Cum se trimite o fișă de plată pe e-mailul unui angajat. Se pot trimite borderourile de salariu pe e-mail? Cum se trimite o fișă contabilă prin e-mail

Articolul a fost publicat în revista „Soluții de personal” nr. 6 iunie 2017.
Toate drepturile rezervate. Reproducerea, distribuirea ulterioară, difuzarea sau comunicarea prin cablu, sau aducerea în atenția publicului a articolelor de pe site este permisă de deținătorul drepturilor de autor numai cu un link obligatoriu către suportul tipărit care să indice numele, numărul și anul emiterii acestuia.

NU POȚI FĂCĂ FĂRĂ O Foaie DE PLATĂ

În conformitate cu partea 1 a art. 136 din Codul Muncii al Federației Ruse, atunci când plătește salariul, angajatorul este obligat să notifice fiecare angajat în scris:

Cu privire la componentele salariilor care i se cuvin pentru perioada în cauză;

Cu privire la valoarea altor sume acumulate angajatului, inclusiv compensarea bănească pentru încălcarea de către angajator a termenului stabilit pentru plata salariilor, indemnizații de concediu, plăți de concediere etc.;

Despre sumele și motivele deducerilor efectuate;

Despre suma totală de bani care trebuie plătită.

Informațiile despre componentele salariului trebuie aduse la cunoștința salariatului prin furnizarea acestuia a unui borderou de salariu. Forma acestui document este elaborată de angajator în mod independent (ținând cont de cerințele părții 1 a articolului 136 din Codul Muncii al Federației Ruse) și este aprobată ținând cont de opinia corpului reprezentativ al angajaților (dacă există) (Partea 2 a articolului 136 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Forma fișei de salariu poate fi aprobată prin ordin al angajatorului sau poate fi o anexă la un act de reglementare local care stabilește sistemul de salarizare în organizație (de exemplu, la reglementările privind salarizarea angajaților).

Angajatorul este obligat să furnizeze angajaților fișe de salariu pentru a se asigura că pot obține informații fiabile despre salariile lor. Scopul este de a monitoriza respectarea de către angajator a condițiilor de muncă prevăzute în contractul de muncă.

CUM SE EMITĂ FIȘA DE PLATĂ?

Poate fi trimis prin email

Procedura de eliberare a bonurilor de salariu angajatilor la plata salariilor nu este stabilita de legislatia muncii. Prin urmare, angajatorul trebuie să o determine în mod independent și să o consolideze în documentele sale interne.

De exemplu, o astfel de procedură poate fi stabilită într-un act de reglementare local care determină forma fișei de plată. Acest lucru confirmă și specialiștii Rostrud în explicațiile lor.

Dacă toți angajații organizației au propriile lor adrese de e-mail de serviciu (corporate), atunci li se pot trimite fișe de salariu pentru revizuire.

Specialiștii de la Ministerul Muncii din Rusia consideră că acest lucru este posibil. În opinia lor, procedura de notificare a angajaților cu privire la componentele salariilor trebuie să fie stabilită:

1) într-un contract de muncă;

2) contract colectiv;

3) actul de reglementare local al angajatorului (de exemplu, în ordinul șefului organizației, regulamentul privind eliberarea bonurilor de salariu angajaților).

În cazul în care procedura stabilită prevede trimiterea prin e-mail a bonurilor de plată angajaților, aceasta nu încalcă prevederile art. 136 din Codul Muncii al Federației Ruse (exemplul 1).

Practica judiciară confirmă și legalitatea utilizării acestei metode de sesizare a angajaților cu privire la componentele salariului lor. Judecătorii nu văd nicio încălcare în trimiterea prin e-mail a fișelor de plată.

Procedura de eliberare a bonurilor de salariu angajaților poate fi specificată într-un regulament local sau contract colectiv mai detaliat.

