Accelerarea activității în Excel: sfaturi utile, funcții, comenzi rapide de la tastatură. Accelerarea VBA în Excel

16 septembrie 2017

Sincer să fiu, nu sunt un mare expert în Excel. Multe, chiar și cele mai simple procese de automatizare din el mă deranjează. Prin urmare, acest articol mi-a fost foarte interesant și util. Poate vei învăța ceva nou pentru tine. Deci hai sa citim...

Astăzi vrem să vă aducem în atenție o nouă porțiune de sfaturi pentru a vă accelera acțiunile în acest program.Nikolai Pavlov, autorul proiectului „Planet Excel”, va vorbi despre ele, schimbând înțelegerea oamenilor despre ceea ce se poate face de fapt folosind acest program minunat și întregul pachet Office. Nikolay este un formator IT, dezvoltator și expert în Microsoft Office, Microsoft Office Master, Microsoft Most Valuable Professional produse. Iată tehnicile pe care le-a testat personal pentru a accelera munca în Excel. ↓

Adăugați rapid date noi la o diagramă

Dacă pentru diagrama dvs. deja construită există date noi pe foaie care trebuie adăugate, atunci puteți pur și simplu să selectați intervalul cu noile informații, să o copiați (Ctrl + C) și apoi să le lipiți direct în diagramă (Ctrl + V). ).

Umplere flash

Această caracteristică este disponibilă numai în cea mai recentă versiune de Excel 2013, dar merită să faceți upgrade la noua versiune mai devreme. Să presupunem că aveți o listă de nume complete (Ivanov Ivan Ivanovici), pe care trebuie să le transformați în nume prescurtate (Ivanov I.I.). Pentru a efectua o astfel de conversie, trebuie doar să începeți să scrieți manual textul dorit în coloana alăturată. Pe a doua sau a treia linie, Excel va încerca să prezică acțiunile noastre și să efectueze automat procesări ulterioare. Tot ce trebuie să faceți este să apăsați tasta Enter pentru a confirma, iar toate numele vor fi convertite instantaneu.

Într-un mod similar, puteți extrage nume din e-mailuri, puteți îmbina numele complete din fragmente etc.

Copiere fără a sparge formatele

Cel mai probabil știți despre marcatorul de completare automată „magic” - o cruce neagră subțire în colțul din dreapta jos al unei celule, prin tragerea pe care puteți copia conținutul celulei sau o formulă în mai multe celule simultan. Cu toate acestea, există o nuanță neplăcută: o astfel de copiere încalcă adesea designul tabelului, deoarece nu numai formula este copiată, ci și formatul celulei. Acest lucru poate fi evitat dacă, imediat după tragerea crucii negre, faceți clic pe eticheta inteligentă - o pictogramă specială care apare în colțul din dreapta jos al zonei copiate.

Dacă selectați opțiunea „Copiați doar valorile” (Umpleți fără formatare), atunci Microsoft Excel vă va copia formula fără formatare și nu va strica designul.

Afișarea datelor dintr-o foaie de calcul Excel pe o hartă

În cea mai recentă versiune de Excel 2013, a devenit posibilă afișarea rapidă a geodatelor pe o hartă interactivă, de exemplu, vânzări în funcție de oraș etc. Pentru a face acest lucru, accesați „App Store” (Office Store) în „Insert” fila și instalați pluginul Bing de acolo Maps. Acest lucru se poate face și printr-un link direct de pe site făcând clic pe butonul Adăugați. După ce adăugați un modul, îl puteți selecta din lista derulantă Aplicațiile mele din fila Inserare și îl puteți plasa pe foaia de lucru. Tot ce trebuie să faceți este să selectați celulele de date și să faceți clic pe butonul Afișare locații din modulul hărții pentru a vedea datele noastre de pe el.

Dacă doriți, în setările pluginului puteți selecta tipul de diagramă și culorile de afișat.

Sari rapid la foaia dorita

Dacă numărul de foi de lucru din cartea dvs. depășește 10, atunci devine dificil să navigați printre ele. Faceți clic dreapta pe oricare dintre butoanele de defilare a filei din colțul din stânga jos al ecranului.

Selectarea (ajustarea) rezultatelor calculului la valorile cerute

Ați modificat vreodată valorile de intrare în calculul dvs. Excel pentru a obține rezultatul dorit? În astfel de momente te simți ca un artilerist experimentat, nu? Doar câteva zeci de iterații de „depășire – depășire” și iată-l, „lovirea” mult așteptată!

Microsoft Excel poate face această ajustare pentru dvs., mai rapid și mai precis. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul „What If Analysis” din fila „Insert” și selectați comanda „Parameter Selection” (Insert - What If Analysis - Goal Seek). În fereastra care apare, specificați celula în care doriți să selectați valoarea dorită, rezultatul dorit și celula de intrare care ar trebui să se modifice. După ce faceți clic pe „OK”, Excel va efectua până la 100 de „fotografii” pentru a găsi totalul de care aveți nevoie, cu o precizie de 0,001.

