E-mail de afaceri. Reguli de bază pentru corespondența prin e-mail. Adresa de e-mail trebuie să fie recunoscută și concisă

Efectuarea corespondenței prin e-mail este o parte integrantă a practicii zilnice de afaceri a unui secretar modern. Abilitatea de a convinge, rămânând politicos și corect, sunt abilități care trebuie dezvoltate și perfecționate. O scrisoare prost scrisă și analfabetă vă poate pune capăt carierei și vă poate afecta irevocabil reputația afacerii. În acest articol veți găsi un set de reguli simple și eficiente pentru desfășurarea corespondenței de afaceri prin e-mail care vă vor ajuta să vă demonstrați profesionalismul și să vă atingeți cu succes obiectivele.

Din articol vei afla:

Corespondența de afaceri prin e-mail: reguli și exemple

Regula 1:

e-mailul de serviciu este folosit doar pentru corespondența oficială

Această remarcă nu se aplică atât de mult eticheta scrisorilor de afaceri, cât de mult pentru etica în afaceri și păstrarea reputației dvs. Amintiți-vă întotdeauna că toate scrisorile pe care le trimiteți de pe computerul dvs. de lucru sunt salvate pe server, iar managerul dvs. le poate revizui dacă doriți.

Regula 2:

Regula este să determinați cercul de destinatari ai mesajului dvs

Dacă scrieți o scrisoare unui manager, atunci ar trebui să existe un singur destinatar - managerul dacă scrieți colegilor sau subordonaților, atunci pot fi mai mulți destinatari; Acestea sunt introduse separate prin virgule în câmpul „Către”, toate părțile interesate - în câmpul „Copiere”. Acestea pot fi terțe părți menționate în textul mesajului. Încercați să nu trimiteți copii inutile, în special conducerii. Supunerea și dorința de a te mulțumi nu te vor decora. Dacă aveți „copii ascunse” ale scrisorii, vă va face și mai rău. Vei fi cunoscut ca un intrigant.

Regula 3:

scopul scrisorii ar trebui să fie transparent atât pentru dvs., cât și pentru destinatar

Formulați clar scopul mesajului dvs.: ce acțiuni vă așteptați să întreprindă cititorul mesajului? Ce reacție ar trebui să urmeze? Acest obiectiv ar trebui să fie transparent nu numai pentru tine, ci și pentru destinatar.

Scopul mesajului va determina forma și gramatica narațiunii:

• exprimarea părerii și evaluarea situației implică folosirea unei persoane („eu” și „noi”);
• o cerere, o instrucțiune, un apel la acțiune implică utilizarea a 2 persoane („tu” și „tu”);
• raportarea evenimentelor din punctul de vedere al unui observator extern implică utilizarea unei terțe persoane („el” sau „ei”).

Regula 4:

nu lăsa câmpul „subiect” gol

Majoritatea utilizatorilor încep să-și cunoască prin e-mail din studierea domeniului „tematic”. Uneori aici se termină. Pentru a preveni ștergerea mesajului înainte de a fi citit, străduiți-vă să păstrați subiectul cât mai specific, informativ și succint posibil. Subiecte vagi precum „Solicitare de informații”, „de la Moscova”, „versiune revizuită” nu sunt acceptabile. Exemple de subiecte de succes:

„Lista membrilor echipei pentru Olimpiada de Matematică de la Moscova”

„Lista echipamentelor defecte ale celui de-al optulea atelier din data de 01.06.17”

„Cercetarea pieței echipamentelor de proiecție 2017”

Dacă răspundeți la un mesaj, simbolul „Re” va apărea în câmpul „subiect”; este recomandat să îl ștergeți.

Regula 5:

rămâneți la structura tradițională a mesajelor

Structura scrisorii este simplă și clară, dar fiecare element din ea este necesar:

1. Salutări și adresă;
2. Unitatea principala;
3. Bloc rezumat;
4. Semnătură
5. Informații de contact.

Regula 6:

salutul și adresa sunt cheia înțelegerii reciproce

Nu folosiți niciodată expresia „Bună ziua” ca salut. Aceasta este o formă proastă. Folosiți universal „Bună ziua!” sau „Bună ziua!” O scrisoare oficială poate începe imediat cu adresa „Stimate (nume și patronim)” sau „Stimate domnule (nume)”. Ce variantă este de preferat - prenume, patronim sau nume? Regula aici este aceasta: dacă doar stabiliți contactul și scrieți un mesaj destinatarului pentru prima dată, atunci este potrivit să vă adresați acestuia prin numele de familie atunci când contactul a fost stabilit și scrieți un mesaj pentru a doua timp, adresați-i lui prin prenume și patronim.

Dacă mesajul are mai mulți destinatari, atunci o opțiune potrivită ar fi „Stimați domni” sau „Stimați colegi” dacă vă adresați reprezentanților unei profesii apropiate dvs. La sfârșitul adresei, puteți pune un semn de exclamare sau o virgulă și puteți începe textul în sine dintr-un paragraf nou, cu o literă mică. Ce variantă ar trebui să aleg? Într-o scrisoare sau un mesaj oficial căruia îi acorzi o mare importanță, pune un semn de exclamare, iar într-un mesaj simplu de lucru, pune o virgulă.

Regula 7:

concizia este principalul avantaj al corespondenței electronice

„Semnificație maximă – cuvinte minime” este motto-ul de aur al corespondenței de afaceri.

Declarația de gânduri ar trebui să fie:

• specific;
• consistent;
• concis;
• de inteles.

Scrieți în propoziții scurte - este mai ușor pentru dvs. și mai ușor de înțeles pentru destinatar. Împărțiți-vă textul în paragrafe, astfel încât să fie mai ușor să treceți și să găsiți informațiile de care aveți nevoie.

Un alt sfat: un subiect - un mesaj. Dacă doriți să luați în considerare mai multe probleme care nu au legătură, acoperiți mai multe idei diferite, apoi dedicați un text separat fiecărui subiect. Desigur, câmpul „Subiect” ar trebui să conțină această idee sau întrebare într-o formă scurtă.

În cazul unei corespondențe pe termen lung, vă puteți limita la cuvintele „Cu respect” și numele și prenumele.

Regula 14:

încercați să nu utilizați postscript

Utilizarea unui postscript este permisă într-un caz - dacă la momentul scrierii scrisorii a avut loc un eveniment important care are legătură directă cu destinatarul.

Exemplu: P.S. Biletele de avion au fost livrate acum o oră.

Regula 15:

utilizați confirmarea citită așa cum este prevăzut

Scopul acestei notificări este ca destinatarul să efectueze o anumită acțiune. Este folosit doar pentru destinatari externi.

Regula 16:

Nu folosiți în exces steagul „de mare importanță”.

Vă amintiți parabola lui Lev Tolstoi despre un băiat căruia îi plăcea să strige în glumă „Lupii!”? Toată lumea era atât de obișnuită cu glumele lui încât atunci când lupii l-au atacat efectiv, nimeni nu a reacționat la țipetele lui.
Când trebuie să indicați cu adevărat importanța literei, toate steagurile necesare vor fi deja folosite.

