Microsoft πρόσβαση σε δεδομένα. Πρόσβαση - τι είναι; Δημιουργία βάσης δεδομένων στη Microsoft Access. Εισαγωγή ή σύνδεση δεδομένων

ΚΡΑΤΙΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΟΡΓΑΝΩΝ ΜΗΧΑΝΙΚΩΝ ΟΡΓΑΝΩΝ ΚΑΙ ΕΠΙΣΤΗΜΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ

ΕΡΓΑΣΙΑ ΜΑΘΗΜΑΤΟΣ

σύμφωνα με το δίσκοΚαιγραμμή:

"ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΣΤΗΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑ"

Με θέμα: “ MicrosoftΠρόσβαση”

Έχω κάνει τη δουλειά

Εσπερινός μαθητής

ειδικότητα 3ου έτους 080105

Ομάδα EF4-0515v

Zhabina I.A.

Εργασία που ελέγχεται από:

Shevereva E.A.

Μόσχα 2008

Εισαγωγή 3

1. Περιγραφή της βάσης δεδομένων της Microsoft Access 4

2. Εργασία με πίνακες 10

3. Ανάλυση των περιεχομένων των πινάκων για τη δημιουργία σχέσεων 13

4. Δημιουργία και εκτύπωση αναφορών 14

5. Επιλογή και ταξινόμηση εγγραφών με χρήση ερωτημάτων 17

6. Μακροεντολές 20

Συμπέρασμα 22

Κατάλογος πηγών που χρησιμοποιήθηκαν 23

Εισαγωγή

Το ACCESS περιλαμβάνεται στην πιο ευρέως χρησιμοποιούμενη σουίτα γραφείου της Microsoft. Αυτό το πρόγραμμα είναι καθολικό στο είδος του. Ταυτόχρονα, το πρόγραμμα είναι εύχρηστο και προσιτό στον μέσο χρήστη. Και η διεπαφή είναι υπεύθυνη για όλα αυτά. Κατά τη διαδικασία βελτίωσης αυτού του προγράμματος, εισήχθησαν μοναδικά χαρακτηριστικά. Τα δεδομένα μπορούν να παρουσιαστούν με τη μορφή πινάκων ή διαγραμμάτων. Και αν λάβουμε υπόψη ότι αυτό το πρόγραμμα μπορεί να χρησιμοποιηθεί από οποιονδήποτε χρήστη (από αρχάριο έως επαγγελματία προγραμματιστή), τότε χωρίς αμφιβολία μπορούμε να πούμε ότι το ACCESS από τη Microsoft είναι το καλύτερο εργαλείο για την επίλυση προβλημάτων οποιασδήποτε πολυπλοκότητας.

Το σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων Microsoft Access είναι μια από τις πιο δημοφιλείς εφαρμογές στην οικογένεια των επιτραπέζιων DBMS. Όλες οι εκδόσεις της Access διαθέτουν στο οπλοστάσιό τους εργαλεία που απλοποιούν σημαντικά την εισαγωγή και επεξεργασία δεδομένων, την αναζήτηση δεδομένων και την παροχή πληροφοριών με τη μορφή πινάκων, γραφημάτων και αναφορών. Ξεκινώντας με την Access 2000, υπήρχαν επίσης ιστοσελίδες πρόσβασης δεδομένων που ο χρήστης μπορούσε να δει χρησιμοποιώντας τον Internet Explorer. Επιπλέον, η Access σάς επιτρέπει να χρησιμοποιείτε υπολογιστικά φύλλα και πίνακες από άλλες βάσεις δεδομένων επιτραπέζιων υπολογιστών και διακομιστών για την αποθήκευση των πληροφοριών που χρειάζεται η εφαρμογή σας. Ενώνοντας εξωτερικούς πίνακες, ο χρήστης της Access θα εργαστεί με τις βάσεις δεδομένων σε αυτούς τους πίνακες σαν να ήταν πίνακες της Access. Ταυτόχρονα, άλλοι χρήστες μπορούν να συνεχίσουν να εργάζονται με αυτά τα δεδομένα στο περιβάλλον στο οποίο δημιουργήθηκαν.

1. Περιγραφή της βάσης δεδομένων της Microsoft Access

Μια βάση δεδομένων της Access είναι ένα αρχείο που έχει την επέκταση mdb. Αυτό το αρχείο μπορεί να περιέχει όχι μόνο όλους τους πίνακες, αλλά και άλλα αντικείμενα εφαρμογής της Access - ερωτήματα, φόρμες, αναφορές, σελίδες πρόσβασης δεδομένων, μακροεντολές και λειτουργικές μονάδες.

Ένας από τους κύριους στόχους της δημιουργίας και χρήσης βάσεων δεδομένων είναι να παρέχει στους χρήστες τις πληροφορίες που χρειάζονται με βάση τα υπάρχοντα δεδομένα. Στην Access, οι φόρμες και οι αναφορές έχουν σχεδιαστεί για αυτόν τον σκοπό.

Όταν ξεκινάτε την Access, εμφανίζεται το κύριο παράθυρο της Microsoft Access.

Για να ανοίξετε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μία από τις τρεις μεθόδους. Επιλέξτε το απαιτούμενο αρχείο από το μενού Αρχείο από τη λίστα των αρχείων που έχουν ανοίξει προηγουμένως.

Εάν δεν υπάρχει τέτοια λίστα στο μενού Αρχείο, πρέπει να χρησιμοποιήσετε την εντολή Εργαλεία, Επιλογές για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές, ανοίξτε την καρτέλα Γενικά και επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Απομνημόνευση της λίστας αρχείων (Λίστα αρχείων που χρησιμοποιήθηκαν πρόσφατα). Επιλέξτε ένα αρχείο από τη λίστα στην περιοχή εργασιών, η οποία βρίσκεται στη δεξιά πλευρά του παραθύρου της εφαρμογής. Επιλέξτε την εντολή Άνοιγμα από το μενού Αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε το επιθυμητό αρχείο στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα αρχείου βάσης δεδομένων.

Στην τελευταία περίπτωση, το παράθυρο διαλόγου εμφανίζει συνήθως τα περιεχόμενα του φακέλου My Documents ή Personal από προεπιλογή (ανάλογα με το λειτουργικό σύστημα που είναι εγκατεστημένο στον υπολογιστή). Αφού βρείτε την απαιτούμενη βάση δεδομένων στη λίστα, πρέπει να επιλέξετε το αρχείο και να κάνετε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα ή να κάνετε διπλό κλικ στο στοιχείο της λίστας. Το επιλεγμένο παράθυρο βάσης δεδομένων θα εμφανιστεί στο κύριο παράθυρο της Microsoft Access.

Στη νέα έκδοση της Access, μπορείτε να ανοίξετε αρχεία βάσης δεδομένων που δημιουργήθηκαν στην Access 2000 και να εργαστείτε μαζί τους με τον ίδιο τρόπο όπως πριν.

Μπορείτε να επιλέξετε αρχεία επιπλέον της λίστας που εμφανίζεται στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα αρχείου βάσης δεδομένων όταν το ανοίγετε. Μπορείτε να επιλέξετε τον επιθυμητό φάκελο είτε από την αναπτυσσόμενη λίστα Look in είτε να χρησιμοποιήσετε τις συντομεύσεις που βρίσκονται στη λεγόμενη γραμμή διευθύνσεων στα αριστερά. Όταν επιλέγετε τη συντόμευση Ιστορικό, εμφανίζεται μια λίστα συντομεύσεων για τα πιο πρόσφατα ανοιχτά αρχεία και φακέλους. Όταν επιλέγετε τη συντόμευση επιφάνειας εργασίας, εμφανίζεται μια λίστα στο πλαίσιο διαλόγου που περιέχει συντομεύσεις σε φακέλους και αρχεία που βρίσκονται αυτήν τη στιγμή στην επιφάνεια εργασίας των Windows. Ο τύπος αρχείου επιλέγεται από την αναπτυσσόμενη λίστα File of type στο κάτω μέρος του παραθύρου. Στο φάκελο Αγαπημένα, μπορείτε να προβάλετε συντομεύσεις σε αυτούς τους φακέλους και τα αρχεία που χρησιμοποιούνται πιο συχνά. Πολλά προγράμματα σάς επιτρέπουν να προσθέτετε συντομεύσεις στο φάκελο Αγαπημένα, συμπεριλαμβανομένου αυτού μπορεί να γίνει απευθείας στο παράθυρο Άνοιγμα αρχείου βάσης δεδομένων. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το επιθυμητό αρχείο στη λίστα, κάντε κλικ στο κουμπί Εργαλεία στη γραμμή εργαλείων στο επάνω μέρος του παραθύρου και επιλέξτε την εντολή Προσθήκη στα αγαπημένα από τη λίστα.

Μπορείτε να ανοίξετε ένα αρχείο βάσης δεδομένων που βρίσκεται σε μια μονάδα δίσκου δικτύου. Για να αντιστοιχίσετε μια μονάδα δίσκου δικτύου, πρέπει να εκτελέσετε την εντολή Map Network Drive από τη λίστα εντολών στο κουμπί Εργαλεία.

Εάν είναι αδύνατο να βρείτε το επιθυμητό αρχείο βάσης δεδομένων, μπορείτε να το βρείτε καθορίζοντας κριτήρια αναζήτησης σε ένα ειδικό παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Εργαλεία και επιλέξετε την εντολή Αναζήτηση από τη λίστα.

Ένα ειδικό παράθυρο στην Access είναι το παράθυρο της βάσης δεδομένων, το οποίο σας επιτρέπει να έχετε πρόσβαση σε όλα τα αντικείμενα της βάσης δεδομένων και να επιλέξετε τον τρόπο εργασίας με το αντικείμενο. Στην αριστερή πλευρά του παραθύρου υπάρχει ένας πίνακας αντικειμένων που περιέχει συντομεύσεις για καθένα από τα αντικείμενα της Access: Πίνακες, Ερωτήματα, Φόρμες, Αναφορές, Σελίδες, Μακροεντολές, Ενότητες ).

Κάνοντας κλικ στη συντόμευση με το ποντίκι, στο δεξί μέρος του παραθύρου θα ανοίξετε μια λίστα με τα αντίστοιχα αντικείμενα. Η λίστα των αντικειμένων μπορεί να παρουσιαστεί με τέσσερις διαφορετικούς τρόπους (συνήθης για φακέλους λειτουργικού συστήματος Windows): - με τη μορφή μικρών εικονιδίων.

Με τη μορφή μεγάλων εικονιδίων.

Με τη μορφή λίστας.

Με τη μορφή πίνακα.

Η εναλλαγή μεταξύ αυτών των λειτουργιών εμφάνισης γίνεται χρησιμοποιώντας τα τέσσερα δεξιά κουμπιά στη γραμμή εργαλείων που βρίσκεται κατά μήκος της επάνω άκρης του παραθύρου.

Όταν τα αντικείμενα αναπαρίστανται ως εικονίδια, αυτά τα εικονίδια μπορούν να συρθούν με το ποντίκι και να τοποθετηθούν μέσα στο παράθυρο της βάσης δεδομένων με οποιονδήποτε επιθυμητό τρόπο. Εάν θέλετε να τακτοποιήσετε τα εικονίδια έτσι ώστε να είναι το ένα δίπλα στο άλλο, πρέπει να κάνετε δεξί κλικ σε οποιαδήποτε ελεύθερη περιοχή του παραθύρου της βάσης δεδομένων. Από το μενού περιβάλλοντος, επιλέξτε την εντολή Line Up Icons.

