Πώς να συνδέσετε δεδομένα Word και Excel. Παραδείγματα σύνδεσης εγγράφων Σύνδεση εγγράφων του Word. Πώς το Excel υπολογίζει εκ νέου ένα βιβλίο εργασίας και γιατί πρέπει να αποφεύγεται η μεταβλητότητα...
Πολύ συχνά, κατά την επίλυση διαφόρων εργασιών γραφείου, αποθηκεύουμε και επεξεργαζόμαστε δεδομένα είτε σε υπολογιστικά φύλλα Excel είτε στο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου του Word. Επιπλέον, τις περισσότερες φορές αυτά τα δεδομένα είναι αλληλένδετα. Για παράδειγμα, ένας πίνακας του Excel ή ένα τμήμα του αντιγράφεται και επικολλάται στο Word.
Τα πλεονεκτήματα αυτής της προσέγγισης είναι προφανή: ο χρήστης δεν συνδέεται με την επιλογή των μέσων αποθήκευσης δεδομένων.
Ωστόσο, υπάρχει επίσης ένα σημαντικό μειονέκτημα, δηλαδή: εάν τα δεδομένα στον πίνακα προέλευσης αλλάξουν, τότε πρέπει να διασφαλίσουμε ότι αυτά τα δεδομένα διορθώνονται σε όλα τα σχετικά έγγραφα. Επομένως, το θέμα της αντιγραφής, ενσωμάτωσης και σύνδεσης δεδομένων από διάφορα έγγραφα αποδεικνύεται πολύ σχετικό. Σε αυτό το βίντεο εκμάθησης, θέλω να σας πω με ποιους τρεις τρόπους μπορούμε να αντιγράψουμε δεδομένα από το Excel στο Word, καθώς και πώς να δημιουργήσουμε μια σύνδεση μεταξύ αυτών των δεδομένων.
Ο πίνακας που προκύπτει είναι ένας πολύ συνηθισμένος πίνακας του Word. Μπορούμε να το μορφοποιήσουμε ή να το επεξεργαστούμε όπως θέλουμε: να αλλάξουμε ή να προσθέσουμε δεδομένα. Σε αυτήν την περίπτωση, ο αρχικός πίνακας του Excel δεν αλλάζει με κανέναν τρόπο. Ομοίως, εάν κάνω αλλαγές στον αρχικό πίνακα, δεν θα αλλάξει τίποτα στον αντιγραμμένο πίνακα. Απλό, αλλά όχι εντελώς βολικό.
Η δεύτερη μέθοδος αντιγραφής δεδομένων περιλαμβάνει την εισαγωγή ενός πίνακα Excel σε ένα έγγραφο του Word ως πλήρες αντικείμενο. Αυτή τη φορά, κατά την αντιγραφή, θα χρησιμοποιήσουμε τη λειτουργία Paste Special. Όπως και πριν, ο πίνακας με τα δεδομένα στα δύο έγγραφά μας δεν είναι συνδεδεμένος μεταξύ τους, κάτι που είναι άβολο. Ωστόσο, όταν εργάζεστε στο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου word, έχουμε έναν πλήρη πίνακα Excel στον οποίο μπορείτε να εισαγάγετε τύπους, να δημιουργήσετε γραφήματα και όλα θα λειτουργήσουν.
Η τελευταία, τρίτη μέθοδος αντιγραφής δεδομένων περιλαμβάνει τη σύνδεσή τους κατά τη διάρκεια μιας ειδικής επικόλλησης. Στην εμφάνιση, ο πίνακας που εμφανίζεται δεν διαφέρει από τους προηγούμενους, αλλά στην ουσία είναι ένα εντελώς διαφορετικό αντικείμενο, διαφορετικό από τα προηγούμενα. Αυτή τη φορά δεν αντιμετωπίζουμε πλέον έναν πίνακα, αλλά έναν σύνδεσμο προς την αρχική πηγή δεδομένων. Εάν συμβεί κάτι στα αρχικά δεδομένα του Excel, θα δούμε αμέσως αυτές τις αλλαγές στο έγγραφο κειμένου του Word. Για να επιτευχθεί αυτό, τα σχετικά δεδομένα πρέπει να ενημερωθούν εγκαίρως. Αφού κλείσουμε το έγγραφο κειμένου που προκύπτει, θα συνεχίσουμε να επεξεργαζόμαστε τον πίνακα του Excel. Στη συνέχεια, όταν ανοίγουμε ξανά το έγγραφο κειμένου, το Word μας προειδοποιεί ότι το έγγραφο περιέχει σχετικά δεδομένα που εξαρτώνται από μια εξωτερική πηγή και μας ζητά να το ενημερώσουμε.
Σημείωση:Αυτό το άρθρο έχει εξυπηρετήσει το σκοπό του και σύντομα θα διακοπεί. Για να αποφύγουμε σφάλματα "Η σελίδα δεν βρέθηκε", αφαιρούμε συνδέσμους που γνωρίζουμε. Εάν έχετε δημιουργήσει συνδέσμους σε αυτήν τη σελίδα, καταργήστε τους και μαζί μπορούμε να διατηρήσουμε τη συνοχή στον ιστό.
Όταν εργάζεστε με το Office, υπάρχουν διάφοροι τρόποι κοινής χρήσης δεδομένων μεταξύ εφαρμογών. Ένας τρόπος είναι να αντιγράψετε και να επικολλήσετε τα δεδομένα, αλλά μπορείτε επίσης να τα συνδέσετε με μια πηγή ώστε να ενημερώνεται αυτόματα ή να τα ενσωματώσετε ώστε να ενημερώνετε τα δεδομένα μόνο με μη αυτόματο τρόπο ανοίγοντας το αρχείο. Επιπλέον, η χρήση ενός συνδεδεμένου αντικειμένου σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο προς μέρος ενός αρχείου, όπως πολλά κελιά σε ένα φύλλο εργασίας του Excel.
Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της σύνδεσης και της ενσωμάτωσης
Λέξη
Στο μενού Εισάγετεκάντε κλικ στο στοιχείο Ενα αντικείμενοκαι επιλέξτε μια επιλογή Από αρχείο.