Regula 17:

verificați din nou toate datele, numerele și numele

Faceți din aceasta o regulă - asigurați-vă că o recitiți din nou înainte de a o trimite. scrisoare, verificați toate numerele, clarificați numele de familie și inițialele. O mică greșeală vă poate costa locul.

Regula 18:

răspunde imediat la scrisoare

Dacă dintr-un motiv oarecare nu puteți răspunde imediat - de exemplu, nu aveți toate informațiile sau pur și simplu nu sunteți pregătit, scrieți pur și simplu că scrisoarea a fost primită și veți răspunde mai târziu. În caz contrar, destinatarul nu va fi sigur că scrisoarea a fost primită sau nu a fost ștearsă din greșeală.

Succesul în activitățile oricărei organizații, firmă comercială sau întreprindere este indisolubil legat de cultura comportamentului și etichetei. Toate acțiunile managerului și ale angajaților trebuie să țină cont cu siguranță de regulile bunelor maniere și să fie adecvate situației.

Una dintre cele mai importante părți ale etichetei este corespondența de afaceri.

Se estimează că aproape 50% din timpul de muncă este petrecut cu hârtiile și corespondența. Dar acest lucru este necesar, deoarece corespondența de afaceri competentă poate crește semnificativ cifra de afaceri a unei companii și poate accelera interacțiunea diferitelor servicii și departamente.

Desigur, există anumite modele aici și cu siguranță vom vorbi despre ele în acest articol. Regulile corespondenței de afaceri au fost de multă vreme standardizate. GOST R.6.30-2003 existent vă va ajuta să plasați corect textul pe foaie, vă va spune ce indentări, margini și fonturi să faceți. Corespondența de afaceri se caracterizează prin uniformitatea și repetarea tiparelor de vorbire.

Cu toate acestea, orice scrisoare este individuală. O amprentă mare asupra acestuia este lăsată de identitatea expeditorului, poziția, situația și destinatarul acestuia. Într-o oarecare măsură, corespondența de afaceri este o combinație de creativitate și muncă grea.

Tipuri de corespondență comercială

Circulația documentelor se face pe hârtie și prin e-mail.

Toată corespondența la întreprindere poate fi împărțită în următoarele grupuri:

Corespondență oficială/informală;

Intern si extern.

Corespondența oficială include oferte comerciale, scrisori de recunoștință și garanții, acorduri comerciale, comenzi pentru întreprindere, responsabilități de serviciu, solicitări, cereri, pretenții.

Corespondența informală include diverse felicitări din partea partenerilor de afaceri, clienților și angajaților; condoleanțe, scuze, invitații și mulțumiri.

Documentele interne circulă numai între departamentele unei întreprinderi, în timp ce documentele externe depășesc limitele acesteia.

Reguli de corespondență de afaceri: conținut intern

Principala cerință este concizia și claritatea scrisorii. Nu întindeți textul pe mai multe pagini. Cea mai bună opțiune este să te încadrezi într-una.

Regulile corespondenței de afaceri implică excluderea din text a cuvintelor și expresiilor complexe, obscure, străine și foarte specializate. Toate propozițiile ar trebui să fie scurte, cu gândurile principale ale autorului și fără „apă”.

Evita interpretările duble din scrisoarea ta, altfel dacă apar dispute, îți va fi mai greu să-ți aperi punctul de vedere și să demonstrezi ce ai vrut să spui printr-o anumită frază.

Regulile de redactare a corespondenței de afaceri obligă scriitorul să numească destinatarul pe nume și patronim, precedat de titlul „Dragă...”. Și asigurați-vă că folosiți „tu”, chiar dacă aveți o relație de prietenie bună cu destinatarul scrisorii.

În introducere, pe lângă indicarea numelui și prenumelui, se precizează și scopul principal al mesajului. Exemplele de corespondență de afaceri cunosc suficiente șabloane și clișee pentru astfel de cazuri: „În legătură cu scrisoarea anterioară...”, „Vă reamintim...”, „Să informăm...” și altele.

Îndulciți un răspuns nefavorabil destinatar (refuzul unei oferte, refuzul cooperării) cu frazele: „Din păcate, nu vom putea profita de condițiile propuse...” sau similar.

Documentație externă pe hârtie

Orice scrisoare de afaceri trebuie să fie scrisă pe antetul companiei cu detaliile companiei și toate informațiile de contact.

Asigurați-vă că includeți data exactă a documentului.

Colțul din dreapta sus al foii este ocupat de inițialele destinatarului și adresa firmei destinatare.

Împărțiți textul în paragrafe semnificative pentru ca cititorul să-l înțeleagă și să îl perceapă mai ușor. Nu mai mult de 4-5 rânduri.

Scrierea tuturor cuvintelor cu majuscule este o formă proastă.

La scrisoare pot fi atașate documente. În acest caz, ele sunt listate într-o linie separată în partea din stânga jos a foii. Conform etichetei de afaceri, un răspuns la o scrisoare trebuie să fie primit în termen de 10 zile. Dacă problema necesită mai mult timp pentru a se rezolva, destinatarul trebuie să notifice acest lucru.

După ce ați scris, ar trebui să vă asigurați că verificați cu atenție textul din nou pentru erori, atât de ortografie, cât și de gramatică. Dacă aveți timp, ar trebui să lăsați scrisoarea deoparte și să reveniți la ea mai târziu. De regulă, vor fi descoperite inexactități care nu au fost observate la început. Acest sfat este cel mai important atunci când răspundeți la o reclamație a unui client. Nu ar trebui să iritați o persoană și mai mult cu o scrisoare scrisă analfabet.

Când documentul este scris și verificat de câteva ori, tipăriți-l pe hârtie A4. Această dimensiune este dimensiunea standard utilizată pentru orice corespondență, chiar dacă textul în sine ocupă doar o jumătate de coală.

Testați cerneala din imprimantă înainte de a imprima pentru a evita rezultatul neclar sau neglijent.

În unele cazuri, puteți să atașați cartea de vizită la document și să includeți foaia imprimată într-un fișier transparent.

Un plic de marcă cu sigla companiei este, de asemenea, considerat o formă bună.

Regulile pentru desfășurarea corespondenței informale de afaceri sunt adesea mai emoționale decât în ​​documentele de afaceri și mai puțin clișee. Abrevierile și utilizarea adjectivelor colorate sunt potrivite aici, de exemplu, în felicitări: uimitor, receptiv, amabil.

E-mailuri de afaceri

Faptul că nu trimiteți corespondență într-un plic prin rețeaua poștală nu ar trebui să fie relaxant. Regulile corespondenței de afaceri se aplică și în aceste cazuri.

Mesajele electronice de afaceri competente și corecte creează o imagine pozitivă atât a întreprinderii, cât și a unei anumite persoane. Reputația în afaceri valorează mult!

Reguli de bază pentru corespondența prin e-mail

Utilizați adresa dvs. de e-mail de la serviciu numai în scopul propus.

Atenție la numele cutiei poștale. Nu folosiți nume incorecte atunci când lucrați, cum ar fi „baby”, „superman”, chiar dacă sunt indicate în transcrierea în limba engleză.

