Зачем создавать архивы организации. Нормы расстановки средств хранения. Самые большие архивы

Законодательство обязывает фирму принимать меры к хранению документов, которые образуются в ее деятельности. Так, документы по личному составу, С которыми работает отдел кадров, должны храниться в течение 75 лет после увольнения сотрудника (п. 6 Положения об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденного Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552). А распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-Р лОб улучшении сохранности документов по личному составу» рекомендовало фирмам независимо от форм собственности включать в свои уставы (положения) специальные пункты. В них должны быть прописаны все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица. Поэтому в любой фирме должен быть разработан комплекс мер, которые обеспечивают условия хранения документов.

Лучше всего создать для этих целей архив и на локальном уровне урегулировать его компетенцию (разработать Положение об архиве фирмы). Создать архив вам помогут Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Кроме того, положения о хранении документов содержатся в Федеральном законе от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ лОб обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50) и в Федеральном законе от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ лОб акционерных обществах» (ст. 89). В этих нормативных актах сказано, какие документы обязаны хранить хозяйственные общества.

Может ли фирма не создавать собственный архив?

Может. В пункте 2 статьи 13 Федерального закона лОб архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ сказано, что фирмы вправе (а не обязаны) создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Если фирма не создает собственного архива, она может передавать свои документы на хранение в государственный архив (п. 20 Положения об Архивном фонде Российской Федерации). В этом случае фирма заключает с учреждением Государственной архивной службы договор о передаче документов на государственное хранение.

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность.

Меры ответственности - предупреждение или административный штраф от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ). Ответственность за правильность хранения архивной документации несет сотрудник архивной службы или другое лицо, наделенное соответствующими полномочиями. А если в фирме нет лица, ответственного за хранение документов, ответственность за сохранность документов несет руководитель фирмы.

Если фирма ликвидируется, куда направляются на хранение ее документы?

При ликвидации фирмы документы передаются вышестоящей организации или правопреемнику. В случае их отсутствия (например, в результате банкротства) - на хранение в государственный или муниципальный архив. Перед передачей дел в обязательном порядке производятся проверка наличия документов, а также их научно-техническая обработка. Документы передаются организации-правопреемнику или в государственный (муниципальный) архив только по описям. По итогам передачи составляется акт установленной формы, в котором фиксируется количество, техническое состояние передаваемых дел, отмечается отсутствие дел. И описи дел прилагаются к акту, который подписывается или председателем ликвидационной комиссии, или конкурсным управляющим.

Какие документы относятся к документам по личному составу

Обычно под ними подразумевают лишь небольшую группу документов - приказы по личному составу, личные дела, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета, ведомости по начислению зарплаты, трудовые договоры .

Но кроме этого к документам по личному составу относятся:

документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, сертификаты и т. п.);
документы по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии и т. п.);
документы, подтверждающие вредные условия производства;
списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты);
формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

Практически все разновидности документов по личному составу приведены в Перечне типовых управленческих документов , образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 6 октября 2000 г.

Можно ли хранить документы по личному составу вместе с другими документами фирмы?

Документы по личному составу в архиве должны храниться отдельно от других документов. Оптимальный вариант - создать для них специализированное хранилище. Если фирма не имеет такой возможности, надо обеспечить в общем хранилище изолированное хранение документов по личному составу в закрывающихся шкафах, сейфах и т. д. Это объясняется тем, что такие документы носят конфиденциальный характер и доступ к ним должен быть строго ограничен (см. главу лПоложение о защите персональных данных»).

Основные технические требования к архиву

Помещение архива должно быть изолировано, оснащено охранной и пожарной сигнализацией. Оно должно отвечать основным требованиям противопожарной безопасности. Необходимые размеры помещения для размещения документов, в том числе и по личному составу, достаточно легко рассчитать исходя из размеров (длины) архивной полки и средней толщины (1-1,5 см) стандартного дела с учетом, что стандартный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 таких полок. Рабочее расстояние между стеллажами должно быть не менее 75 см, а главные проходы (между рядами стеллажей) - 120 см (п. 4.4.2.2 Основных правил работы архивов организаций). Отдельно считается площадь, занимаемая металлическими шкафами и сейфами, а также среднее количество дел, которые в них можно разместить. Проведя все эти расчеты, вы можете достаточно точно указать, какие площади архивохранилища необходимы вам для размещения документов.

