Кафедра информатики

СЕМЕСТРОВАЯ КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине: "Информатика" на тему:

Программное обеспечение « LotusNotes»

МОСКВА 2009

Введение

Запуск LotusNotes

Основные элементы интерфейса

Основные команды для работы с базой данных

Папки и представления

Почта и адресная книга LotusNotes

Стандартные папки LotusNotes

Стандартные представления LotusNotes

Создание сообщений

Чтение сообщений

Работа с папками

Обработка почты

Безопасность

Использование NotesHelp

Список использованной литературы

Введение

Что такое LotusNotes?

Несомненно, все из вас представляют, что такое документ. В повседневной практике мы постоянно имеем дело с документами самой разнообразной формы и содержания.

LotusNotes позволяет организовать процесс создания и распространения документов более удобным путем, объединяя документы в базы документов. Notes – это прежде всего средство для создания и организации документов. Notes позволяет сделать документ доступным для Ваших коллег. Вы можете создавать редактировать и читать документы. Служебные записки, приказы, счета, графики, распоряжения – все эти документы могут содержаться в базе LotusNotes. Фактически, основой LotusNotes является уникальная технология создания и хранения документов. Она обеспечивает хранение информации в базах документов и быстрый доступ к ней.

Документ Notes можно рассматривать как контейнер, в который могут быть помещены самые разнообразные объекты и в любом количестве, например:

· Текст, числа и графические изображения

· Файлы, подготовленные MSWord

· Электронные таблицы Lotus 1-2-3 или MSExcel

Для каждого такого документа в базу документов Notes будет помещена информация о датах создания и редактирования, сотрудниках выполнявших операцию и правах доступа на весь документ или его части.

Запуск Lotus Notes

Для запуска Lotus Notes необходимо, нажав на кнопку Пуск , а далее выбирать последовательно Программы - Приложения Lotus - Lotus Notes

Сразу после запуска Lotus Notes предложит ввести пароль пользователя, который был предоставлен Вам администратором системы.

Необходимо обратить внимание на то, что система спрашивает именно пароль пользователя, а не имя с паролем. Происходит так из-за того, что Lotus Notes после установки на компьютер настраивается для поддержки работы конкретного пользователя.

Обратите внимание, что для сложности подбора пароля в строке ввода пароля отображается не один символ для одного нажатия на клавиатуре, а 2-3 в случайной последовательности.

После правильного ввода пароля перед Вами открывается рабочая область.

Ввод пароля предоставляет доступ к так называемому ID-файлу, в котором содержаться те данные, которые необходимы для подтверждения личности пользователя перед сервером Domino, в том числе и имя пользователя. Необходимо, чтобы каждый пользователь следил за сохранностью своего ID-файла и по возможности хранил его на дискете, т.к. кроме пароля ID-файл ничем не защищен и злоумышленник может путем подбора пароля получить доступ к серверу, захватив ID-файл пользователя. По умолчанию, ID-файлы для всех пользователей данного компьютера хранятся в каталоге Notes\Data и могут быть переписаны оттуда на дискету.

Основные элементы интерфейса

После первого запуска Notes на рабочей станции, Вы получаете вид, показанный на рисунке. Эта страница стала стартовой, начиная с версии 5. Переключение в режим «Рабочей области» показано на рисунке

Давайте детально рассмотрим внешний вид “Рабочей области”.

Ярлыки, находящиеся в верхней части рабочего стола, содержат названия рабочих листов, на каждом из которых могут быть расположены закладки.
Для создания рабочего листа необходимо воспользоваться командой меню Создание - Лист и ввести в появившемся окне название, которое, например, может совпадать с Вашим именем.
Закладка является ссылкой на базу данных, расположенную на сервере или Вашем компьютере. Появляется она при первом открытии базы и позволяет быстро к ней перейти, руководствуясь названием и местоположением.

