Нотариальное заверение переписки по электронной почте. Как придать электронной переписке юридическую силу

Скворцов Дмитрий юрист отдела общей практики «Юрконсул - URC Group»

Цели: обеспечить возможность использования электронной переписки в качестве доказательства в арбитражном суде, придать письмам статус юридически значимых документов.

Как действовать: приравнять в договоре электронные письма к бумажной корреспонденции, ссылаться на них в официальной переписке, заверить содержимое почтового ящика у своего интернет‑провайдера, нотариуса или эксперта.

Как известно, профилактика дешевле лечения. Придать юридическую силу электронной переписке можно на самом раннем этапе взаимоотношений с контрагентом, то есть при составлении договора. А именно зафиксировать в нем, что стороны признают равную с подлинниками юридическую силу переписки и документов, полученных по факсу или интернету (п. 3 ст. 75 АПК РФ). При этом в договоре должен быть определен адрес электронной почты, с которого будет идти электронная переписка, и информация о доверенном лице, уполномоченном на ее ведение. В текст документа можно включить примерно такую формулировку.
Пример
«Переписка и обмен необходимыми документами между сторонами осуществляется посредством электронной связи с использованием адреса электронной почты… который зарегистрирован на сотрудника компании [Ф.И.О., должность]…».

Желательно дополнительно отметить, что данный электронный адрес будет служить сторонам не только для рабочей переписки, но и для передачи результатов работ, утверждения технического задания и предъявления претензий к качеству оказанных услуг (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.12.10 № 09АП-31261/2010-ГК).

Помимо этого стороны могут предусмотреть в договоре, что уведомления и сообщения, отправленные по электронной почте, признаются ими, но должны дополнительно подтверждаться в течение определенного срока курьерской или заказной почтой (постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.04.08 № А56-42419/2007).
Сослаться в официальной переписке
Даже если договор с контрагентом содержит положение о правомерности переписки и отправки документов по электронной почте, для судебного решения этого может оказаться мало. Недостаточно прийти в суд с обычными распечатками электронных писем и контрактом - судьи скорее всего усомнятся в подлинности корреспонденции.

Конечно, интернет-переписка удобнее и быстрее, но не стоит полностью пренебрегать и традиционной бумажной корреспонденцией. Делайте в ней ссылки на договоренности, упомянутые в электронных посланиях. Фиксируйте основные этапы. При этом распечатывать письма и вкладывать их в конверт не обязательно. Примером ссылки на электронную переписку в бумажном письме может быть следующая фраза.

Пример
«Как Вы сообщали в электронном письме от 7 мая, отправленном с почтового ящика … и подписанном [Ф.И.О., должность], на почтовый ящик… зарегистрированный за сотрудником нашей компании [Ф.И.О., должность]…».

Между тем нельзя гарантировать, что суд обязательно согласится с таким доказательством. Он лишь примет его во внимание, а решение вынесет на основании комплексного анализа всех представленных доказательств.

ЗАВЕРИТЬ У ПРОВАЙДЕРА

Подтвердить достоверность электронных писем можно, заверив их у интернет-провайдера или регистратора доменного имени. При этом важно, чтобы в договоре с ними было указано, что именно они отвечают за управление почтовым сервером. Как правило, услуга заверения предоставляется по письменному заявлению клиента бесплатно, даже если она прямо не прописана в договоре. Причем сделать это можно как до начала производства по делу в суде, так и после. Конечно, лучше позаботиться о легитимности электронной корреспонденции заранее.

Сама процедура заверения такова: приносите вместе с заявлением распечатки электронной переписки и документов, а сотрудник интернет-провайдера (регистратора) скрепляет бумаги печатью и проставляет на них дату, время, свои Ф.И.О. и должность.

Кстати, электронной корреспонденции может быть слишком много, поэтому некоторые суды идут навстречу компаниям и разрешают представить документы на цифровых носителях (постановление ФАС Московского округа от 29.01.09 № КГ-А41/13088-08). В этом случае распечатываются и заверяются у провайдера только те письма, которые непосредственно касаются предмета спора. К примеру, о существенных условиях договора (предмет, сроки, цена, а также условия и порядок оплаты). А всю остальную рабочую переписку (запросы, уведомления, обращения, реквизиты стороны или данные о лицах-исполнителях обязательств и т.д.) компания передает в электронном виде.

