Законовед отправить мне копию сообщения на почту. Элементарные правила деловой переписки по e-mail. С помощью Gmail почты

За последние десятки лет деловая переписка посредством электронной почты приобрела огромную популярность и стала одним из основных способов делового общения. Сегодня трудно найти такого человека, который бы в практике межличностных коммуникаций не использовал бы электронную почту. Несмотря на это, многие сегодня задаются вопросом: так, чтобы были соблюдены все правила? Как с помощью грамотного письма сформировать у адресата хорошее впечатление об отправителе?

Данная статья описывает регламент деловой переписки по электронной почте, а практические советы, представленные в статье, помогут научиться правильному деловому общению при составлении электронных писем.

Многие начинают свой рабочий день именно с проверки почтового ящика на наличие новых сообщений. Но, к огромному сожалению, несмотря на распространенность этого метода обмена информацией, многие не умеют правильно использовать язык деловой переписки, принимая электронные письма за неформальный способ общения.

Благодаря скорости доставки упрощает обмен важными официальными документами, бланками, заявлениями, но и здесь люди делают ошибки при отправлении писем. Очень часто случается, что при составлении электронного письма при обмене какими-либо файлами адресанты по каким-либо причинам не составляют сопроводительных очерков и не вписывают темы, что может усложнять работу получателей. Цель данной статьи дать ответ на вопрос: как отправить письмо по электронной почте и соблюсти все правила делового письменного общения по средствам электронной почты?

При составлении электронных писем должны быть заполнены все представленные поля

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя письма заполнять все поля, предусмотренные в электронной почте, такие как адрес и имя получателя и отправителя письма. Обязательно должна быть описана тема, которая кратко описывает суть отправляемого письма. Очень часто от правильно описанной темы зависит судьба отправленного письма и скорость разрешения проблемы изложенной в нем. Деловое электронное письмо должно начинаться с приветствия - это несложное проявление уважения к получателю очень важно при переписке. После приветствия должно следовать текст, который называют «телом письма», а в конце оставляется подпись, к примеру, «С уважением, Брисов Петр Иванович».

Приветствие в деловой переписке

На этом моменте стоит дополнительно заострить свое внимание, так как жест уважения очень важен при любом аспекте деловых коммуникаций. Оптимальным приветственным словосочетанием является «Добрый день» или же «Здравствуйте». Ведение деловой переписки по электронной почте ограничивает отправителя в использовании словосочетаний «Добрый вечер» или «Доброе утро», так как получатель может прочесть письмо намного позже его получения. Также не корректно использовать в приветствии просторечные выражения, употребляемые в

После слова или словосочетания приветствия следует обратиться к получателю по имени и отчеству, а в случае, если имя неизвестно отправителю, этот момент можно пропустить. После можно переходить к изложению цели письма.

Прикрепленные файлы в деловой переписке по электронной почте

Если главной целью письма выступает не только письменное повествование и изложение сути вопроса, но и отправление файла, то лучше прикрепить пересылаемый объект в первую очередь. Часто случается, что многие отправители, из-за невнимательности, изложив суть вопроса в тексте письма, забывают прикрепить необходимое вложение. Такая халатность может негативно сказаться на деловой репутации отправителя делового письма.

Электронный адрес должен быть узнаваемым и лаконичным

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя иметь узнаваемое электронное имя, которое должно нести в себе правдивые сведения об имени отправителя. Очень не лаконично и глупо выглядят официальные письма и обращения, когда в электронном адресе указаны неформальные выражения или слова, к примеру, электронный адрес «limon_petya». Это выглядит очень несолидно для взрослого человека. Для ведения деловой переписки лучше создать отдельный email и соблюдать этикет деловой переписки по электронной почте.

Использование быстрой функции Reply (Response) на ответ полученных ранее писем

Функция Reply или Response (в сокращенном варианте она выглядит как Re:) помогает пользователю быстрым способом отвечать на ранее присланные сообщения отправителя. Эта функция обладает также и универсальной возможностью прочесть предыдущую переписку с собеседником по заданной теме. Но правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя переименовывать тему делового письма, если во время переписки суть обсуждения изменена.