Подготовка дел к сдаче в архив

Подготовка документов для сдачи в архив включает в себя следующие процедуры:

формирование и оформление дел после окончания и в текущем делопроизводстве (см. главу лФормирование и оформление дел»);
экспертизу ценности документов и дел;
описание дел, передаваемых в архив фирмы;
передачу документов в архив фирмы.

Приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, формируйте в разные дела, иначе будут проблемы с передачей таких смешанных дел на архивное хранение.

С самого начала присваивайте приказам 75-летнего срока хранения (о приеме на работу, переводах, перемещении, премировании и т. п.) и 5-летнего срока хранения (о командировках, отпусках, дежурствах и т. п.) разные номера, что облегчит их формирование в разные дела.

Экспертиза ценности документов и дел

Экспертиза ценности документов и дел - это изучение документов и дел с целью определения сроков хранения и отбора на постоянное хранение (п. 2.1.1 Основных правил работы архивов организаций).

Экспертиза проводится в несколько этапов:

при составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения каждого дела, внесенного в номенклатуру;
в процессе формирования дел;
при подготовке дел к передаче на архивное хранение.

При экспертизе обязательно просматривается каждое дело по всем входящим в него листам. Из дела удаляются дублетные экземпляры документов, черновики, не заверенные в установленном порядке копии, не относящиеся к вопросу документы.

Составление описей

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций).

Формы описей дел приведены в приложениях 1-4 к Основным правилам работы архивов организаций. Составляя описи, имейте в виду, что в зависимости от объема дел могут составляться отдельные описи на приказы по личному составу и финансовые документы или на личные дела и карточки формы № Т-2. При составлении описи необходимо соблюдать ряд требований:

каждое дело, которое вносится в опись, должно иметь самостоятельный порядковый номер;
заполнение граф в описи должно соответствовать данным, указанным на обложке дела;
если в опись вносится несколько одинаковых заголовков, то полностью пишется заголовок первого дела, а вместо остальных проставляется слово лтоже».

В конце описи делается итоговая запись, фиксирующая количество дел, внесенных в данную опись. После составления опись подписывает составитель и визируют руководители тех структурных подразделений, документы которых включены в опись. Затем опись согласовывается с экспертной комиссией фирмы или, если фирма состоит на учете государственного (муниципального) архивного учреждения, с экспертно-прове-рочной комиссией органа управления архивным делом на данной территории и ее утверждает руководитель фирмы. В каждое структурное подразделение (службу кадров, бухгалтерию) направляется один контрольный экземпляр описи на переданные в архив дела.

Сколько экземпляров дел должно быть в архиве фирмы?

В архиве фирмы должно остаться не менее двух экземпляров описей: один - рабочий, другой - страховочный. Следует иметь в виду, что в архив передаются личные дела и личные карточки № Т-2 только уволенных сотрудников. Дела работающих сотрудников хранятся в службе кадров.

Как работать с запросами в архив

Сотрудники, когда-либо работавшие в фирме, могут обращаться в архив с запросами о месте работы, стаже, занимаемой должности. Информация по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки. АРХИВНАЯ СПРАВКА - это документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена. АРХИВНАЯ КОПИЯ воспроизводит текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных. АРХИВНАЯ ВЫПИСКА дословно воспроизводит часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа (п. 8.2.1 Основных правил работы архивов организаций).

Если требуется архивная справка о полученной заявителем за требуемые годы зарплате, ее делает бухгалтер фирмы, которому сотрудник архива в случае необходимости представляет нужные бухгалтерские документы. Выборка по зарплате в обязательном порядке заверяется бухгалтером, остальные сведения - работником архива. Сопроводительное письмо к справке на бланке фирмы подписывает только руководитель фирмы или лицо, его замещающее. Архивные справки в обязательном порядке заверяются печатью фирмы.

Можно ли выдавать сотрудникам по их запросам архивные документы по личному составу?

Порядок выдачи таких документов во временное пользование нужно закрепить или в Положении об архиве фирмы, или в Положении о работе с персональными данными. Например, сформулировать правила так: лДокументы по личному составу из архива могут выдаваться во временное пользование только работнику, которого они касаются, руководителю структурного подразделения, где он работает, или руководителю организации по их письменным запросам. Остальные работники к документам по личному составу права доступа не имеют. Выдача дел из архива производится только под расписку работника, которому выдается дело, в журнале или картотеке учета выдаваемых дел».

