Επιχειρηματικό email. Βασικοί κανόνες για αλληλογραφία μέσω e-mail. Η διεύθυνση email πρέπει να είναι αναγνωρίσιμη και συνοπτική

Η διεξαγωγή αλληλογραφίας μέσω email είναι αναπόσπαστο μέρος της καθημερινής επιχειρηματικής πρακτικής ενός σύγχρονου γραμματέα. Η ικανότητα να πείθεις ενώ παραμένεις ευγενικός και σωστός είναι δεξιότητες που πρέπει να αναπτυχθούν και να ακονιστούν. Μια κακογραμμένη και αγράμματη επιστολή μπορεί να βάλει τέλος στην καριέρα σας και να βλάψει αμετάκλητα την επιχειρηματική σας φήμη. Σε αυτό το άρθρο θα βρείτε ένα σύνολο απλών και αποτελεσματικών κανόνων για τη διεξαγωγή επιχειρηματικής αλληλογραφίας μέσω email που θα σας βοηθήσουν να αποδείξετε τον επαγγελματισμό σας και να πετύχετε με επιτυχία τους στόχους σας.

Από το άρθρο θα μάθετε:

Επιχειρηματική αλληλογραφία μέσω email: κανόνες και παραδείγματα

Κανόνας 1:

Το email εργασίας χρησιμοποιείται μόνο για επίσημη αλληλογραφία

Αυτή η παρατήρηση δεν ισχύει τόσο για εθιμοτυπία επαγγελματικών επιστολών, πόσο στην επιχειρηματική ηθική και τη διατήρηση της φήμης σας. Να θυμάστε πάντα ότι όλες οι επιστολές που στέλνετε από τον υπολογιστή εργασίας σας αποθηκεύονται στον διακομιστή και ο διευθυντής σας μπορεί να τις ελέγξει εάν το επιθυμεί.

Κανόνας 2:

Ο κανόνας είναι να καθορίσετε τον κύκλο των παραληπτών του μηνύματός σας

Εάν γράφετε μια επιστολή σε έναν διευθυντή, τότε θα πρέπει να υπάρχει ένας παραλήπτης - ο διευθυντής· εάν γράφετε σε συναδέλφους ή υφισταμένους, τότε μπορεί να υπάρχουν πολλοί αποδέκτες. Εισάγονται χωρισμένα με κόμματα στο πεδίο «Προς», όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη - στο πεδίο «Αντιγραφή». Αυτά μπορεί να είναι τρίτα μέρη που αναφέρονται στο κείμενο του μηνύματος. Προσπαθήστε να μην στέλνετε περιττά αντίγραφα, ειδικά στη διεύθυνση. Η υποτέλεια και η επιθυμία να ευχαριστήσεις δεν θα σε διακοσμήσουν. Το να έχετε «κρυμμένα αντίγραφα» της επιστολής θα σας κάνει ακόμη χειρότερα. Θα είστε γνωστός ως ραδιούργος.

Κανόνας 3:

ο σκοπός της επιστολής πρέπει να είναι διαφανής τόσο για εσάς όσο και για τον παραλήπτη

Διατυπώστε ξεκάθαρα τον σκοπό του μηνύματός σας: ποιες ενέργειες περιμένετε να κάνει ο αναγνώστης του μηνύματος; Ποια αντίδραση πρέπει να ακολουθήσει; Αυτός ο στόχος πρέπει να είναι διαφανής όχι μόνο σε εσάς, αλλά και στον παραλήπτη.

Ο σκοπός του μηνύματος θα καθορίσει τη μορφή και τη γραμματική της αφήγησης:

• Η έκφραση της γνώμης σας και η εκτίμησή σας για την κατάσταση περιλαμβάνει τη χρήση 1 ατόμου («εγώ» και «εμείς»).
• ένα αίτημα, μια οδηγία, μια παρότρυνση για δράση περιλαμβάνει τη χρήση 2 ατόμων («εσείς» και «εσείς»).
• Η αναφορά γεγονότων από την οπτική γωνία ενός εξωτερικού παρατηρητή περιλαμβάνει τη χρήση του τρίτου προσώπου («αυτός» ή «αυτοί»).

Κανόνας 4:

μην αφήνετε κενό το πεδίο «θέμα».

Οι περισσότεροι χρήστες ξεκινούν τη γνωριμία τους με μέσω e-mailαπό τη μελέτη του πεδίου «θέματος». Μερικές φορές εδώ τελειώνει. Για να αποτρέψετε τη διαγραφή του μηνύματός σας πριν διαβαστεί, προσπαθήστε να διατηρήσετε το θέμα όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένο, ενημερωτικό και σύντομο. Ασαφή θέματα όπως "Αίτημα για πληροφορίες", "από τη Μόσχα", "αναθεωρημένη έκδοση" δεν είναι αποδεκτά. Παραδείγματα επιτυχημένων θεμάτων:

"Λίστα μελών της ομάδας για την Ολυμπιάδα Μαθηματικών στη Μόσχα"

«Κατάλογος ελαττωματικού εξοπλισμού του όγδοου συνεργείου με ημερομηνία 01/06/17»

"Έρευνα Αγοράς Εξοπλισμού Προβολής 2017"

Εάν απαντάτε σε ένα μήνυμα, το σύμβολο "Re" θα εμφανιστεί στο πεδίο "θέμα" και συνιστάται να το διαγράψετε.

Κανόνας 5:

επιμείνετε στην παραδοσιακή δομή μηνυμάτων

Η δομή του γράμματος είναι απλή και σαφής, αλλά κάθε στοιχείο σε αυτό απαιτείται:

1. Χαιρετισμούς και διεύθυνση.
2. Κύρια μονάδα;
3. Σύνοψη μπλοκ?
4. Υπογραφή
5. Στοιχεία επικοινωνίας.

Κανόνας 6:

ο χαιρετισμός και η προσφώνηση είναι το κλειδί για την αμοιβαία κατανόηση

Μην χρησιμοποιείτε ποτέ την έκφραση «Καλή μέρα» ως χαιρετισμό. Αυτή είναι κακή μορφή. Χρησιμοποιήστε το καθολικό "Hello!" ή «Καλημέρα!» Μια επίσημη επιστολή μπορεί να ξεκινήσει αμέσως με τη διεύθυνση «Αγαπητέ (όνομα και πατρώνυμο)» ή «Αγαπητέ κύριε (επώνυμο)». Ποια επιλογή είναι προτιμότερη - όνομα, πατρώνυμο ή επώνυμο; Ο κανόνας εδώ είναι ο εξής: εάν απλώς δημιουργείτε επαφή και γράφετε ένα μήνυμα στον παραλήπτη για πρώτη φορά, τότε είναι σκόπιμο να του απευθυνθείτε με το επίθετό του, όταν δημιουργηθεί επαφή και γράφετε ένα μήνυμα για τη δεύτερη ώρα, προσφωνήστε τον με το μικρό του όνομα και το πατρώνυμο.

Εάν το μήνυμα έχει πολλούς αποδέκτες, τότε μια κατάλληλη επιλογή θα ήταν «Αγαπητοί Κύριοι» ή «Αγαπητοί συνάδελφοι» εάν απευθύνεστε σε εκπροσώπους ενός κοντινού σας επαγγέλματος. Στο τέλος της διεύθυνσης, μπορείτε να βάλετε ένα θαυμαστικό ή ένα κόμμα και να ξεκινήσετε το ίδιο το κείμενο από μια νέα παράγραφο, με πεζό γράμμα. Ποια επιλογή να διαλέξω; Σε μια επίσημη επιστολή ή μήνυμα στο οποίο δίνετε μεγάλη σημασία, βάλτε ένα θαυμαστικό και σε ένα απλό μήνυμα εργασίας, βάλτε κόμμα.

Κανόνας 7:

Η συντομία είναι το κύριο πλεονέκτημα της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας

«Μέγιστο νόημα – ελάχιστες λέξεις» είναι το χρυσό σύνθημα της επαγγελματικής αλληλογραφίας.

Η δήλωση των σκέψεων πρέπει να είναι:

• ειδικός;
• σταθερός;
• συνοπτικός;
• κατανοητός.

Γράψτε με σύντομες προτάσεις – είναι πιο εύκολο για εσάς και πιο εύκολο για τον παραλήπτη να το καταλάβει. Σπάστε το κείμενό σας σε παραγράφους, ώστε να είναι πιο εύκολο να ξαφρίσετε και να βρείτε τις πληροφορίες που χρειάζεστε.

Μια άλλη συμβουλή: ένα θέμα - ένα μήνυμα. Εάν θέλετε να εξετάσετε πολλά άσχετα ζητήματα, καλύψτε πολλές διαφορετικές ιδέες και, στη συνέχεια, αφιερώστε ένα ξεχωριστό κείμενο σε κάθε θέμα. Φυσικά, το πεδίο «Θέμα» θα πρέπει να περιέχει αυτήν την ιδέα ή την ερώτηση σε σύντομη μορφή.

Σε περίπτωση μακροχρόνιας αλληλογραφίας, μπορείτε να περιοριστείτε στις λέξεις «Με σεβασμό» και το όνομα και το επίθετό σας.

Κανόνας 14:

προσπαθήστε να μην χρησιμοποιήσετε υστερόγραφο

Η χρήση υστερόγραφου επιτρέπεται σε μία περίπτωση - εάν κατά τη στιγμή της σύνταξης της επιστολής συνέβη κάποιο σημαντικό γεγονός που σχετίζεται άμεσα με τον παραλήπτη.

Παράδειγμα: P.S. Τα αεροπορικά εισιτήρια παραδόθηκαν πριν από μία ώρα.

Κανόνας 15:

χρησιμοποιήστε τις αποδείξεις ανάγνωσης όπως προβλέπεται

Ο σκοπός αυτής της ειδοποίησης είναι ότι ο παραλήπτης αναμένεται να εκτελέσει κάποια ενέργεια. Χρησιμοποιείται μόνο για εξωτερικούς παραλήπτες.

Κανόνας 16:

Μην χρησιμοποιείτε υπερβολικά τη σημαία "υψηλής σημασίας".

Θυμάστε την παραβολή του Λέοντος Τολστόι για ένα αγόρι που του άρεσε να φωνάζει αστειευόμενος «Λύκοι!»; Όλοι ήταν τόσο συνηθισμένοι στα αστεία του που όταν οι λύκοι του επιτέθηκαν πραγματικά, κανείς δεν αντέδρασε στις κραυγές του.
Όταν πρέπει να υποδείξετε πραγματικά τη σημασία του γράμματος, θα χρησιμοποιηθούν ήδη όλες οι απαραίτητες σημαίες.

