Γιατί να δημιουργήσετε οργανωτικά αρχεία; Πρότυπα για τη διευθέτηση εγκαταστάσεων αποθήκευσης. Τα μεγαλύτερα αρχεία

Ο νόμος υποχρεώνει την εταιρεία να λάβει μέτρα για την αποθήκευση εγγράφων που δημιουργούνται στις δραστηριότητές της. Έτσι, τα έγγραφα για το προσωπικό με το οποίο συνεργάζεται το τμήμα προσωπικού πρέπει να αποθηκεύονται για 75 χρόνια μετά την απόλυση ενός υπαλλήλου (ρήτρα 6 των Κανονισμών για το Αρχειακό Ταμείο της Ρωσικής Ομοσπονδίας, που εγκρίθηκε με Διάταγμα του Προέδρου της Ρωσικής Ομοσπονδίας του Μαρτίου 17, 1994 Νο. 552). Και η διαταγή της κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 21ης ​​Μαρτίου 1994 Νο. 358-R «Σχετικά με τη βελτίωση της ασφάλειας των εγγράφων στο προσωπικό» συνέστησε στις εταιρείες, ανεξάρτητα από τη μορφή ιδιοκτησίας τους, να περιλαμβάνουν ειδικές ρήτρες στους καταστατικούς τους (κανονισμούς) . Πρέπει να διευκρινίζουν όλα τα θέματα που σχετίζονται με την καταγραφή και την ασφάλεια των εγγράφων στο προσωπικό και την έγκαιρη μεταφορά τους για αποθήκευση σε περίπτωση εκκαθάρισης νομικής οντότητας. Ως εκ τούτου, κάθε εταιρεία πρέπει να αναπτύξει ένα σύνολο μέτρων που διασφαλίζουν τις συνθήκες για την αποθήκευση εγγράφων.

Είναι καλύτερο να δημιουργήσετε ένα αρχείο για αυτούς τους σκοπούς και να ρυθμίσετε τις αρμοδιότητές του σε τοπικό επίπεδο (να αναπτύξετε έναν Κανονισμό για το αρχείο της εταιρείας). Οι Βασικοί Κανόνες για τη Λειτουργία Οργανωτικών Αρχείων (που εγκρίθηκαν με την απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου του Rosarkhiv της 6ης Φεβρουαρίου 2002) θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε ένα αρχείο. Επιπλέον, διατάξεις για την αποθήκευση των εγγράφων περιέχονται στον ομοσπονδιακό νόμο της 8ης Φεβρουαρίου 1998 αριθ. «Περί Μετοχικών Εταιρειών» (Άρθρο 89). Αυτοί οι κανονισμοί ορίζουν ποια έγγραφα πρέπει να τηρούν οι επιχειρήσεις.

Δεν μπορεί μια εταιρεία να δημιουργήσει το δικό της αρχείο;

Μπορεί. Η παράγραφος 2 του άρθρου 13 του Ομοσπονδιακού Νόμου για την Αρχειοθέτηση στη Ρωσική Ομοσπονδία της 22ας Οκτωβρίου 2004 Αρ. 125-FZ ορίζει ότι οι εταιρείες έχουν το δικαίωμα (και όχι την υποχρέωση) να δημιουργούν αρχεία με σκοπό την αποθήκευση αρχειακών εγγράφων που δημιουργούνται στο διαδικασία των δραστηριοτήτων τους. Εάν μια εταιρεία δεν δημιουργήσει το δικό της αρχείο, μπορεί να μεταφέρει τα έγγραφά της για αποθήκευση στο κρατικό αρχείο (ρήτρα 20 των Κανονισμών για το Αρχειακό Ταμείο της Ρωσικής Ομοσπονδίας). Στην περίπτωση αυτή, η εταιρεία συνάπτει συμφωνία με τον φορέα της Κρατικής Αρχειακής Υπηρεσίας για τη μεταφορά εγγράφων για κρατική αποθήκευση.

Η παραβίαση των κανόνων αποθήκευσης, απόκτησης, καταγραφής ή χρήσης αρχειακών εγγράφων υπόκειται σε διοικητική ευθύνη.

Ποινές - προειδοποίηση ή διοικητικό πρόστιμο από 300 έως 500 ρούβλια (άρθρο 13.20 του Κώδικα Διοικητικών Αδικημάτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας). Την ευθύνη για τη σωστή αποθήκευση της αρχειακής τεκμηρίωσης φέρει ένας υπάλληλος της αρχειακής υπηρεσίας ή άλλο άτομο που έχει την κατάλληλη εξουσία. Και εάν η εταιρεία δεν έχει άτομο υπεύθυνο για την αποθήκευση εγγράφων, ο επικεφαλής της εταιρείας είναι υπεύθυνος για την ασφάλεια των εγγράφων.

Σε περίπτωση εκκαθάρισης μιας εταιρείας, πού αποστέλλονται τα έγγραφά της για αποθήκευση;

Όταν μια εταιρεία εκκαθαρίζεται, τα έγγραφα μεταφέρονται σε ανώτερο οργανισμό ή νόμιμο διάδοχο. Σε περίπτωση απουσίας τους (για παράδειγμα, ως αποτέλεσμα πτώχευσης) - για αποθήκευση στο κρατικό ή δημοτικό αρχείο. Πριν από τη μεταφορά υποθέσεων, είναι υποχρεωτικός ο έλεγχος της διαθεσιμότητας των εγγράφων, καθώς και η επιστημονική και τεχνική επεξεργασία τους. Τα έγγραφα μεταφέρονται στον διάδοχο οργανισμό ή στο κρατικό (δημοτικό) αρχείο μόνο σύμφωνα με τις απογραφές. Με βάση τα αποτελέσματα της μεταβίβασης συντάσσεται πράξη του καθιερωμένου εντύπου, στην οποία καταγράφεται ο αριθμός και η τεχνική κατάσταση των διαβιβαζόμενων υποθέσεων και σημειώνεται η απουσία υποθέσεων. Και η απογραφή των υποθέσεων επισυνάπτεται στην πράξη, η οποία υπογράφεται είτε από τον πρόεδρο της εκκαθαριστικής επιτροπής είτε από τον σύνδικο πτώχευσης.

Ποια έγγραφα σχετίζονται με έγγραφα προσωπικού;

Συνήθως εννοούν μόνο μια μικρή ομάδα εγγράφων - παραγγελίες προσωπικού, προσωπικούς φακέλους, προσωπικές κάρτες του εντύπου Νο. Τ-2, προσωπικούς λογαριασμούς, καταστάσεις μισθοδοσίας, συμβάσεις εργασίας.

Αλλά εκτός από αυτό, τα έγγραφα προσωπικού περιλαμβάνουν:

• έγγραφα που επιβεβαιώνουν την ολοκλήρωση των σπουδών και επιβεβαιώνουν την ληφθείσα εκπαίδευση (διπλώματα, πιστοποιητικά κ.λπ.)·
• έγγραφα για την πιστοποίηση και τον καθορισμό των προσόντων (φύλλα βεβαίωσης και προσόντων, πιστοποιητικά, πρακτικά της συνεδρίασης της επιτροπής πιστοποίησης κ.λπ.)·
• έγγραφα που επιβεβαιώνουν τις επιβλαβείς συνθήκες παραγωγής ·
• λίστες εργαζομένων που δικαιούνται προνομιακή σύνταξη (έγγραφα: αιτήσεις, πιστοποιητικά, ερωτηματολόγια).
• Έντυπα καταγραφής εκδοθέντων εγγράφων (περιοδικά, βιβλία), καταχωρίσεις στα οποία μπορούν να χρησιμεύσουν ως βάση για την επιβεβαίωση της εργασιακής εμπειρίας, της εκπαίδευσης ή των παροχών.

Σχεδόν όλοι οι τύποι εγγράφων προσωπικού παρατίθενται στη Λίστα πρότυπα έγγραφα διαχείρισης, που σχηματίστηκε στις δραστηριότητες των οργανισμών, υποδεικνύοντας περιόδους αποθήκευσης, που εγκρίθηκαν από το Ομοσπονδιακό Αρχείο στις 6 Οκτωβρίου 2000.

Είναι δυνατή η αποθήκευση εγγράφων προσωπικού μαζί με άλλα έγγραφα της εταιρείας;

Τα έγγραφα για το προσωπικό στο αρχείο θα πρέπει να αποθηκεύονται χωριστά από άλλα έγγραφα. Η καλύτερη επιλογή είναι να δημιουργήσετε εξειδικευμένη αποθήκευση για αυτά. Εάν η εταιρεία δεν έχει τέτοια δυνατότητα, είναι απαραίτητο να διασφαλιστεί η απομονωμένη αποθήκευση εγγράφων στο προσωπικό σε κλειδωμένα ντουλάπια, χρηματοκιβώτια κ.λπ. σε κοινό χώρο αποθήκευσης. Αυτό εξηγείται από το γεγονός ότι τέτοια έγγραφα είναι εμπιστευτικά και πρόσβαση σε αυτά πρέπει να περιορίζεται αυστηρά (βλ. κεφάλαιο «Κανονισμοί για την προστασία των προσωπικών δεδομένων»).

Βασικές τεχνικές απαιτήσεις για το αρχείο

Η αίθουσα του αρχείου πρέπει να είναι απομονωμένη και εξοπλισμένη με συναγερμούς ασφαλείας και πυρκαγιάς. Πρέπει να πληροί βασικές απαιτήσεις πυρασφάλειας. Οι απαιτούμενες διαστάσεις του δωματίου για την τοποθέτηση εγγράφων, συμπεριλαμβανομένων εκείνων για το προσωπικό, είναι αρκετά εύκολο να υπολογιστούν με βάση τις διαστάσεις (μήκος) του ραφιού αρχείου και το μέσο πάχος (1-1,5 cm) μιας τυπικής θήκης, λαμβάνοντας υπόψη ότι μια τυπική σχάρα αρχειοθέτησης έχει ύψος 2 m. 30 cm έχει 12 τέτοια ράφια. Η απόσταση εργασίας μεταξύ των ραφιών πρέπει να είναι τουλάχιστον 75 cm και οι κύριοι διάδρομοι (μεταξύ σειρών ραφιών) - 120 cm (ρήτρα 4.4.2.2 των Βασικών Κανόνων για τη Λειτουργία των Αρχείων Οργανισμού). Η περιοχή που καταλαμβάνουν τα μεταλλικά ντουλάπια και τα χρηματοκιβώτια, καθώς και ο μέσος όρος των θηκών που μπορούν να τοποθετηθούν σε αυτά, εξετάζεται χωριστά. Έχοντας πραγματοποιήσει όλους αυτούς τους υπολογισμούς, μπορείτε να υποδείξετε με ακρίβεια ποιες περιοχές αποθήκευσης αρχείων χρειάζεστε για να φιλοξενήσετε έγγραφα.

Προετοιμασία αρχείων για αρχειοθέτηση

Η προετοιμασία των εγγράφων για κατάθεση στο αρχείο περιλαμβάνει τις ακόλουθες διαδικασίες:

• σχηματισμός και καταχώριση υποθέσεων μετά την ολοκλήρωση και στις τρέχουσες εργασίες γραφείου (βλ. κεφάλαιο «Σχηματισμός και καταχώριση υποθέσεων»).
• εξέταση της αξίας των εγγράφων και των φακέλων·
• περιγραφή των υποθέσεων που μεταφέρθηκαν στο αρχείο της εταιρείας·
• μεταφορά εγγράφων στο αρχείο της εταιρείας.

Δημιουργήστε εντολές για προσωπικό που έχει διαφορετικές περιόδους αποθήκευσης σε διαφορετικά αρχεία, διαφορετικά θα υπάρξουν προβλήματα με τη μεταφορά τέτοιων μικτών αρχείων σε αρχειακό χώρο αποθήκευσης.

Από την αρχή, εκχωρήστε παραγγελίες με διάρκεια ζωής 75 ετών (με προσλήψεις, μετατάξεις, μετεγκατάσταση, μπόνους κ.λπ.) και διάρκεια ζωής 5 ετών (σε επαγγελματικά ταξίδια, διακοπές, υπηρεσία κ.λπ.) με διαφορετικούς αριθμούς, έτσι ώστε να διευκολύνεται ο σχηματισμός τους σε διαφορετικές περιπτώσεις.

Εξέταση της αξίας εγγράφων και φακέλων

Η εξέταση της αξίας εγγράφων και αρχείων είναι η μελέτη εγγράφων και αρχείων με σκοπό τον καθορισμό των περιόδων αποθήκευσης και την επιλογή για μόνιμη αποθήκευση (ρήτρα 2.1.1 των Βασικών Κανόνων Λειτουργίας Οργανωτικών Αρχείων).

