Ρύθμιση κανόνων εξερχόμενων email στο Outlook. Πώς να ρυθμίσετε σωστά τη χρήση φακέλων στο Microsoft Outlook. Ενημέρωση κανόνων από παλαιότερη έκδοση

Οι κανόνες ελέγχουν τα μηνύματα email εκτελώντας ενέργειες σε μηνύματα που πληρούν ένα καθορισμένο σύνολο συνθηκών. Ο κανόνας που δημιουργήθηκε εφαρμόζεται στο Microsoft Outlook σε μηνύματα που φτάνουν στο " Inbox", ή να στείλετε μηνύματα. Μπορείτε να ορίσετε τους ακόλουθους κανόνες για να ισχύουν αυτόματα, για παράδειγμα:

• προωθώντας στο αφεντικό σας όλα τα μηνύματα από τον Vasily Pupkin που φτάνουν στον φάκελό σας " Inbox»;
• αντιστοίχιση της κατηγορίας «Πωλήσεις» σε όλα τα μηνύματα που αποστέλλονται και έχουν τη λέξη «πωλήσεις» στο πεδίο «Θέμα».
• Επισημάνετε όλες τις αιτήσεις για συναντήσεις και τις ενημερώσεις συσκέψεων από το αφεντικό σας.

Όλοι οι κανόνες εμπίπτουν σε δύο κύριες κατηγορίες: ειδοποιήσεις και οργανισμούς. Οι κανόνες ειδοποίησης χρησιμεύουν για την ειδοποίηση του χρήστη με τον ένα ή τον άλλο τρόπο ότι έχει ληφθεί ένα συγκεκριμένο μήνυμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα που στέλνει αυτόματα ένα email στο κινητό τηλέφωνο ενός χρήστη όταν λαμβάνει ένα μήνυμα από ένα μέλος της οικογένειας. Οι κανόνες του οργανισμού εκτελούν ορισμένες ενέργειες στο μήνυμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα που μετακινεί συγκεκριμένα μηνύματα σε έναν συγκεκριμένο φάκελο ή τα επισημαίνει για εκτέλεση έως μια συγκεκριμένη ημερομηνία.

Οι κανόνες μπορούν επίσης να εκτελεστούν χειροκίνητα. Όταν εκτελείται μη αυτόματα, οι κανόνες ενδέχεται να ισχύουν για μεμονωμένα μηνύματα που βρίσκονται ήδη στο φάκελο Inboxκαι σε μηνύματα σε άλλους φακέλους. Οι κανόνες ενδέχεται να παρέχουν εξαιρέσεις για ειδικές περιπτώσεις, για παράδειγμα, για μηνύματα που έχουν επισημανθεί για ενέργεια ή ταξινομούνται ως κατηγορία υψηλότερης προτεραιότητας. Εάν ένα μήνυμα πληροί τουλάχιστον μία από τις καθορισμένες συνθήκες εξαίρεσης, ο κανόνας δεν ισχύει για αυτό.

Εάν ο λογαριασμός email βρίσκεται σε διακομιστή Microsoft Exchange, οι κανόνες ισχύουν για τα μηνύματα στον διακομιστή, ακόμη και αν το Outlook του χρήστη δεν εκτελείται. Αυτοί οι κανόνες ονομάζονται κανόνες διακομιστή. Πρέπει να ρυθμιστούν ώστε να εκτελούνται όταν λαμβάνονται μηνύματα στο φάκελο Inboxστον διακομιστή και πρέπει να εκτελεστούν εξ ολοκλήρου στον διακομιστή. Για παράδειγμα, ένας κανόνας δεν μπορεί να εφαρμοστεί στον διακομιστή εάν η ενέργεια περιλαμβάνει την εκτύπωση ενός μηνύματος. Εάν ένας κανόνας δεν μπορεί να εφαρμοστεί στο διακομιστή, εφαρμόζεται κατά την εκκίνηση του Microsoft Outlook.

Οι λέξεις «μόνο πελάτης» προστίθενται στο τέλος του ονόματος ενός κανόνα που δεν μπορεί να εκτελεστεί στον διακομιστή. Οι κανόνες για την εφαρμογή πελάτη εκτελούνται τελευταίοι. Εάν η λίστα κανόνων περιέχει κανόνες διακομιστή και πελάτη, εφαρμόζονται πρώτα οι κανόνες διακομιστή και ακολουθούνται από τους κανόνες πελάτη.

Οι αποδείξεις παράδοσης, οι αποδείξεις ανάγνωσης, οι απαντήσεις σε ψήφους και οι ειδοποιήσεις απουσιών αντιμετωπίζονται σαν κανονικά μηνύματα. Για παράδειγμα, εάν δημιουργήσετε έναν κανόνα που σας επιτρέπει να μετακινήσετε όλα τα στοιχεία με τη λέξη "σύσκεψη" στο πεδίο Θέμα σε έναν συγκεκριμένο φάκελο, όλες οι κατάλληλες αποδείξεις παράδοσης, οι απαντήσεις ψήφου και οι ειδοποιήσεις απουσιών μετακινούνται επίσης.

Οι προσκλήσεις σε συναντήσεις, οι εργασίες και τα έγγραφα αντιμετωπίζονται ως τακτικά μηνύματα. Για παράδειγμα, εάν δημιουργήσετε έναν κανόνα που μετακινεί στοιχεία που περιέχουν τη λέξη "σύσκεψη" στο πεδίο Θέμα σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία, όλες οι εργασίες και οι προσκλήσεις σε σύσκεψη που ταιριάζουν με αυτό το κριτήριο μετακινούνται επίσης. Ωστόσο, κατά τη δημιουργία κανόνων, θα πρέπει να γνωρίζετε ορισμένους περιορισμούς που σχετίζονται με αυτούς τους τύπους στοιχείων:

• Εάν ο προορισμός του αντικειμένου που μετακινείται δεν είναι φάκελος αλληλογραφίας, η προβλεπόμενη ενέργεια ενδέχεται να αποτύχει. Για παράδειγμα, εάν ένα μήνυμα μετακινηθεί στο φάκελο Ημερολόγιο, δεν δημιουργείται νέα συνάντηση.
• Εάν μια απάντηση σε μια πρόσκληση ή μια εργασία μετακινηθεί στο φάκελο "Διαγραμμένα" σύμφωνα με έναν κανόνα, η διαδρομή δεν ενημερώνεται στο αρχικό στοιχείο.
• Εάν μια πρόσκληση σε σύσκεψη μετακινηθεί αυτόματα στον φάκελο "Διαγραμμένα", η σύσκεψη δεν θα συμπεριληφθεί στο Ημερολόγιό σας.

Οι κανόνες για τα απεσταλμένα μηνύματα δεν ισχύουν για εργασίες ή προσκλήσεις σε συνάντηση.

Δημιουργήστε έναν κανόνα

Δημιουργήστε έναν κανόνααπό ένα πρότυπο ή από την αρχή - στην περιοχή πλοήγησης, επιλέξτε Ταχυδρομείο. Στο μενού Αρχείοεπιλέξτε ομάδα Δάσκαλος κανόνων. Εφαρμογή αλλαγών στο φάκελο: Επιλέξτε τον επιθυμητό φάκελο Εισερχομένων. Κάντε κλικ στο κουμπί Νέος κανόνας. Εκτελέστε μία από τις παρακάτω ενέργειες:

• δημιουργία ενός κανόνα που βασίζεται σε ένα μήνυμα σε έναν φάκελο - ανοίξτε το φάκελο που περιέχει το μήνυμα. Κάντε δεξί κλικ στο μήνυμα από το οποίο θέλετε να δημιουργήσετε έναν κανόνα. Επιλέξτε μια ομάδα Δημιουργήστε έναν κανόνα. Στο πλαίσιο διαλόγου Δημιουργήστε έναν κανόνα επιλέξτε τις προϋποθέσεις και τις ενέργειες που θέλετε να εφαρμόσετε.
• Για να προσθέσετε πρόσθετες συνθήκες, ενέργειες ή εξαιρέσεις σε έναν κανόνα, κάντε κλικ στο κουμπί Για προχωρημένους και, στη συνέχεια, ακολουθήστε τις περαιτέρω οδηγίες στον Οδηγό κανόνων.

