De ce să creăm arhive organizaționale? Standarde pentru amenajarea spațiilor de depozitare. Cele mai mari arhive

Legea obligă societatea să ia măsuri pentru stocarea documentelor care sunt generate în activitățile sale. Astfel, documentele privind personalul cu care lucrează departamentul de personal trebuie păstrate timp de 75 de ani după concedierea unui angajat (clauza 6 din Regulamentul Fondului de Arhivă al Federației Ruse, aprobat prin Decretul Președintelui Federației Ruse din martie). 17, 1994 Nr. 552). Și Ordinul Guvernului Federației Ruse din 21 martie 1994 nr. 358-R „Cu privire la îmbunătățirea siguranței documentelor asupra personalului” a recomandat ca companiile, indiferent de forma lor de proprietate, să includă clauze speciale în statutul lor (regulamente). . Aceștia trebuie să precizeze toate aspectele legate de înregistrarea și siguranța documentelor asupra personalului și transferul lor în timp util pentru depozitare în cazul lichidării unei persoane juridice. Prin urmare, orice companie trebuie să dezvolte un set de măsuri care să asigure condiții de păstrare a documentelor.

Cel mai bine este să creați o arhivă în aceste scopuri și să reglementați competența acesteia la nivel local (elaborați un Regulament privind arhiva companiei). Regulile de bază pentru funcționarea arhivelor organizaționale (aprobate prin decizia Consiliului din Rosarkhiv din 6 februarie 2002) vă vor ajuta să creați o arhivă. În plus, prevederile privind păstrarea documentelor sunt cuprinse în Legea federală din 8 februarie 1998 nr. 14-FZ „Cu privire la societățile cu răspundere limitată” (articolul 50) și în Legea federală din 26 decembrie 1995 nr. 208-FZ. „Cu privire la societățile pe acțiuni” (Art. 89). Aceste reglementări stabilesc ce documente trebuie să păstreze companiile de afaceri.

Poate o companie să nu-și creeze propria arhivă?

Pot fi. Alineatul 2 al articolului 13 din Legea federală privind arhivarea în Federația Rusă din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ prevede că companiile au dreptul (și nu obligația) de a crea arhive în scopul stocării documentelor de arhivă generate în procesul activităților lor. Dacă o companie nu își creează propria arhivă, își poate transfera documentele pentru stocare în arhiva de stat (clauza 20 din Regulamentul Fondului de arhivă al Federației Ruse). În acest caz, compania încheie un acord cu instituția Serviciului de Arhivă de Stat privind transferul documentelor pentru depozitarea de stat.

Răspunderea administrativă este prevăzută pentru încălcarea regulilor de păstrare, achiziție, înregistrare sau utilizare a documentelor de arhivă.

Sancțiuni - un avertisment sau o amendă administrativă de la 300 la 500 de ruble (articolul 13.20 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse). Responsabilitatea pentru păstrarea corectă a documentației de arhivă revine unui angajat al serviciului de arhivă sau altei persoane învestite cu autoritatea corespunzătoare. Iar dacă firma nu are o persoană responsabilă cu păstrarea documentelor, șeful companiei este responsabil pentru siguranța documentelor.

Dacă o companie este lichidată, unde sunt trimise documentele acesteia pentru depozitare?

Atunci când o companie este lichidată, documentele sunt transferate unei organizații superioare sau unui succesor legal. În cazul absenței acestora (de exemplu, ca urmare a falimentului) - pentru stocare în arhiva de stat sau municipală. Înainte de transferul cazurilor, este obligatoriu să se verifice disponibilitatea documentelor, precum și prelucrarea științifică și tehnică a acestora. Documentele se transferă organizației succesoare sau arhivei de stat (municipale) numai pe baza inventarelor. Pe baza rezultatelor transferului se întocmește un act de forma stabilită în care se consemnează numărul și starea tehnică a dosarelor transferate și se constată absența cazurilor. Iar actului se anexează inventarul cauzelor, care este semnat fie de președintele comisiei de lichidare, fie de administratorul falimentului.

Ce documente sunt legate de actele de personal?

De obicei, ele înseamnă doar un grup mic de documente - comenzi pentru personal, dosare personale, carduri personale din formularul nr. T-2, conturi personale, extrase de plată, contracte de muncă.

Dar, pe lângă aceasta, documentele de personal includ:

• documente care confirmă finalizarea studiilor și confirmă studiile primite (diplome, certificate etc.);
• documente privind certificarea și stabilirea calificărilor (fișe de atestare și calificare, certificate, proces-verbal al ședinței comisiei de certificare etc.);
• documente care confirmă condițiile dăunătoare de producție;
• liste cu angajații cu drept de pensie preferențială (documente: cereri, adeverințe, chestionare);
• Formulare pentru înregistrarea documentelor emise (reviste, cărți), înregistrări în care pot servi ca bază pentru confirmarea experienței de muncă, educației sau beneficiilor.

Aproape toate tipurile de documente de personal sunt enumerate în Listă documente standard de management, constituită în activitatea organizațiilor, cu indicarea perioadelor de păstrare, aprobată de Arhiva Federală la 6 octombrie 2000.

Este posibil să stocați documentele de personal împreună cu alte documente ale companiei?

Documentele privind personalul din arhivă ar trebui să fie stocate separat de alte documente. Cea mai bună opțiune este să creați un spațiu de stocare specializat pentru ei. În cazul în care compania nu are o astfel de oportunitate, este necesar să se asigure depozitarea izolată a documentelor asupra personalului în dulapuri încuiate, seifuri etc., într-o unitate de depozitare comună. Acest lucru se explică prin faptul că astfel de documente sunt confidențiale și accesul la acestea trebuie să fie strict limitate (vezi capitolul „Reglementări privind protecția datelor cu caracter personal”).

Cerințe tehnice de bază pentru arhivă

Camera de arhivă trebuie să fie izolată și dotată cu alarme de securitate și incendiu. Trebuie să îndeplinească cerințele de bază de siguranță la incendiu. Dimensiunile necesare ale încăperii pentru amplasarea documentelor, inclusiv cele pentru personal, sunt destul de ușor de calculat pe baza dimensiunilor (lungimea) raftului de arhivă și a grosimii medii (1-1,5 cm) a unei carcase standard, ținând cont de faptul că un suport de arhivă standard are 2 m înălțime 30 cm are 12 astfel de rafturi. Distanța de lucru dintre rafturi trebuie să fie de cel puțin 75 cm, iar culoarul principal (între rândurile de rafturi) - 120 cm (clauza 4.4.2.2 din Regulile de bază de funcționare a arhivelor organizaționale). Suprafața ocupată de dulapuri metalice și seifuri, precum și numărul mediu de cutii care pot fi amplasate în acestea, este luată în considerare separat. După ce ați efectuat toate aceste calcule, puteți indica destul de precis de ce zone de depozitare arhivă aveți nevoie pentru a găzdui documentele.

Pregatirea dosarelor pentru depunerea in arhive

Pregătirea documentelor pentru depunerea în arhivă include următoarele proceduri:

• formarea și înregistrarea cazurilor după finalizare și în activitatea curentă de birou (vezi capitolul „Formarea și înregistrarea cazurilor”);
• examinarea valorii documentelor și dosarelor;
• descrierea cazurilor transferate în arhiva companiei;
• transferul documentelor în arhiva companiei.

Formulați comenzi pentru personalul care are perioade diferite de stocare în fișiere diferite, altfel vor apărea probleme cu transferul unor astfel de fișiere mixte în arhivă.

De la bun început, atribuiți comenzi cu o perioadă de valabilitate de 75 de ani (la angajare, transferuri, relocare, bonusuri etc.) și o perioadă de valabilitate de 5 ani (la călătorii de afaceri, vacanțe, taxe etc.) cu numere diferite, astfel încât să faciliteze formarea lor în diferite cazuri.

Examinarea valorii documentelor și dosarelor

Examinarea valorii documentelor și dosarelor este studiul documentelor și dosarelor în vederea stabilirii perioadelor de păstrare și selecției în vederea păstrării permanente (clauza 2.1.1 din Regulile de bază de funcționare a arhivelor organizaționale).