Η εξέταση πραγματοποιείται σε διάφορα στάδια:

• κατά τη σύνταξη ονοματολογίας περιπτώσεων και τον καθορισμό της περιόδου αποθήκευσης για κάθε περίπτωση που περιλαμβάνεται στην ονοματολογία·
• στη διαδικασία σχηματισμού υποθέσεων·
• κατά την προετοιμασία θήκης για μεταφορά σε αρχειακό χώρο αποθήκευσης.

Κατά την εξέταση, κάθε περίπτωση πρέπει να εξετάζεται για όλα τα φύλλα που περιλαμβάνονται σε αυτήν. Διπλότυπα αντίγραφα εγγράφων, προσχέδια, αντίγραφα μη επικυρωμένα σύμφωνα με την καθιερωμένη διαδικασία και έγγραφα που δεν σχετίζονται με το θέμα αφαιρούνται από την υπόθεση.

Σύνταξη απογραφών

Με βάση τα αποτελέσματα της εξέτασης της αξίας των εγγράφων, συντάσσονται απογραφές φακέλων για μόνιμη, προσωρινή αποθήκευση και προσωπικό, καθώς και πράξεις για την κατανομή για καταστροφή φακέλων που δεν υπόκεινται σε αποθήκευση (ρήτρα 2.4.1 του τους Βασικούς Κανόνες Λειτουργίας Αρχείων Οργανισμών).

Τα έντυπα των απογραφών υποθέσεων δίνονται στα Παραρτήματα 1-4 των Βασικών Κανόνων Λειτουργίας Οργανωτικών Αρχείων. Κατά τη σύνταξη των απογραφών, λάβετε υπόψη ότι, ανάλογα με τον όγκο των υποθέσεων, μπορούν να καταρτιστούν ξεχωριστές απογραφές για παραγγελίες προσωπικού και χρηματοοικονομικών εγγράφων ή για προσωπικούς φακέλους και κάρτες του εντύπου Τ-2. Κατά τη σύνταξη ενός αποθέματος, πρέπει να πληρούνται ορισμένες προϋποθέσεις:

• κάθε θήκη που περιλαμβάνεται στην απογραφή πρέπει να έχει ανεξάρτητο αύξοντα αριθμό.
• η συμπλήρωση των στηλών στην απογραφή πρέπει να αντιστοιχεί στα δεδομένα που αναγράφονται στο εξώφυλλο της υπόθεσης·
• αν στην απογραφή περιλαμβάνονται πολλές όμοιες επικεφαλίδες, τότε ο τίτλος της πρώτης περίπτωσης αναγράφεται πλήρως και η λέξη «το ίδιο» αντί των υπολοίπων».

Στο τέλος της απογραφής, γίνεται μια τελική καταγραφή που καταγράφει τον αριθμό των περιπτώσεων που περιλαμβάνονται σε αυτή την απογραφή. Μετά τη σύνταξη της απογραφής, υπογράφεται από τον συντάκτη και προσυπογράφεται από τους προϊσταμένους των δομικών μονάδων των οποίων τα έγγραφα περιλαμβάνονται στην απογραφή. Στη συνέχεια, η απογραφή συμφωνείται με την επιτροπή εμπειρογνωμόνων της εταιρείας ή, εάν η εταιρεία είναι εγγεγραμμένη σε κρατικό (δημοτικό) αρχειακό ίδρυμα, με την επιτροπή επαλήθευσης εμπειρογνωμόνων του φορέα διαχείρισης αρχείων στη συγκεκριμένη περιοχή και εγκρίνεται από τον επικεφαλής της εταιρείας. Ένα αντίγραφο ελέγχου της απογραφής των υποθέσεων που μεταφέρθηκαν στο αρχείο αποστέλλεται σε κάθε δομική μονάδα (υπηρεσία ανθρώπινου δυναμικού, λογιστήριο).

Πόσα αντίγραφα αρχείων πρέπει να υπάρχουν στα αρχεία της εταιρείας;

Θα πρέπει να υπάρχουν τουλάχιστον δύο αντίγραφα του αποθέματος στα αρχεία της εταιρείας: το ένα για εργασία και το άλλο για ασφάλεια. Θα πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι μόνο τα προσωπικά αρχεία και οι προσωπικές κάρτες Νο. Τ-2 των απολυμένων υπαλλήλων μεταφέρονται στο αρχείο. Τα αρχεία των εργαζομένων φυλάσσονται στην υπηρεσία προσωπικού.

Πώς να εργαστείτε με αιτήματα αρχειοθέτησης

Οι εργαζόμενοι που έχουν εργαστεί ποτέ για την εταιρεία μπορούν να επικοινωνήσουν με το αρχείο με ερωτήσεις σχετικά με τον τόπο εργασίας τους, τη διάρκεια υπηρεσίας και τη θέση που κατέχουν. Πληροφορίες κατόπιν αιτήματος πολιτών και φορέων παρέχονται με τη μορφή αρχειακού πιστοποιητικού, αρχειακού αντιγράφου και αρχειακού αποσπάσματος. Η ΑΡΧΕΙΟΜΕΝΗ ΑΝΑΦΟΡΑ είναι ένα έγγραφο που περιέχει αρχειακές πληροφορίες σχετικά με το αντικείμενο του αιτήματος, υποδεικνύοντας τα δεδομένα αναζήτησης των εγγράφων βάσει των οποίων συντάχθηκε. ΑΡΧΕΙΟΜΕΝΟ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ αναπαράγει το κείμενο ή την εικόνα ενός αρχειοθετημένου εγγράφου, υποδεικνύοντας τα δεδομένα αναζήτησής του. ΑΡΧΕΙΟΜΕΝΟ ΑΠΟΣΠΑΣΜΑ αναπαράγει αυτολεξεί μέρος του κειμένου ενός αρχειακού εγγράφου που σχετίζεται με ένα συγκεκριμένο θέμα, γεγονός ή πρόσωπο, υποδεικνύοντας τα δεδομένα αναζήτησης του εγγράφου (ρήτρα 8.2.1 των Βασικών Κανόνων Λειτουργίας Οργανωτικών Αρχείων).

Εάν απαιτείται αρχειακή βεβαίωση για τον μισθό που λαμβάνει ο αιτών για τα απαιτούμενα έτη, αυτή γίνεται από τον λογιστή της εταιρείας, στον οποίο ο υπάλληλος του αρχείου, εάν χρειάζεται, υποβάλλει τα απαραίτητα λογιστικά έγγραφα. Το δείγμα μισθού πρέπει να πιστοποιηθεί από λογιστή, τα υπόλοιπα στοιχεία - από αρχειονόμο. Η συνοδευτική επιστολή για το πιστοποιητικό στο επιστολόχαρτο της εταιρείας υπογράφεται μόνο από τον επικεφαλής της εταιρείας ή από πρόσωπο που τον αντικαθιστά. Τα αρχειακά πιστοποιητικά πρέπει να είναι επικυρωμένα με τη σφραγίδα της εταιρείας.

Είναι δυνατή η έκδοση αρχειακών εγγράφων για το προσωπικό σε υπαλλήλους κατόπιν αιτήματός τους;

Η διαδικασία έκδοσης τέτοιων εγγράφων για προσωρινή χρήση πρέπει να καθορίζεται είτε στους Κανονισμούς για το αρχείο της εταιρείας είτε στους Κανονισμούς για την εργασία με προσωπικά δεδομένα. Για παράδειγμα, διατυπώστε τους κανόνες ως εξής: Τα έγγραφα για το προσωπικό από το αρχείο μπορούν να εκδοθούν για προσωρινή χρήση μόνο στον εργαζόμενο στον οποίο αφορούν, στον επικεφαλής της δομικής μονάδας όπου εργάζεται ή στον επικεφαλής του οργανισμού κατόπιν γραπτών αιτημάτων τους . Άλλοι υπάλληλοι δεν έχουν πρόσβαση σε έγγραφα προσωπικού. Η αποδέσμευση των υποθέσεων από το αρχείο γίνεται μόνο με την υπογραφή του υπαλλήλου στον οποίο έχει εκδοθεί ο φάκελος, σε ημερολόγιο ή ευρετήριο καταγραφής των εκδοθέντων υποθέσεων.»

Κατεβάστε δωρεάν προγράμματα για την αυτοματοποίηση των αρχείων προσωπικού, τον υπολογισμό του χρόνου υπηρεσίας, τη ροή εγγράφων, τη λογιστική για συμβάσεις και πελάτες (σύστημα CRM)

Όνομα προγράμματος	Περιγραφή προγράμματος	Πεδίο εφαρμογής του προγράμματος
	Χαρακτηριστικά του προγράμματος: ευέλικτη στελέχωση χωρίς περιορισμό του επιπέδου ένθεσης με δυνατότητα εισαγωγής και εξαγωγής δεδομένων για υπαλλήλους από προγράμματα 1C (Λογιστική, Μισθός και Προσωπικό, Ολοκληρωμένες παραγγελίες κ.λπ.). αναφορές σε επεξεργάσιμες μορφές XLS , DOC ή ODT, ODS (ανεξάρτητα από το αν έχετε εγκαταστήσει το Microsoft Office ή το Open Office που δημιουργείται αυτόματα με βάση τις υπάρχουσες παραγγελίες για τον εργαζόμενο και το πρόγραμμα εργασίας του). Το φύλλο χρόνου έχει μια βολική διεπαφή για την επεξεργασία και την εισαγωγή των ωρών εργασίας. Όλες οι αλλαγές που έγιναν στο φύλλο χρόνου αντικατοπτρίζονται αμέσως στη ροή των εγγράφων με τη μορφή αντίστοιχων παραγγελιών, τη δυνατότητα αποθήκευσης εξωτερικών εγγράφων σε διάφορες μορφές (Word, Excel, εικόνες κ.λπ.) εντός του προγράμματος διαφορετικά ποσοστά ανά μονάδα προσωπικού, την ικανότητα ενός υπαλλήλου να εργάζεται σε διάφορες θέσεις σε έναν οργανισμό με διαφορετικά ποσοστά·	26 MB
	Ένα βολικό και απλό πρόγραμμα αρχείων προσωπικού που σας επιτρέπει να δημιουργείτε αυτόματα τα περισσότερα έγγραφα προσωπικού (πρόγραμμα προσωπικού, προσωπική κάρτα, παραγγελίες, αναφορές για το Ταμείο Συντάξεων της Ρωσίας). Τα κύρια χαρακτηριστικά του προγράμματος "Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού": αποθήκευση προσωπικών δεδομένων για κάθε εργαζόμενο σε μια βάση δεδομένων, υπολογισμός συνολικού χρόνου υπηρεσίας, συνεχής διάρκεια υπηρεσίας και διάρκεια υπηρεσίας σε μια δεδομένη επιχείρηση, λογιστική για διακοπές, λογιστική για επαγγελματικά ταξίδια, διακοπές και κίνητρα. Αυτόματη προετοιμασία χρονοδιαγραμμάτων στελέχωσης, προσωπικών καρτών και όλων των παραγγελιών προσωπικού.	2,7 MB

Συνέντευξη: Έλενα Κοντράσινα

Στη δομή μιας ποικιλίας οργανισμών, συμπεριλαμβανομένων των εκκλησιαστικών συλλόγων, υπάρχουν αρχειακά τμήματα και τμήματα. Γιατί το κράτος χρειάζεται αρχεία είναι ξεκάθαρο, αλλά γιατί τα χρειάζεται η εκκλησία - αυτό εγείρει ερωτήματα. Γιατί λοιπόν οι εκκλησίες χρειάζονται τμήματα αρχείων;

Για να απαντήσετε στην ερώτηση «γιατί», πρέπει πρώτα να αποφασίσετε τι κάνουν τα ιστορικά και αρχειακά τμήματα και παρόμοιες μονάδες. Έχουν δύο κύριες λειτουργίες - τη διατήρηση εγγράφων σε αρχειακά ταμεία, καθώς και τη διεξαγωγή ερευνητικών έργων και προγραμμάτων. Ανεξάρτητα από το αν ο οργανισμός είναι κρατικός ή όχι, και οι δύο αυτές λειτουργίες θα ανατεθούν στο αντίστοιχο τμήμα του. Το δεύτερο - η έρευνα - στις σύγχρονες πραγματικότητες, δυστυχώς, δεν πραγματοποιείται πάντα, γεγονός που δεν το ακυρώνει και δεν μειώνει στο ελάχιστο τη σημασία του.

Πράγματι, στο κράτος υπάρχουν αρκετοί οργανισμοί και τα τμήματα τους που εκτελούν αυτές τις λειτουργίες, ωστόσο, όσο μεγάλες κι αν είναι, δεν θα μπορέσουν να καλύψουν ολόκληρη την ιστορία του σήμερα. Τα κρατικά αρχεία συλλέγουν μόνο έναν ελάχιστο όγκο δεδομένων, τα περισσότερα από τα οποία σχετίζονται με τις αλληλεπιδράσεις οργανισμών και ατόμων με την κυβέρνηση, ενώ όλα τα άλλα δεν υπόκεινται σε μόνιμη αποθήκευση. Ως αποτέλεσμα, όταν εξετάζουμε την ιστορία μέσα από υλικά από κρατικά αρχεία, μπορούμε να δούμε αρκετά, αλλά όλα αυτά θα είναι μόνο ένα μικρό μέρος του τι θα μπορούσε να διατηρηθεί. Αλλά εδώ έρχονται στη διάσωση ιδιωτικές συλλογές εγγράφων, διευρύνοντας σημαντικά τις προηγουμένως απρόσιτες πτυχές της ιστορίας για τους ερευνητές.

