Poșta electronică (E-mail este prescurtarea de la poșta electronică) este un mijloc convenabil și rapid de a comunica cu alte persoane. E-mailul poate fi folosit pentru o varietate de scopuri.

• - Trimiterea și primirea mesajelor. Un mesaj de e-mail poate fi trimis oricui, atâta timp cât are o adresă de e-mail. Mesajul este livrat în căsuța de e-mail a destinatarului în câteva secunde sau minute, indiferent dacă locuiește în apropiere sau în cealaltă parte a lumii. Puteți primi mesaje de la toți cei care vă cunosc adresa de e-mail și puteți scrie răspunsuri după ce ați citit scrisorile.
• - Trimiterea și primirea fișierelor. Pe lângă mesajele text obișnuite, puteți trimite aproape toate tipurile de fișiere cu e-mail, inclusiv documente, imagini și muzică. Un fișier trimis cu un mesaj de e-mail se numește atașament.
• - Trimiterea de mesaje către grupuri de persoane. Un mesaj de e-mail poate fi trimis mai multor persoane simultan. Destinatarii pot răspunde întregului grup, permițând discuții de grup.
• - Redirecționarea mesajelor. Puteți redirecționa mesajul de e-mail primit către alți destinatari fără a fi nevoie să reintroduceți textul.

E-mailul se dovedește a fi mai convenabil decât comunicarea telefonică și corespondența obișnuită. Puteți trimite un mesaj la orice oră din zi sau din noapte. Dacă destinatarii nu sunt la computer sau online (conectați la Internet) atunci când mesajul este trimis, ei vor găsi mesajele mai târziu când își verifică e-mailul. Dacă sunt conectați la Internet, puteți obține un răspuns de la ei în câteva minute.

Trimiterea e-mailului este, de asemenea, gratuită. În comparație cu poșta obișnuită, nu este necesară nicio ștampilă sau poștă și nu contează unde locuiește destinatarul. Trebuie să plătiți doar pentru conexiunea la Internet și, uneori, pentru programul de e-mail pe care îl utilizați.

Pentru a lucra cu e-mailul ai nevoie de trei lucruri.

• 1 conexiune la internet. Pentru a vă conecta computerul la Internet, trebuie mai întâi să vă abonați la un furnizor de servicii de internet. Un furnizor de servicii de internet oferă acces la internet, de obicei pentru o taxă lunară. Veți avea nevoie și de un dispozitiv numit modem.
• 2 Un program de e-mail sau un serviciu de e-mail bazat pe web. Puteți descărca sau cumpăra software de e-mail de la Microsoft sau de la alt furnizor. Programele de e-mail sunt adesea mai puternice și oferă viteze de căutare mai rapide decât serviciile de e-mail bazate pe web. Înainte de a vă putea configura programul de e-mail, va trebui să obțineți anumite informații de la furnizorul dvs. de servicii de internet. De obicei, aceasta include o adresă de e-mail, o parolă, numele serverelor de e-mail de intrare și de ieșire și alte informații.

Dacă nu doriți să descărcați sau să cumpărați un program de e-mail, vă puteți înscrie pentru un serviciu de e-mail bazat pe web, cum ar fi Gmail, Windows Live Hotmail sau Yahoo! Poștă. Aceste servicii vă permit să verificați e-mailul folosind un browser web de pe orice computer conectat la Internet, chiar dacă computerul aparține altcuiva sau este instalat într-un loc public, cum ar fi o bibliotecă.

3 Adresă de e-mail. Puteți obține o adresă de e-mail de la furnizorul dvs. de servicii de internet sau înregistrându-vă pentru un serviciu de e-mail bazat pe web. Adresa de e-mail constă din numele de utilizator (numele tău real este opțional, poți folosi un pseudonim), semnul „@” și numele furnizorului de servicii, de exemplu Această adresă de e-mail este protejată de spamboți. Pentru a-l vizualiza, trebuie să aveți JavaScript activat

Ca exemplu, luați în considerare procesul de creare și trimitere a mesajelor de e-mail

Figura arată cum să completați caseta de mesaje în majoritatea programelor de e-mail. Acești pași pot varia în funcție de programul de e-mail sau serviciul de e-mail bazat pe web pe care îl utilizați.