O situație este posibilă atunci când o organizație angajează lucrători care nu sunt implicați în munca la calculator (de exemplu, personal de service - reparatori, curățenți de producție și birouri etc.). În acest caz, puteți furniza diferite metode de emitere a bonurilor de plată (exemplul 2).

Angajații trebuie să fie familiarizați cu actul de reglementare local, contractul colectiv de stabilire a procedurii de eliberare a fișelor de plată împotriva semnării (partea 2 a articolului 22, partea 3 a articolului 68 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Poate fi accesat folosind un program special

Datorită faptului că legislația muncii nu reglementează procedura de sesizare a salariaților cu privire la componentele salariale, angajatorii pot folosi diverse metode de prezentare a bonurilor de salariu angajaților.

O organizație poate folosi următoarele opțiuni pentru familiarizarea angajaților cu fișele de salariu:

a) asigurarea accesului la un program special, pentru care fiecărui angajat i se oferă un login și o parolă;

b) asigurarea accesului la contul personal de serviciu al angajatului pe internet.

De asemenea, instanțele nu au recunoscut ca încălcare afișarea bonurilor de salariu în formă electronică:

În contul personal de serviciu al salariatului de pe internet (hotărârea de recurs a Curții Supreme a Republicii Komi din 18 februarie 2013 în dosarul nr. 33-1073/2013);

Pe pagina personală a angajatului din banca de internet (hotărâre de recurs a Tribunalului Regional Novosibirsk din 06.05.2014 în cazul nr. 33-4700/2014).

Instanțele au constatat că aceste metode de sesizare a angajaților respectă cerințele legislației muncii.

Instrumentul vă permite să generați fișe de plată pentru angajații organizațiilor pentru o perioadă de timp arbitrară și să le trimiteți la adresele de e-mail ale angajaților și/sau managerilor.

Se generează fișe scurte de salariu pentru angajați și se generează fișe detaliate de salariu pentru ca managerul să analizeze rezultatele calculului, în care, pe lângă sumele acumulate și timpul de plată, perioadele de valabilitate a angajării și indicatorii inițiali de calcul (tarife, procente de plată etc.) .) sunt afișate.

În antetul de procesare, trebuie să selectați Organizația și Perioada pentru care vor fi generate fișele de plată.

După aceasta, cele necesare sunt marcate cu casete de selectare în arborele departamentelor, iar lista de corespondență este completată automat cu angajați din departamentele selectate. Lista nu include angajații care au fost concediați, arhivați sau marcați pentru eliminare. Șefii de departamente sunt evidențiați cu caractere aldine.

Șeful departamentului poate fi specificat în directorul „Divizii de organizații”.

Angajații pentru care nu este specificată o adresă de e-mail și adresa de e-mail a managerului nu a putut fi determinată sunt evidențiați cu roșu.

Adresa de email a angajatului este indicată în directorul „Angajați”.

Angajații cărora li se pot trimite fișe de salariu, dar care nu sunt marcați cu steaguri corespunzătoare, sunt evidențiați cu galben.

Fișele de plată sunt generate utilizând algoritmii raportului „File de plată ale organizației” din configurația standard 1C: Salary and Personnel Management 8.2 și trimise prin serviciul de e-mail de configurare standard.

Utilizarea raportului nu necesită modificări ale configurației standard și nu afectează în niciun fel actualizarea acestuia.

Utilizarea instrumentului este destul de simplă. Există cel puțin două moduri.

1. Puteți deschide fișierul de procesare externă de fiecare dată (utilizatorul trebuie să aibă drepturile corespunzătoare) prin meniul „Fișier - Deschidere”.

2. Puteți înregistra prelucrări externe în directorul „Prelucrare externă suplimentară” prin meniul „Instrumente - Rapoarte și procesări suplimentare”. Utilizatorul poate conecta procesarea la configurație în mod independent.