Examinarea se desfășoară în mai multe etape:

• la alcătuirea unui nomenclator de cazuri și la determinarea perioadei de păstrare pentru fiecare caz inclus în nomenclator;
• în procesul de formare a cazurilor;
• atunci când se pregătesc cutii pentru transferul în depozitul de arhivă.

În timpul examinării, fiecare caz trebuie revizuit pentru toate foile incluse în acesta. Copiile duplicate ale documentelor, proiectele, copiile necertificate conform procedurii stabilite, precum și documentele care nu au legătură cu problema sunt scoase din cauză.

Intocmirea inventarelor

Pe baza rezultatelor examinării valorii documentelor se întocmesc inventare ale dosarelor pentru depozitare permanentă, temporară și personal, precum și acte privind alocarea spre distrugere a dosarelor care nu fac obiectul depozitării (clauza 2.4.1 din Regulile de bază pentru funcționarea arhivelor organizațiilor).

Formele inventarelor de caz sunt date în Anexele 1-4 la Regulile de bază de funcționare a arhivelor organizaționale. La întocmirea inventarelor, rețineți că, în funcție de volumul cazurilor, se pot întocmi inventare separate pentru comenzile de personal și documente financiare sau pentru dosarele personale și fișele din formularul nr. T-2. La alcătuirea unui inventar, trebuie îndeplinite o serie de cerințe:

• fiecare caz care este inclus în inventar trebuie să aibă un număr de serie independent;
• completarea coloanelor din inventar trebuie să corespundă datelor indicate pe coperta carcasei;
• Dacă în inventar sunt incluse mai multe rubrici identice, atunci antetul primului caz este scris în întregime, iar cuvântul „la fel” este pus în locul restului.”

La finalul inventarierii se face o evidenta finala in care se consemneaza numarul de cazuri incluse in acest inventar. După întocmirea inventarului, acesta se semnează de către întocmitor și se avizează de către conducătorii acelor unități structurale ale căror documente sunt cuprinse în inventar. Apoi inventarul se convine cu comisia de expertiză a societății sau, în cazul în care societatea este înregistrată la o instituție arhivistică de stat (municipală), cu comisia de expertiză de verificare a organului de conducere arhivistică din teritoriul dat și se aprobă de către conducător. al companiei. O copie de control a inventarului cazurilor transferate în arhivă este trimisă fiecărei unități structurale (serviciu HR, departament contabilitate).

Câte copii ale fișierelor ar trebui să fie în arhivele companiei?

Ar trebui să existe cel puțin două copii ale inventarului în arhivele companiei: una pentru muncă, cealaltă pentru siguranță. Trebuie avut în vedere că în arhivă sunt transferate doar dosarele personale și cardurile personale nr. T-2 ale angajaților disponibilizați. Dosarele angajaților care lucrează sunt stocate în serviciul de personal.

Cum să lucrați cu solicitările de arhivare

Angajații care au lucrat vreodată pentru companie pot contacta arhiva pentru întrebări despre locul lor de muncă, vechimea în muncă și funcția deținută. Informațiile la solicitările cetățenilor și organizațiilor sunt furnizate sub forma unui certificat de arhivă, a unei copii de arhivă și a unui extras de arhivă. REFERINȚA ARHIVATĂ este un document care conține informații de arhivă despre subiectul cererii, indicând datele de căutare a documentelor pe baza cărora a fost întocmit. COPIE ARHIVATĂ reproduce textul sau imaginea unui document arhivat, indicând datele de căutare ale acestuia. EXTRAS ARHIVAT reproduce textual o parte din textul unui document de arhivă referitor la o anumită problemă, fapt sau persoană, indicând datele de căutare ale documentului (clauza 8.2.1 din Regulile de bază de funcționare a arhivelor organizaționale).

În cazul în care se cere o adeverință de arhivă despre salariul primit de solicitant pe anii solicitați, aceasta se face de către contabilul firmei, căruia angajatul arhivei, dacă este cazul, depune documentele contabile necesare. Eșantionul de salariu trebuie certificat de un contabil, informațiile rămase - de un arhivar. Scrisoarea de intenție a certificatului de pe antetul companiei este semnată numai de șeful companiei sau de o persoană care îl înlocuiește. Certificatele de arhivă trebuie să fie certificate de sigiliul companiei.

Este posibilă eliberarea de documente de arhivă asupra personalului angajaților la cererea acestora?

Procedura de eliberare a unor astfel de documente pentru utilizare temporară trebuie stabilită fie în Regulamentul privind arhiva companiei, fie în Regulamentul de lucru cu datele cu caracter personal. De exemplu, formulați regulile după cum urmează: Documentele privind personalul din arhivă pot fi eliberate pentru utilizare temporară numai salariatului căruia îi privesc, șefului unității structurale în care lucrează sau șefului organizației la solicitările scrise ale acestora. . Alți angajați nu au acces la documentele de personal. Eliberarea dosarelor din arhivă se efectuează numai împotriva semnăturii salariatului căruia i se eliberează dosarul, într-un jurnal sau fișă de consemnare a dosarelor emise.”

Descărcați programe gratuite pentru automatizarea contabilității personalului, calcularea duratei de serviciu, fluxul documentelor, contabilizarea contractelor și clienților (sistem CRM)

Numele programului	Descrierea programului	Domeniul de aplicare al programului
	Caracteristicile programului: personal flexibil fără limitarea nivelului de imbricare cu posibilitatea de a include sucursale cu structură proprie import și export de date privind angajații din programele 1C (Contabilitate, Salariu și Personal, Comenzi integrate etc.); rapoarte în formate XLS editabile, DOC sau ODT, ODS (indiferent dacă aveți instalat Microsoft Office sau Open Office, o foaie de pontaj care este generată automat pe baza comenzilor existente pentru angajat și a programului său de lucru); Foaia de pontaj are o interfață convenabilă pentru editarea și introducerea orelor lucrate. Toate modificările aduse foii de pontaj se reflectă imediat în fluxul de documente sub formă de comenzi corespunzătoare, posibilitatea de a stoca documente externe în diverse formate (Word, Excel, imagini etc.) în cadrul programului; rate diferite pe unitate de personal capacitatea unui angajat de a lucra în diferite posturi în cadrul unei organizații la rate diferite;	26 MB
	Un program convenabil și simplu de evidență a personalului, care vă permite să generați automat majoritatea documentelor de personal (program de personal, card personal, comenzi, rapoarte pentru Fondul de pensii al Rusiei). Principalele caracteristici ale programului „Departamentul de Resurse Umane”: stocarea datelor personale despre fiecare angajat într-o bază de date, calcularea vechimii totale, a vechimii continue și a vechimii la o anumită întreprindere, contabilizarea vacanțelor, contabilizarea călătoriilor de afaceri, vacante si stimulente. Pregătirea automată a programelor de personal, a cardurilor personale și a tuturor comenzilor de personal.	2,7 MB

Interviu: Elena Kondrashina

În structura unei varietăți de organizații, inclusiv asociații bisericești, există departamente și departamente de arhivă. De ce statul are nevoie de arhive este clar, dar de ce biserica are nevoie de ele - asta ridică întrebări. Deci de ce bisericile au nevoie de departamente de arhive?

Pentru a răspunde la întrebarea „de ce”, mai întâi trebuie să decideți ce fac departamentele istorice și de arhivă și unitățile similare. Au două funcții principale - păstrarea documentelor în fonduri de arhivă, precum și realizarea de proiecte și programe de cercetare. Indiferent dacă organizația este de stat sau nu, ambele funcții vor fi atribuite diviziei sale corespunzătoare. A doua - cercetarea - în realitățile moderne, din păcate, nu este întotdeauna realizată, ceea ce nu o anulează și nu îi reduce câtuși de puțin importanța.

Într-adevăr, în stat există destul de multe organizații și diviziile lor care îndeplinesc aceste funcții, totuși, oricât de mari ar fi acestea, nu vor putea acoperi întreaga istorie a zilelor noastre. Arhivele guvernamentale colectează doar o cantitate minimă de date, dintre care majoritatea se referă la interacțiunile organizațiilor și indivizilor cu guvernul, în timp ce orice altceva nu este supus stocării permanente. Ca urmare, atunci când privim istoria prin materiale din arhivele statului, putem vedea destul de multe, dar toate acestea vor fi doar o mică parte din ceea ce ar putea fi păstrat. Dar aici colecțiile private de documente vin în ajutor, extinzând semnificativ aspectele istoriei până acum inaccesibile pentru cercetători.