Completați întotdeauna coloana „subiect”, altfel scrisoarea dvs. poate ajunge în spam. Descrieri precum „plan”, „listă”, „propunere comercială”, „raport” nu sunt potrivite. Este posibil să existe destul de multe scrisori similare în căsuța de e-mail a destinatarului. Fii cât mai specific despre ce este mesajul tău. Nu folosi mai mult de cinci cuvinte. Scrieți-vă subiectul cu majuscule. Nu este nevoie să puneți un punct la sfârșit.

Dacă răspundeți la un e-mail primit anterior, asigurați-vă că ați eliminat „Re” din linia de subiect.

Stilul de comunicare

Păstrați scrisoarea într-un format de afaceri. Îndepărtați tonul amenințător, rugător, poruncitor.

Regulile corespondenței comerciale electronice nu permit utilizarea emoticoanelor sau a unui număr mare de semne de întrebare sau exclamare în text.

Fi politicos. Un salut obligatoriu la început și rămas bun de la interlocutor la sfârșit este o formă bună. De exemplu, „Cu respect...” sau în felul acesta: „Cu drag...”.

Corespondența prin e-mail de afaceri și „regula de aur”: nu amestecați mai multe subiecte diferite într-un singur mesaj. Este mai bine să trimiteți o serie de scrisori.

Un e-mail ar trebui să fie pe jumătate mai lung decât o scrisoare pe hârtie.

Lucrul cu atașamente

Dacă există prea multe informații de transmis, nu le puneți pe toate în corpul scrisorii, ci atașați-le ca documente separate ca atașamente.

Pentru comoditatea destinatarului, redenumiți documentele pe care le-ați pregătit cu nume pe care le înțelege. Acest lucru vă va arăta interesul și vă va cuceri. Gândiți-vă la câte dosare de lucru are destinatarul pe computerul său și cum va căuta scrisoarea dvs. printre ele.

Asigurați-vă că informați destinatarul despre fișierele pe care le trimiteți, astfel încât să nu le considere un virus aleatoriu. Arhivați documente mari.

Cel mai bine este să trimiteți atașamente prea mari (peste 200 kbytes) în alte moduri, de exemplu, printr-un server ftp.

Unele servere de e-mail nu permit formate precum COM, EXE, CMD, PIF și un număr de altele să treacă și să le blocheze.

Dacă au existat mai mulți destinatari ai scrisorii dvs., faceți-vă timp pentru a șterge toate dovezile de redirecționare în masă de fiecare dată. Destinatarul nu are deloc nevoie de astfel de informații suplimentare. Comanda „bcc” vă va ajuta.

Regulile pentru efectuarea corespondenței de afaceri prin e-mail impun informarea celeilalte părți că corespondența a fost primită. Dacă nu este posibil să răspunzi în acest moment, anunță-ți interlocutorul despre acest lucru. Salvați istoricul corespondenței pentru a evita alte întrebări și proceduri.

Dacă răspunsul este important și urgent, este permisă notificarea suplimentară a destinatarului prin telefon, Skype sau ICQ. Dacă nici după aceasta nu ați reușit să obțineți un rezultat pozitiv, amintiți-vă din nou.

Nu este neobișnuit ca atunci când solicitați un document, să primiți o scrisoare goală cu un fișier atașat ca răspuns. Este inacceptabil. Exemplele de corespondență comercială necesită ca informațiile relevante să fie plasate în corpul documentului. De exemplu, acesta: „Trimit datele necesare pentru solicitarea dumneavoastră”.

Nu uitați să indicați coordonatele la sfârșitul scrisorii: toate metodele de comunicare disponibile, poziție, site-ul companiei, link-uri către rețelele sociale.

Când scrieți contactele organizației, furnizați cât mai multe informații - număr de telefon cu prefix, adresă cu cod poștal. La urma urmei, comunicarea dvs. are loc nu numai cu rezidenții din regiunea dvs. Dacă aveți toate informațiile, vă va fi mai ușor să vă contactați.

Și ultima regulă: cine a început corespondența trebuie să termine dialogul electronic.

Concluzie

Corespondența de afaceri este o chestiune delicată. Uneori este suficientă o singură privire pentru a-ți forma o opinie certă despre o persoană și organizația pe care o reprezintă. Cunoașterea regulilor scrisului de afaceri vă poate ajuta foarte mult cariera.

Scrisorile unei persoane inteligente reflectă caracterul celor cărora le sunt adresate.

[Lichtenberg Georg Christoph]

Scrieți tipul de scrisori pe care doriți să le primiți.

[Aforism antic]

O scrisoare este un argument puternic în lumea afacerilor.

[Bekhtereva Victoria]

1. De ce să existe standarde corporative uniforme în corespondența de afaceri?

Corespondența electronică este un atribut obligatoriu al comunicării de afaceri pentru orice companie. Practic nu există companii care să nu folosească e-mailul. Dar pune-ți următoarele întrebări:

• Ți s-a întâmplat vreodată ca atunci când trimiți un e-mail unui coleg, să ai impresia că trimiți o scrisoare într-o gaură neagră, iar ei pur și simplu să nu-ți răspundă?
• Când angajații se sună și își cer reciproc să citească de urgență un e-mail, iar asta se întâmplă toată ziua
• Când absolut nu poți înțelege ce vor de la tine într-un e-mail
• Când problemele complexe și dificile atunci când sunt discutate prin e-mail se îneacă într-o mare de informații, detalii, iar problema nu este niciodată rezolvată

Dacă aceste probleme sunt relevante pentru dvs., atunci puteți câștiga mult timp în fiecare zi prin implementarea unor reguli uniforme pentru corespondența electronică. În acest articol vom vorbi despre eticheta corespondenței de afaceri.

2. Șapte reguli principale ale eticii corespondenței în afaceri

Să împărțim condiționat regulile corespondenței de afaceri asupra regulilor de eticăȘi reguli de comunicare și schimb de informații.

Regulile de comunicare sunt guvernate de regulile de schimb de informații în cadrul proceselor și proiectelor de afaceri. Le vom dedica un articol separat. Regulile de etică modelează stilul relațiilor interne dintre angajații companiei și influențează inevitabil formarea imaginii companiei dumneavoastră în rândul partenerilor. De exemplu, am primit recent o scrisoare de la unul dintre partenerii noștri care începea cu cuvintele „Bună ziua, Bekhterev”. Crezi că cooperarea noastră a funcționat?