Για να εφαρμόσετε έναν κανόνα αμέσως μετά τη δημιουργία του, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου στην τελευταία σελίδα του Οδηγού κανόνων Εκτελέστε αυτόν τον κανόνα μηνύματος, που βρίσκονται ήδη στον φάκελο " Inbox».

• Δημιουργήστε έναν κανόνα με βάση το μήνυμα που δημιουργήθηκε– προσθέστε τον παραλήπτη και το θέμα του μηνύματος. Επιλέξτε μια ομάδα Δημιουργήστε έναν κανόνα. Στο πλαίσιο διαλόγου Δημιουργήστε έναν κανόνα
• Δημιουργήστε ένα μήνυμα με βάση το όνομα ή τη λίστα διανομής στο μήνυμα– Ανοίξτε το μήνυμα από το οποίο θέλετε να δημιουργήσετε έναν κανόνα. Κάντε δεξί κλικ στο όνομα ή τη λίστα διανομής στο πεδίο Από, Προς ή Κοιν. και επιλέξτε Δημιουργήστε έναν κανόνα. Στο πλαίσιο διαλόγου Δημιουργήστε έναν κανόναεπιλέξτε τις προϋποθέσεις και τις ενέργειες που θέλετε να εφαρμόσετε. Για να προσθέσετε πρόσθετες συνθήκες, ενέργειες ή εξαιρέσεις σε έναν κανόνα, κάντε κλικ στο κουμπί Για προχωρημένους και, στη συνέχεια, ακολουθήστε τις περαιτέρω οδηγίες στον Οδηγό κανόνων.
• Δημιουργήστε έναν κανόναΜε βάση μια ειδοποίηση που ελήφθη από μια τοποθεσία του SharePoint - Εάν έχετε πολλούς λογαριασμούς email, οι λέξεις "εγώ" και "δικό μου" στους όρους αναφέρονται στις διευθύνσεις email όλων των λογαριασμών σας, όχι μόνο στον ενεργό αυτήν τη στιγμή.

Χειροκίνητη εκτέλεση κανόνων

1. Στο παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε Ταχυδρομείο.
2. Στο μενού Αρχείοεπιλέξτε ομάδα Δάσκαλος κανόνων.
3. Εάν υπάρχουν πολλοί λογαριασμοί email, η λίστα Εφαρμογή αλλαγών στο φάκελοεπιλέξτε τον απαιτούμενο φάκελο " Inbox».
4. Κάντε κλικ στο κουμπί "Εφαρμογή κανόνων".
5. Στη λίστα Επιλογή κανόνων για εκτέλεση, επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου δίπλα στους κανόνες που θέλετε να εκτελέσετε.
6. • Εκτέλεση κανόνων στον τρέχοντα φάκελο – για να εκτελέσετε κανόνες σε υποφακέλους, επιλέξτε το πλαίσιο Συμπεριλαμβανομένων των υποφακέλων. Επιλέξτε από τη λίστα Ισχύουνστον τύπο των μηνυμάτων για τα οποία πρέπει να εκτελεστεί ο κανόνας και κάντε κλικ στο κουμπί "Εκτέλεση".
   • Εκτέλεση κανόνων σε διαφορετικό φάκελο - Για να αλλάξετε το φάκελο στον οποίο θα εκτελεστούν οι κανόνες, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση. Για να εκτελέσετε κανόνες σε υποφακέλους, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Συμπεριλαμβανομένων των υποφακέλων. Επιλέξτε από τη λίστα Ισχύουνστον τύπο των μηνυμάτων για τα οποία πρέπει να εκτελεστεί ο κανόνας και κάντε κλικ στο κουμπί "Εκτέλεση".

Οι κανόνες εκτελούνται με την ίδια σειρά που εμφανίζονται στη λίστα Επιλογή κανόνων προς εκτέλεση. Η σειρά εκτέλεσης μπορεί να αλλάξει μόνο στη λίστα κανόνων του πλαισίου διαλόγου Κανόνες και ειδοποιήσεις.

Ενημέρωση κανόνων από παλαιότερη έκδοση

Αυτή η διαδικασία είναι δυνατή μόνο εάν όλοι οι υπολογιστές χρησιμοποιούν την ίδια έκδοση του Microsoft Office Outlook. Μετά την ενημέρωση των κανόνων, εάν χρησιμοποιείτε παλαιότερη έκδοση του Microsoft Outlook, μόνο τα ονόματα ορισμένων κανόνων θα εμφανίζονται στη λίστα κανόνων. Ορισμένες περιγραφές για κανόνες ενδέχεται να μην εμφανίζονται.

1. Στο παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε Ταχυδρομείο.
2. Στο μενού Αρχείοεπιλέξτε ομάδα Δάσκαλος κανόνων.
3. Εάν υπάρχουν πολλοί λογαριασμοί email, η λίστα Εφαρμογή αλλαγών στο φάκελοεπιλέξτε τον απαιτούμενο φάκελο " Inbox».
4. Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές.
5. Κάντε κλικ στο κουμπί "Ενημέρωση".

Εάν υπάρχουν πολλοί φάκελοι " Inbox", τότε θα χρειαστεί να επαναλάβετε αυτή τη διαδικασία για καθένα από αυτά.

Αυτόματη μετακίνηση μηνυμάτων από ένα συγκεκριμένο άτομο

1. Επιλέξτε ένα μήνυμα από το άτομο του οποίου τα μηνύματα θέλετε να μετακινούνται αυτόματα.
2. Στο μενού Αρχείοεπιλέξτε ομάδα Οργανώνω.
3. Στο δεύτερο στοιχείο της λίστας με κουκκίδες, επιλέξτε τις απαιτούμενες επιλογές. Για να επιλέξετε έναν φάκελο, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στη λίστα φακέλων.
4. Κάντε κλικ στο κουμπί "Δημιουργία".

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο διαλόγου για να δημιουργήσετε πιο σύνθετους κανόνες για την οργάνωση στοιχείων. Κανόνες και ειδοποιήσειςμενού Αρχείο.

Εισαγωγή ή εξαγωγή ενός συνόλου κανόνων

Οι εισαγόμενοι κανόνες τοποθετούνται στο τέλος της λίστας Rule Wizard. Ο Οδηγός κανόνων μπορεί να εισάγει μόνο ένα σύνολο κανόνων κάθε φορά. Οι εξαγόμενοι κανόνες αποθηκεύονται σε ένα αρχείο με την επέκταση ονόματος .rwz.