Κανόνας 17:

ελέγξτε ξανά όλα τα δεδομένα, τους αριθμούς και τα ονόματα

Κάντε το ως κανόνα - φροντίστε να το ξαναδιαβάσετε πριν το στείλετε. γράμμα, ελέγξτε όλους τους αριθμούς, διευκρινίστε επώνυμα και αρχικά. Ένα μικρό λάθος μπορεί να σας κοστίσει τη θέση σας.

Κανόνας 18:

απαντήστε αμέσως στην επιστολή

Εάν για κάποιο λόγο δεν μπορείτε να απαντήσετε αμέσως - για παράδειγμα, δεν έχετε όλες τις πληροφορίες ή απλά δεν είστε έτοιμοι, απλώς γράψτε ότι η επιστολή έχει ληφθεί και θα απαντήσετε αργότερα. Διαφορετικά, ο παραλήπτης δεν θα είναι σίγουρος ότι η επιστολή ελήφθη ή δεν διαγράφηκε κατά λάθος.

Η επιτυχία στις δραστηριότητες οποιουδήποτε οργανισμού, εμπορικής εταιρείας ή επιχείρησης είναι άρρηκτα συνδεδεμένη με την κουλτούρα συμπεριφοράς και εθιμοτυπίας. Όλες οι ενέργειες του διευθυντή και των εργαζομένων πρέπει οπωσδήποτε να λαμβάνουν υπόψη τους κανόνες καλών τρόπων και να είναι κατάλληλες για την κατάσταση.

Ένα από τα πιο σημαντικά μέρη της εθιμοτυπίας είναι η επαγγελματική αλληλογραφία.

Υπολογίζεται ότι σχεδόν το 50% του χρόνου στη δουλειά αφιερώνεται σε χαρτιά και αλληλογραφία. Αλλά αυτό είναι απαραίτητο, καθώς η κατάλληλη επιχειρηματική αλληλογραφία μπορεί να αυξήσει σημαντικά τον κύκλο εργασιών μιας εταιρείας και να επιταχύνει την αλληλεπίδραση διαφορετικών υπηρεσιών και τμημάτων.

Φυσικά, υπάρχουν ορισμένα μοτίβα εδώ και σίγουρα θα μιλήσουμε για αυτά σε αυτό το άρθρο. Οι κανόνες της επαγγελματικής αλληλογραφίας έχουν τυποποιηθεί από καιρό. Το υπάρχον GOST R.6.30-2003 θα σας βοηθήσει να τοποθετήσετε σωστά το κείμενο στο φύλλο, να σας πει ποιες εσοχές, περιθώρια και γραμματοσειρές να κάνετε. Η επαγγελματική αλληλογραφία χαρακτηρίζεται από ομοιομορφία και επανάληψη προτύπων ομιλίας.

Ωστόσο, κάθε επιστολή είναι ατομική. Ένα μεγάλο αποτύπωμα σε αυτό αφήνει η ταυτότητα του αποστολέα, η θέση του, η κατάστασή του και ο παραλήπτης. Σε κάποιο βαθμό, η επαγγελματική αλληλογραφία είναι ένας συνδυασμός δημιουργικότητας και σκληρής δουλειάς.

Είδη επιχειρηματικής αλληλογραφίας

Η κυκλοφορία των εγγράφων πραγματοποιείται σε χαρτί και μέσω e-mail.

Όλη η αλληλογραφία στην επιχείρηση μπορεί να χωριστεί στις ακόλουθες ομάδες:

Επίσημη/άτυπη αλληλογραφία.

Εσωτερικός και εξωτερικός.

Η επίσημη αλληλογραφία περιλαμβάνει εμπορικές προσφορές, επιστολές ευγνωμοσύνης και εγγυήσεις, εμπορικές συμφωνίες, παραγγελίες για την επιχείρηση, επαγγελματικές ευθύνες, αιτήματα, απαιτήσεις, αξιώσεις.

Η άτυπη αλληλογραφία περιλαμβάνει διάφορα συγχαρητήρια από επιχειρηματικούς εταίρους, πελάτες και υπαλλήλους. συλλυπητήρια, συγγνώμη, προσκλήσεις και ευχαριστίες.

Τα εσωτερικά έγγραφα κυκλοφορούν μόνο μεταξύ των τμημάτων μιας επιχείρησης, ενώ τα εξωτερικά έγγραφα υπερβαίνουν τα όριά της.

Κανόνες επιχειρηματικής αλληλογραφίας: εσωτερικό περιεχόμενο

Η βασική προϋπόθεση είναι η συντομία και η σαφήνεια της επιστολής. Μην τεντώνετε το κείμενο σε πολλές σελίδες. Η καλύτερη επιλογή είναι να χωρέσει σε ένα.

Οι κανόνες της επαγγελματικής αλληλογραφίας περιλαμβάνουν την εξαίρεση σύνθετων, σκοτεινών, ξένων και εξαιρετικά εξειδικευμένων λέξεων και εκφράσεων από το κείμενο. Όλες οι προτάσεις πρέπει να είναι σύντομες, με τις κύριες σκέψεις του συγγραφέα και χωρίς «νερό».

Αποφύγετε διπλές ερμηνείες στην επιστολή σας, διαφορετικά εάν προκύψουν διαφωνίες, θα είναι πιο δύσκολο να υπερασπιστείτε την άποψή σας και να αποδείξετε τι εννοούσατε με μια συγκεκριμένη φράση.

Οι κανόνες για τη σύνταξη επαγγελματικής αλληλογραφίας υποχρεώνουν τον συγγραφέα να καλεί τον παραλήπτη με το όνομα και το πατρώνυμο, πριν από τον τίτλο "Αγαπητέ...". Και φροντίστε να χρησιμοποιήσετε το "εσείς", ακόμα κι αν έχετε καλή φιλική σχέση με τον παραλήπτη της επιστολής.

Στην εισαγωγή, εκτός από την ένδειξη του επωνύμου και του ονόματος, αναφέρεται και ο κύριος σκοπός του μηνύματος. Παραδείγματα επαγγελματικής αλληλογραφίας γνωρίζουν αρκετά πρότυπα και κλισέ για τέτοιες περιπτώσεις: "Σε σχέση με την προηγούμενη επιστολή...", "Σας υπενθυμίζουμε...", "Ας ενημερώσουμε..." και άλλα.

Απαλύνετε μια δυσμενή για τον παραλήπτη απάντηση (άρνηση προσφοράς, άρνηση συνεργασίας) με τις φράσεις: «Δυστυχώς, δεν θα μπορέσουμε να εκμεταλλευτούμε τις προτεινόμενες συνθήκες...» ή παρόμοια.

Εξωτερική έντυπη τεκμηρίωση

Οποιαδήποτε επαγγελματική επιστολή πρέπει να είναι γραμμένη σε επιστολόχαρτο της εταιρείας με τα στοιχεία της εταιρείας και όλα τα στοιχεία επικοινωνίας.

Φροντίστε να συμπεριλάβετε την ακριβή ημερομηνία του εγγράφου.

Η επάνω δεξιά γωνία του φύλλου καταλαμβάνεται από τα αρχικά του παραλήπτη και τη διεύθυνση της εταιρείας παραλήπτη.

Σπάστε το κείμενο σε παραγράφους με νόημα για να διευκολύνετε τον αναγνώστη να το κατανοήσει και να το αντιληφθεί. Όχι περισσότερες από 4-5 γραμμές.

Το να γράφεις όλες τις λέξεις με κεφαλαία γράμματα είναι κακή μορφή.

Στην επιστολή μπορούν να επισυναφθούν έγγραφα. Σε αυτήν την περίπτωση, αναφέρονται σε ξεχωριστή γραμμή στο κάτω αριστερό μέρος του φύλλου. Σύμφωνα με την επιχειρηματική δεοντολογία, μια απάντηση σε μια επιστολή πρέπει να ληφθεί εντός 10 ημερών. Εάν το πρόβλημα απαιτεί περισσότερο χρόνο για να επιλυθεί, ο παραλήπτης πρέπει να το ειδοποιήσει.

Αφού γράψετε, θα πρέπει να φροντίσετε να ελέγξετε ξανά προσεκτικά το κείμενο για λάθη, τόσο ορθογραφικά όσο και γραμματικά. Εάν έχετε χρόνο, θα πρέπει να αφήσετε το γράμμα στην άκρη και να επιστρέψετε σε αυτό ξανά αργότερα. Κατά κανόνα, θα ανακαλυφθούν ανακρίβειες που δεν παρατηρήθηκαν στην αρχή. Αυτή η συμβουλή είναι πιο σημαντική όταν απαντάτε σε ένα παράπονο πελάτη. Δεν πρέπει να εκνευρίζεις έναν άνθρωπο ακόμη περισσότερο με μια αγράμματη επιστολή.

Όταν το έγγραφο γραφτεί και ελεγχθεί μερικές φορές, εκτυπώστε το σε χαρτί Α4. Αυτό το μέγεθος είναι το τυπικό μέγεθος που χρησιμοποιείται για οποιαδήποτε αλληλογραφία, ακόμα κι αν το ίδιο το κείμενο καταλαμβάνει μόνο μισό φύλλο.

Δοκιμάστε το μελάνι στον εκτυπωτή πριν από την εκτύπωση για να αποφύγετε θολή ή ατημέλητη έξοδο.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορείτε να επισυνάψετε την επαγγελματική σας κάρτα στο έγγραφο και να περικλείσετε το ίδιο το τυπωμένο φύλλο σε ένα διαφανές αρχείο.

Καλή μορφή θεωρείται και ένας επώνυμος φάκελος με το λογότυπο της εταιρείας.

Οι κανόνες για τη διεξαγωγή άτυπης επαγγελματικής αλληλογραφίας είναι συχνά πιο συναισθηματικοί από ό,τι στα επαγγελματικά έγγραφα και λιγότερο κλισέ. Οι συντομογραφίες και η χρήση πολύχρωμων επιθέτων είναι κατάλληλες εδώ, για παράδειγμα, στα συγχαρητήρια: καταπληκτικό, ανταποκρινόμενο, ευγενικό.

Επιχειρηματικά email

Το γεγονός ότι δεν στέλνετε αλληλογραφία σε φάκελο μέσω του ταχυδρομικού δικτύου δεν πρέπει να είναι χαλαρωτικό. Σε αυτές τις περιπτώσεις ισχύουν και οι κανόνες της επαγγελματικής αλληλογραφίας.

Τα ικανά και σωστά ηλεκτρονικά επιχειρηματικά μηνύματα δημιουργούν μια θετική εικόνα τόσο για την επιχείρηση όσο και για ένα συγκεκριμένο άτομο. Η φήμη στην επιχείρηση αξίζει πολλά!

Βασικοί κανόνες για αλληλογραφία μέσω e-mail

Χρησιμοποιήστε τη διεύθυνση email της εργασίας σας μόνο για τον σκοπό για τον οποίο προορίζεται.