ОБРАТИТЬСЯ К НОТАРИУСУ

Если производство по делу еще не началось, но вы хотите заранее подстраховаться и заверить свою переписку, можно воспользоваться услугами нотариуса. В заявлении необходимо объяснить, почему вы к нему обратились именно сейчас и какие документы хотите заверить, а также подтвердить, что на момент обращения к нотариусу дело еще не поступило в производство.
Нотариус изучит содержимое почтового ящика и составит протокол, в котором помимо подробного описания своих действий укажет дату и место проведения осмотра, сведения о себе и заинтересованных лицах, участвующих в нем, а также перечислит обнаруженные обстоятельства. Затем протокол подписывают все участники осмотра, и нотариус подшивает распечатки электронных писем и ставит свою печать. Такой протокол осмотра электронного почтового ящика суд обязан принять в качестве доказательства (определение ВАС РФ от 23.04.10 № ВАС-4481/10).
О времени и месте осмотра необходимо известить всех заинтересованных лиц (ст. 102, 103 Основ законодательства РФ о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.93 № 4462-I). Бывает так, что дело не терпит отлагательства, например, вы просите заверить страницы сайта в интернете, информация на которых может измениться в любую минуту. Тогда осмотр может быть проведен без извещения другой стороны, но есть риск, что суд не примет протокол в качестве доказательства.

КАК ЛУЧШЕ

При обмене файлами по электронной почте крайне сложно доказать, что только адресат знает пароль от своего компьютера и что ни у кого не было доступа к его почтовому ящику. Поэтому безопаснее использовать электронную цифровую подпись.

Электронная почта может храниться в компьютере адресанта, почтовом сервере-отправителе или сервере-получателе, а также в компьютере лица, которому адресована корреспонденция. В связи с этим нотариусы производят осмотр содержимого электронного ящика либо дистанционно, то есть используют удаленный доступ к почтовому серверу (им может быть сервер провайдера, предоставляющего услугу электронной связи по договору; почтовый сервер регистратора доменного имени или бесплатный почтовый интернет-сервер), либо непосредственно с компьютера заинтересованного лица, на котором установлена программа работы с электронной почтой. При удаленном осмотре помимо заявления нотариусу могут понадобиться разрешения от регистратора доменного имени или интернет-провайдера. Все зависит от того, кто именно осуществляет поддержку работы почтовых ящиков или электронного почтового сервера по договору.
У этого способа есть два основных недостатка: лишь считаное количество нотариусов заверяют электронные письма. Причем нотариальный тариф законодательно не установлен, подобные услуги оказываются в порядке эксперимента. К примеру, в Москве одна страница описательной части протокола обойдется примерно в 2 тыс. рублей, что не намного дороже генеральной доверенности. Количество страниц в нотариальном протоколе осмотра доказательств зависит от объема информации, подлежащей осмотру, но не может быть меньше двух.

ЗАКАЗАТЬ СУДЕБНУЮ ЭКСПЕРТИЗУ

Если производство по делу уже началось, то для придания юридической силы электронной корреспонденции можно воспользоваться правом привлечения эксперта (постановление ФАС Московского округа от 20.01.10 № КГ-А40/14271-09). Суд вправе назначить экспертизу по своей инициативе, но лучше подать ходатайство (ст. 82 АПК РФ, ст. 79 ГПК РФ).

В ходатайстве указывается организация и конкретные эксперты, которые будут ее проводить, а также обстоятельства, которые необходимо подтвердить с их помощью. Например, вносились ли изменения в электронные файлы или с чьего именно почтового ящика было передано письмо. Информацию о стоимости такой проверки и ее сроках также нужно будет сообщить суду и внести на его депозит полную сумму оплаты стоимости услуг экспертов. Следует отметить, что экспертизу электронной переписки могут выполнять различные судебно-экспертные учреждения. По времени в среднем она занимает 10 дней, однако все зависит от объема и срочности работы. Стоимость примерно 25 тыс. рублей.

Электронная переписка принимается судом во внимание, только если обладает юридической силой. Любой из приведенных методов опробован на практике и его смело можно применять. Но чтобы избежать нежелательных последствий в будущем, при возникновении спора безопаснее взять за правило делать ссылки в бумажной корреспонденции на электронные письма и заверять последние у провайдера.

Заверение электронной переписки (переписки электронной почты, переписки в мессенджерах WhatsAp, Viber, Telegram или sms-переписки) является актуальной и востребованной услугой на сегодняшний день. В настоящее время переписка является доказательством в суде если правильно осуществить ее заверение - по всем нормам и правилам работы с электронными документами.

Если у Вас произошел случай, когда Вас обманули, подвели, не выполнили свои обязательства - можно смело делать заверение электронной переписки и обращаться в суд. 100% успех дела Вам обеспечен, но сперва нужно сделать правильное заверение - а именно чтобы его осуществил дипломированный эксперт, который имеет право на эту деятельность, и в случае если потребуется его поддержка - он будет присутствовать в суде.