Γιατί όμως αυτό δεν μπορεί να γίνει κεντρικά; Γιατί να δημιουργήσετε τόσα πολλά τμήματα σε διαφορετικούς οργανισμούς; Δεν μπορούμε απλώς να συμφωνήσουμε να αποθηκεύονται περισσότερα έγγραφα σε κρατικά αρχεία;

Ναι, είναι πολύ πιθανό να αυξηθεί ο όγκος των εγγράφων που αποστέλλονται σε αρχεία για μακροπρόθεσμη αποθήκευση. Ωστόσο, αυτό δεν θα εξαλείψει την ανάγκη για ειδικές μονάδες. Πρώτον, αυτά τα έγγραφα πρέπει να συλλεχθούν και δεύτερον, ο καθορισμός του τι μπορεί να ενδιαφέρει στο μέλλον είναι μια εργασία που μπορεί να χειριστεί καλύτερα μόνο ο ίδιος ο οργανισμός, του οποίου την ιστορία θέλει να διατηρήσει. Και, τέλος, τρίτον, η παρουσία πρόσθετων ραφιών σε αρχειακές εγκαταστάσεις δεν εγγυάται ακόμη ότι τα έγγραφα που είναι αποθηκευμένα σε αυτά θα βρουν τον αναγνώστη τους στο πρόσωπο ενός ιστορικού ερευνητή.

Εδώ αξίζει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στη δεύτερη λειτουργία - την έρευνα. Για να πραγματοποιήσετε οποιαδήποτε έρευνα, πρέπει πρώτα να θέσετε ερευνητικά ερωτήματα. Και αν μιλάμε για εκκλησιαστική ιστορία, είναι πιο εύκολο για τους λειτουργούς και τους εργαζομένους των εκκλησιαστικών συλλόγων να το κάνουν αυτό, επειδή είναι πιο κοντά στην καθημερινή εκκλησιαστική πρακτική και, λόγω της εγγύτητάς τους, μπορούν να καθορίσουν ποια θέματα θα είναι σχετικά και απαιτητικά. Για παράδειγμα, είναι πολύ πιο εύκολο για τους υπαλλήλους του Ιστορικού και Αρχειακού Τμήματος της Ρωσικής Ακαδημίας Τεχνών και Επιστημών να θέτουν ερωτήσεις που σχετίζονται με την προτεσταντική κοινότητα παρά για οποιονδήποτε άλλον δεν είναι Προτεστάντης. Φυσικά, για μια ποιοτική διατύπωση ενός ερευνητικού ερωτήματος απαιτείται επαγγελματική εκπαίδευση, αλλά στις περισσότερες περιπτώσεις, ευτυχώς, την έχουν υπάλληλοι ιστορικών και αρχειακών τμημάτων.

Γιατί χρειαζόμαστε ειδική εκπαίδευση για όσους σχεδιάζουν να εργαστούν σε αρχεία; Στα τμήματα ιστορίας, μελετούν την ιστορία του Αρχαίου Κόσμου, του Μεσαίωνα και των Σύγχρονων Χρόνων για πολύ καιρό και μόνο μετά από όλα αυτά περνούν στη Σύγχρονη Ιστορία. Και μέσα σε αυτό, στους φοιτητές των τμημάτων ιστορίας λένε πολλά πράγματα που δεν έχουν καμία σχέση με την εργασία σε αρχεία. Δεν θα βρεθεί αντιμέτωπος με το γεγονός ότι μετά την αποφοίτησή του θα πρέπει να «ξεχάσει όλα όσα του έμαθαν» κάποιος που θέλει να εργαστεί με αρχεία και αποφασίζει να λάβει μια εκπαίδευση ιστορίας;

Αυτή η πρακτική - καλεί να ξεχάσουμε τα πάντα - είναι πράγματι αρκετά συνηθισμένη. Ωστόσο, αυτό δεν συμβαίνει πάντα, γιατί όλα εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από το εκπαιδευτικό πρόγραμμα. Εάν, για παράδειγμα, μιλάμε για προγράμματα πτυχίου, τότε ένας φοιτητής πλήρους φοίτησης θα πρέπει να περάσει 3 ή 4 χρόνια εντατικής μελέτης, σημαντικό μέρος των οποίων θα είναι κλάδοι γενικής πολιτιστικής ανάπτυξης. Το αν χρειάζονται σε τέτοιες ποσότητες που περιλαμβάνονται στα ρωσικά προγράμματα είναι ένα ανοιχτό ερώτημα. Το πρώτο στάδιο της τριτοβάθμιας εκπαίδευσης υπόκειται σε μεγάλο βαθμό στην ασθένεια που του ήρθε από τα σχολεία της δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης, που συνδέεται με το απατηλό ιδεώδες με τη μορφή του «αγκαλιάζοντας την απεραντοσύνη» για το μεγαλύτερο δυνατό χρονικό διάστημα. Αν δούμε πιο ανεπτυγμένα εκπαιδευτικά συστήματα, αυτό δεν υπάρχει.

Ωστόσο, στο δεύτερο στάδιο όλα είναι πολύ καλύτερα. Οι μεταπτυχιακές σπουδές πλήρους φοίτησης διαρκούν μόνο 1-2 χρόνια και οι σπουδές μερικής φοίτησης 2-3 χρόνια. Δεδομένου ότι δεν υπάρχει πολύς χρόνος, οι δημιουργοί προγραμμάτων καταφέρνουν να τους σώσουν από περιττούς κλάδους και να επικεντρωθούν στο κύριο περιεχόμενο της επαγγελματικής δραστηριότητας. Και αν αυτό είναι ένα μη κρατικό πανεπιστήμιο, όλα μπορεί να είναι ακόμα καλύτερα, γιατί κατά την ανάπτυξη προγραμμάτων, τα συμφέροντα των μεμονωμένων φοιτητών, καθώς και της επαγγελματικής βιομηχανίας στο σύνολό της, μπορούν να ληφθούν με μεγαλύτερη ακρίβεια υπόψη. Έτσι, για παράδειγμα, στο μεταπτυχιακό πρόγραμμα στο Ευρω-Ασιατικό Θεολογικό Σεμινάριο, η εκπαίδευση διαρκεί 2 χρόνια, κατά τη διάρκεια των οποίων οι μαθητές αφιερώνουν τον περισσότερο χρόνο τους σε πραγματικά ερευνητικά έργα, τα θέματα των οποίων σχετίζονται τόσο με τα προσωπικά τους ενδιαφέροντα όσο και με παραγγελίες από επιχορηγήσεις και εκκλησιαστικές ενώσεις. Ως αποτέλεσμα, οι απόφοιτοι λαμβάνουν όχι μόνο πτυχίο Master of Arts στην Εκκλησιαστική Ιστορία ή Master of Arts in Social Research, αλλά και τα πραγματικά αποτελέσματα των δικών τους έργων, τα οποία μπορεί να περιλαμβάνουν αυτά που σχετίζονται με την εργασία σε αρχεία.

Ποια είναι τα οφέλη των ερευνητικών έργων; Τι φρούτα μπορούν να φέρουν στις εκκλησίες;

Ένα καλό ερευνητικό έργο μπορεί να βοηθήσει στην επίλυση τουλάχιστον δύο σημαντικών προβλημάτων - μπορεί να βοηθήσει στην απάντηση σε κάποια πιεστική ερώτηση από την καθημερινή πρακτική ή από τον τομέα του στρατηγικού σχεδιασμού, και μπορεί επίσης να φέρει νέα πολύτιμα δεδομένα στο ακαδημαϊκό περιβάλλον. Είναι σημαντικό για τους ηγέτες τέτοιων έργων να διατηρήσουν τόσο εφαρμοσμένες όσο και ακαδημαϊκές προοπτικές. Η διατήρηση του πρώτου εξαρτάται από το αν το έργο θα αποφέρει πραγματικά οφέλη και αν θα είναι δυνατό να διαμορφωθεί μια αποδεκτή οικονομία του έργου. Έρευνα για χάρη της έρευνας, γράφοντας «στο τραπέζι» οτιδήποτε - αυτό δεν έχει να κάνει ούτε με σοβαρή επιστήμη ούτε με οτιδήποτε θα μπορούσε να είναι χρήσιμο για τις εκκλησίες. Η καλή έρευνα πρέπει να έχει καλά σχεδιασμένα στοιχεία εφαρμογής! Λοιπόν, η δεύτερη προοπτική θα πρέπει να βοηθήσει τον επιστήμονα να παραμείνει επιστήμονας. Το πρώτο και κύριο κίνητρο ενός επιστήμονα είναι η αναζήτηση της αλήθειας. Όλα τα άλλα είναι επίσης σημαντικά, αλλά αν δεν συμβαίνει αυτό, ένας άνθρωπος μπορεί να είναι οτιδήποτε υπέροχο, αλλά σίγουρα όχι επιστήμονας.

Ως θετικό παράδειγμα, θα ήθελα να αναφέρω το έργο «Ascetics of the Russian Land»*. Οι ηγέτες του κατάφεραν να εδραιώσουν τις προσπάθειες μιας ποικιλίας ειδικών στον τομέα της κοινωνικής έρευνας και να τους κατευθύνουν στη μελέτη της ρωσικής εκκλησιαστικής ιστορίας του 20ού αιώνα. Σημαντικό ρόλο σε αυτό έπαιξε το Ιστορικό και Αρχειακό Τμήμα του ROSHVE, της μεγαλύτερης προτεσταντικής ένωσης στον ρωσόφωνο κόσμο. Το έργο επηρέασε τόσο το γεγονός ότι κατέστη δυνατό για το αναγνωστικό κοινό να γνωρίσει αντικείμενα από εκείνη την εποχή, αλλά και το γεγονός ότι σημαντικές ποσότητες δεδομένων εισήχθησαν στην ιστορική επιστήμη, δίνοντας τη δυνατότητα να τεθούν νέα ερευνητικά ερωτήματα. Όπως γνωρίζετε, δεν μπορεί κάθε ερευνητής να αντέξει οικονομικά επαγγελματικά ταξίδια στα αρχεία των πόλεων στις οποίες δεν ζει ή δεν εργάζεται. Αλλά η δημοσίευση πηγών και η δημιουργία βάσεων δεδομένων - τέτοια εργαλεία βοηθούν στην επίλυση ενός παρόμοιου προβλήματος.

Αλλά αν αυτό το έργο έθεσε στον εαυτό του τέτοια καθήκοντα και τα κατάφερε, χρειάζονται άλλα έργα; Και πρέπει οι εκκλησιαστικές κοινότητες να συμμετέχουν σε τέτοιο έργο; Και αν ναι, πώς;

Κανένα έργο, ακόμα και το καλύτερο, δεν θα μπορεί να συγκεντρώσει όλα τα αντικείμενα ταυτόχρονα, να απαντήσει σε όλες τις ερωτήσεις και να λύσει όλα τα προβλήματα. Ναι, η εμφάνιση καλών έργων, συμπεριλαμβανομένου αυτού που αναφέρθηκε παραπάνω, βοηθά να γίνει η ιστορία πιο προσιτή και κατανοητή σε όλους μας. Ωστόσο, το έργο της μελέτης του δεν πρέπει ποτέ να σταματήσει.

Όπως είπα ήδη, τα αρχεία πρέπει να συλλεχθούν και να ερευνηθούν. Σχεδόν κάθε κοινότητα μπορεί να χειριστεί το πρώτο. Κατανοώ ότι η επιθυμία να κάνουμε κάτι καινούργιο, να δημιουργούμε διαρκώς ιστορία, μπορεί να είναι πολύ ισχυρότερη από την προθυμία διατήρησης εγγράφων και συλλογής στοιχείων, ωστόσο, εάν οι λειτουργοί των εκκλησιαστικών κοινοτήτων θέλουν το έργο τους να μην εξαφανιστεί στο κενό, θα πρέπει να τηρούν την Αρχή: «Αγαπάς γράψε ιστορία - αγάπησε και γράψε την». Είναι δυνατό να συλλέξουμε μια πραγματικά μεγάλης κλίμακας ιστορία της εκκλησίας μόνο εάν όλες οι κοινότητες συμμετέχουν σε αυτό το θέμα. Ναι, οι περισσότερες κοινότητες στη Ρωσία έχουν σχετικά σύντομη ιστορία, ακόμη και εκείνες που συναντώνται σε κτίρια με ιστορία αιώνων. Ωστόσο, τα σημερινά γεγονότα θα γίνουν σύντομα ιστορία από μόνα τους - επομένως δεν έχει νόημα να το κάνουμε αόρατο στους επόμενους!