Orez. 3.2.1

1. În câmpul Către, trebuie să introduceți adresa de e-mail a cel puțin unui destinatar. Dacă există mai mulți destinatari, separați adresele cu punct și virgulă (;).

În câmp Copie Puteți introduce adresele unor destinatari suplimentari care ar trebui să cunoască mesajul, dar să nu răspundă la el. Ei vor primi același mesaj ca și destinatarii specificați în câmp La care. Câmpul Adresă suplimentară a destinatarilor poate fi lăsat necompletat. De asemenea, unele programe de e-mail vă solicită să completați un câmp Copie ascunsă, care vă permite să trimiteți un mesaj destinatarilor în timp ce ascundeți anumite nume și adrese de e-mail de la alți destinatari.

• 2. În câmp Subiect trebuie să introduceți subiectul mesajului.
• 3. În zona goală mare, introduceți mesajul dvs.

Pentru a atașa un fișier la un mesaj, trebuie să faceți clic pe butonul Ataseaza fisier Butonul „Adăugați fișier” din bara de instrumente situată sub bara de meniu. Găsiți fișierul necesar, evidențiați-l și faceți clic Deschis. Numele fișierului va apărea în câmp A te alaturaîn antetul mesajului.

Orez. 3.2.2

Crearea mesajului este finalizată! Pentru a trimite un mesaj, trebuie să faceți clic pe butonul Trimite. Scrisoarea va fi trimisă prin internet destinatarilor.

Notă

Pentru a schimba stilul, fontul, dimensiunea sau culoarea textului, selectați textul, apoi faceți clic pe unul dintre butoanele din bara de formatare de deasupra zonei de introducere a mesajului.

Luați în considerare ordinea citirii mesajelor de e-mail

Majoritatea programelor de e-mail și a serviciilor de e-mail bazate pe web folosesc un folder Inbox unde puteți citi mesajele primite. Poate fi necesar să faceți clic pe un buton pentru a primi mesaje noi Trimite primește sau asemănător. Pentru a vedea o listă de e-mailuri primite, faceți clic Inbox pe listă Foldere programul dvs. de e-mail. Mesajele de e-mail ar trebui să apară ca o listă de mesaje. Lista conține de obicei următoarele informații: expeditorul mesajului, subiectul mesajului și ora la care a fost primit.

Trebuie să faceți clic pe mesajul pe care doriți să-l citiți din listă. Conținutul mesajului poate apărea sub lista de mesaje din zona de vizualizare. În acest caz, faceți dublu clic pe mesajul din listă pentru a-l citi într-o fereastră separată.

Orez. 3.2.3

Pentru a răspunde la un mesaj, trebuie să apăsați butonul Răspuns. gestionarea documentelor prin e-mail

Reguli de etichetă prin e-mail

La fel ca conversațiile telefonice și întâlnirile personale, corespondența prin e-mail implică anumite reguli de conduită. Aceste reguli se numesc netiquette sau etichetă (o combinație a cuvintelor „rețea” și „etichetă”). Pentru o comunicare eficientă, respectați următoarele recomandări.