В нашей команде работают только дипломированные эксперты, которые имеют профильное высшее образование с правом заверения электронных переписок и представления Ваших интересов в суде. Каждое наше заверение принимается судами общей юрисдикции и арбитражными судами РФ. В случае если Вам нужно нотариальное заверение электронной переписки - в нашей команде есть нотариус и мы готовы Вам оказать нотариальное заверение электронной переписки.

Получите бесплатную консультацию независимого эксперта прямо сейчас!

Отправьте заявку на индивидуальный разбор Вашего случая - мы поможем вернуть деньги или заменить товар на другой.

Переписка посредством электронных писем пользуется широкой популярностью во многих сферах деятельности человека и порой она же используется при решении очень важных и спорных вопросов.

В таком случае подобный способ электронного общения мог бы стать отличной доказательной базой в суде при разбирательстве, но как правильно выполнить нотариальное заверение переписки электронной почты yandex/ gmail /google/ mail.ru /Microsoft outlook, чтобы она действительно могла использоваться в процессе и имела юридическую силу?

Нотариальное заверение переписки электронной почты

Наша компания предлагает услуги профессиональных экспертов в области нотариального заверения переписки электронной почты, при этом цена услуг сравнительно невысокая и окажется по карману всем клиентам. Мы гарантируем высокое качество услуг, тем самым обеспечивая вас надежным доказательным фактом, который поможет выиграть дело в вашу пользу.

Чтобы правильно осуществить нотариальное заверение электронной переписки, необходимо выполнять следующие процедуры:

Далее, эксперт входит на почтовый сервис в личный кабинет заявителя с его личными данными с отражением конфиденциальной информации в протокольном документе.
Эксперт загружает представленные заявителем письма и анализирует их содержание.
Электронная переписка распечатывается на листах А4 с указанием точного времени отправки.
То же выполняется и с прикрепленными файлами к письмам, если их нельзя распечатать, то они записываются на электронный носитель.
Заключительным этапом является указание в протоколе сведений об использованном ПО.

Казалось бы, зачем заверять письма в нотариальном порядке? Неужели мы настолько не доверяем близким людям, что приходится фиксировать все их слова не только в собственной голове, но и у нотариуса? К сожалению, реальность сурова. Партнеры по бизнесу, друзья и даже родственники порой могут совершать непредсказуемые поступки, в т. ч. и в личной переписке. Если Вы хотите защитить свои права и придать простому письму юридическую силу, то обратитесь к нотариусу. Он сможет заверить подлинность подписи отправителя, поэтому в дальнейшем этот предмет можно рассматривать не только в качестве памятного сувенира, но и в роли доказательства в судебном процессе.

Частые вопросы

Нотариус свидетельствует подлинность фактов, изложенных в тексте письма?

Нет, нотариус свидетельствует только подлинность подписи под этим письмом. Свидетельствовать подлинность изложенных в тексте фактов он не может, т. к. закон не дает ему такого права.

Можно ли нотариально заверить переписку по электронной почте?

Да, можно. Современные технологии сегодня идут рука об руку с законом, помогая соблюдать порядок. При необходимости информацию из электронных писем можно использовать для защиты собственных интересов в суде. Для заверения такого письма нотариус проводит осмотр, в ходе которого заполняет протокол - вносит информацию о дате, месте и времени осмотра, участвующих в нем лицах, обнаруженных при осмотре обстоятельствах. Затем переписка распечатывается и подшивается к протоколу, после чего подлежит нотариальному удостоверению.

Если Вы хотите попасть на прием к нотариусу Юлдашевой Т. В., уточить стоимость тех или иных нотариальных действий или проконсультироваться по вопросу открытия наследства, позвоните по одному из контактных телефонов.

Материал подготовили:

Электронная почта уже давно стала неотъемлемым элементом делового общения. Неудивительно, что е-мейл переписка нередко становится доказательством для подтверждения своей позиции в суде.

В каких случаях можно использовать такую переписку в процессе? Что для этого требуется и какие особенности следует при этом учесть?

Прежде всего отметим, что для электронной переписки действуют общие правила о доказательствах. При этом, для установления достоверности электронной переписки необходимо:

А) Идентифицировать отправителя и получателя;
Б) Установить полномочия отправителя и получателя на принятие соответствующих решений, составляющих предмет переписки;
В) Установить аутентичность (подлинность) непосредственного электронного сообщения.

