Договор на почтово-секретарское обслуживание юридического адреса. Договор о почтовых услугах

По всем действующим договорам аренды юридического адреса, вне зависимости заказали вы почтовое обслуживание или нет, мы как арендодатель получаем вашу почту. Весь период действия договора аренды на адрес, поскольку получение почты является одним из подтверждений нахождения вашей компании на адресе и входит в наши обязательства.

2. Если у вас не заказано почтовое обслуживание

Не беспокойтесь, почту мы все равно получим, уведомим вас, и вы всегда можете выкупить каждое почтовое отправление по цене 500 руб., либо позже заключить договор на почтовое обслуживание.

3. Бесплатное получение первичных фондов.

Получаем и выдаем первичные уведомления из фондов все зависимости от того заказано почтовое обслуживание или нет. Аналогично документы, выдаваемые в МИФНС 46 при создании организации или смене адреса, в случае если вы их не забрали в день выдачи, и МИФНС отправила их почтой на юридический адрес.

3.1 Что не получаем:

Никогда и не при каких обстоятельствах не получаем: Товары, посылки, деньги и все что не относится к понятию «корреспонденция»

4. Бесплатное сканирование

Вы можете запросить сканирование и отправку содержания корреспонденции в электронном виде (формат pdf) на вашу электронную почту. Для этого:

У вас должно быть заказано почтовое обслуживание и договор должен быть действующим на дату штампа «получено» на письме.

Вам на электронную почту поступило уведомление о пришедшей корреспонденции и в ответ на него вы можете запросить сканирование и отправку вам содержимого письма.

5. Какие виды отправлений мы получаем на юридических адресах:

a. Письма простые

b. Письма заказные (для получения нужны доверенности от вас, если доверенностей нет, мы уведомляем о необходимости предоставить доверенность.) Если доверенность не будет предоставлена, письмо лежит на почте 30 дней, потом возвращается отправителю.

c. Письма судебные (аналогично заказным, но срок их хранения на почте 7 дней)

d. Телеграммы

e. Курьерская доставка (доставка документов курьерскими службами или курьером контрагентов). Только на тех адресах, где либо находятся наши сотрудники, либо постоянно присутствуют арендаторы (большинство помещений). Внимание: при получении мы подписываемся как «Представитель арендодателя для передачи в ООО «Название», от имени Вашей организации не принимаем курьерскую доставку и сотрудниками вашей компании не представляемся.

6. Уведомление о поступлении почты: Уведомления по email.

a. Уведомляем в любом случае до конца действия договора на юрадрес.

b. В уведомление указано от кого, кому и тип отправления.

c. Уведомление что нет доверенности или кончились доверенности

d. Всегда можете сами написать письмо или позвонить в почтовый отдел

7. Как забрать вашу почту.

b. Приехать в почтовый отдел (адрес, телефон, время работы )

c. Заказать сканирование (написать или позвонить)

d. Доставка с документами от отдела продаж (позвонить в отдел продаж и сказать)

8. В каком случае письма могут быть возвращены отправителю с отметкой организация на адресе не значится:

a. С момента окончания договора аренды рабочего места, у нас нет оснований для получения вашей почты. В таком случае простые возвращаем на почту, заказные, судебные по извещениям не получаем.

b. Нет доверенности. Уведомляем вам о необходимости предоставить доверенность. Простые получаем, заказные судебные нет, в связи с отсутствием доверенности.

9. Как заказать почтовое обслуживание.

b. Сроки на которые можно заказать ПО от 3 мес.

c. Стоимость 600 руб/ месяц, за исключением адресов, где оно включено в цену

d. Комплект документов: Договор почтового обслуживания, документы об оплате и от вас доверенности.

Для заказа ПО необходимо обратиться в отдел продаж (тел, контакты )

10. Продление договора на почтовое обслуживание.

Продление только в рамках срока действия договора аренды на юридический адрес.