Dar de ce nu se poate face acest lucru la nivel central? De ce să creăm atât de multe divizii în diferite organizații? Nu putem să fim de acord să avem mai multe documente stocate în arhivele statului?

Da, este destul de posibil să creșteți volumul documentelor trimise la arhive pentru stocare pe termen lung. Cu toate acestea, acest lucru nu va elimina necesitatea existenței unor unități speciale. În primul rând, aceste documente trebuie colectate, iar în al doilea rând, determinarea a ceea ce poate fi de interes în viitor este o sarcină care poate fi gestionată cel mai bine doar de organizația însăși, a cărei istorie dorește să o păstreze. Și, în sfârșit, în al treilea rând, prezența unor rafturi suplimentare în depozitele de arhivă nu garantează încă că documentele stocate pe acestea își vor găsi cititorul în persoana unui cercetător istoric.

Aici merită să acordați o atenție deosebită celei de-a doua funcții - cercetarea. Pentru a efectua orice cercetare, mai întâi trebuie să puneți întrebări de cercetare. Și dacă vorbim despre istoria bisericii, cel mai ușor este pentru slujitorii și lucrătorii asociațiilor bisericești să facă acest lucru, deoarece ei sunt cel mai aproape de practica bisericească de zi cu zi și, datorită proximității lor, pot determina ce subiecte vor fi relevante și solicitate. De exemplu, este mult mai ușor pentru angajații Departamentului de Istorie și Arhivă al Academiei Ruse de Arte și Științe să pună întrebări relevante pentru comunitatea protestantă decât pentru oricine altcineva care nu este protestant. Desigur, pentru o formulare de înaltă calitate a unei întrebări de cercetare este necesară educația profesională, dar în cele mai multe cazuri, din fericire, angajații departamentelor de istorie și arhivă o au.

De ce avem nevoie de educație specială pentru cei care plănuiesc să lucreze în arhive? În departamentele de istorie, ei studiază istoria Lumii Antice, Evul Mediu și Timpurile Moderne pentru o perioadă foarte lungă de timp și abia după toate acestea trec la Istoria Contemporană. Și în sine, studenților de la catedrele de istorie li se spun o mulțime de lucruri care nu au nicio legătură cu munca în arhive. Oare cineva care vrea să lucreze cu arhive și decide să urmeze studii de istorie nu se va confrunta cu faptul că la absolvire va trebui să „uite tot ce i s-a predat”?

Această practică – chemează să uităm totul – este într-adevăr destul de comună. Cu toate acestea, acest lucru nu se întâmplă întotdeauna, deoarece totul depinde în mare măsură de programul educațional. Dacă, de exemplu, vorbim despre programe de licență, atunci un student cu normă întreagă va avea nevoie de 3 sau 4 ani de studii intensive, dintre care o parte semnificativă vor fi discipline pentru dezvoltarea culturală generală. Dacă sunt necesare în astfel de cantități, așa cum sunt incluse în programele rusești, este o întrebare deschisă. Prima etapă a învățământului superior este în mare măsură supusă bolii care i-a venit din școlile secundare, asociată cu idealul iluzoriu sub forma „îmbrățișării imensității” pentru cel mai lung timp posibil. Dacă ne uităm la sistemele de învățământ mai dezvoltate, acesta nu există.

Cu toate acestea, la a doua etapă, totul este mult mai bine. Studiile de master cu normă întreagă durează doar 1-2 ani, iar studiile cu frecvență redusă durează 2-3 ani. Deoarece nu este prea mult timp, creatorii de programe reușesc să-i salveze de discipline redundante și să se concentreze asupra conținutului principal al activității profesionale. Și dacă aceasta este o universitate non-statală, totul poate fi și mai bine, pentru că la dezvoltarea programelor pot fi luate în considerare mai precis interesele studenților individuali, precum și industria profesională în ansamblu. Deci, de exemplu, în programul de master la Seminarul Teologic Euro-Asiatic, pregătirea durează 2 ani, timp în care studenții își dedică cea mai mare parte a timpului unor proiecte reale de cercetare, ale căror subiecte sunt legate atât de interesele lor personale, cât și de comenzile de la granturi și asociații bisericești. Drept urmare, absolvenții primesc nu numai un Master of Arts în Istoria Bisericii sau Master of Arts în Cercetare Socială, ci și rezultatele reale ale propriilor proiecte, care pot include cele legate de munca în arhive.

Care sunt beneficiile proiectelor de cercetare? Ce roade pot aduce ele pentru biserici?

Un bun proiect de cercetare poate ajuta la rezolvarea a cel puțin două probleme importante - poate ajuta să răspundă la o întrebare presantă din practica de zi cu zi sau din domeniul planificării strategice și poate aduce, de asemenea, noi date valoroase mediului academic. Este important ca liderii unor astfel de proiecte să mențină atât perspectivele aplicative, cât și cele academice. Menținerea primei depinde dacă proiectul va aduce beneficii reale și dacă va fi posibil să se formeze o economie acceptabilă a proiectului. Cercetare de dragul cercetării, scrierea „pe masă” a oricărui lucru - nu are nicio legătură cu știința serioasă sau cu orice ar putea fi util pentru biserici. O cercetare bună trebuie să aibă componente de aplicație bine concepute! Ei bine, a doua perspectivă ar trebui să-l ajute pe om de știință să rămână om de știință. Primul și principalul motiv al unui om de știință este căutarea adevărului. Orice altceva este important, dar dacă nu este cazul, o persoană poate fi ceva minunat, dar cu siguranță nu un om de știință.

Ca exemplu pozitiv, aș dori să citez proiectul „Asceții Țării Rusiei”*. Conducătorii săi au reușit să consolideze eforturile unei varietăți de specialiști în domeniul cercetării sociale și să-i îndrepte către studiul istoriei bisericii ruse a secolului al XX-lea. Un rol important în acest sens l-a jucat Departamentul de Istorie și Arhivă al ROSHVE, cea mai mare asociație protestantă din lumea rusofonă. Proiectul a influențat atât faptul că a devenit posibil ca cititorii să se familiarizeze cu artefacte din acel moment, dar și faptul că cantități semnificative de date au fost introduse în știința istorică, făcând posibilă ridicarea de noi întrebări de cercetare. După cum știți, nu orice cercetător își poate permite călătorii de afaceri în arhivele orașelor în care nu locuiește sau nu lucrează. Dar publicarea surselor și crearea bazelor de date - astfel de instrumente ajută la rezolvarea unei probleme similare.

Dar dacă acest proiect și-a propus astfel de sarcini și le-a îndeplinit, sunt necesare alte proiecte? Și ar trebui să fie implicate comunitățile bisericești într-o astfel de lucrare? Și dacă da, cum?

Niciun proiect, chiar și cel mai bun, nu va putea să colecteze toate artefactele simultan, să răspundă la toate întrebările și să rezolve toate problemele. Da, apariția unor proiecte bune, inclusiv pe cel menționat mai sus, ajută la ca istoria să fie mai accesibilă și mai ușor de înțeles pentru noi toți. Cu toate acestea, munca de a-l studia nu ar trebui să se oprească niciodată.

După cum am spus deja, arhivele trebuie colectate și cercetate. Aproape fiecare comunitate poate face față primei. Înțeleg că dorința de a face ceva nou, de a crea constant istorie, poate fi mult mai puternică decât dorința de a păstra documente și de a colecta dovezi, totuși, dacă slujitorii comunităților bisericești doresc ca munca lor să nu dispară în gol, ar trebui să adere la principiu: „Iubești să faci istorie – iubește și scrie-o.” Este posibil să colectăm o istorie cu adevărat pe scară largă a bisericii doar dacă toate comunitățile participă la această chestiune. Da, majoritatea comunităților din Rusia au o istorie relativ scurtă, chiar și cele care se întâlnesc în clădiri cu o istorie veche de un secol. Cu toate acestea, evenimentele de astăzi vor deveni în curând istorie - așa că nu are rost să le facem invizibile pentru posteritate!

Ei bine, cercetarea istorică serioasă este, desigur, apanajul oamenilor de știință profesioniști. Și aici bisericile îi pot ajuta mai ales sub formă de sprijin în obținerea unui învățământ de calitate, precum și sub formă de granturi și ordine de cercetare. Din fericire, din ce în ce mai multe biserici se alătură treptat acestei slujiri.