Η παρουσίαση μιας λίστας αντικειμένων με τη μορφή λίστας δεν επιτρέπει την αυθαίρετη τακτοποίηση των εικονιδίων στο παράθυρο της βάσης δεδομένων, αλλά μπορούν να «συρθούν» έξω από το παράθυρο της βάσης δεδομένων (αυτός είναι ένας από τους τρόπους για να ενεργοποιήσετε ένα αντικείμενο, για παράδειγμα, για να ανοίξετε ένα τραπέζι). Η προβολή πίνακα σάς επιτρέπει να προβάλετε για κάθε αντικείμενο όχι μόνο το όνομά του, αλλά και την περιγραφή του (στήλη Περιγραφή), την ημερομηνία και την ώρα της τελευταίας αλλαγής (Τροποποιημένη στήλη) και την ημερομηνία και την ώρα δημιουργίας (Δημιουργία στήλης). , καθώς και τον τύπο αντικειμένου. Όταν χρησιμοποιείτε οποιονδήποτε τύπο αναπαράστασης αντικειμένων στο παράθυρο της βάσης δεδομένων, μπορείτε να τα οργανώσετε κατά όνομα, τύπο, ημερομηνία δημιουργίας και ημερομηνία τροποποίησης. Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ σε οποιαδήποτε ελεύθερη περιοχή του παραθύρου της βάσης δεδομένων. Από το μενού περιβάλλοντος, επιλέξτε την εντολή Τακτοποίηση εικονιδίων. Από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε τη μέθοδο παραγγελίας: Κατά όνομα, Κατά τύπο, Κατά Δημιουργία, Κατά Τροποποίηση.

Για να ταξινομηθούν αυτόματα τα αντικείμενα στο παράθυρο της βάσης δεδομένων, πρέπει

Κάντε δεξί κλικ σε οποιαδήποτε ελεύθερη περιοχή του παραθύρου της βάσης δεδομένων. Από το μενού περιβάλλοντος, επιλέξτε την εντολή Τακτοποίηση εικονιδίων. Επιλέξτε την εντολή Auto Arrange από το αναπτυσσόμενο μενού. Ένα σημάδι επιλογής θα εμφανιστεί μπροστά από την εντολή που υποδεικνύει ότι είναι ενεργοποιημένη η αυτόματη παραγγελία.

Για να ακυρώσετε την αυτόματη διάταξη, πρέπει να επιλέξετε ξανά Αυτόματη τακτοποίηση από το μενού Τακτοποίηση εικονιδίων. Η ετικέτα εντολών αφαιρείται και η λειτουργία αυτόματης διάταξης είναι απενεργοποιημένη.

Κάθε αντικείμενο βάσης δεδομένων μπορεί να εργαστεί σε δύο τρόπους. Ας ονομάσουμε την πρώτη λειτουργία εκτέλεσης (συμβατικά, καθώς διαφέρει κάπως για διαφορετικούς τύπους αντικειμένων):

Για πίνακες, ερωτήματα, φόρμες και σελίδες πρόσβασης δεδομένων, αυτή η λειτουργία σημαίνει άνοιγμα του αντίστοιχου αντικειμένου και ονομάζεται, αντίστοιχα, λειτουργία Πίνακες (για πίνακες και ερωτήματα), λειτουργία φόρμες, λειτουργία σελίδων.

για μια αναφορά, αυτή είναι η λειτουργία προεπισκόπησης.

Για μια μακροεντολή, αυτή είναι πραγματικά η λειτουργία εκτέλεσης.

Αυτή η λειτουργία είναι απενεργοποιημένη για τη μονάδα.

Ο δεύτερος τρόπος είναι ο τρόπος σχεδιασμού. Αυτή η λειτουργία ισχύει για όλους τους τύπους αντικειμένων και προορίζεται για τη δημιουργία και την τροποποίηση αντικειμένων.

Μπορείτε να επιλέξετε την επιθυμητή λειτουργία χρησιμοποιώντας τα κουμπιά που βρίσκονται στην αριστερή πλευρά της γραμμής εργαλείων του παραθύρου της βάσης δεδομένων, χρησιμοποιώντας τις εντολές του μενού Προβολή ή χρησιμοποιώντας τα κουμπιά στη γραμμή εργαλείων Access.

Υπάρχουν τρία κύρια κουμπιά στη γραμμή εργαλείων του παραθύρου της βάσης δεδομένων στα αριστερά: το πρώτο κουμπί έχει ένα μεταβαλλόμενο όνομα, ανάλογα με το αντικείμενο που έχει επιλεγεί. Όταν επιλέγεται πίνακας, ερώτημα, φόρμα, σελίδα ή ομάδα Αγαπημένα, το κουμπί αλλάζει σε Άνοιγμα. Εάν έχει επιλεγεί μια αναφορά - Προεπισκόπηση, εάν πρόκειται για μακροεντολή ή λειτουργική μονάδα - Εκτέλεση. Το εικονίδιο δίπλα στο όνομα αλλάζει ανάλογα. Το όνομα αυτού του κουμπιού σε κάθε επιλογή αντικατοπτρίζει ξεκάθαρα τον σκοπό του. Το δεύτερο κουμπί, Σχεδίαση, είναι σταθερό για όλα τα αντικείμενα και προορίζεται για την επεξεργασία ενός αντικειμένου που δημιουργήθηκε προηγουμένως. Το τρίτο κουμπί, Νέο, έχει ένα σταθερό όνομα, αλλά τα εικονίδια σε αυτό αλλάζουν ανάλογα με τον τύπο του αντικειμένου.

Για να δημιουργήσετε νέα αντικείμενα, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ειδικές συντομεύσεις που περιλαμβάνονται στη λίστα των αντικειμένων κάθε τύπου.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τυπικά προγράμματα αντιγραφής/επικόλλησης για να αντιγράψετε ή να μετακινήσετε ένα αντικείμενο. Για παράδειγμα, για να αντιγράψετε έναν πίνακα στο Πρόχειρο, πρέπει να κάνετε μία από τις δύο ενέργειες: επιλέξτε τον απαιτούμενο πίνακα στη λίστα και κάντε κλικ στο κουμπί Αντιγραφή στην τυπική γραμμή εργαλείων της βάσης δεδομένων. Αυτός ο πίνακας εμφανίζεται στην οθόνη όταν το παράθυρο της βάσης δεδομένων είναι ενεργό.

Για να προβάλετε τις ιδιότητες ενός αντικειμένου, πρέπει να κάνετε μία από τις ακόλουθες λειτουργίες: κάντε δεξί κλικ στο όνομα του αντικειμένου και επιλέξτε την εντολή Ιδιότητες από το μενού περιβάλλοντος. Επιλέξτε ένα αντικείμενο από τη λίστα στο παράθυρο της βάσης δεδομένων και επιλέξτε την εντολή Προβολή, Ιδιότητες από το κύριο μενού της Access.

Αντικατοπτρίζει τις ακόλουθες πληροφορίες:

Τύπος (Τύπος) - τύπος αντικειμένου (σε αυτήν την περίπτωση, Πίνακας).

Περιγραφή - περιγραφή του πίνακα που ορίζεται από το χρήστη.

Δημιουργήθηκε - η ημερομηνία δημιουργίας του πίνακα.

Τροποποίηση - ημερομηνία της τελευταίας τροποποίησης του πίνακα.

Κάτοχος - ιδιοκτήτης (δημιουργός) του τραπεζιού?

Χαρακτηριστικά: Hidden - σας επιτρέπει να αποκρύψετε τον πίνακα από το παράθυρο της βάσης δεδομένων, Replicated - σας επιτρέπει να ελέγχετε την αναπαραγωγή ενός αντικειμένου (βλ. ενότητα "Αντιγραφή βάσης δεδομένων" Κεφάλαιο 15).

Ο χρήστης μπορεί να αλλάξει μόνο την περιγραφή του πίνακα και τις τιμές των χαρακτηριστικών του στο παράθυρο ιδιοτήτων.

Μπορείτε επίσης να τοποθετήσετε φακέλους στον πίνακα αντικειμένων που περιέχουν συντομεύσεις για διάφορα αντικείμενα βάσης δεδομένων. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να συνδυάσετε διαφορετικούς τύπους αντικειμένων σε ομάδες. Από προεπιλογή, αυτό το τμήμα του πίνακα αντικειμένων περιέχει έναν φάκελο - Αγαπημένα. Κάνοντας κλικ σε έναν φάκελο, μπορείτε να δείτε μια λίστα αντικειμένων που περιλαμβάνονται σε αυτήν την ομάδα.

Για να προσθέσετε έναν νέο φάκελο στον πίνακα αντικειμένων, θα πρέπει: Κάντε δεξί κλικ στον πίνακα αντικειμένων και επιλέξτε την εντολή Νέα ομάδα από το μενού περιβάλλοντος. Στο παράθυρο διαλόγου Νέα ομάδα, πληκτρολογήστε το όνομα του φακέλου που θα δημιουργηθεί και κάντε κλικ στο OK.

Ο ευκολότερος τρόπος για να προσθέσετε μια συντόμευση αντικειμένου σε μια ομάδα είναι ο ακόλουθος. Πρέπει να επεκτείνετε τη λίστα αντικειμένων αυτού του τύπου, να βρείτε το αντικείμενο που θέλετε και να το σύρετε με το ποντίκι στον κατάλληλο φάκελο στον πίνακα αντικειμένων. Ένας άλλος τρόπος για να προσθέσετε ένα αντικείμενο σε μια ομάδα είναι να ανοίξετε μια λίστα αντικειμένων του επιθυμητού τύπου στο παράθυρο της βάσης δεδομένων. Κάντε δεξί κλικ στο αντικείμενο που θέλετε και επιλέξτε Προσθήκη στην ομάδα από το μενού περιβάλλοντος. Επιλέξτε τον επιθυμητό φάκελο από το αναπτυσσόμενο μενού ή δημιουργήστε έναν νέο φάκελο χρησιμοποιώντας την εντολή Νέα ομάδα.

Ακριβώς όπως μεμονωμένα αντικείμενα βάσης δεδομένων, οι ομάδες μπορούν να διαγραφούν και να μετονομαστούν. Οι συντομεύσεις σε μια ομάδα μπορούν επίσης να διαγραφούν, να μετονομαστούν ή να αντιγραφούν. Αυτό γίνεται χρησιμοποιώντας τις αντίστοιχες εντολές του μενού περιβάλλοντος, το οποίο εμφανίζεται εάν κάνετε δεξί κλικ στο αντικείμενο που θέλετε να διαγράψετε, να μετονομάσετε ή να αντιγράψετε.

Όταν εργάζεστε με οποιαδήποτε εφαρμογή επεξεργασίας δεδομένων, το πιεστικό ερώτημα είναι πάντα πώς να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα που έχουν ήδη συσσωρευτεί στο παρελθόν από άλλο λογισμικό και, επομένως, έχουν διαφορετική μορφή. Η Access 2002 σάς επιτρέπει να επιλύσετε αυτό το πρόβλημα με τυπικό τρόπο - εισάγοντας έναν υπάρχοντα πίνακα βάσης δεδομένων, φύλλο εργασίας υπολογιστικού φύλλου ή αρχείο κειμένου που δημιουργήθηκε από εφαρμογές MS-DOS ή Windows στη μορφή εσωτερικής βάσης δεδομένων (MDB) της Access. Φυσικά, η Access 2002 μπορεί επίσης να εξάγει δεδομένα από πίνακες βάσης δεδομένων μορφής MDB σε οποιαδήποτε μορφή από την οποία μπορούν να εισαχθούν δεδομένα. Ωστόσο, η Access είναι μοναδική από αυτή την άποψη, επειδή έχει έναν άλλο τρόπο χρήσης δεδομένων που είναι αποθηκευμένα σε άλλες μορφές. Το σύστημα σάς επιτρέπει να επισυνάψετε πίνακες από βάσεις δεδομένων άλλων μορφών σε μια βάση δεδομένων της Access και να εργαστείτε μαζί τους στην αρχική τους μορφή. Αφού δημιουργήσετε μια σύνδεση βάσης δεδομένων με έναν εξωτερικό πίνακα, μπορείτε να προβάλετε τον συνημμένο πίνακα, να αλλάξετε τα περιεχόμενά του, δηλαδή να εργαστείτε μαζί του όπως με έναν εσωτερικό πίνακα της βάσης δεδομένων της Access. Ωστόσο, άλλοι χρήστες μπορούν να χρησιμοποιήσουν το αρχείο πίνακα στις εφαρμογές τους.