• - Fii atent la glumele și afișările emoționante. Mesajele de e-mail nu transmit emoții cu acuratețe, așa că este posibil ca destinatarul să nu înțeleagă tonul mesajului. Umorul sarcastic este destul de riscant, deoarece destinatarul poate interpreta cuvintele la propriu și poate deveni jignit. Puteți folosi emoticoanele pentru a transmite emoții.
• - Gândește-te înainte de a trimite. Scrierea și trimiterea de e-mailuri este rapidă și ușoară, uneori prea ușor. Ai grijă să te gândești la mesaj în prealabil și încearcă să nu scrii când ești supărat.
• - Păstrați subiectul scurt și clar. Exprimați conținutul scrisorii în câteva cuvinte în rândul subiectului. Persoanele care primesc o mulțime de e-mailuri pot folosi un subiect atunci când aleg ce e-mail să citească.
• - Scrie pe scurt. Deși un mesaj de e-mail poate fi atât de lung cât se dorește, e-mailul este conceput pentru schimbul de mesaje scurte. Mulți oameni nu au timp sau răbdare să citească mai mult de câteva paragrafe.
• - Nu scrieți întreaga scrisoare cu MAJUSCULE. Mulți oameni consideră că frazele scrise cu majuscule sunt tare, enervante și ofensatoare.
• - Fiți atenți la informațiile importante și confidențiale. Orice destinatar poate redirecționa mesajul primit către alte persoane, intenționat sau accidental.

De asemenea, în corespondența formală sau de afaceri, evitați greșelile de ortografie și gramaticale. A scrie cu erori da impresia de neprofesionalism. Verificați mesajele înainte de a trimite și utilizați corectoare ortografice dacă programul dvs. de e-mail le acceptă.

Uneori apar mesaje nedorite. Caracteristicile lucrului cu ei sunt următoarele:

Deoarece e-mailurile pot conține reclame, postere și cataloage nesolicitate, este posibil să trebuiască să vă ocupați de primirea de mesaje nesolicitate (alias spam). Mesajele nesolicitate pot conține reclame, oferte frauduloase, pornografie sau solicitări legale. Trimiterea de mesaje nesolicitate este foarte ieftină pentru serviciile de publicitate, așa că oamenii ajung adesea să primească mult spam.

Multe programe de e-mail și servicii de e-mail bazate pe web conțin filtre de e-mail nedorite, numite și filtre de spam. Ei analizează conținutul mesajelor trimise și mută mesajele suspecte în folderul de mesaje nedorite, permițându-vă să le vizualizați sau să le ștergeți în orice moment. Dacă un mesaj de spam ajunge în căsuța dvs. de e-mail fără a fi filtrat, puteți specifica că, în viitor, toate mesajele de la acel expeditor vor fi plasate automat în dosarul de spam.

Pentru a evita primirea de mesaje nedorite, urmați acești pași:

• - Fii atent când dai adresa ta de e-mail. Evitați să vă publicați adresa de e-mail pe grupuri de știri, site-uri web sau alte resurse publice de internet.
• - Înainte de a introduce o adresă de e-mail pe un site web, verificați declarația de confidențialitate a site-ului respectiv pentru a vă asigura că nu interziceți partajarea adresei dvs. de e-mail cu alte companii.
• - Nu răspunde niciodată la mesaje nesolicitate. Expeditorul va verifica dacă adresa de e-mail este corectă și o poate vinde altor companii. Și atunci fluxul de mesaje nedorite este probabil să crească.

Setări, foldere - creare, editare și ștergere

Setări, filtre - distribuirea automată a literelor în foldere și protecție anti-spam

Adăugați o cutie poștală - primiți scrisori de la alte căsuțe poștale prin poștă

Când vă conectați la serviciul de e-mail, se deschide imediat o pagină cu litere primite. Cel mai probabil vor fi scrisori de bun venit și de mulțumire din partea administrației site-ului. Pentru a deschide o scrisoare, faceți clic pe ea cu butonul stâng al mouse-ului. Toate mesajele necitite sunt marcate cu un cerc albastru, mesajele citite sunt marcate cu un cerc gri deschis.

Numărul de litere necitite este indicat lângă cuvântul „inbox”, în partea de sus a etichetei paginii și în toate proiectele asociate cu serviciul de e-mail (enumerate în partea de sus a paginii), de exemplu, „lumea mea”, „ colegii de clasă”, etc.