В верхней части окна Lotus Notes располагается меню. Все его элементы являются контекстно-зависимыми. Наличие некоторых пунктов напрямую зависит от того, какая операция выполняется в данный момент. В качестве примера можно привести пункты меню Файл , Правка , Создание и Действие . Пункты меню Текст, Таблица, Рисунки и некоторые другие появляются только при работе с соответствующими типами данных.
Интерфейс Lotus Notes помимо стандартных меню, характерных для любых Windows-приложений, содержит некоторые специфичные элементы, такие как панель закладок и панель задач. Панель закладок организует закладки. С ее помощью пользователь системы может ускорить доступ к различным функциям системы. Закладки Notes создаются так же, как и в браузере, но эти закладки могут указывать на элементы как Notes, так и Интернета, включая базы данных, представления, документы, Web-страницы и группы новостей.
Панель задач действует аналогично панели задач операционной системы Windows. Кнопки задач делают в Notes удобным переход из одного открытого окна в другое. Каждый раз при открытии почты, базы данных или документа автоматически создается кнопка задачи, отображаемая непосредственно под строкой меню Notes. Любая из активных задач доступна по щелчку. Для закрытия задачи можно просто щелкнуть "х" в правом верхнем углу кнопки задачи. Для перехода между задачами можно использовать клавиши Ctrl + Tab.
В Lotus Notes существует возможность быстрого доступа ко многим функциям и инструментам. Это Панель инструментов . В большинстве случаев использование панели инструментов значительно удобнее, чем использование меню. Кнопки-значки на панели инструментов контекстно-зависимы, т.е. в каждый момент времени доступны только необходимые значки.
По умолчанию панель инструментов выключена. Чтобы отобразить ее, выберите в верхнем меню Файл - Параметры - Параметры панели инструментов. В открывшемся диалоговом окне установите флажок "Панель инструментов". При необходимости с помощью этого окна пользователь может создать и сохранить свой собственный набор значков для использования вместо стандартного набора.
При работе в Lotus Notes в любой момент времени доступны также контекстные меню, вызываемые нажатием правой кнопки мыши. Контекстные меню отображаются для закладок, значков, документов, баз данных и т. д., предоставляя команды, которые достаточно просто щелкнуть. Большинство команд, содержащихся в контекстных меню, доступны также через основные меню.

Строка разделена на восемь сегментов, которые содержат всплывающие меню и индикаторы.

Первый сегмент – индикатор обмена данными с сервером Notes. Изображение молнии означает, что идет обмен информацией с сервером. Если связь с сервером установлена с помощью модема, в этом сегменте появится соответствующая пиктограмма модема.

Второй сегмент – указывает на тип используемого шрифта в текущей позиции курсора. При нажатии мышью на этом сегменте появляется всплывающее меню со списком доступных шрифтов.

Третий сегмент – определяет размер шрифта.

Четвертый сегмент – позволяет определить стиль, который будет использоваться при форматировании абзацев.

Эти два сегмента также имеют всплывающие меню

Кроме основного меню существуют два типа контекстных меню:

· элементы меню, которые появляются в основном меню, в зависимости от активного элемента базы: Текст, Раздел, Вложения, Связь, Рисунок;

· меню, которое появляется после нажатия правой кнопки мыши на каком-либо из объектов. Этим объектом может быть значок базы данных, документ, выделенный фрагмент текста, поверхность рабочего пространства и т.д.

Обратите внимание! Список команд контекстного меню зависит от объекта, к которому оно относится, и от того, какие операции выполняются над элементами базы в данный момент

Окно рабочего пространства содержит несколько листов рабочего пространства. На листах находятся значки баз данных. Для удобства работы пользователя базы данных можно сгруппировать по определенным признакам, например, по тематикам баз.

Инструкция

Дистрибутив программы Notes6_5_3. exe находится по адресу ftp://192.168.14.173. При его загрузке нужно указать:

логин: doc

пароль: doc

Установка Lotus Notes на рабочих станциях

Установка рабочей станции (клиента) Lotus Notes состоит из двух этапов:

Инсталляция клиента Lotus Notes (программа Notes6_5_3. exe );

Настройка параметров клиента Lotus Notes.

1. Установка рабочей станции Lotus Notes

Выполняется с правами администратора компьютера.

1. Для установки клиента Lotus Notes for Windows запустите программу Notes6_5_3.exe .

https://pandia.ru/text/78/305/images/image002_102.jpg" width="504" height="385 src=">

2. Прочтите лицензионное соглашение.

https://pandia.ru/text/78/305/images/image004_54.jpg" align="left" width="502" height="379 src=">

Установите переключатель «Установить приложение для» в нужное положение.