Εκτός από τα αρχεία βάσης δεδομένων, η Access μπορεί να εργαστεί απευθείας με αρχεία υπολογιστικών φύλλων, αρχεία κειμένου, έγγραφα HTML, βιβλία διευθύνσεων ή να εισάγει δεδομένα από αυτά τα αρχεία και έγγραφα XML.

Τύποι αρχείων από τα οποία μπορούν να εισαχθούν δεδομένα σε μια βάση δεδομένων της Access ή που μπορούν να συνδεθούν με μια βάση δεδομένων της Access. Μπορείτε να τα δείτε εάν επιλέξετε Εξωτερικά δεδομένα, Εισαγωγή από το μενού Αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επέκταση πεδίου τύπου Αρχεία στο πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή. Μορφές στις οποίες μπορείτε να εξάγετε δεδομένα από μια βάση δεδομένων της Access. Μπορούν να φανούν εάν επιλέξετε Εξαγωγή από το μενού Αρχείο και, στη συνέχεια, κάνετε κλικ στην επέκταση πεδίου τύπου Αρχεία.

2. Εργασία με τραπέζια

Οι πίνακες είναι το κύριο αντικείμενο της Access. Μια λίστα πινάκων που συνθέτουν τη βάση δεδομένων της εφαρμογής εμφανίζεται στο παράθυρο της βάσης δεδομένων όταν ανοίγετε για πρώτη φορά την εφαρμογή. Επιπλέον, η Access δημιουργεί πίνακες συστήματος που αποθηκεύουν πληροφορίες για όλα τα αντικείμενα της εφαρμογής και αυτοί οι πίνακες μπορούν επίσης να εμφανιστούν στο παράθυρο της βάσης δεδομένων εάν είναι απαραίτητο.

Η νέα έκδοση της Microsoft Access έχει τέσσερις λειτουργίες για εργασία με πίνακες: Προβολή φύλλου δεδομένων, Προβολή σχεδίασης, Προβολή Συγκεντρωτικού Πίνακα και Προβολή Συγκεντρωτικού Γραφήματος.

Στη λειτουργία πίνακα, εργάζεστε με τα δεδομένα του πίνακα: προβολή, επεξεργασία, προσθήκη, ταξινόμηση κ.λπ. Στη λειτουργία σχεδίασης, δημιουργείται ή τροποποιείται η δομή του πίνακα, δηλαδή τα ονόματα των πεδίων του πίνακα και οι τύποι τους καθορίζονται, περιγράφονται τα πεδία, οι ιδιότητές τους. Οι λειτουργίες Συγκεντρωτικού Πίνακα και Συγκεντρωτικού Γραφήματος διευκολύνουν την ανάλυση δεδομένων αλλάζοντας δυναμικά τον τρόπο παρουσίασής τους. Υπάρχει επίσης μια πρόσθετη λειτουργία - η λειτουργία προεπισκόπησης, η οποία σας επιτρέπει να βλέπετε τη θέση των δεδομένων στο φύλλο πριν εκτυπώσετε τον πίνακα. Για γρήγορη εναλλαγή από τη μια λειτουργία στην άλλη, χρησιμοποιήστε το κουμπί Προβολή στις γραμμές εργαλείων Φύλλο δεδομένων πίνακα, Σχεδίαση πίνακα, Συγκεντρωτικός πίνακας και Συγκεντρωτικό γράφημα. Για να μεταβείτε από λειτουργία σε λειτουργία, απλώς πατήστε αυτό το κουμπί.

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να ανοίξετε έναν πίνακα στη λειτουργία Πίνακες:

· Κάντε διπλό κλικ στο όνομα του πίνακα στη λίστα των πινάκων στο παράθυρο της βάσης δεδομένων.

· Επιλέξτε τον πίνακα στη λίστα των πινάκων στο παράθυρο της βάσης δεδομένων και κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα στο επάνω μέρος του παραθύρου της βάσης δεδομένων.

· Κάντε δεξί κλικ στο όνομα του πίνακα και επιλέξτε Άνοιγμα από το μενού περιβάλλοντος.

Στην κορυφή του πίνακα βρίσκονται τα ονόματα των πεδίων (κελιά που βρίσκονται στην ίδια στήλη πίνακα), ακολουθούμενα από τις εγγραφές (σειρές πίνακα) στις οποίες εισάγονται τα δεδομένα. Μια εγγραφή είναι πάντα η τρέχουσα και δίπλα της υπάρχει μια ένδειξη της τρέχουσας εγγραφής (ένα βέλος στο πεδίο επιλογής στην αριστερή πλευρά του παραθύρου). Στο κάτω μέρος του παραθύρου υπάρχουν κουμπιά πλοήγησης που σας επιτρέπουν να μετακινήσετε τον δείκτη της τρέχουσας εγγραφής γύρω από τον πίνακα (στην πρώτη εγγραφή, στην προηγούμενη εγγραφή, στην επόμενη εγγραφή, στην τελευταία εγγραφή). Υπάρχει επίσης ένα πεδίο για τον αριθμό της τρέχουσας εγγραφής, ένα κουμπί για τη δημιουργία νέας εγγραφής και μια ένδειξη του συνολικού αριθμού εγγραφών στον πίνακα. Η τελευταία σειρά του πίνακα, που σημειώνεται στο πεδίο επιλογής με έναν αστερίσκο, χρησιμοποιείται επίσης για τη δημιουργία μιας νέας εγγραφής.

Η οριζόντια γραμμή κύλισης για πεδία πίνακα σάς επιτρέπει να βλέπετε τα πεδία του πίνακα που δεν χωρούν στο παράθυρο του πίνακα. Ομοίως, η κατακόρυφη γραμμή κύλισης των καταχωρήσεων πίνακα σάς επιτρέπει να βλέπετε καταχωρήσεις έξω από το παράθυρο.

Ρύζι. 1.1. Δημιουργία πίνακα σε προβολή σχεδίασης

Εικ.1.2. Επιτραπέζια τηλέφωνα

3. Αναλύστε τα περιεχόμενα των πινάκων για να δημιουργήσετε σχέσεις

Ο αναλυτής εντοπίζει διπλά δεδομένα και σας βοηθά να τα αντιγράψετε σε έναν νέο σχετικό πίνακα. Δεν χρειάζεται να τροποποιηθεί κάθε πίνακας, αλλά δεν βλάπτει ποτέ να κάνετε μια ανάλυση ξανά. Επιπλέον, οι χρήστες που δεν είναι ακόμη σίγουροι για τις γνώσεις και τις ικανότητές τους μπορούν να εμπιστευτούν τον αναλυτή για τη δημιουργία ταξινομημένων πινάκων. Για να αναλύσετε τον πίνακα, θα πρέπει να εκτελέσετε τα παρακάτω βήματα.

1. Επιλέξτε την εντολή Εργαλεία>Ανάλυση>Πίνακας.

2. Το πρώτο παράθυρο του οδηγού παρέχει επιλογές για την περιγραφή προβλημάτων που σχετίζονται με πιθανή αντιγραφή δεδομένων. Ελέγξτε τα παραδείγματα που παρέχονται εκεί και κάντε κλικ στο Επόμενο.

3. Στο επόμενο παράθυρο εμφανίζονται παραδείγματα διαίρεσης πίνακα από τον αναλυτή. Ελέγξτε οποιοδήποτε παράδειγμα και κάντε κλικ στο Επόμενο.

4. Επιλέξτε τον πίνακα για ανάλυση και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

5. Φυσικά, θα ήθελα ο κύριος να κάνει τη μερίδα του λέοντος στη δουλειά μόνος του. Επομένως, αφήστε τον να επιλέξει τα πεδία που θα μεταφερθούν στον νέο πίνακα ενεργοποιώντας το διακόπτη Ναι, ο διαχωρισμός των πεδίων γίνεται από τον οδηγό. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

6. Στο επόμενο παράθυρο, εμφανίζεται το σχήμα διαίρεσης πίνακα που προτείνεται από τον οδηγό. Προς το παρόν οι πίνακες δεν σχετίζονται μεταξύ τους.

7. Θα μπορούσατε να ολοκληρώσετε την εργασία, αλλά είναι λογικό να συνεχίσετε να εξοικειώνεστε με τον αναλυτή. Η βάση δεδομένων έχει μια κανονική δομή - το μόνο που λείπει είναι η σύνδεση μεταξύ των δύο πινάκων.

8. Πρέπει να ανοίξετε το παράθυρο Πίνακες και να κάνετε κλικ στο κουμπί Μετονομασία πίνακα σε αυτό. Εισαγάγετε ένα όνομα και κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ.

9. Μετονομάστε το παράθυρο Πίνακας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

10. Τώρα είναι δυνατό να ρυθμίσετε ξανά το πρωτεύον κλειδί. Ο οδηγός θα σας ζητήσει να προσθέσετε στον πίνακα ένα μοναδικό πεδίο κωδικού εγγραφής που εκχωρείται αυτόματα και να το χρησιμοποιήσετε ως πρωτεύον κλειδί. Ωστόσο, ο πίνακας δεν έχει πρωτεύον κλειδί, επομένως θα πρέπει να το κάνετε μόνοι σας. Επιλέξτε το πεδίο Όνομα από τη λίστα και κάντε κλικ στο κουμπί Πεδίο κλειδιού. Ένα εικονίδιο κλειδιού θα εμφανιστεί δίπλα στο πεδίο. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

11. Στο τελευταίο παράθυρο, ο οδηγός σας ζητά να δημιουργήσετε ένα αίτημα. Πρέπει να επιλέξετε το κουμπί επιλογής Όχι, δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε αίτημα. Μπορείτε επίσης να καταργήσετε το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση βοήθειας για εργασία με νέο πίνακα ή ερώτημα, διαφορετικά θα πρέπει να κλείσετε ένα άλλο παράθυρο. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

Ρύζι. 1.3. Έντυπα (κύρια και δευτερεύοντα)

4. Δημιουργήστε και εκτυπώστε αναφορές

Ένας από τους κύριους στόχους της δημιουργίας και χρήσης βάσεων δεδομένων είναι να παρέχει στους χρήστες τις πληροφορίες που χρειάζονται με βάση τα υπάρχοντα δεδομένα. Η Access 2002 παρέχει φόρμες και αναφορές για το σκοπό αυτό. Οι αναφορές σάς επιτρέπουν να επιλέξετε τις πληροφορίες που απαιτεί ο χρήστης από μια βάση δεδομένων και να τις τακτοποιήσετε με τη μορφή εγγράφων που μπορούν να προβληθούν και να εκτυπωθούν. Η πηγή δεδομένων για την αναφορά μπορεί να είναι ένας πίνακας ή ένα ερώτημα. Εκτός από τα δεδομένα που λαμβάνονται από πίνακες, η αναφορά μπορεί να εμφανίζει τιμές που υπολογίζονται από τα δεδομένα προέλευσης, όπως σύνολα.