Скачать бесплатно программы для автоматизации учёта кадров, расчёт стажа, документооборота, учёта договоров и клиентов (CRM-система)

Наименование программы	Описание программы	Объём программы
	Особенности программы: гибкое штатное расписание без ограничения уровня вложенности с возможностью включения филиалов с собственной структурой;импорт и экспорт данных по сотрудникам из программ 1С (Бухгалтерия, Зарплата и Кадры, Комплексная и т.д.);сохранение приказов и отчетов в редактируемых форматах XLS, DOC или ODT, ODS (независимо от того, установлен у Вас Microsoft Office или Open Office);табель учета рабочего времени, автоматически формирующийся на основании существующих приказов по сотруднику и графику его работы. Табель имеет удобный интерфейс редактирования и ввода отработанных часов. Все изменения, внесённые в табель, сразу отражаются в документообороте в виде соответствующих приказов;возможность хранения внутри программы внешних документов в различных форматах (Word, Excel, изображения и т.д.);возможность приёма нескольких сотрудников с различными ставками на одну штатную единицу;возможность работы одного сотрудника на различных должностях в рамках одной организации на различных ставках;	26 Мб
	Удобная и простая программа кадрового учёта, позволяющая автоматически формировать большинство кадровых документов (штатное расписание, личная карточка, приказы, отчёты для ПФР). Основные возможности программы "Отдел кадров": хранение в базе личных данных о каждом сотруднике, расчёт общего стажа, непрерывного стажа и стажа работы на данном предприятии, учёт отпусков, учёт командировок, отпусков и поощрений. Автоматическое составление штатного расписания, личной карточки и всех кадровых приказов.	2,7 Мб

Интервью: Елена Кондрашина

В структуре самых разных организаций, в том числе церковных объединений, существуют архивные отделы и управления. Зачем нужны архивы государству - понятно, а вот зачем они нужны церкви - это вызывает вопросы. Так зачем же церквям нужны подразделения, которые занимаются архивами?

Для ответа на вопрос «зачем» сперва нужно определиться с тем, чем же занимаются историко-архивны е отделы и подобные им подразделения. У них есть две основные функции - сохранение документов в архивных фондах, а также проведение исследовательски х проектов и программ. Вне зависимости от того, является ли организация государственной или не является таковой, обе эти функции будут возложены на ее соответствующее подразделение. Вторая - исследовательска я - в современных реалиях, к сожалению, реализуется далеко не всегда, что не отменяет ее и нисколько не уменьшает ее значения.

Действительно, в государстве существует довольно много организаций и их подразделений, которые исполняют названные функции, однако сколь велики они бы ни были - охватить всю полноту истории сегодняшнего дня они не смогут. Государственные архивные службы собирают лишь минимальный объем данных, большинство из которых связано со взаимодействиями организаций и частных лиц с государством, в то время как все прочее не становится предметом постоянного хранения. В результате когда мы смотрим на историю через материалы государственных архивов - мы можем увидеть довольно многое, но все это будет лишь незначительной частью от того, что можно было бы сохранить. Но тут на помощь приходят частные собрания документов, которые значительно расширяют для исследователей прежде недоступные аспекты истории.

Но почему нельзя делать это централизовано? Зачем создавать так много подразделений в разных организациях? Неужели нельзя просто договориться о том, чтобы в государственных архивах хранилось больше документов?

Да, вполне можно увеличить объемы документов, которые отправляют в архивы на длительное хранение. Однако это не отменит необходимости существования специальных подразделений. Во-первых, эти документы нужно собирать, а во-вторых, определение того, что может представлять интерес в будущем - с этой задачей лучше всего может справиться только сама организация, историю которой ей хочется сохранить. И, наконец, в-третьих, наличие дополнительных полок в архивных хранилищах еще не является гарантом того, что сложенные на них документы найдут своего читателя в лице исследователя-ис торика.

Тут стоит обратить особое внимание на вторую функцию - исследовательску ю. Чтобы провести какое-либо исследование - сперва нужно поставить исследовательски е вопросы. И если мы говорим о церковной истории - служителям и работникам церковных объединений сделать это проще всего, потому как они наиболее приближены к повседневной церковной практике и в силу своей близости могут определить какие темы будут актуальными и востребованными. Так, например, сотрудникам Историко-архивно го отдела РОСХВЕ намного проще поставить актуальные для протестантского сообщества вопросы, чем кому бы то ни было еще из числа тех, кто не является протестантами. Безусловно, для качественной постановки именно исследовательско го вопроса требуется профессиональное образование, но в большинстве случаев, к счастью, сотрудники историко-архивны х отделов обладают таковым.