При этом следует помнить, что положение только для меня применяется, если на компьютере работает только один работник, являющийся и администратором компьютера, и пользователем. Если на компьютере работают разные пользователи, то нужно выбирать значение «всех пользователей данного компьютера». Вторая часть установки приложения - настройка параметров клиента Lotus Notes при этом положении переключателя будет вестись с правами учетной записи того пользователя, для которого будет выполняться настройка.

4. Определите диск и директорию для программных файлов Notes и для каталога данных Notes:

https://pandia.ru/text/78/305/images/image006_49.jpg" width="501" height="416">

6. Подтвердите готовность к инсталляции и укажите, необходимо ли сделать Lotus Notes почтовой программой по умолчанию:

7. По завершении инсталляции нажмите на кнопку [Готово ].

2. Настройка клиента Lotus Notes

Перед первым запуском Notes на рабочей станции убедитесь, что вы знаете:

Точное написание имени главного почтового сервера Domino (docSRV/ISTU, DNS – имя *****);

Точное написание имени пользователя, под которым он был заре­гистрирован на сервере Domino (Фамилия руководителя подразделения);

Пароль пользователя для его учетной записи (при создании учетной записи установлен пароль);

Точное местонахождение учетной записи (при первоначальной установке клиента Lotus Notes – на сервере Domino, выбирается автоматически;

при повторной установке – местоположение файла ХХХХ. id, принадлежащего руководителю подразделения – на диске ПЭВМ, на которой клиент был установлен ранее);

Тип сетевого соединения и сетевой протокол - для связи с сервером Domino (TCP/IP).

2.1. Этапы настройки

1. Запустите Lotus Notes на рабочей станции с правами того пользователя, который будет работать с приложением «Босс – Референт»:

https://pandia.ru/text/78/305/images/image009_36.jpg" width="582" height="346 src=">

С помощью переключателя укажите необходимость подключения к серверу Domino. Введите его наименование в поле Domino Server.

3. Установите переключатель в положение «Настроить подключение по локальной сети».

https://pandia.ru/text/78/305/images/image012_30.jpg" width="664" height="432 src=">

Примечание: если Lotus Notes была установлена на компьютере, то ID-файл может находиться на компьютере в каталоге disk:\Program Files\lotus\notes\data . Если ID-файл отсутствует на ПЭВМ, то его можно получить у администратора, написав e-mail по адресу s_ a_ spa@ doc1. istu. ru

Подтвердите необходимость копирования ID-файла в адресную книгу в появившемся на экране диалоге.

5. Введите пароль.

https://pandia.ru/text/78/305/images/image014_26.jpg" width="409" height="122">

и предложить настроить стартовую страницу:

9. Если соединение с сервером прошло успешно, Notes размещает на рабочем пространстве значки трех баз данных : Общая Адрес­ная книга, Личная Адресная книга (создается на рабочей станции в каталоге данных Notes) и Почтовый ящик пользователя.

Чтобы отобразить рабочее пространство в окне программы необходимо открыть его окно.

https://pandia.ru/text/78/305/images/image017_18.jpg" width="678" height="491">

После этого, появится закладка «Рабочая область», состоящая из нескольких листов. На первом из них будут находиться указанные выше базы данных.

В случае если в процессе работы в системе документооборота потребуется настроить работу с другим сервером, в Личной Адресной книге необходимо создать и заполнить вспомогательный документ «Подключение».

Для этого необходимо двойным щелчком мыши открыть Личную Адресную книгу (базу данных names. nsf, представленную на рабочей области квадратом с надписью: «АК Фамилия – локальный компьютер»):

В появившемся окне нажать кнопки Создать-Подключение и заполнить данные на двух закладках: «Основные» и (следующий рисунок) …

… «Дополнительно»:

В созданной карточке «Подключение» на вкладке Основные ука­зывается имя сервера docistu1/ ISTU , тип подключения (чаще всего Локальная сеть) и сетевой порт: TCP/IP.

На вкладке Дополнительно заносится IP-адрес сервера в поле Адрес конечного сервера:

docistu1. istu. ru

3. Запуск СДОУ «Босс-Референт»

Для запуска системы документооборота «Босс-Референт» необходимо на Рабочей области открыть базу данных «Коммутатор». Для этого нужно нажать Файл-База данных – Открыть:

в поле «Сервер» выбрать сервер docSRV/ISTU, в окне «База данных» выбрать Referent\Коммутатор и нажать кнопку «Открыть».