Οι αναφορές και οι φόρμες πρόσβασης έχουν πολλά κοινά. Ωστόσο, σε αντίθεση με τις φόρμες, οι αναφορές δεν προορίζονται για την εισαγωγή και την επεξεργασία δεδομένων σε πίνακες. Σας επιτρέπουν μόνο να προβάλετε και να εκτυπώσετε δεδομένα. Δεν είναι δυνατό να αλλάξετε τα δεδομένα προέλευσης σε μια αναφορά χρησιμοποιώντας στοιχεία ελέγχου, όπως μπορείτε με τις φόρμες. Αν και οι αναφορές μπορούν να χρησιμοποιούν τα ίδια στοιχεία ελέγχου για να υποδείξουν την κατάσταση των κουμπιών επιλογής, των πλαισίων ελέγχου και των πλαισίων λίστας.

Μια αναφορά, όπως μια φόρμα, μπορεί να δημιουργηθεί χρησιμοποιώντας έναν οδηγό. Οι ενότητες αναφοράς είναι παρόμοιες με τις ενότητες φόρμας και περιλαμβάνουν τίτλο και σημείωση αναφοράς, περιοχή δεδομένων και κεφαλίδα και υποσέλιδο. Τα πεδία με συνολικές τιμές τοποθετούνται συχνά σε σημειώσεις αναφοράς. Τα στοιχεία ελέγχου μπορούν να προστεθούν σε μια αναφορά χρησιμοποιώντας την Εργαλειοθήκη, η οποία είναι πανομοιότυπη με αυτήν που χρησιμοποιείται στη λειτουργία Δόμησης φορμών. Η μορφοποίηση και η ομαδοποίηση στοιχείων ελέγχου σε μια αναφορά είναι παρόμοια με τη μορφοποίηση και ομαδοποίηση στοιχείων ελέγχου σε μια φόρμα. Οι φόρμες μπορούν να περιέχουν δευτερεύουσες φόρμες και οι αναφορές μπορούν να περιέχουν δευτερεύουσες αναφορές.

Η Access προσφέρει διάφορους τρόπους δημιουργίας αναφορών. Το απλούστερο από αυτά είναι η χρήση εργαλείων αυτόματης δημιουργίας αναφορών. Μια αναφορά που δημιουργείται αυτόματα με βάση έναν πίνακα ή ένα ερώτημα ονομάζεται αυτόματη αναφορά. Η Access σάς επιτρέπει να δημιουργείτε αυτόματα αναφορές σε δύο μορφές: στήλη και κορδέλα.

Για να δημιουργήσετε μια αυτόματη αναφορά:

· Στον πίνακα αντικειμένων του παραθύρου της βάσης δεδομένων, κάντε κλικ στη συντόμευση Αναφορές και κάντε κλικ στο κουμπί Νέο. Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Νέα αναφορά.

· Στη λίστα του παραθύρου διαλόγου Νέα αναφορά, επιλέξτε ένα από τα στοιχεία: AutoReport: Columnar ή AutoReport: Tabular.

· Το σύνθετο πλαίσιο στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου Νέα αναφορά περιέχει τα ονόματα όλων των πινάκων βάσης δεδομένων και των ερωτημάτων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως πηγή δεδομένων για την αναφορά. Κάντε αριστερό κλικ στο κουμπί βέλους για να ανοίξετε τη λίστα και, στη συνέχεια, επισημάνετε το επιθυμητό στοιχείο στη λίστα.

· Κάντε κλικ στο OK.

Ως αποτέλεσμα, η Access θα δημιουργήσει αυτόματα μια αναφορά με βάση την επιλεγμένη πηγή δεδομένων, χρησιμοποιώντας μια κορδέλα ή μια μορφή στήλης. Η μορφή ταινίας τακτοποιεί τα πεδία των εγγραφών εξόδου σε μια γραμμή. Η μορφή στήλης τακτοποιεί τα πεδία των εγγραφών εξόδου σε μια στήλη. Μια Αυτόματη Αναφορά που δημιουργήθηκε χρησιμοποιώντας μία από αυτές τις δύο μορφές θα περιλαμβάνει όλα τα πεδία και τις εγγραφές που υπάρχουν στην επιλεγμένη πηγή δεδομένων.

Για να χρησιμοποιηθεί η αναφορά που δημιουργήθηκε στο μέλλον, πρέπει να αποθηκευτεί. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε την εντολή Αρχείο, Αποθήκευση ή κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση στη γραμμή εργαλείων. Στη συνέχεια, στο πεδίο κειμένου του πλαισίου διαλόγου Αποθήκευση ως που εμφανίζεται, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη νέα αναφορά (για παράδειγμα: Η αναφορά μου) και κάντε κλικ στο OK.

Υπάρχει μια άλλη επιλογή για την αποθήκευση της αναφοράς: χρησιμοποιώντας την εντολή μενού Αρχείο, Αποθήκευση ως. Αυτή η εντολή εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως. Εισαγάγετε ένα όνομα για την αναφορά και, προτού κάνετε κλικ στο OK, βεβαιωθείτε ότι η Αναφορά είναι επιλεγμένη από την αναπτυσσόμενη λίστα Ως σε αυτό το παράθυρο. Το επιλεγμένο στοιχείο καθορίζει πώς θα αποθηκευτεί η νέα αναφορά, πιο συγκεκριμένα, ως αντικείμενο βάσης δεδομένων της Access. Το γεγονός είναι ότι στη νέα έκδοση της Access 2002 κατέστη δυνατή η αποθήκευση μιας αναφοράς ως άλλο αντικείμενο βάσης δεδομένων - μια σελίδα πρόσβασης δεδομένων. Ένα άλλο στοιχείο της αναπτυσσόμενης λίστας Πώς σας επιτρέπει να το κάνετε αυτό - το στοιχείο Σελίδα πρόσβασης δεδομένων.

Ρύζι. 1.4. Παράδειγμα κατασκευής έκθεσης

5. Επιλογή και ταξινόμηση εγγραφών με χρήση ερωτημάτων

Ένα από τα επτά τυπικά αντικείμενα της Microsoft Access είναι ένα ερώτημα. Τα ερωτήματα χρησιμοποιούνται για την προβολή, ανάλυση και τροποποίηση δεδομένων σε έναν ή περισσότερους πίνακες. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα για να εμφανίσετε δεδομένα από έναν ή περισσότερους πίνακες και να τα ταξινομήσετε με συγκεκριμένη σειρά, να εκτελέσετε υπολογισμούς σε μια ομάδα εγγραφών ή να επιλέξετε από έναν πίνακα βάσει συγκεκριμένων συνθηκών. Τα ερωτήματα μπορούν να χρησιμεύσουν ως πηγή δεδομένων για φόρμες και αναφορές της Microsoft Access. Το ίδιο το ερώτημα δεν περιέχει δεδομένα, αλλά σας επιτρέπει να επιλέξετε δεδομένα από πίνακες και να εκτελέσετε έναν αριθμό λειτουργιών σε αυτό. Υπάρχουν διάφοροι τύποι ερωτημάτων στη Microsoft Access: ερωτήματα διακομιστή, τα οποία χρησιμοποιούνται για την ανάκτηση δεδομένων από το διακομιστή. αιτήματα αυτόματης αντικατάστασης που συμπληρώνουν αυτόματα τα πεδία για μια νέα εγγραφή. επιλέξτε ερωτήματα που ανακτούν δεδομένα από πίνακες. αιτήματα αλλαγής, τα οποία καθιστούν δυνατή την τροποποίηση δεδομένων σε πίνακες (συμπεριλαμβανομένης της διαγραφής, της ενημέρωσης και της προσθήκης εγγραφών)· δημιουργία ερωτημάτων πίνακα που δημιουργούν έναν νέο πίνακα με βάση δεδομένα από έναν ή περισσότερους υπάρχοντες πίνακες, καθώς και άλλους τύπους ερωτημάτων.

Ένα ερώτημα επιλογής περιέχει συνθήκες επιλογής δεδομένων και επιστρέφει μια επιλογή που ταιριάζει με τις καθορισμένες συνθήκες χωρίς να αλλάξει τα δεδομένα που επιστρέφονται. Στη Microsoft Access, υπάρχει επίσης η έννοια του φίλτρου, το οποίο με τη σειρά του είναι ένα σύνολο συνθηκών που σας επιτρέπουν να επιλέξετε ένα υποσύνολο εγγραφών ή να τις ταξινομήσετε. Η ομοιότητα μεταξύ επιλεγμένων ερωτημάτων και φίλτρων είναι ότι και τα δύο ανακτούν ένα υποσύνολο εγγραφών από τον υποκείμενο πίνακα ή το ερώτημα. Ωστόσο, υπάρχουν διαφορές μεταξύ τους που πρέπει να κατανοηθούν προκειμένου να γίνει η σωστή επιλογή σε ποια περίπτωση θα χρησιμοποιηθεί ένα ερώτημα και σε ποια θα χρησιμοποιηθεί ένα φίλτρο.

Ο ευκολότερος τρόπος για να δημιουργήσετε ένα ερώτημα είναι να χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό ερωτημάτων. Για να δημιουργήσετε ένα απλό ερώτημα χρησιμοποιώντας τον Οδηγό ερωτημάτων:

· Στο παράθυρο της βάσης δεδομένων, στον πίνακα αντικειμένων, επιλέξτε τη συντόμευση Queries.

· Στη λίστα των ερωτημάτων, κάντε διπλό κλικ με το αριστερό κουμπί του ποντικιού στο Create query, χρησιμοποιώντας τη συντόμευση του οδηγού ή κάντε κλικ στο κουμπί New στο παράθυρο της βάσης δεδομένων και στο παράθυρο διαλόγου New Query που εμφανίζεται, επιλέξτε Simple Query ( Simple Query Wizard ) και κάντε κλικ στο OK.

· Στο παράθυρο Create Simple Query Wizard που εμφανίζεται, στο σύνθετο πλαίσιο Tables/Queries, επιλέξτε τον πίνακα ή το ερώτημα που θα χρησιμεύσει ως η πηγή δεδομένων για το ερώτημα που δημιουργείται.

· Χρησιμοποιώντας το δεξί και το αριστερό βέλος, μετακινηθείτε από τη λίστα Διαθέσιμα πεδία στη λίστα Επιλεγμένα πεδία εκείνα τα πεδία που απαιτούνται στο ερώτημα που δημιουργείται. Σε αυτήν την περίπτωση, η σειρά των πεδίων στο αίτημα θα αντιστοιχεί στη σειρά των πεδίων στη λίστα Επιλεγμένα πεδία. Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε όλα τα πεδία στο ερώτημά σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί με δύο δεξιά βέλη.

· Το επόμενο παράθυρο διαλόγου θα είναι το τελευταίο. Σε αυτό πρέπει να εισαγάγετε το όνομα του ερωτήματος που δημιουργείτε στο πεδίο Καθορίστε το όνομα του ερωτήματος (Τι τίτλο θέλετε στο ερώτημά σας;) και επιλέξτε περαιτέρω ενέργειες: Ανοίξτε το ερώτημα για προβολή πληροφοριών ή Τροποποίηση του σχεδίου του ερωτήματος ).

· Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση βοήθειας για την εργασία με το αίτημα; (Εμφάνιση Βοήθειας για την εργασία με το ερώτημα) για εμφάνιση πληροφοριών βοήθειας σχετικά με την εργασία με ερωτήματα.

· Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

Στο τέλος του Simple Query Wizard, ανάλογα με την επιλογή του τρόπου περαιτέρω εργασίας με το ερώτημα, θα ανοίξει είτε ένα παράθυρο ερωτήματος σε λειτουργία προβολής είτε ένα παράθυρο Query Builder, στο οποίο μπορείτε να τροποποιήσετε το ερώτημα.

Εικ.1.5. Δημιουργία ερωτήματος

6 . Μακροεντολές

Με τη βοήθειά τους, οι μακροεντολές μπορούν να επεκτείνουν σημαντικά τη λειτουργικότητα της εφαρμογής που δημιουργείτε και να την προσαρμόσουν στις ανάγκες συγκεκριμένων χρηστών.

Χρησιμοποιώντας μακροεντολές, μπορείτε να εκτελέσετε σχεδόν όλες τις ενέργειες σε αντικείμενα της Access που περιγράφηκαν σε προηγούμενα κεφάλαια.

Μια μακροεντολή στην Access είναι μια δομή που αποτελείται από μία ή περισσότερες εντολές μακροεντολών που εκτελούνται είτε διαδοχικά είτε με σειρά που καθορίζεται από ορισμένες συνθήκες. Το σύνολο των εντολών μακροεντολών στην Access είναι πολύ ευρύ, με τη βοήθεια μακροεντολών, μπορείτε να εφαρμόσετε πολλά από αυτά που μπορούν να κάνουν οι διαδικασίες στο VBA. Κάθε μακροεντολή έχει ένα συγκεκριμένο όνομα και πιθανώς ένα ή περισσότερα ορίσματα που καθορίζονται από τον χρήστη. Για παράδειγμα, όταν χρησιμοποιείτε την εντολή μακροεντολής OpenForm, πρέπει να καθορίσετε ως ορίσματα τουλάχιστον το όνομα της φόρμας που θα ανοίξει και τη λειτουργία για την εμφάνισή της στην οθόνη.

Η χρήση μακροεντολών δικαιολογείται από το γεγονός ότι είναι εύκολο να δημιουργηθούν και δεν απαιτούν εκμάθηση της σύνταξης μιας γλώσσας προγραμματισμού. Για να δημιουργήσετε μια μακροεντολή, χρειάζεται μόνο να γνωρίζετε τις βασικές τεχνικές εργασίας στη Microsoft Access και τα Windows, όπως η μεταφορά αντικειμένων από το παράθυρο της βάσης δεδομένων σε ένα ειδικό παράθυρο - Σχεδιασμός μακροεντολών, η επιλογή μιας ενέργειας από μια λίστα και η εισαγωγή εκφράσεων ως ορίσματα στο μακροεντολή. Επομένως, εάν πραγματικά δεν θέλετε να μάθετε τη σύνταξη της γλώσσας VBA ή σας φαίνεται πολύ δύσκολο, μη διστάσετε να χρησιμοποιήσετε μακροεντολές και θα έχετε μια αρκετά λειτουργική εφαρμογή.

Ο κύριος σκοπός των μακροεντολών είναι να δημιουργήσουν μια βολική διεπαφή εφαρμογών: έτσι ώστε οι φόρμες και οι αναφορές να ανοίγουν όταν κάνετε κλικ σε κουμπιά στη φόρμα ή στη γραμμή εργαλείων ή απλά επιλέγοντας μια εντολή μενού. ώστε κατά το άνοιγμα της εφαρμογής, ο χρήστης να βλέπει στην οθόνη όχι ένα παράθυρο Βάσης Δεδομένων γεμάτο με πολλούς πίνακες, ερωτήματα, φόρμες και αναφορές, αλλά κάποια σαφή φόρμα με την οποία μπορεί κανείς να εκτελέσει αμέσως τις επιθυμητές ενέργειες κ.λπ.

Ρύζι. 1.6. Ρύθμιση επιλογών εκκίνησης

συμπέρασμα

Στον πυρήνα της, η Access είναι απλώς ένα εργαλείο. Η χρήση του, βέβαια, κάνει λίγο πιο εύκολη τη δουλειά μας, άρα και τη ζωή μας. Επομένως, πρέπει να θυμόμαστε ότι η βάση δεδομένων πρέπει να χρησιμεύει για την εκτέλεση σαφώς καθορισμένων εργασιών - μόνο υπό αυτήν την προϋπόθεση θα βοηθήσει στη βελτίωση της αποδοτικότητας της εργασίας, ανεξάρτητα από το είδος της δραστηριότητας για την οποία μιλάμε.

Ωστόσο, οι δυνατότητες της βάσης δεδομένων δεν περιορίζονται στην αποθήκευση πληροφοριών. Μια επαγγελματικά ανεπτυγμένη βάση δεδομένων σάς επιτρέπει να διατηρείτε την αξιοπιστία των δεδομένων και να παρέχετε αποτελεσματική, γρήγορη και εύκολη πρόσβαση σε αυτά. Σε μια τέτοια βάση δεδομένων δεν θα υπάρχει χώρος για αταξία και σύγχυση.

Η βασική αρχή στην οποία βασίζονται τα συστήματα σχεσιακών βάσεων δεδομένων είναι η δημιουργία σχέσεων μεταξύ πινάκων. Οι σχέσεις σάς βοηθούν να βρίσκετε δεδομένα από έναν πίνακα μέσω ενός άλλου και η ακεραιότητα των δεδομένων βοηθά στην αποφυγή τυχαίας αλλαγής ή διαγραφής δεδομένων.

Ο σχεδιασμός μιας δομής βάσης δεδομένων μπορεί να είναι μια σημαντική πρόκληση που πολλοί χρήστες προσπαθούν να αποφύγουν και να μετανιώσουν αργότερα. Μόνο μερικοί από τους πιο ταλαντούχους και ταλαντούχους ειδικούς παρακάμπτουν αυτό το στάδιο, καταφέρνοντας να δημιουργήσουν αποτελεσματικές εφαρμογές βάσεων δεδομένων. Ακόμα κι αν δεν βρίσκετε ενδιαφέρουσες τις πληροφορίες σε αυτό το κεφάλαιο, να θυμάστε ότι ο σχεδιασμός μιας δομής βάσης δεδομένων είναι μια πολύ σημαντική εργασία.

Κατάλογος πηγών που χρησιμοποιήθηκαν

Alexander Starshinin Microsoft Office με μια ματιά., Αγία Πετρούπολη, 2007.

Ed Bott Microsoft XP, BINOM, Μόσχα, 2006

Ο κύριος σκοπός αυτού του προγράμματος είναι η δημιουργία και η εργασία με βάσεις δεδομένων που μπορούν να συνδεθούν τόσο με μικρά έργα όσο και με μεγάλες επιχειρήσεις. Με τη βοήθειά του, θα μπορείτε να διαχειρίζεστε εύκολα δεδομένα, να επεξεργάζεστε και να αποθηκεύετε πληροφορίες.

Η εφαρμογή σουίτας Microsoft Office – Access – χρησιμοποιείται για εργασία με βάσεις δεδομένων




Φυσικά, πριν ξεκινήσετε, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε ή να ανοίξετε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων.

Ανοίξτε το πρόγραμμα και μεταβείτε στο κύριο μενού κάνοντας κλικ στην εντολή "Αρχείο" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Δημιουργία". Κατά τη δημιουργία μιας νέας βάσης δεδομένων, θα εμφανιστεί μια επιλογή από μια κενή σελίδα που θα έχει έναν πίνακα ή μια βάση δεδομένων ιστού που σας επιτρέπει να χρησιμοποιείτε τα ενσωματωμένα εργαλεία του προγράμματος, για παράδειγμα, για τις δημοσιεύσεις σας στο Διαδίκτυο.

Επιπλέον, για να γίνει η δημιουργία μιας νέας βάσης δεδομένων όσο το δυνατόν πιο εύκολη, παρέχονται στον χρήστη πρότυπα για να επιλέξει που του επιτρέπουν να δημιουργήσει μια βάση δεδομένων εστιασμένη σε μια συγκεκριμένη εργασία. Αυτό, παρεμπιπτόντως, μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε γρήγορα την απαραίτητη φόρμα πίνακα χωρίς να ρυθμίσετε τα πάντα με μη αυτόματο τρόπο.



Συμπλήρωση της βάσης δεδομένων με πληροφορίες

Έχοντας δημιουργήσει τη βάση δεδομένων, πρέπει να τη συμπληρώσετε με σχετικές πληροφορίες, η δομή των οποίων θα πρέπει να μελετηθεί εκ των προτέρων, επειδή η λειτουργικότητα του προγράμματος σας επιτρέπει να μορφοποιήσετε δεδομένα σε διάφορες μορφές:

1. Σήμερα, ο πιο βολικός και κοινός τύπος δόμησης πληροφοριών είναι ο πίνακας. Όσον αφορά τις δυνατότητες και την εμφάνισή τους, οι πίνακες στην Access δεν διαφέρουν πολύ από αυτούς του Excel, γεγονός που με τη σειρά του απλοποιεί σημαντικά τη μεταφορά δεδομένων από το ένα πρόγραμμα στο άλλο.
2. Ο δεύτερος τρόπος εισαγωγής πληροφοριών είναι μέσω φορμών που μοιάζουν κάπως με τους πίνακες, ωστόσο, παρέχουν μια πιο οπτική απεικόνιση των δεδομένων.
3. Για τον υπολογισμό και την εμφάνιση πληροφοριών από τη βάση δεδομένων σας, παρέχονται αναφορές που θα σας επιτρέψουν να αναλύσετε και να υπολογίσετε, για παράδειγμα, το εισόδημά σας ή τον αριθμό των εργολάβων με τους οποίους συνεργάζεστε. Είναι πολύ ευέλικτα και σας επιτρέπουν να κάνετε οποιουσδήποτε υπολογισμούς, ανάλογα με τα δεδομένα που έχετε εισάγει.
4. Η λήψη και η ταξινόμηση νέων δεδομένων στο πρόγραμμα πραγματοποιείται μέσω ερωτημάτων. Με τη βοήθειά τους, μπορείτε να βρείτε συγκεκριμένα δεδομένα ανάμεσα σε πολλούς πίνακες, καθώς και να δημιουργήσετε ή να ενημερώσετε δεδομένα.

Όλες οι παραπάνω λειτουργίες βρίσκονται στη γραμμή εργαλείων, στην καρτέλα «Δημιουργία». Εκεί μπορείτε να επιλέξετε ποιο στοιχείο θέλετε να δημιουργήσετε και, στη συνέχεια, στο "Designer" που ανοίγει, να το προσαρμόσετε μόνοι σας.



Δημιουργία βάσης δεδομένων και εισαγωγή πληροφοριών

Όταν δημιουργείτε μια νέα βάση δεδομένων, το μόνο πράγμα που θα δείτε είναι ένας κενός πίνακας. Μπορείτε να το συμπληρώσετε χειροκίνητα ή να το συμπληρώσετε αντιγράφοντας τις απαραίτητες πληροφορίες από το Διαδίκτυο. Λάβετε υπόψη ότι κάθε πληροφορία που εισάγετε πρέπει να τοποθετείται σε ξεχωριστή στήλη και κάθε καταχώρηση πρέπει να έχει μια προσωπική γραμμή. Παρεμπιπτόντως, οι στήλες μπορούν να μετονομαστούν για καλύτερη πλοήγηση στο περιεχόμενό τους.

Εάν όλες οι πληροφορίες που χρειάζεστε βρίσκονται σε άλλο πρόγραμμα ή πηγή, το πρόγραμμα σάς επιτρέπει να διαμορφώσετε την εισαγωγή δεδομένων.