Перед отправкой делового письма следует производить вычитку на предмет орфографических ошибок и пунктуации

Электронная почта упрощает обмен информацией, но при деловой переписке не стоит пренебрегать правилами русского языка, так как небрежно допущенная ошибка может повлиять на авторитет отправителя. Перед тем как отправить письмо, следует несколько раз просмотреть текст и тщательно проверить его на наличие офографических и пунктуационных ошибок. Многие электронные почтовые клиенты имеют функцию проверки орфографии, поэтому следует обращать внимание на слова, подчёркнутые красной линией. Если возникают сомнения в правильности написания, то следует обратиться за помощью в интернет или проверить написание с помощью орфографического словаря.

Поле адресата должно заполняться в последнюю очередь

Во избежание отправки неоконченных или неотредактированных писем адрес получателя делового письма следует вписывать в самый последний момент перед отправкой. Это правило также входит в основы деловой переписки по электронной почте. Случается, что при заполнении поля адресата электронная почта может предложить список ранее использованных получателей, здесь также следует заострить свое внимание, для того чтобы по ошибке не отправить составленное деловое письмо стороннему адресату.

Структурирование делового письма

Правила структурирования текста распространяется не только для бумажные носители, но также и на правила деловой переписки по электронной почте. Не всегда получателю удобно вычитывать большие объемы текста писем на экране монитора. Для упрощения этого момента следует разбивать текст на логично сформированные небольшие абзацы и не допускать в написании текста деловых писем усложненных предложений. Оптимальная длина одного предложения в деловом письме должна составлять не более пятнадцати слов.

Суть делового письма должна излагаться по существу

Помимо указанной темы делового письма, получателя должно заинтересовать и четко сформулированное первое и второе предложение основного текста. Задачей отправителя является изложить в начале письма суть проблемы или вопроса, по которому он обращается к получателю. В первом предложении должна быть обозначена цель, по которой направляется деловое письмо. Образец: «Сообщаем Вам, что сроки обязательства по договору №45 от 02.01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» подходят к концу. Для продления договора Вам следует подать повторный пакет документов». Благодаря обозначенной цели получатель имеет возможность вникнуть в главную мысль делового письма. Если текст письма слишком большой, то лучше воспользоваться функцией прикрепления объекта вложением в виде текстового документа, но при этом с поле для текста следует оставить сопроводительный очерк, который освещает деловое письмо. Образец: «Направляем Вам для ознакомления электронную копию письма компании ООО «Мак-строй». Просим Вас сообщить Ваше решение по вопросу продления договора №45 от 02.01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» до указанного в письме срока».

На каждое деловое электронное письмо должен быть дан ответ

Существуют отрицательные примеры деловой переписки, когда получатель игнорирует деловое письмо по каким-либо соображениям. Иногда действительно могут быть случаи, когда ответ нельзя дать из-за определенных ситуаций, к примеру, срок решения проблемы может занять несколько дней или получатель находится в размышлении и не может сразу ответить на поставленный вопрос. В таком случае должен быть дан краткий комментарий по этому поводу, к примеру, «Здравствуйте, Петр Иванович. Я получил Ваше письмо, но на сегодняшний день затрудняюсь с ответом, так как должен проконсультироваться с вышестоящим руководством. Я доложу о Вашей проблеме генеральному директору нашей компании и дам официальный ответ к концу недели. С уважением, менеджер отдела продаж Белов Иван Геннадьевич».

Стоит помнить, что в случае, если ответ не был дан в течение трех рабочих дней, то факт молчания получателя делового письма можно оценить как игнорирование и отказ от общения с отправителем.

При составлении ответных писем следует отвечать на все поставленные вопросы

Если направленное получателю письмо несет вопросительный характер, то при составлении письма следует давать ответы на вопросы в той очерёдности, которая присутствует в полученном тексте делового письма. Если вопросы были заданы, отправитель надеется получить на них конкретные ответы. При составлении письма ответы не стоит нумеровать, нужно просто излагать мысль по порядку. Для того чтобы ответить на все поставленные вопросы, для начала нужно несколько раз перечитать полученное деловое письмо и в том случае, если вопросов слишком много, лучше выписать их отдельно, чтобы не допустить пропуска. Если невозможно дать ответ на некоторые из поставленных вопросов, стоит указать, что на данный момент по каким-либо причинам ответ не может быть дан.