Λοιπόν, η σοβαρή ιστορική έρευνα είναι, φυσικά, προνόμιο των επαγγελματιών επιστημόνων. Και εδώ οι εκκλησίες μπορούν να τους βοηθήσουν κυρίως με τη μορφή υποστήριξης για την απόκτηση ποιοτικής εκπαίδευσης, καθώς και με τη μορφή επιχορηγήσεων και παραγγελιών έρευνας. Ευτυχώς, όλο και περισσότερες εκκλησίες εντάσσονται σταδιακά σε αυτή τη διακονία.

*Κοινωνικά σημαντικό έργο «Ασκητική της Ρωσικής Γης», που υλοποιήθηκε με πόρους από την κρατική στήριξη που διατέθηκε ως επιχορήγηση σύμφωνα με την εντολή του Προέδρου της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 25ης Ιουλίου 2014 Αρ. 243-rp.

Η αποθήκευση εγγράφων είναι μία από τις λειτουργίες οποιασδήποτε νομικής οντότητας, είτε είναι κρατική είτε εμπορική εταιρεία. Φαίνεται ότι τίποτα δεν θα μπορούσε να είναι πιο απλό - διαθέστε ένα δωμάτιο, εισαγάγετε μια μονάδα προσωπικού για να συνεργαστεί με το αρχείο και μεταφέρετε όλα τα έγγραφα εκεί! Αλλά στην πραγματικότητα, προκύπτουν πολλά ερωτήματα: ξεκινώντας από το πώς να εξοπλίσετε σωστά ένα δωμάτιο για έγγραφα και τελειώνοντας με το πού πρέπει να αποθηκευτούν, εάν η οργάνωση του δικού σας αρχείου είναι δύσκολη. Η δημιουργία ενός αρχείου, η λειτουργία του, η χρήση αρχειακών εγγράφων - όλα αυτά συνεπάγονται ένα σύνολο οργανωτικών μέτρων, ορισμένα οικονομικά κόστη και, φυσικά, τη διαθεσιμότητα ειδικευμένου προσωπικού. Σήμερα θα μιλήσουμε για το πώς να εξοπλίσετε το δικό σας αρχείο, καθώς και πώς να διασφαλίσετε την ασφάλεια των αρχειακών εγγράφων (συμπεριλαμβανομένων των εγγράφων για το προσωπικό) εάν είναι αδύνατο να δημιουργήσετε το δικό σας αρχείο.

Από αυτό το άρθρο θα μάθετε:

• ποιοι κανονισμοί μπορούν να ακολουθηθούν κατά την οργάνωση της αποθήκευσης εγγράφων
• πώς να οργανώσετε την αποθήκευση εγγράφων εάν δεν είναι δυνατή η δημιουργία αρχείου
• τι χρειάζεται για τη δημιουργία ενός οργανωτικού αρχείου
• ποιες είναι οι απαιτήσεις για τους αρχειακούς χώρους;

Σήμερα το θέμα της συνομιλίας μας θα είναι η οργάνωση του δικού σας αρχείου στην εταιρεία. Λοιπόν, ποιες είναι οι εργασίες και οι λειτουργίες του αρχείου και υπό ποιες συνθήκες πρέπει να αποθηκεύονται τα έγγραφα;

ΡΥΘΜΙΣΤΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΑΡΧΕΙΑΚΩΝ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΩΝ

Λεξικό Προσωπικού
Αρχείο- ίδρυμα ή δομική μονάδα οργανισμού που πραγματοποιεί αποθήκευση, απόκτηση, λογιστική και χρήση αρχειακών εγγράφων

Ομοσπονδιακός νόμος της 22ας Οκτωβρίου 2004 Αρ. 125-FZ «Σχετικά με τα Αρχειακά Θέματα στη Ρωσική Ομοσπονδία» (εφεξής ο Νόμος για τις Αρχειακές Υποθέσεις) στο άρθ. 17 θεσπίζει: κρατικοί φορείς, φορείς τοπικής αυτοδιοίκησης, οργανισμοί και πολίτες που ασκούν επιχειρηματικές δραστηριότητες χωρίς να αποτελούν νομικό πρόσωπο υποχρεούνται να διασφαλίζουν την ασφάλεια των αρχειακών εγγράφων, συμπεριλαμβανομένων των εγγράφων για το προσωπικό κατά τη διάρκεια των περιόδων αποθήκευσης τους. Όπως μπορείτε να δείτε, τα έγγραφα για το προσωπικό επισημαίνονται ιδιαίτερα στο σύμπλεγμα εγγράφων που δημιουργούνται στις δραστηριότητες του οργανισμού.

Σημείωση!
Κάθε εργοδότης πρέπει να διασφαλίζει την ασφάλεια και τη δυνατότητα μεταγενέστερης χρήσης των εγγράφων τόσο στις τρέχουσες δραστηριότητές του όσο και για την ικανοποίηση των κοινωνικών και νομικών αναγκών των πολιτών

Σύμφωνα με τη ρήτρα 1 του διατάγματος της κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 21ης ​​Μαρτίου 1994, αρ. εξασφάλιση της λογιστικής και της ασφάλειας των εγγράφων για το προσωπικό, καθώς και η έγκαιρη μεταφορά τους σε κρατική αποθήκευση σύμφωνα με την καθιερωμένη διαδικασία κατά την αναδιοργάνωση ή την εκκαθάριση νομικής οντότητας.

Αυτές οι νομοθετικές διατάξεις αποσκοπούν στη διασφάλιση της ασφάλειας των εγγράφων για το προσωπικό των εργαζομένων που απελευθερώθηκαν ως αποτέλεσμα της αναδιοργάνωσης και εκκαθάρισης νομικών προσώπων, καθώς και της κοινωνικής ασφάλισης των πολιτών που εκτελούν εργασία βάσει σύμβασης εργασίας.

Διατάξεις που προβλέπουν την υποχρέωση ενός οργανισμού να αποθηκεύει έγγραφα υπάρχουν επίσης σε ορισμένες άλλες νομοθετικές πράξεις και σε άλλες κανονιστικές νομικές πράξεις που ρυθμίζουν τις δραστηριότητες οργανισμών συγκεκριμένου τύπου.

Συμβουλή
Οι βασικοί κανόνες αναπτύχθηκαν για τα αρχεία των οργανισμών - πηγές απόκτησης κρατικών ή δημοτικών αρχείων και, από τη φύση τους, αποτελούν συστατικό έγγραφο, ωστόσο, οποιοσδήποτε άλλος οργανισμός μπορεί κάλλιστα να τους χρησιμοποιήσει

Για παράδειγμα, διατάξεις για την ασφάλεια των εγγράφων περιέχονται στο άρθρο. 50, και πολλά άλλα.

Κατά τη διαδικασία συμπλήρωσης του αρχείου με έγγραφα, καταγραφής αρχειακών εγγράφων, διασφάλισης της ασφάλειας και της χρήσης τους, τα αρχεία των οργανισμών καθοδηγούνται από τους Βασικούς Κανόνες για το έργο των αρχείων των οργανισμών, που εγκρίθηκαν με την απόφαση του συμβουλίου του Rosarkhiv της 02/ 06/2002 (εφεξής οι Βασικοί Κανόνες).

Εργάζομαι στο τμήμα ανθρώπινου δυναμικού μιας μη κρατικής επιχείρησης. Πρόσφατα, μου ανατέθηκε να εργαστώ με έγγραφα που θα αποθηκευτούν στο αρχείο. Ωστόσο, δεν έχουμε αρχείο. Τι να κάνετε σε μια τέτοια κατάσταση; Πώς να διασφαλίσετε την ασφάλεια αυτών των εγγράφων; Είναι απαραίτητο να δημιουργηθεί ένα αρχείο σε αυτήν την περίπτωση ή είναι ευθύνη μόνο των κρατικών υπηρεσιών;

Η διαδικασία επισημοποιείται με εντολές (αιτήματα) για την έκδοση φακέλων σε υπαλλήλους του οργανισμού, πράξεις για την έκδοση υποθέσεων για προσωρινή χρήση σε άλλους οργανισμούς, συμπεριλαμβανομένων των δικαστικών αρχών και των εισαγγελέων.

Έντυπο παραγγελίας (απαιτήσεις) για την έκδοση εγγράφων σε υπαλλήλους του οργανισμού

Μορφή της πράξης έκδοσης υποθέσεων για προσωρινή χρήση

Η περίοδος έκδοσης εγγράφων για προσωρινή χρήση δεν μπορεί να υπερβαίνει τον ένα μήνα για χρήση από υπαλλήλους του οργανισμού και τρεις μήνες για προσωρινή χρήση από άλλους οργανισμούς (ρήτρα 4.5.2 των Βασικών Κανόνων).

ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΙ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΟ ΑΡΧΕΙΟ: ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ, ΣΥΝΘΕΣΗ, ΕΡΓΑΣΙΕΣ

Όπως κάθε δομική μονάδα ενός οργανισμού, το αρχείο, κατά κανόνα, λειτουργεί με βάση τους κανονισμούς για τη δομική μονάδα - τους κανονισμούς για το αρχείο, που εγκρίνονται από τον επικεφαλής του οργανισμού και τους υπαλλήλους του αρχείου - με βάση περιγραφές εργασίας.

Κανονισμοί για το αρχείο του οργανισμού

Κατά την ανάπτυξη ενός συνόλου αυτών των εγγράφων, συνιστούμε να το βασίζετε. Η κατά προσέγγιση διάταξη ισχύει για τα αρχεία των οργανισμών που δημιουργούν έγγραφα του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων τους. Εάν ένας οργανισμός (κρατικός και μη) δεν είναι η πηγή απόκτησης του κρατικού ή δημοτικού αρχείου και δεν μεταφέρει τα έγγραφά του με τον καθορισμένο τρόπο στο κατάλληλο αρχείο, πρέπει να αποκλείσει από τους κανονισμούς του αρχείου οτιδήποτε σχετίζεται με έγγραφα του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

Οι κανονισμοί για το αρχείο του οργανισμού καθορίζουν την κατάσταση του αρχείου, τα καθήκοντα, τις λειτουργίες, τα δικαιώματα και τις ευθύνες του και τη σύνθεση των εγγράφων.

Έτσι, τα κύρια καθήκοντα του αρχείου του οργανισμού είναι:

• συμπλήρωση του αρχείου με έγγραφα (η σύνθεση των εγγράφων που λαμβάνονται για αποθήκευση στο αρχείο θα πρέπει να προβλέπεται σε ξεχωριστή ενότητα των κανονισμών του αρχείου).
• καταγραφή και διασφάλιση της ασφάλειας των εγγράφων·
• δημιουργία επιστημονικής συσκευής αναφοράς για αρχειακά έγγραφα·
• χρήση εγγράφων που είναι αποθηκευμένα στο αρχείο.

Εάν, κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων του οργανισμού, δημιουργηθούν έγγραφα που σχετίζονται με το Αρχειακό Ταμείο της Ρωσικής Ομοσπονδίας, τότε ένα από τα πιο σημαντικά καθήκοντα του αρχείου είναι η προετοιμασία και η μεταφορά αυτού του μέρους της τεκμηρίωσης για μόνιμη αποθήκευση σύμφωνα με τις προθεσμίες και τις απαιτήσεις που καθορίζονται από νομοθετικές και άλλες κανονιστικές νομικές πράξεις στον τομέα των αρχειακών υποθέσεων που έχουν εγκριθεί από τη Ρωσική Ομοσπονδία και τις συνιστώσες οντότητες της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

Οι εργασίες του αρχείου έχουν ως αποτέλεσμα τις λειτουργίες που εκτελεί, οι κυριότερες από τις οποίες περιλαμβάνουν:

1) τήρηση καταλόγων οργανισμών και (ή) δομικών τμημάτων του οργανισμού - πηγές απόκτησης αρχείων.

2) παραλαβή παραγγελθέντων εγγράφων από δομικά τμήματα του οργανισμού και οργανισμούς - πηγές απόκτησης αρχείου.

3) λογιστική και διασφάλιση της ασφάλειας των εγγράφων που γίνονται δεκτά στο αρχείο·

4) δημιουργία και συντήρηση ενημερωμένης επιστημονικής συσκευής αναφοράς για αρχειακά έγγραφα·

5) υπηρεσίες πληροφόρησης για διευθυντές και δομικά τμήματα του οργανισμού·

6) οργάνωση της χρήσης εγγράφων κατόπιν αιτήματος οργανισμών και ατόμων, λογιστική και ανάλυση της χρήσης αρχειακών εγγράφων του οργανισμού.