При первом обращении к базе данных возможно появление запроса системы безопасности о создании перекрестного сертификата:

для организации /ITC/RU, на который нужно ответить кнопкой «Да».

Также возможно оповещение системы защиты, на который нужно ответить так: в поле Действие выбрать «Доверять автору подписи для выполнения этого действия». В показанном ниже окне автором подписи является компания «I. T. Co. Development Team/ITC/RU».

После этого будет запущена база данных «Коммутатор». Однако если на ПЭВМ раньше уже была установлена СДОУ «Босс-Референт», возможно появление следующего вопроса:

на который нужно ответить утвердительно. После этого откроется база «Коммутатор»:

Она предназначена для настройки СДОУ «Босс-Референт» для конкретного пользователя. Настройка состоит в том, чтобы выбрать необходимые для работы базы данных, которые перечислены в базе «Коммутатор». Для выбора нужной базы следует выбрать базу и нажать кнопку «Открыть». Для начала работы рекомендуется открыть базы «Кабинет», «Документы», «Конференция», «Поручения», «Служебные записки», «Совещания», «Согласование», «Справочник».

Инструкции для дальнейшей работы в СДОУ «Босс-Референт» находятся в базе «Конференция».

Подводя итоги уходящего десятилетия, журнал InformationWeek назвал Lotus Notes одним из наиболее важных продуктов 90-х годов, который наиболее тесно интегрирован с понятием «групповой работы». В течение последнего десятилетия компания Lotus действительно приложила много усилий по развитию функциональности Lotus Domino и Notes, превратив их в передовые Internet-продукты, и вступила в 2000 год с общим количеством пользователей Lotus Notes, превышающим 56 миллионов.

Рынок «интегрированных систем для коллективной работы», как его определяет GartnerGroup, является одним из крупнейших сегментов мирового рынка программного обеспечения, а приложения, для которых используются эти технологии, относятся к категории «критически» и «жизненно важных». Достаточно сказать, что, по данным IDC1, в 1998 году «средняя» европейская организация потратила 89 000 долл. на системы коллективной работы и 48 000 долл. на программное обеспечение пересылки сообщений и электронной почты. В таких странах, как Швеция, процент людей, занимающихся интеллектуальным трудом и использующих системы для коллективной работы, достигал почти 70%.

Тем не менее очень часто среди потенциальных пользователей этих технологий отсутствует понимание того, что включает в себя это понятие - «интегрированные системы для коллективной работы», а также что составляет суть технологий Lotus Domino и Notes, в частности. Именно этим вопросам и посвящена данная статья.

Если дать в этом коротком введении формальное определение Lotus Domino и Notes - то это средства, предназначенные для сбора, организации и распределения информации и знаний.

Если отталкиваться от реальной практики использования, то можно выделить следующие группы организаций, которые выбрали и выбирают для себя эти технологии.

Первую группу составляют организации, которым нужна инфраструктура электронной почты, передачи сообщений и коммуникаций: современная, надежная и масштабируемая. Lotus Domino - это почтовый сервер, а Lotus Notes - клиент электронной почты с расширенными возможностями.

Вторую группу составляют организации, которые используют Domino и Notes в качестве платформы и инфраструктуры для бизнес-приложений , автоматизации деловых процедур, документооборота и т.д. Lotus Domino - это сервер приложений, а Lotus Notes - это клиент для выполнения бизнес-приложений, работы с информацией и документами, в том числе и в режиме offline.

Третья группа пользователей выбирает Lotus Domino в качестве уникальной технологии для создания инфраструктуры Web . Lotus Domino - это Web-сервер с расширенными возможностями по динамическому обновлению, категоризации информации, полнотекстовому поиску и т.д.

И, наконец, четвертая группа организаций выбирает Lotus Domino и Notes в качестве интегрирующего программного обеспечения , или «программного обеспечения промежуточного слоя», способного интегрировать информацию и данные практически из произвольных источников информации - реляционных СУБД, систем управления ресурсами предприятий (ERP), таких как SAP R/3, среды Internet и т.д.

В конечном итоге большинство пользователей Lotus Domino и Notes осознают возможность решения всего спектра перечисленных выше задач на основе единой технологической платформы и создают информационную инфраструктуру, позволяющую утверждать: «Эффективная работа нашей организации была бы невозможна без Domino и Notes».