Pentru a nu „pierde fața” companiei atunci când desfășurați corespondența de afaceri, este necesar să respectați „regulile de aur” ale eticii corespondenței de afaceri:

1. Întotdeauna începem o scrisoare cu o contestație
2. Subiectul scrisorii trebuie să fie
3. Înainte de a trimite, trebuie să verificați greșelile de ortografie, de punctuație și de vorbire.
4. Scrisoarea trebuie să fie structurată (NU apă!)
5. Scrisoarea trebuie să conțină formularea corectă
6. Dacă trimitem atașamente într-o scrisoare, atunci asigurați-vă că scrieți că există fișiere atașate (această mutare va ajuta la evitarea situațiilor în care trimiteți o scrisoare și fișierul nu este atașat; destinatarul, citind scrisoarea și negăsind documentul atașat , vă poate răspunde rapid și vă poate scrie că lipsesc documentele atașate pe care le-ați indicat în scrisoare).
7. Nu ștergem niciodată corespondența. Unul dintre cele mai importante puncte. Istoricul mesajelor nu trebuie niciodată șters, deoarece o scrisoare este un document. Dacă este necesar, ar trebui să vă puteți ridica întotdeauna istoricul corespondenței. Radislav Gandapas, de exemplu, a inclus chiar și o cerere de a nu șterge istoricul corespondenței în semnătura sa.

3. Tipuri de litere

Există multe clasificări diferite, ne propunem să diferențiem literele în funcție de structura lor de design:

1. Scrisoare de comunicare (scrisoare de refuz, scrisoare de revendicare, scrisoare de recunoaștere, scrisoare de justificare etc.)
2. Scrisoarea de aprobare

Comunicarea scrisorilor

În acest tip de scrisori includem toate tipurile de scrisori pe care un angajat le folosește în cursul activităților sale profesionale.

Structura literei

Scrisoarea nu trebuie formatată într-un singur text. Ar trebui să fie clar structurat și bine conceput, astfel încât destinatarul să nu piardă din vedere informațiile importante. Structura scrisorii constă din componente clare:

Subiectul scrisorii

Subiectul scrisorii ar trebui să conțină acțiunea specifică pe care o așteptați de la respondent: „acordați un acord”, „sugerați aspecte pentru examinare”, „trimiteți un raport” etc.

Dacă trimiteți documente, subiectul trebuie să conțină o declarație clară a documentelor conținute în atașamentul scrisorii.

De ce este important să formatați corect subiectul e-mailului?

Este foarte ușor să găsești scrisoarea necesară în fluxul zilnic de informații pe baza subiectului scrisorii. Nicio scrisoare nu se va pierde.

Notă: dacă trimiteți o scrisoare în cadrul unei companii, atunci subiectul scrisorii este formatat conform unui standard dat dacă trimiteți o scrisoare în afara companiei, atunci este recomandabil să formatați subiectul conform șablonului: Numele companiei: scopul scrisorii.

Cu cât este mai constructiv în corpul scrisorii, cu atât mai bine! Una dintre abilitățile cheie de scriere de afaceri pe care ar trebui să le dezvolți la angajații tăi este capacitatea de a-ți formula în mod clar și concis gândurile.

P.S. Dacă, în timpul compunerii unei scrisori, menționăm un fapt din scrisoarea interlocutorului, acesta trebuie citat, separat prin culoare sau font.

Semnătura corporativă

Modelul de semnătură corporativă trebuie să fie același pentru toți angajații companiei.

Semnătura trebuie să includă toate detaliile cheie ale destinatarului, astfel încât, dacă este necesar, destinatarul scrisorii să vă poată contacta cu ușurință.

Cu sinceritate,

Numele complet, funcția.

P.S. Dacă dorim o relație caldă cu un partener/client, atunci merită să emitem o semnătură personală. Orice persoană este încântată să primească o scrisoare cu o atitudine personală, chiar și în corespondență formală.

Semnătura personală se referă întotdeauna la corpul scrisorii. Exemplu: O zi bună / Vă mulțumesc / A fost o plăcere să vorbesc cu dvs. astăzi / Vă mulțumim că ați petrecut timp cu o problemă atât de importantă / Bună familie și copii etc.

A copia

Completem ultimele câmpuri „Către” și „Cc”, pentru a nu trimite accidental o scrisoare când aceasta nu este încă gata.

Care este diferența dintre câmpurile Către și Cc?

În câmpul „Către” introducem adresa persoanei de la care trebuie să efectuăm o acțiune.

În câmpul „Copiere” introducem adresa persoanei care ar beneficia de citirea conținutului scrisorii.

P.S. Experiența noastră a dovedit că domeniul Cc este foarte util. Dacă negociem cu un angajat obișnuit, discutăm probleme importante, dar nu primim răspunsuri pe fond și la timp, atunci merită să introducem o copie a scrisorii de la director sau managerul superior, iar corespondența va începe imediat într-un mod constructiv.

Din pacate, in multe companii nivelul de cultura corporativa nu este la nivelul corespunzator, in urma carora apar situatii cand, pentru ca un angajat sa isi faca bine treaba, este necesar un control strict de catre echipa de conducere.

Outlook are, de asemenea, o funcție precum „Bcc” - un instrument important care vă permite să informați părțile interesate despre scrisoare, dar, în același timp, să nu derutați destinatarul că scrisoarea nu este adresată numai lui!

Scrisoarea de aprobare

Un tip important de scrisoare care vă permite să rezumați întâlnirea, să formulați acorduri în scris, să indicați timpul de finalizare și să clarificați: ambele părți au înțeles corect ce trebuie să facă?

Este util să se întocmească astfel de scrisori după întâlniri, negocieri și conferințe pentru a avea acorduri scrise și o viziune comună asupra implementării lor.

Structura literei:

1. Salutări, adrese și mulțumiri participanților la discuție.
2. Reiterarea scopului întâlnirii la care s-au încheiat acorduri.
3. O listă cu toate aspectele care au fost discutate, în legătură cu deciziile luate cu privire la acestea și numirea persoanei responsabile cu executarea.
4. Înregistrarea ideilor care nu necesită implementare urgentă pentru istorie.
5. Întrebare adresată destinatarilor: S-a luat în considerare totul? Ceva comentarii sau completări?

De exemplu:

Formatarea unei scrisori

Font

Fontul scrisorii trebuie să fie uniform, punctele cheie și titlurile pot fi evidențiate cu caractere cursive, dar este imperativ să se respecte un singur stil de design.

P.S. Trebuie să vă amintiți întotdeauna că cuvintele scrise cu majuscule sunt percepute ca ridicând tonul. Ar trebui evitate.

Paragraf

Este recomandabil să formulați fiecare gând individual într-un paragraf separat pentru a face textul mai ușor de înțeles.

Indentări

Paragrafele nu trebuie să fuzioneze unele cu altele. Pentru a face scrisoarea mai lizibilă, indentările ar trebui să fie după salut, înainte de fiecare paragraf și înainte de semnătură:

Pentru a face scrisoarea mai atractivă din punct de vedere vizual, este mai bine să formatați legăturile din corpul scrisorii ca hyperlinkuri:

Stilul de scriere

Vă invităm la o clasă de master susținută de Serghei Bekhterev.

Câștigă cel puțin 1 oră de timp liber zilnic cu acest antrenament!

La master class vei învăța:
✓ Cum să gestionați sarcinile astfel încât toate sarcinile să fie finalizate 100% și la timp
✓ Cum să pregătiți și să desfășurați în mod eficient întâlnirile
✓ Cum să organizați munca productivă a angajaților într-un singur birou

Când scriem o scrisoare unui prieten sau unei rude, putem ignora greșelile și semnele de punctuație, putem abrevia cuvintele după cum ne place și folosim argou. Principalul lucru este să clarificăm despre ce vorbim. Dar dacă îi scriem unui străin sau unei persoane necunoscute și dorim să obținem un răspuns de la el, atunci ar trebui să luăm în considerare câteva reguli.