7) προετοιμασία απαντήσεων σε κοινωνικές και νομικές έρευνες πολιτών·

8) διεξαγωγή εξέτασης της αξίας των εγγράφων, οργανωτικών και μεθοδολογικών μέτρων για τη μεταφορά εγγράφων για μόνιμη αποθήκευση σε κρατικό ή δημοτικό αρχείο (εάν ο οργανισμός είναι η πηγή απόκτησης του αντίστοιχου αρχείου).

9) έλεγχος της ορθότητας του σχηματισμού και της εγγραφής αρχείων στα δομικά τμήματα των οργανισμών και άλλων οργανισμών - πηγές προσλήψεων ·

10) οργάνωση των εργασιών για τη σύνταξη ενός καταλόγου υποθέσεων του οργανισμού.

11) παροχή μεθοδολογικής και πρακτικής βοήθειας σε διαρθρωτικές μονάδες κατά την εργασία με έγγραφα·

12) συμμετοχή στην ανάπτυξη κανονιστικών και μεθοδολογικών εγγράφων για αρχειακές υποθέσεις και υποστήριξη τεκμηρίωσης για τη διαχείριση·

13) συμμετοχή σε εκδηλώσεις για τη βελτίωση των δεξιοτήτων των υπαλλήλων αρχείων και των υπηρεσιών υποστήριξης τεκμηρίωσης, συμπεριλαμβανομένων των οργανισμών που προέρχονται από το αρχείο.

ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΓΙΑ ΧΩΡΟΥΣ ΑΡΧΕΙΟΥ

Οι απαιτήσεις για τα κτίρια και τις εγκαταστάσεις του αρχείου καθορίζονται στην ενότητα 4.2 των Βασικών Κανόνων. Πρώτα απ 'όλα, αξίζει να ληφθεί υπόψη ότι η τοποθέτηση του αρχείου δεν επιτρέπεται σε ερειπωμένα κτίρια, ξύλινα κτίρια, κτίρια με υγρό κεντρικό, υπόγειο, δωμάτια σοφίτας ή σόμπα. Οι χώροι που προορίζονται για την αποθήκευση αρχειακών εγγράφων σε προσαρμοσμένα κτίρια πρέπει να είναι απομονωμένοι.

Επί του παρόντος, ο οργανισμός μας δημιουργεί ένα αρχείο. Τι πρέπει να λάβουμε υπόψη κατά την επιλογή και την προετοιμασία μιας αίθουσας αρχειοθέτησης στην οποία θα αποθηκεύονται τα έγγραφά μας στο μέλλον;

Όταν επιλέγετε ένα κτίριο (δωμάτιο) κατάλληλο για την αποθήκευση αρχειακών εγγράφων, λάβετε υπόψη ότι για να λειτουργήσει πλήρως το αρχείο, απαιτούνται οι ακόλουθες ξεχωριστές εγκαταστάσεις:

1) αρχειακή αποθήκευση?

2) χώρους υποδοχής, προσωρινή αποθήκευση εγγράφων, εγκλιματισμός εγγράφων.

3) χώρος για χρήση εγγράφων.

4) αίθουσες εργασίας (δωμάτιο) υπαλλήλων αρχείου.

Εάν δεν έχετε την ευκαιρία να διαθέσετε πολλά δωμάτια για το αρχείο και ολόκληρο το αρχείο πρέπει να βρίσκεται σε ένα δωμάτιο, είναι απαραίτητο να το διαχωρίσετε με χωρίσματα, διαχωρίζοντας, τουλάχιστον, την αποθήκευση εγγράφων από την περιοχή εργασίας.

Το αρχείο του οργανισμού θα πρέπει να βρίσκεται σε ένα ειδικά κατασκευασμένο ή προσαρμοσμένο κτίριο ή ξεχωριστό δωμάτιο για την αποθήκευση εγγράφων. Αυτό το δωμάτιο πρέπει να βρίσκεται μακριά από επικίνδυνα αντικείμενα από άποψη πυρασφάλειας. Αυτά, για παράδειγμα, περιλαμβάνουν βενζινάδικα, χώρους στάθμευσης και γκαράζ. Δεν πρέπει να υπάρχουν αντικείμενα που μολύνουν τον αέρα κοντά στο κτίριο του αρχείου (εγκαταστάσεις).

Η ιδανική περίπτωση είναι να τοποθετήσετε το αρχείο σε ένα ειδικά κατασκευασμένο κτίριο, αλλά τις περισσότερες φορές οι οργανισμοί προσαρμόζουν ένα υπάρχον κτίριο ή δωμάτιο για την αποθήκευση αρχειακών εγγράφων.

Ποιες είναι οι βασικές απαιτήσεις για τις εγκαταστάσεις του αρχείου;

Οι κύριες απαιτήσεις για τις εγκαταστάσεις του αρχείου είναι:

• θέση της εγκατάστασης αποθήκευσης σε διοικητικό κτίριο (η αποθήκευση εγγράφων δεν μπορεί να τοποθετηθεί σε κτίρια που καταλαμβάνονται από δημόσιες υπηρεσίες εστίασης, αποθήκες τροφίμων, οργανισμούς που αποθηκεύουν επιθετικές και επικίνδυνες για τη φωτιά ουσίες ή χρησιμοποιούν τεχνολογίες επικίνδυνες για τη φωτιά και χημικές ουσίες).
• οι χώροι δεν πρέπει να είναι παλιοί (ερειπωμένοι), υγροί, μη θερμαινόμενοι ή να μην πληρούν τις υγειονομικές και υγειονομικές απαιτήσεις.
• το δωμάτιο πρέπει να είναι πυρασφαλές, εγγυημένο έναντι πλημμύρας, πρέπει να έχει έξοδο κινδύνου και δεν πρέπει να υπάρχουν κεντρικοί αγωγοί αερίου ή νερού στο δωμάτιο.

Σημείωση!
Δεν συνιστάται η τοποθέτηση φύλαξης εγγράφων στα υπόγεια και στους επάνω ορόφους του κτιρίου ή η μετατροπή χώρων σοφίτας για αρχεία.

Φυσικά, μπορεί να υπάρχουν εξαιρέσεις στους κανόνες: για παράδειγμα, εάν το υπόγειο είναι στεγνό και θερμαινόμενο και υπάρχει τεχνητός αερισμός που παρέχει δύο ή τρεις αλλαγές αέρα την ώρα και στους επάνω ορόφους μπορούν να δημιουργηθούν κανονικές συνθήκες θερμοκρασίας και υγρασίας.

Ειδικές απαιτήσεις επιβάλλονται για την ηλεκτρική καλωδίωση: πρέπει να είναι κρυμμένη, οι πρίζες πρέπει να είναι σφραγισμένες, ο φορητός ηλεκτρικός εξοπλισμός πρέπει να έχει καλώδια με μόνωση από καουτσούκ. Οι γενικοί διακόπτες και οι διακόπτες δαπέδου πρέπει να βρίσκονται έξω από τους χώρους αποθήκευσης.

Το φινίρισμα των χώρων αποθήκευσης πραγματοποιείται με τη χρήση μη επιθετικών υλικών χωρίς σκόνη και ουδέτερες ουσίες που είναι ασφαλείς για έγγραφα χρησιμοποιούνται σε συστήματα και μέσα πυρόσβεσης. Απαγορεύεται η χρήση πυρκαγιάς, συσκευών θέρμανσης και η τοποθέτηση ξένων αντικειμένων σε χώρους αποθήκευσης.

Εργάζομαι ως διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού. Πριν από λίγο καιρό, ο οργανισμός μας διέθεσε χώρο για ένα αρχείο. Εξοπλίστηκε σύμφωνα με όλα τα πρότυπα ανάλογα. Τον επόμενο μήνα ο διευθυντής μας αναμένει να θέσει σε λειτουργία τις εγκαταστάσεις. Μου εμπιστεύτηκε την προετοιμασία, αλλά δεν έχω ιδέα πώς να το κάνω σωστά. Ποια είναι η διαδικασία για την ανάθεση ενός δωματίου που προορίζεται για αρχειοθέτηση;

Η τελική απόφαση για την καταλληλότητα ενός συγκεκριμένου κτιρίου (χώρων) για το αρχείο του οργανισμού λαμβάνεται λαμβάνοντας υπόψη τα συμπεράσματα της Κρατικής Πυροσβεστικής Επιθεώρησης και του Υγειονομικού και Επιδημιολογικού Σταθμού. Μόνο μετά από κατάλληλη εξέταση το αρχείο τοποθετείται σε κατάλληλα κτίρια ή χώρους του οργανισμού.

Μια τέτοια εξέταση απαιτείται για τον προσδιορισμό της αντοχής στη φωτιά κτιρίων ή χώρων, της ανθεκτικότητας των κύριων κατασκευών, καθώς και της αντοχής των ενδοδαπέδιων οροφών, λαμβάνοντας υπόψη τα πιθανά φορτία, την παρουσία και την κατάσταση των συστημάτων θέρμανσης και εξαερισμού. Διενεργείται από εκπροσώπους του ίδιου του οργανισμού (κατά κανόνα, υπαλλήλους του αρχείου), πυροσβέστες, ασφάλεια, κατασκευές, υγειονομικές-επιδημιολογικές και άλλες ειδικές υπηρεσίες. Με βάση τα αποτελέσματα της εξέτασης συντάσσεται αντίστοιχη πράξη.

ΤΡΟΠΟΙ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

Ένα από τα πιο σημαντικά καθήκοντα του αρχείου είναι να διασφαλίζει την ασφάλεια των εγγράφων. Για το σκοπό αυτό θα πρέπει να δημιουργηθούν οι βέλτιστες συνθήκες για τη συντήρησή τους. Τα έγγραφα πρέπει να φυλάσσονται σε συνθήκες που διασφαλίζουν την προστασία τους από ζημιές, επιβλαβείς περιβαλλοντικές επιδράσεις και αποτρέπουν την απώλειά τους. Κατά συνέπεια, το αρχείο πρέπει να συμμορφώνεται με ορισμένες συνθήκες φωτισμού, θερμοκρασίας, υγρασίας και υγιεινής.

Λειτουργία φωτός

Τα αρχειακά έγγραφα σε χαρτί πρέπει να φυλάσσονται στο σκοτάδι, επομένως επιτρέπεται ο φυσικός φωτισμός στην αποθήκευση του αρχείου, υπό την προϋπόθεση ότι χρησιμοποιούνται διαχυτές φωτός, προστατευτικά φίλτρα, κουρτίνες, περσίδες και ζωγραφική σε γυαλί στα παράθυρα. Για την προστασία των εγγράφων από το φως, τοποθετούνται σε ντουλάπια ή σε ράφια σε χαρτόκουτα, φακέλους ή άλλα δοχεία κατασκευασμένα από υλικά αβλαβή για έγγραφα.

Όλα τα είδη εργασιών με αρχειακά έγγραφα πρέπει να εκτελούνται σε περιορισμένα ή τεχνολογικά απαραίτητα επίπεδα φωτισμού. Για τεχνητό φωτισμό, χρησιμοποιούνται λαμπτήρες πυρακτώσεως σε κλειστές αποχρώσεις με λεία επιφάνεια. Επιτρέπεται η χρήση λαμπτήρων φθορισμού.

Συνθήκες θερμοκρασίας και υγρασίας

Οι βασικοί κανόνες καθορίζουν τις παραμέτρους των συνθηκών θερμοκρασίας και υγρασίας στο δωμάτιο του αρχείου.

Απαιτήσεις για συνθήκες θερμοκρασίας και υγρασίας για την αποθήκευση εγγράφων

Είδος τεκμηρίωσης	Θερμοκρασία, °C	Σχετική υγρασία, %
Έγγραφα σε χαρτί	17-19	50-55
Υλικά ασπρόμαυρων φιλμ	15	40-55
Έγχρωμα υλικά φιλμ	2-5	40-55
Έγγραφα σε μαγνητικούς δίσκους και μονάδες δίσκων	8-18	45-65
Έγγραφα σε μαγνητικές ταινίες	8-18	15-50
Έγγραφα σε οπτικούς δίσκους	10-23	20-50

Για τον έλεγχο του επιπέδου θερμοκρασίας και υγρασίας, τοποθετούνται όργανα στην εγκατάσταση αποθήκευσης (θερμόμετρα - για τη μέτρηση της θερμοκρασίας του αέρα, ψυχρόμετρα - για τη μέτρηση της θερμοκρασίας και της υγρασίας του αέρα, υγρόμετρα - για τη μέτρηση της υγρασίας του αέρα). Τα όργανα ελέγχου και μέτρησης εγκαθίστανται στην κύρια δίοδο της εγκατάστασης αποθήκευσης, μακριά από συστήματα θέρμανσης και εξαερισμού. Οι μετρήσεις των οργάνων καταγράφονται σε ημερολόγια: σε κλιματιζόμενα δωμάτια - μία φορά την εβδομάδα, σε δωμάτια με μη ρυθμιζόμενες συνθήκες - δύο φορές την εβδομάδα, σε περίπτωση παραβίασης του καθεστώτος αποθήκευσης - καθημερινά.