Δώστε προσοχή στο όνομα του γραμματοκιβωτίου. Μην χρησιμοποιείτε λανθασμένα ονόματα όταν εργάζεστε, όπως «baby», «superman», ακόμα κι αν υποδεικνύονται στην αγγλική μεταγραφή.

Να συμπληρώνετε πάντα τη στήλη "θέμα", διαφορετικά η επιστολή σας μπορεί να καταλήξει σε ανεπιθύμητη αλληλογραφία. Περιγραφές όπως "σχέδιο", "λίστα", "εμπορική πρόταση", "αναφορά" δεν είναι κατάλληλες. Μπορεί να υπάρχουν πολλά παρόμοια γράμματα στα εισερχόμενα του παραλήπτη σας. Να είστε όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένοι σχετικά με το μήνυμά σας. Μην χρησιμοποιείτε περισσότερες από πέντε λέξεις. Χρησιμοποιήστε κεφαλαία το θέμα σας. Δεν χρειάζεται να βάλετε περίοδο στο τέλος.

Εάν απαντάτε σε ένα email που λάβατε προηγουμένως, φροντίστε να αφαιρέσετε το "Re" στη γραμμή θέματος.

Στυλ επικοινωνίας

Διατηρήστε την επιστολή σε επιχειρηματική μορφή. Αφαιρέστε τον απειλητικό, παρακλητικό, επιβλητικό τόνο.

Οι κανόνες της ηλεκτρονικής επιχειρηματικής αλληλογραφίας δεν επιτρέπουν τη χρήση emoticon ή μεγάλου αριθμού ερωτηματικών ή θαυμαστικών στο κείμενο.

Να είσαι ευγενικός. Ο υποχρεωτικός χαιρετισμός στην αρχή και ο αποχαιρετισμός στον συνομιλητή στο τέλος είναι καλή μορφή. Για παράδειγμα, "Με σεβασμό..." ή όπως αυτό: "Με εκτίμηση...".

Η αλληλογραφία επαγγελματικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ο "χρυσός κανόνας" της: μην αναμιγνύετε πολλά διαφορετικά θέματα σε ένα μήνυμα. Είναι καλύτερα να στείλετε μια σειρά επιστολών.

Ένα email θα πρέπει να έχει το μισό μήκος μιας έντυπης επιστολής.

Εργασία με συνημμένα

Εάν υπάρχουν πάρα πολλές πληροφορίες για να μεταφέρετε, μην τις βάλετε όλες στο σώμα της επιστολής, αλλά επισυνάψτε τις ως ξεχωριστά έγγραφα ως συνημμένα.

Για τη διευκόλυνση του παραλήπτη, μετονομάστε τα έγγραφα που ετοιμάσατε σε ονόματα που καταλαβαίνει. Αυτό θα δείξει το ενδιαφέρον σας και θα σας κερδίσει. Σκεφτείτε πόσους φακέλους εργασίας έχει ο παραλήπτης στον υπολογιστή του και πώς θα αναζητήσει το γράμμα σας μεταξύ αυτών.

Φροντίστε να ενημερώσετε τον παραλήπτη για τα αρχεία που στέλνετε ώστε να μην τα θεωρήσει τυχαίο ιό. Αρχειοθετήστε μεγάλα έγγραφα.

Είναι καλύτερο να στέλνετε πολύ μεγάλα συνημμένα (πάνω από 200 kbyte) με άλλους τρόπους, για παράδειγμα, μέσω ενός διακομιστή ftp.

Ορισμένοι διακομιστές αλληλογραφίας δεν επιτρέπουν σε μορφές όπως COM, EXE, CMD, PIF και ορισμένους άλλους να περάσουν και να τους αποκλείσουν.

Εάν υπήρχαν πολλοί παραλήπτες της επιστολής σας, αφιερώστε χρόνο για να διαγράψετε όλα τα στοιχεία μαζικής προώθησης κάθε φορά. Ο παραλήπτης δεν χρειάζεται καθόλου τέτοιες επιπλέον πληροφορίες. Η εντολή "bcc" θα σας βοηθήσει.

Οι κανόνες για τη διεξαγωγή επαγγελματικής αλληλογραφίας μέσω e-mail απαιτούν την ενημέρωση του άλλου μέρους ότι η αλληλογραφία έχει παραληφθεί. Εάν δεν είναι δυνατό να απαντήσετε αυτή τη στιγμή, ειδοποιήστε σχετικά τον συνομιλητή σας. Αποθηκεύστε το ιστορικό της αλληλογραφίας σας για να αποφύγετε περαιτέρω ερωτήσεις και διαδικασίες.

Εάν η απάντηση είναι σημαντική και επείγουσα, επιτρέπεται επιπλέον ειδοποίηση του παραλήπτη μέσω τηλεφώνου, Skype ή ICQ. Εάν ακόμη και μετά από αυτό δεν καταφέρατε να επιτύχετε ένα θετικό αποτέλεσμα, υπενθυμίστε στον εαυτό σας ξανά.

Δεν είναι ασυνήθιστο ότι όταν ζητάτε ένα έγγραφο, λαμβάνετε ως απάντηση ένα κενό γράμμα με ένα συνημμένο αρχείο. Είναι απαράδεκτο. Τα παραδείγματα επαγγελματικής αλληλογραφίας απαιτούν να τοποθετούνται σχετικές πληροφορίες στο σώμα του εγγράφου. Για παράδειγμα, αυτό: "Στέλνω τα απαραίτητα δεδομένα για το αίτημά σας."

Μην ξεχάσετε να υποδείξετε τις συντεταγμένες στο τέλος της επιστολής: όλες τις διαθέσιμες μεθόδους επικοινωνίας, θέση, ιστότοπο της εταιρείας, συνδέσμους σε κοινωνικά δίκτυα.

Όταν γράφετε επαφές οργανισμού, παρέχετε όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες - αριθμός τηλεφώνου με κωδικό περιοχής, διεύθυνση με ταχυδρομικό κώδικα. Εξάλλου, η επικοινωνία σας δεν γίνεται μόνο με κατοίκους της περιοχής σας. Εάν έχετε όλες τις πληροφορίες, θα είναι πιο εύκολο να επικοινωνήσουμε μαζί σας.

Και ο τελευταίος κανόνας: όποιος ξεκίνησε την αλληλογραφία πρέπει να τελειώσει τον ηλεκτρονικό διάλογο.

συμπέρασμα

Η επαγγελματική αλληλογραφία είναι ένα λεπτό θέμα. Μερικές φορές μια ματιά αρκεί για να σχηματίσει μια οριστική άποψη για ένα άτομο και την οργάνωση που εκπροσωπεί. Η γνώση των κανόνων της επαγγελματικής γραφής μπορεί να βοηθήσει πολύ την καριέρα σας.

Τα γράμματα ενός ευφυούς ανθρώπου αντικατοπτρίζουν τον χαρακτήρα αυτών στους οποίους απευθύνονται.

[Lichtenberg Georg Christoph]

Γράψτε το είδος των επιστολών που θα θέλατε να λαμβάνετε.

[Αρχαίος αφορισμός]

Ένα γράμμα είναι ένα ισχυρό επιχείρημα στον κόσμο των επιχειρήσεων.

[Bekhtereva Victoria]

1. Γιατί υπάρχουν ενιαία εταιρικά πρότυπα στην επιχειρηματική αλληλογραφία;

Η ηλεκτρονική αλληλογραφία είναι υποχρεωτικό χαρακτηριστικό της επιχειρηματικής επικοινωνίας για κάθε εταιρεία. Δεν υπάρχουν πρακτικά εταιρείες που να μην χρησιμοποιούν email. Κάνε όμως στον εαυτό σου τις εξής ερωτήσεις:

• Σας συμβαίνει ποτέ όταν στέλνετε ένα email σε έναν συνάδελφο, να νιώθετε σαν να στέλνετε ένα γράμμα σε μια μαύρη τρύπα και μπορεί απλώς να μην σας απαντήσουν;
• Όταν οι εργαζόμενοι τηλεφωνούν μεταξύ τους και ζητούν ο ένας από τον άλλον να διαβάσουν επειγόντως ένα email, και αυτό συμβαίνει όλη μέρα
• Όταν δεν μπορείτε απολύτως να καταλάβετε τι ακριβώς θέλουν από εσάς σε ένα email
• Όταν περίπλοκα και δύσκολα ζητήματα όταν συζητούνται μέσω email πνίγονται σε μια θάλασσα πληροφοριών, λεπτομερειών και το ζήτημα δεν επιλύεται ποτέ

Εάν αυτά τα θέματα σας αφορούν, τότε μπορείτε να κερδίσετε πολύ χρόνο καθημερινά εφαρμόζοντας ενιαίους κανόνες για την ηλεκτρονική αλληλογραφία. Σε αυτό το άρθρο θα μιλήσουμε για την εθιμοτυπία της επαγγελματικής αλληλογραφίας.

2. Επτά βασικοί κανόνες δεοντολογίας της επαγγελματικής αλληλογραφίας

Ας χωρίσουμε υπό όρους τους κανόνες της επαγγελματικής αλληλογραφίας για τους κανόνες δεοντολογίαςΚαι κανόνες επικοινωνίας και ανταλλαγής πληροφοριών.

Οι κανόνες επικοινωνίας διέπονται από τους κανόνες για την ανταλλαγή πληροφοριών στο πλαίσιο των επιχειρηματικών διαδικασιών και έργων. Θα τους αφιερώσουμε ένα ξεχωριστό άρθρο. Οι κανόνες δεοντολογίας διαμορφώνουν το στυλ των εσωτερικών σχέσεων μεταξύ των εργαζομένων της εταιρείας και αναπόφευκτα επηρεάζουν τη διαμόρφωση της εικόνας της εταιρείας σας μεταξύ των συνεργατών. Για παράδειγμα, έλαβα πρόσφατα ένα γράμμα από έναν από τους συνεργάτες μας που ξεκινούσε με τις λέξεις, «Καλό απόγευμα, Μπεχτέρεφ». Πιστεύετε ότι η συνεργασία μας πέτυχε;

Για να μην «χάσετε το πρόσωπο» της εταιρείας κατά τη διεξαγωγή επιχειρηματικής αλληλογραφίας, είναι απαραίτητο να ακολουθείτε τους «χρυσούς κανόνες» της δεοντολογίας της επαγγελματικής αλληλογραφίας:

1. Πάντα ξεκινάμε μια επιστολή με μια έκκληση
2. Το θέμα της επιστολής πρέπει να είναι
3. Πριν από την αποστολή, πρέπει να ελέγξετε τα ορθογραφικά, τα σημεία στίξης και τα σφάλματα ομιλίας.
4. Το γράμμα πρέπει να είναι δομημένο (ΟΧΙ νερό!)
5. Το γράμμα πρέπει να περιέχει σωστή διατύπωση
6. Εάν στείλουμε συνημμένα σε μια επιστολή, τότε φροντίστε να γράψετε ότι υπάρχουν συνημμένα αρχεία (αυτή η κίνηση θα σας βοηθήσει να αποφύγετε καταστάσεις όταν στέλνετε μια επιστολή και το αρχείο δεν επισυνάπτεται· ο παραλήπτης, αφού έχει διαβάσει την επιστολή και δεν έχει βρει το συνημμένο έγγραφο , μπορεί να απαντήσει γρήγορα και να σας γράψει ότι λείπουν τα συνημμένα έγγραφα που υποδείξατε στην επιστολή).
7. Δεν διαγράφουμε ποτέ αλληλογραφία. Ένα από τα πιο σημαντικά σημεία. Το ιστορικό μηνυμάτων δεν πρέπει ποτέ να διαγραφεί, καθώς ένα γράμμα είναι ένα έγγραφο. Εάν είναι απαραίτητο, θα πρέπει πάντα να μπορείτε να ανεβάσετε το ιστορικό της αλληλογραφίας σας. Ο Ράντισλαβ Γκαντάπας, για παράδειγμα, συμπεριέλαβε ακόμη και αίτημα να μην διαγραφεί το ιστορικό αλληλογραφίας στην υπογραφή του.