Reguli de comunicare

1 . Indicați întotdeauna subiectul scrisorii.

Câmpul „Subiect” trebuie completat în orice caz și este foarte de dorit ca acesta să corespundă conținutului mesajului.

De exemplu, dacă doriți să faceți o programare pentru o consultație pe 5 martie, scrieți: „Înscrieți-vă pentru o consultație (03/05).”

2. Când răspundeți la o scrisoare, salvați istoricul corespondenței.

Când primești o scrisoare de la cineva, îi poți răspunde în trei moduri:

1. Copiați adresa expeditorului și scrieți-i o nouă scrisoare.
2. Faceți clic pe câmpul special de răspuns din partea de jos a mesajului.
3. Folosiți butonul „Răspuns”.

Pentru corespondența de afaceri, ar trebui să răspundeți în al treilea mod, adică faceți clic pe butonul „Răspunde”. Se va deschide un nou e-mail, repetându-l pe cel primit. Subiectul este același, doar cu prefixul „Re:”, textul original este citat integral.

Acesta este formularul standard de răspuns și nu ar trebui să schimbați nimic în acest sens. Răspunsul dumneavoastră trebuie să fie tipărit înainte de textul citat. Acest lucru se face astfel încât fiecare participant la conversație să își poată aminti în orice moment ceea ce s-a discutat.

3. Salutați întotdeauna și adresați-vă interlocutorului ca „tu”.

Orice mesaj ar trebui să înceapă cu un salut. Și este mai bine dacă este individual. Dacă este cazul, chemați interlocutorul după nume, în caz contrar - după prenume și patronimic.

Este indicat să se încheie scrisoarea cu următoarea construcție: Cu stimă, ... (prenume/prenume sau prenume/patronimic).

De exemplu: Bună, Alexey Petrovici. Vă rugăm să trimiteți contractul lui Ivan Mihailovici. Salutări, Ilya Krivosheev

4 . Răspunde cât mai repede posibil.

Cu cât răspunzi mai repede la un mesaj, cu atât mai bine. Ideal în câteva ore. Dar este posibil și în câteva zile. Cu cât aștepți mai mult să răspunzi, cu atât îți afectează mai rău reputația.

În ceea ce privește textul mesajului, atunci când îl scrieți ar trebui să respectați și câteva reguli.

Scrieți în mod specific, dar în detaliu

Nu-l face pe celălalt să ghicească ce ai vrut să spui. Dacă problema nu este evidentă, descrie-o cât mai detaliat: cum ai obținut rezultatul pe care îl ai, ce anume vrei să obții și ce se cere de la interlocutorul tău.

Dar asta nu înseamnă că trebuie să indicați toate detaliile în detaliu. Sari peste lucrurile inutile - prețuiește timpul celuilalt.

Încercați să scrieți pe scurt și la obiect

Nu este nevoie, de exemplu, să vorbiți despre cum se descurcă soția, soacra și alte rude.

În ceea ce privește dimensiunea, în mod ideal, un „ecran” (fără defilare). Maximum - dimensiunea textului care se potrivește pe o coală A4.

Folosiți bunul simț și decența comună

Fii politicos, atent, mulțumesc pentru scrisorile și timpul tău.

Ceea ce absolut NU POȚI face

1 . Abuz de semne de punctuație.

Un singur semn de exclamare sau de întrebare este suficient. Ele nu trebuie duplicate. De asemenea, nu abuzați de elipsele.

Un exemplu de scrisoare „rea”:

2. Utilizați diferite fonturi, dimensiuni și culori diferite.

Site-urile și programele de e-mail vă permit să modificați aceste setări. Puteți alege un font neobișnuit, puteți face literele mai mari sau mai mici sau puteți colora textul în culori diferite. Dar acest lucru este nepotrivit în corespondența de afaceri!

Este mai bine să nu schimbați nimic și să lăsați totul așa cum este implicit. Singurul lucru care este acceptabil este evidențierea unor cuvinte cu caractere aldine sau cursive. Dar numai dacă este necesar!

Un exemplu de scrisoare „rea”:

3. Introduceți imagini cu zâmbete.

Lăsați fețe fericite și triste, flori și inimi pentru corespondența personală. În scrisorile de afaceri, este mai bine să nu folosiți emoticoane - nici text, nici imagini.

Un exemplu de scrisoare „rea”:

4 . Imprimați textul cu majuscule.

Tastarea textului cu majuscule pe Internet este considerată proastă maniere. Acest lucru se aplică atât corespondenței de afaceri și personale, cât și comunicării pe rețelele sociale, Skype, forumuri și alte locuri. Mai mult, acest lucru se aplică atât întregului text, cât și cuvintelor individuale.

Tasta de la tastatură Caps Lock este responsabilă pentru majuscule. Adică, dacă toate literele tale sunt scrise cu majuscule, trebuie doar să o apeși o dată și să eliberezi.

Mai mult, nu tipăriți „Subiectul” literei cu majuscule - acesta este culmea lipsei de respect!

Pe o notă. Tastarea cuvintelor individuale și a întregului text cu majuscule e ca și cum ai striga. Iar țipatul este o agresiune, care depășește corespondența culturală.

Dacă într-adevăr trebuie să evidențiați ceva în text, este mai bine să o faceți folosind caractere aldine sau cursive.

Și, de asemenea, este foarte recomandabil să evitați cuvintele „Urgent”, „Important” și altele care exprimă nerăbdare în subiectul scrisorii.

Alfabetizare

Nu ar trebui să fii prea strict în acest sens, dar încearcă să scrii corect în scrisorile tale. Câteva sfaturi simple:

• Fiecare propoziție trebuie să înceapă cu o literă mare. Pentru a o introduce, țineți apăsată tasta Shift.
• Trebuie să existe un punct la sfârșitul fiecărei propoziții. În aspectul tastaturii rusești, este situat în rândul de jos din dreapta (înainte de Shift).
• Pentru a introduce o virgulă, țineți apăsată Shift și apăsați tasta punct.
• Nu pune un spațiu înainte de virgulă sau punct. Ar trebui să existe un spațiu după ele.

Și încă un sfat pentru cei care știu măcar puțin cum să folosească editorul de text Word (Writer). Mai întâi tastați litera în acest program. Va evidenția erorile cu o linie roșie și făcând clic dreapta pe un astfel de cuvânt, îl puteți corecta.

Copiați și lipiți textul terminat în câmpul scrisorilor. Dar înainte de inserare, ar trebui să dezactivați formatarea, astfel încât să poată fi adăugată fără formatare din Word (Writer).

În mail.ru, pentru a face acest lucru, trebuie să faceți clic pe „Eliminați designul” din partea de sus.

În Yandex.Mail - butonul „Dezactivați designul” din dreapta.

După lipire, aspectul poate fi reactivat.