Ei bine, și mai multe utilitate simple despre Excel:

Odată cu lansarea Excel 2010, Microsoft aproape a dublat funcționalitatea acestui program, adăugând multe îmbunătățiri și inovații, dintre care multe nu sunt imediat vizibile. Indiferent dacă sunteți un utilizator experimentat sau un începător, există multe modalități de a ușura utilizarea Excel. Despre unele dintre ele vom vorbi astăzi.

Selectați toate celulele cu un singur clic

Toate celulele pot fi selectate folosind combinația de taste Ctrl + A, care, apropo, funcționează în toate celelalte programe. Cu toate acestea, există o modalitate mai ușoară de a selecta. Făcând clic pe butonul din colțul foii Excel, veți selecta toate celulele cu un singur clic.

Deschiderea mai multor fișiere simultan

În loc să deschideți fiecare fișier Excel individual, le puteți deschide împreună. Pentru a face acest lucru, evidențiați fișierele pe care doriți să le deschideți și apăsați Enter.

Navigați în fișierele Excel

Când aveți mai multe registre de lucru deschise în Excel, puteți naviga cu ușurință între ele folosind combinația de taste Ctrl + Tab. Această caracteristică este disponibilă și în întregul sistem Windows și poate fi utilizată în multe aplicații. De exemplu, pentru a comuta filele în browser.

Adăugarea de butoane noi la Bara de instrumente Acces rapid

În mod implicit, bara de instrumente pentru acces rapid din Excel conține 3 butoane. Puteți modifica această cantitate și adăugați cele de care aveți nevoie.

Accesați Fișier ⇒ Opțiuni ⇒ Bara de instrumente Acces rapid. Acum puteți selecta orice butoane de care aveți nevoie.

Linie diagonală în celule

Uneori există situații în care trebuie să adăugați o linie diagonală la tabel. De exemplu, pentru a separa data și ora. Pentru a face acest lucru, pe pagina principală Excel, faceți clic pe pictograma chenarelor familiare și selectați „Alte margini”.

Adăugarea de rânduri sau coloane goale la un tabel

Inserarea unui singur rând sau coloană este destul de simplă. Dar dacă trebuie să introduceți mai multe dintre ele? Selectați numărul necesar de rânduri sau coloane și faceți clic pe „Inserați”. După aceea, selectați locul în care doriți să se mute celulele și veți obține numărul necesar de linii goale.

Copierea și mutarea de mare viteză a informațiilor

Dacă trebuie să mutați orice informație (celulă, rând, coloană) în Excel, selectați-o și mutați mouse-ul peste chenar pentru a schimba indicatorul. După aceea, mutați informațiile în locul de care aveți nevoie. Dacă trebuie să copiați informații, faceți același lucru, dar cu tasta Ctrl apăsată.

Eliminați rapid celulele goale

Celulele goale sunt ruina Excel. Uneori ele apar din senin. Pentru a scăpa de ele pe toate simultan, selectați coloana dorită, accesați fila „Date” și faceți clic pe „Filtrare”. O săgeată în jos va apărea deasupra fiecărei coloane. Făcând clic pe el, veți fi direcționat către un meniu care vă va ajuta să scăpați de câmpurile goale.

Cautare Avansata

Apăsând Ctrl + F, ajungem la meniul de căutare, cu ajutorul căruia puteți căuta orice date în Excel. Cu toate acestea, funcționalitatea sa poate fi extinsă folosind caracterele „?”. Și "*". Un semn de întrebare reprezintă un caracter necunoscut, iar un asterisc reprezintă mai multe. Ele merită folosite dacă nu sunteți sigur cum arată interogarea pe care o căutați.

Dacă trebuie să găsiți un semn de întrebare sau un asterisc și nu doriți ca Excel să caute un caracter necunoscut, atunci puneți „~” în fața lor.

Copierea intrărilor unice

Intrările unice pot fi utile dacă trebuie să evidențiați informații care nu se repetă într-un tabel. De exemplu, o persoană de fiecare vârstă. Pentru a face acest lucru, selectați coloana dorită și faceți clic pe „Avansat” în stânga elementului „Filtru”. Selectați intervalul sursă (de unde să copiați) și intervalul în care doriți să plasați rezultatul. Nu uitați să bifați caseta.

Crearea unei selecții

Dacă efectuați un sondaj care este limitat la bărbați cu vârsta cuprinsă între 19 și 60 de ani, puteți crea cu ușurință un eșantion similar folosind Excel. Accesați elementul de meniu „Date” ⇒ „Validare date” și selectați intervalul dorit sau altă condiție. La introducerea informațiilor care nu îndeplinesc această condiție, utilizatorii vor primi un mesaj că informațiile sunt incorecte.