Σημείωση!
Εάν υπάρχουν συστάσεις από κατασκευαστές που καθορίζουν ειδικούς τρόπους αποθήκευσης για μέσα, θα πρέπει να τηρείτε τις συστάσεις του κατασκευαστή

Οι απότομες διακυμάνσεις της θερμοκρασίας και της υγρασίας δεν επιτρέπονται στα αρχεία. Με παρατεταμένη αύξηση της σχετικής υγρασίας του αέρα στο 80-90%, είναι απαραίτητο να ληφθούν μέτρα για την ομαλοποίηση των συνθηκών αποθήκευσης των εγγράφων (εντατικός αερισμός, αφύγρανση των εγκαταστάσεων αποθήκευσης, εξάλειψη των αιτιών της αυξημένης υγρασίας).

Καθεστώς υγιεινής και υγιεινής

Για να αποφευχθεί η εμφάνιση μούχλας, τρωκτικών, εντόμων και σκόνης στο αρχείο, οι χώροι του αρχείου πρέπει να διατηρούνται καθαροί. Η ελεύθερη κυκλοφορία του αέρα πρέπει να διασφαλίζεται στην εγκατάσταση αποθήκευσης, αποκλείοντας τον σχηματισμό μη αεριζόμενων ζωνών που είναι επικίνδυνες από υγειονομική και βιολογική άποψη.

Στο αρχείο χρειάζεστε:

• Τουλάχιστον μία φορά το χρόνο, αφαιρέστε τη σκόνη από κουτιά εγγράφων, ντουλάπια, ράφια και χώρους.
• Τουλάχιστον μία φορά το μήνα, πραγματοποιήστε υγρό καθαρισμό των χώρων με αντισηπτικά.

Συνιστάται η επιθεώρηση των χώρων αποθήκευσης και τεκμηρίωσης δύο φορές το χρόνο (στην αρχή και στο τέλος της περιόδου θέρμανσης) για την έγκαιρη ανίχνευση εντόμων και μούχλας. Εάν εντοπιστούν βιολογικά παράσιτα, λαμβάνονται επείγοντα μέτρα για την απολύμανση και την απολύμανση εγγράφων και χώρων.

ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ ΤΗΣ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗΣ ΑΡΧΕΙΟΥ ΜΕ ΑΠΟΘΗΚΕΥΤΙΚΑ ΜΕΣΑ

Για να τοποθετήσουν έγγραφα στο αρχείο, οι οργανισμοί χρησιμοποιούν μεταλλικά ράφια ή μεταλλικά ντουλάπια.

Τα ράφια εγκαθίστανται κάθετα σε τοίχους με ανοίγματα παραθύρων και σε δωμάτιο χωρίς παράθυρα - λαμβάνοντας υπόψη τα χαρακτηριστικά του δωματίου και του εξοπλισμού. Τα ράφια (ντουλάπια) δεν πρέπει να τοποθετούνται κοντά στους εξωτερικούς τοίχους του κτιρίου λόγω πιθανότητας παγώματος ή κοντά σε πηγές θερμότητας λόγω πιθανότητας υπερθέρμανσης.

Πρότυπα για τη διευθέτηση των εγκαταστάσεων αποθήκευσης καθορίζονται επίσης από τους Βασικούς Κανόνες.

Πρότυπα για τη διευθέτηση εγκαταστάσεων αποθήκευσης

Τώρα ο οργανισμός μας εξοπλίζει ένα αρχείο. Μου ανατέθηκε να προσδιορίσω πόσος χώρος θα χρειαζόταν για αυτό. Πες μου πώς να υπολογίσω την περιοχή για την αποθήκευση του αρχείου;

Υπάρχει μια μέθοδος που αναπτύχθηκε από ειδικούς για τον υπολογισμό της περιοχής για την αποθήκευση ενός αρχείου. Κατά τον προσδιορισμό της περιοχής, προχωρήστε από τα ακόλουθα δεδομένα:

• ένα ράφι μήκους 1 m χωρά 30 φακέλους Crown ή 50 βιβλιοδεσίες.
• ένα κανονικό αρχειακό ράφι με ύψος 2 m 30 cm έχει 12 ράφια.

Έτσι, ένα ράφι φιλοξενεί: μέγιστο - 600 θήκες, ελάχιστο - 350-400 θήκες.

Κατά τον υπολογισμό, πρέπει επίσης να λάβετε υπόψη: η απόσταση μεταξύ των ραφιών είναι τουλάχιστον 0,8 m, το πλάτος ενός τυπικού ραφιού είναι 65 cm, το μήκος είναι λίγο περισσότερο από 1 m, λαμβάνοντας υπόψη το πάχος των πλευρικών ραφιών.

Πώς να τοποθετήσετε σωστά τα έγγραφα σε μια αποθήκευση αρχείων;

Σημείωση!
Για να υπολογίσετε την περιοχή, πρέπει να γνωρίζετε τον αριθμό των αρχείων που θα αποθηκευτούν και επίσης να λάβετε υπόψη πόσα αρχεία θα αποθηκευτούν για τουλάχιστον τα επόμενα τρία έως πέντε χρόνια

Η σειρά διάταξης των εγγράφων στο αποθετήριο καθορίζεται από το σχέδιο (σχέδιο) της τοποθέτησής τους. Για την εξασφάλιση της θέσης των εγγράφων στον χώρο αποθήκευσης του αρχείου, όλοι οι χώροι αρχειοθέτησης, καθώς και τα ράφια, τα ντουλάπια και τα ράφια αριθμούνται από πάνω προς τα κάτω, από αριστερά προς τα δεξιά, από την μπροστινή πόρτα κατά τη φορά των δεικτών του ρολογιού. Επιπλέον, τα ράφια συντάσσονται και εάν τα αρχεία ενός οργανισμού αποθηκεύουν έγγραφα από πολλά ταμεία (για παράδειγμα, τα αρχεία ενός οργανισμού αποθηκεύουν έγγραφα του οργανισμού πριν από την εταιρική του μορφή ή έγγραφα του μητρικού οργανισμού και των υποκαταστημάτων του - σε αυτές τις περιπτώσεις, τα αρχεία του οργανισμού πριν και μετά την εταιρικοποίηση θα είναι ξεχωριστά κεφάλαια, άρα τα ίδια με το αρχείο του μητρικού οργανισμού και τα αρχεία των υποκαταστημάτων), στη συνέχεια, επίσης, ευρετήρια μετοχών, όπου αναφέρεται η τοποθεσία των εγγράφων.

Έντυπο κάρτας τοπογραφικού δείκτη μετοχών

Κατά προσέγγιση μορφή κάρτας τοπογραφικού ευρετηρίου ραφιών

Σημείωση!
Εάν ο οργανισμός δεν έχει άτομο υπεύθυνο για την αποθήκευση εγγράφων, ο επικεφαλής του οργανισμού είναι υπεύθυνος για την ασφάλειά τους

Οι κάρτες τοπογραφικών ευρετηρίων ραφιών συντάσσονται για κάθε ράφι και προσαρτώνται στην ακραία πλευρά του. Οι κάρτες τοπογραφικού ευρετηρίου αμοιβαίου κεφαλαίου καταρτίζονται για κάθε ταμείο και βρίσκονται στο ευρετήριο καρτών με σειρά αριθμών κεφαλαίων.

Φυσικά, οι υπάλληλοι του αρχείου μιας δομικής μονάδας, για παράδειγμα ενός τμήματος προσωπικού, μπορούν να θυμούνται με ποια σειρά τοποθετούνται τα έγγραφα, ακόμη και χωρίς ευρετήρια (κατά κανόνα, σε αυτήν την περίπτωση, τα έγγραφα τοποθετούνται ανά έτος από το νωρίτερο έως το αργότερο).

ΕΥΘΥΝΗ ΓΙΑ ΠΑΡΑΒΙΑΣΗ ΚΑΝΟΝΩΝ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗΣ ΑΡΧΕΙΟΜΕΝΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

Έχει διαπιστωθεί ευθύνη για παράβαση των κανόνων αποθήκευσης αρχειακών εγγράφων ενός οργανισμού. Ανατίθεται στον επικεφαλής του αρχείου του οργανισμού ή στον υπάλληλο που είναι υπεύθυνος για τη διατήρηση του αρχείου. Εάν δεν υπάρχει άτομο υπεύθυνο για την αποθήκευση εγγράφων, ο επικεφαλής του οργανισμού θα είναι υπεύθυνος για την ασφάλειά τους.