*Proiect cu semnificație socială „Asceții Țării Rusiei”, implementat cu fonduri din sprijinul statului alocate sub formă de grant în conformitate cu ordinul președintelui Federației Ruse din 25 iulie 2014 nr. 243-rp.

Depozitarea documentelor este una dintre funcțiile oricărei persoane juridice, fie că este o întreprindere de stat sau o societate comercială. S-ar părea că nu ar putea fi mai simplu - alocați o cameră, introduceți o unitate de personal care să lucreze cu arhiva și transferați toate documentele acolo! Dar, în realitate, apar o mulțime de întrebări: începând cu cum să echipați corect o cameră pentru documente și terminând cu locul unde ar trebui să fie stocate dacă organizarea propriei arhive este dificilă. Crearea unei arhive, funcționarea acesteia, utilizarea documentelor de arhivă - toate acestea implică un set de măsuri organizatorice, unele costuri financiare și, bineînțeles, disponibilitatea personalului calificat. Astăzi vom vorbi despre cum să vă echipați propria arhivă, precum și despre cum să asigurați siguranța documentelor de arhivă (inclusiv documentele de personal) dacă este imposibil să vă creați propria arhivă.

Din acest articol veți învăța:

• ce reglementări pot fi respectate la organizarea depozitării documentelor
• cum se organizează stocarea documentelor dacă nu este posibilă crearea unei arhive
• ceea ce este necesar pentru a crea o arhivă organizațională
• care sunt cerințele pentru spațiile de arhivă?

Astăzi subiectul conversației noastre va fi organizarea propriei arhive în companie. Deci, care sunt sarcinile și funcțiile arhivei și în ce condiții ar trebui stocate documentele?

REGLEMENTAREA ACTIVITĂȚILOR DE ARHIVĂ

Dicţionar de personal
Arhiva- o instituție sau unitate structurală a unei organizații care efectuează stocarea, achiziția, contabilizarea și utilizarea documentelor de arhivă

Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la afacerile arhivistice în Federația Rusă” (denumită în continuare Legea privind afacerile arhivistice) în art. 17 stabilește: organele de stat, organele administrației publice locale, organizațiile și cetățenii care desfășoară activități comerciale fără a forma persoană juridică sunt obligați să asigure siguranța documentelor de arhivă, inclusiv a documentelor asupra personalului pe perioada de depozitare a acestora. După cum puteți vedea, documentele privind personalul sunt evidențiate în special în complexul de documente generate în activitățile organizației.

Notă!
Fiecare angajator trebuie să asigure siguranța și posibilitatea utilizării ulterioare a documentelor atât în ​​activitățile sale curente, cât și pentru a satisface nevoile sociale și legale ale cetățenilor.

Conform clauzei 1 din Ordinul Guvernului Federației Ruse din 21 martie 1994 nr. 358, se recomandă ca fondatorii entităților juridice nou formate care sunt organizații comerciale și non-profit să includă în documentele lor constitutive prevederi referitoare la asigurarea contabilității și siguranței documentelor asupra personalului, precum și transferul acestora la timp în depozitul de stat în conformitate cu procedura stabilită în timpul reorganizării sau lichidării unei persoane juridice.

Aceste prevederi legislative au ca scop asigurarea securității documentelor asupra personalului lucrătorilor eliberați ca urmare a reorganizării și lichidării persoanelor juridice, precum și a securității sociale a cetățenilor care prestează muncă în baza unui contract de muncă.

Prevederile care prevăd obligația unei organizații de a stoca documente sunt, de asemenea, disponibile într-o serie de alte acte legislative și în alte acte juridice de reglementare care reglementează activitățile organizațiilor de un anumit tip.

Sfat
Regulile de bază au fost elaborate pentru arhivele organizațiilor - surse de achiziție ale arhivelor de stat sau municipale și, prin natura lor, sunt un document de recomandare, cu toate acestea, orice alte organizații le pot folosi.

De exemplu, prevederile privind siguranța documentelor sunt cuprinse în art. 50 și multe altele.

În procesul de completare a arhivei cu documente, înregistrarea documentelor de arhivă, asigurarea siguranței și utilizării acestora, arhivele organizațiilor sunt ghidate de Regulile de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor, aprobate prin decizia consiliului de administrație al Rosarkhiv din data de 02/02. 06/2002 (denumite în continuare Reguli de bază).

Lucrez în departamentul de resurse umane al unei întreprinderi nestatale. Recent am fost desemnat să lucrez cu documente care urmează să fie stocate în arhivă. Cu toate acestea, nu avem o arhivă. Ce să faci într-o astfel de situație? Cum se asigură siguranța acestor documente? Este necesar să se creeze o arhivă în acest caz, sau aceasta este responsabilitatea doar a agențiilor guvernamentale?

Procesul se formalizează prin ordine (cereri) de eliberare a dosarelor către angajații organizației, acte privind emiterea dosarelor pentru uz temporar altor organizații, inclusiv autorităților judecătorești și procurorilor.

Formular de comandă (cerințe) pentru eliberarea documentelor către angajații organizației

Forma actului de emitere a dosarelor pentru uz temporar

Perioada de eliberare a documentelor pentru utilizare temporară nu poate depăși o lună pentru utilizarea de către angajații organizației și trei luni pentru utilizarea temporară de către alte organizații (clauza 4.5.2 din Regulile de bază).

REGULAMENTE DESPRE ARHIVĂ: STARE, COMPOZIȚIE, SARCINI

Ca orice unitate structurală a unei organizații, arhiva, de regulă, funcționează pe baza reglementărilor privind unitatea structurală - regulamentele privind arhiva, aprobate de șeful organizației, iar angajații arhivei - pe baza descrierea postului.

Reglementări privind arhiva organizației

Când dezvoltați un set de aceste documente, vă recomandăm să vă bazați pe acesta. Prevederea aproximativă se aplică arhivelor organizațiilor care creează documente ale Fondului de arhivă al Federației Ruse în cursul activităților lor. Dacă o organizație (de stat și non-statală) nu este sursa de achiziție a arhivei de stat sau municipale și nu își transferă documentele în modul prescris către arhiva corespunzătoare, trebuie să excludă din regulamentul arhivei tot ceea ce se referă la documente. al Fondului de arhivă al Federației Ruse.

Reglementările privind arhiva organizației determină statutul arhivei, sarcinile, funcțiile, drepturile și responsabilitățile acesteia, precum și componența documentelor.

Astfel, principalele sarcini ale arhivei organizației sunt:

• completarea arhivei cu documente (compunerea documentelor primite pentru păstrare în arhivă ar trebui prevăzută într-o secțiune separată a regulamentului arhivei);
• înregistrarea și asigurarea securității documentelor;
• crearea unui aparat științific de referință pentru documente de arhivă;
• utilizarea documentelor stocate în arhivă.

Dacă, în cursul activităților organizației, sunt create documente legate de Fondul de arhivă al Federației Ruse, atunci una dintre cele mai importante sarcini ale arhivei este pregătirea și transferul acestei părți a documentației pentru stocarea permanentă în conformitate cu termenele și cerințele stabilite prin acte legislative și alte acte juridice de reglementare în domeniul afacerilor arhivistice adoptate Federația Rusă și entitățile constitutive ale Federației Ruse.

Sarcinile arhivei au ca rezultat funcțiile pe care le îndeplinește, dintre care principalele includ:

1) menținerea listelor de organizații și (sau) divizii structurale ale organizației - surse de achiziție a arhivei;

2) primirea documentelor comandate de la direcțiile structurale ale organizației și organizațiilor - surse de achiziție a arhivei;

3) înregistrarea și asigurarea securității documentelor acceptate în arhivă;

4) crearea și întreținerea de aparate de referință științifice la zi pentru documente de arhivă;

5) servicii de informare pentru manageri și divizii structurale ale organizației;

6) organizarea utilizării documentelor la cererea organizațiilor și persoanelor fizice, contabilizarea și analizarea utilizării documentelor de arhivă ale organizației;

7) pregătirea răspunsurilor la întrebările sociale și juridice ale cetățenilor;

8) efectuarea unei examinări a valorii documentelor, măsuri organizatorice și metodologice pentru transferul documentelor în vederea păstrării permanente la o arhivă de stat sau municipală (dacă organizația este sursa de achiziție a arhivei corespunzătoare);

9) verificarea corectitudinii formării și înregistrării dosarelor în direcțiile structurale ale organizațiilor și altor organizații - surse de recrutare;

10) organizarea muncii pentru întocmirea unei liste de afaceri ale organizației;

11) acordarea de asistență metodologică și practică unităților structurale în lucrul cu documente;

12) participarea la elaborarea documentelor normative și metodologice privind afacerile de arhivă și suport documentar pentru management;

13) participarea la evenimente pentru îmbunătățirea abilităților lucrătorilor din arhivă și a serviciilor de suport pentru documentare, inclusiv în organizațiile care provin din arhiva.