Navigare rapidă folosind Ctrl și săgeată

Apăsând Ctrl + săgeată, puteți trece la punctele extreme ale foii. De exemplu, Ctrl + ⇓ va muta cursorul în partea de jos a foii.

Transpunerea informațiilor dintr-o coloană într-un rând

O caracteristică destul de utilă, care nu este necesară foarte des. Dar dacă aveți nevoie dintr-o dată, este puțin probabil să transpuneți unul câte unul. Există o pastă specială pentru transpunerea în Excel.

Copiați intervalul de celule pe care doriți să îl transpuneți. După aceea, faceți clic dreapta pe locația dorită și selectați Paste Special.

Cum să ascunzi informații în Excel

Nu știu de ce ar putea fi util acest lucru, dar cu toate acestea există o astfel de funcție în Excel. Selectați intervalul dorit de celule, faceți clic pe Format ⇒ Ascundere sau Afișare și alegeți acțiunea dorită.

Combinarea textului cu „&”

Dacă trebuie să combinați text din mai multe celule într-una singură, nu trebuie să utilizați formule complexe. Doar selectați celula în care va fi conectat textul, apăsați „=” și selectați secvențial celulele, plasând simbolul „&” în fața fiecăreia.

Schimbarea majusculei literelor

Folosind anumite formule, puteți schimba majusculele tuturor informațiilor text din Excel. Funcția „MAJUSCULE” face toate literele cu majuscule, iar funcția „MIERISTĂ” face toate literele cu minuscule. „PROPNACH” scrie cu majuscule doar prima literă a fiecărui cuvânt.

Introducerea informațiilor cu zerouri la început

Dacă introduceți numărul 000356 în Excel, programul îl va converti automat în 356. Dacă doriți să lăsați zerouri de început, puneți un apostrof „’” în fața numărului.

Accelerează tastarea cuvintelor dificile

Dacă tastați des aceleași cuvinte, veți fi bucuroși să aflați că Excel are AutoCorrect. Este foarte asemănător cu corectarea automată de pe smartphone-uri, așa că veți înțelege imediat cum să o utilizați. Cu ajutorul acestuia, puteți înlocui structurile repetate cu abrevieri. De exemplu, Ekaterina Petrova este un EP.

Mai multe informatii

În colțul din dreapta jos puteți monitoriza diverse informații. Cu toate acestea, puțini oameni știu că făcând clic dreapta acolo, puteți elimina liniile inutile și puteți adăuga liniile necesare.

Redenumirea unei foi cu dublu clic

Acesta este cel mai simplu mod de a redenumi o foaie. Doar faceți dublu clic pe el cu butonul stâng al mouse-ului și introduceți un nume nou.

Și iată câteva lucruri mai utile pentru tine: de exemplu, și iată câteva. Știai și tu

În secțiunea despre întrebarea Cum să accelerezi procesul de deschidere a fișierelor Word și Excel? Doar citește toată întrebarea. dat de autor Rustic Cel mai bun răspuns este Mai multă RAM, un procesor mai puternic și mai puține fișiere care rulează în RAM, adăugați Word la excepțiile din antivirus, astfel încât să nu îl verificați din nou.

Raspuns de la Arsen Sandoyants[guru]
1. Încercați să eliminați toată frumusețea sistemului de operare
2. Setați Word și Excel să ruleze în Windows Scheduler
4. Personalizați programele în sine: eliminați barele de instrumente inutile, dezactivați elementele grafice inutile
5. Încercați să divizați fișierele în părți componente (ca pe capitole)
Așa au funcționat aceste programe pentru mine pe un computer cu putere redusă. Acum am un procesor i5, 4 GB RAM și niciun program nu se blochează

Raspuns de la ușor sărat[guru]
Mergeți aici: C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice12
iar după fişele celeilalte cărţi. mouse-ul „EXCEL.EXE” și „WINWORD.EXE” - Trimite ---> Spațiu de lucru (creează o comandă rapidă).
Pe desktop, faceți clic pe comanda rapidă EXCEL (eliminați extensia) - RMB - Proprietăți - iar în câmpul „Obiect” de la sfârșitul căii, scrieți așa: „/prefetch:1”.
Și calea către fișier va fi astfel:
„C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice12EXCEL.EXE” /prefetch:1
(vă rugăm să rețineți că între
„EXCEL.EXE” urmat de slash 1 spațiu /prefetch)
---
Și facem același lucru pentru Word.
(se pare că nu există alte modalități de a optimiza viteza de extindere a fișierelor, dar poate că există :)
========

Conține 32.767 de caractere. Prin urmare, funcția de modificare rapidă a lățimii unei coloane în funcție de conținutul acesteia nu este întotdeauna convenabilă. :) Deși în cele mai multe cazuri ajută. Plasați cursorul mouse-ului peste marginea din dreapta a antetului coloanei și faceți dublu clic pe el, astfel încât programul să selecteze lățimea optimă a coloanei. Acest truc funcționează pentru mai multe coloane, precum și pentru întreaga foaie.