Ce este e-mailul? În lumea afacerilor moderne, aceasta este:

• Fata ta. Cu ajutorul e-mailului puteți crea o imagine pozitivă în ochii contrapărții sau stricați prima impresie.
• Instrumentul dvs. de lucru. O mulțime de comunicare cu lumea exterioară are loc prin e-mail. Prin urmare, dacă sunteți expert în acest instrument, vă puteți face viața mult mai ușoară.
• O distragere puternică. Lumea exterioară încearcă să ajungă la tine, să-ți distragă atenția și să te rătăcească prin e-mail.

Din această perspectivă, să ne uităm la lucrul cu e-mailul. Să începem cu ceva simplu.

Formatarea unei scrisori

Folosesc clientul de e-mail Mozilla Thunderbird, așa că îl voi folosi ca exemplu. Să creăm o nouă literă și să mergem de sus în jos prin lista de câmpuri.

La care. Copie. Copie ascunsă

Unii s-ar putea să nu știe, dar „To” în Mozilla poate fi schimbat în „Cc” sau „Bcc”.

• La care: scriem destinatarul principal sau mai mulți destinatari separați prin punct și virgulă.
• Copie: scriem cuiva care ar trebui să citească scrisoarea, dar de la care nu așteptăm o reacție.
• Copie ascunsă: scriem cuiva care ar trebui să citească scrisoarea, dar ar trebui să rămână necunoscut celorlalți destinatari ai scrisorii. Este deosebit de potrivit să se utilizeze pentru trimiterea în masă a scrisorilor de afaceri, cum ar fi notificările.

Gresit în e-mailurile în masă, indicați destinatarii utilizând câmpurile „Copiere” sau „Către”. De câteva ori pe an primesc scrisori care listează 50–90 de destinatari în câmpul „Cc”. Există o încălcare a vieții private. Nu toți destinatarii dvs. trebuie să știe cu cine altcineva lucrați pe un subiect similar. Este bine dacă aceștia sunt oameni care se cunosc. Ce se întâmplă dacă pe listă există companii concurente care nu se cunosc una despre cealaltă? Cel puțin, trebuie să fiți pregătit pentru explicații inutile și, la maximum, să încetați cooperarea cu unul dintre ele. Nu face acest lucru.

Subiectul scrisorii

Serviciile profesionale de corespondență scriu adesea (uneori în mod sensibil) despre importanța subiectului e-mailului pe blogurile lor corporative. Dar cel mai adesea vorbim despre scrisorile de vânzare, unde subiectul scrisorii rezolvă problema „e-mailul ar trebui deschis”.

Discutăm despre corespondența de afaceri zilnică. Aici tema rezolvă problema „scrisoarea și autorul ei ar trebui să fie ușor de identificat și apoi de găsit”. Mai mult, diligența ta se va întoarce la tine sub forma karmei a numeroase scrisori de răspuns, doar cu prefixe Re: sau Fwd, printre care va trebui sa cauti litera dorita pe tema.

Douăzeci de scrisori reprezintă volumul de corespondență de o zi pentru un manager de mijloc. Nu vorbesc deloc despre antreprenori și proprietari de afaceri, uneori numărul lor de scrisori depășește 200 sau mai mult pe zi. Prin urmare, încă o dată: nu trimite e-mailuri cu subiectul gol.

Deci, cum să formulezi corect subiectul unui e-mail?

Greșeala #1 : Numai numele companiei în subiect. De exemplu, „Sky” și atât. În primul rând, probabil că nu sunteți singurul din compania dumneavoastră care comunică cu această contraparte. În al doilea rând, un astfel de subiect nu aduce niciun sens, deoarece numele companiei tale este deja vizibil din adresă. În al treilea rând, ghiciți cum va arăta propria dvs. cutie poștală cu această abordare a corespondenței? Ceva de genul.

Este convenabil să cauți pe astfel de subiecte?

Greșeala #2 : strigător, titlu de vânzare. Este grozav dacă știi să scrii astfel de titluri. Dar este potrivit să folosim aceste abilități în corespondența de afaceri? Amintiți-vă scopul unui subiect al unui e-mail de afaceri: nu de a vinde, ci de a oferi identificare și căutare.

Textul scrisorii

Există multe ghiduri de scriere pentru diferite ocazii. De exemplu, Maxim Ilyahov, Alexander Amzin și alți maeștri ai cuvintelor au o mulțime de informații utile. Vă sfătuiesc să citiți articolele lor, cel puțin pentru a îmbunătăți alfabetizarea generală și a îmbunătăți stilul general al vorbirii scrise.

În procesul de scriere a unei scrisori, trebuie să luăm mai multe decizii secvenţial.

O chestiune de politețe . La începutul scrisorii te poți estompa în plăcere sau chiar tandrețe în spiritul „Draga mea Rodya, au trecut mai bine de două luni de când ți-am vorbit în scris, de care eu însumi am suferit și chiar nu am dormit ceva. nopți, gândind.” Foarte politicos și foarte costisitor, atât din punct de vedere al timpului pentru a scrie o astfel de introducere, cât și din punct de vedere al timpului interlocutorului pentru a o citi. Corespondența este o afacere, îți amintești? Nu un eseu în genul epistolar pentru un concurs sau o scrisoare către mama lui Raskolnikov, ci corespondență de afaceri.

Respectăm timpul nostru și al destinatarului!

Are sens doar să te prezinți și să-ți amintești circumstanțele cunoștinței tale în prima scrisoare trimisă după o întâlnire trecătoare la o expoziție. Dacă aceasta este o continuare a cooperării sau a corespondenței în curs, în prima scrisoare a zilei scriem: „Bună, Ivan”, în a doua și în cele ulterioare: „Ivan, ...”.

Recurs . Întotdeauna am fost îngrijorat de întrebarea cui să mă adresez într-o scrisoare dacă există mai mulți destinatari. Recent am scris o scrisoare adresată celor trei fete pe nume Anna. Fără îndoială, am scris „Bună, Anna” și nu mi-am făcut griji. Dar un astfel de noroc nu este întotdeauna cazul.

Ce se întâmplă dacă există trei sau chiar șapte destinatari și nu au același nume? Le puteți enumera după nume: „Bună ziua, Rodion, Pulcheria, Avdotya și Pyotr Petrovici”. Dar este lung și necesită timp. Puteți scrie: „Bună, colegi!”

Pentru mine, folosesc regula de a adresa după nume persoana din câmpul „Către”. Și nu-i contactați deloc pe cei din copie. Această regulă vă permite, de asemenea, să determinați mai exact (unul!) destinatarul scrisorii și scopul acestei scrisori.

Citare . Adesea corespondența este un lanț de litere cu întrebări și răspunsuri - într-un cuvânt, un dialog. Se consideră o bună practică să nu ștergi istoricul corespondenței și să scrii răspunsul tău în partea de sus a textului citat, astfel încât, atunci când revii la această corespondență o săptămână mai târziu, să poți citi cu ușurință dialogul de sus în jos, coborând după dată.

Din anumite motive, setarea implicită în Mozilla este „Plasați cursorul după textul citat”. Vă recomand să îl schimbați în meniul „Instrumente” → „Opțiuni cont” → „Compunere și adresare”. Așa trebuie să fie.