Βρείτε και επιλέξτε το αρχείο στο οποίο θέλετε να οδηγεί ο σύνδεσμος και κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές.
Επιλέξτε το πλαίσιο σύνδεσμος προς αρχείο ».
Συμβουλή: Ως εικονίδιο.
Κάντε κλικ στο κουμπί Εισάγετε Εντάξειεάν χρησιμοποιείτε το Excel.
Αλλαγή συνδεδεμένων δεδομένων
Στο μενού Επεξεργασίαεπιλέξτε ομάδα Συνδέσεις.
Αν η ομάδα Συνδέσειςμη διαθέσιμο σημαίνει ότι δεν υπάρχουν συσχετισμένα δεδομένα στο αρχείο.
Στο κεφάλαιο Αρχικό αρχείο Ανοιχτή πηγή.
Στο μενού Εισάγετεκάντε κλικ στο στοιχείο Ενα αντικείμενοκαι επιλέξτε μια επιλογή Από αρχείο.
Επιλέξτε το αρχείο που θέλετε και κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές.
Καταργήστε την επιλογή σύνδεσμος προς αρχείο .
Συμβουλή:Εάν θέλετε να εμφανίσετε μόνο ένα εικονίδιο στο οποίο μπορείτε να κάνετε κλικ για να δείτε λεπτομέρειες, επιλέξτε το Ως εικονίδιο.
Κάντε κλικ στο κουμπί Εισάγετεεάν χρησιμοποιείτε το Word ή το κουμπί Εντάξειεάν χρησιμοποιείτε το Excel.
Αλλαγή ενσωματωμένων δεδομένων
Κάντε διπλό κλικ στο ενσωματωμένο αντικείμενο.
Κάντε τις αλλαγές σας και αποθηκεύστε τις.
Στο μενού Αρχείοεντολή επιλογής.
Στο μενού Επεξεργασίαεπιλέξτε ομάδα αντίγραφο.
Στο μενού Επεξεργασίαεπιλέξτε ομάδα Ειδικό ένθετο, και μετά - στοιχείο Εισαγωγή συνδέσμου.
Στο χωράφι Πως Φύλλο Microsoft Excelκαι πατήστε το κουμπί Εντάξει.
PowerPoint
Ενσωμάτωση δεδομένων από ένα αρχείο σε άλλο
Κάντε κλικ στη θέση όπου θέλετε να ενσωματώσετε το αρχείο.
Στο μενού Εισάγετεεπιλέξτε αντικείμενο ένα αντικείμενο, και μετά - από αρχείο.
Εάν χρειάζεται να ενσωματώσετε ένα φύλλο Excel, πρέπει να είναι το πρώτο στο βιβλίο εργασίας.
Κάντε κλικ στο κουμπί Εισάγετεκαι μετά το κουμπί Εντάξει.
Αλλαγή ενσωματωμένων δεδομένων
Κάντε τις απαραίτητες αλλαγές.
Ανοίξτε την καρτέλα αρχείοκαι πατήστε το κουμπί Εκσυγχρονίζω.
Στο μενού Αρχείοεπιλέξτε ομάδα Κλείσιμο και επιστροφή στο [όνομα αρχείου].
Λάβετε υπόψη ότι οι αλλαγές αποθηκεύονται στο ενσωματωμένο αρχείο.
Αντιγραφή δεδομένων από ένα μεμονωμένο αρχείο και επικόλληση ως συνδεδεμένο ή ενσωματωμένο αντικείμενο
Επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να επικολλήσετε (για παράδειγμα, μια περιοχή κελιών σε ένα φύλλο εργασίας του Excel).
Στο μενού Επεξεργασίαεπιλέξτε ομάδα αντίγραφο.
Περιηγηθείτε σε άλλο αρχείο και κάντε κλικ στο σημείο που θέλετε να επικολλήσετε τα αντιγραμμένα δεδομένα.
Στο μενού Επεξεργασίαεπιλέξτε ομάδα Ειδικό ένθετο.
Στο χωράφι Επικόλληση ωςεπιλέξτε τον τύπο αντικειμένου, για παράδειγμα Φύλλο Microsoft Excelκαι πατήστε το κουμπί Εντάξει.
Προέχω
Σύνδεση δεδομένων μεταξύ αρχείων Word και Excel
Εάν τα δεδομένα βρίσκονται σε αρχείο Excel και οι σχετικές πληροφορίες βρίσκονται σε αρχείο Word, μπορείτε να τα συνδέσετε για να διευκολύνετε την ενημέρωση. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να συνδέσετε τα πιο πρόσφατα έσοδα από πωλήσεις με μια μηνιαία αναφορά κατάστασης. Η αναφορά είναι ένα έγγραφο του Word και τα δεδομένα εσόδων από πωλήσεις βρίσκονται σε ένα φύλλο Excel. Μόλις συνδέσετε το έγγραφο και το φύλλο εργασίας, τα δεδομένα στην αναφορά κατάστασης θα ενημερωθούν αυτόματα όταν αλλάξουν οι πληροφορίες εσόδων από τις πωλήσεις σας. Είναι επίσης πιθανό οι οδηγίες από ένα έγγραφο του Word να πρέπει να επικολληθούν σε πολλά αρχεία Excel. Εάν χρησιμοποιείτε δέσμευση δεδομένων, οι αλλαγές στις οδηγίες θα αντικατοπτρίζονται αυτόματα σε όλα τα αρχεία Excel.
Κάντε κλικ στο σημείο που θέλετε να εισαγάγετε τον σύνδεσμο.
Στο μενού Εισάγετεκάντε κλικ στο στοιχείο Ενα αντικείμενοκαι επιλέξτε μια επιλογή Από αρχείο.
Επιλέξτε το αρχείο στο οποίο θέλετε να οδηγεί ο σύνδεσμος και κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές.
Επιλέξτε το πλαίσιο σύνδεσμος προς αρχείο ».
Συμβουλή:Εάν θέλετε να εμφανίσετε μόνο ένα εικονίδιο στο οποίο μπορείτε να κάνετε κλικ για να δείτε λεπτομέρειες, επιλέξτε το Ως εικονίδιο.