А зачем нужно специальное образование для тех кто собирается работать в архивах? На исторических факультетах весьма долго изучают историю Древнего мира, Средних веков, Нового времени и лишь после всего этого переходят к Новейшей истории. Да и в ней самой студентам исторических факультетов рассказывают множество того, что не имеет никакого отношения к работе в архивах. Не столкнется ли тот, кто хочет работать с архивами и для этого решит получать историческое образование, с тем что по окончании учебы ему придется «забыть все чему учили»?

Подобная практика - призывы забыть все подряд - действительно является весьма распространенной. Однако это происходит далеко не всегда, потому как все сильно зависит от образовательной программы. Если, например, говорить о бакалаврских программах, то там от студента очного отделения потребуется 3 или 4 года интенсивного обучения, значительной частью которого будут являться дисциплины для общекультурного развития. Нужны ли они в таком количестве как их включают в российские программы - вопрос открытый. Первая ступень высшего образования во многом подвластна болезни, пришедшей к ней из средних школ, связанной с иллюзорным идеалом в виде «объятия необъятного» за максимально долгий срок. Если мы посмотрим на более развитые системы образования - там этого нет.

Однако на уровне второй ступени все значительно лучше. Обучение в очной магистратуре всего 1-2 года, а в заочной - 2-3 года. Так как времени не слишком много - создателям программ удается избавить их от избыточных дисциплин и сконцентрировать внимание на основном содержании профессиональной деятельности. А если же это негосударственны й университет - там все может быть еще лучше, потому как при разработке программ можно более точно учитывать интересы отдельных студентов, а также профессиональной отрасли в целом. Так, например, в магистратуре Евроазиатской богословской семинарии обучение занимает 2 года, основное время в рамках которых студенты посвящают реальным исследовательски м проектам, тематика которых связана как с их личными интересами, так и с заказами грантовых фондов и церковных объединений. В результате выпускники получают не только степень Master of Arts in Church History или Master of Arts in Social Research, но и реальные результаты собственных проектов, среди которых могут быть и те что связаны с работой в архивах.

А в чем заключается польза от исследовательски х проектов? Какие плоды они могут принести для церквей?

Хороший исследовательски й проект может помочь решить как минимум две важные задачи - помочь ответить на какой-либо актуальный вопрос из повседневной практики или же из сферы стратегического планирования, а также привнести в академическую среду новые ценные данные. Для руководителей подобных проектов важно удерживать обе перспективы - и прикладную, и академическую. От удержания первой зависит и то, принесет ли проект реальную пользу, и то, удастся ли сформировать приемлемую экономику проекта. Исследование ради исследования, писание «в стол» чего бы то ни было - это не имеет никакого отношения ни к серьезной науке, ни к тому что могло бы быть полезным для церквей. Хорошее исследование должно иметь хорошо продуманные прикладные компоненты! Ну а вторая перспектива должна помочь ученому оставаться ученым. Первый и основной мотив ученого - это поиск истины. Все прочее тоже важно, но если этого нет - человек может быть прекрасным кем угодно, но точно не ученым.

В качестве позитивного примера хочу привести проект «Подвижники земли русской»*. Его руководителям удалось консолидировать усилия самых разных специалистов в сфере социальных исследований и направить их на изучение российской церковной истории XX века. Важную роль в этом сыграл Историко-архивны й отдел РОСХВЕ - крупнейшего протестантского объединения в русскоязычном мире. Проект повлиял как на то, что для читательской аудитории стало возможным ознакомиться с артефактами из того времени, но и на то что в историческую науку были внесены значительные массивы данных, позволяющие ставить новые исследовательски е вопросы. Как известно, далеко не каждый исследователь может позволить себе командировки в архивы тех городов, в которых он не живет или не работает. А вот публикация источников и создание баз данных - подобные инструменты помогают решить подобную проблему.

Но если этот проект поставил перед собой такие задачи и выполнил их - нужны ли другие проекты? И должны ли церковные общины включаться в подобную работу? А если да - то каким образом?