CERINȚE PENTRU LOCUL DE ARHIVE

Cerințele pentru clădirile și spațiile de arhivă sunt stabilite în clauza 4.2 din Regulile de bază. În primul rând, merită luat în considerare faptul că plasarea arhivei nu este permisă în clădirile dărăpănate, clădirile din lemn, clădirile cu principală umedă, subsolul, încăperile de mansardă sau încălzirea sobei. Spațiile destinate depozitării documentelor de arhivă în clădiri adaptate trebuie să fie izolate.

În prezent, organizația noastră creează o arhivă. Ce ar trebui să luăm în considerare atunci când alegem și pregătim o cameră de arhivă în care documentele noastre vor fi stocate în viitor?

Atunci când alegeți o clădire (camera) potrivită pentru stocarea documentelor de arhivă, rețineți că pentru ca arhiva să funcționeze pe deplin, sunt necesare următoarele premise separate:

1) depozitare arhivă;

2) spații pentru recepție, depozitare temporară a documentelor, aclimatizare documente;

3) cameră pentru utilizarea documentelor;

4) camerele de lucru (camera) angajaților arhivei.

Dacă nu aveți posibilitatea de a aloca mai multe camere pentru arhivă, iar întreaga arhivă trebuie să fie amplasată într-o singură cameră, este necesar să o separați cu pereți despărțitori, separând, cel puțin, depozitarea documentelor de zona de lucru.

Arhiva organizației ar trebui să fie situată într-o clădire special construită sau adaptată sau într-o cameră separată pentru depozitarea documentelor. Această încăpere ar trebui să fie amplasată departe de obiecte periculoase din punct de vedere al siguranței la incendiu. Acestea, de exemplu, includ benzinării, parcări și garaje. Nu ar trebui să existe obiecte care poluează aerul în apropierea clădirii (incintei) arhivei.

Cazul ideal este plasarea arhivei într-o clădire special construită, dar cel mai adesea organizațiile adaptează o clădire sau o cameră existentă pentru depozitarea documentelor de arhivă.

Care sunt principalele cerințe pentru sediul arhivei?

Principalele cerințe pentru spațiile de arhivă sunt:

• amplasarea depozitului într-o clădire administrativă (depozitarea documentelor nu poate fi amplasată în clădiri ocupate de servicii de alimentație publică, depozite alimentare, organizații care depozitează substanțe agresive și periculoase de incendiu sau care utilizează tehnologii chimice și periculoase de incendiu);
• spațiile nu trebuie să fie vechi (drăpănate), umede, neîncălzite sau să nu îndeplinească cerințele sanitare și igienice;
• camera trebuie să fie sigură împotriva incendiilor, garantată împotriva inundațiilor, trebuie să aibă o ieșire de urgență și nu trebuie să existe conducte principale de gaz sau apă în cameră.

Notă!
Nu se recomanda amplasarea depozitelor de documente in subsolurile si la etajele superioare ale cladirii sau transformarea spatiilor de mansarda pentru arhive.

Desigur, pot exista și excepții de la reguli: de exemplu, dacă subsolul este uscat și încălzit și există ventilație artificială care asigură două sau trei schimbări de aer pe oră, iar la etajele superioare pot fi create condiții normale de temperatură și umiditate.

Pentru cablajul electric se impun cerințe speciale: acesta trebuie ascuns, prizele trebuie sigilate, echipamentele electrice portabile trebuie să aibă cabluri izolate cu cauciuc. Comutatoarele generale și de podea ar trebui să fie amplasate în afara încăperilor de depozitare.

Finisarea încăperilor de depozitare se realizează folosind materiale neagresive, fără praf, iar substanțele neutre care sunt sigure pentru documente sunt utilizate în sistemele și mijloacele de stingere a incendiilor. Utilizarea focului, a dispozitivelor de încălzire și plasarea de obiecte străine este interzisă în spațiile de depozitare.

Lucrez ca manager de resurse umane. Nu cu mult timp în urmă, organizația noastră a alocat spațiu pentru o arhivă. A fost echipat conform tuturor standardelor în consecință. Luna viitoare managerul nostru se așteaptă să pună în funcțiune localul. Mi-a încredințat pregătirea, dar habar n-am cum să o fac corect. Care este procedura de punere în funcțiune a unei încăperi destinate lucrărilor de arhivă?

Decizia finală privind adecvarea unei clădiri (localuri) pentru arhiva organizației se ia ținând cont de concluziile Inspectoratului de Stat de Pompieri și ale Stației Sanitare și Epidemiologice. Doar după o examinare corespunzătoare arhiva este plasată în clădiri sau incinte adecvate ale organizației.

O astfel de examinare este necesară pentru a determina rezistența la foc a clădirilor sau a incintelor, durabilitatea structurilor principale, precum și rezistența tavanelor între podea, luând în considerare sarcinile potențiale, prezența și starea sistemelor de încălzire și ventilație. Se realizează de către reprezentanți ai organizației în sine (de regulă, angajați de arhivă), pompieri, servicii de securitate, construcții, sanitar-epidemiologice și alte servicii speciale. Pe baza rezultatelor examinării se întocmește un act corespunzător.

MODURI DE STOCARE A DOCUMENTELOR

Una dintre cele mai importante sarcini ale arhivei este asigurarea siguranței documentelor. În acest scop, trebuie create condiții optime pentru întreținerea acestora. Documentele trebuie păstrate în condiții care să le asigure protecția împotriva daunelor, influențelor nocive ale mediului și să prevină pierderea lor. În consecință, arhiva trebuie să respecte anumite condiții de lumină, temperatură, umiditate și igienă.

Modul de lumină

Documentele de arhivă pe hârtie trebuie păstrate în întuneric, prin urmare iluminarea naturală în depozitul de arhivă este permisă cu condiția ca la ferestre să fie utilizate difuzoare de lumină, filtre de protecție, perdele, jaluzele și vopsire pe sticlă. Pentru a proteja documentele de lumină, acestea sunt așezate în dulapuri sau pe rafturi în cutii de carton, mape sau alte recipiente realizate din materiale inofensive pentru documente.

Toate tipurile de lucrări cu documente de arhivă trebuie efectuate la niveluri de iluminare limitate sau necesare din punct de vedere tehnologic. Pentru iluminatul artificial, lămpile cu incandescență sunt folosite în nuanțe închise, cu o suprafață netedă. Este permisă utilizarea lămpilor fluorescente.

Condiții de temperatură și umiditate

Regulile de bază stabilesc parametrii condițiilor de temperatură și umiditate în camera de arhivă.

Cerințe privind condițiile de temperatură și umiditate pentru depozitarea documentelor

Tipul documentației	Temperatura, °C	Umiditate relativă, %
Documente pe hârtie	17-19	50-55
Materiale de film alb-negru	15	40-55
Materiale film colorate	2-5	40-55
Documente pe discuri magnetice și unități de disc	8-18	45-65
Documente pe benzi magnetice	8-18	15-50
Documente pe discuri optice	10-23	20-50

Pentru controlul nivelului de temperatură și umiditate, în depozitul sunt instalate instrumente (termometre - pentru măsurarea temperaturii aerului; psicrometre - pentru măsurarea atât a temperaturii, cât și a umidității aerului; higrometre - pentru măsurarea umidității aerului). Instrumentele de control și măsură sunt instalate în pasajul principal al depozitului, departe de sistemele de încălzire și ventilație. Citirile instrumentelor sunt înregistrate în jurnalele de bord: în camere cu aer condiționat - o dată pe săptămână, în încăperi cu condiții nereglementate - de două ori pe săptămână, în caz de încălcare a regimului de depozitare - zilnic.

