (ДП 2) Неинтенциональное действие источника Невербальное НКДИ (ДИ 1. 1) Неинтенциональ-ный невербальный неосознанный коммуникативный акт ДИ 1. 1 – ДП 1 Неинтенциональный невербальный сознательный коммуникативный акт ДИ 1. 1 – ДП 2 Вербальное НКДИ (ДИ 1. 2) Неинтенциональ-ный вербальный неосознанный коммуникативный акт ДИ 1. 2 – ДП 1 Неинтенциональный вербальный сознательный коммуникативный акт ДИ 1. 2 – ДП 2 Интенциональное действие источника Невербальное ИКДИ ДИ 2. 1 – ДП 1 Интенциональный невербальный неосознанный коммуника-тивный акт ДИ 2. 1 – ДП 1 Интенциональный невербальный сознательный коммуникативный акт ДИ 2. 1 – ДП 2 Вербальное ИКДИ (ДИ 2. 2) Интенциональный вербальный неосознанный коммуникативный акт ДИ 2. 2 – ДП 1 Интенциональный вербальный сознательный коммуникативный акт ДИ 2. 2 – ДП

Вопросы: Почему коммуникативная деятельность – источник и средство поддержания социокультурных традиций? Докажите, что коммуникативная потребность – органически присуща духовному развития человека. На научной конференции в Москве выступающий на русском языке докладчик из Кореи закончил свой доклад весьма неожиданно: вместо традиционного «Спасибо за внимание» он сказал: «Простите за мой скудный и безынтересный доклад» , чем вызвал смех присутствующих в зале, поскольку его слова не соответствовали ее коммуникативным ожиданиям. а) Чем можно объяснить коммуникативное поведение докладчика: 1) желанием рассмешить аудиторию? 2) коммуникативной интерференцией? 3) недостаточным знанием русского языка? 4) другими причинами? б) Обоснуйте ваш ответ. Коммуникация как универсальное понятие — это: а) взаимодействие между людьми б) взаимодействие между животными в) технические средства связи г) все виды информационного обмена в природе и обществе.

Задание (письменно). Среди основных причин, создающих барьер при коммуникации, называют; -неточность высказывания; -неуместное использование профессиональных терминов; -несовершенство перекодирование мыслей в слова; -чрезмерное использование иностранных слов; -неверное истолкование намерений собеседника; -неполное информирование партнера; -быстрый темп изложения информации -неполная концентрация внимания; -витиеватость мысли; -неадекватные интонации, мимика и жесты, не совпадающие со словами; -наличие смысловых разрывов и скачков мысли. С какими из этих факторов сталкиваетесь вы, выступая в роли получателя или отправителя сообщения? Поясните свой ответ, используя конкретные примеры из вашей речевой практики.

Коммуникация - процесс двустороннего обмена информацией, ведущий ко взаимному пониманию. Коммуникация в переводе с латыни обозначает «общее, разделяемое со всеми». Если не достигается взаимопонимания, то коммуникация не состоялась. Чтобы убедиться в успехе коммуникации, необходимо иметь обратную связь - информацию о том, как люди вас поняли, как они воспринимают вас, как относятся к проблеме.

Коммуникативная компетентность - способность устанавливать и поддерживать необходимые контакты с другими людьми. Для эффективной коммуникации характерно: достижение взаимопонимания партнеров, лучшее понимание ситуации и предмета общения (достижение большей опре-

деленности в понимании ситуации способствует разрешению проблем, обеспечивает достижение целей с оптимальным расходованием ресурсов). Коммуникативная компетентность рассматривается как система внутренних ресурсов, необходимых для построения эффективной коммуникации в определенном круге ситуаций межличностного взаимодействия.

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между людьми, целью которого является обеспечение понимания передаваемой и получаемой информации.