Ни один пусть даже самый хороший проект не сможет собрать сразу все артефакты, ответить на все вопросы, решить все проблемы. Да, появление хороших проектов, в том числе названного, способствует тому что история становится более доступной и понятной всем нам. Однако труд по ее изучению никогда не должен прекращаться.

Как я уже говорил, архивы нужно и собирать, и исследовать. С первым может справиться практически каждая община. Я понимаю, что желание делать что-то новое, постоянно творить историю - может быть намного более сильным, чем готовность сохранять документы и собирать свидетельства, однако если служители церковных общин хотят чтобы их труд не исчез в пустоту - им следует придерживаться принципа: «любишь творить историю - люби и записывать ее». Собрать по-настоящему масштабную историю церкви можно только если в этом деле участвуют все общины. Да, большинство общин в России имеют относительно небольшую историю, даже те кто собираются в зданиях с вековой историей. Однако события нынешних дней уже скоро сами станут историей - так не стоит же делать ее невидимой для потомков!

Ну а серьезные исторические исследования - это, безусловно, прерогатива профессиональных ученых. И тут церкви могут помочь им основном в виде поддержки в получении ими качественного образования, а также в виде грантов и заказов на исследования. К счастью, постепенно все больше церквей присоединяется к этому служению.

*Cоциально значимый проект «Подвижники земли русской», реализуемый на средства государственной поддержки, выделенной в качестве гранта в соответствии с распоряжением Президента Российской Федерации от 25.07.2014 г.года № 243-рп.

Хранение документов - одна из функций любого юридического лица, будь оно государственным предприятием или коммерческой фирмой. Казалось бы, чего проще - выделить помещение, ввести штатную единицу для работы с архивом и передать туда все документы! Но на деле возникает масса вопросов: начиная с того, как правильно оборудовать помещение для документов, и заканчивая тем, где их следует хранить, если организовать собственный архив затруднительно. Создание архива, его функционирование, использование архивных документов - все это подразумевает комплекс организационных мероприятий, некоторые финансовые затраты и, само собой разумеется, наличие квалифицированных кадров. Сегодня мы поговорим о том, как оборудовать собственный архив, а также о том, как обеспечить сохранность архивных документов (в т. ч. документов по личному составу) в случае невозможности создания собственного архива.

Из этой статьи вы узнаете:

какими нормативными актами можно руководствоваться при организации хранения документов
как организовать хранение документов, если нет возможности создать архив
что необходимо для создания архива организации
какие требования предъявляются к архивным помещениям

Сегодня темой нашего разговора будет организация собственного архива в компании. Итак, каковы задачи и функции архива, и в каких условиях должны храниться документы?

НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВА

Словарь кадровика
Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле) в ст. 17 устанавливает: государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу в течение сроков их хранения. Как видим, документы по личному составу особо выделены в комплексе документов, образующихся в деятельности организации.

Обратите внимание!
Каждый работодатель должен обеспечить сохранность и возможность последующего использования документов как в своей текущей деятельности, так и для удовлетворения социально-правовых запросов граждан

Согласно п. 1 распоряжения Правительства РФ от 21.03.1994 № 358 - учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, рекомендовано включать в свои учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение в установленном порядке при реорганизации или ликвидации юридического лица.

Данные положения законодательства направлены на обеспечение сохранности документов по личному составу работников, высвобождаемых в результате реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, выполняющих работу по трудовому договору.

Положения, предусматривающие обязанность организации хранить документы, имеются и в ряде других законодательных актов и в иных нормативных правовых актах, регламентирующих деятельность организаций определенного типа.

Совет
Основные правила разрабатывались для архивов организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов и по своему характеру являются рекомендательным документом, однако и любые другие организации вполне могут их использовать

Например, положения о сохранности документов содержатся в ст. 50 , и многих других.

В ходе комплектования архива документами, учета архивных документов, обеспечения их сохранности и использования архивы организаций руководствуются Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила).

Я работаю в отделе кадров негосударственного предприятия. Недавно мне поручили работу с документами, подлежащими хранению в архиве. Однако архива у нас нет. Как быть в такой ситуации? Как обеспечить сохранность этих документов? Нужно ли в таком случае создать архив, или это обязанность только государственных учреждений?

Процесс оформляется заказами (требованиями) на выдачу дел сотрудникам организации, актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, в т. ч. органам суда и прокуратуры.