2. Cum să selectați rapid un întreg rând sau coloană

Atunci când lucrați cu cantități mari de date, este imposibil să faceți fără comenzile rapide de la tastatură, care facilitează deplasarea în foaie și evidențiază coloanele sau rândurile individuale. Combinații Ctrl + bara de spațiuȘi Shift + bară de spațiu ei sunt responsabili pentru selectarea rapidă a coloanei sau rândului curent.

Am văzut odată un copil de patru ani cum folosea tastele rapide de copiere și inserare pentru a introduce o cheie pentru un joc. Pare o trinitate inseparabilă Ctrl+C, Ctrl+VȘi Ctrl+A absorbit de generația tânără împreună cu laptele matern. Apropo, comanda „Select All” din Excel are o mică caracteristică: un singur clic Ctrl+A selectează intervalul curent și selectează dublu întregul tabel.

4. Cum să faci modificări pe mai multe foi în același timp

Napi la abur, ieșire! De exemplu, pentru a schimba dimensiunea fontului pe toate foile simultan, trebuie să le colectați într-un grup făcând clic pe filele foilor în timp ce țineți apăsată tasta Ctrl.

5. Cum să mutați o linie în celula curentă

Dacă doriți să vă bateți joc de un începător, rugați-l să introducă date în interiorul unei celule pe mai multe rânduri. Desigur, este un truc de școală, dar funcționează grozav cu generația mai în vârstă. Combinaţie Alt+Enterîmpiedică săritul la o altă celulă și mută cursorul pe o nouă linie din celula curentă.

Inserarea unui rând sau coloană suplimentară necesită trei până la patru clicuri. Acest lucru nu este mult, ci doar până când aveți nevoie de o duzină de coloane noi simultan, de exemplu. Cu toate acestea, selectând mai întâi numărul necesar de celule existente, puteți scăpa cu același număr de clicuri.

7. Cum să introduceți rapid data curentă

Aparent, tastele rapide Ctrl +;Și Ctrl + Shift + ; ar trebui să fie ascultat la radio în loc de imnul de dimineață. Aceste combinații ar trebui repetate până când nu mai rămâne nimeni pe planetă care să introducă manual data și ora.

Vi s-a trimis un fișier Excel mare? Încetinește mult și durează mult? După fiecare acțiune trebuie să așteptați. Cu toate acestea, nu există prea multe informații în fișier. De ce Excel încetinește, cauzele și consecințele și, cel mai important, cum să o rezolvi? Să ne dăm seama acum.

Întârzierea programelor MS Office este o problemă comună. Excel încetinește din mai multe motive: utilizarea incorectă a funcțiilor programului (formatare suplimentară condiționată, tabele pivot bazate pe matrice uriașe, linii suplimentare în documente). De asemenea, Excel nu este ideal și frânele apar din cauza imperfecțiunii părții software (obiecte care apar, folderul printerSettings din structură). Prin urmare, vă recomandăm să parcurgeți toți cei 10 pași de mai jos și să nu vă opriți la unul singur.

Uneori, intervalul este formatat ca un tabel special (panoul de sus - fila Inserare - Tabel), acest lucru poate duce la un fișier Excel foarte lent, mai ales dacă tabelele sunt mari.

Pentru a defini acest format, selectați orice celulă din tabel. Panoul „Lucrul cu tabele” apare în meniul de sus, în partea dreaptă. Selectați întregul tabel, apoi fila Lucrul cu tabele, Designer - Secțiunea Service - Conversie în interval.

2. Eliminați formatarea condiționată inutilă (dacă Excel încetinește la derulare)

Citiți ce este formatarea condiționată. Un lucru foarte util, dacă este folosit corect, dacă nu, vă va face fișierul să funcționeze lent.

Faptul este că atunci când celulele sunt copiate, formatarea este de asemenea copiată - dacă informații noi sunt copiate în mod constant în fișier, atunci condițiile formatului, în special formatarea condiționată, sunt păstrate în acesta.

Să-l scoatem așa. Alegeți o foaie. Selectați intervalul dorit sau întreaga foaie. În panoul de sus Acasă - Formatare condiționată - Șterge reguli - Șterge reguli din celulele/foaia selectate. Clic.