Κάντε κλικ στο κουμπί Εισάγετεεάν χρησιμοποιείτε το Word ή το κουμπί Εντάξειεάν χρησιμοποιείτε το Excel.
Αλλαγή συνδεδεμένων δεδομένων
Στο μενού δεδομέναεπιλέξτε ομάδα αλλαγή συνδέσεων.
Στο κεφάλαιο Αρχικό αρχείοεπιλέξτε το αρχείο που θέλετε και κάντε κλικ στο κουμπί Ανοιχτή πηγή.
Κάντε τις απαραίτητες αλλαγές.
Κάντε κλικ στο συνδεδεμένο αρχείο. Σημειώστε ότι υπάρχουν αλλαγές στο αρχείο.
Ενσωμάτωση δεδομένων από ένα αρχείο σε άλλο
Εάν θέλετε να διατηρήσετε τη σχέση μεταξύ δύο αρχείων, χωρίς να ενημερώνεται το κύριο αρχείο όταν αλλάζει το άλλο αρχείο, μπορείτε να ενσωματώσετε τα δεδομένα. Για παράδειγμα, μπορείτε να ενσωματώσετε δεδομένα σε καταστάσεις όπου δεν θέλετε να ενημερώνεται η αναφορά κατάστασης όταν γίνονται αλλαγές σε ένα φύλλο εργασίας του Excel ή δεν θέλετε το φύλλο εργασίας του Excel να αντικατοπτρίζει αλλαγές στις οδηγίες. Επειδή όλες οι πληροφορίες αποθηκεύονται σε ένα μόνο αρχείο, η ενσωμάτωση δεδομένων είναι χρήσιμη σε περιπτώσεις όπου θέλετε να στείλετε μια ηλεκτρονική έκδοση ενός αρχείου σε χρήστες που δεν έχουν πρόσβαση στο ενσωματωμένο αρχείο.
Κάντε κλικ στη θέση όπου θέλετε να ενσωματώσετε το αρχείο.
Στο μενού Εισάγετεκάντε κλικ στο στοιχείο Ενα αντικείμενοκαι επιλέξτε μια επιλογή Από αρχείο.
Επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να ενσωματώσετε και κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές.
Εάν χρειάζεται να ενσωματώσετε ένα φύλλο Excel, πρέπει να είναι το πρώτο στο βιβλίο εργασίας.
Συμβουλή:Εάν θέλετε να εμφανίσετε μόνο ένα εικονίδιο στο οποίο μπορείτε να κάνετε κλικ για να δείτε λεπτομέρειες, επιλέξτε το Ως εικονίδιο.
Καταργήστε την επιλογή Σύνδεσμος στο αρχείοκαι πατήστε το κουμπί Εισάγετε, εάν χρησιμοποιείτε το Word ή το κουμπί Εντάξει, εάν χρησιμοποιείτε το Excel.
Αλλαγή ενσωματωμένων δεδομένων
Κάντε διπλό κλικ στο ενσωματωμένο αρχείο.
Κάντε τις απαραίτητες αλλαγές.
Στο μενού αρχείοεπιλέξτε ομάδα Εκσυγχρονίζω.
Λάβετε υπόψη ότι οι αλλαγές αποθηκεύονται στο ενσωματωμένο αρχείο.
Αντιγραφή δεδομένων από ένα μεμονωμένο αρχείο και επικόλληση ως συνδεδεμένο ή ενσωματωμένο αντικείμενο
Στο μενού Επεξεργασίαεπιλέξτε ομάδα αντίγραφο.
Περιηγηθείτε σε άλλο αρχείο και κάντε κλικ στο σημείο που θέλετε να επικολλήσετε τα αντιγραμμένα δεδομένα.
Στο μενού Επεξεργασίαεπιλέξτε ομάδα Ειδικό ένθετο, και μετά - στοιχείο Εισαγωγή συνδέσμου.
Στο χωράφι Πωςεπιλέξτε τον τύπο αντικειμένου, για παράδειγμα Έγγραφο Microsoft Wordκαι πατήστε το κουμπί Εντάξει.
Λέξη
Σύνδεση δεδομένων μεταξύ αρχείων Word και Excel
Εάν τα δεδομένα βρίσκονται σε αρχείο Excel και οι σχετικές πληροφορίες βρίσκονται σε αρχείο Word, μπορείτε να τα συνδέσετε για να διευκολύνετε την ενημέρωση. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να συνδέσετε τα πιο πρόσφατα έσοδα από πωλήσεις με μια μηνιαία αναφορά κατάστασης. Η αναφορά είναι ένα έγγραφο του Word και τα δεδομένα εσόδων από πωλήσεις βρίσκονται σε ένα φύλλο Excel. Μόλις συνδέσετε το έγγραφο και το φύλλο εργασίας, τα δεδομένα στην αναφορά κατάστασης θα ενημερωθούν αυτόματα όταν αλλάξουν οι πληροφορίες εσόδων από τις πωλήσεις σας. Είναι επίσης πιθανό οι οδηγίες από ένα έγγραφο του Word να πρέπει να επικολληθούν σε πολλά αρχεία Excel. Εάν χρησιμοποιείτε δέσμευση δεδομένων, οι αλλαγές στις οδηγίες θα αντικατοπτρίζονται αυτόματα σε όλα τα αρχεία Excel.
Ανοιχτή πηγή.
Κάντε τις απαραίτητες αλλαγές.
Θυμηθείτε ότι οι αλλαγές περιέχονται σε ένα συνδεδεμένο αρχείο.