Основные функции коммуникации: 1) информативная - передача истинных или ложных сведений; 2) интерактивная (побудительная) - организация взаимодействия между людьми, например, согласовать действия, распределить функции, повлиять на настроение, убеждения, поведение собеседника, используя различные формы воздействия: внушение, приказ, просьба, убеждение; 3) перцептивная функция - восприятие друг друга партнерами по общению и установление на этой основе взаимопонимания; 4) экспрессивная - возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний.

Передача информации возможна:

Другим лицам;

Для выполнения задач.

Передача информации может осуществляться в следующих направлениях:

а) сверху вниз:

Постановка задач (что, когда делать),

Инструктирование (как, каким образом, кто);

б) снизу вверх:

Донесения об исполнении,

Донесения о проверках,

Донесения о личном мнении сотрудника;

в) в горизонтальном направлении:

Обмен мнениями,

Координация действий,

Планирование,

Сообщения об исполнении (рис. 2).

Для осуществления процесса коммуникации необходимы четыре основных элемента:

1) отправитель информации;

2) сообщение - собственно информация;

3) канал - средство передачи информации;

Рис. 2. Информационные потоки

4) получатель информации.

Коммуникационный процесс разбивают на пять этапов (рис. 3).

I этап - начало обмена информацией, когда отправитель должен ясно представить, «что именно» (какую идею и какой форме ее выразить) и «с какой целью» он хочет передать и какую ответную реакцию получить.

Рис. 3. Этапы процесса обмена информацией

II этап - воплощение идеи в слова, символы, в сообщение. Выбираются и используются различные каналы передачи информации, речь, жесты, мимика, письменные материалы, электронные средства связи: компьютерные сети, электронная почта и т. д.

III этап - передача информации через использование выбранных каналов связи.

IV этап - получатель информации переводит вербальные (словесные) и невербальные символы в свои мысли - этот процесс называют декодированием.

V этап - этап обратной связи - отклик получателя на полученную информацию, на всех этапах коммуникационного процесса могут существовать помехи, искажающие смысл передаваемой информации.

Руководитель от 50 до 90 % времени тратит на коммуникацию, ведь он должен довести информацию до подчиненных и получить от них требуемую реакцию, а также осуществлять информационное взаимодействие с коллегами и вышестоящим руководством. 80 % зарубежных руководителей считают, что обмен информацией - одна из самых сложных проблем в организациях, а неэффективные коммуникации - это главное препятствие на пути достижения успешной деятельности фирмы, ведь если люди не могут эффективно обмениваться информацией, они не смогут работать вместе и достигать общих целей.

Эффективность управления персоналом пропорциональна эффективности коммуникационных процессов в организации.

Выделяют следующие виды коммуникаций:

Формальные (определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов). Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения;

Неформальные коммуникации (например, канал распространения слухов);

Вертикальные (межуровневые) коммуникации - сверху вниз и снизу вверх;

Горизонтальные коммуникации - обмен информацией между различными отделами для согласования действий;

Межличностные коммуникации - устное общение людей в любом из перечисленных видов коммуникаций.

Горизонтальные потоки сообщений в организации имеют место чаще, чем вертикальные. Одна из причин состоит

в том, что люди более расположены говорить свободно и открыто с равными себе, чем со старшими.

Горизонтальный обмен информацией в этом случае менее подвержен искажениям, поскольку у работников равного уровня взгляды совпадают чаще.

Более того, содержание горизонтальных сообщений носит в основном координационный характер, тогда как у вертикальных, идущих сверху вниз, - приказной. Сообщения, движущиеся снизу вверх, содержат главным образом информацию обратной связи о производственной деятельности.

Организационные структуры, как правило, препятствуют горизонтальным потокам информации между индивидами различных подразделений. Предполагается, что сообщения движутся по ступеням иерархии до общего начальника, а затем направляются вниз. Естественно, это замедляет скорость горизонтальных сообщений. А. Файоль защищал идею специально предусмотренных механизмов поперечной коммуникации в организации, заметив, что имеется много видов деятельности, успех которых зависит от их быстрого исполнения, и что необходимо найти способы сочетания должного почтения к иерархическим каналам с удовлетворением потребности в быстрых действиях. Такой особый горизонтальный канал формальной коммуникации называют «мостиком Файоля».