Făcând clic pe aceste cercuri, puteți marca mesajele necitite ca citite și invers.
În partea stângă a literelor, puteți bifa o casetă, astfel încât o acțiune să poată fi aplicată mai multor litere simultan, de exemplu, ștergerea, trimiterea către spam etc.

Pictograma de culoare este de obicei setată de serviciul însuși, culoarea este aleasă aleatoriu și este folosită prima literă a numelui sau a adresei de e-mail. Expeditorul este scris lângă pictogramă - acesta este fie Prenume și Nume, iar dacă nu sunt specificate, atunci doar adresa de e-mail. Urmează marcajul când faceți clic pe el, acesta își schimbă culoarea din gri în roșu, astfel încât să nu uitați de mesajele importante. În dreapta marcajului se află textul antetului scrisorii dacă nu există antet, se va indica că scrisoarea nu are subiect. Și în partea dreaptă este ora sau data la care a fost primită scrisoarea.

E-mailuri trimise sau trimise. Aspectul scrisorii este similar cu cel al scrisorilor primite.
Ciornele sunt scrisori scrise, dar nu trimise.
Spamul este e-mailuri nedorite, de obicei de natură publicitară. Dacă trimiteți o scrisoare către spam, atunci toate scrisorile ulterioare de la acest autor vor merge și la spam, ocolind pagina cu scrisori necitite.
Coș de gunoi – pagină cu e-mailuri șterse.

Cu o utilizare ulterioară, e-mailurile primite vor fi completate. O pagină poate găzdui până la 25 de litere, dacă există mai multe litere, va apărea o tranziție către alte pagini. Pentru a accesa un mesaj vechi pe o altă pagină, trebuie să găsiți un link sub mesaje care merge la alte pagini și să selectați pe cel de care aveți nevoie.

Puteți merge imediat la pagina 5 dacă sunt multe litere, va trebui să sari la fiecare două pagini până când apare cea dorită. Când faceți clic pe săgeată, pagina următoare sau anterioară este încărcată, în funcție de direcția în care derulați.

E-mailul este unul dintre primele servicii de internet care vă permite să faceți schimb de mesaje sau, în legătură cu denumirea de „poștă electronică”, așa-numitele e-mailuri. Astăzi, puțini oameni scriu scrisori obișnuite - este mai rapid să trimiți o scrisoare din căsuța de e-mail, care va ajunge la destinatar aproape instantaneu.

E-mailul are mai multe nume de argo - e-mail (din engleză Email), „săpun”, e-mail, e-mail. La fel ca poșta obișnuită pe hârtie, există termeni precum căsuța poștală, livrarea, atașarea, primirea, trimiterea, scrieți o scrisoare, destinatarul, expeditorul etc. Putem spune că e-mailul este în multe privințe similar cu poșta obișnuită, singura diferență fiind că scrisoarea nu este scrisă cu un stilou, ci este tastata pe tastatura computerului, iar oficiile poștale sunt servere de corespondență care colectează, sortează și trimit. mail către destinatari.

Această secțiune va discuta toate aspectele de lucru cu e-mailul necesare pentru un computer începător și utilizator de internet.

Emailul este un mijloc de comunicare modern, accesibil și rapid. Dacă înainte de răspândirea masivă a Internetului, corespondența electronică era lotul întreprinderilor și organizațiilor, acum aproape fiecare utilizator de computer cu acces la Internet o poate folosi. De-a lungul timpului, s-a dezvoltat o anumită cultură a utilizării e-mailului sub forma unor reguli simple de desfășurare a corespondenței electronice. Respectând aceste reguli, [...]

Ați primit un e-mail și expeditorul așteaptă un răspuns din partea dvs. Cum se face corect? Desigur, puteți scrie o scrisoare expeditorului cu un răspuns, unde puteți indica că acesta este un răspuns la un e-mail de la o astfel de dată și un astfel de subiect. Dar ar fi mai corect și mai ușor să utilizați o funcție specială a serviciului de e-mail, care se numește „Răspuns”. Să învățăm cum să [...]