Ζείτε, και αλλαγές συμβαίνουν συνεχώς στη ζωή μας: γεννιούνται τα παιδιά μας, πεθαίνουν κοντινοί μας άνθρωποι, αλλάζει η εργασία και ο τόπος διαμονής, χτίζουμε νέα σπίτια και φυτεύουμε δέντρα στα οικόπεδά μας. Στον σύγχρονο κόσμο όλα αυτά καταγράφονται στο χαρτί. Δεν μπορούν να διατηρηθούν όλα τα έγγραφα από ένα άτομο για μεγάλο χρονικό διάστημα. Και εδώ είναι που τα αρχεία έρχονται να σώσουν. Το ίδρυμα «Zonal State Archive in Mozyr» δέχεται ετησίως αιτήματα και αιτήσεις από φυσικά και νομικά πρόσωπα σχετικά με το θέμα της παροχής πληροφοριών που επιβεβαιώνουν την εργασιακή εμπειρία και τον μισθό, τα περιουσιακά και κληρονομικά δικαιώματα των πολιτών, τη διαμονή σε κατοικημένες περιοχές, τη σύνθεση της οικογένειας, τη διαμονή σε ορφανοτροφεία και πολλά άλλα ζητήματα που σχετίζονται με τη διασφάλιση των δικαιωμάτων και των έννομων συμφερόντων των πολιτών.
Ποια έγγραφα αποθηκεύονται στο αρχείο, ποιες ερωτήσεις και πού πρέπει να επικοινωνήσετε για να λάβετε την απάντηση που χρειάζεστε; Μιλάει σχετικά η προϊσταμένη του τμήματος ενημέρωσης και χρήσης εγγράφων του ζωνικού κρατικού αρχείου Ε.Β. Ντομάσκεβιτς:
«Το ζωνικό κρατικό αρχείο του Mozyr περιέχει έγγραφα από επτά περιοχές της πρώην περιοχής Polesie: Mozyr, Kalinkovichi, Elsky, Narovlyansky, Petrikovsky, Lelchitsky και Zhitkovichy, καθώς και έγγραφα για την προπολεμική περίοδο των πρώην Komarinsky, Vasilevichsky, Turovsky. και τις περιοχές Domanovichsky, από το 1917.
Έγγραφα φορέων και οργανισμών που αφορούν προσωπικό (εντολές, οδηγίες, προσωπικοί λογαριασμοί, καταστάσεις μισθοδοσίας, προσωπικά αρχεία εργαζομένων κ.λπ.) αποθηκεύονται για 75 χρόνια. Ως εκ τούτου, αιτήματα και αιτήσεις για ερωτήσεις για εργασία, σπουδές κ.λπ. πρέπει να αποσταλεί πρώτα στον κατάλληλο οργανισμό. Κατά την εκκαθάριση ενός οργανισμού, πρέπει να αναζητήσετε διάδοχο ή να επικοινωνήσετε με ένα ανώτερο ίδρυμα και μόνο εάν δεν υπάρχουν τα απαραίτητα έγγραφα, έρθετε στο κρατικό αρχείο.
Εάν πρέπει να ρωτήσετε για την ημερομηνία, τον τόπο γέννησης, τον γάμο, τον θάνατο, επικοινωνήστε με το ληξιαρχείο στον τόπο γέννησης. Ελλείψει τέτοιων στοιχείων στο ληξιαρχείο, οι πολίτες που γεννήθηκαν σε αγροτικές περιοχές μπορούν να επικοινωνήσουν με τα αγροτικά συμβούλια στον τόπο γέννησής τους, όπου θα βρουν όλες τις απαραίτητες πληροφορίες στα βιβλία του νοικοκυριού (μερικά βιβλία των αγροτικών συμβουλίων, ξεκινώντας από το 1944, αποθηκεύονται στο κρατικό αρχείο Mozyr). Εάν δεν υπάρχουν οικιακά βιβλία ή αρχεία σε αυτά, πρέπει να επικοινωνήσετε με το αρχείο του περιφερειακού ληξιαρχείου (Krestyanskaya str., 20, 246050, Gomel), όπου βρίσκονται αρχειακά αρχεία για τα προ και μεταπολεμικά χρόνια.
Πληροφορίες για παραχώρηση οικιστικών χώρων, ιδιωτικοποίηση, ανταλλαγή διαμερισμάτων, παραχώρηση οικοπέδων για ανέγερση κτιρίων κατοικιών, γκαράζ και πολλά άλλα. Άλλα βρίσκονται στα έγγραφα των εκτελεστικών επιτροπών της πόλης, της περιφέρειας και της υπαίθρου που είναι αποθηκευμένα στα κρατικά αρχεία του Mozyr.
Συμβόλαια αγοραπωλησίας, δωρεές, συμβολαιογραφικές διαθήκες πολιτών, βεβαιώσεις δικαιώματος κληρονομιάς 1949-1952. φυλάσσονται στο κρατικό αρχείο. Όλα τα άλλα έγγραφα αποθηκεύονται στο συμβολαιογραφικό γραφείο της περιοχής Narovlya.
Αστικές και ποινικές υποθέσεις, αποφάσεις και ποινές για αυτούς του Λαϊκού Δικαστηρίου της περιοχής Narovlya για το 1944-1960. φυλάσσονται στο κρατικό αρχείο. Όλα τα άλλα έγγραφα φυλάσσονται στο περιφερειακό δικαστήριο Narovlyansky.
Για να λάβετε πληροφορίες σχετικά με το νεκρό ή αγνοούμενο στρατιωτικό προσωπικό του Σοβιετικού Στρατού κατά τη διάρκεια του Β' Παγκοσμίου Πολέμου και μετά από αυτόν, υποβάλετε αίτημα στο κεντρικό αρχείο του Υπουργείου Άμυνας της Ρωσικής Ομοσπονδίας (Kirova St., 74, 142100, Podolsk, περιοχή της Μόσχας).
Σχετικά με την υπηρεσία και την εργασία σε στρατιωτικές μονάδες στο έδαφος της Λευκορωσίας, επικοινωνήστε με το κεντρικό αρχείο του Υπουργείου Άμυνας της Δημοκρατίας της Λευκορωσίας (Kuleshova St., 1a, 220118, Minsk).
Πληροφορίες σχετικά με τη συμμετοχή στην εκκαθάριση των συνεπειών στον πυρηνικό σταθμό του Τσερνομπίλ μπορούν να ληφθούν από το Τμήμα εκκαθάρισης των συνεπειών της καταστροφής στον πυρηνικό σταθμό του Τσερνομπίλ του Υπουργείου Καταστάσεων Έκτακτης Ανάγκης της Δημοκρατίας της Λευκορωσίας (Pobediteley Ave., 23, κτίριο 1, 220004, Μινσκ).
Πληροφορίες σχετικά με τη συμμετοχή στο αντάρτικο κίνημα κατά τη διάρκεια του Β' Παγκοσμίου Πολέμου στην επικράτεια της Λευκορωσίας μπορείτε να βρείτε στο κρατικό ίδρυμα «Εθνικό Αρχείο της Δημοκρατίας της Λευκορωσίας» (Λεωφόρος Ανεξαρτησίας, 116, 220114, Μινσκ) και στο ίδρυμα «Κρατικό Αρχείο Δημόσιοι Σύλλογοι της Περιφέρειας Gomel» ( Krestyanskaya st., 14, 246050, Gomel).
Για να μάθετε πληροφορίες σχετικά με την παραμονή σας σε φασιστικά στρατόπεδα συγκέντρωσης και καταναγκαστική εργασία κατά τη διάρκεια του Β' Παγκοσμίου Πολέμου, πρέπει να στείλετε ένα αίτημα στο κρατικό ίδρυμα «Εθνικό Αρχείο της Δημοκρατίας της Λευκορωσίας» (Nezavisimosti Ave., 116, 220114, Minsk) ή στο ίδρυμα «Κρατικά Αρχεία της Περιφέρειας Γκόμελ» (8th Ilyich Lane, 26-a, 246042, Gomel). Τα έγγραφα του ζωνικού κρατικού αρχείου της πόλης Mozyr περιέχουν λίστες πολιτών που πυροβολήθηκαν, απαγχονίστηκαν και βασανίστηκαν από τους ναζί εισβολείς, καθώς και απελάθηκαν βίαια στη Γερμανία.
Στα κρατικά αρχεία της πόλης Mozyr υπάρχουν έγγραφα που επιβεβαιώνουν τα γεγονότα της καταστολής το 1920-1932. Για να λάβετε πληροφορίες σχετικά με την εξορία, την απέλαση, την παραπομπή σε ειδικό οικισμό λόγω εκποίησης, την αποκατάσταση προσώπων που υπόκεινται διοικητικά σε καταναγκαστική εργασία υπό συνθήκες περιορισμού της ελευθερίας, επικοινωνήστε με τη Διοίκηση Κρατικής Ασφάλειας της Δημοκρατίας της Λευκορωσίας (Skorina Ave., 17, 220623, Μινσκ) στην KGB της περιοχής Gomel (Biletsky St., 1, 246701, Gomel), στα τμήματα πληροφοριών και ανάλυσης του Υπουργείου Εσωτερικών (Διευθύνσεις Εσωτερικών Υποθέσεων των περιφερειακών εκτελεστικών επιτροπών).
Υπάρχουν πληροφορίες σχετικά με το να είσαι και να μεγαλώνεις σε ορφανοτροφεία στο τμήμα εκπαίδευσης της Περιφερειακής Εκτελεστικής Επιτροπής του Gomel (οδός Krestyanskaya, 14, 246050, Gomel) ή στα περιφερειακά εκπαιδευτικά τμήματα. Στα αρχειακά έγγραφα της πόλης Mozyr υπάρχουν μερικοί κατάλογοι μαθητών ορφανοτροφείων στην περιοχή Polesie για το 1944-1961.
Ιστορικές πληροφορίες πριν από το 1917 βρίσκονται σε κρατικούς θεσμούς: «Εθνικό Ιστορικό Αρχείο της Λευκορωσίας» (Kropotkina St., 55, 220002, Μινσκ), κρατικό ίδρυμα «Εθνικό Ιστορικό Αρχείο της Λευκορωσίας στο Γκρόντνο» (sq. Tizengauza, 2, 230023, Γκρόντνο).
Στο ίδρυμα «Zonal State Archives in Mozyr», αιτήματα για επιβεβαίωση εργασιακής εμπειρίας και μισθού, παραμονή σε ορφανοτροφεία, αναγκαστική απέλαση στη Γερμανία κατά τη διάρκεια του Β' Παγκοσμίου Πολέμου και πολλά άλλα εκπληρώνονται δωρεάν (μόνο υπηρεσίες συμπλήρωσης η αίτηση και η εκτύπωση του πιστοποιητικού πληρώνονται). Όλες οι υπόλοιπες κατηγορίες βιογραφικών και πιστοποιητικών ιδιοκτησίας παρέχονται επί πληρωμή. Το κόστος ενός τέτοιου πιστοποιητικού είναι 17.240 ρούβλια.
Εάν χρειάζεστε ένα πιστοποιητικό που να επιβεβαιώνει τα δικαιώματά σας και τα έννομα συμφέροντά σας, το προσωπικό του αρχείου θα έρθει στη διάσωση, θα σας βοηθήσει να βρείτε έγγραφα και θα σας δώσει τις απαραίτητες συστάσεις Όταν επισκέπτεστε το αρχείο αυτοπροσώπως, οι πολίτες πρέπει να έχουν μαζί τους ένα έγγραφο ταυτοποίησης. Στην αίτησή τους που αποστέλλεται στο αρχείο, οι πολίτες πρέπει να αναφέρουν το επώνυμο, το όνομα, το πατρώνυμο για το οποίο ζητείται το πιστοποιητικό (για τις γυναίκες - αναφέρετε το προγαμιαίο επώνυμο), το έτος γέννησης, το όνομα του ιδρύματος ή του οργανισμού στον οποίο εργάζονταν, περίοδο εργασίας και θέσης, ή άλλες πληροφορίες που είναι απαραίτητες για τη διενέργεια ερωτήσεων, καθώς και τη διεύθυνση κατοικίας. Για να επιβεβαιώσετε πληροφορίες σχετικά με την εργασιακή εμπειρία και τον μισθό, πρέπει να έχετε φωτοτυπία του βιβλίου εργασιών σας. Το Κρατικό Αρχείο δέχεται τηλεφωνικές αιτήσεις πολιτών.
Επικοινωνήστε μαζί μας και θα κάνουμε ό,τι περνάει από τις δυνατότητές μας.
Η διεύθυνσή μας: οδός. Oktyabrskaya, 2, Mozyr. Ίδρυμα «Ζωνικό Κρατικό Αρχείο στο Μοζίρ», τηλ. 8-02351-7-75-96 (τμήμα πληροφοριών και χρήσης εγγράφων)».
Έλενα ΜΙΧΑΪΛΟΒΑ
Ετικέτες.

Γιατί πιστεύετε ότι οι μισθοί των Αμερικανών αρχειονόμων και άλλων ειδικών που σχετίζονται με τη διαχείριση εγγράφων δεν είναι κατώτεροι από το εισόδημα των δικηγόρων; Ναι, οι ΗΠΑ έχουν τους δικούς τους κανόνες παιχνιδιού: ο νόμος είναι σκληρός. Η φθορά ή η απώλεια εγγράφων οδηγεί σε ήττα για την εταιρεία σε πολλά μέτωπα: κατά τη διάρκεια διαπραγματεύσεων, επιθεωρήσεων, δικαστικών διαδικασιών κ.λπ. Εξ ου και οι υψηλές απαιτήσεις από τους αρχειονόμους. Αλλά οι Αμερικανοί δεν είναι μόνοι σε αυτό.

Τα τελευταία χρόνια, πολλές μεγάλες και μικρές επαναστάσεις έχουν συμβεί στη ρωσική νομοθεσία στον τομέα της διατήρησης εγγράφων. Και όσοι συνεχίζουν να αρκούνται σε μικρά κουτιά ή μπάζα σε ένα δωμάτιο που συνήθως αποκαλείται αρχείο, αντιμετωπίζουν μια απογοητευτική ανακάλυψη: τα αρχειακά έγγραφα δεν είναι συνταξιούχοι χαρτιά, αλλά μια ζωντανή συστοιχία, σε ζήτηση για πολλά χρόνια (έως 75 χρόνια και συνεχώς!) μετά από ένα φανταστικό «του θανάτου». Και θα σας αποδείξουμε ότι είναι προς το συμφέρον της εταιρείας σας να τους παρέχει μια πλήρη πανσιόν.

Χωρίς εξαιρέσεις!
Όλοι πρέπει να διαφυλάξουν τα αρχειακά έγγραφα

Το αρχείο είναι ανάγκη. Οι απαιτήσεις του κύριου αρχειακού νόμου (βλ. Ομοσπονδιακό Νόμο της 22ας Οκτωβρίου 2004 Αρ. 125-FZ «Σχετικά με την Αρχειοθέτηση στη Ρωσική Ομοσπονδία», όπως τροποποιήθηκε στις 4 Οκτωβρίου 2014), ο οποίος είναι διατομεακός χαρακτήρας, δεσμεύει όλους τους οργανισμούς ανεξάρτητα από μορφή ιδιοκτησίας. Και δεδομένου ότι δεν συμβαίνει ούτε μία νομικά σημαντική ενέργεια χωρίς τη δημιουργία εγγράφων (συμπεριλαμβανομένων των ηλεκτρονικών), όλοι εμπίπτουν στο νόμο (βλ.).

Σε αντίθεση με τους κρατικούς φορείς και τις τοπικές κυβερνήσεις, όπου η δημιουργία και η συντήρηση τμήματος αρχείων είναι υποχρεωτική, ο αρχειακός νόμος δίνει στους εμπορικούς οργανισμούς το δικαίωμα επιλογής. Το αν θα είναι ή όχι αρχείο αποφασίζεται από τη διοίκηση της εταιρείας. Ωστόσο, ταυτόχρονα, ο νόμος απαιτεί τη διασφάλιση της ασφάλειας των αρχειακών εγγράφων. Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι δεν χρειάζεται μόνο να έχετε αρχείο (ή αποθήκευση αρχείου). Είναι επίσης σημαντικό να γνωρίζετε πώς να το διαχειρίζεστε σε συνεχή βάση. Μόνο σε αυτή την περίπτωση μπορείτε να βασιστείτε στο γεγονός ότι στο μέλλον τα έγγραφα θα γίνουν πραγματικός φίλος της εταιρείας και όχι ο μυστικός εχθρός της.

Η υποχρέωση φύλαξης αρχειακών εγγράφων δεν απορρέει μόνο έμμεσα από τις διατάξεις του αρχειακού νόμου, αλλά και άμεσα από τις απαιτήσεις επιμέρους κανονισμών. Στο επίπεδο της βιομηχανικής νομοθεσίας (για παράδειγμα, λογιστικά θέματα ή θέματα προσωπικού) και νόμων που ρυθμίζουν τις εμπορικές δραστηριότητες (για ανώνυμες εταιρείες και εταιρείες περιορισμένης ευθύνης), η αποθήκευση των αρχειακών εγγράφων είναι υποχρεωτική και αναπόφευκτη όπως η λογιστική ή η σύνταξη εταιρικού καταστατικού. Αυτό ισχύει όχι μόνο για οργανισμούς, αλλά και για πολίτες που ασκούν επιχειρηματικές δραστηριότητες (IP).

