Этот сложный умный офис. Решение по бронированию переговорных комнат Evoko Liso. Решение по бронированию переговорных комнат Navigator

Собрание для международной компании может потребовать бронирования сразу нескольких конференц-залов в различных географических пунктах. Каждый пункт может иметь собственные требования в отношении других ресурсов компании (например, услуги по питанию и оборудование для отдельных комнат). В Microsoft Outlook авторизованные пользователи могут выполнять поиск и бронирование доступных ресурсов на основе указанных критериев с помощью формы бронирования IBM® TRIRIGA . Как правило, пользователи не знакомы с доступными комнатами и должны сравнить комнаты, чтобы выбрать конкретные комнаты.

Обстоятельства

Анита - это пользователь Microsoft Outlook , который желает забронировать две комнаты вместе с услугами по питанию и оборудованию. Она желает организовать четырехчасовое собрание на следующей неделе. В совещании будут участвовать 10 человек, находящиеся в офисе в Далласе, и 5 человек, находящиеся в офисе в Лондоне. Для совещания требуется проекционное компьютерное оборудование и организация питания с обслуживанием в обоих положениях плюс номер для подключения к телефонной линии и URL видео-конференции. Административные права, которые выделил системный администратор для Аниты, чтобы Анита могла просматривать и создавать бронирования для каждого работника отдела.

Шаг 1: Создать мероприятие

Анита открывает Microsoft Outlook , чтобы проверить расписания людей, принимающих участие в совещании. Она создает мероприятие для совещания и вкладывает в мероприятие файл Microsoft Word с повесткой дня.

Шаг 2: Поиск помещений

Анита выбирает опцию IBM TRIRIGA Бронировать , чтобы открыть форму бронирования IBM TRIRIGA в назначении Microsoft Outlook . Она выбирает главный корпоративный кампус в Далласе. Она начинает поиск, который включает критерии, заданные для комнат и услуг:

Дата совещания, которая заполняется из назначения Microsoft Outlook
Длительность совещания
Количество участников: 10
Схема помещения: Круглый стол
Наличие организации питания: Да
Сетевое подключение: Да
Телефонная конференция: Да
Видео конференция: Да
Электронная доска: Да

Шаг 3: Проверка результатов выбора помещения

После того, как Анита задает свои критерии для офиса Даллас, поиск покажет три помещения в представлении списка. Анита знает помещение для проведения совещаний Orange Room, но она проверяет два других помещения, чтобы убедиться, что они ей подходят. Они выбирает конференц-зал Green Room и просматривает фотографии помещения. Она видит графическое представление помещения Green Room в поэтажном плане.

Шаг 4: Сравнение результатов по помещениям

Анита делает предположение, что конференц-зал Green Room слишком мал для проведения встречи, поэтому она решает просмотреть также помещение Blue Room. Чтобы было проще принять решение, она выбирает опцию сравнительного представления, чтобы просмотреть характеристики всех трех помещений одновременно.

Шаг 5: Выбор помещения для первого расположения

Анита принимает решение забронировать конференц-зал Orange Room, так как это помещение ей знакомо. Когда она бронирует конференц-зал Orange Room, предварительно резервирует помещение, пока она выполняет остальную часть процедуры назначения совещания. Предварительное бронирование не дает другим сотрудникам возможности бронировать то же помещении на то же время. TRIRIGA Workplace Reservation Manager также добавляет выбранное помещении в вид доступности Microsoft Outlook .

Шаг 6: Выбрать помещение для второго расположения

Анита выполняет поиск, изучение, сравнение и выбор помещения в лондонском офисе. TRIRIGA Workplace Reservation Manager добавляет выбранное помещении в вид доступности Microsoft Outlook .

Шаг 7: Добавление ресурсов в первое помещение

Анита обращает внимание на то, что ей необходимо дополнительное оборудование для помещения Orange Room der Rohe, так как компьютерный проектор не является стандартным оборудованием для этого помещения. Она открывает вид заказа на оборудование в бронировании Orange Room и выбирает доступный проектор. Аните также необходимы службы организации питания в виде ланча и закусок в помещении Orange Room. Она открывает вид заказа на питание, в котором показываются доступные опции питания. Она выбирает соответствующего провайдера службы питания и позиции меню и проверяет конечное время и расходы.

Шаг 8: Добавление ресурсов для второго помещения

Анита добавляет проектор на базе компьютера и услуги питания к бронированию для помещения в лондонском офисе. TRIRIGA Workplace Reservation Manager управляет разницей в часовых поясах.