Ενσωμάτωση δεδομένων από ένα αρχείο σε άλλο
Εάν θέλετε να διατηρήσετε τη σχέση μεταξύ δύο αρχείων, χωρίς να ενημερώνεται το κύριο αρχείο όταν αλλάζει το άλλο αρχείο, μπορείτε να ενσωματώσετε τα δεδομένα. Για παράδειγμα, μπορείτε να ενσωματώσετε δεδομένα σε καταστάσεις όπου δεν θέλετε να ενημερώνεται η αναφορά κατάστασης όταν γίνονται αλλαγές σε ένα φύλλο εργασίας του Excel ή δεν θέλετε το φύλλο εργασίας του Excel να αντικατοπτρίζει αλλαγές στις οδηγίες. Επειδή όλες οι πληροφορίες αποθηκεύονται σε ένα μόνο αρχείο, η ενσωμάτωση δεδομένων είναι χρήσιμη σε περιπτώσεις όπου θέλετε να στείλετε μια ηλεκτρονική έκδοση ενός αρχείου σε χρήστες που δεν έχουν πρόσβαση στο ενσωματωμένο αρχείο.
Για παράδειγμα Σεντόνικαι πατήστε το κουμπί Αλλαγή.
Κάντε τις απαραίτητες αλλαγές.
Στο μενού Αρχείοεπιλέξτε ομάδα Κλείσιμο και επιστροφή στο [όνομα αρχείου].
Λάβετε υπόψη ότι οι αλλαγές αποθηκεύονται στο ενσωματωμένο αρχείο.
Αντιγραφή δεδομένων από ένα μεμονωμένο αρχείο και επικόλληση ως συνδεδεμένο ή ενσωματωμένο αντικείμενο
Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο προς ένα μέρος ενός αρχείου. Για παράδειγμα, σε μια μηνιαία αναφορά κατάστασης, μπορεί να θέλετε να συνδέσετε μια συγκεκριμένη περιοχή κελιών σε ένα φύλλο εργασίας του Excel και όχι σε ολόκληρο το φύλλο εργασίας. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να συνδέσετε συγκεκριμένες οδηγίες από ένα έγγραφο του Word και όχι ολόκληρο το έγγραφο.
Επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να επικολλήσετε (για παράδειγμα, μια περιοχή κελιών σε ένα φύλλο εργασίας του Excel).
Στο μενού Επεξεργασίαεπιλέξτε ομάδα αντίγραφο.
Περιηγηθείτε σε άλλο αρχείο και κάντε κλικ στο σημείο που θέλετε να επικολλήσετε τα αντιγραμμένα δεδομένα.
Στο μενού Επεξεργασίαεπιλέξτε ομάδα Ειδικό ένθετο, και μετά - στοιχείο Εισαγωγή συνδέσμου.
Στο χωράφι Πωςεπιλέξτε τον τύπο αντικειμένου, για παράδειγμα Φύλλο Microsoft Excelκαι πατήστε το κουμπί Εντάξει.
PowerPoint
Ενσωμάτωση δεδομένων από ένα αρχείο σε άλλο
Εάν θέλετε να διατηρήσετε τη σχέση μεταξύ δύο αρχείων, χωρίς να ενημερώνεται το κύριο αρχείο όταν αλλάζει το άλλο αρχείο, μπορείτε να ενσωματώσετε τα δεδομένα. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να συμπεριλάβετε τις πιο πρόσφατες πληροφορίες εσόδων από πωλήσεις στη μηνιαία αναφορά κατάστασής σας. Η αναφορά είναι μια παρουσίαση PowerPoint και τα δεδομένα εσόδων από πωλήσεις βρίσκονται σε φύλλο Excel. Αφού ενσωματώσετε ένα φύλλο σε μια παρουσίαση, τα αρχεία παραμένουν συνδεδεμένα.
Κάντε κλικ στη θέση όπου θέλετε να ενσωματώσετε το αρχείο.
Στο μενού Εισάγετεκάντε κλικ στο στοιχείο Ενα αντικείμενοκαι επιλέξτε μια επιλογή Δημιουργία από αρχείο.
Βρείτε και επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να ενσωματώσετε.
Εάν χρειάζεται να ενσωματώσετε ένα φύλλο Excel, πρέπει να είναι το πρώτο στο βιβλίο εργασίας.
Κάντε κλικ στο κουμπί Εισάγετεκαι μετά το κουμπί Εντάξει.
Εάν τα δεδομένα από το ενσωματωμένο αρχείο δεν είναι ορατά, σύρετε τη λαβή αλλαγής μεγέθους μέχρι να εμφανιστούν τα περιεχόμενα του αρχείου.
Αλλαγή ενσωματωμένων δεδομένων
Κάντε κλικ στο ενσωματωμένο αρχείο.
Στο μενού Επεξεργασίατοποθετήστε το ποντίκι σας πάνω από το στοιχείο Αντικείμενο [τύπος αντικειμένου], Για παράδειγμα Σεντόνικαι πατήστε το κουμπί Αλλαγή.
Κάντε τις απαραίτητες αλλαγές.
Στο μενού Αρχείοεπιλέξτε ομάδα Κλείσιμο και επιστροφή στο [όνομα αρχείου].
Λάβετε υπόψη ότι οι αλλαγές αποθηκεύονται στο ενσωματωμένο αρχείο.
Αντιγραφή δεδομένων από ένα μεμονωμένο αρχείο και επικόλληση ως συνδεδεμένο ή ενσωματωμένο αντικείμενο
Μπορείτε να ενσωματώσετε μόνο μέρος του αρχείου. Για παράδειγμα, σε μια μηνιαία αναφορά κατάστασης, μπορεί να θέλετε να ενσωματώσετε όχι ολόκληρο το φύλλο Excel, αλλά μόνο ένα συγκεκριμένο εύρος κελιών μέσα σε αυτό.
Επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να επικολλήσετε (για παράδειγμα, μια περιοχή κελιών σε ένα φύλλο εργασίας του Excel).
Στο μενού Επεξεργασίαεπιλέξτε ομάδα αντίγραφο.
Περιηγηθείτε σε άλλο αρχείο και κάντε κλικ στο σημείο που θέλετε να επικολλήσετε τα αντιγραμμένα δεδομένα.
Στο μενού Επεξεργασίαεπιλέξτε ομάδα Ειδικό ένθετο.
Στο χωράφι Επικόλληση ωςεπιλέξτε τον τύπο αντικειμένου, για παράδειγμα Φύλλο Microsoft Excelκαι πατήστε το κουμπί Εντάξει.