Notă!
Dacă există recomandări de la producători care stabilesc moduri speciale de stocare pentru medii, ar trebui să respectați recomandările producătorului

Fluctuațiile bruște de temperatură și umiditate nu sunt permise în arhive. Cu o creștere prelungită a umidității relative a aerului la 80-90%, este necesar să se ia măsuri pentru normalizarea condițiilor de depozitare a documentelor (ventilație intensivă, dezumidificarea instalațiilor de depozitare, eliminarea cauzelor umidității crescute).

Regim sanitar si igienic

Pentru a evita apariția mucegaiului, rozătoarelor, insectelor și prafului în arhivă, incinta arhivei trebuie păstrată curată. În depozitul de depozitare trebuie asigurată circulația liberă a aerului, excluzând formarea de zone neaerisite periculoase din punct de vedere sanitar și biologic.

În arhivă aveți nevoie de:

• Cel puțin o dată pe an, îndepărtați praful de pe cutiile pentru documente, dulapuri, rafturi și spații;
• Cel puțin o dată pe lună, efectuați curățarea umedă a spațiilor folosind antiseptice.

Se recomandă inspectarea spațiilor de depozitare și documentare de două ori pe an (la începutul și la sfârșitul sezonului de încălzire) pentru detectarea în timp util a insectelor și mucegaiului. Dacă sunt detectați dăunători biologici, se iau măsuri urgente de dezinfectare și dezinfestare a documentelor și a localurilor.

ECHIPAREA DEPOZITĂRII ARHIVEI CU MIJLOACE DE PĂSTRARE

Pentru a plasa documente în arhivă, organizațiile folosesc rafturi metalice sau dulapuri metalice.

Rafturile sunt instalate perpendicular pe pereții cu deschideri pentru ferestre și într-o cameră fără ferestre - ținând cont de caracteristicile camerei și ale echipamentului. Rafturile (dulapuri) nu trebuie amplasate aproape de pereții exteriori ai clădirii din cauza posibilității de îngheț sau aproape de sursele de căldură din cauza posibilității de supraîncălzire.

Standardele pentru amenajarea spațiilor de depozitare sunt stabilite și prin Regulile de bază.

Standarde pentru amenajarea spațiilor de depozitare

Acum organizația noastră echipează o arhivă. Am fost însărcinat să determin cât spațiu ar fi necesar pentru asta. Spune-mi cum să calculez suprafața pentru stocarea arhivei?

Există o metodă dezvoltată de specialiști pentru calcularea suprafeței pentru stocarea unei arhive. La determinarea zonei, procedați din următoarele date:

• un suport de 1 m lungime conține 30 de mape Crown sau 50 de liere;
• un suport de arhivă obișnuit cu o înălțime de 2 m 30 cm are 12 rafturi.

Astfel, un rack găzduiește: maxim - 600 de cutii, minim - 350-400 de cutii.

La calcul, trebuie să țineți cont și de: distanța dintre rafturi este de cel puțin 0,8 m, lățimea unui rafturi standard este de 65 cm, lungimea este puțin peste 1 m, ținând cont de grosimea raftului lateral.

Cum să plasați corect documentele într-o arhivă?

Notă!
Pentru a calcula suprafața, trebuie să cunoașteți numărul de fișiere care vor fi stocate și, de asemenea, să luați în considerare câte fișiere vor fi stocate cel puțin în următorii trei până la cinci ani.

Ordinea de aranjare a documentelor în depozit este determinată de planul (schema) de amplasare a acestora. Pentru a securiza locația documentelor în depozitul de arhivă, toate camerele de arhivă, precum și rafturile, dulapurile și rafturile sunt numerotate de sus în jos, de la stânga la dreapta, de la ușa din față în sensul acelor de ceasornic. În plus, rafturile sunt compilate și dacă arhivele unei organizații stochează documente din mai multe fonduri (de exemplu, arhivele unei organizații stochează documente ale organizației înainte de corporatizarea acesteia sau documente ale organizației-mamă și ale filialelor acesteia - în aceste cazuri, arhivele organizației înainte și după corporatizare vor fi fonduri separate, deci la fel ca arhiva organizației-mamă și arhivele filialelor), apoi și indici bursieri, unde este indicată locația documentelor.

Forma de fișă topografică stoc

Forma aproximativă a unei fișe topografice pentru rafturi

Notă!
Dacă organizația nu are o persoană responsabilă cu depozitarea documentelor, șeful organizației este responsabil pentru siguranța acestora

Fișele topografice de raft sunt compilate pentru fiecare rack și atașate la capătul său. Fișele topografice fond cu fond sunt compilate pentru fiecare fond și sunt localizate în indexul cardurilor în ordinea numerelor fondului.

Desigur, angajații de arhivă ai unei unități structurale, de exemplu un departament de personal, își pot aminti în ce ordine sunt plasate documentele, chiar și fără indexuri (de regulă, în acest caz, documentele sunt plasate pe an de la cel mai devreme la cel mai recent).

RĂSPUNDEREA PENTRU ÎNCĂLCAREA REGULILOR PENTRU PĂSTRAREA DOCUMENTELOR ARHIVATE

A fost stabilită responsabilitatea pentru încălcarea regulilor de stocare a documentelor de arhivă ale unei organizații. Este atribuit șefului arhivei organizației sau angajatului responsabil cu întreținerea arhivei. Dacă nu există nicio persoană responsabilă cu păstrarea documentelor, șeful organizației va fi responsabil pentru siguranța acestora.