Форма заказа (требования) на выдачу документов сотрудникам организации

Форма акта о выдаче дел во временное пользование

Срок выдачи документов во временное пользование не может превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев – для временного пользования другими организациями (п. 4.5.2 Основных правил).

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ: СТАТУС, СОСТАВ, ЗАДАЧИ

Как любое структурное подразделение организации, архив, как правило, действует на основании положения о структурном подразделении - положения об архиве, утверждаемого руководителем организации, а сотрудники архива - на основании должностных инструкций.

Положение об архиве организации

При разработке комплекса этих документов рекомендуем основываться на . Примерное положение распространяется на архивы организаций, создающих в процессе своей деятельности документы Архивного фонда РФ. Если организация (как государственная, так и негосударственная) не является источником комплектования государственного или муниципального архива и не передает свои документы в установленном порядке в соответствующий архив, она должна исключить из положения об архиве все, что относится к документам Архивного фонда РФ.

Положение об архиве организации определяет статус архива, его задачи, функции, права и ответственность, состав документов.

Так, основными задачами архива организации являются:

комплектование архива документами (состав документов, поступающих на хранение в архив, должен быть предусмотрен в отдельном разделе положения об архиве);
учет и обеспечение сохранности документов;
создание научно-справочного аппарата к документам архива;
использование хранящихся в архиве документов.

Если в процессе деятельности организации создаются документы, относящиеся к Архивному фонду РФ, то одной из важнейших задач архива является подготовка и передача этой части документации на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными законодательными и иными нормативными правовыми актами в области архивного дела, принятыми Российской Федерацией и субъектами РФ.

Из задач архива вытекают выполняемые им функции, к основным из которых относятся:

1) ведение списков организаций и (или) структурных подразделений организации - источников комплектования архива;

2) прием упорядоченных документов от структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;

3) учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

4) создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива;

5) информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации;

6) организация использования документов по запросам организаций и частных лиц, учет и анализ использования архивных документов организации;

7) подготовка ответов на социально-правовые запросы граждан;

8) проведение экспертизы ценности документов, организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив (если организация является источником комплектования соответствующего архива);

9) проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;

10) организация работы по составлению номенклатуры дел организации;

11) оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами;

12) участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

13) участие в мероприятиях по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в т. ч. в организациях - источниках комплектования архива.

ТРЕБОВАНИЯ К АРХИВНЫМ ПОМЕЩЕНИЯМ

Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил. В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением. Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы.

В настоящее время в нашей организации создается архив. Что нужно учесть при выборе и подготовке помещения архива, в котором в будущем будут храниться наши документы?

Выбирая здание (помещение), подходящее для хранения архивных документов, учитывайте, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения:

1) архивохранилище;

2) помещение для приема, временного хранения документов, акклиматизации документов;

3) помещение для использования документов;

4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.

Если у вас нет возможности отвести под архив несколько комнат, а весь архив должен располагаться в одном помещении, необходимо разделить его перегородками, отделив, как минимум, хранилище документов от рабочей зоны.

Архив организации следует расположить в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении. Это помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи. Вблизи здания (помещения) архива не должно быть и объектов, загрязняющих воздух.

Идеальным случаем является размещение архива в специально построенном здании, но чаще всего для хранения архивных документов организации приспосабливают уже имеющееся у них здание или помещение.

Какие основные требования предъявляются к помещению архива?

Основными требованиями к помещениям архива являются:

расположение хранилища в административном здании (нельзя размещать хранилище документов в зданиях, занятых службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии);
помещение не должно быть старым (ветхим), сырым, неотапливаемым, не отвечающим санитарно-гигиеническим требованиям;
помещение должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантированным от затопления, должно иметь запасной выход, в помещении не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Обратите внимание!
Не рекомендуется размещать хранилище документов в подвальных помещениях и на верхних этажах здания или переоборудовать под архив чердачные помещения

Конечно, исключения из правил могут быть: например, если подвал сухой и отапливаемый и имеется искусственная вентиляция, обеспечивающая двух- или трехкратный воздухообмен в час, а на верхних этажах может быть создан нормальный температурно-влажностный режим.

Особые требования предъявляются к электропроводке: она должна быть скрытой, штепсельные розетки - герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники должны располагаться вне помещений хранилищ.

Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества. В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Я работаю менеджером по персоналу. Не так давно в нашей организации отвели помещение под архив. Оборудовали его по всем нормам соответствующим образом. В следующем месяце наш руководитель предполагает ввести помещение в эксплуатацию. Подготовку поручил мне, а как правильно это сделать - я понятия не имею. Какова процедура ввода в эксплуатацию помещения, предназначенного для работы архива?

Окончательное решение о пригодности того или иного здания (помещения) для архива организации принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции. Только после соответствующей экспертизы архив размещают в приспособленных зданиях или помещениях организации.

Такая экспертиза требуется для определения огнестойкости зданий или помещений, долговечности основных конструкций, а также прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, наличия и состояния отопительных и вентиляционных систем. Она проводится силами представителей самой организации (как правило, сотрудников архива), пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется соответствующий акт.

РЕЖИМЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Одна из важнейших задач архива - обеспечение сохранности документов. С этой целью следует создать оптимальные условия их содержания. Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих их утрату. Соответственно в архиве должны соблюдаться определенный световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы.

Световой режим

Архивные документы на бумажном носителе следует хранить в темноте, поэтому естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов от действия света их размещают в шкафах или на стеллажах в картонных коробках, папках или других контейнерах, изготовленных из безвредных для документов материалов.

Все виды работ с архивными документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп.

Температурно-влажностный режим

Основные правила устанавливают параметры температурно-влажностного режима в помещении архива.

Требования к температурно-влажностному режиму хранения документов

Вид документации	Температура, °С	Относительная влажность воздуха, %
Бумажные документы	17-19	50-55
Чёрно-белые плёночные материалы	15	40-55
Цветные плёночные материалы	2-5	40-55
Документы на магнитных дисках и дисковых накопителях	8-18	45-65
Документы на магнитных лентах	8-18	15-50
Документы на оптических дисках	10-23	20-50

Для контроля уровня температуры и влажности в хранилище устанавливают приборы (термометры - для измерения температуры воздуха; психрометры - для измерения одновременно температуры воздуха и влажности; гигрометры - для измерения влажности воздуха). Контрольно-измерительные приборы устанавливаются в главном проходе хранилища, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в журналах учета: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым режимом - два раза в неделю, при нарушении режима хранения - ежедневно.

Обратите внимание!
При наличии рекомендаций фирм-производителей, устанавливающих специальные режимы хранения носителей, следует придерживаться рекомендаций производителя

В архивохранилище недопустимы резкие колебания температуры и влажности. При длительном повышении относительной влажности воздуха до 80-90% необходимо принимать меры по нормализации условий хранения документов (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин роста влажности).

Санитарно-гигиенический режим

Во избежание появления в архиве плесени, грызунов, насекомых, пыли помещения архива должны содержаться в чистоте. В хранилище должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

В архивохранилище необходимо:

не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, шкафов, стеллажей и помещений;
не реже одного раза в месяц проводить влажную уборку помещений с применением антисептиков.

Рекомендуется два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) обследовать помещения хранилища и документов для своевременного обнаружения насекомых и плесени. При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции документов и помещений.

ОБОРУДОВАНИЕ АРХИВОХРАНИЛИЩА СРЕДСТВАМИ ХРАНЕНИЯ

Для размещения документов в архиве организации используют металлические стеллажи или металлические шкафы.

Стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон - с учетом особенностей помещения и оборудования. Нельзя размещать стеллажи (шкафы) вплотную к наружным стенам здания из-за возможности их промерзания или вплотную к источникам тепла из-за возможности перегрева.

Нормы расстановки средств хранения также установлены Основными правилами.

Нормы расстановки средств хранения

Сейчас наша организация оборудует архив. Мне поручили определить, какая площадь для этого потребуется. Подскажите, как рассчитать площадь для размещения архива?

Существует разработанная специалистами методика расчета площадей под размещение архива. При определении площади исходят из следующих данных:

стеллаж длиной 1 м вмещает 30 папок типа «Корона» или 50 папок-скоросшивателей;
обычный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 полок.

Таким образом, на одном стеллаже размещается: максимум - 600 дел, минимум - 350-400 дел.

При подсчете нужно также учитывать: расстояние между стеллажами - не менее 0,8 м, ширина стандартного стеллажа - 65 см, длина -чуть более 1 м, учитывая толщину боковых стоек.

Как правильно разместить документы в архивохранилище?