Προέχω
Σύνδεση δεδομένων μεταξύ αρχείων Word και Excel
Εάν τα δεδομένα βρίσκονται σε αρχείο Excel και οι σχετικές πληροφορίες βρίσκονται σε αρχείο Word, μπορείτε να τα συνδέσετε για να διευκολύνετε την ενημέρωση. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να συνδέσετε τα πιο πρόσφατα έσοδα από πωλήσεις με μια μηνιαία αναφορά κατάστασης. Η αναφορά είναι ένα έγγραφο του Word και τα δεδομένα εσόδων από πωλήσεις βρίσκονται σε ένα φύλλο Excel. Μόλις συνδέσετε το έγγραφο και το φύλλο εργασίας, τα δεδομένα στην αναφορά κατάστασης θα ενημερωθούν αυτόματα όταν αλλάξουν οι πληροφορίες εσόδων από τις πωλήσεις σας. Είναι επίσης πιθανό οι οδηγίες από ένα έγγραφο του Word να πρέπει να επικολληθούν σε πολλά αρχεία Excel. Εάν χρησιμοποιείτε δέσμευση δεδομένων, οι αλλαγές στις οδηγίες θα αντικατοπτρίζονται αυτόματα σε όλα τα αρχεία Excel.
Το αρχείο προέλευσης επιλέξτε το επιθυμητό αρχείο και κάντε κλικ στο κουμπί Ανοιχτή πηγή.
Κάντε τις απαραίτητες αλλαγές.
Θυμηθείτε ότι οι αλλαγές περιέχονται σε ένα συνδεδεμένο αρχείο.
Ενσωμάτωση δεδομένων από ένα αρχείο σε άλλο
Εάν θέλετε να διατηρήσετε τη σχέση μεταξύ δύο αρχείων, χωρίς να ενημερώνεται το κύριο αρχείο όταν αλλάζει το άλλο αρχείο, μπορείτε να ενσωματώσετε τα δεδομένα. Για παράδειγμα, μπορείτε να ενσωματώσετε δεδομένα σε καταστάσεις όπου δεν θέλετε να ενημερώνεται η αναφορά κατάστασης όταν γίνονται αλλαγές σε ένα φύλλο εργασίας του Excel ή δεν θέλετε το φύλλο εργασίας του Excel να αντικατοπτρίζει αλλαγές στις οδηγίες. Επειδή όλες οι πληροφορίες αποθηκεύονται σε ένα μόνο αρχείο, η ενσωμάτωση δεδομένων είναι χρήσιμη σε περιπτώσεις όπου θέλετε να στείλετε μια ηλεκτρονική έκδοση ενός αρχείου σε χρήστες που δεν έχουν πρόσβαση στο ενσωματωμένο αρχείο.
Για παράδειγμα Σεντόνικαι πατήστε το κουμπί Αλλαγή.
Κάντε τις απαραίτητες αλλαγές.
Στο μενού Αρχείοεπιλέξτε ομάδα Κλείσιμο και επιστροφή στο [όνομα αρχείου].
Λάβετε υπόψη ότι οι αλλαγές αποθηκεύονται στο ενσωματωμένο αρχείο.
Αντιγραφή δεδομένων από ένα μεμονωμένο αρχείο και επικόλληση ως συνδεδεμένο ή ενσωματωμένο αντικείμενο
Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο προς ένα μέρος ενός αρχείου. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο όχι σε ολόκληρο το φύλλο εργασίας του Excel, αλλά μόνο σε μια συγκεκριμένη περιοχή κελιών μέσα σε αυτό.
Επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να επικολλήσετε (για παράδειγμα, πολλές προτάσεις σε ένα έγγραφο του Word).
Στο μενού Επεξεργασίαεπιλέξτε ομάδα αντίγραφο.
Περιηγηθείτε σε άλλο αρχείο και κάντε κλικ στο σημείο που θέλετε να επικολλήσετε τα αντιγραμμένα δεδομένα.
Στο μενού Επεξεργασίαεπιλέξτε ομάδα Ειδικό ένθετο, και μετά - στοιχείο Εισαγωγή συνδέσμου.
Στο χωράφι Πωςεπιλέξτε τον τύπο αντικειμένου, για παράδειγμα Έγγραφο Microsoft Wordκαι πατήστε το κουμπί Εντάξει.
Εάν χρειάζεται να εφαρμόσετε ένα μπλοκ πίνακα στο Word, είναι καλύτερο να το δημιουργήσετε στο Excel και να το μεταφέρετε σε ένα αρχείο κειμένου. Υπάρχουν δύο τρόποι για να γίνει αυτό - απλή εισαγωγή και εισαγωγή δεδομένων με τη δημιουργία συνδέσεων. Ωστόσο, αξίζει να λάβετε υπόψη ότι για να εισαγάγετε έναν πίνακα στο Word από το Excel, πρέπει να διαβάσετε προσεκτικά τη διαδικασία.
Αντιγραφή και επικόλληση
Εάν ο πίνακας είναι μικρός σε μέγεθος και περιέχει την τελική έκδοση των περιεχομένων του, ο βέλτιστος τρόπος για να τον μετακινήσετε είναι η αντιγραφή και η απλή επικόλληση. Ο αλγόριθμος των ενεργειών είναι ο εξής:
– χρησιμοποιώντας την επιλογή «Χρήση τελικών στυλ μορφοποίησης» – τα περιεχόμενα της εισαγόμενης περιοχής θα μορφοποιηθούν αυτόματα στο ίδιο στυλ με το μπλοκ κειμένου, οι τιμές των κελιών μπορούν να αλλάξουν.
– επιλέγοντας την επιλογή «Εικόνα», το αρχικό σχέδιο θα διατηρηθεί, αλλά χάνεται η δυνατότητα προσαρμογής στην περιοχή του κελιού.
Πίνακας εισαγωγής
Εάν χρειάζεται να μεταφέρετε δεδομένα σε πίνακα με τη δυνατότητα να κάνετε αλλαγές στο αρχικό αρχείο και να ενημερώσετε τις τιμές στο Word, χρησιμοποιήστε μια άλλη μέθοδο:- Στο Excel, επιλέγεται και αντιγράφεται το επιθυμητό εύρος.