3. Eliminați rândurile/coloanele suplimentare (dacă glisorul de defilare este foarte mic)

Cea mai frecventă problemă excel pe care o întâlnesc. Dacă cineva s-a mutat din greșeală la capătul foii (la rândul numărul 1 milion) și a salvat cartea în acest fel. Dimensiunea fișierului a crescut imediat. Puteți ajunge la capătul tabelului din întâmplare - dacă apăsați combinația Ctrl + săgeata în jos sau dreapta. Se întâmplă ca la sfârșitul cărții să existe un simbol sau umplere aleatorie.

Semnul principal al problemelor este dimensiunea glisorului este foarte mică atunci când fișierul este salvat incorect, ca în imagine.

Corectați situația eliminând rândurile sau coloanele suplimentare. Găsiți ultima celulă utilă pentru dvs., evidențiați prima celulă goală după ea (sau mai bine, primul rând/coloană gol după ea), apăsați . Această comandă rapidă de la tastatură selectează celulele de sub rândul selectat sau din dreapta coloanei selectate. Buton dreapta al mouse-ului – Șterge – Șterge un rând sau o coloană (de obicei durează mult timp). După ștergere, selectați celula A1 și salvați fișierul. Glisorul ar trebui să crească.

4. Îndepărtați obiectele inutile

Foarte des, mai ales la copierea de pe alte fișiere sau site-uri, obiectele ascunse sunt ascunse în tabele - imagini, forme etc.

Pentru a șterge astfel de obiecte, apăsați Alt + F11 și copiați textul de mai jos.

Sub DelOb() Pentru fiecare i în ActiveSheet.Shapes i.Delete Next end sub

Sau selectați și ștergeți manual obiectele. Accesați meniul Acasă - Editare - Găsiți și selectați - Selectați un grup de celule - Obiecte. Acum șterge.

5. Eliminați datele inutile din structura fișierului Excel

Nici măcar utilizatorii experimentați nu știu ce spune fișierul Excel Wikipedia, acesta este un fișier de arhivă. De la lansarea din 2007.

Acestea. Fișierul Excel este deschis, de exemplu, de către arhivatorii 7-zip sau WinRar. Fișierele inutile pot fi stocate într-un fișier deschis, ceea ce uneori încetinește Excel de zece ori.

Să eliminăm inconvenientul? Mai întâi, faceți o copie de rezervă a fișierului :) Apoi rulați 7-zip sau alt arhivator, meniul „Fișier” - „Deschideți în interior”. Este posibil să deschideți fișierul făcând clic dreapta - Deschideți cu și selectând fișierul .exe WinRar sau 7-zip.

Se va deschide o arhivă, adică un fișier Excel cu foldere și fișiere.

Găsiți folderele „desene” și/sau „printerSettings” (cel mai probabil vor fi în folderul xl) și ștergeți-le.

Facem același lucru pentru WinRar.

După care deschidem registrul de lucru ca fișier Excel, se va argumenta puțin, va afișa mai multe mesaje de sistem că nu găsește date etc. Faceți clic pe OK în toate ferestrele, fișierul va fi restaurat.

Fii atent, dacă fișierul tău conține butoane desenate sau alte forme, atunci ștergerea întregului folder de desene înseamnă ștergerea formelor utile.

Prin urmare, în folder, ștergeți numai fișierele vmlDrawing.vml, acestea pot acumula informații și cântăresc până la 100 MB.

6. Excel este lent - configurați corect tabele pivot

Dacă un tabel pivot face referire la o gamă largă de celule, peste 10.000 de rânduri, acesta stochează rezultate de calcul care pot fi foarte mari. Acest lucru face ca întregul registru de lucru Excel să încetinească, desigur. Pentru a elimina acest motiv, faceți clic dreapta pe tabelul pivot - Opțiuni tabel pivot - fila Date - debifați Salvare date sursă cu fișier.

Acest lucru va reduce fișierul cu aproape jumătate.

7. Schimbați formatul fișierului în .xlsb

Dacă lucrați cu tabele uriașe și fișierele dvs. cântăresc mai mult de 0,5 MB, atunci este mai bine să salvați astfel de cărți în fișierul . Format binar de registru de lucru Excel, de ex. un format special pentru crearea unei „baze de date” bazată pe foi de calcul. Dacă salvați un fișier mare în acest format, greutatea cărții va scădea de două până la trei ori. Calculele la fișier vor fi, de asemenea, mai rapide, în unele cazuri de 2 ori mai rapide.

8. Imprimantă neidentificată instalată

Dacă nu aveți o imprimantă definită pe computer, de ex. Dacă nu există o imprimantă implicită, atunci accesați dispozitive și imprimante și schimbați imprimanta implicită cu oricare alta (chiar dacă nu există o imprimantă fizică), dacă există o imprimantă, este mai bine să schimbați driverul.