1. Στο παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε Ταχυδρομείο.
2. Στο μενού Αρχείοεπιλέξτε ομάδα Δάσκαλος κανόνων.
3. Εάν υπάρχουν πολλοί λογαριασμοί email, η λίστα Εφαρμογή αλλαγών στο φάκελοεπιλέξτε τον απαιτούμενο φάκελο " Inbox».
4. Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές.
5. Εκτελέστε μία από τις παρακάτω ενέργειες:
   • Κανόνες εισαγωγής– κάντε κλικ στο κουμπί «Κανόνες εισαγωγής». Στο πεδίο Όνομα αρχείου, εισαγάγετε τη διαδρομή και το όνομα του αρχείου που περιέχει το σύνολο κανόνων προς εισαγωγή. Για να εισαγάγετε ένα αρχείο που περιέχει κανόνες που δεν δημιουργήθηκαν στον Οδηγό κανόνων, όπως κανόνες που είναι συμβατοί με προηγούμενες εκδόσεις του Microsoft Outlook, επιλέξτε τον κατάλληλο τύπο αρχείου από τη λίστα Τύπος αρχείου. Κάντε κλικ στο κουμπί "Άνοιγμα".
   • Κανόνες εξαγωγών– κάντε κλικ στο κουμπί «Κανόνες εξαγωγής». Στο πεδίο Όνομα αρχείου, εισαγάγετε τη διαδρομή και το όνομα του αρχείου στο οποίο θέλετε να εξαγάγετε το σύνολο κανόνων. Εάν εξάγετε ένα αρχείο που περιέχει μόνο κανόνες που είναι συμβατοί με μια προηγούμενη έκδοση του Microsoft Outlook, επιλέξτε από τη λίστα Τύπος αρχείου"Κανόνες συμβατοί με το Outlook 2000", "Κανόνες συμβατοί με το Outlook 98" ή "Κανόνες συμβατοί με το Outlook 2002/2003". Κάντε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση".

Όταν εργάζεστε με μεγάλο αριθμό λογαριασμών email ή διαφορετικούς τύπους αλληλογραφίας, είναι πολύ βολικό να ταξινομείτε τα γράμματα σε διαφορετικούς φακέλους. Αυτή η ευκαιρία παρέχεται από το πρόγραμμα email του Microsoft Outlook. Ας μάθουμε πώς να δημιουργήσετε έναν νέο κατάλογο σε αυτήν την εφαρμογή.

Στο Microsoft Outlook, η δημιουργία ενός νέου φακέλου είναι αρκετά απλή. Πρώτα απ 'όλα, μεταβείτε στην ενότητα "Φάκελος" του κύριου μενού.

Από τη λίστα των λειτουργιών που παρουσιάζονται στην κορδέλα, επιλέξτε το στοιχείο "Νέος φάκελος".

Στο παράθυρο που ανοίγει, πληκτρολογήστε το όνομα του φακέλου κάτω από τον οποίο θέλουμε να τον δούμε στο μέλλον. Στην παρακάτω φόρμα, επιλέξτε τον τύπο των στοιχείων που θα αποθηκευτούν σε αυτόν τον κατάλογο. Αυτό μπορεί να είναι αλληλογραφία, επαφές, εργασίες, σημειώσεις, ημερολόγιο, ημερολόγιο ή μια φόρμα InfoPath.

Στη συνέχεια, επιλέξτε τον γονικό φάκελο όπου θα βρίσκεται ο νέος φάκελος. Αυτός μπορεί να είναι οποιοσδήποτε από τους υπάρχοντες καταλόγους. Εάν δεν θέλουμε να αντιστοιχίσουμε ξανά τον νέο φάκελο σε κάποιον άλλο, τότε επιλέγουμε το όνομα του λογαριασμού ως τοποθεσία.

Όπως μπορείτε να δείτε, έχει δημιουργηθεί ένας νέος φάκελος στο Microsoft Outlook. Τώρα μπορείτε να μετακινήσετε εδώ εκείνα τα γράμματα που ο χρήστης θεωρεί απαραίτητα. Εάν θέλετε, μπορείτε επίσης να ορίσετε έναν κανόνα αυτόματης κίνησης.

Δεύτερος τρόπος δημιουργίας καταλόγου

Υπάρχει ένας άλλος τρόπος για να δημιουργήσετε έναν φάκελο στο Microsoft Outlook. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην αριστερή πλευρά του παραθύρου σε οποιονδήποτε από τους υπάρχοντες καταλόγους που είναι εγκατεστημένοι στο πρόγραμμα από προεπιλογή. Αυτοί οι φάκελοι είναι: "Εισερχόμενα", "Απεσταλμένα", "Πρόχειρα", "Διαγραμμένα", "Ροές RSS", "Εξερχόμενα", "Ανεπιθύμητη αλληλογραφία", "Αναζήτηση φακέλου". Επιλέγουμε έναν συγκεκριμένο κατάλογο με βάση το σκοπό για τον οποίο χρειάζεται ο νέος φάκελος.

Έτσι, αφού κάνετε κλικ στον επιλεγμένο φάκελο, εμφανίζεται ένα μενού περιβάλλοντος στο οποίο πρέπει να μεταβείτε στο στοιχείο "Νέος φάκελος...".

Δημιουργήστε έναν φάκελο αναζήτησης

Ο αλγόριθμος για τη δημιουργία ενός φακέλου αναζήτησης είναι ελαφρώς διαφορετικός. Στην ενότητα "Φάκελος" του Microsoft Outlook, για την οποία μιλήσαμε νωρίτερα, στην κορδέλα των διαθέσιμων λειτουργιών, κάντε κλικ στο στοιχείο "Δημιουργία φακέλου αναζήτησης".

Στο παράθυρο που ανοίγει, διαμορφώνουμε τον φάκελο αναζήτησης. Επιλέξτε το όνομα του τύπου αλληλογραφίας που θα αναζητηθεί: «Μη αναγνωσμένα γράμματα», «Γράμματα επισημασμένα για εκτέλεση», «Σημαντικά γράμματα», «Επιστολές από καθορισμένο παραλήπτη» κ.λπ. Στη φόρμα στο κάτω μέρος του παραθύρου, υποδείξτε τον λογαριασμό για τον οποίο θα πραγματοποιηθεί η αναζήτηση, εάν υπάρχουν πολλοί από αυτούς. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "OK".

Μετά από αυτό, εμφανίζεται ένας νέος φάκελος στον κατάλογο «Αναζήτηση φακέλων» με το όνομα του οποίου ο τύπος επιλέχθηκε από τον χρήστη.

Όπως μπορείτε να δείτε, υπάρχουν δύο τύποι καταλόγων στο Microsoft Outlook: κανονικοί φάκελοι και φάκελοι αναζήτησης. Η δημιουργία καθενός από αυτά έχει τον δικό του αλγόριθμο. Οι φάκελοι μπορούν να δημιουργηθούν τόσο μέσω του κύριου μενού όσο και μέσω του δέντρου καταλόγου στην αριστερή πλευρά της διεπαφής του προγράμματος.

Οι κανόνες σάς επιτρέπουν να μετακινείτε, να επισημαίνετε και να απαντάτε αυτόματα σε μηνύματα email. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε κανόνες για την αναπαραγωγή ήχων, τη μετακίνηση μηνυμάτων σε φακέλους ή την εμφάνιση ειδοποιήσεων για νέα μηνύματα.

Ο απλούστερος και πιο συνηθισμένος κανόνας που μπορείτε να δημιουργήσετε σας επιτρέπει να μετακινήσετε στοιχεία από έναν συγκεκριμένο αποστολέα ή με συγκεκριμένες λέξεις στη γραμμή θέματος σε διαφορετικό φάκελο. Αυτός ο κανόνας μπορεί να δημιουργηθεί απευθείας από μηνύματα που έχετε ήδη λάβει.

Δημιουργήστε έναν κανόνα χρησιμοποιώντας τον Οδηγό κανόνων

Υπάρχουν τρεις τύποι κανόνων που μπορούν να εφαρμοστούν χρησιμοποιώντας τον Οδηγό κανόνων.

Μείνετε Οργανωμένοι: Οι ακόλουθοι κανόνες θα σας βοηθήσουν να φιλτράρετε, να αποθηκεύετε και να εργαστείτε με μηνύματα.