Не стоит злоупотреблять аббревиатурами, эмоциональным оформлением и прописными буквами

Существуют отрицательные примеры деловой переписки, когда отправители разбавляют её, используя неформальные знаки в виде смайлов. Их применение популярно при общении в социальных сетях, однако правила деловой переписки не приветствуют такие проявления эмоций, так как получатель может не знать их истинного значения и принять их за непонятный ему набор пунктуационных ошибок.

Также стоит отказаться от написания текста прописными буквами. В интернете набор слов написанных прописными буквами называют «кричащими фразами» и чаще такие фразы несут в себе негативный окрас. Получатель при прочтении электронного делового письма может расценивать такой шрифт отрицательно, что пагубно скажется на восприятии смысла. В случае если в деловом письме нужно подчеркнуть важность какого-либо момента, лучше использовать вводные словосочетания, к примеру, «Обращаем Ваше внимание, что Вам необходимо предоставить пакет документов для продления договора не позднее 10.02.2017 года» или «Обратите внимание, что документы на продление договора следует подать до 10.02.2017 года».

Не стоит передавать секретную информацию посредством электронной почты

Для передачи личной или конфиденциальной информации лучше отказаться от электронных почтовых ящиков, так как существует угроза перехвата сведений злоумышленниками для использования в своих корыстных целях. К такой информации могут быть отнесены: номера телефонов, пароли от банковских карт, лицевые банковские счета и т. п. Важно помнить, что информация сохраняется на сервере почтового агента и в случае взлома может быть похищена.

В конце письма обязательно должна стоять подпись отправителя

Как уже говорилось ранее, каждое отправленное письмо должно содержать конкретизированную подпись. Часто разработчики почтовых ящиков вводят функцию блока подписи, в который можно внести свои данные о должности, имени и контактный номер телефона. Впоследствии данный блок будет автоматически отображаться в конце каждого письма, что позволит упростить набор текста. Важно правильно составить подпись, чтобы получатель имел возможность при ответе на письмо корректно обратиться к отправителю. Пример подписи может выглядеть так: «С уважением, Петров Николай Александрович, +79810000000».

Делая выводы, можно отметить, что для того, чтобы понять, как вести деловую переписку по электронной почте, не нужно осваивать дополнительные и сложные азы. Стоит всего лишь придерживаться элементарных правил этикета и соблюдать нормы русского языка.

Если у вас возникла необходимость пересылать копии некоторых писем в почте Mail.ru на другой почтовый ящик (email), т.е. отправлять не всю почту, а только ту, которая приходит из какого-то определённого адреса или содержит какие-то определённые слова, то по этой подробной инструкции « » настройка займет 3 мин.

Шаг 1. В почте находим во «Входящих» нужное письмо и отмечаем его галочкой, затем в выпадающем меню «Ещё» выбираем «Создать фильтр»:

Шаг 2. Откроется страница с множеством настроек фильтра, чтобы настроить фильтр отправки некоторых писем на другой email ставим галочку в первой строчке «От»и в графу напротив вставляем адрес или его часть, с которого эти письма приходят. Во втором пункте указываем адрес, на который надо пересылать копии. В третьем пункте укажите, что делать с полученным письмом в вашей почте. Дальше введите свой почтовый пароль и жмите «Добавить фильтр»:
Шаг 3. Теперь на указанный вами адрес, автоматически отправляется письмо с подтверждающим пересылку кодом, этот код обязательно надо ввести в соответствующее поле, которое вы найдёте в левом меню «Фильтры». Верхней строчкой будет неподтверждённый адрес пересылки, кликните на эту ссылку и увидите поле для вставки кода:

После настройки, указанные письма будут приходить и к вам и на адрес, который вы указали и подтвердили кодом. Чтобы настроить пересылку всей приходящей почты воспользуйтесь другой .

И разрешения.