Pentru a conecta o nouă procesare externă, trebuie să o înregistrați în directorul specificat. Pentru a face acest lucru, deschideți formularul de înregistrare din formularul de listă de director făcând clic pe butonul „Adăugați”. În fereastra care se deschide, trebuie să specificați un fișier de procesare extern cu extensia .epf (butonul „Înlocuiți fișierul de procesare extern”). Câmpul Nume va afișa automat numele procesării externe conectate, care poate fi schimbat manual. În câmpul Tip, trebuie să selectați tipul de procesare „Procesare”.

Informațiile despre procesarea conectată sunt afișate sub forma unei liste de directoare. Pentru a utiliza procesarea externă conectată în scopul propus, ar trebui să deschideți formularul de listă a directorului de procesare externă și să faceți dublu clic pe intrarea dorită.

Nou în versiunea 2:

Acum, procesarea este compatibilă atât cu configurația 1C: Salary and HR Management CORP, cât și 1C: Salary and HR Management.
S-a adăugat gestionarea întreruperilor. Procesul de generare și trimitere a bonurilor de salariu poate fi întrerupt prin apăsarea combinației de taste Ctrl + Break.
S-a adăugat posibilitatea de a sorta aleatoriu lista de trimitere.
Coloanele „E-mail angajat” și „E-mail manager” au fost adăugate la lista de trimiteri. În mod implicit, aceste coloane sunt ascunse. Când faceți clic dreapta pe lista de trimitere, puteți apela un meniu contextual care vă permite să configurați sortarea listei, vizibilitatea coloanelor și să tipăriți lista.
Dacă faceți dublu clic cu butonul stâng al mouse-ului pe un departament, angajat sau manager din lista de trimitere, se va deschide formularul elementului de director corespunzător.
Indicatorul de progres pentru trimiterea fișelor de salariu a fost îmbunătățit. Acum afișează procentul total de finalizare (anterior progresul trimiterii către angajați era afișat separat și separat managerilor).
A fost implementată capacitatea de a selecta tipul de fișă de salariu pentru un angajat și tipul de fișă de plată pentru un manager. În mod implicit, pentru angajați sunt generate fișe de salariu scurte și sunt generate fișe de salariu detaliate pentru ca managerul să analizeze rezultatele calculului, în care, pe lângă sumele acumulate și timpul de plată, perioadele de valabilitate a angajării și indicatorii inițiali de calcul (tarife, procente de plată). , etc.) sunt afișate). Tipul de fișe de salariu poate fi schimbat în setări.
În setări, puteți specifica formatul de fișier în care va fi înregistrată fișa de salariu generată și apoi trimisă angajaților și/sau managerilor. În mod implicit, document PDF (*.pdf) este selectat ca format de fișier.
Subiectul scrisorii afișează acum numele complet al angajatului sau numele departamentului, dacă este trimis managerului.
Alte îmbunătățiri minore.

Trimiterea unei fișe de salariu prin e-mail este cea mai rapidă și mai convenabilă modalitate de a îndeplini cerințele Codului Muncii. Unele programe de contabilitate au funcționalitatea necesară. Instrucțiunile pas cu pas sunt în articol.

Editorii revistei Glavbukh au testat patru programe de contabilitate: Glavbukh Soft, produsele 1C și Kontur.Bukhgalteriya. Glavbukh Soft a luat cel mai mic efort și timp pentru a trimite borderourile de salariu. În 1C, trimiterea este, de asemenea, convenabilă, dar înainte de asta trebuie să configurați un cont de organizație și trimiterea în sine - un proces care necesită multă muncă. Nu există corespondență în masă în Kontur.Accounting. Consultați graficul de comparație și instrucțiunile pas cu pas de mai jos.

Masa. Comparație între programele Glavbukh Soft, Kontur.Accounting și produsele 1C

Program	Este posibil să trimiteți fluturași?	Cât a durat operația?	Simplitatea interfeței
Glavbukh Soft			Totul este cât se poate de simplu și clar. Nu este nevoie să configurați mecanismul de trimitere. Principalul lucru este că cardurile personale ale angajaților conțin adrese de e-mail.
1C: Contabilitate și 1C: Salariile și managementul personalului		30 de minute pentru a vă configura contul și buletinul informativ
Kontur.Contabilitatea

Cum să trimiteți o fișă de plată prin e-mail către Glavbukh Soft

Programul de contabilitate Glavbukh Soft are o astfel de funcționalitate. Mai jos sunt instrucțiuni pas cu pas.