Επίγνωση: Αυτοί οι κανόνες ειδοποιούν όταν λαμβάνεται ένα μήνυμα που ταιριάζει με ένα συγκεκριμένο σύνολο συνθηκών.

Προσαρμοσμένοι κανόνες: Αυτοί είναι κανόνες που δημιουργούνται χωρίς πρότυπο.

Οι κανόνες είναι σχεδόν απεριόριστα προσαρμόσιμοι. Υπάρχει ένας αριθμός επιλογών που μπορείτε να ορίσετε για κάθε τύπο κανόνα που δημιουργείτε. Για να μάθετε πώς να δημιουργείτε κανόνες χρησιμοποιώντας τον Οδηγό κανόνων, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Επιλέγω Αρχείο > Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεωνγια να ανοίξετε ένα παράθυρο διαλόγου Κανόνες και ειδοποιήσεις.

Στην καρτέλα Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείουΚάντε κλικ Νέος κανόνας.

Επιλέξτε ένα από τα πρότυπα Βήμα 1. Για να ξεκινήσετε με έναν κενό κανόνα, επιλέξτε Εφαρμογή κανόνα στα μηνύματα που λαμβάνωή Εφαρμογή κανόνα στα μηνύματα που στέλνω.

Στο , κάντε κλικ σε οποιαδήποτε υπογραμμισμένη επιλογή για να την ορίσετε. Για παράδειγμα, κατά την επιλογή Επισημάνετε μηνύματα από συγκεκριμένο χρήστη για περαιτέρω ενέργειεςστο βήμα 1, επιλέξτε άτομα ή δημόσια ομάδαγια να επιλέξετε τα μηνύματα των αποστολέων που θέλετε να επισημάνετε και, στη συνέχεια, πατήστε για περαιτέρω δράσηγια να επιλέξετε μια σημείωση και μια ημερομηνία για περαιτέρω ενέργειες.

Στη δεύτερη σελίδα του Οδηγού κανόνων, μπορείτε να προσθέσετε πρόσθετες προϋποθέσεις για τον κανόνα. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε μηνύματα από έναν συγκεκριμένο χρήστη που περιέχουν συγκεκριμένες λέξεις στο θέμα ή στο σώμα του μηνύματος.

Στο , θα επισημανθεί οποιαδήποτε από τις συνθήκες που ορίστηκαν στην προηγούμενη οθόνη. Μπορείτε να επιλέξετε πολλές πρόσθετες συνθήκες επιλέγοντας τα πλαίσια.

ΣΕ Βήμα 2: Αλλάξτε το παράθυρο περιγραφής κανόνα Περαιτέρω.

Στην τρίτη σελίδα του Οδηγού κανόνων, μπορείτε να επιλέξετε πρόσθετες ενέργειες για εφαρμογή στο μήνυμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να επισημάνετε μηνύματα για περαιτέρω ενέργειες, καθώς και μηνύματα μεγάλης σημασίας.

ΣΕ Βήμα 1: Επιλέξτε το πεδίο συνθηκών, οποιαδήποτε από τις ενέργειες που έχουν ρυθμιστεί στην πρώτη οθόνη θα επισημανθεί. Μπορείτε να επιλέξετε πολλές πρόσθετες ενέργειες επιλέγοντας τα πλαίσια.

ΣΕ Βήμα 2: Αλλάξτε το παράθυρο περιγραφής κανόνα, κάντε κλικ σε οποιονδήποτε από τους υπογραμμισμένους πρόσθετους όρους που μόλις προσθέσατε. Κάντε κλικ Περαιτέρω.

Στην τέταρτη σελίδα του Οδηγού κανόνων, μπορείτε να προσθέσετε τυχόν εξαιρέσεις στον κανόνα. Για παράδειγμα, μπορείτε να ελέγξετε, εξαιρουμένων αυτών που έχουν επισημανθεί ως σημαντικά, για να βεβαιωθείτε ότι όλα τα μηνύματα που θεωρούνται ιδιαίτερα σημαντικά δεν επισημαίνονται για περαιτέρω ενέργειες.

ΣΕ Βήμα 1: Επιλέξτε το πεδίο συνθηκών, επιλέξτε πολλαπλές πρόσθετες συνθήκες επιλέγοντας τα πλαίσια.

ΣΕ Βήμα 2: Αλλάξτε το παράθυρο περιγραφής κανόνα, κάντε κλικ σε οποιονδήποτε από τους υπογραμμισμένους πρόσθετους όρους που μόλις προσθέσατε. Στη συνέχεια κάντε κλικ Περαιτέρω.

Στην τελευταία σελίδα του Οδηγού κανόνων, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τον κανόνα.

Εάν θέλετε να εφαρμόσετε αυτόν τον κανόνα σε μηνύματα που βρίσκονται ήδη στα Εισερχόμενά σας, επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα Εκτελέστε αυτόν τον κανόνα για μηνύματα που βρίσκονται ήδη στα εισερχόμενά σας.

Η προεπιλογή είναι επιλεγμένη Ενεργοποίηση κανόνα. Μπορείτε να καταργήσετε αυτό το πλαίσιο ελέγχου εάν δεν θέλετε να ενεργοποιηθεί ο κανόνας αυτήν τη στιγμή.

Διαγράψτε έναν κανόνα

Εάν ένας κανόνας δεν χρειάζεται πλέον, μπορείτε να τον διαγράψετε.

Χειροκίνητη εκτέλεση κανόνων

Μπορείτε να εκτελέσετε χειροκίνητα έναν ή περισσότερους κανόνες.

Στην καρτέλα Αρχείοεπιλέγω Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεωνκαι μετά στην καρτέλα Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείουκάντε κλικ στο κουμπί Εφαρμόστε κανόνες.

Στο πλαίσιο διαλόγου Εφαρμόστε κανόνεςστη λίστα Επιλέξτε κανόνες για εκτέλεσηΕπιλέξτε το πλαίσιο δίπλα σε κάθε κανόνα που θέλετε να εκτελέσετε.

Εάν πρέπει να χρησιμοποιήσετε διαφορετικό φάκελο, στην ενότητα Εκτέλεση σε φάκελοκάντε κλικ στο κουμπί Ανασκόπηση, επιλέξτε έναν φάκελο και κάντε κλικ στο κουμπί Εντάξει.

Επιλέξτε το πλαίσιο Συμπεριλάβετε υποφακέλουςγια να συμπεριλάβετε όλους τους φακέλους που βρίσκονται στον φάκελο που καθορίζεται στο βήμα 3.

Στη λίστα Εφαρμόζω σεΑπό προεπιλογή, όλα τα μηνύματα είναι επιλεγμένα. Μπορείτε να αλλάξετε αυτήν την τιμή σε αναγνωσμένα ή μη αναγνωσμένα μηνύματα.

Κάντε κλικ Εκτέλεση.

Κανόνες διακομιστή και κανόνες πελάτη

Υπάρχουν δύο τύποι κανόνων στο Outlook: κανόνες διακομιστή και κανόνες πελάτη.

Συμβουλή:Εάν η λίστα κανόνων περιέχει και τους δύο τύπους κανόνων, εφαρμόζονται πρώτα οι κανόνες διακομιστή και ακολουθούν οι κανόνες πελάτη.