Кроме этого Файоль и другие теоретики менеджмента в организациях выделяют два различных типа моделей коммуникационных сетей, по которым идут основные потоки информации (рис. 4).

Централизованные сети способствуют лучшему решению относительно простых задач, но препятствуют эффективности решения сложных проблем и уменьшают удовлетворенность членов группы выполняемой деятельностью.

При этом выделяют 4 коммуникативные роли:

1) «сторож» - контролирует течение информации к другому человеку в одной и той же коммуникационной сети (эту роль играют секретари, диспетчеры);

2) «лидер мнений» - способен оказывать влияние на установки и поведение некоторых других людей (влияние неформальным образом);

3) «связной» - связывающее звено между группировками в коммуникационной сети;

Децентрализованные Рис. 4. Модели коммуникационных сетей

4) «пограничник» - человек в коммуникационной сети, имеющий высокую степень связи с организационным окружением.

Причинами плохой коммуникации могут быть:

а) стереотипы - упрощенные мнения относительно отдельных лиц или ситуации, в результате чего нет объективного анализа и понимания людей, ситуаций, проблем;

б) «предвзятые представления» - склонность отвергать все, что противоречит собственным взглядам, что ново, необычно («Мы верим тому, чему хотим верить»). Мы редко осознаем, что толкование событий другим человеком столь же законно, как и наше собственное;

в) плохие отношения между людьми, поскольку если отношение человека враждебное, то его трудно убедить в справедливости вашего взгляда;

г) отсутствие внимания и интереса собеседника, - а интерес возникает, когда человек осознает значение информации для себя: с помощью этой информации можно получить желаемое или предупредить нежелательное развитие событий;

д) пренебрежение фактами, т. е. привычка делать выводы-заключения при отсутствии достаточного числа фактов;

е) ошибки в построении высказываний: неправильный выбор слов, сложность сообщения, слабая убедительность, нелогичность и т. п.;

ж) неверный выбор стратегии и тактики общения. Стратегии общения: 1) открытое - закрытое общение;

2) монологическое - диалогическое; 3) ролевое (исходя из социальной роли) - личностное (общение «по душам»).

Открытое общение - желание и умение выразить полно свою точку зрения и готовность учесть позиции других. Закрытое общение - нежелание либо неумение понятно выразить свою точку зрения, свое отношение, имеющуюся информацию. Использование закрытых коммуникаций оправдано в случаях: 1) если есть значительная разница в степени предметной компетентности и бессмысленно тратить время и силы на поднятие компетентности «низкой стороны»; 2) в конфликтных ситуациях открытие своих чувств, планов противнику нецелесообразно. Открытые коммуника-

|ции эффективны, если есть сопоставимость, но не тождественность предметных позиций (обмен мнениями, замыслами). «Одностороннее выспрашивание» - полузакрытая коммуникация, в которой человек пытается выяснить позиции другого человека и в то же время не раскрывает своей позиции. «Истерическое предъявление проблемы» - человек открыто выражает свои чувства, проблемы, обстоятельства, не интересуясь тем, желает ли другой человек «войти в чужие обстоятельства», слушать «излияния».

Тактика общения - реализация в конкретной ситуации коммуникативной стратегии на основе владения техниками и знания правил общения. Техника общения - совокупность конкретных коммуникативных умений говорить и умений слушать.

В общении выделяют следующие позиции: 1) доброжелательная позиция принятия собеседника; 2) нейтральная позиция; 3) враждебная позиция непринятия собеседника; 4) доминирование или «общение сверху»; 5) общение на равных; 6) подчинение или позиция «снизу». Из сопоставления этих двух факторов-векторов по кругу Лири выявляет 8 индивидуальных стилей общения (рис. 5).