- Το αντικείμενο που αντιγράφηκε επικολλάται στο Word:
– «Σύνδεση και χρήση τελικών στυλ» – το στυλ σχεδίασης πίνακα προσαρμόζεται στην τελευταία παράγραφο του εγγράφου, όταν γίνονται αλλαγές στον πηγαίο κώδικα, αλλάζουν και οι τιμές στο Word.
Όποιος έχει συντάξει ποτέ οικονομικές καταστάσεις σύμφωνα με τις απαιτήσεις των ΔΠΧΠ γνωρίζει πόσο χρόνο χρειάζεται για να αντιγράψει τους πίνακες από το Excel στο Word και στη συνέχεια να τους μορφοποιήσει. Ας εξοικονομήσουμε πολύ χρόνο. Τώρα θα χρειαστεί να εισαγάγετε τους πίνακες που χρειάζεστε μόνο μία φορά - θα ενημερωθούν αυτόματα όταν αλλάξουν.
Έτσι, έχουμε ετοιμάσει πίνακες που θα μεταφερθούν σε ένα έγγραφο στο Microsoft Excel. Ας πούμε ότι είναι μια κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων. Ας πούμε έτσι.
Όπως μπορείτε να δείτε, είναι το καλύτερο Excel, έχει πολλά πλεονεκτήματα Πρώτα απ 'όλα, είναι βολικό να εργαστείτε, μπορεί να περιέχει τους απαραίτητους υπολογισμούς, τύπους, είναι βολικό να παρακολουθείτε από πού προέρχονται τα δεδομένα (υψηλής ποιότητας. ίχνος ελέγχου), κ.λπ. .Το πρόβλημα είναι ότι δεν βρίσκεται σε αρχείο Word και αυτό το πρόβλημα είναι σοβαρό.
Υπάρχουν μερικοί τρόποι για να το επικολλήσετε στο Microsoft Word:
(1) τοποθετήστε το με μια εικόνα (πλεονεκτήματα - δεν μπορεί να αλλάξει, διατηρείται η ακριβής μορφοποίηση, μειονεκτήματα - και πάλι, δεν μπορεί να αλλάξει, ζυγίζει πολύ, εάν εισάγετε 30-40 τέτοιους πίνακες, ενδέχεται να υπάρχουν προβλήματα με την αποστολή μέσω email, ειδικά από εταιρικό γραμματοκιβώτιο), Και
(2) τοποθετήστε το ως κείμενο (πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα - ακριβώς το αντίθετο).
Και οι δύο μέθοδοι έχουν σημαντικό πρόβλημα. Όταν αλλάζετε αρχεία προέλευσης με πίνακες, πρέπει να εισαχθούν ξανά. Κατά την προετοιμασία εκθέσεων, για τις οποίες έγραψα στην αρχή, είναι πιθανό οι πίνακες να ενημερώνονται με αξιοζήλευτη τακτική, ας πούμε 5-10 φορές κατά την προετοιμασία. Για να αποφύγετε το χάσιμο χρόνου με την ενημέρωση πινάκων, προτείνω την εισαγωγή σχετικών πινάκων.
Πώς να εισαγάγετε έναν συνδεδεμένο πίνακα από το Excel στο Word
(1) Επιλέξτε τον πίνακα Excel που θέλετε να εισαγάγετε στο έγγραφο του Word και κάντε κλικ αντίγραφο,
(2) μεταβείτε στο Word, τοποθετήστε τον κέρσορα στο σημείο που θέλετε να εισαγάγετε τον πίνακα και κάντε κλικ Συνδέστε και διατηρήστε την αρχική μορφοποίηση.
Εάν χρησιμοποιείτε μια παλαιότερη έκδοση του Office (το στιγμιότυπο οθόνης έχει ληφθεί από το Microsoft Office 2010), κάντε κλικ Ειδικό ένθετο...Και επιλέξτε την επιλογή στο παράθυρο που εμφανίζεται Να δέσουν, αντί για Εισαγωγή, που είναι η προεπιλογή.
Το αποτέλεσμα μοιάζει με αυτό.
Πιθανότατα έχετε παρατηρήσει ότι μπορείτε να συνδέσετε σε διαφορετικές μορφές. Κάθε ένα από αυτά έχει τα δικά του πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Επιλέξτε με βάση τις προσωπικές σας προτιμήσεις. Το κύριο πράγμα είναι ότι ο πίνακας που έχει εισαχθεί θα ενημερωθεί μαζί με την ενημέρωση των πινάκων στο Excel (όταν ξεκινάτε το Word, θα σας ζητήσει να ενημερώσετε τα εξωτερικά δεδομένα - μην διστάσετε να κάνετε κλικ Εκσυγχρονίζω). Τώρα δεν θα ξεχάσετε να ενημερώσετε έναν πίνακα από τους 40 που έχουν εισαχθεί στο έγγραφο!
Εάν θέλετε να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το Excel στην καθημερινή σας εργασία και να εξοικονομήσετε πολύ χρόνο, δώστε προσοχή σε αυτά τα βιβλία: Microsoft Excel 2010 με παραδείγματα και Microsoft Excel 2010. Βίβλος χρήστη.
Τελευταία νέα
Advanced Excel: Γιατί σταμάτησα να χρησιμοποιώ τη συνάρτηση V...
Έχω ήδη γράψει για το γεγονός ότι η συνάρτηση VLOOKUP (VLOOKUP) είναι ίσως η πιο χρήσιμη συνάρτηση μετά από απλές αριθμητικές πράξεις...
Πώς το Excel υπολογίζει εκ νέου ένα βιβλίο εργασίας και γιατί πρέπει να αποφεύγεται η μεταβλητότητα...
Εάν εργάζεστε συχνά με μεγάλα αρχεία που εκτελούν μεγάλο αριθμό υπολογισμών που εξαρτώνται ο ένας από τον άλλο, o...