Fiecare utilizator activ de internet folosește cu siguranță e-mailul, deoarece este foarte convenabil, rapid și simplu. Pentru a trimite e-mail, aveți nevoie de o cutie poștală de la furnizorul dvs. de servicii de internet (ISP) sau de o cutie poștală înregistrată pe unul dintre serviciile de e-mail gratuite populare - yandex.ru mail, mail.ru mail și gmail. Cum se deschide o cutie poștală este discutat în articolul [...]

Mai devreme sau mai târziu, orice utilizator activ de internet va trebui să-și creeze propriul e-mail, pentru că... Fără el, utilizarea deplină a tuturor oportunităților pe care le oferă internetul este imposibilă. Desigur, poți să faci fără o cutie poștală electronică dacă ai nevoie de rețea doar pentru a urmări știrile, a urmări prognoza meteo sau a viziona un program TV, dar pentru a te înregistra în orice servicii, forumuri sau […]

1:505

Milioane de oameni folosesc e-mailul - este convenabil, rapid și accesibil.

Pentru a trimite e-mailuri aveți nevoie de un computer, de internet și de o cutie poștală electronică. Pentru a înregistra o cutie poștală, trebuie să accesați orice serviciu de e-mail (Mail.ru, Yandex.ru, Gmail.com etc.) și să completați formularul furnizat.

1:1085 1:1095

Deci, ați creat un cont de e-mail, iar acum trebuie să scrieți cuiva. Cum se trimite o scrisoare prin e-mail?

1:1294

2:1799

Să ne uităm la procesul de trimitere a unui e-mail folosind serviciul Mail.ru ca exemplu. După înregistrarea căsuței poștale, veți fi direcționat către o pagină în care vi se vor oferi dosarele „Inbox”, „Outbox”, etc.
Găsiți butonul „Scrie” și faceți clic pe el.
Veți vedea un formular de scrisoare și câmpurile „Către” și „Subiect”.
În câmpul „Către”, introduceți adresa de e-mail a destinatarului, de exemplu, Dacă trebuie să trimiteți o scrisoare către mai mulți destinatari, introduceți adresele destinatarilor separate prin virgule. Pentru a evita completarea manuală a adreselor, puteți utiliza funcția „Agendă”, care se află în linia „Către”. Faceți clic pe cuvântul subliniat „Către” și vi se va deschide o listă de destinatari (dacă i-ați salvat anterior în agenda de adrese a căsuței dvs. poștale). Bifați caseta cu numele sau numele dorite și faceți clic pe „Adăugați selectat”.
În cel mai mare câmp scriem textul scrisorii. Puteți schimba culoarea textului, dimensiunea fontului, puteți introduce link-uri sau emoticoane. Pentru a face acest lucru, selectați textul și faceți clic pe unul dintre butoanele situate deasupra câmpului de introducere a mesajului.
După ce ați completat toate câmpurile, faceți clic pe butonul „Trimite”.

2:2114

3:504

Prin e-mail puteți trimite nu numai scrisori, ci și documente text, fișiere audio și video, imagini și fotografii.

3:747 3:757

Cum se trimite o fotografie prin e-mail?

3:846

Introducem e-mailul, facem clic pe fila „scrie”, completăm rândurile „Către” și „Subiect”.
În fereastra care se deschide, selectați folderul cu fotografia pe care doriți să o trimiteți. De exemplu, fotografiile dvs. se află în folderul „Fotografii” de pe unitatea D. Faceți clic pe fila „Computerul meu”, faceți dublu clic pe fila „(D:) Disc local”, apoi faceți dublu clic pe folderul „Fotografii”. .
Selectați fotografia dorită și faceți clic pe ea o dată.
În partea de jos a ferestrei, în linia „Nume fișier”, va fi afișat numele fișierului selectat.
Faceți clic o dată pe butonul „Salvați” și fotografia începe să se încarce pe pagina de e-mail.
După descărcarea fișierului (o bifă verde sub fișier va indica că descărcarea este completă), faceți clic pe butonul „Trimite”.