Следует отметить, что Lotus Domino и Notes являются многоплатформными продуктами. Версии сервера Domino имеются под большинство распространенных операционных систем и аппаратных платформ, таких как Windows 3.x, Windows 95, Windows NT, Linux, Sun Solaris, HP-UX, IBM AIX, OS/2, Novell NetWare, OS/400, OS/390, Mac, предоставляя пользователям этих технологий свободу выбора платформы, адекватно отвечающей потребностям организации.

Продукт локализован, и его пользователями в России являются сотни и тысячи организаций.

2. История создания Lotus Domino и Notes

Lotus Notes уходит своими корнями в некоторые из первых компьютерных программ, написанных в Компьютерной Исследовательской Лаборатории (Computer-based Education Research Laboratory - CERL) Университета штата Иллинойс. В 1973 году CERL выпустила продукт под названием PLATO Notes. В то время единственная функция PLATO Notes заключалась в присоединении к отчетам об ошибках идентификатора пользователя и даты, а также в обеспечении защиты файла от удаления другими пользователями. Системный персонал получил, таким образом, возможность отвечать на отчеты о проблемах, появляющиеся в нижней части экрана. Именно такой способ безопасной коммуникации между пользователями и составлял основу PLATO Notes.

В 1976 году был выпущен продукт под названием PLATO Group Notes. Group Notes унаследовал оригинальную концепцию PLATO Notes и являлся ее логическим развитием в части организации обратной связи с пользователями. Отзывы последних о новом продукте оказались положительными, Group Notes начал активно применяться и в итоге стал прообразом многих программных продуктов, использующих метафору «заметок» («notes»).

Создатель Lotus Notes Рэй Оззи (Ray Ozzie) работал в операционной системе PLATO в CERL в конце семидесятых годов. На него произвели впечатление система и ее коммуникационные возможности. Используя знания, приобретенные в CERL, Рэй Оззи начинает работу над предложением по созданию продукта категории «notes» для ПК. Вначале он испытывал сложности, связанные с отсутствием источников финансирования.

Мич Капор (Mitch Kapor), основатель и в то время Исполнительный Директор Lotus Development Corporation, поверил в то, что по тем временам являлось абсолютно новой концепцией. Капор не только вдохновился этой идеей, но и изъявил желание вложить деньги Lotus в разработку нового продукта. Проницательность Капора, его творческий подход и готовность преодолеть собственное недоверие предопределили превращение умозрительных представлений Оззи в реальность.

В июле 1984 года Оззи и Капор начали работать над инновационной разработкой, что привело пятью месяцами позже к созданию компании Iris Associates, Inc., основанной на средства Lotus и связанной с последней контрактными обязательствами. Задачей Iris являлась разработка первой версии-релиза (release) Notes.

Основная идея заключалась в разработке программного обеспечения, предназначенного для обеспечения возможностей сотрудничества и обмена сообщениями. В то время большинство пользователей еще не задумывались над этим и не испытывали интереса к использованию компьютеров для этой цели. Разработчики моделировали Lotus Notes на основе PLATO Notes, добавив, однако, в продукт большое количество новых мощных функциональных возможностей.

Изначально Notes представлялся разработчикам как комбинация средств для ведения дискуссий в режиме online, электронной почты, телефонных книг и документо-ориентированных баз данных. Подобный подход обусловливал наличие двух проблем. Первая - сетевые технологии в том виде, в каком они нам известны сейчас, тогда не существовали. Вследствие этого разработчикам вначале пришлось продавать идею Notes как средства управления персональной информацией (Personal Information Manager - PIM), некоего подобия «электронного органайзера», обладающего определенными возможностями совместной работы. Второе - на тот момент операционные системы были недостаточно развиты, и разработчикам пришлось писать большое количество системного кода для создания сервера имен (Name Server), баз данных и средств сетевой коммуникации. С развитием сетевых технологий разработчики стали продавать идею Notes как groupware («программное обеспечение для групповой работы»), что подразумевало возможности по обеспечению коммуникаций, сотрудничества и координации усилий между группами пользователей.