Εφαρμόστε κανόνες σε άλλα στοιχεία του Outlook

Προσκλήσεις συναντήσεων, αιτήματα εργασιών και έγγραφα

Οι αιτήσεις συσκέψεων, οι αιτήσεις εργασιών και τα έγγραφα θεωρούνται μηνύματα όταν εφαρμόζονται κανόνες. Για παράδειγμα, εάν δημιουργήσετε έναν κανόνα που μετακινεί στοιχεία που πληρούν ορισμένες προϋποθέσεις σε έναν ειδικό φάκελο, όλα τα αιτήματα εργασιών και οι προσκλήσεις σε σύσκεψη που πληρούν αυτές τις συνθήκες θα μετακινηθούν επίσης. Ωστόσο, όταν δημιουργείτε κανόνες που επηρεάζουν τέτοια στοιχεία, λάβετε υπόψη τους ακόλουθους περιορισμούς:

Ένα στοιχείο που δεν μετακινείται σε φάκελο αλληλογραφίας ενδέχεται να μην έχει την αναμενόμενη απόδοση. Για παράδειγμα, εάν ένα μήνυμα μετακινηθεί σε φάκελο Ημερολόγιο, δεν δημιουργείται νέο ραντεβού.

Εάν η απάντηση σε μια πρόσκληση ή μια εργασία μετακινηθεί σύμφωνα με τον κανόνα στον φάκελο Διαγράφηκε, η απάντηση δεν θα παρακολουθείται από το αρχικό στοιχείο.

Εάν η πρόσκληση σε σύσκεψη μετακινηθεί αυτόματα στο φάκελο Διαγράφηκε, η σύσκεψη δεν προστίθεται στο φάκελο Ημερολόγιο.

Οι κανόνες για τα απεσταλμένα μηνύματα δεν ισχύουν για εργασίες ή προσκλήσεις σε συνάντηση.

Ομάδες επαφών

Η εκτέλεση ενός κανόνα που περιέχει μια ομάδα επαφών μπορεί να εξαρτάται από τον τρόπο δημιουργίας του.

Μετακινήστε τα μηνύματα που αποστέλλονται σε μια δημόσια ομάδα στον φάκελο.
Αυτός ο κανόνας είναι διαθέσιμος μόνο όταν χρησιμοποιείτε λογαριασμό Exchange Server. Μόνο τα μηνύματα που αποστέλλονται στο φάκελο της Ομάδας Επαφών μετακινούνται στον καθορισμένο φάκελο. Τα μηνύματα από χρήστες που είναι μέλη αυτής της ομάδας επαφών δεν μετακινούνται στον καθορισμένο φάκελο.

Στο Microsoft Outlook, οι πληροφορίες αποθηκεύονται σε φακέλους όπως ακριβώς και τα έγγραφα στον Explorer. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πολλούς φακέλους που έχουν δημιουργηθεί για στοιχεία του Microsoft Outlook και διαφορετικούς τύπους λογαριασμών email που έχετε. Το πού εμφανίζονται αυτοί οι φάκελοι στη λίστα φακέλων εξαρτάται από τον τύπο του λογαριασμού email σας και από το πού αποθηκεύονται τα δεδομένα του Outlook.

• Τυπικοί φάκελοι - από προεπιλογή, το Microsoft Outlook εμφανίζει στην ομάδα "Γραμματοκιβώτιο" - το όνομα του λογαριασμού email που βρίσκεται στη λίστα φακέλων Μεταβατικές περιοχές, φάκελοι για κάθε τύπο στοιχείου: Εισερχόμενα, Ημερολόγιο, Επαφές, Εργασίες, Σημειώσεις και Ημερολόγιο. Το πρόγραμμα περιέχει επίσης τους ακόλουθους φακέλους:
  • "Σχέδια" - αποθήκευση ημιτελών στοιχείων υπό ανάπτυξη.
  • "Απεσταλμένα" - αποθήκευση αντιγράφων απεσταλμένων αντικειμένων.
  • "Διαγραμμένα" - αποθήκευση των προσωρινά διαγραμμένων στοιχείων μέχρι να διαγραφούν ή να αποκατασταθούν πλήρως.
  • "Εξερχόμενα" - αποθηκεύει στοιχεία που δημιουργήθηκαν ενώ εργάζεστε εκτός σύνδεσης και πρέπει να σταλούν την επόμενη φορά που θα συνδεθείτε.

Όταν χρησιμοποιείτε λογαριασμό Microsoft Exchange, τα μηνύματα παραδίδονται στα Εισερχόμενά σας. Μπορείτε να δημιουργήσετε τους δικούς σας φακέλους για περαιτέρω οργάνωση και εγγραφή πληροφοριών του Microsoft Outlook. Για να εργαστείτε με όλους τους φακέλους, χρησιμοποιήστε τη λίστα φακέλων.

• Φάκελοι που σχετίζονται με λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Διαδικτύου:
  • Hotmail Όταν χρησιμοποιείτε λογαριασμούς Hotmail, η λίστα φακέλων στο παράθυρο περιήγησης εμφανίζει ένα εικονίδιο "Hotmail" πάνω από όλους τους τυπικούς φακέλους του Outlook που αναφέρονται παραπάνω και κάτω από αυτό εμφανίζει τους φακέλους στο διακομιστή Hotmail. Τα μηνύματα θα παραδοθούν στο φάκελο Inboxκάτω από το εικονίδιο "Hotmail". Χρησιμοποιήστε αυτόν και άλλους φακέλους διακομιστή Hotmail για να προβάλετε ληφθέντα, απεσταλμένα και διαγραμμένα μηνύματα.
  • POP3—Όταν χρησιμοποιείτε έναν λογαριασμό POP3, η λίστα φακέλων στο παράθυρο περιήγησης εμφανίζει τυπικούς φακέλους στην ομάδα Personal Folders. Τα μηνύματα θα παραδοθούν στα Εισερχόμενά σας.
  • IMAP—Όταν χρησιμοποιείτε έναν λογαριασμό IMAP, η λίστα φακέλων στο παράθυρο περιήγησης εμφανίζει τους τυπικούς φακέλους στην ομάδα IMAP_server_name. Τα μηνύματα θα παραδοθούν σε φακέλους στον διακομιστή IMAP. Πρέπει να εγγραφείτε στα Εισερχόμενα και σε μηνύματα email από τα Εισερχόμενα στον διακομιστή IMAP. Αρχικά, το Outlook θα εμφανίζει μόνο κεφαλίδες μηνυμάτων. Για να κάνετε λήψη ορισμένων μηνυμάτων στον υπολογιστή σας, πρέπει να επισημάνετε τις κεφαλίδες τους. Αυτά τα μηνύματα εμφανίζονται στην ομάδα IMAP_server_name του φακέλου Εισερχόμενα που βρίσκεται Λίστα φακέλων V Μεταβατικές περιοχές. Όταν διαγράφετε ένα στοιχείο από την ομάδα IMAP_server_name στα Εισερχόμενα, το μήνυμα εμφανίζεται διαγραμμένο και μετά από λίγο διαγράφεται από τον διακομιστή IMAP.
• Φάκελοι για αρχειοθέτηση και οργάνωση αντικειμένων – Όταν εκτελείτε το AutoArchive για αρχειοθέτηση στοιχείων, το Microsoft Outlook δημιουργεί αυτόματα έναν φάκελο φακέλων αρχειοθέτησης. Αυτός ο φάκελος αποθηκεύει αρχειοθετημένα στοιχεία του Microsoft Outlook. Τυχόν πρόσθετα αρχεία δεδομένων που δημιουργεί ο χρήστης για την οργάνωση στοιχείων, και οι φάκελοι που περιέχουν, προστίθενται στην ομάδα Προσωπικοί φάκελοι στη λίστα φακέλων στο Μεταβατικές περιοχές.
• Κανονικοί και κοινόχρηστοι προσωπικοί φάκελοι – Οι τυπικοί φάκελοι που συζητήθηκαν παραπάνω και οι φάκελοι που δημιουργήθηκαν σε ένα γραμματοκιβώτιο στο διακομιστή σε ένα αρχείο προσωπικών φακέλων (.pst) ή σε ένα αρχείο φακέλων εκτός σύνδεσης (.ost) είναι προσωπικοί φάκελοι στους οποίους μόνο εσείς έχετε πρόσβαση. Ωστόσο, εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Outlook με τον Microsoft Exchange Server, μπορείτε να κάνετε το προσωπικό σας γραμματοκιβώτιο δημόσιο ορίζοντας δικαιώματα φακέλου ή ορίζοντας έναν εκπρόσωπο.
• Δημόσιοι φάκελοι – Οι δημόσιοι φάκελοι είναι μια ξεχωριστή θέση έξω από το γραμματοκιβώτιό τους, όπου οι χρήστες του Microsoft Exchange μπορούν να δημιουργήσουν και να προβάλουν στοιχεία του Microsoft Outlook που σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο θέμα ή έργο. Εάν οι δημόσιοι φάκελοι επιτρέπονται από τον διαχειριστή του διακομιστή Exchange, θα εμφανιστούν στην ομάδα Δημόσιοι φάκελοι στη λίστα φακέλων στο παράθυρο περιήγησης. Εάν έχετε τα απαραίτητα δικαιώματα, μπορείτε να ανοίξετε έναν ξεχωριστό κοινόχρηστο φάκελο για να προβάλετε και να προσθέσετε περιεχόμενο ή μπορείτε να δημιουργήσετε τους δικούς σας κοινόχρηστους φακέλους και να δώσετε δικαιώματα σε άλλους χρήστες να τους χρησιμοποιούν. Τα στοιχεία σε έναν ανοιχτό δημόσιο φάκελο εμφανίζονται το ίδιο με τα στοιχεία ενός προσωπικού γραμματοκιβωτίου.
• Φάκελοι αναζήτησης – Οι φάκελοι αναζήτησης είναι εικονικοί φάκελοι που περιέχουν αναπαραστάσεις στοιχείων email που πληρούν συγκεκριμένα κριτήρια αναζήτησης. Όταν δημιουργείτε έναν φάκελο αναζήτησης, σας δίνεται ένα σύνολο προκαθορισμένων επιλογών, όπως "Μηνύματα με συνημμένα" ή "Μηνύματα από συγκεκριμένα άτομα". Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε τους δικούς σας φακέλους αναζήτησης καθορίζοντας τα δικά σας κριτήρια αναζήτησης που πρέπει να πληρούν τα μηνύματα email που εισέρχονται στο φάκελο. Κάθε φάκελος αναζήτησης είναι μια έγκαιρη ενημερωμένη λίστα αποτελεσμάτων αναζήτησης σε όλους τους φακέλους.