Όλες οι ρυθμίσεις εισαγωγής βρίσκονται σε μια ξεχωριστή καρτέλα στον πίνακα ελέγχου που ονομάζεται "Εξωτερικά δεδομένα". Εδώ, στην περιοχή «Εισαγωγή και Σύνδεσμοι», παρατίθενται οι διαθέσιμες μορφές, όπως Excel, έγγραφα Access, αρχεία κειμένου και XML, σελίδες Διαδικτύου, φακέλους Outlook κ.λπ. Αφού επιλέξετε την απαιτούμενη μορφή από την οποία θα μεταφερθούν οι πληροφορίες, θα πρέπει να καθορίσετε τη διαδρομή προς τη θέση του αρχείου. Εάν φιλοξενείται σε διακομιστή, το πρόγραμμα θα σας ζητήσει να εισαγάγετε τη διεύθυνση διακομιστή. Κατά την εισαγωγή, θα συναντήσετε διάφορες ρυθμίσεις που έχουν σχεδιαστεί για τη σωστή μεταφορά των δεδομένων σας στην Access. Ακολουθήστε τις οδηγίες του προγράμματος.



Βασικά κλειδιά και σχέσεις πίνακα

Κατά τη δημιουργία ενός πίνακα, το πρόγραμμα εκχωρεί αυτόματα σε κάθε εγγραφή ένα μοναδικό κλειδί. Από προεπιλογή, έχει μια στήλη ονομάτων, η οποία επεκτείνεται καθώς εισάγονται νέα δεδομένα. Αυτή η στήλη είναι το πρωτεύον κλειδί. Εκτός από αυτά τα κύρια κλειδιά, η βάση δεδομένων μπορεί επίσης να περιέχει πεδία που σχετίζονται με πληροφορίες που περιέχονται σε άλλον πίνακα.

Για παράδειγμα, έχετε δύο πίνακες που περιέχουν σχετικές πληροφορίες. Για παράδειγμα, ονομάζονται «Ημέρα» και «Σχέδιο». Επιλέγοντας το πεδίο "Δευτέρα" στον πρώτο πίνακα, μπορείτε να το συνδέσετε με οποιοδήποτε πεδίο στον πίνακα "Σχέδιο" και όταν τοποθετείτε το δείκτη του ποντικιού σε ένα από αυτά τα πεδία, θα δείτε πληροφορίες και σχετικά κελιά.

Τέτοιες σχέσεις θα κάνουν τη βάση δεδομένων σας πιο ευανάγνωστη και σίγουρα θα αυξήσουν τη χρηστικότητα και την αποτελεσματικότητά της.

Για να δημιουργήσετε μια σχέση, μεταβείτε στην καρτέλα «Εργαλεία βάσης δεδομένων» και στην περιοχή «Σχέσεις», επιλέξτε το κουμπί «Σχήμα δεδομένων». Στο παράθυρο που εμφανίζεται, θα δείτε όλες τις βάσεις δεδομένων υπό επεξεργασία. Λάβετε υπόψη ότι οι βάσεις δεδομένων πρέπει να έχουν ειδικά πεδία που ορίζονται για ξένα κλειδιά. Στο παράδειγμά μας, εάν στον δεύτερο πίνακα θέλετε να εμφανιστεί η ημέρα της εβδομάδας ή ένας αριθμός, αφήστε ένα κενό πεδίο, ονομάζοντάς το "Ημέρα". Επίσης, διαμορφώστε τη μορφή πεδίου καθώς θα έπρεπε να είναι ίδια και για τους δύο πίνακες.

Στη συνέχεια, με τους δύο πίνακες ανοιχτούς, σύρετε το πεδίο που θέλετε να συνδέσετε στο ειδικά προετοιμασμένο πεδίο ξένου κλειδιού. Θα εμφανιστεί το παράθυρο «Επεξεργασία συνδέσμων», στο οποίο θα δείτε ξεχωριστά επιλεγμένα πεδία. Για να διασφαλίσετε τις αλλαγές δεδομένων τόσο στα σχετικά πεδία όσο και στους πίνακες, επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στην επιλογή "Διασφάλιση ακεραιότητας δεδομένων".

Δημιουργία και τύποι αιτημάτων

Ένα ερώτημα είναι μια ενέργεια σε ένα πρόγραμμα που επιτρέπει σε έναν χρήστη να επεξεργαστεί ή να εισάγει πληροφορίες σε μια βάση δεδομένων. Στην πραγματικότητα, τα αιτήματα χωρίζονται σε 2 τύπους:

1. Επιλεκτικά ερωτήματα, χάρη στα οποία το πρόγραμμα ανακτά ορισμένες πληροφορίες και κάνει υπολογισμούς σε αυτές.
2. Αιτήματα ενεργειών που προσθέτουν πληροφορίες στη βάση δεδομένων ή τις αφαιρούν.

Επιλέγοντας «Οδηγός ερωτήματος» στην καρτέλα «Δημιουργία», το πρόγραμμα θα σας καθοδηγήσει στη διαδικασία δημιουργίας ενός συγκεκριμένου τύπου αιτήματος. Ακολουθήστε τις οδηγίες.

Τα ερωτήματα μπορούν να σας βοηθήσουν πολύ να οργανώσετε τα δεδομένα σας και να έχετε πάντα πρόσβαση σε συγκεκριμένες πληροφορίες.

Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο ερώτημα με βάση ορισμένες παραμέτρους. Εάν θέλετε να δείτε πληροφορίες για μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή ημέρα του πίνακα "Ημέρα" για ολόκληρη τη χρονική περίοδο, μπορείτε να ορίσετε ένα παρόμοιο ερώτημα. Επιλέξτε το στοιχείο "Εργαλείο δημιουργίας ερωτημάτων" και σε αυτό τον πίνακα που χρειάζεστε. Από προεπιλογή, το ερώτημα θα είναι επιλεκτικό. Για να μπορέσει το πρόγραμμα να αναζητήσει ακριβώς την ημερομηνία ή την ημέρα που χρειάζεστε, βρείτε τη γραμμή «Συνθήκη επιλογής» και πληκτρολογήστε τη φράση [τι ημέρα;] εκεί. Θυμηθείτε, το αίτημα πρέπει να τοποθετείται σε τετράγωνα μπράτσα και να τελειώνει με ερωτηματικό ή άνω και κάτω τελεία.

Αυτή είναι μόνο μια περίπτωση χρήσης για ερωτήματα. Μάλιστα, μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία νέων πινάκων, την επιλογή δεδομένων βάσει κριτηρίων κ.λπ.

Ρύθμιση και χρήση φορμών

Χάρη στη χρήση φορμών, ο χρήστης μπορεί εύκολα να δει πληροφορίες για κάθε πεδίο και να κάνει εναλλαγή μεταξύ των υπαρχουσών εγγραφών. Όταν εισάγετε πληροφορίες για μεγάλο χρονικό διάστημα, η χρήση φορμών απλοποιεί την εργασία με δεδομένα.

Ανοίξτε την καρτέλα "Δημιουργία" και βρείτε το στοιχείο "Φόρμα", κάνοντας κλικ στο οποίο θα εμφανιστεί μια τυπική φόρμα με βάση τα δεδομένα στον πίνακά σας. Τα πεδία πληροφοριών που εμφανίζονται υπόκεινται σε κάθε είδους αλλαγές, συμπεριλαμβανομένου του ύψους, του πλάτους κ.λπ. Λάβετε υπόψη ότι εάν υπάρχουν σχέσεις στον παραπάνω πίνακα, θα τις δείτε και θα μπορείτε να τις διαμορφώσετε εκ νέου στο ίδιο παράθυρο. Στο κάτω μέρος του προγράμματος θα δείτε βέλη που θα σας επιτρέψουν να ανοίξετε διαδοχικά κάθε στήλη του πίνακα σας ή να μετακινηθείτε αμέσως στην πρώτη και την τελευταία. Τώρα καθένα από αυτά είναι μια ξεχωριστή εγγραφή, τα πεδία της οποίας μπορείτε να προσαρμόσετε κάνοντας κλικ στο κουμπί "Προσθήκη πεδίων". Οι πληροφορίες που έχουν αλλάξει και εισάγονται με αυτόν τον τρόπο θα εμφανίζονται στον πίνακα και σε όλους τους πίνακες που επισυνάπτονται σε αυτόν. Αφού ρυθμίσετε τη φόρμα, πρέπει να την αποθηκεύσετε πατώντας το συνδυασμό πλήκτρων "Ctrl+S".

Δημιουργία αναφοράς

Ο κύριος σκοπός των αναφορών είναι να παρέχουν στο χρήστη μια συνολική περίληψη του πίνακα. Μπορείτε να δημιουργήσετε απολύτως οποιαδήποτε αναφορά, ανάλογα με τα δεδομένα.

Το πρόγραμμα σάς επιτρέπει να επιλέξετε τον τύπο της αναφοράς, παρέχοντας πολλές επιλογές από:

1. Αναφορά - θα δημιουργηθεί μια αυτόματη αναφορά χρησιμοποιώντας όλες τις πληροφορίες που παρέχονται στον πίνακα, ωστόσο, τα δεδομένα δεν θα ομαδοποιηθούν.
2. Μια κενή αναφορά είναι μια μη συμπληρωμένη φόρμα για την οποία μπορείτε να επιλέξετε μόνοι σας δεδομένα από τα απαιτούμενα πεδία.
3. Report Wizard - θα σας καθοδηγήσει στη διαδικασία δημιουργίας μιας αναφοράς και θα ομαδοποιήσει και θα μορφοποιήσει τα δεδομένα.

Σε μια κενή αναφορά, μπορείτε να προσθέσετε, να διαγράψετε ή να επεξεργαστείτε πεδία, συμπληρώνοντάς τα με τις απαραίτητες πληροφορίες, να δημιουργήσετε ειδικές ομάδες που θα σας βοηθήσουν να διαχωρίσετε ορισμένα δεδομένα από τα υπόλοιπα και πολλά άλλα.



Παραπάνω είναι όλα τα βασικά που θα σας βοηθήσουν να αντιμετωπίσετε και να προσαρμόσετε το πρόγραμμα Access για τον εαυτό σας, ωστόσο, η λειτουργικότητά του είναι αρκετά ευρεία και παρέχει μεγαλύτερη ρύθμιση των λειτουργιών που συζητούνται εδώ.

Η Microsoft Access 2003 είναι μια από τις πρώτες εκδόσεις του δημοφιλούς συστήματος διαχείρισης βάσεων δεδομένων. Χρησιμοποιώντας αυτό το πρόγραμμα, μπορείτε να συλλέξετε πληροφορίες από υπολογιστικά φύλλα, να επεξεργαστείτε έγγραφα κειμένου, καθώς και από τις πιο κοινές μορφές βάσης δεδομένων. Η εφαρμογή είναι σε θέση να αναλύει δεδομένα και να δημιουργεί ιστοσελίδες και διάφορες εφαρμογές. Φυσικά, θα χρειαστείτε κάποιες δεξιότητες για να εργαστείτε με την Access 2003, αλλά σε σύγκριση με τη διαχείριση επαγγελματικών προγραμμάτων, θα είναι ελάχιστες. Και το προϊόν, σε αντίθεση με τα άλλα ανάλογα του, διανέμεται δωρεάν.

Το Access 2003 μπορεί να ληφθεί για χρήση τόσο για οικιακούς όσο και για εταιρικούς σκοπούς, αλλά στην τελευταία περίπτωση το λογισμικό θα είναι πιο χρήσιμο. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε ως DBMS για αυτόνομη διαχείριση ή διακομιστές αρχείων. Μπορείτε να αλληλεπιδράσετε με άλλες πηγές χρησιμοποιώντας "συνδεδεμένους πίνακες" και "ερωτήματα στον διακομιστή".