Вскоре появился компьютер Макинтош, детище корпорации Apple, обладавший новым, легким в использовании графическим интерфейсом пользователя. Это повлияло на разработчиков Notes, и они снабдили свой новый продукт символьно-ориентированным графическим интерфейсом. Первоначальное представление основателей быстро эволюционировало к идее создания продукта по поддержке виртуальных сообществ людей. Думать о создании ПО для групповой работы в 1984 году было делом эксцентричным - в то время большинство пользователей еще не знали, что такое электронная почта. Этот продукт намного опередил свое время. Это был первый коммерческий клиент-серверный продукт.

На разработку Notes ушло несколько лет, что, по сегодняшним стандартам, немало, но именно это обеспечило успех Notes. Позволив себе роскошь потратить на разработку пять лет, создатели Notes выпустили исключительно цельный продукт, у которого практически не оказалось соперников на рынке. Конкурентам потребовались годы, чтобы создать нечто подобное Notes. Тем не менее и на сегодняшний день ни один из продуктов не обладает всеми возможностями, присущими Notes.

Большая часть разработки, касающаяся ядра, была закончена в течение двух лет, но разработчики потратили еще год на то, чтобы перенести коды клиентской и серверной частей с Windows на OS/2. В этот период разработчики из Iris пользовались Notes для осуществления удаленной коммуникации с персоналом из Lotus. Каждодневное использование продукта было весьма полезным при разработке ключевых функциональных возможностей. Например, разработчикам потребовалось синхронизировать данные между двумя удаленными офисами, и они изобрели репликацию - одну из самых сильных возможностей Notes. Интересно то, что это даже не входило в первоначальные планы, но проблема возникла, и ее решили.

В августе 1986 года Notes уже обладал многими своими уникальными функциональными возможностями, и к нему была готова предварительная документация. Продукт был готов к поставке внутренним пользователям Lotus. В это время Lotus произвела оценку и приняла продукт. Lotus приобрела права на Notes в 1987 году.

Судьба Lotus Notes сложилась успешно еще до того момента, как вышла его первая версия-релиз. Глава компании Price Waterhouse просмотрел демо-ролик Lotus Notes до того, как был выпущен первый релиз. Продукт произвел на него такое впечатление, что он купил сразу 10 000 копий Notes. В то время это был рекордный объем продаж для ПК-ориентированных продуктов. Как первый крупный покупатель Notes компания Price Waterhouse предсказала, что Notes кардинальным образом трансформирует существующие на тот момент бизнес-процессы. Сотрудники Price Waterhouse оказались правы.

Коммерческая вторая версия Lotus Notes начала продаваться на рынке начиная с 1991 года, и долгое время продукт оставался единственной технологией по поддержке совместной работы людей.

Потом появился Internet со своими возможностями по хранению и обмену информации между географически распределенными группами людей - примерно то, что уже в течение ряда лет умел делать Notes. В 1995 году в компьютерной прессе было много статей на тему того, что судьба Notes предрешена и его заменят более открытые и дешевые технологии Internet.

Однако в ноябре 1995 года компания Lotus, уже будучи в то время частью корпорации IBM, объявила о стратегии, которая предполагала дополнение широкой функциональности Notes (тогда еще версии 3.3x) поддержкой стандартов Internet и радикальное снижение цен. С тех пор Lotus выпустила несколько новых версий Notes, а начиная с версии 4.5 функциональность сервера в области технологий Internet была такова, что компания посчитала необходимым переименовать серверную часть Notes в сервер Domino.

И сегодня, в начале нового десятилетия и нового века Lotus Domino и Notes продолжают оставаться лучшими продуктами для совместной работы, которые дают организациям возможности обеспечения эффективного взаимодействия персонала. Lotus Domino по своим характеристикам также является передовым Web-сервером, сервером приложений и электронной почты. Поэтому даже если организация не заинтересована в использовании Notes для совместной работы, есть много причин выбрать сервер Domino в качестве основы своей инфраструктуры Internet/intranet.

В данной статье нет места для подробного изложения истории развития Notes, начиная от первой версии и вплоть до версии пятой, которая была выпущена Lotus в 1999 году. Поэтому перейдем сразу к тем возможностям, которые дает эта технология сегодня. Следующее далее изложение является очень кратким описанием Domino и Notes.

3. Что такое Notes и архитектура решений Lotus

Notes - весьма элегантное приложение. Это многосторонний продукт, функциональность которого столь обширна, что делает его кардинально отличным от других приложений. В этом и заключается причина того, что пользователям иногда бывает сложно осознать всю уникальность возможностей этой технологии. Однако как только приходит понимание принципов работы Notes, становится ясно, что эта технология действительно превосходит многие аналогичные средства Internet или продукты от других поставщиков в области систем для коллективной работы.