Δημιουργία φακέλου

1. Επιλέξτε από το μενού Αρχείοομάδα Δημιουργώκαι μετά την εντολή Ντοσιέ.
2. Στο πεδίο Όνομα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το φάκελο.
3. Στη λίστα Περιεχόμενα φακέλουεπιλέξτε τον τύπο του φακέλου που θέλετε να δημιουργήσετε.
4. Στη λίστα Τοποθέτηση φακέλου στη λίστα, επιλέξτε μια θέση φακέλου.

Αντιγραφή φακέλου

1. Στο μενού Πηγαίνωεπιλέξτε ομάδα Λίστα φακέλων.
2. Τοποθετήστε το μενού Αρχείο στην εντολή Φάκελος και επιλέξτε την εντολή Αντιγραφή "όνομα φακέλου".
3. Επιλέξτε τη θέση στη λίστα όπου θέλετε να αντιγράψετε το φάκελο.

Μετακίνηση φακέλου

1. Στο μενού Πηγαίνωεπιλέξτε ομάδα Λίστα φακέλων.
2. Από τη λίστα φακέλων στο παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε το φάκελο που θέλετε να μετακινήσετε.
3. Επιλέξτε από το μενού Αρχείοομάδα Ντοσιέκαι μετά την εντολή Μετακίνηση ονόματος φακέλου.
4. Κάντε κλικ στη θέση στη λίστα όπου θέλετε να μετακινήσετε τον φάκελο ή κάντε κλικ στο κουμπί Νέο για να δημιουργήσετε έναν φάκελο στον οποίο θα μετακινηθεί ο επιλεγμένος φάκελος.

Οι φάκελοι αναζήτησης δεν μπορούν να μετακινηθούν επειδή είναι εικονικοί φάκελοι που περιέχουν αναπαραστάσεις στοιχείων που πληρούν συγκεκριμένα κριτήρια αναζήτησης.

Μετονομασία φακέλου

1. Στη λίστα φακέλων, κάντε κλικ στο φάκελο που θέλετε να μετονομάσετε.
2. Επιλέξτε από το μενού Αρχείοομάδα Ντοσιέκαι μετά την εντολή Μετονομασία φακέλου "όνομα φακέλου".
3. Εισαγάγετε ένα νέο όνομα φακέλου.

Διαγραφή φακέλου

1. Στο μενού Πηγαίνωεπιλέξτε ομάδα Λίστα φακέλων.
2. Στη λίστα των φακέλων στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στο φάκελο που θέλετε να διαγράψετε.
3. Στο μενού περιβάλλοντος, επιλέξτε την εντολή Διαγραφή ονόματος φακέλου.

Όταν διαγράφετε έναν φάκελο αναζήτησης, διαγράφεται μόνο ο φάκελος και όχι τα στοιχεία που εμφανίζονται σε αυτόν.

Μετακινήστε ένα στοιχείο σε άλλο φάκελο

1. Επιλέξτε το στοιχείο που θέλετε να μετακινήσετε.
2. Κάντε κλικ στο κουμπί Μετακίνηση σε φάκελο και κάντε κλικ στο όνομα του φακέλου στον οποίο θέλετε να μετακινήσετε το στοιχείο. Η λίστα συντάσσεται από τα ονόματα των φακέλων στους οποίους τα στοιχεία έχουν ήδη μετακινηθεί.
3. Εάν ο φάκελος που χρειάζεστε δεν βρίσκεται στη λίστα, επιλέξτε την εντολή Μετακίνησε στο φάκελοκαι κάντε κλικ στο φάκελο.

Απόκρυψη όλων των φακέλων

Για να προβάλετε μια λίστα φακέλων, επιλέξτε από το μενού Πηγαίνωομάδα Λίστα φακέλων. Για να αναπτύξετε φακέλους και να προβάλετε υποφακέλους, κάντε κλικ στο κουμπί "+" για να συμπτύξετε τους φακέλους και να αποκρύψετε τους υποφακέλους, κάντε κλικ στο κουμπί "-". Σημειώστε ότι:

• περιοχή Αγαπημένοι φάκελοιδιατίθεται μόνο στην περιοχή Ταχυδρομείο. Περιοχή Αγαπημένοι φάκελοιδεν μπορεί να μετακινηθεί ή να κρυφτεί, ούτε να αλλάξει το μέγεθός του. Μόνο οι φάκελοι αλληλογραφίας μπορούν να αφαιρεθούν ή να προστεθούν στον φάκελο Αγαπημένοι φάκελοι. Δεν είναι δυνατή η εμφάνιση της περιοχής Αγαπημένοι φάκελοισε άλλες περιοχές, για παράδειγμα στην περιοχή Λίστα φακέλων;
• περιοχή Λίστα φακέλωνδεν μπορεί να μετακινηθεί, αλλά το μέγεθός του μπορεί να αλλάξει.
• Εάν θέλετε να εμφανίζονται πάντα όλοι οι φάκελοι, όχι μόνο οι φάκελοι αλληλογραφίας, αντικαταστήστε το κουμπί Λίστα φακέλων με ένα μεγάλο κουμπί και είτε τοποθετήστε το πάνω από το κουμπί Αλληλογραφία είτε αφαιρέστε το κουμπί Αλληλογραφία από το παράθυρο πλοήγησης.