Ολα έχουν την ώρα τους.
Και είναι καλύτερα όταν είναι η ώρα σύμφωνα με το νόμο

Κουτιά και τσάντες, ράφια που κουνιούνται και ένα καλειδοσκόπιο με φακέλους στο τραπέζι είναι η συνηθισμένη «διακόσμηση» του γραφείου. Απρόσωπο; Καθόλου. Το αρχείο παραμένει μια άμορφη μάζα μόνο μέχρι να παραλάβετε τους αρχειακούς νόμους και ένα εγχειρίδιο για κάθε αρχειονόμο - μια λίστα τυπικών αρχειακών εγγράφων διαχείρισης που δημιουργούνται κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων κρατικών φορέων, τοπικών κυβερνήσεων και οργανισμών, που υποδεικνύουν περιόδους αποθήκευσης. Κάθε τύπος εγγράφου έχει τη δική του αρχειακή ζωή. Φύλλα χρόνου - 1 έτος, λογιστικά μητρώα - 5 έτη, προσωπικές κάρτες υπαλλήλων - 75 έτη κ.λπ. (σύμφωνα με τον Κατάλογο του 2010). Η «προσωπικότητα» του αρχείου είναι πραγματικά μεγάλης κλίμακας! Και για την εταιρεία έχει σημασία η ηλικία κάθε εγγράφου. Αν βιαστείτε να καταστρέψετε κάποια χαρτιά, θα πρέπει να αντιμετωπίσετε εργατικούς, φορολογικούς και αρχειακούς ελέγχους με άδεια χέρια. Αυτό σημαίνει ότι τα πρόστιμα είναι προ των πυλών για εσάς.

Παρά το γεγονός ότι πολλές λίστες βρίσκονται σε δημόσιο τομέα και έχουν ήδη δημιουργηθεί στο Διαδίκτυο αυτοματοποιημένες διαδικτυακές υπηρεσίες για τον έλεγχο της διάρκειας ζωής των αρχειακών εγγράφων, μόνο ένας έμπειρος ειδικός μπορεί να προσδιορίσει σωστά τη "διάρκεια ζωής". Όσοι δεν είναι εξοικειωμένοι με τα χαρακτηριστικά της γραφειοκρατίας του εγγράφου είναι απίθανο να κατανοήσουν τις περιπλοκές αυτής της εργασίας. Συχνά, οι εταιρείες αγνοούν το γεγονός ότι ένα έγγραφο έχει πολλές λειτουργίες και η περίοδος διατήρησης δεν καθορίζεται απαραίτητα από την πιο προφανή. Για παράδειγμα, πρωτογενή λογιστικά έγγραφα για εισπρακτέους λογαριασμούς. Ένα τυπικό λάθος είναι να ορίζονται οι περίοδοι αποθήκευσής τους ως πρωτογενή λογιστική τεκμηρίωση και όχι ως έγγραφα που περιέχουν πληροφορίες για το χρέος. Το αποτέλεσμα: πρόωρη καταστροφή και αντιδικίες. Και τότε έρχεται η κατανόηση ότι για την προστασία των συμφερόντων κάποιου, χρειάζεται όχι μόνο ένας δικηγόρος, αλλά και ένας αρχειονόμος (είτε στο εσωτερικό είτε βάσει συμφωνίας εξωτερικής ανάθεσης), ο οποίος μπορεί να λάβει υπόψη τη θέση όλων των τμημάτων του οργανισμού: νομικά , λογιστική, πελάτης κ.λπ.

"Δεν μας νοιάζει!"
Η αρχειακή επαλήθευση δεν συγχωρεί την αδιαφορία

Η αδιαφορία για το αρχείο δεν είναι συμβατή με την ασφάλεια της επιχείρησης. Εάν είστε ένας από αυτούς που «δεν νοιάζονται», τότε συμπεριλάβετε μέτρα για την εξοικονόμηση προϋπολογισμού στο σχέδιό σας κατά της κρίσης. Η αρχειακή επαλήθευση αγαπά τους αδιάφορους. Αλλά θα πρέπει να πληρώσετε για την «αγάπη» των επιθεωρητών σε ρούβλια. Σύμφωνα με το άρθ. 27 του νόμου «Περί Αρχειακών Υποθέσεων», η παραβίαση της αρχειακής νομοθεσίας (ιδίως των κανόνων αποθήκευσης, απόκτησης, καταγραφής ή χρήσης αρχειακών εγγράφων) είναι γεμάτη διοικητικά πρόστιμα και ποινική ευθύνη. Έτσι, για κάθε κατεστραμμένο ή χαμένο έγγραφο, οι πολίτες θα πληρώσουν από 100 έως 300 ρούβλια, οι υπάλληλοι - από 300 έως 500 ρούβλια. (άρθρο 13.20 του Διοικητικού Κώδικα).

Ο μύθος ότι ένας αρχειακός έλεγχος δεν θα χτυπήσει την πόρτα μιας εμπορικής εταιρείας εξακολουθεί να είναι επίμονος μεταξύ των επιχειρηματιών (βλ.). Η βάση για μια επιθεώρηση μπορεί να είναι μια καταγγελία από έναν πρώην υπάλληλο ή έναν δυσαρεστημένο αντισυμβαλλόμενο. Αλλά ακόμα κι αν είστε ευσυνείδητος εργοδότης και έντιμος συνεργάτης, είναι πιθανό να εμφανιστούν ξαφνικά στο αρχείο σας έγγραφα «πολιτείας». Και αυτό είναι επίσης δυνατό. Χάρη σε μια διευρυμένη ερμηνεία της έννοιας του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας, η επιτροπή που εξετάζει την αξία των εγγράφων μπορεί να βρει στο αρχείο σας έγγραφα που «έχουν ιστορική, επιστημονική, κοινωνική, οικονομική, πολιτική και πολιτιστική σημασία». Και, ως εκ τούτου, θα σας ζητήσουμε στο μέγιστο βαθμό.

Ένας επιθεωρητής στο κατώφλι - ένας αρχειονόμος έτοιμος;

Η εφορία και η επιθεώρηση εργασίας είναι δύο ακόμη καλοί λόγοι για να προσεγγίσουμε συνειδητά τη διαχείριση αρχείων. Εάν η εμπειρία άλλων εταιρειών αποδείχθηκε μη πειστική για εσάς, ετοιμαστείτε για ένα σκληρό μαστίγιο.

Οι εφοριακοί συνήθως δεν έχουν πολλές ερωτήσεις: πού είναι τα έγγραφα; Και η απάντηση στο ερώτημα γιατί δεν υπάρχουν επηρεάζει το πώς θα σας πείσει η εφορία για την ανάγκη να βάλετε τα πράγματα σε τάξη στο αρχείο. Στη «βαλίτσα» των φορολογικών κυρώσεων υπάρχουν διοικητικά πρόστιμα για όλες τις περιπτώσεις. Και τα τελευταία χρόνια παρατηρείται μια τάση σύσφιξής τους. Σύμφωνα με τροποποιήσεις που έγιναν στον φορολογικό κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας το 2010, η μη υποβολή εγγράφων τιμωρείται με πρόστιμο 200 ρούβλια. για κάθε έγγραφο - τόσο για νομικά πρόσωπα όσο και για μεμονωμένους επιχειρηματίες. Οι επιθεωρητές μπορεί επίσης να θεωρήσουν ότι αρνείστε να παράσχετε πληροφορίες στη φορολογική αρχή (5-20 χιλιάδες ρούβλια), παρεμβαίνετε στις νόμιμες δραστηριότητες ενός εκπροσώπου κρατικών αρχών ελέγχου (από 0,5 έως 10 χιλιάδες ρούβλια) ή παρεμβαίνετε στη συμπεριφορά (ολοκλήρωση) ενός ελέγχου (από 5 έως 50 χιλιάδες ρούβλια).

Η σχέση με τους επιθεωρητές εργασίας είναι ακόμη πιο περίεργη (βλ.). Σε αντίθεση με άλλους επιθεωρητές, οι Trudoviks μπορούν να κάνουν σχεδόν τα πάντα. Προσωπικές κάρτες εργαζομένων, εντάλματα εργασίας, συστατικά έγγραφα και αντίγραφα άλλων εγγράφων που σχετίζονται με τον σκοπό της επαλήθευσης υπόκεινται σε μεταβίβαση στους επιθεωρητές εργασίας - για οποιαδήποτε χρονική περίοδο. Υπό την προϋπόθεση ότι δεν έχει λήξει η περίοδος αποθήκευσης των ζητούμενων εγγράφων. Δεδομένου ότι τα έγγραφα προσωπικού έχουν αποθηκευτεί στα αρχεία του οργανισμού για δεκαετίες, οι επιθεωρητές έχουν το δικαίωμα να απαιτήσουν, για παράδειγμα, τον προσωπικό φάκελο ενός υπαλλήλου που έφυγε πριν από 5 ή 20 χρόνια. Είναι έτοιμος ο αρχειοφύλακάς σας για αυτήν την εξέλιξη των γεγονότων; Εάν η απάντηση είναι "όχι", ο επιθεωρητής εργασίας μπορεί να απαντήσει αμέσως με το άρθρο 19.7 του Διοικητικού Κώδικα "Αδυναμία παροχής πληροφοριών (πληροφοριών)", το οποίο προβλέπει πρόστιμα 100 ρούβλια. (για πολίτες) έως 5 χιλιάδες ρούβλια. (για νομικά πρόσωπα).

Περί εκκαθάρισης της εταιρείας.
Είμαστε υπεύθυνοι για τα έγγραφα που έχουμε εξημερώσει

Μέχρι τον Ιούνιο του 2009, η διοίκηση μιας εκκαθαριζόμενης εταιρείας μπορούσε να κοιμάται ήσυχη, ακόμη και χωρίς κάποια έγγραφα στο αρχείο. Από την έναρξη ισχύος του νόμου αριθ. Για πρώτη φορά στη ρωσική πτωχευτική νομοθεσία, εισήχθη προσωπική ευθύνη ανώτατων προσώπων για έλλειψη εγγράφων. Τώρα η εκκαθάριση είναι μια πιο επίπονη διαδικασία από την άποψη της μεταφοράς εγγράφων. Εάν το αρχείο δεν διαθέτει τα απαραίτητα έγγραφα (και ο νόμος ορίζει τι είναι απαραίτητο), θα πρέπει να πληρώσετε με δική σας περιουσία στο πλαίσιο της λεγόμενης επικουρικής ευθύνης (βλ.).

Το 2013, δεν ήταν μόνο τα στελέχη που σταμάτησαν να κοιμούνται ήσυχοι. Αιτία ανησυχίας ήταν ο ομοσπονδιακός νόμος της 28ης Ιουνίου 2013 αριθ. 134-FZ «Περί τροποποιήσεων σε ορισμένες νομοθετικές πράξεις της Ρωσικής Ομοσπονδίας σχετικά με την καταπολέμηση παράνομων χρηματοοικονομικών συναλλαγών». Λέει ασπρόμαυρο: «Όταν υπάρχει αλλαγή στον επικεφαλής του οργανισμού, πρέπει να διασφαλίζεται η μεταφορά των λογιστικών εγγράφων του οργανισμού. Η διαδικασία μεταφοράς λογιστικών εγγράφων καθορίζεται από τον οργανισμό ανεξάρτητα." Ταυτόχρονα, ο κατάλογος των προσώπων που μπορούν να υπαχθούν σε επικουρική ευθύνη για μη διασφάλιση της ασφάλειας των λογιστικών εγγράφων περιλαμβάνει ιδρυτές, προϊστάμενους λογιστές, αρχειονόμους και ακόμη και πρώην διευθυντές.

Η ενίσχυση της ευθύνης στον τομέα της διασφάλισης της ασφάλειας των εγγράφων είναι ένα δυσάρεστο αλλά αποτελεσματικό μέτρο. Η μέθοδος «ραβδί» αναγκάζει τους οργανισμούς να σκεφτούν σοβαρά τη ρύθμιση της εργασίας με έγγραφα σε όλα τα στάδια του κύκλου ζωής τους: από την παραλαβή στο αρχείο έως την καταστροφή. Ένα διαχειριζόμενο αρχείο είναι ένα ασφαλές αρχείο. Είναι έτοιμος να συναντηθεί με τον πολυαναμενόμενο επιθεωρητή και κάθε εργασία που μπορεί να λυθεί χωρίς περιττή γραφειοκρατία. Εάν αυτά τα επιχειρήματα σας φαίνονται επίσης μη πειστικά, κάντε υπομονή - και ο χρόνος, σε συνδυασμό με τον νόμο, θα σας πει ότι σε μια μεταβαλλόμενη αγορά είστε πολύ πίσω από την κύρια ομάδα.