Microsoft Access 2007

Η Microsoft Access 2007 είναι ένα πρόγραμμα για εργασία με βάσεις δεδομένων που σας επιτρέπει να κάνετε αλλαγές σε αυτές, να οργανώνετε αναφορές και να παρέχετε κοινόχρηστη πρόσβαση σε έγγραφα. Ακόμη και όσοι χρήστες δεν έχουν ειδικές γνώσεις θα μπορούν να αναπτύξουν εφαρμογές χρησιμοποιώντας έτοιμα δωρεάν πρότυπα.

Η Access 2007 σάς επιτρέπει να προσαρμόσετε τα αναπτυγμένα έργα για να ταιριάζουν στις ανάγκες της επιχείρησής σας.



Microsoft Access 2010

Η Microsoft Access 2010 είναι μια εφαρμογή που σας επιτρέπει να συνδυάζετε πληροφορίες από διαφορετικές πηγές σε μία βάση δεδομένων. Αυτή η έκδοση κυκλοφόρησε με το σύνθημα "Απλότητα σε όλα" - δεν χρειάζεται να είστε ειδικός για να εργαστείτε μαζί της. Οι προστιθέμενες βάσεις δεδομένων Ιστού έχουν βελτιώσει σημαντικά την αλληλεπίδραση με τις πληροφορίες, απλοποιώντας τις διαδικασίες παρακολούθησης, αναφοράς και κοινής χρήσης δεδομένων.

Η διαχείριση κορδέλας, πλήρως υλοποιημένη στην Access 2010, παρέχει μόνο τα πιο απαραίτητα εργαλεία, χωρίς να επιτρέπει στον χρήστη να μπερδεύεται σε μια ποικιλία εντολών και ρυθμίσεων.



Microsoft Access 2013

Η Microsoft Access 2013 είναι μία από τις νέες εκδόσεις του συστήματος διαχείρισης βάσεων δεδομένων (DBMS). Στην εφαρμογή θα βρείτε τις απαραίτητες λειτουργίες και εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να οργανώσετε τη διαχείριση δεδομένων, να βελτιώσετε τις αναφορές και να παρέχετε κοινή πρόσβαση σε πληροφορίες για μεγάλο αριθμό χρηστών.

Μπορείτε επίσης να κατεβάσετε το πρόγραμμα για να δημιουργήσετε μια διαδικτυακή εφαρμογή. Στην Access 2013, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να επιλέξετε τον τύπο των δεδομένων που παρακολουθείτε (έργα, εργασίες, επαφές) και η εφαρμογή δημιουργεί αυτόματα μια δομή στην οποία μπορείτε να προσθέσετε πληροφορίες. Οι βασικές εντολές και τα εργαλεία πλοήγησης θα ενσωματωθούν στο έργο, επομένως μόλις δημιουργηθούν, μπορείτε να αρχίσετε αμέσως να το χρησιμοποιείτε.



Microsoft Access 2016

Η Microsoft Access 2016 είναι κάτι πολύ περισσότερο από ένα απλό πρόγραμμα ανάπτυξης βάσεων δεδομένων. Αυτό είναι ένα ολόκληρο σύστημα σχεδιασμένο για την παρακολούθηση πληροφοριών, τη δημιουργία αναφορών και την κοινή χρήση πληροφοριών. Βοηθά στην εξαγωγή τεκμηριωμένων και ισορροπημένων συμπερασμάτων και στην επιλογή των βέλτιστων λύσεων για ορισμένα προβλήματα. Ακόμη λιγότερο έμπειροι χρήστες μπορούν να κατεβάσουν και να χρησιμοποιήσουν την Access 2016, γιατί ακόμα και χωρίς πολλές γνώσεις σε αυτόν τον τομέα, μπορείτε να αναπτύξετε γρήγορα την απαραίτητη εφαρμογή μετατρέποντας δωρεάν έτοιμα πρότυπα για να ταιριάζουν στις ανάγκες σας.

Αυτή η έκδοση του προγράμματος προσφέρει έναν νέο τύπο βάσης δεδομένων: μια εφαρμογή Ιστού δημιουργείται στο MS Access 2016 και χρησιμοποιείται μέσω ενός προγράμματος περιήγησης ως υπηρεσία SharePoint. Για να το δημιουργήσετε, πρέπει να αποφασίσετε για τον τύπο των δεδομένων που θα πρέπει να παρακολουθούνται, μετά τον οποίο το πρόγραμμα θα δημιουργήσει ανεξάρτητα την απαραίτητη δομή. Θα έχει ενσωματωμένες βασικές εντολές και πλοήγηση, ώστε να μπορείτε να ξεκινήσετε αμέσως.

Η Access 2010 είναι ένα πρόγραμμα δημιουργίας και διαχείρισης βάσεων δεδομένων. Για να κατανοήσετε την Access, πρέπει πρώτα να κατανοήσετε τις βάσεις δεδομένων.

Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε για τις βάσεις δεδομένων και τον τρόπο χρήσης τους. Θα μάθετε τις διαφορές μεταξύ της διαχείρισης δεδομένων στην Access και του Microsoft Excel.

Τι είναι μια βάση δεδομένων;

Μια βάση δεδομένων είναι μια συλλογή δεδομένων που αποθηκεύονται σε ένα σύστημα υπολογιστή. Οι βάσεις δεδομένων επιτρέπουν στους χρήστες τους να εισάγουν γρήγορα και εύκολα, να έχουν πρόσβαση και να αναλύουν τα δεδομένα τους. Είναι τόσο χρήσιμο εργαλείο που τα βλέπεις συνέχεια. Έχετε περιμένει ποτέ ενώ ο ρεσεψιονίστ ενός γιατρού εισήγαγε τα προσωπικά σας στοιχεία σε έναν υπολογιστή ή παρακολουθούσε έναν υπάλληλο του καταστήματος να χρησιμοποιεί υπολογιστή για να δει εάν κάποιο προϊόν ήταν σε απόθεμα; Στη συνέχεια είδατε τη βάση δεδομένων σε δράση.

Ο ευκολότερος τρόπος για να κατανοήσετε τι είναι μια βάση δεδομένων είναι να τη θεωρήσετε ως μια συλλογή από λίστες. Σκεφτείτε μια από τις βάσεις δεδομένων που αναφέρθηκαν παραπάνω: μια βάση δεδομένων ασθενών σε ένα ιατρείο. Ποιες λίστες περιέχονται σε μια τέτοια βάση δεδομένων; Λοιπόν, για αρχή, υπάρχει μια λίστα με ονόματα ασθενών. Στη συνέχεια, υπάρχει μια λίστα με τα προηγούμενα ραντεβού, μια λίστα με το ιατρικό ιστορικό για κάθε ασθενή, μια λίστα με στοιχεία επικοινωνίας κ.λπ.

Αυτό ισχύει για όλες τις βάσεις δεδομένων - από τις πιο απλές έως τις πιο σύνθετες. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να ψήσετε μπισκότα, μπορείτε να διατηρήσετε μια βάση δεδομένων που περιέχει συνταγές που ξέρετε πώς να φτιάξετε και φίλους στους οποίους δίνετε αυτές τις συνταγές. Αυτή είναι μια από τις απλούστερες βάσεις δεδομένων. Περιέχει δύο λίστες: μια λίστα με τους φίλους σας και μια λίστα με συνταγές ψησίματος μπισκότων.

Ωστόσο, αν ήσασταν επαγγελματίας αρτοποιός, θα είχατε πολλές περισσότερες λίστες για να παρακολουθείτε: μια λίστα πελατών, μια λίστα προϊόντων που πωλήθηκαν, μια λίστα τιμών, μια λίστα παραγγελιών... η λίστα συνεχίζεται. Όσο περισσότερες λίστες προσθέτετε, τόσο πιο πολύπλοκη θα είναι η βάση δεδομένων.



Οι λίστες στην Access είναι λίγο πιο περίπλοκες από αυτές που γράφετε σε χαρτί. Η Access αποθηκεύει τις λίστες δεδομένων της σε πίνακες, επιτρέποντάς σας να αποθηκεύετε ακόμη πιο λεπτομερείς πληροφορίες. Στον παρακάτω πίνακα, η λίστα των ατόμων στη βάση δεδομένων ερασιτεχνών αρτοποιών έχει επεκταθεί για να περιλαμβάνει άλλες σχετικές πληροφορίες για φίλους.



Εάν είστε εξοικειωμένοι με άλλα προγράμματα στη σουίτα του Microsoft Office, αυτό μπορεί να σας θυμίζει το Excel, το οποίο σας επιτρέπει να οργανώνετε δεδομένα με παρόμοιο τρόπο. Στην πραγματικότητα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν παρόμοιο πίνακα στο Excel.

Γιατί να χρησιμοποιήσετε μια βάση δεδομένων;

Εάν μια βάση δεδομένων είναι ουσιαστικά μια συλλογή από λίστες αποθηκευμένες σε πίνακες και μπορείτε να δημιουργήσετε πίνακες στο Excel, γιατί χρειάζεστε μια πραγματική βάση δεδομένων; Ενώ το Excel είναι εξαιρετικό στην αποθήκευση και την οργάνωση αριθμών, η Access είναι πολύ πιο αποτελεσματική στο χειρισμό μη αριθμητικών δεδομένων, όπως ονόματα και περιγραφές. Τα μη αριθμητικά δεδομένα διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο σε σχεδόν κάθε βάση δεδομένων και είναι σημαντικό να μπορούμε να τα ταξινομήσουμε και να τα αναλύσουμε.

Ωστόσο, αυτό που κάνουν πραγματικά οι βάσεις δεδομένων, πέρα ​​από κάθε άλλο τρόπο αποθήκευσης δεδομένων, είναι η συνδεσιμότητα. Ονομάζουμε μια βάση δεδομένων όπως αυτές με τις οποίες θα εργαστείτε στην Access σχεσιακή βάση δεδομένων. Μια σχεσιακή βάση δεδομένων μπορεί να κατανοήσει πώς οι λίστες και τα αντικείμενα μέσα σε αυτές σχετίζονται μεταξύ τους. Για να εξερευνήσουμε αυτήν την ιδέα, ας επιστρέψουμε σε μια απλή βάση δεδομένων με δύο λίστες: τα ονόματα των φίλων σας και τις συνταγές για μπισκότα που ξέρετε να φτιάχνετε. Αποφασίζετε να δημιουργήσετε μια τρίτη λίστα για να παρακολουθείτε τις παρτίδες των cookies που φτιάχνετε και για ποιον απευθύνονται. Δεδομένου ότι μόλις τα φτιάχνετε, γνωρίζετε τη συνταγή και τα μεταφέρετε μόνο στους φίλους σας, αυτή η νέα λίστα θα λάβει όλες τις πληροφορίες της από τις λίστες που έχετε φτιάξει προηγουμένως.



Δείτε πώς η τρίτη λίστα χρησιμοποιεί λέξεις που εμφανίστηκαν στις δύο πρώτες λίστες; Η βάση δεδομένων μπορεί να κατανοήσει ότι τα μπισκότα Ivan Ivanovich και Sour Cream Cookies στη λίστα είναι τα ίδια πράγματα με τα cookies Ivan Ivanovich και Sour Cream Cookies στις δύο πρώτες λίστες. Αυτή η σχέση φαίνεται προφανής και το άτομο θα το καταλάβει αμέσως. Ωστόσο, ένα βιβλίο εργασίας του Excel δεν μπορεί.