Αντιγράψτε μια διάταξη φακέλου

Μια διάταξη φακέλου είναι τα συγκεκριμένα δικαιώματα, κανόνες, φόρμες, προβολές και περιγραφή του φακέλου.

1. Στο μενού Πηγαίνωεπιλέξτε ομάδα Λίστα φακέλων.
2. Από τη λίστα φακέλων, επιλέξτε το φάκελο που θέλετε να αντιγράψετε.
3. Από το μενού Αρχείο, επιλέξτε Φάκελος και κάντε κλικ Αντιγραφή διάταξης φακέλου.
4. Επιλέξτε από τη λίστα Δομή αντιγραφήςφακέλους αρχικός φάκελος.
5. Στην ομάδα Αντιγραφή, επιλέξτε τις ιδιότητες του φακέλου προέλευσης που θέλετε να αντιγράψετε.

Καθορισμός μεγέθους φακέλου

Εάν ένας φάκελος περιέχει υποφακέλους, το Microsoft Outlook εμφανίζει τα μεγέθη όλων των υποφακέλων και το συνολικό τους μέγεθος. Εάν χρησιμοποιείτε λογαριασμό διακομιστή Microsoft Exchange σε λειτουργία Cached Exchange Server, μπορείτε να δείτε το μέγεθος του αρχείου φακέλων εκτός σύνδεσης (.ost) (καρτέλα Τοπικά δεδομένα) και του γραμματοκιβωτίου που βρίσκεται στο διακομιστή (καρτέλα Δεδομένα διακομιστή). Τα αρχεία δεδομένων που είναι αποθηκευμένα στον τοπικό υπολογιστή, όπως τα αρχεία φακέλων χωρίς σύνδεση (.ost), δεν είναι τόσο αποτελεσματικά όσο οι αποθήκες δεδομένων στον διακομιστή, επομένως το μέγεθος του αρχείου δεδομένων στον τοπικό υπολογιστή θα είναι μεγαλύτερο από το καθορισμένο μέγεθος γραμματοκιβωτίου. Το μέγεθος του φακέλου δεν μπορεί να υπολογιστεί για φακέλους αναζήτησης, επειδή είναι εικονικοί φάκελοι που περιέχουν προβολές στοιχείων που πληρούν ορισμένα κριτήρια. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στο φάκελο που θέλετε να διαστασιολογήσετε και επιλέξτε Ιδιότητεςκαι κάντε κλικ στο κουμπί "Μέγεθος φακέλου".

Για να προβάλετε το μέγεθος οποιωνδήποτε φακέλων εκτός από τους φακέλους αναζήτησης, στη λίστα φακέλων στο παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε Μεγέθη φακέλων.

Άδειασμα του φακέλου Διαγραμμένα

• Αυτόματος καθαρισμός φακέλου Διαγράφηκε.
  1. Στο μενού Υπηρεσίαεπιλέξτε ομάδα Επιλογέςκαι μετά την καρτέλα Επιπροσθέτως.
  2. Επιλέξτε το πλαίσιο.
  3. Εάν είναι απαραίτητο, απενεργοποιήστε την ειδοποίηση πριν αδειάσει αυτόματα ο φάκελος Διαγραμμένα.
  4. Επιλέξτε από το μενού Υπηρεσίαομάδα Επιλογέςκαι ανοίξτε την καρτέλα Επιπροσθέτως.
  5. Καταργήστε την επιλογή του πλαισίου. Για να απενεργοποιήσετε την αυτόματη εκκαθάριση φακέλων Διαγράφηκε, καταργήστε την επιλογή Αδειάστε το φάκελο "Διαγραμμένα" κατά την έξοδο.
• Χειροκίνητο άδειασμα του φακέλου Διαγραμμένα.
  1. Στο μενού Πηγαίνωεπιλέξτε ομάδα Λίστα φακέλων.
  2. Στη λίστα φακέλων, κάντε δεξί κλικ στο φάκελο Διαγραμμένα στοιχεία και επιλέξτε την εντολή από το μενού περιβάλλοντος Αδειάστε το φάκελο Διαγραμμένα.

Απενεργοποιήστε την ειδοποίηση πριν αδειάσει αυτόματα ο φάκελος Διαγραμμένα

1. Στο μενού Υπηρεσίαεπιλέξτε ομάδα Επιλογέςκαι μετά την καρτέλα Επιπροσθέτως.
2. Κάντε κλικ στο κουμπί "Επιλογές για προχωρημένους".
3. Καταργήστε την επιλογή Εμφάνιση προειδοποίησης πριν από τη διαγραφή στοιχείων.

Εκχώρηση αρχικής σελίδας σε φάκελο

Κάντε δεξί κλικ στο φάκελο στον οποίο θέλετε να αντιστοιχίσετε την αρχική σελίδα του φακέλου, επιλέξτε την εντολή από το μενού περιβάλλοντος Ιδιότητεςκαι ανοίξτε την καρτέλα "Αρχική σελίδα". Στο πεδίο Διεύθυνση, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση της ιστοσελίδας που θα χρησιμοποιηθεί ως αρχική σελίδα του φακέλου ή κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση και επιλέξτε μια σελίδα από τη λίστα. Για να εμφανίσετε μια ιστοσελίδα όταν κάνετε κλικ σε έναν φάκελο, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση αρχικής σελίδας από προεπιλογή.

Αφού αντιστοιχίσετε μια νέα αρχική σελίδα σε έναν φάκελο, μπορείτε να επαναφέρετε τις αρχικές ρυθμίσεις, όπως την αρχική σελίδα του φακέλου που ορίστηκε ως προεπιλεγμένη αρχική σελίδα από τον διαχειριστή του συστήματός σας, κάνοντας κλικ στο κουμπί Επαναφορά προεπιλογών.

29.03.2015

Γενικές πληροφορίες για το Outlook

Το Microsoft Outlook 2010 παρέχει υψηλής ποιότητας εργασιακή και προσωπική διαχείριση email σε περισσότερους από 500 εκατομμύρια χρήστες του Microsoft Office παγκοσμίως. Η έκδοση του Outlook 2010 συνοδεύεται από ένα πλούσιο σύνολο λειτουργιών που σας βοηθούν να παραμένετε συνδεδεμένοι στην εργασία, στο σπίτι και στο σχολείο.

Η νέα εμφάνιση του Outlook 2010 και οι βελτιωμένες δυνατότητες για email, αναζήτηση, επικοινωνία και κοινωνική δικτύωση σάς δίνουν μια κορυφαία ικανότητα να είστε παραγωγικοί και να παραμένετε συνδεδεμένοι με τους συναδέλφους και την οικογένειά σας.

Προσθήκη λογαριασμού email

Για να στείλετε και να λάβετε μηνύματα χρησιμοποιώντας το Outlook 2010, πρέπει να προσθέσετε έναν λογαριασμό email στο πρόγραμμα και να τον ρυθμίσετε. Εάν χρησιμοποιούσατε μια παλαιότερη έκδοση του Microsoft Outlook στον ίδιο υπολογιστή με το Outlook 2010, οι ρυθμίσεις του λογαριασμού σας εισάγονται αυτόματα.

Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook για πρώτη φορά ή εγκαθιστάτε το Outlook 2010 σε νέο υπολογιστή, η Αυτόματη ρύθμιση λογαριασμού ξεκινά αυτόματα για να σας βοηθήσει να διαμορφώσετε τους λογαριασμούς email σας. Το μόνο που χρειάζεται να ρυθμίσετε είναι το όνομα, η διεύθυνση email και ο κωδικός πρόσβασής σας. Εάν δεν μπορείτε να ρυθμίσετε αυτόματα τον λογαριασμό αλληλογραφίας σας, θα πρέπει να εισαγάγετε μη αυτόματα τις απαιτούμενες πληροφορίες.