А. Идентификация отправителя и получателя

Регистрация электронного ящика, как правило, носит анонимный характер (не требуется представления документов, удостоверяющих личность физического лица, либо учредительных документов юридического лица), что вынуждена констатировать и судебная практика. Это значительно усложняет процесс идентификации отправителя и (или) получателя электронного сообщения, что представляет собой установление принадлежности электронного почтового ящика тому или иному лицу (отправителю, получателю).

Тем не менее, в судах удается доказать принадлежность электронного почтового ящика конкретному лицу. Например, если сторона в споре утверждает, что почтовый ящик ей не принадлежит, однако счета, которые были отправлены другой стороной на этот адрес, были оплачены, есть результат работ, за который и была произведена оплата, а также отсутствуют доказательства, подтверждающие выполнение таких работ каким-либо другим лицом, то такой стороне откажут в иске о неосновательном обогащении, так как отрицание стороной принадлежности почтового ящика противоречит другим доказательствам по делу (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 9 апреля 2013 г. N 09ап-9501/2013-гк по делу N А40-134500/12).

Б. Установление полномочий отправителя и получателя на принятие соответствующих решений, составляющих предмет переписки.

Анализ судебной практики свидетельствует о том, что лицо, ведущее переписку по электронной почте от имени другого лица (или в его интересах), должно быть на это уполномочено. Если лицо отрицает факт отправки сообщения на определенный адрес, а поступившее на этот адрес письмо является обезличенным, то такое письмо могло быть отправлено кем угодно, в том числе и без волеизъявления этого лица.

Однако если в электронной переписке будут указаны конкретные фамилия, имя и отчество отправителя письма, который и принимал непосредственное участие от имени предпринимателя в переписке с контрагентами (направлял проекты договоров, счета, экспертные заключения), а также, если это лицо выступает представителем предпринимателя (истца) в суде по делу о неосновательном обогащении, то такой представитель не может быть признан неуполномоченным лицом на принятие решений, составляющих предмет переписки (Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 20 июня 2013 г. N 17ап-5881/2013-гк по делу n а60-50181/2012).

В. Установление аутентичности (подлинности) непосредственного электронного сообщения.

Электронные сообщения весьма уязвимы на предмет фальсификации, так как они облечены в невещественную форму. Соответственно, установить факт их фальсификации, не имея специальных познаний и технических средств, сложно, поскольку электронное сообщение представляется в суд, как правило, в виде распечатки страниц в Интернете (при этом сама распечатка может не фальсифицироваться, тогда как непосредственно электронное сообщение, содержащееся в Интернете, может быть модифицировано).

Доказательством подлинности сообщения могут служить: нотариальный протокол осмотра электронного почтового ящика, заключение компьютерно-технической экспертизы, наличие электронной подписи.

Нотариальный протокол осмотра электронного почтового ящика лишь констатирует наличие электронного сообщения с определенным содержанием на определенную дату, соответственно, подтверждения принадлежности данного сообщения какому-либо лицу не производится. Поэтому эффективность данного способа установления достоверности электронной переписки ограничивается главным образом случаями, когда стороны спора не отрицают принадлежность им ящиков электронной почты, подвергая сомнению непосредственно содержание электронной переписки либо сам факт отправки тех или иных электронных сообщений.

Достоверность сведений, составляющих электронную переписку, может быть установлена посредством проведения компьютерно-технической экспертизы. Она либо подтвердит факт фальсификации электронного сообщения, либо наоборот, факт его подлинности (Постановление тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 27.10.2008 по делу N А56-743/2008, Постановление ФАС ЦО от 05.05.2011 по делу N А68-4041/10). Перед экспертом могут быть поставлены следующие вопросы: отправлялась ли с определенного адреса в определенные даты и время письменная информация, идентичная представленной в материалы дела? Если содержание информации, поступавшей с одного электронного адреса на другой, отличалось от содержания представленной в материалы дела информации, то в чем выражается это отличие? Возможно ли изменение содержания электронного письма, хранящегося в почтовом ящике получателя, и если возможно, имеются ли следы изменения содержания письменной информации, поступавшей с одного электронного адреса на другой?

Избежать сложностей в доказывании допустимости электронных документов как доказательств в арбитражном процессе поможет подписание таких документов электронной подписью. В соответствии с Законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" электронная подпись признается юридически равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении определенных правовых условий использования электронной подписи в процессах обмена электронными документами. На сегодняшний день использование электронной подписи является самым надежным способом идентификации электронного письма.

Форма представления электронного сообщения в суд.

Следует различать допустимость доказательств и надлежащую форму их представления (доказательство может быть принципиально допустимым, но представленным в ненадлежащей форме). Возникает вопрос: что является надлежащей формой представления электронного сообщения в суд?