3. Είδη γραμμάτων

Υπάρχουν πολλές διαφορετικές ταξινομήσεις· προτείνουμε να διαφοροποιήσουμε τα γράμματα ανάλογα με τη δομή του σχεδιασμού τους:

1. Επιστολή επικοινωνίας (επιστολή άρνησης, επιστολή αξίωσης, επιστολή αναγνώρισης, αιτιολογική επιστολή κ.λπ.)
2. Γράμμα συμφωνίας

Επιστολή επικοινωνία

Σε αυτό το είδος επιστολής περιλαμβάνουμε όλα τα είδη επιστολών που χρησιμοποιεί ένας εργαζόμενος στο πλαίσιο των επαγγελματικών του δραστηριοτήτων.

Δομή επιστολών

Το γράμμα δεν πρέπει να μορφοποιείται σε ένα μόνο κείμενο. Θα πρέπει να είναι σαφώς δομημένο και καλά σχεδιασμένο έτσι ώστε ο παραλήπτης να μην χάνει από τα μάτια του σημαντικές πληροφορίες. Η δομή της επιστολής αποτελείται από σαφή στοιχεία:

Θέμα επιστολής

Το θέμα της επιστολής θα πρέπει να περιέχει τη συγκεκριμένη ενέργεια που περιμένετε από τον ερωτώμενο: «συμφωνώ σε μια συμφωνία», «προτείνετε θέματα προς εξέταση», «αποστολή αναφοράς» κ.λπ.

Εάν στέλνετε έγγραφα, η γραμμή θέματος πρέπει να περιέχει μια σαφή δήλωση των εγγράφων που περιέχονται στο συνημμένο της επιστολής.

Γιατί είναι σημαντικό να μορφοποιήσετε σωστά το θέμα του email σας;

Είναι πολύ εύκολο να βρείτε το απαραίτητο γράμμα στην καθημερινή ροή πληροφοριών με βάση το θέμα της επιστολής. Ούτε ένα γράμμα δεν θα χαθεί.

Σημείωση: εάν στείλετε μια επιστολή σε μια εταιρεία, τότε το θέμα της επιστολής μορφοποιείται σύμφωνα με ένα δεδομένο πρότυπο. Εάν στείλετε μια επιστολή εκτός εταιρείας, τότε συνιστάται να μορφοποιήσετε το θέμα σύμφωνα με το πρότυπο: Όνομα εταιρείας: σκοπό της επιστολής.

Όσο πιο εποικοδομητικό στο σώμα της επιστολής, τόσο το καλύτερο! Μία από τις βασικές δεξιότητες γραφής της επιχείρησης που πρέπει να αναπτύξετε στους υπαλλήλους σας είναι η ικανότητα να διατυπώνετε με σαφήνεια και περιεκτικότητα τις σκέψεις σας.

ΥΣΤΕΡΟΓΡΑΦΟ. Εάν, κατά τη σύνταξη μιας επιστολής, αναφέρουμε ένα γεγονός από την επιστολή του συνομιλητή, πρέπει να παρατίθεται, διαχωρισμένο με χρώμα ή γραμματοσειρά.

Εταιρική υπογραφή

Το πρότυπο εταιρικής υπογραφής πρέπει να είναι το ίδιο για όλους τους υπαλλήλους της εταιρείας.

Η υπογραφή θα πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα βασικά στοιχεία του παραλήπτη, ώστε εάν είναι απαραίτητο, ο παραλήπτης της επιστολής να μπορεί εύκολα να επικοινωνήσει μαζί σας.

Με εκτιμιση,

Πλήρες όνομα, θέση.

ΥΣΤΕΡΟΓΡΑΦΟ. Αν θέλουμε μια ζεστή σχέση με έναν σύντροφο/πελάτη, τότε αξίζει τον κόπο να βγάλουμε μια προσωπική υπογραφή. Κάθε άτομο είναι στην ευχάριστη θέση να λάβει μια επιστολή με προσωπική στάση, ακόμη και σε επίσημη αλληλογραφία.

Η προσωπική υπογραφή αναφέρεται πάντα στο σώμα της επιστολής. Παράδειγμα: Καλή σας μέρα / Ευχαριστώ / Ήταν χαρά να σας μιλήσω σήμερα / Σας ευχαριστώ που αφιερώσατε χρόνο σε ένα τόσο σημαντικό θέμα / Γεια σας οικογένεια και παιδιά, κ.λπ.

Να αντιγράψω

Συμπληρώνουμε τελευταία τα πεδία «Προς» και «Κοιν», για να μην στείλουμε κατά λάθος ένα γράμμα όταν δεν είναι ακόμα έτοιμο.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ των πεδίων Προς και Κοιν.;

Στο πεδίο «Προς» εισάγουμε τη διεύθυνση του ατόμου από το οποίο πρέπει να κάνουμε κάποια ενέργεια.

Στο πεδίο «Αντιγραφή» εισάγουμε τη διεύθυνση του ατόμου που θα ωφεληθεί από την ανάγνωση του περιεχομένου της επιστολής.

ΥΣΤΕΡΟΓΡΑΦΟ. Η εμπειρία μας έχει αποδείξει ότι το πεδίο Κοιν. είναι πολύ χρήσιμο. Εάν διαπραγματευόμαστε με έναν απλό υπάλληλο, συζητάμε σημαντικά θέματα, αλλά δεν λαμβάνουμε απαντήσεις επί της ουσίας και εγκαίρως, τότε αξίζει να εισαγάγετε ένα αντίγραφο της επιστολής από τον διευθυντή ή τον ανώτερο διευθυντή και η αλληλογραφία θα ξεκινήσει αμέσως σε εποικοδομητικό τρόπο.

Δυστυχώς, σε πολλές εταιρείες το επίπεδο εταιρικής κουλτούρας δεν είναι στο σωστό επίπεδο, με αποτέλεσμα να δημιουργούνται καταστάσεις όπου για να κάνει καλά ένας εργαζόμενος τη δουλειά του απαιτείται αυστηρός έλεγχος από την ομάδα διαχείρισης.

Το Outlook διαθέτει επίσης μια λειτουργία όπως το "Bcc" - ένα σημαντικό εργαλείο που σας επιτρέπει να ενημερώνετε τα ενδιαφερόμενα μέρη για την επιστολή, αλλά ταυτόχρονα να μην μπερδεύετε τον παραλήπτη ότι η επιστολή δεν απευθύνεται μόνο σε αυτόν!

Γράμμα συμφωνίας

Ένας σημαντικός τύπος επιστολής που σας επιτρέπει να συνοψίσετε τη συνάντηση, να διατυπώσετε γραπτές συμφωνίες, να υποδείξετε τον χρόνο ολοκλήρωσης και να διευκρινίσετε: κατάλαβαν σωστά και τα δύο μέρη τι πρέπει να κάνουν;

Είναι χρήσιμο να συντάσσονται τέτοιες επιστολές μετά από συναντήσεις, διαπραγματεύσεις και διασκέψεις προκειμένου να υπάρχουν γραπτές συμφωνίες και κοινό όραμα για την εφαρμογή τους.

Δομή επιστολών:

1. Χαιρετισμούς, προσφωνήσεις και ευχαριστίες στους συμμετέχοντες στη συζήτηση.
2. Επανάληψη του σκοπού της συνάντησης κατά την οποία διαμορφώθηκαν οι συμφωνίες.
3. Κατάλογος όλων των θεμάτων που συζητήθηκαν, σε σχέση με τις αποφάσεις που ελήφθησαν για αυτά και τον ορισμό του υπεύθυνου για την εκτέλεση.
4. Καταγραφή ιδεών που δεν απαιτούν επείγουσα εφαρμογή για την ιστορία.
5. Ερώτηση προς τους αποδέκτες: Έχουν ληφθεί όλα υπόψη; Κάποια σχόλια ή προσθήκες;

Για παράδειγμα:

Μορφοποίηση επιστολής

Γραμματοσειρά

Η γραμματοσειρά του γράμματος πρέπει να είναι ομοιόμορφη· τα βασικά σημεία και οι επικεφαλίδες μπορούν να επισημανθούν με πλάγιους χαρακτήρες, αλλά είναι επιτακτική ανάγκη να τηρείτε ένα ενιαίο στυλ σχεδίασης.

ΥΣΤΕΡΟΓΡΑΦΟ. Θα πρέπει πάντα να θυμάστε ότι οι λέξεις γραμμένες με κεφαλαία γράμματα γίνονται αντιληπτές ότι ανεβάζουν τον τόνο. Θα πρέπει να αποφεύγονται.

Παράγραφος

Καλό είναι να διατυπώσετε κάθε μεμονωμένη σκέψη σε ξεχωριστή παράγραφο για να γίνει πιο κατανοητό το κείμενο.

Εσοχές

Οι παράγραφοι δεν πρέπει να συγχωνεύονται μεταξύ τους. Για να γίνει το γράμμα πιο ευανάγνωστο, οι εσοχές θα πρέπει να βρίσκονται μετά τον χαιρετισμό, πριν από κάθε παράγραφο και πριν από την υπογραφή:

Για να κάνετε το γράμμα οπτικά πιο ελκυστικό, είναι καλύτερο να μορφοποιήσετε τους συνδέσμους στο σώμα του γράμματος ως υπερσυνδέσμους:

Στυλ γραφής

Σας προσκαλούμε σε ένα master class από τον Sergei Bekhterev.

Κερδίστε τουλάχιστον 1 ώρα ελεύθερου χρόνου καθημερινά με αυτή την προπόνηση!