Ανοίξτε την καρτέλα Αρχείο.

Στο κεφάλαιο Πληροφορίες λογαριασμούκάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη λογαριασμού.

Ρύθμιση email του Outlook.

Σημείωση:Για οδηγίες σχετικά με την προσθήκη ενός λογαριασμού Outlook.com (πρώην Hotmail), ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη λογαριασμού Outlook.com στο Outlook για Windows.

Συντάξτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Το Outlook 2010 σάς επιτρέπει να στέλνετε μηνύματα σε έναν ή περισσότερους παραλήπτες χρησιμοποιώντας ένα ευρύ φάσμα δυνατοτήτων και ρυθμίσεων.

Επιλέξτε προβολή Ταχυδρομείο, μεταβείτε στην καρτέλα Σπίτικαι στην ομάδα Δημιουργώκάντε κλικ στην εντολή Δημιουργήστε ένα μήνυμα.

Συντόμευση πληκτρολογίου.Για να συντάξετε ένα μήνυμα email, πατήστε CTRL+SHIFT+M.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία μηνυμάτων email.

Προωθήστε ή απαντήστε σε ένα μήνυμα email

Στην καρτέλα Σπίτιή Μήνυμαστην Ομάδα Απάντησηκάντε κλικ στην εντολή Απάντηση, Απάντηση σε όλουςή Προς τα εμπρός.

Σημείωση:Το όνομα της καρτέλας εξαρτάται από το εάν το μήνυμα είναι επιλεγμένο στη λίστα μηνυμάτων ή αν είναι ανοιχτό σε ξεχωριστό παράθυρο.

Για να αφαιρέσετε ένα όνομα από πεδία Σε ποιονΚαι αντίγραφο, κάντε κλικ σε αυτό και πατήστε DELETE. Για να προσθέσετε έναν παραλήπτη, κάντε κλικ στο πεδίο Σε ποιον, αντίγραφοή ΣΚκαι εισάγετε ένα όνομα.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Απάντηση ή προώθηση μηνύματος email.

Προσθήκη συνημμένου σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Μπορείτε να επισυνάψετε αρχεία σε μηνύματα email. Μπορείτε επίσης να επισυνάψετε άλλα στοιχεία του Outlook στα email που στέλνετε, όπως μηνύματα, επαφές ή εργασίες.

Δημιουργήστε ένα μήνυμα ή ανοίξτε ένα υπάρχον και κάντε κλικ στην εντολή Απάντηση, Απάντηση σε όλουςή Προς τα εμπρός.

Στο παράθυρο μηνυμάτων στην καρτέλα Μήνυμαστην Ομάδα Ανάβωεπιλέξτε ομάδα Επισυνάψετε το αρχείο.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Επισύναψη αρχείου ή άλλου στοιχείου σε μήνυμα email.

Ανοίξτε ή αποθηκεύστε ένα συνημμένο από ένα μήνυμα email

Μπορείτε να ανοίξετε ένα συνημμένο από το παράθυρο ανάγνωσης ή ένα ανοιχτό παράθυρο μηνυμάτων. Μόλις ανοίξετε και προβάλετε το συνημμένο, μπορείτε να το αποθηκεύσετε στον σκληρό σας δίσκο. Εάν ένα μήνυμα περιέχει πολλά συνημμένα, μπορείτε να τα αποθηκεύσετε μαζί ή ένα κάθε φορά.

Άνοιγμα συνημμένου

Κάντε διπλό κλικ στο συνημμένο.

Αποθήκευση συνημμένου

Κάντε κλικ σε ένα συνημμένο στο παράθυρο ανάγνωσης ή σε ένα ανοιχτό μήνυμα.

Στην καρτέλα Συνημμέναστην Ομάδα Ενέργειεςκάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση ως. Μπορείτε επίσης να κάνετε δεξί κλικ στο συνημμένο και να επιλέξετε Αποθήκευση ως.

Για περισσότερες πληροφορίες, δείτε Άνοιγμα και αποθήκευση συνημμένων.

Προσθήκη υπογραφής σε μηνύματα

Δημιουργήστε προσαρμοσμένες υπογραφές που θα εμφανίζονται στα μηνύματα που στέλνετε. Αυτές οι υπογραφές μπορεί να περιέχουν κείμενο, εικόνες, μια ηλεκτρονική επαγγελματική κάρτα, ένα λογότυπο ή ακόμα και μια εικόνα χειρόγραφης υπογραφής.

Δημιουργία υπογραφής

Προσθήκη υπογραφής

Στο νέο παράθυρο μηνύματος στην καρτέλα Μήνυμαστην Ομάδα Ανάβωκάντε κλικ στην εντολή Υπογραφήκαι επιλέξτε την υπογραφή που θέλετε.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία υπογραφής και προσθήκη της στα μηνύματα.

Δημιουργήστε ένα ραντεβού στο ημερολόγιό σας

Οι συσκέψεις είναι συμβάντα που διαθέτουν χρόνο στο ημερολόγιο ενός χρήστη και δεν απαιτούν πρόσκληση άλλων ή κράτηση πόρων.

Επιλέξτε προβολή Ημερολόγιοκαι στην καρτέλα Σπίτιστην Ομάδα Δημιουργώκάντε κλικ στην εντολή Δημιουργήστε μια συνάντηση. Μια άλλη επιλογή είναι να κάνετε δεξί κλικ σε ένα μπλοκ του χρόνου στο πλέγμα του ημερολογίου και να επιλέξετε Δημιουργήστε μια συνάντηση.

Συντόμευση πληκτρολογίου.Για να δημιουργήσετε μια συνάντηση, πατήστε CTRL+SHIFT+A.

Για περισσότερες πληροφορίες, δείτε Προγραμματισμός συνάντησης.

Μια συνάντηση είναι μια συνάντηση που περιλαμβάνει άλλα άτομα και μπορεί να περιλαμβάνει τη χρήση πόρων, όπως αίθουσες συνεδριάσεων. Οι απαντήσεις στις προσκλήσεις σας σε σύσκεψη εμφανίζονται στο φάκελο Inbox.

Επιλέξτε προβολή Ημερολόγιοκαι στην καρτέλα Σπίτιστην Ομάδα Δημιουργώκάντε κλικ στην εντολή Δημιουργήστε μια συνάντηση.

Συντόμευση πληκτρολογίου.Για να δημιουργήσετε μια πρόσκληση σε σύσκεψη από οποιονδήποτε φάκελο του Outlook, πατήστε CTRL+SHIFT+Q.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προγραμματισμός συνάντησης με άλλα άτομα.

Ρύθμιση υπενθυμίσεων

Μπορείτε να ορίσετε και να ακυρώσετε υπενθυμίσεις για διάφορα στοιχεία, συμπεριλαμβανομένων των email, των συναντήσεων και των επαφών.

Για συναντήσεις ή συναντήσεις

Ανοίξτε το απαιτούμενο στοιχείο και στην καρτέλα Συνάντησηή Συνάντησηστην Ομάδα Επιλογέςεπιλέξτε από την αναπτυσσόμενη λίστα Υπενθύμιση. Στη συνέχεια, επιλέξτε πόσο καιρό πριν από το ραντεβού ή τη συνάντησή σας θέλετε να εμφανίζεται η υπενθύμιση. Για να απενεργοποιήσετε την υπενθύμιση, επιλέξτε μια επιλογή Οχι.

Για email, επαφές και εργασίες

Για περισσότερες πληροφορίες, δείτε το άρθρο