Se întâmplă că, chiar și atunci când ștergeți setările imprimantei de la pasul 5, setările imprimantei încetinesc fișierul.

9. Ștergeți fișierul PERSONAL

Accesați ...Application Data\Microsoft\Excel\XLSTART sau ...Microsoft Office\Office12, găsiți un fișier numit PERSONAL în aceste foldere și ștergeți-l. Citeşte mai mult .

10. Înlocuiți multe formule create cu macrocomenzi

De multe ori o matrice de 10.000 de rânduri pe 10 coloane cu formule complexe care se referă la alte foi, mai rău decât o carte, încetinește îngrozitor fișierul. Încercați să înlocuiți calculele formulelor cu cele scrise, transformând formulele în cele copiate ca valori numerice sau text. Acest lucru va ajuta dacă se efectuează o mulțime de acțiuni asupra fișierului, ceea ce înseamnă că fișierul este adesea recalculat. L-am încercat și eu recent și m-a ajutat. Scrieți în comentarii dacă aveți nevoie de ajutor.

11. Reduceți dimensiunea imaginilor dvs

Cea mai simplă modalitate pentru versiunea 2007 și o versiune ulterioară este să selectați o imagine, iar fila Lucru cu imagini - Format va apărea în panoul de sus.

Găsiți secțiunea Editați și selectați acțiuni pentru a comprima imaginea, citiți mai multe.

12. Faceți upgrade la un Excel mai târziu - 2013 sau 2016

Dezvoltatorii editorului nostru preferat nu se opresc cu adevărat să dezvolte produsul. După ce am efectuat o serie de experimente, am constatat că cele mai multe operațiuni complexe precum calcularea celulelor, executarea macrocomenzilor, salvarea și altele în versiunea 2016 sunt efectuate mai rapid cu ~15% față de 2007.

În unele cazuri, Excel 2007 pur și simplu refuză să efectueze acțiuni asupra fișierului, în timp ce în versiunile moderne ale programului fișierul funcționează.

Deci, o altă modalitate bună de a vă accelera munca în Excel este să faceți upgrade la MS Office 2013 și versiuni ulterioare.

Acum încercați singur.

Dacă acești 12 pași nu au ajutat, atunci este mai bine să transferați sau să copiați toate informațiile într-un fișier nou. Fișierul în sine poate fi deteriorat.

Continuarea logică a articolului este optimizarea resurselor computerului pentru utilizarea Excel - citiți în continuare.

Dacă nimic nu ajută, scrieți comentarii, vom încerca să vă ajutăm.

Distribuie articolul nostru pe rețelele tale de socializare:

Puteți lucra mai ușor și mai rapid în Microsoft Excel. Programul conține multe funcții și comenzi puțin cunoscute care vor facilita foarte mult munca chiar și a unui utilizator încrezător. Calculele complexe și de rutină în Excel pot fi efectuate prin specificarea comenzilor cu un singur clic în loc de cinci.

Umplere instantanee

Excel 2013 are cu siguranță această caracteristică. De exemplu, într-o listă cu nume complete, trebuie să scurtați prenumele și al doilea nume. De exemplu: din Alekseev Alexey Alekseevici V Alekseev A. A. Pentru a face acest lucru, trebuie să introduceți manual 2-3 rânduri de astfel de abrevieri în coloana alăturată, iar apoi programul vă va oferi să repetați automat acțiunile cu datele rămase - trebuie doar să apăsați enter.

Conversia rândurilor în coloane și invers

Puteți economisi timp conversia celulelor dintr-un rând într-o coloană în 3 pași în loc de o lungă rescrie de rutină:

1. Selectați zona
2. Copiați datele
3. Faceți clic dreapta pe celula în care ar trebui să se mute datele și selectați pictograma din fereastra care apare "Transpune"

În versiunile mai vechi de Excel nu există o astfel de pictogramă, dar această comandă este executată prin apăsarea unei combinații de taste ctrl + alt + Vși selectarea funcției "transpune". Și cu mișcări atât de simple ale mouse-ului în mână, coloanele și rândurile își schimbă locul.

Formatarea condițională

Ceva ca un grafic, doar indicatorii nu sunt în celula următoare, ci direct pe fundalul datelor. Această funcție este activată pentru a evidenția unele date din tabel.

De exemplu, un profesor de la școală face un tabel cu performanța medie a fiecărui elev. Formatarea condiționată va crea apoi un „grafic” chiar în interiorul celulelor de notă, evidențiind scorurile medii ale fiecărui elev, de exemplu, de la scăzut la mare. Sau va evidenția celulele în care scorul mediu, de exemplu, este mai mic sau mai mare decât 6. Parametrii pot fi diferiți.