3:2248

4:504

Pentru a trimite o fotografie prin e-mail, trebuie să cunoașteți capacitatea cutiei poștale a destinatarului. Dacă volumul este limitat, adaptați, de ex. Reduceți dimensiunea fotografiei. În partea de jos a ferestrei foto, veți vedea inscripția „Fotografia nu va fi adaptată pentru editarea pe Internet”. Faceți clic pe butonul „Modificați”. În fereastra care se deschide, selectați funcția „Comprimați fotografii mari” și faceți clic pe „Aplicați”.

4:1201 4:1211

Cum se trimite un document prin e-mail

4:1307

E-mailul vă permite să trimiteți documente în diverse formate: document deschis, Microsoft Word, HTML, PDF, RTF, foi de calcul Open Office, Microsoft Excel, prezentări PowerPoint. Pentru a trimite un document prin e-mail, urmați aceleași reguli pentru trimiterea fotografiilor.
Completați rândurile „Către” și „Subiect”.
Faceți clic pe butonul „Atașați fișierul”.
În fereastra care se deschide, selectați documentul dorit și faceți clic pe „Salvare”.
Faceți clic pe butonul „Trimite”.

4:2112

5:504

Dacă trebuie să ștergeți un document atașat, faceți clic pe crucea roșie situată în colțul din dreapta sus al fișierului.

5:732 5:742

Etica e-mailului - Cum să trimiteți un e-mail corect

5:895

Regulile de etichetă prin e-mail, sau „eticheta”, sunt la fel de importante ca și regulile pentru o conversație telefonică sau o întâlnire în persoană. Trimiterea corectă a e-mailurilor este ușoară dacă cunoașteți câteva reguli simple.
Trimiteți întotdeauna e-mailul cu o linie de Subiect completată. Prezența acestei coloane va ajuta destinatarul să determine semnificația mesajului și va facilita lucrul cu corespondența electronică.
Fi politicos. Amintiți-vă cuvintele de salut și recunoştinţă.
Respectați regulile gramaticale și de punctuație. O abundență de greșeli poate fi confundată cu incompetența și lipsa de respect față de destinatar.
Folosiți majuscule numai atunci când este necesar. În eticheta electronică, textul tipărit cu majuscule este perceput ca strigăt.
Scrieți mesaje scurte cu o structură logică. Împărțiți-vă textul în paragrafe și folosiți propoziții scurte. Dacă informațiile nu pot fi reduse, formatați-le ca atașamente.
Când răspundeți la o scrisoare, citați porțiuni din mesajul original. Acest lucru va face mai ușor pentru destinatar să-și amintească ceea ce a fost discutat.
Nu trimiteți informații confidențiale sau numere de card de credit prin e-mail. Securitatea informațiilor este primordială.
În scrisorile de afaceri, nu folosiți emoticoane, fundaluri strălucitoare sau fonturi colorate.
La sfârșitul scrisorii, pune semnătura ta (4-7 rânduri). Acesta va ajuta destinatarul să identifice expeditorul scrisorii și să ofere informații suplimentare (telefon, fax).
După ce ai scris o scrisoare, citește-o, punându-te în locul destinatarului.

5:3514 5:12

Cum se trimite o fotografie prin e-mail

5:103

5:111 5:121

Cum se extrage un fișier atașat dintr-un e-mail

5:241

Dacă primiți mai mult de 50 de e-mailuri pe zi, este dificil să le citiți cu atenție pe fiecare. Unele mesaje rămân fără răspuns, altele dispar în coșul de gunoi nedeschise. Dacă vă curățați e-mailul fără un sistem, există întotdeauna șansa să pierdeți ceva cu adevărat important. Secretul a aflat cum se descurcă antreprenorii și managerii de top cu masa de scrisori primite și a formulat regulile de bază pentru lucrul cu poșta.