Πώς να φτιάξετε γρήγορα ένα γράφημα καταρράκτη
Το Excel δεν διαθέτει τυπικά γραφήματα Waterfall. Επομένως, για τη δημιουργία αυτού του τύπου διαγραμμάτων, συνήθως χρησιμοποιείται gis...
Παράθυρο ελέγχου για την παρακολούθηση των αποτελεσμάτων
Συμβαίνει συχνά να δουλεύουμε με μεγάλους πίνακες που υπολογίζουν τελικά 1-2 δείκτες, αλλά εξαρτώνται από...
Διάγραμμα κουκκίδων για σύγκριση προγραμματισμένων δεικτών και πραγματικών...
Συχνά υπάρχει ανάγκη σύγκρισης των κύριων χρηματοπιστωτικών και οικονομικών δεικτών με τους προγραμματισμένους, για παράδειγμα, με σκοπό την...
Ο Tatsuo Horiuchi είναι ένας 73χρονος καλλιτέχνης που σχεδιάζει στο Excel.
«Δεν έχω χρησιμοποιήσει ποτέ το Excel στη δουλειά, αλλά έχω δει άλλους ανθρώπους να κάνουν μερικά πολύ ωραία γραφήματα και γραφήματα σε αυτό...
Πώς να αυξήσετε έναν αριθμό σε δύναμη και να εξαγάγετε τη ρίζα
Γνωρίζατε ότι για να αυξήσετε έναν αριθμό σε δύναμη στο Excel υπάρχει ένα ειδικό σύμβολο ^ (σε ένα εξάρι στα αγγλικά...
20.1 Θεωρητικές πληροφορίες
Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τρόποι με τους οποίους τα προγράμματα του Microsoft Office μπορούν να μοιράζονται δεδομένα. Για παράδειγμα, το Word παρέχει διάφορους τρόπους εισαγωγής δεδομένων του Microsoft Excel σε ένα έγγραφο του Word. Μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel σε ένα έγγραφο του Word. Επιπλέον, μπορείτε επίσης να εισαγάγετε ένα υπολογιστικό φύλλο σε ένα έγγραφο του Word ως συνδεδεμένο αντικείμενο ή ως ενσωματωμένο αντικείμενο.
Οι κύριες διαφορές μεταξύ της σύνδεσης αντικειμένων και της ενσωμάτωσης αντικειμένων είναι το πού αποθηκεύονται τα δεδομένα και ο τρόπος ενημέρωσης των δεδομένων μετά την τοποθέτησή τους στο έγγραφο.
Ένα συνδεδεμένο αντικείμενο είναι ένα αντικείμενο (όπως ένα υπολογιστικό φύλλο) που δημιουργείται σε ένα αρχείο και εισάγεται σε άλλο αρχείο, διατηρώντας μια σχέση μεταξύ των αρχείων. Το συνδεδεμένο αντικείμενο μπορεί να ενημερωθεί την ίδια στιγμή που ενημερώνεται το αρχείο προέλευσης. Το συνδεδεμένο αντικείμενο δεν είναι μέρος του αρχείου στο οποίο έχει εισαχθεί.
Ένα ενσωματωμένο αντικείμενο είναι ένα αντικείμενο (όπως ένα υπολογιστικό φύλλο) που εισάγεται σε ένα αρχείο. Μόλις ενσωματωθεί, το αντικείμενο γίνεται μέρος του αρχείου. Όταν κάνετε διπλό κλικ, το ενσωματωμένο αντικείμενο ανοίγει χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα στο οποίο δημιουργήθηκε. Όλες οι αλλαγές που γίνονται σε ένα ενσωματωμένο αντικείμενο αντικατοπτρίζονται στο αρχείο που το περιέχει.
Η σύνδεση και η ενσωμάτωση μπορούν να γίνουν είτε χρησιμοποιώντας το πρόχειρο είτε χρησιμοποιώντας το πλαίσιο διαλόγου "Εισαγωγή αντικειμένου", το οποίο καλείται από την εντολή Αντικείμενο στο μενού Εισαγωγή.
Για να ολοκληρώσετε αυτό το εργαστήριο, θα χρειαστεί να εξοικειωθείτε με τον τρόπο με τον οποίο τα προγράμματα του Microsoft Office μοιράζονται δεδομένα. Η υλοποίηση χρησιμοποιώντας το πλαίσιο διαλόγου "Εισαγωγή αντικειμένου" περιγράφεται στο μάθημα της διάλεξης και σε προτεινόμενες πηγές πληροφοριών.
20.2 Σκοπός εργασίας
Απόκτηση πρακτικών δεξιοτήτων στην εργασία με προγράμματα Microsoft Excel και Word στη διαδικασία δημιουργίας εγγράφων, αντιγραφής, σύνδεσης και ενσωμάτωσης αντικειμένου Microsoft Excel (υπολογιστικό φύλλο) σε έγγραφο του Word.
20.3 Δήλωση προβλήματος
Για να ολοκληρώσετε το εργαστήριο, κάντε τα εξής:
- δημιουργήστε ένα έγγραφο του Word σύμφωνα με το συνημμένο δείγμα που φαίνεται στην Εικόνα 20.1.
- δημιουργήστε ένα κενό βιβλίο εργασίας, συμπληρώστε το φύλλο εργασίας σύμφωνα με το συνημμένο δείγμα που φαίνεται στην Εικόνα 20.2 και εκτελέστε τους απαραίτητους υπολογισμούς.
- Επικολλήστε το δημιουργημένο υπολογιστικό φύλλο Excel σε ένα έγγραφο του Word χρησιμοποιώντας τις ακόλουθες μεθόδους:
- με τη μορφή πίνακα Word.
- ως ενσωματωμένο αντικείμενο.
- ως σχετικό αντικείμενο.
Αφού εισαγάγετε έναν πίνακα Excel σε ένα έγγραφο του Word, διαγράψτε τα δεδομένα στο κελί G5 σε όλους τους πίνακες και ενημερώστε τα δεδομένα.
Ρύζι. 20.1
Ρύζι. 20.2
20.4 Βήμα προς βήμα εκτέλεση της εργασίας
20.4.1 Ενεργοποιήστε τον υπολογιστή
Κάντε κλικ στο κουμπί Εξουσίαστη μονάδα συστήματος υπολογιστή.