Вероятно, Вы уже обращали внимание, что при получении писем от некоторых авторов в разделе «кому» стоит список из нескольких десятков имейлов разных людей. Причем ни Вы, ни эти люди не давали своего согласия на то, чтобы эти имейлы были «засвечены». Естественно, кто-то из адресатов, отпишется от данной рассылки (нам всем надоел поток спама на наши почты). Но одно безусловно – все получатели отнесутся к автору рассылки, как к человеку непрофессиональному. И вряд ли согласятся принять его предложение.

Как же сделать так, чтобы не отправлять каждому адресату письмо отдельно и в то же время «не светить всех перед всеми»?

Практически любой почтовый сервис позволяет это сделать.

Рассмотрим эту возможность на примере самой популярной для деловых рассылок почте gmail.com

Обычно для отправки письма вы пользуетесь окном «Написать». Нажав на него, видите новое окно «Новое сообщение», в которое и вставляете все, что необходимо для создания и отправки самого письма.
В окно «Получатели» обычно вставляем имейлы наших адресатов.

Копия означает «точная копия». Это поле используется, когда вы просто хотите отправить письмо кому-то, кто не является основным получателем.

Скрытая же копия означает «точная скрытая копия». Она работает так же, как и Копия, но в этом поле все адреса получателей скрыты.

Таким образом, использование этого поля – один из лучших способов отправить письмо большому количеству людей и соблюсти конфиденциальность. А значит, и не испортить отношение с ними. Используя эту возможность, можно вставить до 30 имейлов. А это значит, что одним нажатием кнопки вы можете отправить данное письмо сразу 30 адресатам, не показывая их имейлы.

А дальше в окне «Тема» нужно написать тему письма (1 ). Она должна быть краткой, но при этом точно информировать получателя о сути сообщения.

В следующее окно вставляем текст самого письма (2 ). Здесь его можно редактировать, производить форматирование, изменять шрифт, размер шрифта, вид, цвет, применять нумерованные или маркированные списки, выделять цитаты и так далее (3 ).
И еще, при необходимости, можно вставить в тело письма картинку (4 ) или прикрепить файл (5 ).

Именно эта почта дает максимальное количество возможностей для редактирования.

Аналогично можно отправить одновременно нескольким адресатам письмо и на почте yandex.ru.

Только возможностей для редактирования текста письма на этой почте меньше. Поэтому я покажу только порядок действий, необходимых для отправки писем.

Нажимаете на «Написать» и далее в окне «Кому» (1 ) вставляете имейл первого адресата, а затем выбираете функцию «Копия» (2 ) или «Скрытая копия» (3 ). В зависимости от того хотите ли вы, чтобы все получатели вашего письма увидели все имейлы или сохраняете их право на конфедициальность адресов, выбираете одну из функций. Чтобы добавить каждый следующий имейл в список, необходимо нажать на кнопку с изображением человечка с «плюсиком» перед ним (4 ). Тогда из выпавшего списка можете выбрать своих постоянных адресатов или вписать их имейлы вручную.
А дальше, как обычно: пишите тему письма в окне «Тема» и вставляете текст самого письма.
Картинки можно загрузить с Яндекс Диска и файлы прикрепить тоже, как обычно.

Практически то же самое предлагает вам сервис mail.ru
Нажимаете на кнопку «Написать», появляется окно, в котором при нажатии мышкой в окне «Кому» (1 ), появляется выпадающий список с перечнем ваших постоянных адресатов (2 ). Можете выбрать из этого списка нужного. Или просто вставить желаемый имейл адресата вручную.

Если же необходимо данное письмо отправить сразу целой группе адресатов, то выбираете одну из двух функций: «Копия» или «Скрытая копия».

Для этого нажимаете на кнопку, стоящую в самом начале окна для имейлов получателей (1 ) и в выпавшем списке (2 ) выбираете желаемое (3 или 4 ).

Эта почта позволяет прикреплять к письму файлы (1 ) и редактировать текст самого письма (2 ). Примерно в том же объеме, что и почта на yandex.ru.

Вот, пожалуй, и все, о чем я хотела вам рассказать сегодня.

Надеюсь, что эти небольшие фишки помогут вам не только экономить свое время, но и не нарушать конфиденциальность тех людей, которые доверили вам свои электронные адреса. Всегда думайте о безопасности тех людей, которые вам доверились. Будьте профессионалами!