Διαφορά μεταξύ Access και Excel

Το Excel θα αντιμετώπιζε όλα αυτά τα πράγματα ως ξεχωριστά και άσχετα κομμάτια πληροφοριών. Στο Excel, θα πρέπει να εισάγετε κάθε μεμονωμένη πληροφορία σχετικά με ένα άτομο ή έναν τύπο cookie κάθε φορά που το αναφέρετε, επειδή αυτή η βάση δεδομένων δεν θα είναι σχετική όπως μια βάση δεδομένων της Access. Με απλά λόγια, οι σχεσιακές βάσεις δεδομένων μπορούν να αναγνωρίσουν τι μπορεί να κάνει ένα άτομο: εάν οι ίδιες λέξεις εμφανίζονται σε πολλές λίστες, αναφέρονται στο ίδιο πράγμα.

Το γεγονός ότι οι σχεσιακές βάσεις δεδομένων μπορούν να επεξεργάζονται πληροφορίες με αυτόν τον τρόπο σας επιτρέπει να εισάγετε, να αναζητάτε και να αναλύετε δεδομένα σε περισσότερους από έναν πίνακες τη φορά. Όλα αυτά τα πράγματα θα ήταν δύσκολο να γίνουν στο Excel, αλλά στην Access, ακόμη και πολύπλοκες εργασίες μπορούν να απλοποιηθούν και να γίνουν αρκετά φιλικές προς το χρήστη.

Περίγραμμα διάλεξης

1. Σύντομη περιγραφή της Microsoft Access.

2. Λειτουργικότητα MS Access.

3. Χαρακτηριστικά του πεδίου εφαρμογής του «desktop» DBMS.

Η Microsoft Access είναι ένα σχεσιακό σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων που περιλαμβάνει όλα τα απαραίτητα εργαλεία για τη δημιουργία τοπικής βάσης δεδομένων, κοινής βάσης δεδομένων σε δίκτυο με διακομιστή αρχείων ή δημιουργίας εφαρμογής χρήστη που λειτουργεί με βάση δεδομένων σε διακομιστή SQL. Η εργασία θα εξετάσει τα κύρια χαρακτηριστικά και τις δυνατότητες αυτού του DBMS, σε σύγκριση με άλλα συστήματα παρόμοιας κατηγορίας.

Το Microsoft Office Access 2007 παρέχει ένα ισχυρό σύνολο εργαλείων που σας επιτρέπουν να οργανώνετε γρήγορα τη λογιστική, την αναφορά και την κοινή χρήση δεδομένων. Χωρίς εξειδικευμένες γνώσεις βάσεων δεδομένων, οι χρήστες μπορούν να δημιουργήσουν γρήγορα φιλικές προς το χρήστη λογιστικές εφαρμογές προσαρμόζοντας ένα από τα πολλά προκατασκευασμένα πρότυπα, μετατρέποντας υπάρχουσες βάσεις δεδομένων ή δημιουργώντας μια νέα βάση δεδομένων. Με το Office Access 2007, μπορείτε εύκολα να προσαρμόσετε τις εφαρμογές και τις αναφορές της βάσης δεδομένων σας στις μεταβαλλόμενες επιχειρηματικές σας ανάγκες. Η διευρυμένη υποστήριξη για Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 στο Office Access 2007 επιτρέπει την κοινή χρήση δεδομένων, την επαλήθευση, τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και τη διαχείριση.

1. Σύντομη περιγραφή της Microsoft Access

Η Microsoft Access είναι ένα επιτραπέζιο DBMS (σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων) σχεσιακού τύπου. Το πλεονέκτημα της Access είναι ότι έχει ένα πολύ απλό γραφικό περιβάλλον που σας επιτρέπει όχι μόνο να δημιουργήσετε τη δική σας βάση δεδομένων, αλλά και να αναπτύξετε εφαρμογές χρησιμοποιώντας ενσωματωμένα εργαλεία.

Σε αντίθεση με άλλα επιτραπέζια DBMS, η Access αποθηκεύει όλα τα δεδομένα σε ένα αρχείο, αν και τα διανέμει σε διαφορετικούς πίνακες, όπως αρμόζει σε ένα σχεσιακό DBMS. Αυτά τα δεδομένα περιλαμβάνουν όχι μόνο πληροφορίες σε πίνακες, αλλά και άλλα αντικείμενα βάσης δεδομένων, τα οποία θα περιγραφούν παρακάτω.

Για την εκτέλεση σχεδόν όλων των βασικών λειτουργιών, η Access προσφέρει έναν μεγάλο αριθμό Wizards, οι οποίοι κάνουν την κύρια δουλειά για τον χρήστη κατά την εργασία με δεδομένα και την ανάπτυξη εφαρμογών, βοηθούν στην αποφυγή συνηθισμένων ενεργειών και διευκολύνουν την εργασία για έναν άπειρο χρήστη στον προγραμματισμό.

Η δημιουργία μιας βάσης δεδομένων πρόσβασης πολλών χρηστών και η ταυτόχρονη πρόσβαση πολλών χρηστών σε μια κοινή βάση δεδομένων είναι δυνατή σε ένα τοπικό δίκτυο peer-to-peer ή σε ένα δίκτυο με διακομιστή αρχείων. Το δίκτυο παρέχει υποστήριξη υλικού και λογισμικού για την ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ υπολογιστών. Η Access παρακολουθεί την οριοθέτηση της πρόσβασης διαφορετικών χρηστών στη βάση δεδομένων και διασφαλίζει την προστασία των δεδομένων. Όταν εργάζεστε ταυτόχρονα. Δεδομένου ότι η Access δεν είναι πελάτης DBMS διακομιστή, η ικανότητά της να παρέχει εργασία πολλών χρηστών είναι κάπως περιορισμένη. Συνήθως, για πρόσβαση σε δεδομένα μέσω δικτύου από πολλούς σταθμούς εργασίας, ένα αρχείο βάσης δεδομένων της Access (με επέκταση *.mdb) αποστέλλεται σε έναν διακομιστή αρχείων. Σε αυτή την περίπτωση, η επεξεργασία δεδομένων πραγματοποιείται κυρίως στον πελάτη - όπου εκτελείται η εφαρμογή, λόγω των αρχών οργάνωσης των DBMS αρχείων. Αυτός ο παράγοντας περιορίζει τη χρήση της Access για την υποστήριξη της εργασίας πολλών χρηστών (περισσότεροι από 15–20) και με μεγάλο όγκο δεδομένων σε πίνακες, καθώς ο φόρτος δικτύου αυξάνεται πολλαπλάσια.

Όσον αφορά τη διατήρηση της ακεραιότητας των δεδομένων, η Access είναι κατάλληλη μόνο για μοντέλα βάσεων δεδομένων χαμηλής έως μέσης πολυπλοκότητας. Δεν διαθέτει εργαλεία όπως ενεργοποιητές και αποθηκευμένες διαδικασίες, γεγονός που αναγκάζει τους προγραμματιστές να αναθέσουν τη συντήρηση της επιχειρηματικής λογικής της βάσης δεδομένων στο πρόγραμμα-πελάτη.

Η Access δεν διαθέτει αξιόπιστα τυπικά εργαλεία όσον αφορά την ασφάλεια των πληροφοριών και τον έλεγχο πρόσβασης. Οι τυπικές μέθοδοι προστασίας περιλαμβάνουν προστασία με χρήση κωδικού πρόσβασης βάσης δεδομένων και προστασία με χρήση κωδικού πρόσβασης χρήστη. Η αφαίρεση μιας τέτοιας προστασίας δεν είναι δύσκολη για έναν ειδικό.

Ωστόσο, παρά τα γνωστά μειονεκτήματα, το MS Access έχει πολλά πλεονεκτήματα σε σύγκριση με συστήματα παρόμοιας κατηγορίας.

Πρώτα απ 'όλα, μπορούμε να σημειώσουμε την επικράτηση του, η οποία οφείλεται στο γεγονός ότι η Access είναι προϊόν της Microsoft, της οποίας το λογισμικό και τα λειτουργικά συστήματα χρησιμοποιούνται από την πλειοψηφία των χρηστών προσωπικών υπολογιστών. Το MS Access είναι πλήρως συμβατό με το λειτουργικό σύστημα Windows, ενημερώνεται συνεχώς από τον κατασκευαστή και υποστηρίζει πολλές γλώσσες.

Συνολικά, η MS Access παρέχει μεγάλο αριθμό λειτουργιών με σχετικά χαμηλό κόστος. Είναι επίσης απαραίτητο να σημειωθεί η εστίαση σε χρήστες με διαφορετικό επαγγελματικό υπόβαθρο, η οποία αντικατοπτρίζεται στην παρουσία μεγάλου αριθμού βοηθητικών εργαλείων (Masters, όπως ήδη αναφέρθηκε), ενός ανεπτυγμένου συστήματος βοήθειας και μιας σαφής διεπαφής. Αυτά τα εργαλεία διευκολύνουν το σχεδιασμό, τη δημιουργία μιας βάσης δεδομένων και την ανάκτηση δεδομένων από αυτήν.

Η MS Access παρέχει στον μη προγραμματιστή χρήστη μια ποικιλία διαδραστικών εργαλείων που του επιτρέπουν να δημιουργεί εφαρμογές χωρίς να καταφεύγει στην ανάπτυξη ερωτημάτων σε SQL ή στον προγραμματισμό μακροεντολών ή λειτουργικών μονάδων σε VBA.

Η Access έχει εκτεταμένες δυνατότητες εισαγωγής/εξαγωγής δεδομένων σε διάφορες μορφές, από πίνακες Excel και αρχεία κειμένου, έως σχεδόν οποιονδήποτε διακομιστή DBMS μέσω του μηχανισμού ODBC.

Ένα άλλο σημαντικό πλεονέκτημα της MS Access είναι τα προηγμένα ενσωματωμένα εργαλεία ανάπτυξης εφαρμογών. Οι περισσότερες εφαρμογές που διανέμονται στους χρήστες περιέχουν κάποια ποσότητα κώδικα VBA (Visual Basic for Applications). Δεδομένου ότι το VBA είναι το μόνο εργαλείο για την εκτέλεση πολλών τυπικών εργασιών στην Access (εργασία με μεταβλητές, δημιουργία εντολών SQL κατά την εκτέλεση του προγράμματος, διαχείριση σφαλμάτων, χρήση του API των Windows κ.λπ.), για τη δημιουργία περισσότερο ή λιγότερο περίπλοκων εφαρμογών χρειάζεστε γνώση αυτό και γνώση του αντικειμένου μοντέλα MS Access.

Ένα από τα εργαλεία προγραμματισμού στην Access είναι η γλώσσα macro. Τα προγράμματα που δημιουργούνται σε αυτήν τη γλώσσα ονομάζονται μακροεντολές και σας επιτρέπουν να συνδέετε εύκολα μεμονωμένες ενέργειες που υλοποιούνται χρησιμοποιώντας φόρμες, ερωτήματα και αναφορές. Οι μακροεντολές ελέγχονται από συμβάντα που προκαλούνται από ενέργειες του χρήστη κατά την αλληλεπίδραση με δεδομένα μέσω φορμών ή από συμβάντα συστήματος.

Αποδεικνύεται ότι η Access, έχοντας όλα τα χαρακτηριστικά ενός DBMS, παρέχει επίσης πρόσθετες δυνατότητες. Δεν είναι μόνο ένα ευέλικτο και εύχρηστο DBMS, αλλά και ένα σύστημα για την ανάπτυξη εφαρμογών βάσεων δεδομένων.