Анализ позиций в общение осуществляется и в концепции трансактного анализа (Э. Берн).

Рис. 5. Позиции и стили общения

Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление об элементах и этапах коммуникационного процесса.

Коммуникационный процесс

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента (рис. 1.4):

• отправитель – лицо, генерирующее идеи или собирающее и передающее информацию;
• сообщение – собственно информация, закодированная с помощью символов;
• канал – средство передачи информации;
• получатель – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Рис. 1.4.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Основная задача отправителя – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это сложно, так как на каждом этапе смысл сообщения может быть искажен или полностью утрачен .

В процессе движения информации происходит ее продвижение но следующим этапам :

• зарождение идеи;
• кодирование и выбор канала;
• передача;
• декодирование;
• обратная связь.

Рассмотрим этапы коммуникационного процесса более подробно для того, чтобы показать, какие проблемы могут возникать в его разных точках (рис. 1.5).

1. Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. При этом отправитель решает, какую именно идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Его роль заключается в провотировании и кодировании информации с последующей передачей другим участникам процесса.

Очень важно правильно и тщательно сформулировать свою идею, с тем, чтобы она стала интересной и привлекательной для получателя. Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова и не приобрела другой формы, в которой она послужит обмену информацией. Отправитель решил только, что именно он хочет передать.

2. Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен закодировать ее с помощью символов. Например, он может использовать в качестве символов слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.

Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся: передача речи, письменных материалов, электронные средства связи, включая компьютерные сети и электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Если канал не слишком соответствует идее, обмен информацией будет неэффективен.

Следует помнить, что выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или более средства коммуникации в определенном сочетании. В связи с этим процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы для передачи информации. Тем не менее считается, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем обмен только письменной. Например, если на собрании начальников отделов, у начальника финансового отдела есть предложения по упрощению взаиморасчетов, эффективнее будет их представить письменно в виде раздаточного материала, на экране или флип-чарте в виде графиков, схем, или видеороликов, сопровождая их демонстрацию устными комментариями. При этом больше вероятность, что информация будет воспринята, во-первых, положительно, во-вторых, полностью (или в максимальном объеме), в-третьих, будут оперативно учтены пожелания и предложения заинтересованных коллег.

• 3. Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Здесь речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникации. В то же время передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.
• 4. Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование – это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информацией на этом завершается.
• 5. Обратная связь. Обмен информацией можно считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи через обратную евязь. Например, произвел действия, которых ждал от него отправитель.

Несмотря на внешнюю простоту коммуникационного процесса, он редко протекает без помех. Существует множество потенциальных препятствий, которые мешают эффективным коммуникациям. Факторы, нарушающие чистоту передачи сообщений, принято называть "шумом" в процессе коммуникаций.

"Шум" – это любой фактор, способный нарушить четкость передачи послания в любой момент процесса коммуникации.

Источники шума варьируются от сложности или неточности языка послания до различий в восприятии людей его получающих, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования. Например, говорят о шуме, когда сообщения плохо закодированы (написаны неясно) или плохо декодированы (не поняты), или когда каналы коммуникации не эффективны (внимание получателя отвлечено от сообщения). Помехой может служить также различие в организационном статусе между руководителем и подчиненным, что также затрудняет точную передачу информации.

Таким образом, шум но своей сути является барьером в процессе коммуникации.

Определенный шум в процессе коммуникации есть всегда, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Если уровень шума достаточно высок, то может происходить заметная потеря смысла послания или даже полная блокировка информационного обмена.

Рис. 1.5.

Таким образом, коммуникационный процесс – это последовательность действий при общении людей. Цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена. Коммуникационный процесс имеет определенные элементы и происходит поэтапно. На каждом из этапов может возникать "шум" (помехи в коммуникациях), который способен существенно понижать их эффективность.