А если Вы хотите получить еще больше полезностей и научиться не только создавать блог, но и заставить его зарабатывать, записывайтесь на наш бесплатный курс"Технология построения дохода в сети Интернет".

Просто впишите в форму под этой статьей Ваше имя и Ваш имейл и нажмите на кнопку"Хочу получить курс!"

Звучит, но современным людям, живущим в своем виртуальном мире, не хватает обычного общения. И тут на помощь приходит множество социальных сетей, таких, как "Одноклассники", "Фейсбук", "Твиттер" и, конечно же, "ВКонтакте". Это наиболее популярные сайты, на просторах которых можно найти множество полезной информации для отдыха и работы. Иногда возникает необходимость сохранить некоторые записи и ссылки, чтобы пересмотреть их в будущем и не потерять среди огромного потока ненужной информации. Многие неопытные пользователи социальных сетей задаются простым вопросом о том, как написать самому себе в "ВК". Мы рассмотрим в статье несколько разных способов сохранения прикрепленных документов, записей, ссылок, мультимедиа и видеозаписей у себя в сообщениях.

Роль социальных сетей в жизни современных людей

Как показали многочисленные исследования и статистические данные, в социальных сетях зарегистрировано множество платежеспособных личностей изо всех стран мира в возрасте от 18 лет. Именно поэтому "ВКонтакте" становится настолько ценным веб-сайтом для многих начинающих свой бизнес людей. В социальных сетях достаточно легко раскрутить собственный сайт. Ведь если здесь оставить свою ссылку или создать некую группу, люди могут познакомиться с вашими наработками. Часто возникает необходимость сохранить некоторую идею у себя в сообщениях. И чтобы не потерять информацию, новички в социальных сетях пытаются узнать, как сохранить у себя на винчестере компьютера интересующие ссылки, видео, аудио и файлы других форматов. Но без вспомогательных программ это осуществить достаточно тяжело. Не легче ли узнать, как написать самому себе в "ВК", и сохранить в онлайн режиме все необходимые материалы?

Структура и юзабилити "ВКонтакте": блоки, меню управления, пункты

Прежде чем переходить к объяснению того, что можно написать в "ВК" или как это сделать, необходимо рассмотреть саму "ВКонтакте" содержит шапку с логотипом, поиском и кнопками быстрого управления, рабочую зону и подвал, в котором указывается разработчик сайта, возможность смены языка на любой другой доступный и некоторые дополнительные кнопки для партнеров и других пользователей.

Для нас основной целью будет разобраться в структуре рабочей части сайта "ВКонтакте". Она состоит из меню, в котором есть и необходимый нам пункт "Мои сообщения", блока основного контента, а, точнее сказать, стены, где размещаются новости, записи, мультимедиа - все что угодно.

"ВКонтакте" считается одним из самых простых и удобных сайтов для пользователей. Даже недавно зарегистрировавшиеся юзеры быстро разберутся в его структуре и всех тонкостях.

Как написать себе сообщение "ВКонтакте"?

Чтобы отправить себе простое текстовое сообщение в "ВК", для начала необходимо авторизироваться. Для этого необходимо ввести логин и пароль от вашей учетной записи.

Автоматически сайт перенаправляет вас на страничку новостей и обновлений. Мы же в меню управления, которое находится слева в рабочей зоне сайта, переходим в пункт "Мои сообщения". Перед вами откроется окно с диалогами. Рассмотрим на примере, как написать "ВК" пустое сообщение.

Для более глубокого понимания рассмотрим, какие действия необходимо произвести:

1. Для того чтобы отправить сообщение самому себе впервые, необходимо в поисковой строке открывшегося окна с диалоговыми окнами вписать ваше точное имя и фамилию, как указано в учетной записи.
2. Ниже, в результатах поиска, вы увидите миниатюру вашей аватарки с подписью имени и фамилии. Щелкаете по учетной записи и переходите в диалог с самим собой.
3. Теперь вы можете отправить себе текстовое сообщение.