Pasul 1. Asigurați-vă că e-mailurile sunt indicate în cardurile personale ale angajaților

Conectați-vă la modul Personal/Informații de bază. Asigurați-vă că cardurile dvs. personale conțin adrese de e-mail în blocul „Informații suplimentare”.

Pasul 2. Selectați angajatul în numele căruia va fi trimis newsletter-ul

Conectați-vă la modul Salariu/Servicii/Setari, fie în Cont personal/Detalii/Setari/După salariu. În blocul „Distribuire e-mail”, selectați un angajat din listă.

Glavbukh Soft este un serviciu convenabil pentru menținerea înregistrărilor contabile, a personalului și a mărfurilor. Programul este mereu actualizat, actualizat prin Internet și nu necesită un specialist tehnic. Pentru probleme contabile și tehnice, puteți contacta direct dezvoltatorii programului în orice moment, mai degrabă decât intermediarii. Înregistrați-vă în program în câteva minute și începeți să lucrați imediat.

Instrucțiuni pentru 1C: Contabilitate și 1C: Salariile și managementul personalului

Înainte de a trimite fișe de salariu angajaților, trebuie să creați un cont în 1C.

Pasul 1: Configurați contul de e-mail al organizației

Accesați secțiunea Administrare/Organizator/E-mail/Setări cont de sistem. În formularul care se deschide, introduceți adresa de e-mail, scopul contului, cine poate folosi contul și numele proprietarului. Faceți clic pe „Detectați automat setările de conexiune (recomandat).” Apoi, programul ar trebui să determine automat parametrii pentru conectarea la cutia poștală. Dacă acest lucru nu se întâmplă, va trebui să configurați manual setările de conexiune. Acest lucru poate necesita un programator.

Pasul 2: Verificați e-mailurile angajaților

Pentru a distribui automat fișele de plată, cardurile de angajați trebuie să aibă adrese de e-mail. Asigurați-vă că sunt corecte. Accesați câmpul „E-mail” din secțiune Personal/Angajați link „Date cu caracter personal” sau secțiune Rame/Vezi de asemenea/Persoane fizice/Adrese, numere de telefon.

Accesați secțiunea Salariu/Rapoarte de salariu/Bună de plată/Mai mult/Trimite/Creează raport prin corespondență sau prin buton „Trimiteți raportul prin e-mail”/Creați o distribuție de raport. Introduceți „Nume” și bifați caseta de selectare „Pregătit”. În câmpul „Trimite”, specificați tipul de corespondență. Completați filele „Rapoarte” și „Programare”. În fila „Livrare”, descrieți toate metodele posibile de livrare pentru trimiterile personalizate.

În fila „Avansat”, puteți specifica setări suplimentare de corespondență. Faceți clic pe „Înregistrare obiect”.

În capitolul Administrare/Formulare tipărite, rapoarte și procesare/Distribuire rapoarte Folosind setările salvate, rulați-l manual făcând clic pe butonul „Run Now”. Programul vă permite, de asemenea, să trimiteți bonuri de salariu automat la o oră specificată. Pentru a face acest lucru, trebuie să vă configurați buletinul informativ în consecință.

1C: Contabilitatea este un produs care vă va permite să îndepliniți eficient sarcinile serviciului de contabilitate. 1C: Managementul salariului și al personalului este un program care permite complexul de personal și implementarea politicilor de personal.

Este posibil să trimiteți fișe de salariu de la Kontur.Accounting?

Nu puteți trimite bonuri de plată prin e-mail către Kontur.Accounting. Singura opțiune este să le descărcați și să le trimiteți separat fiecărui angajat din propriul e-mail.