Trăiești, iar schimbările apar constant în viața noastră: copiii noștri se nasc, oamenii apropiați mor, locul de muncă și locul de reședință se schimbă, construim case noi și plantăm copaci pe terenurile noastre. În lumea modernă, toate acestea sunt înregistrate pe hârtie. Nu toate documentele pot fi păstrate de o persoană pentru o perioadă lungă de timp. Și aici arhivele vin în ajutor. Instituția „Arhiva Zonală de Stat din Mozyr” primește anual solicitări și cereri de la persoane fizice și juridice cu privire la problema furnizării de informații care confirmă experiența de muncă și salariul, drepturile de proprietate și moștenire ale cetățenilor, reședința în zonele populate, componența familiei, șederea în orfelinate și multe alte aspecte legate de asigurarea drepturilor și intereselor legitime ale cetățenilor.
Ce documente sunt stocate în arhivă, ce întrebări și unde trebuie să contactați pentru a obține răspunsul de care aveți nevoie? Despre aceasta vorbește șeful departamentului de informare și utilizare a documentelor arhivei zonale de stat, E.V. Domashkevici:
„Arhiva de stat zonală a Mozyr conține documente din șapte raioane ale fostei regiuni Polesie: Mozyr, Kalinkovici, Elsky, Narovlyansky, Petrikovsky, Lelchitsky și Jitkovici, precum și documente pentru perioada antebelică a fostului Komarinsky, Vasilevichsky, Turovsky. și districtele Domanovichsky, din 1917.
Documentele instituțiilor și organizațiilor privind personalul (comenzi, instrucțiuni, conturi personale, declarații de salariu, dosare personale ale angajaților etc.) sunt păstrate timp de 75 de ani. Prin urmare, cererile și cererile de întrebări despre muncă, studii etc. trebuie trimis mai întâi la organizația corespunzătoare. Când lichidați o organizație, trebuie să căutați un succesor sau să contactați o instituție superioară și numai dacă documentele necesare nu sunt acolo, vii la arhiva statului.
Dacă trebuie să vă întrebați despre data, locul nașterii, căsătoria, decesul, contactați oficiul de stare civilă de la locul nașterii. În lipsa unor astfel de date în registratură, cetățenii născuți în mediul rural se pot adresa consiliilor rurale de la locul de naștere, unde vor găsi toate informațiile necesare în cărțile de gospodărie (cartele parțiale de gospodărie ale consiliilor rurale, începând cu din 1944, sunt stocate în arhiva statului Mozyr). Dacă nu există cărți sau evidențe de uz gospodăresc în ele, trebuie să contactați arhiva biroului regional de registratură (str. Krestyanskaya, 20, 246050, Gomel), unde se află evidențele de arhivă pentru anii de dinainte și postbelic.
Informații privind alocarea spațiilor de locuit, privatizare, schimb de apartamente, alocarea terenurilor pentru construcția de clădiri rezidențiale, garaje și multe altele. altele se află în documentele comitetelor executive ale orașului, districtului și rural, stocate în Arhiva de Stat Mozyr.
Contracte de cumpărare și vânzare, donații, testamente notariale ale cetățenilor, certificate de drept de moștenire pentru anii 1949-1952. sunt păstrate în arhivele statului. Toate celelalte documente sunt stocate în biroul notarial al regiunii Narovlya.
Cauze civile și penale, hotărâri și sentințe asupra acestora ale Tribunalului Popular din regiunea Narovlya pentru anii 1944-1960. sunt păstrate în arhivele statului. Toate celelalte documente sunt păstrate la tribunalul districtual Narovlyansky.
Pentru a obține informații despre personalul militar mort sau dispărut al armatei sovietice în timpul celui de-al Doilea Război Mondial și după acesta, faceți o solicitare la arhiva centrală a Ministerului Apărării al Federației Ruse (Str. Kirova, 74, 142100, Podolsk, regiunea Moscova).
Despre serviciul și munca în unitățile militare de pe teritoriul Belarusului, contactați arhiva centrală a Ministerului Apărării al Republicii Belarus (Str. Kuleshova, 1a, 220118, Minsk).
Informații despre participarea la lichidarea consecințelor la centrala nucleară de la Cernobîl pot fi obținute de la Departamentul pentru lichidarea consecințelor dezastrului de la centrala nucleară de la Cernobîl al Ministerului Situațiilor de Urgență al Republicii Belarus (Pobediteley Ave., 23, bloc 1, 220004, Minsk).
Informații despre participarea la mișcarea partizană în timpul celui de-al Doilea Război Mondial pe teritoriul Belarusului pot fi găsite în instituția de stat „Arhiva Națională a Republicii Belarus” (Independence Avenue, 116, 220114, Minsk) și instituția „Arhiva de Stat a Asociațiile publice din regiunea Gomel” (str. Krestyanskaya, 14, 246050, Gomel).
Pentru a afla informații despre situația în lagărele de concentrare fasciste și munca forțată în timpul celui de-al Doilea Război Mondial, trebuie să trimiteți o cerere la instituția de stat „Arhiva Națională a Republicii Belarus” (Nezavisimosti Ave., 116, 220114, Minsk), sau la instituția „Arhivele de stat ale regiunii Gomel” (8th Ilyich Lane, 26-a, 246042, Gomel). Documentele arhivei de stat zonale a orașului Mozyr conțin liste cu cetățeni împușcați, spânzurați și torturați de invadatorii naziști, precum și deportați forțat în Germania.
În arhivele de stat ale orașului Mozyr există documente care confirmă faptele represiunii din anii 1920-1932. Pentru a obține informații despre exil, deportare, trimitere către o așezare specială din cauza deposedării, reabilitarea persoanelor supuse administrativ muncii forțate în condiții de restrângere a libertății, contactați Administrația pentru Securitatea de Stat a Republicii Belarus (Skorina Ave., 17, 220623, Minsk) la KGB din regiunea Gomel (Str. Biletsky, 1, 246701, Gomel), către departamentele de informare și analiză ale Ministerului Afacerilor Interne (Directiile de Afaceri Interne ale comitetelor executive regionale).
Există informații despre a fi și a fi crescut în orfelinate în departamentul de educație al Comitetului Executiv Regional Gomel (str. Krestyanskaya, 14, 246050, Gomel) sau în departamentele regionale de educație. În documentele de arhivă ale orașului Mozyr există liste parțiale ale elevilor orfelinatelor din regiunea Polesie pentru anii 1944-1961.
Informații istorice înainte de 1917 pot fi găsite în instituțiile de stat: „Arhiva Națională de Istorie a Belarusului” (Str. Kropotkina, 55, 220002, Minsk), instituția de stat „Arhiva Națională de Istorie a Belarusului în Grodno” (sq. Tizengauza, 2, 230023, Grodno).
În instituția „Arhivele de stat zonale din Mozyr”, cererile de confirmare a experienței de muncă și a salariului, ședere în orfelinate, deportare forțată în Germania în timpul celui de-al Doilea Război Mondial și o serie de altele sunt îndeplinite gratuit (doar serviciile de completare a cererea și tipărirea certificatului sunt plătite). Toate celelalte categorii de certificate biografice și de proprietate sunt furnizate pe bază de plată. Costul unui astfel de certificat este de 17.240 de ruble.
Dacă aveți nevoie de o adeverință care să vă confirme drepturile și interesele legitime, personalul arhivei va veni în ajutor, vă va ajuta să găsiți documente și vă va oferi recomandările necesare. În cererea trimisă la arhivă, cetățenii trebuie să indice numele de familie, prenumele, patronimul pentru care se solicită certificatul (pentru femei - indicați prenumele preconjugal), anul nașterii, numele instituției sau organizației în care au lucrat, perioada de muncă și poziția, sau alte informații necesare pentru a face întrebări, precum și adresa de domiciliu. Pentru a confirma informații despre experiența de muncă și salariu, trebuie să aveți o fotocopie a carnetului de muncă. Arhiva Statului acceptă cererile de la cetățeni prin telefon.
Contactați-ne și vom face totul în limita capacităților noastre.
Adresa noastră: st. Oktyabrskaya, 2, Mozyr. Instituția „Arhiva Zonală de Stat din Mozyr”, tel. 8-02351-7-75-96 (departamentul informare și utilizare documente).”
Elena MIKHAILOVA
Etichete.

De ce credeți că salariile arhiviștilor americani și ale altor specialiști care țin de managementul documentelor nu sunt inferioare veniturilor avocaților? Da, SUA au propriile reguli de joc: legea este aspră. Deteriorarea sau pierderea documentelor duce la înfrângere pentru companie pe mai multe fronturi: în timpul negocierilor, inspecțiilor, litigiilor etc. De aici și exigențele mari la adresa arhiviștilor. Dar americanii nu sunt singuri în asta.

În ultimii ani, în legislația rusă au avut loc multe revoluții mari și mici în domeniul conservării documentelor. Iar cei care continuă să se mulțumească cu mici cutii sau moloz într-o încăpere numită în mod obișnuit arhivă sunt în curs de descoperire serioasă: documentele de arhivă nu sunt hârtii retrase, ci o matrice vie, solicitată de mulți ani (până la 75 de ani). și în mod constant!) după un imaginar „de moarte”. Și vă vom demonstra că este în interesul companiei dumneavoastră să le puneți la dispoziție o pensiune completă.

Fără excepții!
Toată lumea ar trebui să păstreze documentele de arhivă

Arhiva este o necesitate. Cerințele legii principale privind arhivarea (a se vedea Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă”, astfel cum a fost modificată la 4 octombrie 2014), care este de natură intersectorială, obligă toate organizațiile, indiferent de forma de proprietate. Și întrucât nu are loc nicio acțiune semnificativă din punct de vedere juridic fără crearea de documente (inclusiv cele electronice), toată lumea intră sub incidența legii (vezi).

Spre deosebire de organele de stat și administrațiile locale, unde crearea și întreținerea unui departament de arhivă este obligatorie, legea arhivistică oferă organizațiilor comerciale dreptul de a alege. Dacă să fie sau nu o arhivă este decis de conducerea companiei. Totuși, în același timp, legea impune asigurarea securității documentelor de arhivă. În practică, aceasta înseamnă că nu trebuie doar să ai o arhivă (sau o arhivă de stocare). De asemenea, este important să știți cum să o gestionați în mod continuu. Numai în acest caz vă puteți baza pe faptul că în viitor documentele vor deveni un adevărat prieten al companiei, și nu un dușman secret al acesteia.

Obligația de a păstra documentele de arhivă nu numai că decurge indirect din prevederile legii arhivistice, ci și direct din cerințele reglementărilor individuale. La nivelul legislației industriei (de exemplu, în materie de contabilitate sau de personal) și a legilor care reglementează activitățile comerciale (la societățile pe acțiuni și societățile cu răspundere limitată), păstrarea documentelor de arhivă este obligatorie și la fel de inevitabilă ca contabilitatea sau întocmirea unui statut al societății. Acest lucru se aplică nu numai organizațiilor, ci și cetățenilor care desfășoară activități antreprenoriale (PI).