Шаг 9: Отправка мероприятия

Анита отправляет приглашение на мероприятие Microsoft Outlook . Она изучает стоимость пользования помещениями, оборудованием, питанием, а также другие стоимость альтернативного помещения. Она указывает код счета для оплаты стоимости. TRIRIGA Workplace Reservation Manager обрабатывает назначение Microsoft Outlook :

Меняется состояние ресурсов с Предварительно забронированные на Принятые на постоянной основе.
Создаются рабочие задачи по организации и разбивке помещения
Создаются рабочие задачи для доставки и погрузки оборудования.
Создаются заказы на закупку для служб питания.

Шаг 10: Подтверждение бронирования

В предварительно заданное время перед мероприятием по совещанию Анита получает уведомление по электронной почте, в котором ее просят подтвердить, является ли ее мероприятие действующим, или нет. В электронном письме содержатся действия, которые позволяют ей ответить непосредственно из электронного письма. Действия включают кнопки для подтверждения или отмены бронирования. Анита подтверждает бронирование.

Шаг 11: Освобождение помещений в случае преждевременного завершения совещания

Совещание заканчивается раньше чем через четыре часа после начала, поэтому Анита открывает бронирование Microsoft Outlook и нажимает на кнопку в опции IBM TRIRIGA Бронирование , чтобы преждевременно завершить бронирование. Преждевременное освобождение помещения освобождает помещение, и другие работники могут его бронировать.

Шаг 12: Получение опроса

После того, как цель совещания достигнута, Анита получает форму опроса мнений, в которой у нее спрашивают о том, что она думает о процессе бронирования и своей работе в этом процессе.

Обстоятельства

Шаг 1: Создать мероприятие

Шаг 2: Поиск помещений

Дата совещания, которая заполняется из назначения Microsoft Outlook
Длительность совещания
Количество участников: 10
Схема помещения: Круглый стол
Наличие организации питания: Да
Сетевое подключение: Да
Телефонная конференция: Да
Видео конференция: Да
Электронная доска: Да

Шаг 3: Проверка результатов выбора помещения

Шаг 4: Сравнение результатов по помещениям

Шаг 5: Выбор помещения для первого расположения

Шаг 6: Выбрать помещение для второго расположения

Шаг 7: Добавление ресурсов в первое помещение

Шаг 8: Добавление ресурсов для второго помещения

Шаг 9: Отправка мероприятия

Меняется состояние ресурсов с Предварительно забронированные на Принятые на постоянной основе.
Создаются рабочие задачи по организации и разбивке помещения
Создаются рабочие задачи для доставки и погрузки оборудования.
Создаются заказы на закупку для служб питания.

Шаг 10: Подтверждение бронирования

Шаг 11: Освобождение помещений в случае преждевременного завершения совещания

Шаг 12: Получение опроса

В Microsoft Outlook 2010 есть новая функция – Расписание (Schedule View ) , которая делает процесс планирования собраний со своими коллегами и подчиненными более наглядным и быстрым.

Фактически Schedule View – это горизонтальное представление нескольких календарей на одной странице (раньше было только вертикальное). Для того, чтобы перейти в режим просмотра Schedule View, нужно в календаре нажать соответствующую кнопку (1):

Рис.1: Просмотр расписания сотрудников

В расписание можно добавить пользователей в ручную, воспользовавшись полем (3) , либо выбрать одну из имеющихся групп календарей. Группу календарей (Team calendar ) можно создать при помощи кнопки Календари групп -> Создать новую группу календарей (2) . Группы календарей также удобно использовать для быстрого просмотра занятости своих подчиненных либо коллег в привычном вертикальном виде.

Планирование собраний и бронирование переговорных

В Microsoft Office Outlook 2007 или более ранних версиях для того, чтобы при подготовке встречи найти доступный конференц-зал, требовалось добавлять все возможные конференц-залы в приглашение на собрание и затем использовать помощник по планированию для просмотра доступных конференц-залов.

В Microsoft Exchange Server 2010 список всех конференц-залов можно добавить в группу рассылки и пользователи Outlook 2010 смогут получать информацию о доступности помещений без необходимости добавлять все помещения вручную.

Рассмотрим процесс планирования совещания (Scheduling a meeting), при помощи озвученной ранее функции Расписание (Scheduling View):

Рис.2: Планирование собраний

1. Выбираем представление День ;

2. Нажимаем кнопку Расписание ;

3. Выбираем группу календарей Мои сотрудники и оцениваем занятость сотрудников отдела;

4. Мышкой выделяем диапазон свободного времени;

5. Нажимаем правой кнопкой мыши и выбираем пункт Создать собрание со всеми.

· выбрать здание, в котором планируется встреча;

· выбрать переговорную комнату/конференц-зал;

· выбрать предложенное мастером свободное время.

Рис.3: Планирование переговорных комнат.

Таким образом, используя MS Outlook 2010 и Exchange 2010, стало гораздо проще бронировать помещения и ресурсы организации. Теперь вы будете точно знать где именно у вас пройдет встреча, и можете не беспокоится о том, что помещение будет занято.

Как это работает с технической точки зрения.