11. Сроки обработки почты:

a. От 1 до 4 дней - получение всех видов отправлений в почтовом отделении Почты РФ

b. Для заказных или судебных + 1-2 дня для получения по извещению и доверенности

c. Уведомления о новых письмах рассылаются в день получения

12. Сроки хранения почты:

Срок договора аренды + 3 месяца, потом утилизация

13. Самостоятельно получение почты в почтовом отделении почты РФ.

a. По всем нашим адресам у нас хорошо отлажен процесс получения почты.

b. С нами выгоднее, другие варианты - дороже.

c. В договоре аренды есть п. 2.3, ВСЮ почту по юридическому адресу для компании получает Арендодатель и нарушение вами этого пункта может повлечь расторжение договора аренды в одностороннем порядке без возмещения денег.

14. Каким образом и почему мы добились высокого качества ПО:

a. Являемся профессиональным собственником и много лет отлаживали процесс взаимодействия со всеми почтовыми отделениями Почты РФ по нашим адресам.

b. Большой объём получаемых нами почтовых отправления облегчает работу такой высоконагруженной организации как почта РФ и им выгодней наладить оперативное взаимодействие с собственником, чем, к сожалению, персонально с каждым получателем по отдельности.

c. Персонал

d. Автоматизация

Благодаря этому мы предлагаем лучшие ценовые условия и качество услуги.

Несмотря на высокие технологии, удобство всемирной паутины, услуги почты остаются популярны. Для юридических лиц и ИП переписка с государственными учреждениями и контрагентами происходит путем отправки писем. Внебюджетные фонды и налоговые структуры часто присылают уведомления через почту России.

Если для Вашего важно экономить время на очереди в операционных залах для того, чтобы забирать и отправлять письма, отчетность, прочую документацию, Вы можете оформить соглашение в нашей фирме.

Наши юристы составили документ, в котором учли юридические аспекты для обеих сторон. Вы можете ознакомиться, а затем принять решение о необходимости услуги на нашем сайте. При необходимости наш менеджер свяжется с Вами для обсуждения возникших вопросов.

Для чего заключать договор на почтовое обслуживание?

Для фирм, чей юридический адрес не совпадает с фактическим, становится весьма удобным. Причин работы по другому адресу множество. Однако суть это не меняет. Руководителю и бухгалтеру удобнее получать корреспонденцию там, где они бывают ежедневно.

Кроме того, такая услуга предполагает отправку писем, в том числе заказных и ценных с описью вложения, курьерскую отправку. Это позволяет избежать потери времени.

Как составить договор на почтовое обслуживание?

Соглашение на почтовое обслуживание представляет собой составляющую договора аренды. Он действует в течение срока аренды помещения. Он расторгается по согласованию сторон в тот же момент, что и договор аренды, либо ранее, если необходимости в нем нет.

Что должно быть в документе?

• Реквизиты обеих сторон. Документ составляется официально, а также имеет юридическую силу только в случае указания полных реквизитов организации, ИП или физических лиц.
• Сроки действия. Обычно они совпадают со сроком аренды. Также может быть указан пункт об автоматической пролонгации соглашения.
• Дата заключения. Предоставление услуг начинается с момента подписания документа обеими сторонами. Дата этой операции должна быть зафиксирована в нем.
• Подробное описание услуг. Во избежание недопониманий необходимо уточнить с какого адреса и куда доставлять корреспонденцию, по каким тарифам будет оплачиваться и прочее.

Помимо самого соглашения организации необходимо представить доверенность на получение, передачу писем и иной корреспонденции. Без нее сотрудники не смогут работать с представителями почты России.

Документ заполняется в 2 экземплярах для обеих сторон. Каждый из них имеет одинаковую юридическую силу.