Scopul scrisorii . Există două tipuri de scrisori de afaceri:

• când pur și simplu informăm interlocutorul (de exemplu, un raport cu privire la munca depusă pe lună);
• iar când vrem ceva de la interlocutorul nostru. De exemplu, pentru ca acesta să aprobe factura atașată la plată.

De regulă, există de multe ori mai multe scrisori încurajatoare decât scrisori de raportare. Dacă vrem să obținem ceva de la interlocutor, este foarte important să spunem acest lucru într-o scrisoare în text simplu. Îndemnul trebuie să fie însoțit de un nume și să fie ultima propoziție din scrisoare.

Gresit : „Porfiry Petrovici, știu cine a ucis-o pe bătrână.”

Dreapta : „Porfiry Petrovici, eu am fost cel care a ucis-o pe bătrână, vă rog să luați măsuri pentru a mă aresta, m-am săturat de suferință!”

De ce ar trebui să se gândească corespondentul pentru tine ce să facă cu această scrisoare? La urma urmei, el poate lua o decizie greșită.

Semnătura în text . Ea trebuie să fie. În plus, toți clienții de e-mail vă permit să configurați înlocuirea automată a semnăturii, de exemplu clasicul „Cu drag, …”. În Mozilla, acest lucru se face în meniul „Instrumente” → „Opțiuni cont”.

Dacă să scrieți sau nu contactele în semnătură este o chestiune personală pentru toată lumea. Dar dacă sunteți în vreun fel conectat cu vânzările, asigurați-vă că scrieți. Chiar dacă afacerea nu are loc ca urmare a comunicării, pe viitor vei fi ușor de găsit folosind contactele din semnătură.

În sfârșit, încă o caracteristică a corpului scrisorii pentru acei interlocutori cărora nu le place (nu pot, nu vor, nu au timp) să răspundă la scrisori. Vă rugăm să indicați implicit în corpul scrisorii. De exemplu, „Porfiry Petrovici, dacă nu vii să mă arestezi înainte de 12:00 vineri, atunci mă consider amnistiat”. Desigur, termenul limită trebuie să fie real (nu ar trebui să trimiteți textul din exemplu vineri la 11:50). Destinatarul trebuie să fie capabil din punct de vedere fizic să citească și să acționeze pe baza scrisorii dvs. O astfel de „tăcere” vă scutește de responsabilitatea pentru eșecul interlocutorului de a răspunde. Ca întotdeauna, trebuie să abordați cu înțelepciune utilizarea acestei funcții. Dacă o persoană răspunde la scrisorile tale la timp și în mod regulat, un astfel de ultimatum poate, dacă nu să-l jignească, atunci să-l streseze puțin sau să conducă la decizia de a nu răspunde la scrisoare chiar acum, dar să te facă să aștepți până vineri.

Atasamente

Scrisorile vin adesea cu atașamente: CV-uri, propuneri comerciale, estimări, grafice, scanări de documente - un instrument foarte convenabil și, în același timp, o sursă de erori populare.

Eroare : investiție uriașă. Primesc adesea e-mailuri cu atașamente de până la 20 MB. De regulă, acestea sunt scanări ale unor documente în format TIFF, cu o rezoluție de 600 dpi. Programul de e-mail al corespondentului se va bloca aproape sigur câteva minute într-o încercare zadarnică de a încărca o previzualizare a atașamentului. Și Doamne ferește că destinatarul încearcă să citească această scrisoare pe un smartphone...

Personal, șterg imediat astfel de scrisori. Nu doriți ca e-mailul dvs. să ajungă la coșul de gunoi înainte de a fi citit? Verificați dimensiunea investiției. Se recomandă să nu fie mai mare de 3 MB.

Ce să faci dacă depășește?

• Încercați să vă reconfigurați scanerul la un alt format și rezoluție. De exemplu, PDF și 300 dpi produc scanări destul de lizibile.
• Gândiți-vă la programe precum WinRar sau 7zip archiver. Unele fișiere se comprimă perfect.
• Ce să faci dacă atașamentul este mare și nu îl poți comprima? De exemplu, o bază de date contabilă aproape goală cântărește 900 MB. Stocarea informațiilor în cloud va veni în ajutor: Dropbox, Google Drive și altele asemenea. Unele servicii, cum ar fi Mail.ru, convertesc automat atașamente uriașe în link-uri către stocarea în cloud. Dar prefer să-mi gestionez singur informațiile stocate în cloud, așa că nu accept automatizarea de la Mail.ru.

Și încă o recomandare nu complet evidentă despre investiții - lor Nume . Trebuie să fie înțeles și acceptabil pentru destinatar. Odată ce noi în companie pregăteam o propunere comercială în numele lui... să fie Fiodor Mihailovici Dostoievski. Am primit o scrisoare de la manager cu un proiect de CP pentru aprobare, iar atașamentul includea un fișier numit „ForFedi.docx”. Managerul care mi-a trimis asta a avut un dialog care a fost cam așa:

Stimate manager, sunteți personal pregătit să abordați acest om respectat și să-l numiți Fedya în față?

Cumva, nu, este un om respectat, toată lumea îl numește după prenume și patronim.

De ce ați numit atașamentul „Pentru Fedi”? Dacă i-o trimit chiar acum, crezi că va cumpăra topoare de la noi folosind acest CP?

Aveam de gând să-l redenumesc mai târziu...

De ce să pregătiți o bombă cu ceas - refuzul unui potențial client - sau să vă creați un plus de muncă prin redenumirea fișierului? De ce să nu denumiți imediat atașamentul corect: „Pentru Fyodor Mikhailovich.docx” sau chiar mai bine - „KP_Sky_Axes.docx”.

Deci, avem mai mult sau mai puțin rezolvat e-mailul ca „persoană”. Să trecem la a privi e-mailul ca pe un instrument de lucru eficient și să vorbim despre componenta sa de distragere a atenției.

Lucrul cu literele

E-mailul este o distragere puternică. Ca și în cazul oricărei distrageri, e-mailul trebuie tratat prin înăsprirea regulilor și introducerea programelor de lucru.

Cel puțin, trebuie să dezactivați TOATE notificările despre sosiri de corespondență. Dacă clientul de e-mail este configurat implicit, veți fi anunțat cu un semnal sonor, o pictogramă de lângă ceas va clipi și va fi afișată o previzualizare a literei. Într-un cuvânt, ei vor face totul pentru a te smulge mai întâi de munca minuțioasă, apoi te cufundă în abisul scrisorilor necitite și al e-mailurilor nevăzute - la minus o oră sau două din viața ta.

Unii oameni au putere de voință puternică care le permite să nu fie distrași de notificări, dar oamenii obișnuiți sunt mai bine să nu ispitească soarta și să le oprească. În Mozilla Thunderbird, acest lucru se face prin meniul „Instrumente” → „Setări” → „General” → „Când apar mesaje noi”.

Dacă nu există notificări, cum poți înțelege că a sosit o scrisoare?