Pentru ca funcția să funcționeze, trebuie să deschideți fila "Acasă", selectați câmpul cu celule din grupul de instrumente "Stiluri" găsește pictograma "Formatarea condițională"și alegeți opțiunea potrivită - ar putea fi o histogramă, o scară de culori sau un set de pictograme. Cu aceeași comandă, puteți seta independent regulile de selectare a celulelor.

Sparkline

1. Faceți clic pe „Inserați”
2. Deschideți Sparklines
3. Selectați comanda „Graph” sau „Histogramă”.
4. În fereastra care se deschide, specificați un interval cu numere și celule în care ar trebui să apară sclipici bazate pe aceste numere

Macro-uri

Și această caracteristică este concepută pentru a face viața și sarcinile dificile de muncă mai ușoare pentru utilizatori. Înregistrează secvența acțiunilor efectuate și apoi le realizează automat, fără participarea nimănui.

Trebuie să activați macrocomandă deschizând fila "Dezvoltator"și găsirea pictogramei pe bara de instrumente "Macro", iar lângă el - o pictogramă similară cu un cerc roșu în colțul din stânga sus. Dacă trebuie să efectuați aceeași acțiune de mai multe ori, macro-ul va începe înregistrarea, iar computerul va face singur restul.

Prognoze

Această opțiune nu este promovată de dezvoltatori dintr-un motiv - poate prezice viitorul! De fapt, funcția poate prezice și calcula valori viitoare pe baza datelor deja cunoscute care au fost deja înregistrate. Este ușor de accesat:

1. Specifica cel putin 2 celule cu datele sursă
2. Deschis "Date" – "Prognoza" – „Foaie de prognoză”
3. La fereastră „Crearea unei foi de prognoză” faceți clic pe grafic sau histogramă
4. În zonă „Finalizarea prognozei” setați data de încheiere, apăsați "Crea"

Completați celulele goale din listă

Acest lucru vă va scuti de la introducerea monotonă a frazelor identice în multe celule. Desigur, puteți folosi vechiul copy-paste (copiați ctrl+c, paste ctrl+v), dar dacă trebuie să completați nu 10 celule, ci, de exemplu, o sută sau două, iar textul va fi diferit în unele locuri, următorul indiciu va fi cu siguranță util.

Să presupunem că aveți o listă uriașă de lucruri de făcut pentru întreaga săptămână și trebuie să setați o anumită zi a săptămânii lângă fiecare sarcină. Nu este nevoie să prescrieți 20 de luni, marți și vineri. Fiecare zi a săptămânii este plasată în coloana unde ar trebui să înceapă lista de sarcini pentru ziua respectivă. Ar trebui să arate cam așa:

În continuare, coloana cu zilele noastre din săptămână este evidențiată în filă "Acasă" butoanele sunt apăsate „Găsiți și selectați”, „Selectați un grup de celule”, „Celule goale”. Apoi, în prima celulă goală trebuie să puneți un semn «=» , săgeată "sus" pe tastatură reveniți la celula umplută (în exemplul din tabel - „Luni”). Clic ctrl+enter. Gata, acum toate celulele goale ar trebui să fie umplute cu date duplicat.

Găsiți erori în formulă

Se întâmplă că formula nu funcționează, dar motivul „defecțiunii” este neclar. Uneori, pentru a înțelege o formulă complexă (în care alte funcții sunt luate ca argument pentru o funcție) sau pentru a găsi o eroare în ea, trebuie să calculați doar o parte din ea. Iată două sfaturi:

O parte a formulei este calculată direct în bara de formule. Pentru a face acest lucru, selectați zona dorită și apăsați F9. Totul este simplu, dar există un „dar”. Dacă uitați să puneți totul la loc, adică anulați calculul funcției și apăsați enter, partea calculată va rămâne ca număr.

Click pe „Calculează formula”în filă "Formulele". Se va deschide o fereastră în care puteți calcula formula pas cu pas și astfel găsiți momentul în care apare eroarea, dacă, desigur, există una.

Masa inteligenta

Dacă utilizatorul și MS Excel au o înțelegere diferită a conceptului de tabel, acest lucru îl poate priva de multe funcții convenabile și poate prelungi timpul de lucru. Programul va considera un chenar desenat cu un creion sau folosind un chenar ca fiind un set obișnuit de celule. Pentru ca datele să fie percepute ca un tabel, acest câmp trebuie formatat.

Trebuie să selectați zona dorită din filă "Acasă" apasa butonul „Format ca tabel”. Găsiți pe cel care vi se potrivește din lista cu diferite forme și culori ale opțiunilor de design.