Alege-ți timpul și prioritizează

Alexei Gorbunov Director general al companiei de consultanta SQ-Team

Împărțim literele în patru categorii folosind setări: sunt sortate automat, iar după aceea îmi aplic propriile reguli fiecăruia. Petrec o oră pe zi scrisorilor de la angajați și clienți: dacă răspunsul nu durează mai mult de un minut, îl scriu imediat. Dacă am nevoie de mai mult de cinci minute sau scrisoarea nu este prima sau a doua la acest subiect, trec în modul de comunicare telefonică sau îmi fac o programare. Sunt scrisori nu de la angajați și clienți, ci de la terți, trimise mie personal. Le aloc 30 de minute pe săptămână și încerc să răspund la sfârșitul zilei curente. Cealaltă jumătate de oră o dedic pe săptămână celei de-a patra categorii de scrisori - corespondență, abonamente, oferte, scrisori de la oameni pe care nu îi cunosc, ies 600–700 de mesaje. Dintre acestea, le-am citit doar pe cele care m-au interesat de titlu.

Ruslan Fazlev Fondator al platformei de comerț electronic Ecwid

Cel mai simplu lucru pe care îl puteți face cu e-mailul este să nu răspundeți. Nu totul în lume necesită o reacție. Dar dacă răspund la e-mail, încerc să o fac la un anumit moment al zilei, fără a fi distras de nimic altceva. Folosesc acest truc: atunci când trebuie să șterg o cutie de câteva sute de litere într-o zi, mai întâi o filtrez după contacte obișnuite și răspund la toate scrisorile de la o contraparte la rând. În acest fel, creierul nu schimbă contextul și poți răspunde la toate mult mai repede.

Creați șabloane

Inna Alekseeva Director general al agenției de PR PR-Partner

Am câteva trucuri care vă ajută să economisiți mult timp citind și răspunzând. Dacă văd un holivar de colegi, parteneri, contractori prin poștă, atunci citesc doar ultima scrisoare, nu deschid restul. Pentru a răspunde scrisorilor standard - CV-uri pentru recomandări, solicitări inițiale ale clienților, solicitări de programe de instruire, întrebări despre achiziționarea cărților - folosesc pe scară largă șabloane de scrisori în rusă și engleză, am aproximativ 20 dintre ele. De asemenea, folosesc trei șabloane diferite de semnătură în rusă, engleză și germană.

Utilizați aplicații

Alexei Zhebelev Co-fondator al magazinului online de turism Onlinetours.ru

De-a lungul anilor, am încercat mai mulți clienți de email: Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird, dar până la urmă am revenit la interfața web Gmail. Clienții nu pot face față arhivei mele de e-mail, care în trei ani de lucru în cont a crescut la 97 GB. Dintre aplicațiile pentru Gmail, aș dori să menționez serviciile ActiveInbox și Boomerang pentru Gmail. Primul m-a învățat să păstrez zero e-mailuri în căsuța de e-mail - acum mă descurc fără el, dar la început este foarte convenabil. Al doilea are câteva funcții interesante: puteți întârzia trimiterea unei scrisori de ieșire sau puteți elimina temporar un mesaj primit din căsuța poștală. În Boomerang pentru Gmail, folosesc un memento în cazurile în care contrapartea nu mi-a răspuns într-un anumit interval de timp, deși ar fi trebuit. Micul meu vis este să trimit un memento automat către contrapartidă că este timpul să răspundă, încă nu am găsit o astfel de aplicație.