в лице , действующего на основании , именуемый в дальнейшем «Заказчик », с одной стороны, и в лице , действующего на основании , именуемый в дальнейшем «Экспедиция », с другой стороны, именуемые в дальнейшем «Стороны», заключили настоящий договор, в дальнейшем «Договор », о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Настоящим договором стороны определяют условия пользования Заказчиком почтовыми услугами Экспедиции.

2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. Экспедиция обязуется :

2.1.1. Получать и хранить до востребования поступающую в адрес Заказчика: корреспонденцию - письма, бандероли.

2.1.2. Информировать Заказчика по телефону о поступающей корреспонденции.

2.1.3. Не разглашать информацию, содержащуюся в получаемой и отправляемой Заказчиком корреспонденции.

2.2. Заказчик обязуется :

2.2.1. Доставлять в Экспедицию отправляемую корреспонденцию.

2.2.2. Получать по извещению входящую корреспонденцию.

2.2.3. Производить ежемесячную оплату почтовых счетов, выставляемых Экспедицией. Оплата производится на счет .

2.2.4. Проводить в срок оплату услуг сотрудников Экспедиции в соответствии с п.3 настоящего договора.

3. РАСЧЕТЫ СТОРОН

3.1. Заказчик ежемесячно производит оплату работы сотрудников Экспедиции в размере рублей в месяц на основании трудового соглашения, заключаемого с сотрудниками (сотрудником) Экспедиции, являющегося неотъемлемым приложением настоящего договора.

3.2. Оплата за отработанный месяц должна производиться не позднее числа следующего месяца.

3.3. Размер оплаты в связи с инфляционными процессами может изменяться по взаимному согласию сторон.

4. ИЗМЕНЕНИЕ И ПРЕКРАЩЕНИЕ ДОГОВОРА

4.1. Настоящий договор может изменяться, дополняться и продлеваться по взаимному дополнительному соглашению сторон.

4.2. Договор может быть прекращен:

• по взаимному соглашению сторон;
• односторонне, после предварительного (за ) письменного уведомления заинтересованной стороны;
• автоматически, в случае нарушения одной из сторон своих обязательств.

4.3. При расторжении договора Заказчик обязуется выплатить стоимость завершенных Экспедицией работ.

5. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

5.1. При возникновении споров между сторонами, они разрешаются в соответствии с действующим законодательством.

5.2. Договор составлен в двух экземплярах и хранится по одному у каждой из сторон.

5.3. Срок действия договора с «»2019 г. по «»2019 г.

6. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И БАНКОВСКИЕ РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

Заказчик Юр. адрес: Почтовый адрес: ИНН: КПП: Банк: Рас./счёт: Корр./счёт:

В деятельности российских компаний все еще трудно отказаться от услуг Почты России. Интернет-магазины отправляют покупки, другие фирмы направляют официальные письма и исковые заявления. Отделения государственной компании открыты в самых отдаленных населенных пунктах, в которых нет даже магазинов или офисов Сбербанка. Юридическим лицам заключить договор с Почтой России – это значит, существенно сэкономить и оптимизировать свое взаимодействие с организацией-монополистом.

Преимущества для корпоративных клиентов

Государственная монополия предлагает фирмам стать ее корпоративными клиентами. На официальном сайте организации по адресу pochta.ru/support/corporate-services/become-corporate-client находятся условия заключения соглашения.

Стороной его смогут стать как компании, так и индивидуальные предприниматели. Там же можно войти в личный кабинет и воспользоваться опцией управления услугами.

Преимуществами в общении с организацией, беспечивающей граждан и рганиации связью, доходящей в самые глухие уголки, для корпоративных клиентов становятся:

• опция по выбору удобного места и времени для отправки своей корреспонденции. Нет необходимости стоять в очередях. Для юридических лиц, заключивших соглашение об абонентском обслуживании, предусмотрены отдельные сотрудники и стойки;
• тарифы, за счет большего объема оказываемых услуг, более выгодные, чем при разовом взаимодействии;
• больший чем у конкурирующих курьерских служб, опыт работы с корреспонденцией в международном сообщении;
• оплата услуг с расчетного счета.