20.4.2 Εκκινήστε το Microsoft Word και το Excel
20.4.2.1 Εκκινήστε το Microsoft Word χρησιμοποιώντας την εντολή Κύριο μενού.
Μετά την εκκίνηση του Microsoft Word, το παράθυρο της εφαρμογής "Έγγραφο 1 - Microsoft Word", το οποίο εμφανίζει ένα κενό έγγραφο κειμένου με βάση το πρότυπο Normal. Δημιουργήστε ένα έγγραφο σύμφωνα με το συνοδευτικό δείγμα που φαίνεται στην Εικόνα 20.1 και αποθηκεύστε το.
20.4.2.2 Χωρίς να κλείσετε το Word, εκκινήστε το Microsoft Excel.
Μετά την εκκίνηση του Microsoft Excel, θα ανοίξει ένα παράθυρο εφαρμογής, το οποίο θα εμφανίζει ένα κενό βιβλίο εργασίας Βιβλίο εργασίας 1 με τρία φύλλα εργασίας. Δημιουργήστε ένα νέο βιβλίο εργασίας και συμπληρώστε το φύλλο εργασίας σύμφωνα με το συνημμένο δείγμα, που φαίνεται στην Εικόνα 20.2. Ολοκληρώστε όλους τους υπολογισμούς (συμπληρώστε τη σειρά Σύνολο σειρών και στήλης και τη σειρά Σύνολο) στο υπολογιστικό φύλλο και αποθηκεύστε το αρχείο (βιβλίο εργασίας).
20.4.3 Εισαγάγετε το δημιουργημένο υπολογιστικό φύλλο Excel σε ένα έγγραφο του Word με διάφορους τρόπους
20.4.3.1 Εισαγάγετε το δημιουργημένο υπολογιστικό φύλλο Excel σε ένα έγγραφο του Word ως πίνακα του Word.
- Μεταβείτε στο έγγραφο του Word, επιλέξτε πού θα εισαγάγετε τον πίνακα και κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή στη γραμμή εργαλείων.
20.4.3.2 Εισαγάγετε το δημιουργημένο υπολογιστικό φύλλο Excel σε ένα έγγραφο του Word ως ενσωματωμένο αντικείμενο.
Για να το κάνετε αυτό, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
- επιλέξτε μια περιοχή κελιών πίνακα.
- κάντε κλικ στο κουμπί Αντιγραφή στη γραμμή εργαλείων.
- μεταβείτε στο έγγραφο του Word, επιλέξτε πού θα εισαγάγετε το ενσωματωμένο αντικείμενο.
- ρυθμίστε το διακόπτη στη θέση Εισαγωγή.
20.4.3.3 Εισαγάγετε το δημιουργημένο υπολογιστικό φύλλο Excel σε ένα έγγραφο του Word ως συνδεδεμένο αντικείμενο.
Για να το κάνετε αυτό, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
- επιλέξτε μια περιοχή κελιών πίνακα.
- κάντε κλικ στο κουμπί Αντιγραφή στη γραμμή εργαλείων.
- μεταβείτε στο έγγραφο του Word, επιλέξτε πού θα εισαγάγετε το συνδεδεμένο αντικείμενο.
- επιλέξτε την εντολή Paste Special από το μενού Επεξεργασία.
- ρυθμίστε το διακόπτη στη θέση Link.
- Στη λίστα Πώς να: επιλέξτε Φύλλο εργασίας του Microsoft Office Excel (Αντικείμενο) και κάντε κλικ στο OK.
20.4.4 Διαγράψτε τα δεδομένα στο κελί G5 σε όλους τους πίνακες που έχουν εισαχθεί στο έγγραφο του Word και ενημερώστε τα δεδομένα
20.4.4.1 Διαγράψτε τα δεδομένα στο κελί G5 (αριθμός 128) του πίνακα Word που δημιουργήθηκε με αντιγραφή και ενημερώστε τα δεδομένα σε ολόκληρο τον πίνακα.
Για αυτό:
- Υπολογίστε ξανά τα δεδομένα σε ολόκληρο τον πίνακα.
20.4.4.2 Διαγράψτε τα δεδομένα στο κελί G5 (αριθμός 128) του πίνακα Word που δημιουργήθηκε με τη μέθοδο ενσωμάτωσης αντικειμένων και ενημερώστε τα δεδομένα σε ολόκληρο τον πίνακα.
Για αυτό:
- κάντε διπλό κλικ στο ενσωματωμένο αντικείμενο (πίνακας) ώστε να ανοίξει χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα Excel στο οποίο δημιουργήθηκε.
- διαγράψτε τον αριθμό 128 στο κελί G5.
- Κάντε κλικ έξω από το πλαίσιο του ενσωματωμένου αντικειμένου για να επιστρέψετε στο Word.
20.4.4.3 Διαγράψτε τα δεδομένα στο κελί G5 (αριθμός 128) του πίνακα Word που δημιουργήθηκε με τη μέθοδο σύνδεσης αντικειμένων και ενημερώστε τα δεδομένα σε ολόκληρο τον πίνακα.
Κάντε τα εξής:
- Κάντε διπλό κλικ στο συνδεδεμένο αντικείμενο (πίνακας), θα ανοίξει ένα παράθυρο εφαρμογής Excel με ένα ανοιχτό βιβλίο εργασίας.
- διαγράψτε τον αριθμό 128 στο κελί G5.
- τα δεδομένα σε ολόκληρο τον πίνακα θα επανυπολογιστούν αυτόματα.
- κλείστε το Excel για να επιστρέψετε στο Word.
20.4.5 Διακοπή λειτουργίας
Πείτε στον δάσκαλό σας για την ολοκληρωμένη εργασία σας. Αφού επιτρέψετε τον τερματισμό λειτουργίας, κλείστε τα προγράμματα εφαρμογών σας Microsoft Word και Excel, μετά την οποία μπορείτε να αρχίσετε να κάνετε δοκιμές για την ολοκληρωμένη εργασία.