Работа современных организаций, будь то коммерческие структуры или государственные агентства, основана на активном взаимодействии людей, подразделений и других, внешних по отношению к ним, организаций.

Все формы подобного взаимодействия можно разбить на три группы, или так называемые три К:

• Коммуникации: вы и ваша организация может запрашивать у кого-либо или пересылать информацию.
• Кооперация: люди и организации используют совместное рабочее пространство (здания, комплексы зданий и т.д.) для выполнения работы, при этом требуется неформальное взаимодействие людей, для того чтобы работа была выполнена.
• Координирование: существуют определенные процессы, в которые вовлечены разные люди и организации, например, процесс согласования приказа или прохождения платежного поручения, подчиняющиеся заранее определенным правилам.

Если говорить о компьютерных технологиях, которые отвечают и поддерживают эти три формы взаимодействия, то это соответственно:

• Электронная почта и системы пересылки сообщений
• Базы данных коллективного доступа
• Средства автоматизации деловых процедур (workflow)

Основу Lotus Domino и Notes как раз и составляют перечисленные выше три технологии.

Lotus Domino и Notes можно было бы охарактеризовать как систему распределенных баз данных коллективного доступа, интегрированную с возможностями электронной почты.

• База данных коллективного доступа подразумевает возможности большого количества пользователей одновременно осуществлять доступ и обновлять содержание баз.
• Под распределенностью имеется в виду то, что базы данных могут располагаться одновременно на большом количестве серверов, которые периодически пересылают друг другу обновления так, что через определенное время изменения в данных, сделанные на одном сервере, достигнут любого другого. Этот процесс называется репликацией.
• Под базами данных, интегрированными с возможностями электронной почты, подразумевается, что не только люди - пользователи Notes могут обмениваться почтовыми сообщениями, но и базы данных, и приложения Notes могут посылать документы и сообщения как людям, так и другим базам данных и приложениям Notes. И это является критически важным свойством при автоматизации деловых потоков и процедур (workflow).

Важным для понимания возможностей Domino и Notes является так называемая Архитектура решений Lotus. Эта концепция (см. таблицу) была разработана консалтинговой службой Lotus в соответствии с принципами системного подхода. Она обеспечивает целостный подход к классификации решений на основе коммуникационных технологий и технологий совместной работы на платформе Domino и Notes.

С точки зрения рассматриваемой концепции выбранная коммуникационная платформа должна обладать следующими возможностями. Во-первых, она должна поддерживать весь спектр технологий создания корпоративной системы, которые перечислены выше (корпоративная система электронной почты, базы данных коллективного доступа, средства автоматизации деловых процедур).

Во-вторых, решения, основанные на этой платформе, должны эффективно функционировать на трех уровнях организационной сложности:

1. Уровень отделов и подразделений.

2. Уровень интегрированной организации.

3. Уровень расширенной организации (включает в себя все связи с внешним миром - партнерами, заказчиками, поставщиками услуг и пр.).

В этом смысле Lotus Domino и Notes обеспечивают полноценное решение в области систем коллективной работы и позволяют решать технологически сложные задачи на любом организационном уровне. Lotus Domino - это одновременно сервер электронной почты, сервер приложений для работы с документами и создания систем автоматизации деловых процедур, Web-сервер, дополненный широкими возможностями интеграции с реляционными СУБД и системами управления ресурсами предприятий (ERP-системами). Lotus Notes - это интегрированный почтовый и Internet-клиент, клиент для совместной работы и работы с документами, обеспечивающий, кроме всего прочего, возможности мобильной работы пользователей.

В соответствии с этим подходом, то или иное решение с точки зрения применяемых технологий и организационной сложности попадает в одну из девяти категорий. Все, что находится на верхнем уровне расширенной организации - это Internet-технологии, два нижних ряда - это внутрикорпоративные intranеt-системы. Технологии электронного бизнеса, о которых сейчас так много говорится - это верхние два правых квадрата, то есть это основанные на стандартах Internet-технологии, обеспечивающие средства совместной работы и координации действия различных организаций, вовлеченных в общие производственные процессы.

КомпьютерПресс 4"2000