Στο master class θα μάθετε:
✓ Πώς να διαχειρίζεστε εργασίες έτσι ώστε όλες οι εργασίες να ολοκληρώνονται 100% και στην ώρα τους
✓ Πώς να προετοιμάζετε αποτελεσματικά και να διεξάγετε συναντήσεις
✓ Πώς να οργανώσετε την παραγωγική εργασία των εργαζομένων σε ένα γραφείο

Όταν γράφουμε ένα γράμμα σε έναν φίλο ή συγγενή, μπορούμε να αγνοήσουμε λάθη και σημεία στίξης, να συντομεύσουμε λέξεις όπως θέλουμε και να χρησιμοποιήσουμε αργκό. Το κυριότερο είναι να ξεκαθαρίσουμε για τι πράγμα μιλάμε. Αν όμως γράψουμε σε έναν άγνωστο ή σε ένα άγνωστο άτομο και θέλουμε να λάβουμε απάντηση από αυτόν, τότε θα πρέπει να λάβουμε υπόψη κάποιους κανόνες.

Κανόνες επικοινωνίας

1 . Να αναφέρετε πάντα το θέμα της επιστολής.

Το πεδίο «Θέμα» πρέπει να συμπληρωθεί σε κάθε περίπτωση και είναι πολύ επιθυμητό να αντιστοιχεί στο περιεχόμενο του μηνύματος.

Για παράδειγμα, εάν θέλετε να κλείσετε ένα ραντεβού για μια διαβούλευση στις 5 Μαρτίου, γράψτε: "Εγγραφείτε για μια διαβούλευση (03/05)."

2. Όταν απαντάτε σε μια επιστολή, αποθηκεύστε το ιστορικό της αλληλογραφίας σας.

Όταν λαμβάνετε ένα γράμμα από κάποιον, μπορείτε να απαντήσετε σε αυτό με τρεις τρόπους:

1. Αντιγράψτε τη διεύθυνση του αποστολέα και γράψτε του μια νέα επιστολή.
2. Κάντε κλικ στο πεδίο ειδικής απάντησης στο κάτω μέρος του μηνύματος.
3. Χρησιμοποιήστε το κουμπί "Απάντηση".

Για επαγγελματική αλληλογραφία, θα πρέπει να απαντήσετε με τον τρίτο τρόπο, δηλαδή να κάνετε κλικ στο κουμπί "Απάντηση". Θα ανοίξει ένα νέο email, επαναλαμβάνοντας αυτό που λάβατε. Το θέμα είναι το ίδιο, μόνο με το πρόθεμα “Re:”, το αρχικό κείμενο παρατίθεται πλήρως.

Αυτή είναι η τυπική φόρμα απάντησης και δεν πρέπει να αλλάξετε τίποτα σχετικά με αυτό. Η απάντησή σας πρέπει να εκτυπωθεί πριν από το κείμενο που αναφέρεται. Αυτό γίνεται έτσι ώστε κάθε συμμετέχων στη συνομιλία να θυμάται τι συζητήθηκε ανά πάσα στιγμή.

3. Να λέτε πάντα γεια και να απευθύνεστε στον συνομιλητή σας ως «εσείς».

Οποιοδήποτε μήνυμα πρέπει να ξεκινά με ένα χαιρετισμό. Και είναι καλύτερα αν είναι ατομικό. Εάν χρειάζεται, καλέστε τον συνομιλητή με το όνομα, διαφορετικά - με το όνομα και το πατρώνυμο.

Συνιστάται να τελειώνετε το γράμμα με την εξής κατασκευή: Με εκτίμηση, ... (όνομα/επώνυμο ή όνομα/πατρώνυμο).

Για παράδειγμα: Γεια σου, Alexey Petrovich. Στείλτε το συμβόλαιο στον Ιβάν Μιχαήλοβιτς. Με εκτίμηση, Ilya Krivosheev

4 . Απαντήστε το συντομότερο δυνατό.

Όσο πιο γρήγορα απαντήσετε σε ένα μήνυμα, τόσο το καλύτερο. Ιδανικά μέσα σε λίγες ώρες. Αλλά είναι επίσης δυνατό μέσα σε λίγες μέρες. Όσο περισσότερο περιμένετε να απαντήσετε, τόσο χειρότερα επηρεάζει τη φήμη σας.

Όσο για το κείμενο του μηνύματος, όταν το γράφετε θα πρέπει να ακολουθείτε και κάποιους κανόνες.

Γράψε συγκεκριμένα, αλλά αναλυτικά

Μην κάνετε τον άλλον να μαντέψει τι εννοούσατε. Αν το πρόβλημα δεν είναι εμφανές, περιγράψτε το με όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες: πώς πήρατε το αποτέλεσμα που έχετε, τι ακριβώς θέλετε να πετύχετε και τι απαιτείται από τον συνομιλητή σας.

Αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να αναφέρετε όλες τις λεπτομέρειες με μεγάλη λεπτομέρεια. Παραλείψτε τα περιττά πράγματα - εκτιμήστε τον χρόνο του άλλου.

Προσπαθήστε να γράψετε σύντομα και επί της ουσίας

Δεν χρειάζεται, για παράδειγμα, να μιλήσετε για το πώς είναι η γυναίκα, η πεθερά σας και άλλοι συγγενείς σας.

Όσο για το μέγεθος, ιδανικά μια «οθόνη» (χωρίς κύλιση). Μέγιστο - μέγεθος κειμένου που χωράει σε φύλλο Α4.

Χρησιμοποιήστε κοινή λογική και κοινή ευπρέπεια

Να είστε ευγενικοί, προσεκτικοί, σας ευχαριστώ για τα γράμματα και τον χρόνο σας.

Αυτό που απολύτως ΔΕΝ ΜΠΟΡΕΙΣ να κάνεις

1 . Κατάχρηση σημείων στίξης.

Ένα θαυμαστικό ή ένα ερωτηματικό αρκεί. Δεν πρέπει να αντιγράφονται. Επίσης, μην χρησιμοποιείτε υπερβολικά τις ελλείψεις.

Ένα παράδειγμα «κακής» επιστολής:

2. Χρησιμοποιήστε διαφορετικές γραμματοσειρές, μεγέθη γραμμάτων και χρώματα.

Οι ιστότοποι και τα προγράμματα αλληλογραφίας σάς επιτρέπουν να αλλάξετε αυτές τις ρυθμίσεις. Μπορείτε να επιλέξετε μια ασυνήθιστη γραμματοσειρά, να κάνετε τα γράμματα μεγαλύτερα ή μικρότερα ή να χρωματίσετε το κείμενο με διαφορετικά χρώματα. Αλλά αυτό είναι ακατάλληλο στην επαγγελματική αλληλογραφία!

Είναι καλύτερα να μην αλλάξετε τίποτα και να αφήσετε τα πάντα όπως είναι από προεπιλογή. Το μόνο αποδεκτό είναι να επισημάνετε κάποιες λέξεις με έντονους ή πλάγιους χαρακτήρες. Αλλά μόνο αν χρειαστεί!

Ένα παράδειγμα «κακής» επιστολής:

3. Εισαγάγετε χαμογελαστές εικόνες.

Αφήστε χαρούμενα και λυπημένα πρόσωπα, λουλούδια και καρδιές για προσωπική αλληλογραφία. Σε επαγγελματικές επιστολές, είναι καλύτερο να μην χρησιμοποιείτε emoticon - ούτε κείμενο ούτε εικόνες.

Ένα παράδειγμα «κακής» επιστολής:

4 . Εκτύπωση κειμένου με κεφαλαία γράμματα.

Η πληκτρολόγηση κειμένου με κεφαλαία γράμματα στο Διαδίκτυο θεωρείται κακή συμπεριφορά. Αυτό ισχύει τόσο για την επαγγελματική όσο και για την προσωπική αλληλογραφία, καθώς και για την επικοινωνία σε κοινωνικά δίκτυα, Skype, φόρουμ και άλλα μέρη. Επιπλέον, αυτό ισχύει τόσο για ολόκληρο το κείμενο όσο και για μεμονωμένες λέξεις.

Το πλήκτρο πληκτρολογίου Caps Lock είναι υπεύθυνο για τα κεφαλαία γράμματα. Δηλαδή, εάν όλα τα γράμματά σας είναι γραμμένα με κεφαλαία, απλά πρέπει να το πατήσετε μία φορά και να το αφήσετε.

Επιπλέον, μην εκτυπώνετε το "Θέμα" του γράμματος με κεφαλαία γράμματα - αυτό είναι το απόγειο της ασέβειας!

Σε μια σημείωση. Η πληκτρολόγηση μεμονωμένων λέξεων και ολόκληρου του κειμένου με κεφαλαία γράμματα μοιάζει σαν να φωνάζεις. Και η κραυγή είναι επιθετικότητα, η οποία υπερβαίνει την πολιτιστική αλληλογραφία.

Εάν χρειάζεται πραγματικά να επισημάνετε κάτι στο κείμενο, είναι καλύτερο να το κάνετε χρησιμοποιώντας έντονους ή πλάγιους χαρακτήρες.

Και είναι επίσης πολύ καλό να αποφύγετε τις λέξεις «Επείγουσα», «Σημαντική» και άλλες που εκφράζουν ανυπομονησία στη γραμμή θέματος της επιστολής.

Γνώση γραφής

Δεν πρέπει να είστε πολύ αυστηροί σχετικά με αυτό, αλλά προσπαθήστε να γράψετε σωστά στα γράμματά σας. Μερικές απλές συμβουλές:

• Κάθε πρόταση πρέπει να ξεκινά με κεφαλαίο γράμμα. Για να το πληκτρολογήσετε, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Shift.
• Πρέπει να υπάρχει μια τελεία στο τέλος κάθε πρότασης. Στη διάταξη του ρωσικού πληκτρολογίου, βρίσκεται στην κάτω σειρά στα δεξιά (πριν από το Shift).
• Για να πληκτρολογήσετε κόμμα, κρατήστε πατημένο το Shift και πατήστε το πλήκτρο τελείας.
• Μην βάζετε κενό πριν από κόμμα ή τελεία. Θα πρέπει να υπάρχει χώρος μετά από αυτά.

Και μια ακόμη συμβουλή για όσους γνωρίζουν τουλάχιστον λίγο πώς να χρησιμοποιούν το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου Word (Writer). Πρώτα πληκτρολογήστε το γράμμα σε αυτό το πρόγραμμα. Θα επισημάνει τα σφάλματα με μια κόκκινη γραμμή και κάνοντας δεξί κλικ σε μια τέτοια λέξη, μπορείτε να τη διορθώσετε.

Αντιγράψτε και επικολλήστε το έτοιμο κείμενο στο πεδίο γράμματος. Αλλά πριν την εισαγωγή, θα πρέπει να απενεργοποιήσετε τη μορφοποίηση, ώστε να μπορεί να προστεθεί χωρίς μορφοποίηση από το Word (Writer).