Toate la timpul lor.
Și e mai bine când vine timpul prin lege

Cutii și genți, rafturi legănate și un caleidoscop de dosare pe masă sunt „decorul” obișnuit al biroului. Fara fata? Deloc. Arhiva rămâne o masă amorfă doar până când ridicați legile arhivistice și un manual pentru fiecare arhivist - o listă de documente tipice de arhivă de management generate în cursul activităților organelor de stat, guvernelor locale și organizațiilor, indicând perioadele de depozitare. Fiecare tip de document are propria sa viață de arhivă. Fișe de pontaj - 1 an, registre contabile - 5 ani, fișe personale ale angajaților - 75 de ani etc. (conform Listei 2010). „Personalitatea” arhivei este cu adevărat la scară largă! Iar pentru companie contează vârsta fiecărui document. Dacă te grăbești să distrugi niște hârtii, va trebui să faci față cu mâna goală la controale de muncă, fiscale și arhivistice. Asta înseamnă că amenzile sunt aproape pentru tine.

În ciuda faptului că multe liste sunt în domeniul public și au fost deja create pe internet servicii online automatizate pentru verificarea termenului de valabilitate a documentelor de arhivă, doar un specialist cu experiență poate determina corect „durata de viață”. Cei care nu sunt familiarizați cu caracteristicile documentului, este puțin probabil să înțeleagă complexitățile acestei lucrări. Adesea, companiile ignoră faptul că un document are mai multe funcții, iar perioada de păstrare nu este neapărat determinată de cea mai evidentă. De exemplu, documentele contabile primare pentru conturile de încasat. O greșeală tipică este de a defini perioadele de păstrare a acestora ca documentație contabilă primară, și nu ca documente care conțin informații despre datorie. Rezultatul: distrugere prematură și litigii. Și apoi vine înțelegerea că, pentru a-și proteja propriile interese, este nevoie nu doar de un avocat, ci și de un arhivar (fie intern, fie în baza unui contract de outsourcing), care să țină cont de poziția tuturor diviziilor organizației: juridică. , contabilitate, client etc.

"Nu ne pasa!"
Verificarea arhivistică nu iartă indiferența

Indiferența față de arhivă este incompatibilă cu securitatea afacerii. Dacă sunteți unul dintre cei cărora „nu-i pasă”, atunci includeți măsuri de economisire a bugetului în planul dumneavoastră anticriză. Verificarea arhivistică îi place pe cei indiferenți. Dar va trebui să plătiți pentru „dragostea” inspectorilor în ruble. Potrivit art. 27 din Legea „Cu privire la afacerile arhivistice”, încălcarea legislației arhivistice (în special, regulile de păstrare, achiziție, înregistrare sau utilizare a documentelor de arhivă) este plină de amenzi administrative și răspundere penală. Astfel, pentru fiecare document deteriorat sau pierdut, cetățenii vor plăti de la 100 la 300 de ruble, oficialii - de la 300 la 500 de ruble. (Articolul 13.20 din Codul administrativ).

Mitul că un audit de arhivă nu va bate la ușa unei companii comerciale este încă tenace printre oamenii de afaceri (vezi). Baza unei inspecții poate fi o plângere a unui fost angajat sau a unei contrapartide nemulțumite. Dar chiar dacă sunteți un angajator conștiincios și un partener onest, este posibil ca documentele „de stat” să apară brusc în arhiva dumneavoastră. Și acest lucru este posibil. Datorită unei interpretări extinse a conceptului Fondului de arhivă al Federației Ruse, comisia care efectuează o examinare a valorii documentelor poate găsi în arhiva dumneavoastră documente care „au semnificație istorică, științifică, socială, economică, politică și culturală”. Și, prin urmare, vă vom cere în cea mai mare măsură.

Un inspector în prag - un arhivar gata?

Serviciul fiscal și inspectoratul de muncă sunt încă două motive bune pentru a aborda în mod conștient managementul arhivelor. Dacă experiența altor companii s-a dovedit a fi neconvingătoare pentru tine, fii pregătit pentru un bici dur.

Ofițerii fiscali de obicei nu au multe întrebări: unde sunt documentele? Iar răspunsul la întrebarea de ce nu sunt acolo afectează modul în care fiscul te va convinge de necesitatea punerii în ordine în arhivă. În „valiză” penalităților fiscale există amenzi administrative pentru toate ocaziile. Și în ultimii ani a existat o tendință spre înăsprirea lor. Conform modificărilor aduse Codului Fiscal al Federației Ruse în 2010, neprezentarea documentelor se pedepsește cu o amendă de 200 de ruble. pentru fiecare document – ​​atât pentru persoane juridice, cât și pentru antreprenori individuali. De asemenea, inspectorii pot considera că refuzați să furnizați informații autorității fiscale (5-20 mii de ruble), interferați cu activitățile legitime ale unui reprezentant al autorităților de control de stat (de la 0,5 la 10 mii de ruble) sau interferați cu conduita (finalizarea) a unui audit (de la 5 până la 50 mii de ruble).

Relațiile cu inspectorii de muncă sunt și mai curioase (vezi). Spre deosebire de alți inspectori, Trudoviks pot face aproape orice. Cardurile personale ale angajaților, ordinele de angajare, documentele constitutive și copiile altor documente relevante în scopul verificării pot fi transferate inspectorilor de muncă - pentru orice perioadă de timp. Cu condiția ca perioada de păstrare a documentelor solicitate să nu fi expirat. Întrucât documentele de personal au fost stocate în arhivele organizației de zeci de ani, inspectorii au dreptul de a cere, de exemplu, dosarul personal al unui angajat care a plecat acum 5 sau 20 de ani. Este arhivistul dumneavoastră pregătit pentru această întorsătură a evenimentelor? Dacă răspunsul este „nu”, inspectorul de muncă poate răspunde imediat cu articolul 19.7 din Codul administrativ „Nefurnizarea informațiilor (informații)”, care prevede amenzi de 100 de ruble. (pentru cetățeni) până la 5 mii de ruble. (pentru persoane juridice).

Despre lichidarea societatii.
Suntem responsabili pentru documentele pe care le-am îmblânzit

Până în iunie 2009, conducerea unei firme lichidatoare putea dormi liniștită, chiar și fără unele documente în arhivă. De la intrarea în vigoare a Legii nr. 73-3-FZ din 28 aprilie 2009 „Cu privire la modificările aduse anumitor acte legislative ale Federației Ruse”, situația s-a schimbat radical. Pentru prima dată în legislația rusă privind falimentul, a fost introdusă răspunderea personală a persoanelor de top pentru lipsa documentelor. Acum lichidarea este un proces mai dureros din punctul de vedere al transferului documentelor. Dacă arhiva nu dispune de documentele necesare (și legea stabilește ce este necesar), va trebui să plătiți cu proprietatea proprie în cadrul așa-numitei răspunderi subsidiare (vezi).

În 2013, nu doar directorii au încetat să doarmă profund. Motivul de îngrijorare a fost Legea federală din 28 iunie 2013 nr. 134-FZ „Cu privire la modificările aduse anumitor acte legislative ale Federației Ruse privind combaterea tranzacțiilor financiare ilegale”. Scrie în alb-negru: „Când are loc o schimbare a șefului organizației, trebuie asigurat transferul documentelor contabile ale organizației. Procedura de transfer a documentelor contabile este determinată de organizație în mod independent.” Totodată, pe lista persoanelor care pot fi aduse la răspundere subsidiară pentru neasigurarea siguranței documentelor contabile se numără fondatori, contabili șefi, arhiviști și chiar foști manageri.

Înăsprirea responsabilității în domeniul asigurării securității documentelor este o măsură neplăcută, dar eficientă. Metoda „stick” obligă organizațiile să se gândească serios la reglementarea muncii cu documente în toate etapele ciclului lor de viață: de la primirea în arhivă până la distrugere. O arhivă gestionată este o arhivă securizată. El este gata să se întâlnească cu inspectorul mult așteptat și cu orice sarcină de lucru care poate fi rezolvată fără documente inutile. Dacă și aceste argumente vă sună neconvingător, aveți răbdare – iar timpul, în tandem cu legea, vă va spune că, pe o piață în schimbare, sunteți cu mult în urmă echipei principale.