Функционал бронирования помещений и ресурсов работает на базе групп рассылки (Distribution Groups ), которым присваивается специальный параметр – RoomList и группа рассылки превращается в список помещений (Room List ) . Вы можете сразу создать список помещений командой:

New-DistributionGroup -Name "Main Office" -OrganizaitonalUnit "test-mail.local/rooms" -RoomList

либо конвертировать уже имеющуюся группу рассылки:

Set-DistributionGroup -Identity "Main Office" –RoomList

Рис.4: Пример конвертации группы рассылки в список помещений.

Примечание : Будет правильно для помещений создать отдельную OU в AD , например, с названием Rooms .

После создания списка помещений его нужно заполнить. Для этого воспользуемся мастером создания нового почтового ящика в Exchange 2010 и выберем тип ящика Room Mailbox . Данный тип создан специально для списков помещений и при его создании учетная запись в AD создается отключенной . Также данный тип имеет свою иконку в адресно книге, что очень удобно.

Рис.5: Создание Room Mailbox.

Во время создания Room Maibox не забудьте разместить его учетную запись в соответствующей OU (Rooms).

После создания всех переговорных в здании, необходимо их добавить в список помещений, для этого вернемся в Recipient Configuration -> Distribution Group и откроем свойства нужного списка помещений, в закладке Members необходимо добавить нужные переговорные.

Рис.6: Добавление переговорных в список помещений.

Таким образом, создав нужное количество зданий/филиалов в виде списков помещений (Room List) и заполнив их переговорными комнатами в виде Room Mailbox`ов можно здорово облегчить жизнь себе и другим сотрудникам фирмы.

Алексей Богомолов

Переговоры – один из ключевых аспектов любого бизнеса. При этом количество помещений (переговорных комнат) практически в любой компании сильно ограничено и от эффективности использования данного ресурса в компании зависит эффективность ее бизнеса. Несмотря на это, бронирование переговорных комнат в большинстве компаний происходит либо с помощью записей на бумаге, с использованием секретаря или, в лучшем случае, в корпоративных порталах, а иногда и по принципу «кто первый занял». По статистике, средняя загрузка переговорных комнат без использования автоматизированных систем бронирования составляет не более 50%, а внедрение таких систем позволяет увеличить ее минимум на 20%.

При несомненной важности и востребованности инструмента для бронирования переговорных комнат на рынке представлено не так много систем бронирования. Компания Навигатор готова предложить своим заказчикам несколько вариантов системы бронирования переговорных комнат:

Швейцарской компании EVOKO
Чешской CUE Systems (touch ONE)
АнглийскойONELAN (Reserva)
Собственная разработка компании Навигатор на платформе «Битрикс24» - «Cистема бронирования переговорных комнат Navigator» .

У каждой из систем есть свои особенности и преимущества, рассмотрим их подробнее.

Компания Evoko первой вывела на рынок полноценное решение по бронированию переговорных комнат состоящее из единого программно-аппаратного комплекса Evoko Room Manager более 8 лет назад. В конце 2017 года решение было модернизировано, изменился дизайн, добавлен новый функционал.

Решение по бронированию переговорных комнат Evoko Liso

Основные возможности Evoko Liso:

В конце 2018 года вышла новая версия программного обеспечения, вместе с ней вышло мобильное приложение с поддержкой основных мобильных операционных систем. Приложение позволяет подобрать подходящую переговорную комнату с применением стандартных фильтров и забронировать ее с мобильного устройства.К сожалению, решение представлено только в одной диагонали – 8 дюймов.

Решения Evoko очень просто лицензируются. Приобретая хотя-бы одно устройство, Вы уже получаете весь функционал решения, доступ к последующим обновлениям, поддержку и 2х летнюю гарантию. Внедрение данных систем не требует высокой квалификации персонала, монтаж решения возможен даже на прозрачные стеклянные поверхности и двери с помощью входящего в комплект поставки крепления. На сегодняшний день решения от компании Evoko являются самыми распространенными системами бронирования переговорных в России с наибольшим количеством (уже около 100) внедрений.

Дополнением системы бронирования переговорных может быть решение Evoko Pusco – большой экран, выполненный в едином стиле с системами бронирования в напольном (Pusco Floor) или настенном (Pusco Wall) исполнении. Evoko Pusco – это система управления контентом, которая одновременно может служить монитором состояния занятости большого количества переговорных комнат.

Evoko Liso (артикул ERM2001) – 1 450 евро. Проектные цены можно запросить от 3х устройств. Стоимость внедрения системы специалистами компании Навигатор от 5 тыс. руб. за одно устройство. Системы бронирования переговорных Evoko Liso всегда есть в наличии на складе и в ДЕМО-фонде компании Навигатор, и мы готовы обеспечить внедрение в кратчайшие сроки.