Στο mail.ru, για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην επιγραφή "Κατάργηση σχεδίου" στο επάνω μέρος.

Στο Yandex.Mail - το κουμπί "Απενεργοποίηση σχεδίασης" στα δεξιά.

Μετά την επικόλληση, η εμφάνιση μπορεί να ενεργοποιηθεί ξανά.

Τι είναι το email; Στον σύγχρονο επιχειρηματικό κόσμο αυτό είναι:

• Το πρόσωπό σου. Είναι με τη βοήθεια του email που μπορείτε να δημιουργήσετε μια θετική εικόνα στα μάτια του αντισυμβαλλόμενου ή να χαλάσετε την πρώτη εντύπωση.
• Το εργαλείο εργασίας σας. Πολλή επικοινωνία με τον έξω κόσμο γίνεται μέσω email. Επομένως, εάν είστε ικανοί σε αυτό το όργανο, μπορείτε να κάνετε τη ζωή σας πολύ πιο εύκολη.
• Ισχυρή απόσπαση της προσοχής. Ο έξω κόσμος προσπαθεί να σας καταδικάσει, να σας αποσπάσει την προσοχή και να σας παρασύρει μέσω email.

Από αυτή την άποψη, ας δούμε την εργασία με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Ας ξεκινήσουμε με κάτι απλό.

Μορφοποίηση επιστολής

Χρησιμοποιώ το πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Mozilla Thunderbird, επομένως θα το χρησιμοποιήσω ως παράδειγμα. Ας δημιουργήσουμε ένα νέο γράμμα και ας προχωρήσουμε από πάνω προς τα κάτω στη λίστα των πεδίων.

Σε ποιον. Αντίγραφο. Κρυφό αντίγραφο

Κάποιοι μπορεί να μην γνωρίζουν, αλλά το "Προς" στο Mozilla μπορεί να αλλάξει σε "Κοιν." ή "Κρυφή κοινοποίηση".

• Σε ποιον: γράφουμε τον κύριο παραλήπτη ή πολλούς παραλήπτες που χωρίζονται με ερωτηματικό.
• αντίγραφο: γράφουμε σε κάποιον που πρέπει να διαβάσει το γράμμα, αλλά από τον οποίο δεν περιμένουμε αντίδραση.
• Κρυφό αντίγραφο: γράφουμε σε κάποιον που πρέπει να διαβάσει την επιστολή, αλλά θα πρέπει να παραμείνει άγνωστος στους άλλους παραλήπτες της επιστολής. Είναι ιδιαίτερα κατάλληλο να χρησιμοποιείται για μαζική αποστολή επαγγελματικών επιστολών, όπως ειδοποιήσεις.

Λανθασμένος σε μαζικές αποστολές, υποδείξτε τους παραλήπτες χρησιμοποιώντας τα πεδία "Αντιγραφή" ή "Προς". Πολλές φορές το χρόνο λαμβάνω επιστολές που αναφέρουν 50–90 παραλήπτες στο πεδίο «Κοιν.». Υπάρχει παραβίαση του απορρήτου. Δεν χρειάζεται όλοι οι παραλήπτες σας να γνωρίζουν με ποιους άλλους συνεργάζεστε σε ένα παρόμοιο θέμα. Είναι καλό αν αυτοί είναι άνθρωποι που γνωρίζονται μεταξύ τους. Τι γίνεται αν υπάρχουν ανταγωνιστικές εταιρείες στη λίστα που δεν γνωρίζουν η μία για την άλλη; Τουλάχιστον, πρέπει να είστε προετοιμασμένοι για περιττές εξηγήσεις και το πολύ, να τερματίσετε τη συνεργασία με έναν από αυτούς. Μην το κάνετε με αυτόν τον τρόπο.

Θέμα επιστολής

Οι επαγγελματικές υπηρεσίες αλληλογραφίας συχνά γράφουν (μερικές φορές λογικά) για τη σημασία της γραμμής θέματος του email στα εταιρικά τους ιστολόγια. Αλλά τις περισσότερες φορές μιλάμε για επιστολές πωλήσεων, όπου το θέμα της επιστολής λύνει το πρόβλημα «το email πρέπει να ανοίξει».

Συζητάμε την καθημερινή επαγγελματική αλληλογραφία. Εδώ το θέμα λύνει το πρόβλημα «η επιστολή και ο συντάκτης της πρέπει να εντοπιστούν εύκολα και στη συνέχεια να βρεθούν». Επιπλέον, η επιμέλειά σας θα επιστρέψει σε εσάς με τη μορφή κάρμα πολλών επιστολών απάντησης, μόνο με προθέματα Σχετικά με:ή FWD, μεταξύ των οποίων θα πρέπει να αναζητήσετε το επιθυμητό γράμμα για το θέμα.

Είκοσι γράμματα είναι ο όγκος της μονοήμερης αλληλογραφίας για έναν μεσαίο διευθυντή. Δεν μιλάω καθόλου για επιχειρηματίες και ιδιοκτήτες επιχειρήσεων· ο αριθμός των επιστολών τους μερικές φορές ξεφεύγει από 200 ή περισσότερες την ημέρα. Για άλλη μια φορά λοιπόν: μην στέλνετε email με κενό θέμα.

Λοιπόν, πώς να διατυπώσετε σωστά τη γραμμή θέματος ενός email;

Λάθος #1 : Μόνο το όνομα της εταιρείας στο θέμα. Για παράδειγμα, "Sky" και αυτό είναι. Πρώτον, πιθανώς δεν είστε ο μόνος από την εταιρεία σας που επικοινωνεί με αυτόν τον αντισυμβαλλόμενο. Δεύτερον, ένα τέτοιο θέμα δεν έχει νόημα, επειδή το όνομα της εταιρείας σας είναι ήδη ορατό από τη διεύθυνση. Τρίτον, μαντέψτε πώς θα μοιάζει το δικό σας γραμματοκιβώτιο με αυτήν την προσέγγιση στην αλληλογραφία; Κάτι σαν αυτό.

Είναι βολικό να ψάχνεις για τέτοια θέματα;

Λάθος #2 : φανταχτερός, πωλητής τίτλος. Είναι υπέροχο αν ξέρεις να γράφεις τέτοιους τίτλους. Είναι όμως σκόπιμο να χρησιμοποιηθούν αυτές οι δεξιότητες στην επαγγελματική αλληλογραφία; Θυμηθείτε τον σκοπό της γραμμής θέματος ενός επαγγελματικού email: όχι για την πώληση, αλλά για την παροχή ταυτότητας και αναζήτησης.

Κείμενο της επιστολής

Υπάρχουν πολλοί οδηγοί γραφής για διαφορετικές περιστάσεις. Για παράδειγμα, ο Maxim Ilyakhov, ο Alexander Amzin και άλλοι δάσκαλοι των λέξεων έχουν πολλές χρήσιμες πληροφορίες. Σας συμβουλεύω να διαβάσετε τα άρθρα τους, τουλάχιστον για να βελτιώσετε τον γενικό γραμματισμό και να βελτιώσετε το συνολικό ύφος του γραπτού λόγου.

Στη διαδικασία σύνταξης μιας επιστολής, πρέπει να λάβουμε αρκετές αποφάσεις διαδοχικά.

Θέμα ευγένειας . Στην αρχή της επιστολής, μπορείς να θολώσεις σε ευχαρίστηση ή ακόμα και τρυφερότητα στο πνεύμα του «Αγαπητή μου Ρόδια, έχουν περάσει πάνω από δύο μήνες από τότε που σου μίλησα γραπτώς, από την οποία υπέφερα και δεν κοιμήθηκα καν. νύχτες, σκέψη». Πολύ ευγενικό και πολύ δαπανηρό, τόσο από άποψη χρόνου για να γραφτεί μια τέτοια εισαγωγή, όσο και από άποψη χρόνου που έχει ο συνομιλητής να τη διαβάσει. Η αλληλογραφία είναι δουλειά, θυμάσαι; Όχι ένα δοκίμιο στο επιστολικό είδος για έναν διαγωνισμό ή ένα γράμμα στη μητέρα του Ρασκόλνικοφ, αλλά επαγγελματική αλληλογραφία.

Σεβόμαστε τον χρόνο μας και του παραλήπτη!

Έχει νόημα μόνο να συστηθείς και να θυμηθείς τις συνθήκες της γνωριμίας σου στην πρώτη επιστολή που εστάλη μετά από μια φευγαλέα συνάντηση σε μια έκθεση. Εάν πρόκειται για συνέχιση συνεργασίας ή συνεχιζόμενη αλληλογραφία, στο πρώτο γράμμα της ημέρας γράφουμε: «Γεια σου, Ιβάν», στο δεύτερο και τα επόμενα: «Ιβάν, ...».

Εφεση . Πάντα με απασχολούσε το ερώτημα σε ποιον να απευθυνθώ σε μια επιστολή εάν υπάρχουν πολλοί παραλήπτες. Πρόσφατα έγραψα ένα γράμμα απευθυνόμενο σε τρία κορίτσια που ονομάζονταν Άννα. Χωρίς καμία αμφιβολία, έγραψα «Γεια σου, Άννα» και δεν ανησυχούσα. Αλλά τέτοια τύχη δεν συμβαίνει πάντα.

Τι γίνεται αν υπάρχουν τρεις ή και επτά παραλήπτες και δεν έχουν το ίδιο όνομα; Μπορείτε να τα απαριθμήσετε ονομαστικά: «Καλημέρα, Rodion, Pulcheria, Avdotya και Pyotr Petrovich». Αλλά είναι πολύ και θέλει χρόνο. Μπορείτε να γράψετε: "Γεια σας, συνάδελφοι!"

Για τον εαυτό μου, χρησιμοποιώ τον κανόνα να απευθύνομαι ονομαστικά στο άτομο στο πεδίο "Προς". Και μην επικοινωνείτε καθόλου με αυτούς στο αντίγραφο. Αυτός ο κανόνας σας επιτρέπει επίσης να προσδιορίσετε με μεγαλύτερη ακρίβεια (έναν!) τον παραλήπτη της επιστολής και τον σκοπό αυτής της επιστολής.

Παραπομπή . Συχνά η αλληλογραφία είναι μια αλυσίδα γραμμάτων με ερωτήσεις και απαντήσεις - με μια λέξη, ένας διάλογος. Θεωρείται καλή πρακτική να μην διαγράφετε το ιστορικό αλληλογραφίας και να γράφετε την απάντησή σας στο επάνω μέρος του παρατιθέμενου κειμένου, έτσι ώστε όταν επιστρέψετε σε αυτήν την αλληλογραφία μια εβδομάδα αργότερα, να μπορείτε να διαβάσετε εύκολα τον διάλογο από πάνω προς τα κάτω, φθίνοντας κατά ημερομηνία.