Foarte simplu. Tu însuți, în mod conștient, alocați timp pentru a vă sorta corespondența, a vă deschide clientul de e-mail și a vedea toate mesajele necitite. Acest lucru se poate face de două ori pe zi, de exemplu, la prânz și seara, sau în timpul opririi forțate, de exemplu, în ambuteiajele.

Oamenii întreabă adesea, cum rămâne cu timpul de răspuns și scrisorile urgente? Răspund: nu aveți scrisori urgente în poștă. Cu excepția cazului în care lucrați în departamentul de asistență pentru clienți (acest departament are propriile reguli pentru lucrul cu poșta).

Dacă există scrisori urgente, expeditorul vă va anunța despre acest lucru prin alte canale - telefon, SMS, Skype. Apoi veți intra în mod conștient în clientul dvs. de e-mail și veți procesa corespondența urgentă. Toți specialiștii în gestionarea timpului (de exemplu, Gleb Arkhangelsky cu „Time Drive”) declară un răspuns standard la e-mail în 24 de ore. Aceasta este o regulă normală a bunelor maniere - să nu vă așteptați la răspunsuri instantanee prin e-mail de la interlocutorul dvs. Dacă există o scrisoare urgentă, notificați-o prin canale de comunicare mai rapide.

Deci, am dezactivat notificările și acum am pornit clientul de e-mail conform programului nostru.

Ce să facem când mergem la poștă și ne angajăm într-o activitate numită „sortare prin e-mail”? Unde este începutul și sfârșitul acestei lucrări?

Am auzit multe despre sistemul zero inbox, dar, din păcate, nu am întâlnit nicio persoană care să-l folosească. A trebuit să-mi reinventez roata. Există articole pe acest subiect pe Lifehacker. De exemplu, " ". Mai jos voi vorbi despre sistemul zero inbox în interpretarea mea. Aș fi recunoscător dacă guru GTD ar comenta și ar adăuga sau îmbunătăți sistemul descris.

Este important să înțelegeți și să acceptați că e-mailul nu este un programator de sarcini sau o arhivă pentru activitățile dvs. Prin urmare, folderul Inbox ar trebui să fie întotdeauna gol. După ce începeți să sortați în căsuța de e-mail, nu vă opriți și nu vă lăsați distras de nimic până când nu goliți acest dosar.

Ce să faci cu e-mailurile din căsuța de e-mail? Trebuie să parcurgeți fiecare literă succesiv și să o ștergeți. Da, doar evidențiați și apăsați Delete pe tastatură. Dacă nu vă puteți decide să ștergeți scrisoarea, va trebui să decideți ce să faceți cu ea.

1. Poți să răspunzi în trei minute? Trebuie să-i răspund? Da, este necesar, iar răspunsul nu va dura mai mult de trei minute, apoi răspunde imediat.
2. Trebuie să răspundeți, dar pregătirea unui răspuns va dura mai mult de trei minute. Dacă utilizați un planificator de activități care vă permite să convertiți un e-mail într-o sarcină, transformați e-mailul într-o sarcină și uitați de el pentru o vreme. De exemplu, folosesc serviciul absolut minunat Doit.im. Vă permite să generați o adresă de e-mail personală: îi trimiteți scrisoarea și aceasta se transformă într-o sarcină. Dar dacă nu aveți un planificator de activități, mutați litera în subdosarul „0_Run”.
3. După ce ați răspuns rapid la o scrisoare, o transformați într-o sarcină sau pur și simplu o citiți, trebuie să decideți ce să faceți mai departe cu acest mesaj: ștergeți-l sau trimiteți-l într-unul dintre foldere pentru stocare pe termen lung.

Iată folderele de stocare pe termen lung pe care le am.

• 0_Execută. Nu am un astfel de folder, dar dacă nu aveți un planificator, repet, puteți pune aici scrisori care necesită o muncă detaliată. Acest folder trebuie, de asemenea, curățat în mod regulat, dar cu o abordare atentă la un moment special alocat pentru aceasta.
• 1_Ref. Aici am pus scrisori cu informații de fundal: scrisori de bun venit cu autentificare de la diverse servicii web, bilete pentru zborurile viitoare și așa mai departe.
• 2_Proiecte. Aici este stocată o arhivă de corespondență privind partenerii și proiectele cu care există relații curente. Desigur, a fost creat un folder separat pentru fiecare proiect sau partener. În dosarul partenerului am pus scrisori nu numai de la angajații săi, ci și scrisori de la angajații Neb legate de acest partener. Foarte convenabil: dacă este necesar, toată corespondența despre proiect este la îndemână în câteva clicuri.
• 3_Muzeul. Aici am pus acele scrisori pe care ar fi păcat să le șterg, iar beneficiul lor nu este evident. Aici sunt mutate și folderele cu proiecte închise din „2_Projects”. Pe scurt, „Muzeul” stochează primii candidați pentru eliminare.
• 4_Documente. Iată scrisori cu mostre electronice de documente care pot fi utile în viitor pentru contabilitate, de exemplu, rapoarte de reconciliere de la clienți, bilete pentru călătoriile efectuate. Dosarul are multe asemănări cu folderele „2_Projects” și „1_Reference”, doar informațiile contabile sunt stocate în el, iar informațiile de management sunt stocate în folderul „2_Projects”. În „4_Documente” există informații moarte, iar în „2_Proiecte” există informații live.
• 5_Cunoștințe. Aici am pus doar newslettere cu adevărat utile la care vreau să revin după un timp pentru inspirație sau pentru a găsi soluții.

Există și alte setări ale clientului de e-mail care sunt importante pentru funcționarea acestui sistem. În primul rând, în Thunderbird există o casetă de selectare „Marcați mesajele ca citite”. Prefer să fac asta în mod conștient, așa că jos cu steagul! Pentru a face acest lucru, accesați meniul „Instrumente” → „Setări” → „Avansat” → „Citire și afișare”.

În al doilea rând, folosim filtre . Anterior, am folosit în mod activ filtre care redirecționau automat scrisorile către dosarele corespunzătoare, în funcție de adresa expeditorului. De exemplu, scrisorile unui avocat au fost mutate în folderul „Avocat”. Am abandonat această abordare din mai multe motive. În primul rând: scrisorile unui avocat în 99% din cazuri se referă la un proiect sau partener, ceea ce înseamnă că trebuie mutate în folderul acestui partener sau proiect. În al doilea rând: am decis să adaug conștientizare. Tu însuți trebuie să decizi unde ar trebui să fie stocată o anumită scrisoare și este mai convenabil să cauți mesajele neprocesate într-un singur loc - în căsuța de e-mail. Acum folosesc filtre doar pentru organizarea automată a scrisorilor obișnuite din diverse sisteme în foldere, adică scrisori care nu necesită să iau decizii. Filtrele din Mozilla Thunderbird sunt configurate în meniul „Instrumente” → „Filtre de mesaje”.

Deci, cu abordarea corectă, e-mailul ar trebui să dureze între 10 și 60 de minute pe zi, în funcție de volumul de corespondență.

Da, și încă ceva. Ați dezactivat deja notificările despre sosirea de noi litere? ;)