Conectați-vă e-mailul la jurnalul dumneavoastră electronic sau la CRM

Alexey Bessarabsky Şeful Departamentului de Marketing, compania de telecomunicaţii Mango Telecom

Îmi păstrez căsuța de e-mail goală: șterg unele dintre e-mailuri, la unele răspund imediat dacă nu durează mai mult de câteva minute, iar restul e-mailurilor le transform în sarcini sau materiale de lectură. Pentru a face acest lucru, trebuie să alegeți un program de urmărire a sarcinilor și de colectare a informațiilor: alegerea mea este Asana și Evernote. Pentru a transforma un e-mail într-o sarcină Asana, pur și simplu îl trimit la o adresă specială. Pentru a adăuga o notă la Evernote, folosesc un plugin în Outlook - o notă dintr-o scrisoare poate fi creată cu un singur clic pe butonul corespunzător - sau redirec scrisoarea la o adresă specială dacă nu sunt în Outlook. Nu folosesc sortarea e-mailurilor după proiect prin poștă - acest lucru se face mult mai eficient în managerul de activități, cu priorități, termene și responsabilități stabilite. Am și un folder pentru stocarea temporară a scrisorilor pe care trebuie să-l am la îndemână pentru o perioadă: de obicei pun memento-uri cu termene limită pe ele.

Evitați corespondența prin e-mail cu anumiți destinatari

Mihail Liubaciov Director general al companiei pentru dezvoltarea și producția de articole din piele Liubachev Manufacturing Co

Folosesc în mod constant e-mailul pentru a lucra cu partenerii mei, furnizorii, avocații și contabilul. Principalul dezavantaj al e-mailului este căutarea scrisorilor și a atașamentelor la acestea: pentru a găsi o scrisoare cu un acord sau o factură, trebuie să petreceți mult timp: de exemplu, astfel de scrisori sunt adesea trimise fără antete. Așa că acum câteva luni mi-am transferat toată munca mea de contabil la Staply. Este o aplicație web care organizează automat informațiile și vă permite să evidențiați fișiere sau link-uri într-un fir de mesaje. Testarea se desfășoară de câteva luni și până acum e bine. Acum a devenit mai ușor să găsiți orice document - mergeți la grup și activați filtrul după fișiere. În viitorul apropiat intenționez să transfer mai mulți parteneri de la e-mail la Staply, dar există și dificultăți - este destul de dificil să convingi oamenii să treacă la noul sistem. Toată lumea este obișnuită să trimită e-mailuri, iar interfața Staply este în engleză, motiv pentru care unii parteneri nu se grăbesc să se înregistreze.

Primul: Nu-ți începe ziua cu e-mail. Acordați-vă cel puțin o oră de lucru la sarcini și abia apoi începeți să scrieți scrisori.

Al doilea: lucrați cu poșta pe oră și obișnuiți-vă să o faceți nu mai mult de două ore pe zi. Imaginează-ți că ai fugit în birou timp de două ore pentru că trebuie să mergi la aeroport și să mergi în vacanță. Ce se va face? Cel mai important! Îi anunță pe toți cei care îmi scriu despre asta cu acest răspuns automat: „Bună ziua! Dacă ai primit această scrisoare, fii 100% sigur că am primit-o pe a ta. Îmi verific e-mailul la 14:00 și 16:00. Dacă mi-ați trimis o factură sau vă grăbiți să raportați ceva urgent, vă rugăm să sunați la telefonul meu mobil. Mulțumesc!"

Al treilea:Împărțiți e-mailul în două părți - inbox și arhivă. Mesajele necitite sunt în inbox, restul sunt în arhivă. Mai multe foldere creează haos: am văzut odată o sută de dosare într-un e-mail. Eu le numesc intern „dosare care sunt create, dar care nu sunt folosite niciodată”. Și este timpul să vă obișnuiți o dată pentru totdeauna: o arhivă frumoasă și îngrijită în e-mail și documente este imposibilă. Pentru a face acest lucru, va trebui să angajați un arhivar separat.