Kontur.Accounting este un serviciu convenabil și simplu pentru companiile mici.

Prelucrare externă pentru Salarizarea și Managementul Personalului 2.5 (ZUP). Nu necesită modificări de configurare. Versiunea recomandată a platformei 1C:Enterprise din 8.3.9.

Testat pe platforma 1C:Enterprise 8.3.10.2699.

Vă permite să trimiteți prin e-mail bonuri de plată angajaților pentru o anumită perioadă în cadrul organizației. Fișa de salariu este generată folosind instrumentele ZUP, deci este identică cu ceea ce este generat în program.

Posibilitatea de a trimite o fișă de plată (SL), atât în corpul scrisorii (în text), cât și ca atașament în formate pdf, docx, ods (mulți oameni folosesc un birou gratuit).

Lista de angajați este completată automat, datorită setărilor flexibile de selecție. Există însă și posibilitatea de a edita manual lista. Adresa de e-mail este preluată de pe cardul persoanei, unde sunt indicate informațiile de contact. Dar poate fi completat manual înainte de trimitere.

Este posibil să setați textul antetului scrisorii și semnătura direct din procesare. Setările pot fi salvate.

Funcția de trimitere a scrisorilor prin timeout a fost implementată. Atunci când un număr mare de scrisori similare sunt trimise de la o adresă într-o perioadă scurtă de timp, serverul de e-mail vă poate identifica ca spammer și poate bloca nu numai această corespondență, ci și întreaga adresă de la care a fost trimis corespondența, precum și vă trimite la listele de spam ale altor servere de e-mail din cauza cărora activitatea adresei poate fi paralizată. Un timeout (perioada de timp) între trimiteri poate ajuta la evitarea acestui lucru. De exemplu, setați intervalul de timp între trimitere la 60 de secunde. și lăsați buletinul informativ peste noapte, pentru că... va fi de lungă durată. Iar procesarea va trimite o scrisoare pe minut, ceea ce va reduce sarcina pe serverul de e-mail și va reduce probabilitatea de a fi blocat ca spammer. Trimiterea poate fi întreruptă folosind tastele Ctrl+Break.

Instructiuni scurte:

Aspect.

1. Completați adresele de e-mail ale angajaților. Directoare - Persoane fizice

2. Configurați un cont pentru trimiterea de e-mailuri. Poștă.

3. Alegeți cum va fi trimisă factura. frunze. În corpul scrisorii, unul dintre atașamente sau simultan. Puteți completa antetul scrisorii și semnătura.

Puteți folosi eticheta [Individual] în antet, acesta va fi înlocuit cu numele complet al angajatului căruia i se trimite scrisoarea.

4. Selectați angajați, selecțiile sunt flexibile, în timpul selecției se vor completa datele despre angajați, incl. e-mail dacă a fost completat la pasul 1. Dar dacă nu, îl puteți introduce manual.

5. Când necesitate setați un timeout, ATENȚIE, activarea unui timeout va „încetini” trimiterea, deoarece între trimiterea scrisorilor va exista o perioadă pe care o setați în secunde. Programul nu va răspunde la acțiuni în acest moment. Dar ea nu a înghețat. Când activați timeout > 0, este posibil să fie afișat următorul mesaj.

Este normal, trebuie să fii de acord, pentru că... Pentru a întârzia, trebuie să utilizați în special funcțiile Windows, ping este folosit pentru a întârzia timpul fără a încărca procesorul. Dacă nu sunteți sigur și nu aveți nevoie de această funcție, lăsați timeout = 0

6. Și, în sfârșit, faceți clic pe butonul „Trimiteți fișe de salariu” și procesul de trimitere va începe.

Scrisoarea primită de utilizator poate arăta astfel.

Instrumentul vă permite să generați fișe de salariu pentru angajații organizațiilor pentru o perioadă de timp arbitrară și să le trimiteți la adresele de e-mail ale angajaților și/sau managerilor.