Για κάποιο λόγο, η προεπιλεγμένη ρύθμιση στο Mozilla είναι "Τοποθέτηση δρομέα μετά από κείμενο σε εισαγωγικά". Συνιστώ να το αλλάξετε στο μενού "Εργαλεία" → "Επιλογές λογαριασμού" → "Σύνθεση και Διεύθυνση". Έτσι πρέπει να είναι.

Σκοπός της επιστολής . Υπάρχουν δύο τύποι επαγγελματικών επιστολών:

• όταν απλώς ενημερώνουμε τον συνομιλητή (για παράδειγμα, μια αναφορά για τη δουλειά που έγινε για τον μήνα).
• και όταν θέλουμε κάτι από τον συνομιλητή. Για παράδειγμα, ώστε να εγκρίνει το συνημμένο τιμολόγιο για πληρωμή.

Κατά κανόνα, υπάρχουν πολλές φορές πιο ενθαρρυντικές επιστολές από τις επιστολές αναφοράς. Αν θέλουμε να πετύχουμε κάτι από τον συνομιλητή, είναι πολύ σημαντικό να το πούμε αυτό σε μια επιστολή σε απλό κείμενο. Η παρότρυνση για δράση θα πρέπει να συνοδεύεται από ένα όνομα και να είναι η τελευταία πρόταση στην επιστολή.

Λανθασμένος : «Πόρφιρυ Πέτροβιτς, ξέρω ποιος χακάρισε τη γριά μέχρι θανάτου».

σωστά : "Porfiry Petrovich, ήμουν εγώ που χάκαρα τη γριά μέχρι θανάτου, λάβετε μέτρα για να με συλλάβετε, βαρέθηκα να υποφέρω!"

Γιατί να σκεφτεί ο ανταποκριτής τι να κάνει με αυτό το γράμμα; Άλλωστε μπορεί να πάρει λάθος απόφαση.

Υπογραφή στο κείμενο . Πρέπει να είναι. Επιπλέον, όλα τα προγράμματα-πελάτες email σάς επιτρέπουν να διαμορφώσετε την αυτόματη αντικατάσταση υπογραφής, για παράδειγμα το κλασικό «Με εκτίμηση,…». Στο Mozilla, αυτό γίνεται στο μενού "Εργαλεία" → "Επιλογές λογαριασμού".

Το αν θα γραφτούν ή όχι οι επαφές στην υπογραφή είναι προσωπική υπόθεση του καθενός. Αλλά αν είστε με οποιονδήποτε τρόπο συνδεδεμένος με τις πωλήσεις, φροντίστε να γράψετε. Ακόμα κι αν η συμφωνία δεν πραγματοποιηθεί ως αποτέλεσμα επικοινωνίας, στο μέλλον θα βρεθείτε εύκολα χρησιμοποιώντας τις επαφές από την υπογραφή.

Τέλος, ένα ακόμη χαρακτηριστικό του σώματος των επιστολών για όσους συνομιλητές δεν τους αρέσει (δεν μπορούν, δεν θέλουν, δεν έχουν χρόνο) να απαντούν στις επιστολές σας. Σημειώστε την προεπιλογή στο σώμα της επιστολής. Για παράδειγμα, «Porfiry Petrovich, αν δεν έρθεις να με συλλάβεις πριν από τις 12:00 την Παρασκευή, τότε θεωρώ ότι έχω αμνηστευτεί». Φυσικά, η προθεσμία πρέπει να είναι πραγματική (δεν πρέπει να στείλετε το κείμενο από το παράδειγμα την Παρασκευή στις 11:50). Ο παραλήπτης πρέπει να είναι σε θέση να διαβάσει και να ενεργήσει σύμφωνα με την επιστολή σας. Μια τέτοια «σιωπή» σας απαλλάσσει από την ευθύνη για την αποτυχία του συνομιλητή να απαντήσει. Όπως πάντα, πρέπει να προσεγγίσετε τη χρήση αυτής της δυνατότητας με σύνεση. Εάν ένα άτομο απαντήσει στις επιστολές σας εγκαίρως και τακτικά, ένα τέτοιο τελεσίγραφο μπορεί, αν όχι να τον προσβάλει, να τον αγχώσει λίγο ή να αποφασίσει να μην απαντήσετε στην επιστολή αυτή τη στιγμή, αλλά να σας αναγκάσει να περιμένετε μέχρι την Παρασκευή.

Συνημμένα

Οι επιστολές συχνά συνοδεύονται από συνημμένα: βιογραφικά, εμπορικές προτάσεις, εκτιμήσεις, χρονοδιαγράμματα, σαρώσεις εγγράφων - ένα πολύ βολικό εργαλείο και ταυτόχρονα πηγή δημοφιλών λαθών.

Λάθος : τεράστιο μέγεθος επένδυσης. Συχνά λαμβάνω email με συνημμένα μεγέθους έως 20 MB. Κατά κανόνα, πρόκειται για σαρώσεις ορισμένων εγγράφων σε μορφή TIFF, με ανάλυση 600dpi. Το πρόγραμμα email του ανταποκριτή σχεδόν σίγουρα θα παγώσει για αρκετά λεπτά σε μια μάταιη προσπάθεια να φορτώσει μια προεπισκόπηση του συνημμένου. Και ο Θεός να μην προσπαθήσει ο παραλήπτης να διαβάσει αυτό το γράμμα σε smartphone...

Προσωπικά, διαγράφω αμέσως τέτοια γράμματα. Δεν θέλετε το email σας να καταλήξει στον κάδο απορριμμάτων πριν διαβαστεί; Ελέγξτε το μέγεθος της επένδυσης. Συνιστάται να μην υπερβαίνει τα 3 MB.

Τι να κάνετε αν υπερβεί;

• Δοκιμάστε να διαμορφώσετε ξανά τον σαρωτή σας σε διαφορετική μορφή και ανάλυση. Για παράδειγμα, το PDF και τα 300dpi παράγουν αρκετά ευανάγνωστες σαρώσεις.
• Σκεφτείτε προγράμματα όπως το WinRar ή το 7zip archiver. Ορισμένα αρχεία συμπιέζονται τέλεια.
• Τι να κάνετε εάν το εξάρτημα είναι τεράστιο και δεν μπορείτε να το συμπιέσετε; Για παράδειγμα, μια σχεδόν άδεια λογιστική βάση δεδομένων ζυγίζει 900 MB. Η αποθήκευση πληροφοριών στο σύννεφο θα έρθει στη διάσωση: Dropbox, Google Drive και παρόμοια. Ορισμένες υπηρεσίες, όπως το Mail.ru, μετατρέπουν αυτόματα τεράστια συνημμένα σε συνδέσμους για αποθήκευση στο cloud. Αλλά προτιμώ να διαχειρίζομαι μόνος μου τις πληροφορίες μου που είναι αποθηκευμένες στο cloud, επομένως δεν καλωσορίζω την αυτοματοποίηση από το Mail.ru.

Και μια ακόμη όχι απολύτως προφανής σύσταση σχετικά με τις επενδύσεις - τους Ονομα . Πρέπει να είναι κατανοητό και αποδεκτό από τον παραλήπτη. Κάποτε εμείς στην παρέα ετοιμάζαμε μια εμπορική πρόταση στο όνομα του... Φιοντόρ Μιχαήλοβιτς Ντοστογιέφσκι. Έλαβα μια επιστολή από τον διαχειριστή με ένα προσχέδιο CP για έγκριση και το συνημμένο περιλάμβανε ένα αρχείο με το όνομα "ForFedi.docx". Ο διευθυντής που μου έστειλε αυτό είχε έναν διάλογο που πήγε κάπως έτσι:

Αγαπητέ διευθυντή, είσαι προσωπικά έτοιμος να προσεγγίσεις αυτόν τον σεβαστό άνθρωπο και να τον αποκαλέσεις Fedya κατάμουτρα;

Κάπως, όχι, είναι ένας σεβαστός άνθρωπος, όλοι τον λένε με το μικρό του όνομα και το πατρώνυμο του.

Γιατί ονομάσατε το συνημμένο "Για τον Φέντι"; Αν του το στείλω τώρα, πιστεύεις ότι θα αγοράσει τσεκούρια από εμάς χρησιμοποιώντας αυτό το CP;

Επρόκειτο να το μετονομάσω αργότερα...

Γιατί να ετοιμάσετε μια ωρολογιακή βόμβα - την άρνηση ενός πιθανού πελάτη - ή να δημιουργήσετε επιπλέον δουλειά για τον εαυτό σας μετονομάζοντας το αρχείο; Γιατί να μην ονομάσετε αμέσως σωστά το συνημμένο: "Για τον Fyodor Mikhailovich.docx" ή ακόμα καλύτερα - "KP_Sky_Axes.docx".

Έτσι, έχουμε λίγο-πολύ ταξινομήσει το email ως «πρόσωπο». Ας προχωρήσουμε στην εξέταση του email ως εργαλείου αποτελεσματικής εργασίας και ας μιλήσουμε για το στοιχείο που αποσπά την προσοχή του.

Εργασία με γράμματα

Το email είναι ένας ισχυρός αντιπερισπασμός. Όπως συμβαίνει με κάθε απόσπαση της προσοχής, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο πρέπει να αντιμετωπίζεται με αυστηρότερους κανόνες και εισάγοντας χρονοδιαγράμματα εργασίας.

Τουλάχιστον, πρέπει να απενεργοποιήσετε ΟΛΕΣ τις ειδοποιήσεις σχετικά με τις αφίξεις αλληλογραφίας. Εάν το πρόγραμμα-πελάτης email έχει ρυθμιστεί από προεπιλογή, θα ειδοποιηθείτε με ένα ηχητικό σήμα, ένα εικονίδιο δίπλα στο ρολόι θα αναβοσβήνει και θα εμφανιστεί μια προεπισκόπηση του γράμματος. Με μια λέξη, θα κάνουν τα πάντα για να σας απομακρύνουν πρώτα από την επίπονη δουλειά και στη συνέχεια να σας βυθίσουν στην άβυσσο των αδιάβαστων επιστολών και των απαρατήρητων αποστολών - μείον μία ή δύο ώρες από τη ζωή σας.

Μερικοί άνθρωποι έχουν ισχυρή δύναμη θέλησης που τους επιτρέπει να μην αποσπώνται από τις ειδοποιήσεις, αλλά οι απλοί άνθρωποι είναι καλύτερα να μην δελεάσουν τη μοίρα και να τους απενεργοποιήσουν. Στο Mozilla Thunderbird, αυτό γίνεται μέσω του μενού "Εργαλεία" → "Ρυθμίσεις" → "Γενικά" → "Όταν εμφανίζονται νέα μηνύματα".