Помимо экспертного заключения и нотариального протокола осмотра почтового ящика формой представления в суд сообщения также является распечатка, то есть копии сообщения, отпечатанной на принтере самим пользователем электронной почты. Иногда такие распечатки действительно принимаются судами в качестве допустимых доказательств, несмотря на принципиальное отсутствие каких-либо необходимых признаков подлинности (Постановление Девятого ААС от 17.01.2012 N 09АП-34143/2011-ГК по делу N А40-65915/11-32-525).

Еще одним вариантом является предложение суду самому произвести осмотр электронного почтового ящика с предоставлением ему паролей, а также технического устройства. Составляется протокол. При необходимости может быть привлечен специалист (Постановление ФАС Московского округа от 20.10.2010 N КГ-А40/12616-10 по делу N А40-17579/10-19-77). У стороны также имеется право ходатайствовать об исследовании и осмотре доказательств по месту их нахождения (ст. 78 АПК РФ).

Кроме того, если у стороны есть основания опасаться, что в будущем представление электронного сообщения в суд станет по какой-то причине невозможным или затруднительным, она может подать заявление об осмотре электронного почтового ящика в порядке обеспечения доказательств (ст. 72 АПК РФ).

Для того, чтобы не оказаться в ситуации, когда суд не признает в качестве доказательства электронную переписку сторон, необходимо соблюдать следующие правила: в самом договоре предусмотреть

выбор способа связи между сторонами в виде электронной почты;
уполномоченные адреса электронной почты, с которых будет происходить переписка, а также порядок изменения таких адресов;
обязанность сторон сохранять конфиденциальность паролей от электронной почты и гарантировать отсутствие возможности отправки сообщений третьими лицами;
обязанность немедленного информирования о смене адреса почты и нарушения режима конфиденциальности.

Рекомендуется также в обычных бумажных письмах к контрагенту указывать на электронные сообщения, чтобы признать достоверность информации, содержащейся в электронной переписке. Если же в договоре не было каких-либо указаний на электронную почту, либо сам договор был заключен посредством отправления проекта договора и счетов, которые впоследствии были оплачены (акцепт оферты), необходимо найти другие доказательства, подтверждающие информацию в переписке или подтверждающие, что электронная переписка является сложившейся практикой взаимоотношения сторон.

Зачастую возникают ситуации, когда доказательства определенных фактов существуют только в электронном виде. Допустим, вы в электронной переписке договорились с людьми о выполнении работы и предоплате, а они взяли предоплату и исчезли. Или вам нанесли определенные оскорбления. Многие люди думают, что отсутствие «бумажного» носителя делает их безнаказанными. Но в российском правовом поле существует механизм, позволяющий заверить электронную переписку.

Как происходит заверение электронной переписки?

Специалисты сайта internetnotarius.ru рассказали нам, что правильно назвать данную процедуру не заверением переписки, а обеспечением доказательств. Суть процедуры заключается в том, что нотариус проводит осмотр предложенной корреспонденции, и на основе полученной информации составляет протокол осмотра, где фиксирует все необходимые вам доказательства.

Технически процедура выглядит следующим образом:

Вы приходите к нотариусу с паспортом и подаете ему заявление, в котором кратко описываете обстоятельства и указываете те доказательства, которые вам необходимо обеспечить.
Отдельно вы сообщаете нотариусу учетные данные от аккаунта, на котором нужно произвести осмотр. Это может быть не только почта, но и социальная сеть, форум и любой другой ресурс, предполагающий обмен электронными сообщениями.
Далее происходит нотариальное заверение электронной переписки: специалист авторизуется с помощью ваших учетных данных на указанном сайте, обнаруживает корреспонденцию, которая вас интересует, и фиксирует все увиденные во время осмотра факты в протоколе. Также дополнительно фиксируются технические параметры, такие как IP адрес сервиса, подробные сведения об отправителе письма, заголовки письма (если они имеются) и т.п.

Насколько нотариально заверенная переписка применима в суде?

Главная проблема тут – подтвердить принадлежность адреса электронной почты определенному физическому или юридическому лицу. Ситуация гораздо проще, если переписка велась с электронным адресом на корпоративном домене. Если же переписка осуществлялась с адресом, расположенном на общедоступном почтовом сервисе, потребуется дополнительное доказательство соответствия конкретного лица и его адреса почты.

В частности, такими доказательствами могут служить протоколы осмотра сайтов или форумов, где этот человек предлагает свои услуги и публикует контактный адрес и прочие подобные документы. Если же доказать принадлежность удалось, есть высокая вероятность принятия доказательства судом.