Как было отмечено выше, главная цель коммуникации – обмен различного рода информацией. Каждое предприятие пронизано сетью информационных каналов, которые предназначены для ее сбора, анализа и систематизации. При этом руководитель во многих случаях может выбирать и использовать наиболее удобные для него каналы общения с другими руководителями и подчиненными. Например, обсуждать проблему можно в личной беседе или по телефону; допускается передать работникам информацию, написав записку или письмо, или повесить сообщение на доску объявлений. Конкретный канал во многом определяется природой сообщения (рис. 1.6).

Коммуникативные каналы классифицируют по их пропускной способности.

Пропускная способность канала – это объем информации, который может быть передан через него за один коммуникативный эпизод.

В целом коммуникация становится более эффективной при использовании всего множества каналов как письменных, так и устных.

На емкость коммуникативных каналов влияют три фактора :

• способность обрабатывать несколько сигналов одновременно;
• возможность обеспечения быстрой, двусторонней обратной связи;
• способность обеспечивать личный подход к коммуникациям.

С точки зрения этих возможностей самым лучшим средством является личное общение. Только оно гарантирует прямое воздействие, передачу множественных информационных сигналов, немедленную обратную связь и личный подход.

Общение по телефону или с помощью других электронных средств ускоряет процесс коммуникации, однако в нем отсутствует "эффект присутствия".

Персональные письменные сообщения – записки, письма, замечания – тоже могут иметь личностную направленность, но они доносят только написанные на бумаге слова и не могут обеспечить быструю обратную связь.

Безличные коммуникативные каналы – бюллетени, стандартные компьютерные отчеты – являются самыми "мелкими", их пропускная способность ограничена в наибольшей степени.

По сути, эффективность способа коммуникации зависит от того, насколько он подходит для той информации, которую нужно передать. В частности, исследования показали, что в тех случаях, когда информация носит неоднозначный характер (т.е. нуждается в разъяснениях), устные средства связи более эффективны, чем письменные. Однако письменная форма передачи сообщений более действенна, когда информация очевидна, проста и прямолинейна. Например, доведение до работников рабочих заданий, информирование их о принятых решениях или закрепление в письменной форме достигнутых ранее договоренностей.

В любом случае важен не только вопрос, какую форму коммуникации выбрать, но и как ее правильно использовать. В табл. 1.1 приведены некоторые полезные советы по использованию традиционных средств коммуникаций .

Средство коммуникации	Наилучшее применение	Правила использования
Электронная почта	Отправка ключевой информации, подтверждение регистрации	Придерживайтесь краткости изложения Слова сохраняются навсегда, поэтому избегайте саркастических или оскорбительных замечаний
	Отправка готового документа, требующего подписи, проекта для одобрения или сообщения человеку, не имеющему доступа к электронной почте	Предварительно позвоните и предупредите об отправке факса Позвоните после отправления факса, чтобы удостовериться в его получении Избегайте посылать личную или конфиденциальную информацию, которую могут увидеть другие
	Отправка объемного и сложного материала или благодарственных писем	Убедитесь в отсутствии ошибок В начале документа выделите ключевые моменты Избегайте длинных абзацев, выделяйте их графически Будьте сосредоточены, избегайте большого количества заданий
	Передача информации, несущей эмоциональную нагрузку (если личная встреча невозможна)	Заранее договаривайтесь о времени важных звонков Выслушивайте собеседника, не перебивая Проводите беседу кратко, четко выделяя важные моменты Убедитесь, что обсуждение личных вопросов не может быть подслушано
	Передача более деликатной и щепетильной информации	Запланируйте встречу и придите подготовленным к обсуждению вопросов

• См.: Дафт Р. Л. Уроки лидерства.
• См.: Дафт Р. Л. Уроки лидерства.
• Гринберг Дж., Бейрон Р. Организационное поведение: от теории к практике. М., 2004. С. 441.