Справка: Все крупные государственные компании системно работают таким образом, отправляя наиболее срочные письма при помощи экспресс-доставки.

Как заключить договор на обслуживание

Чтобы заключить договор с Почтой России, потребуется предоставить менеджеру, обслуживающему клиентов из корпоративного сектора и предпринимателей, определенный пакет документов, в который входят:

• копии учредительных документов;
• копии свидетельств;
• свежая, не позднее месяца, выписка из ЕГРЮЛ;
• подтверждение полномочий исполнительного органа.

Сотрудник почты, скорее всего, потребуетине копии с нотариальным заверением, а выписку – с печатью налоговой. По согласованию верность всех документов, кроме выписки, получится подтвердить, поставив на них штамп «Копия верна», печать предприятия и подпись руководителя компании. Чтобы менеджер связался для заключения договора, необходимо оставить заявку по адресу: oneclick.russianpost.ru. Потребуется ввести:

• реквизиты фирмы;
• вид собственности (частная, государственная)
• данные контактного лица (телефон и электронную почту);
• требуемые услуги (почтовые отправления, экспресс-письма – ЕМС, посылки);
• потребность в рекламных услугах;
• потребность в абонировании ящиков.

На основании введенных данных будет сгенерирован проект договора. Договор, предлагаемый Почтой России, изменению не поддается. Он утвержден на уровне ее корпоративного руководства в статусе обязательного к применению. Внести свои условия в него невозможно. Поэтому следует учитывать, какие преимущества получает новый клиент, и к каким вопросам необходимо отнестись максимально внимательно.

Порядок взаимодействия: личный кабинет

Заключение договора сразу оборачивается рядом преимуществ для фирмы или предпринимателя. Личный кабинет Почты России для юридических лиц позволяет отслеживать трек пути своих писем в режиме онлайн, не тратя время на переход на специальный сервис. Фирма, подписавшая соглашение с Почтой, получает возможность использовать ряд предлагаемых ей сервисов. Отправка корреспонденции может происходить не только в офисах монополиста, если это предусмотрена договором, машина с фирменной маркировкой прямо из здания клиента заберет предназначенные к пересылке письма и бандероли.

Интересно: Оплата всех услуг производится с расчетного счета организации на счет почты, но некоторых случаях при выходе за пределы месячных лимитов, допустима оплата превышения при помощи корпоративной кредитной карты.

Нюансы

При общении с монополистом необходимо предусматривать возникновение стандартных сложностей. Письма иногда идут медленнее, чем предполагается, но эту проблему легко решить, отметив в своем договоре потребность в услугах экспресс-доставки.

При этом обновленный пакет предложений гиганта сделал возможным воспользоваться новыми интересными опциями, среди которых:

• верифицированная отправка электронных сообщений. Текст письма сохраняется в виде pdf-документа, который подписывается электронной подписью. Отчет о его доставке фиксируется почтой и может являться доказательством в суде;
• доставка корреспонденции в офисы контрагентам не по общим правилом, а с помощью курьеров. Это позволяет существенно сократить время обмена официальными документами;
• письма может получать от имени компании ее представитель без доверенности, если его данные конкретно указаны в договоре;
• в рамках единого соглашения можно отправить почтовый перевод или прибрести марки, причем при необходимости именно представители почты наклеят марки на конверты и бандероли. Перечень услуг получится корректировать и дополнять уже после оформления соглашения.

Важно: Услуги оплачиваются только авансом, за каждый следующий месяц.

Почта России для юридических лиц не является единственной возможностью рассылки корреспонденции. В стране работают экспресс-почта, курьерские службы и транспортные компании, каждая из которых может оказать те же услуги быстрее и иногда дешевле. Но, как показывает практика, такое решение выгодно для разовых отправлений. При массовых и систематических рассылках альтернативы Почте России не существует.