Способ отправки записи в свои сообщения

С момента начала развития "белого" способа продвижения сайтов многие пользователи социальной сети "ВКонтакте" начали создавать собственные группы, добавлять в них различные новости, акции, интересные материалы, посты и записи. Но как переслать такую запись своим знакомым или как написать самому себе в "ВК", чтобы не потерять такой полезный материал? Под каждой записью есть два значка: рупор и сердечко. Чтобы отправить запись себе в сообщения, необходимо нажать на значок рупора, в появившемся окне выбрать аудиторию, в нашем случае поставить галочку возле пункта «Отправить личным сообщением», и в поисковой строке вписать свое имя и фамилию. После того как вы выберете себя в качестве получателя, можно смело отправлять запись. Но помните, если администратор захочет удалить эту новость из своей группы, из вашего сообщения тоже удалится вся информация.

Управление выделенными сообщениями

Иногда возникает необходимость отправить в свои сообщения часть важной переписки с определенным человеком. И тут возникает вопрос о том, как написать самому себе в "ВК", да и возможно ли это? Да, все осуществимо. Для этого нужно перейти в необходимый чат, кликом мышки выделить важные сообщения, после чего диалогового окна нажать на кнопку "Переслать…". Далее в поисковой строке вписать свое имя и фамилию или, если вы ранее отправляли уже себе сообщения, выбрать диалог с собой. Когда он откроется, вы увидите под полем для написания текста прикрепленные пересланные сообщения. После нажатия клавиши "Enter" на клавиатуре в ваших сообщениях появится вся выбранная переписка. Кроме данной функции, выделяя сообщения, можно их удалять, отмечать в виде спама, ставить отметку важных.

Отправка в свои сообщения

Для того чтобы оправить Word-документ, архив или мультимедиа в свои онлайн-сообщения, необходимо открыть свое перейти в чат с самим собой, а возле кнопки отправки смайликов и пустой текстовой строки навести на ссылку "Прикрепить". В выпадающем меню нужно выбрать необходимый пункт, будь то документ, аудиозапись, видео, карта или фотография. Откроется окно прикрепления. Вы можете выбрать уже сохраненные материалы на странице или загрузить новые файлы со своего компьютера.

Отправка сообщений самому себе может показаться для многих глупой и совершенно не нужной функцией. Но иногда она может и пригодиться.

Скажем, Вы были у друга, пользовались Интернетом с его компьютера и нашли интересную программу или статью. И что делать, если флешки под рукой нет, а нужно скопировать ссылку или файл-установщик? Вот именно сейчас и пригодится данная функция.

А если у Вас вошло в привычку регулярно проверять почту, то отправив письмо самому себе, Вы как бы сделаете заметку, чтобы не забыть о чем-нибудь важном или о предстоящем мероприятии.

Учитывая, что сейчас у каждого второго человека есть страничка вконтакте, то напишу я про эту социальную сеть и про отправку сообщений с помощью Яндекс, Гугл и Маил почты.

Вконтакте

Для этого зайдите на свою страницу Вконтакте и выберите слева в «Меню» раздел «Мои сообщения» .

С правой стороны будет кнопочка «Написать…» , кликните по ней.

При этом письмо будет сразу прочитано. Если Вы хотите, чтобы оно было отмечено как непрочитанное, зайдите на страницу любого своего друга, найдите себя у него в друзьях и напротив своего профиля нажмите «Написать сообщение» .

Теперь просто введите текст и нажмите «Отправить» .

Вернитесь на свою страничку и увидите там 1 новое непрочитанное сообщение.

Через Яндекс.Почту

Заходим в свой ящик и в правом верхнем углу копируем электронный адрес.

Дальше нажмите кнопочку «Написать» и в поле «Кому» вставьте скопированный адрес. Напечатайте нужное сообщение, можно, при необходимости, прикрепить файлы, и нажмите «Отправить» .

Если хотите, чтобы оно пришло Вам в определенное время нажмите на значок часов возле кнопки «Отправить» . Выставите нужную дату и время.

С помощью Gmail почты

Заходим на почту через свой Google аккаунт и нажимаем на кнопку «Написать» .

Слева появиться поле для ввода сообщения. Справа вверху кликните по своему профилю и скопируйте электронный адрес.

Теперь у Вас во входящих будет еще одно новое непрочитанное письмо.