Copierea păstrând formatele

Cu siguranță toată lumea este familiarizată cu marcatorul de completare automată. Este o cruce neagră mică în colțul din dreapta al unei celule, care vă permite să copiați conținut sau o formulă dintr-o celulă în alte câteva, trăgând-o în jos sau în lateral. Deci, în acest caz, copierea poate perturba „aspectul” tabelului, deoarece este copiat și formatul celulei. Dacă trageți de cruce și apăsați etichetă inteligentă(pictograma va apărea în colțul din dreapta jos al intervalului copiat), formatul nu va fi copiat. O altă opțiune este opțiunea „Copiați doar valorile”, în acest caz nici designul mesei nu va fi deteriorat.

Eliminați celulele goale

Este foarte ușor să rezolvați rapid toate celulele goale inutile:

1. Selectați coloana
2. fila Date
3. Faceți clic pe „filtru”

O săgeată va apărea deasupra coloanelor, pe care trebuie să faceți clic, apoi în meniul care se deschide, sub numerele 1-9, bifați caseta de lângă element „Celule goale”.

Găsiți diferențe și asemănări între două zone

Dacă trebuie să găsiți rapid aceleași date sau date diferite în 2 liste, Excel va face singur această activitate. Câteva clicuri și programul va evidenția elemente similare sau diferite:

Este necesar să selectați listele (în timp ce țineți apăsat ctrl). În fila "Acasă" mergi la butonul "Formatarea condițională". Faceți clic pe următorul „Reguli pentru evidențierea celulelor” – „Valori duplicate” sau "Unic". Gata.

Selectarea rapidă a valorilor

Se știe care ar trebui să fie valoarea de ieșire, dar există incertitudine cu privire la numerele inițiale. Desigur, puteți petrece mult timp selectând datele și recalculând manual rezultatul, dar puteți economisi efort și timp utilizând funcția de selectare a parametrilor.

1. Deschis "Date" – „Lucrul cu datele” – „Dacă analiza” – „Selectarea parametrilor”
2. Spre regiune „Setat în celulă” introduceți un link către o celulă cu formula dorită
3. În zonă "Sens" scrieți rezultatul dorit al formulei
4. În zonă „Schimbarea valorii unei celule” introduceți un link către celulă cu valoarea ajustată și faceți clic Bine

Călătorie rapidă

În Excel, puteți muta instantaneu orice date: celule, rânduri, coloane. Secvența comenzilor este următoarea: selectați zona sau celula dorită, mutați cursorul peste linia de margine a câmpului selectat, astfel încât indicatorul să se schimbe, apoi pur și simplu trageți aceste date acolo unde aveți nevoie.

Adăugați rapid valori noi la grafic

Datele noi pot fi plasate într-o diagramă gata făcută pur și simplu utilizând copy-paste obișnuit: selectați valorile necesare, copiați-le ( ctrl+c) și introduceți în diagramă ( ctrl+v).

Cautare Avansata

Combinaţie ctrl+f, după cum știe toată lumea, duce la un meniu de căutare care va găsi orice informație în acest program. Funcția are mai multe secrete - semne «?» Și «*» vor fi incluse în căutarea unui detectiv adevărat: cu ajutorul lor puteți găsi date dacă nu sunteți sigur de exactitatea cererii. Un semn de întrebare va înlocui un simbol necunoscut, iar un asterisc (acest semn este numit în mod popular asterisc) va înlocui mai multe necunoscute simultan.

Când trebuie să găsiți exact aceste semne într-o grămadă de date, acestea pun o pictogramă în fața lor «~» . Apoi programul nu le va confunda cu personaje necunoscute.

Recuperarea unui fișier nesalvat

În cazul sfârșitului lumii.

Pentru mulți utilizatori, această situație va fi cel mai probabil familiară: au fost atât de fericiți de sfârșitul zilei de lucru încât au făcut clic pe „nu” la întrebarea atentă a MS Excel „salvați modificările recente”. Iar munca din ultimele ore a dispărut în uitare. Mântuirea este posibilă, există speranță.

MS Excel 2010. Secvența de comenzi este următoarea: "Fişier" - "Ultimul"- (buton dreapta jos).

MS Excel 2013. "Fişier" - "Inteligenta" - "Controlul versiunii" - „Recuperați cărțile nesalvate”. Și programul va deschide lumea secretă a tuturor copiilor temporare ale cărților care au fost create sau schimbate, dar nu au fost salvate.

Combinații de taste rapide

Excel însuși vă va oferi un indiciu bun dacă apăsați tasta Alt. Literele vor apărea deasupra diferitelor butoane din bara de instrumente. Când faceți clic pe ele, vor fi lansate anumite funcții, acest lucru vă va ajuta și să vă amintiți câteva taste rapide. De asemenea, majoritatea pot fi găsite pe pagina oficială a programului.

Este imposibil să-ți amintești atât de multe funcții și combinații simultan, dar ele vor fi stocate în memorie dacă le folosești periodic când lucrezi cu date. Acest lucru va face toată munca mult mai rapidă și mai ușoară.