Εάν δεν υπάρχουν ειδοποιήσεις, πώς μπορείτε να καταλάβετε ότι έχει φτάσει μια επιστολή;

Πολύ απλό. Εσείς οι ίδιοι, συνειδητά, αφιερώνετε χρόνο για να ταξινομήσετε την αλληλογραφία σας, ανοίξτε το πρόγραμμα-πελάτη email σας και δείτε όλα τα μη αναγνωσμένα μηνύματα. Αυτό μπορεί να γίνει δύο φορές την ημέρα, για παράδειγμα, το μεσημεριανό γεύμα και το βράδυ ή κατά τη διάρκεια αναγκαστικής διακοπής λειτουργίας, για παράδειγμα, σε κυκλοφοριακή συμφόρηση.

Οι άνθρωποι συχνά ρωτούν, τι γίνεται με τους χρόνους απόκρισης και τις επείγουσες επιστολές; Απαντώ: δεν έχετε επείγοντα γράμματα στην αλληλογραφία σας. Εκτός αν εργάζεστε στο τμήμα υποστήριξης πελατών (αυτό το τμήμα έχει τους δικούς του κανόνες για την εργασία με την αλληλογραφία).

Εάν υπάρχουν επείγουσες επιστολές, ο αποστολέας θα σας ειδοποιήσει σχετικά μέσω άλλων καναλιών - τηλεφώνου, SMS, Skype. Στη συνέχεια, θα μεταβείτε συνειδητά στο πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και θα επεξεργαστείτε την επείγουσα αλληλογραφία. Όλοι οι γκουρού διαχείρισης χρόνου (για παράδειγμα, ο Gleb Arkhangelsky με το "Time Drive") δηλώνουν μια τυπική απάντηση στο email εντός 24 ωρών. Αυτός είναι ένας κανονικός κανόνας καλών τρόπων - μην περιμένετε άμεσες απαντήσεις μέσω email από τον συνομιλητή σας. Εάν υπάρχει επείγουσα επιστολή, ειδοποιήστε σχετικά μέσω ταχύτερων καναλιών επικοινωνίας.

Έτσι, απενεργοποιήσαμε τις ειδοποιήσεις και τώρα ενεργοποιήσαμε το πρόγραμμα-πελάτη email σύμφωνα με το πρόγραμμά μας.

Τι να κάνουμε όταν πηγαίνουμε στο ταχυδρομείο και συμμετέχουμε σε μια δραστηριότητα που ονομάζεται "διαλογή email"; Πού είναι η αρχή και το τέλος αυτής της δουλειάς;

Έχω ακούσει πολλά για το σύστημα μηδενικών εισερχομένων, αλλά, δυστυχώς, δεν έχω γνωρίσει ούτε ένα άτομο να το χρησιμοποιεί. Έπρεπε να ανακαλύψω ξανά τον τροχό μου. Υπάρχουν άρθρα για αυτό το θέμα στο Lifehacker. Για παράδειγμα, " ". Παρακάτω θα μιλήσω για το μηδενικό σύστημα εισερχομένων κατά την ερμηνεία μου. Θα ήμουν ευγνώμων εάν οι γκουρού του GTD σχολίαζαν και προσθέτουν ή βελτιώνουν το σύστημα που περιγράφεται.

Είναι σημαντικό να κατανοήσετε και να αποδεχτείτε ότι το email δεν είναι προγραμματιστής εργασιών ή αρχείο για τις δραστηριότητές σας. Επομένως, ο φάκελος Εισερχόμενα θα πρέπει να είναι πάντα κενός. Μόλις αρχίσετε να ταξινομείτε τα εισερχόμενά σας, μην σταματήσετε και μην σας αποσπά τίποτα μέχρι να αδειάσετε αυτόν τον φάκελο.

Τι να κάνετε με τα email στα εισερχόμενά σας; Πρέπει να διαβάσετε κάθε γράμμα διαδοχικά και να το διαγράψετε. Ναι, απλώς επισημάνετε και πατήστε Διαγραφή στο πληκτρολόγιό σας. Εάν δεν μπορείτε να αναγκαστείτε να διαγράψετε το γράμμα, θα πρέπει να αποφασίσετε τι να το κάνετε.

1. Μπορείτε να το απαντήσετε σε τρία λεπτά; Χρειάζεται να το απαντήσω; Ναι, είναι απαραίτητο και η απάντηση θα διαρκέσει όχι περισσότερο από τρία λεπτά, και στη συνέχεια απαντήστε αμέσως.
2. Πρέπει να απαντήσετε, αλλά η προετοιμασία μιας απάντησης θα διαρκέσει περισσότερα από τρία λεπτά. Εάν χρησιμοποιείτε έναν προγραμματιστή εργασιών που σας επιτρέπει να μετατρέψετε ένα email σε εργασία, μετατρέψτε το email σε εργασία και ξεχάστε το για λίγο. Για παράδειγμα, χρησιμοποιώ την απολύτως υπέροχη υπηρεσία Doit.im. Σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια προσωπική διεύθυνση email: προωθείτε την επιστολή σε αυτήν και μετατρέπεται σε εργασία. Αλλά αν δεν έχετε προγραμματιστή εργασιών, μετακινήστε το γράμμα στον υποφάκελο "0_Run".
3. Αφού απαντήσετε γρήγορα σε μια επιστολή, τη μετατρέψετε σε εργασία ή απλώς την διαβάσετε, πρέπει να αποφασίσετε τι θα κάνετε με αυτό το μήνυμα στη συνέχεια: διαγράψτε το ή στείλτε το σε έναν από τους φακέλους για μακροχρόνια αποθήκευση.

Εδώ είναι οι φάκελοι μακροπρόθεσμης αποθήκευσης που έχω.

• 0_Εκτέλεση.Δεν έχω τέτοιο φάκελο, αλλά αν δεν έχετε προγραμματιστή, επαναλαμβάνω, μπορείτε να βάλετε γράμματα που απαιτούν λεπτομερή εργασία εδώ. Αυτός ο φάκελος πρέπει επίσης να καθαρίζεται τακτικά, αλλά με μια προσεκτική προσέγγιση τη στιγμή που διατίθεται ειδικά για αυτό.
• 1_Αναφ.Εδώ βάζω επιστολές με πληροφορίες ιστορικού: επιστολές καλωσορίσματος με στοιχεία σύνδεσης από διάφορες υπηρεσίες ιστού, εισιτήρια για επερχόμενες πτήσεις και ούτω καθεξής.
• 2_Έργα.Εδώ αποθηκεύεται ένα αρχείο αλληλογραφίας για εταίρους και έργα με τα οποία υπάρχουν τρέχουσες σχέσεις. Φυσικά, έχει δημιουργηθεί ένας ξεχωριστός φάκελος για κάθε έργο ή συνεργάτη. Στο φάκελο του συνεργάτη έβαλα επιστολές όχι μόνο από τους υπαλλήλους του, αλλά και επιστολές από υπαλλήλους της Neb που σχετίζονται με αυτόν τον συνεργάτη. Πολύ βολικό: εάν είναι απαραίτητο, όλη η αλληλογραφία για το έργο είναι διαθέσιμη με μερικά κλικ.
• 3_Μουσείο.Εδώ έβαλα εκείνα τα γράμματα που θα ήταν κρίμα να διαγραφούν, και το όφελος από αυτά δεν είναι προφανές. Επίσης, οι φάκελοι με κλειστά έργα από το "2_Projects" μεταφέρονται εδώ. Με λίγα λόγια, το «Μουσείο» αποθηκεύει τους πρώτους υποψήφιους προς απομάκρυνση.
• 4_Έγγραφα.Ακολουθούν επιστολές με ηλεκτρονικά δείγματα εγγράφων που μπορεί να είναι χρήσιμα στο μέλλον για τη λογιστική, για παράδειγμα, αναφορές συμφωνίας από πελάτες, εισιτήρια για ταξίδια που πραγματοποιήθηκαν. Ο φάκελος έχει πολλές ομοιότητες με τους φακέλους "2_Projects" και "1_Reference", μόνο λογιστικές πληροφορίες αποθηκεύονται σε αυτόν και οι πληροφορίες διαχείρισης αποθηκεύονται στο φάκελο "2_Projects". Στο "4_Documents" υπάρχουν νεκρές πληροφορίες και στο "2_Projects" υπάρχουν ζωντανές πληροφορίες.
• 5_Γνώση.Εδώ βάζω μόνο πραγματικά χρήσιμα ενημερωτικά δελτία στα οποία θέλω να επιστρέψω μετά από λίγο για έμπνευση ή για να βρω λύσεις.

Υπάρχουν άλλες ρυθμίσεις προγράμματος-πελάτη email που είναι σημαντικές για τη λειτουργία αυτού του συστήματος. Πρώτον, από προεπιλογή στο Thunderbird υπάρχει ένα πλαίσιο ελέγχου "Επισήμανση μηνυμάτων ως αναγνωσμένων". Προτιμώ να το κάνω συνειδητά, οπότε κάτω η σημαία! Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στο μενού "Εργαλεία" → "Ρυθμίσεις" → "Για προχωρημένους" → "Ανάγνωση και εμφάνιση".

Δεύτερον, χρησιμοποιούμε φίλτρα . Προηγουμένως, χρησιμοποιούσα ενεργά φίλτρα που προωθούσαν αυτόματα γράμματα στους κατάλληλους φακέλους με βάση τη διεύθυνση του αποστολέα. Για παράδειγμα, οι επιστολές ενός δικηγόρου μετακινήθηκαν στο φάκελο "Δικηγόρος". Εγκατέλειψα αυτή την προσέγγιση για διάφορους λόγους. Πρώτον: οι επιστολές από δικηγόρο στο 99% των περιπτώσεων σχετίζονται με κάποιο έργο ή συνεργάτη, πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να μετακινηθούν στον φάκελο αυτού του συνεργάτη ή του έργου. Δεύτερον: Αποφάσισα να προσθέσω ευαισθητοποίηση. Εσείς πρέπει να αποφασίσετε πού θα αποθηκευτεί μια συγκεκριμένη επιστολή και είναι πιο βολικό να αναζητάτε μη επεξεργασμένα μηνύματα μόνο σε ένα μέρος - στα εισερχόμενα. Τώρα χρησιμοποιώ φίλτρα μόνο για την οργάνωση αυτόματων τακτικών γραμμάτων από διάφορα συστήματα σε φακέλους, δηλαδή γράμματα που δεν απαιτούν από εμένα να παίρνω αποφάσεις. Τα φίλτρα στο Mozilla Thunderbird διαμορφώνονται στο μενού "Εργαλεία" → "Φίλτρα μηνυμάτων".

Έτσι, με τη σωστή προσέγγιση, το email θα πρέπει να διαρκεί από 10 έως 60 λεπτά την ημέρα, ανάλογα με τον όγκο της αλληλογραφίας.

Ναι, και κάτι ακόμα. Έχετε ήδη απενεργοποιήσει τις ειδοποιήσεις σχετικά με την άφιξη νέων επιστολών; ;)