Решение по бронированию переговорных комнат CUE Systems

Чешская CUE Systems является, в первую очередь, производителем различных IP систем управления с удобными сенсорными панелями с очень широким спектром применения. Решения CUE Systems используются для управления аудиовизуальной аппаратурой, освещением, отоплением и вентиляцией и т.д. Свои решения для бронирования переговорных комнат на российский рынок CUE Systems вывела в 2016 году. Решения линейки touch ONE выполнены в брутальном, промышленном дизайне с широким использованием алюминия.

Непосредственно устройства бронирования могут поставляться с диагональю 4,3, 7 или 12,1 дюймов, как в настольном исполнении (серия M), так и на базе врезной сенсорной панели (серия B). Решение также может быть дополнено настольными проводными сенсорными панелями с аналогичным размером дисплея.

Функционал решения на базе панелей touch ONE во многом схож с решениями от Evoko, но при этом не поддерживает некоторого функционала, который есть у конкурента, например, touch ONE не имеет встроенного WiFi модуля, а также NFC считывателя. Решения поддерживают работу с меньшим количеством систем. Нет, например, поддержки IBM / Lotus Domino. Но нужно отметить, что производитель старается догнать лидеров отрасли, более гибок и внимательно прислушивается к мнению интеграторов и конечных заказчиков.

Внедрений touch ONE в России пока не так много, самое известное из них - в офисах компании QIWI. Крупнейшее внедрение в Европе – система бронирования переговорных в офисе Microsoft в Чехии, где установлено более 30 устройств.

Рекомендованная розничная цена touchONE-7-M (система бронирования переговорных на базе настенной 7" сенсорной панели) – 1 700 евро. Проектные скидки могут предоставляться при регистрации проекта под конечного заказчика от 1шт. К сожалению, дистрибьютор не поддерживает складские запасы в достаточном количестве, поэтому решение в большинстве случаев заказное, со сроками поставки оборудования около 8 недель. Устройство также представлено в ДЕМО-фонде компании Навигатор .

Решение по бронированию переговорных комнат ONELAN

Английская компания ONELAN известна в, первую очередь, как производитель систем управления контентом и digital signage плееров для коммерческого и государственного секторов. Система бронирования переговорных комнат Reserva – решение достаточно новое и может одновременно быть как непосредственно системой бронирования, так и системой отображения контента. Система Reserva Room Signage может быть интегрирована как отдельное решение, так и как часть Вашей сети ONELAN Digital Signage . Конечные устройства представлены в диагонали от 7 до 21 дюйма. Решение Reserva Wayfinder/Meeting Summary может отображаться с разными видами другого контента, такого как внутренняя коммуникация, информация о безопасности, реклама и так далее, может быть настроено в режиме полного экрана, или в многооконном режиме. Контент может быть расположен вертикально или горизонтально.

К недостаткам решения можно отнести, в первую очередь, поддержку небольшого количества корпоративных систем, только самых распространенных, а также достаточно скромные, по крайней мере пока, функционал по управлению бронированием и аналитику по эффективности использования переговорных комнат.

Рекомендованная розничная цена ROOM-7T v2 (7" 1024 x 600 capacitive touchscreen, ARM quad core, wireless b/g/n, RJ45 & wall mount) – 1 325 евро. Возможен запрос проектных цен. Сканер NFC карт для панелей Reserva (поддерживаются: NFS Workspace, Exchange и Office 365) поставляется опционально.

Решение также, в большинстве случаев, поставляется под заказ, со сроком поставки 6-8 недель. В ДЕМО-фонде компании Навигатор отсутствует, но можно воспользоваться ДЕМО фондом дистрибьютора с не значительными сроками ожидания.

Решение по бронированию переговорных комнат Navigator

Компания Навигатор является одним из ведущих разработчиков , и мы разработали дополнительный модуль для продукта «Битрикс24» - «Cистема бронирования переговорных комнат Navigator». Решение может работать на любом планшете под управлением операционной системы Android, в нашем офисе используется специализированный multi-touch дисплей PoE LCD 10" Philips 10BDL3051T/00

цветовая индикация занятости переговорной комнаты на экране
быстрое резервирование переговорной непосредственно с панели и из «Битрикс24»;
график занятости конкретной переговорной на ближайшую неделю.
Мы являемся непосредственно разработчиком системы и готовы максимально оперативно дописать функционал системы под требования заказчика. В ближайших планах реализация следующего функционала:
авторизация пользователя на панели бронирования с помощью NFC карт и через распознавание лица пользователя Битрикс24;
обязательное подтверждение встречи в определенном интервале времени до его начала, с автоматической отменой бронирования в случае ее фактического отсутствия;
календарь резервирования на календарный месяц;
возможность просмотра резервов в других переговорных
информирование об окончании времени бронирования участников встречи внутри переговорной комнаты.