Обратите внимание!
Для расчета площадей необходимо знать количество дел, подлежащих хранению, а также учитывать, сколько дел поступит на хранение как минимум в ближайшие три-пять лет

Порядок расположения документов в хранилище определяется планом (схемой) их размещения. Для закрепления места расположения документов в архивохранилище все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо, от входной двери по часовой стрелке. Кроме того, составляются постеллажные, а если в архиве организации хранятся документы нескольких фондов (например, в архиве организации хранятся документы организации до ее акционирования или документы головной организации и ее филиалов - в этих случаях архивы организации до акционирования и после будут являться отдельными фондами, так же как и архив головной организации и архивы филиалов), то и пофондовые указатели, где обозначается место размещения документов.

Форма карточки пофондового топографического указателя

Примерная форма карточки постеллажного топографического указателя

Обратите внимание!
Если в организации нет лица, отвечающего за хранение документов, ответственность за их сохранность несет руководитель организации

Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и прикрепляются на его торцевой стороне. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в картотеке в порядке номеров фондов.

Конечно, сотрудники архива структурного подразделения, например кадровой службы, могут помнить, в каком порядке размещены документы, и без указателей (как правило, в этом случае документы размещаются по годам от наиболее ранних к более поздним).

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ПРАВИЛ ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Ответственность за нарушение правил хранения архивных документов организации установлена . Она возлагается на руководителя архива организации или сотрудника, отвечающего за ведение архива. В случае отсутствия лица, ответственного за хранение документов, отвечать за их сохранность будет руководитель организации.

Вы живем, и в нашей жизни постоянно происходят изменения: рождаются наши дети, умирают близкие нам люди, меняется работа и место жительства, мы строим новые дома и сажаем на своих участках деревья. Все это в современном мире фиксируется на бумаге. Не все документы человек может сохранить в течение длительного времени. И здесь на помощь приходят архивы. В учреждение «Зональный государственный архив в г. Мозыре» ежегодно поступают запросы и заявления от физических и юридических лиц по вопросу наведения справок, подтверждающих трудовой стаж и размер заработной платы, имущественные и наследственные права граждан, проживание в населенных пунктах, состав семьи, пребывание в детских домах и многим другим вопросам, связанным с обеспечением прав и законных интересов граждан.
Какие же документы хранятся в архиве, по каким вопросам и куда необходимо обращаться, чтобы получить интересующий ответ? Об этом рассказывает заведующий отделом информации и ис¬пользования документов зонального госархива Е.В. Домашкевич:
«На хранении в зональном госархиве г. Мозыря находятся докумен¬ты семи районов бывшей Полесской области: Мозырского, Калинковичского, Ельского, Наровлянского, Петриковского, Лельчицкого и Житковичского, а также документы за довоенный период бывших Комаринского, Василевичского, Туровского и Домановичского рай¬онов, начиная с 1917 года.
Документы учреждений и организаций по личному составу (приказы, распоряжения, лицевые счета, ведомости по зарплате, личные де¬ла работников и др.) хранятся 75 лет. Поэтому запросы и заявления о наведении справок о работе, учебе и т.д. необходимо направлять в пер¬вую очередь в соответствующую организацию. При ликвидации организации необходимо искать правопреемника или обращаться в вышестоящее учреждение, и только при отсутствии там необходимых доку¬ментов вы приходите в государственный архив.
Если Вам необходимо навести справку о дате, месте рождения, бракосочетания, смерти, обратитесь в органы записи актов гражданского состояния по месту рождения. При отсутствии таких данных в отделах ЗАГСа граждане, которые родились в сельской местности, могут обратиться в сельские Советы по месту рождения, где найдут все необходимые сведения в похозяйственных книгах (частично похозяйственные книги сельских Советов, начиная с 1944 г., находятся на хранении в госархиве г. Мозыря). При отсутствии похозяйственных книг или записей в них необходимо обратиться в областной архив ЗАГСа (ул. Крестьянская, 20, 246050, г. Гомель), где находятся архив¬ные записи за довоенные и послевоенные годы.
Сведения о выделении жилых помещений, приватизации, обмене квартир, выделении земельных участков под строительство жилых до¬мов, гаражей и мн. др. находятся в документах городских, районных и сельских исполнительных комитетов, хранящихся в Мозырском госар¬хиве.
Договоры купли-продажи, дарения, нотариально заверенные завещания граждан, свидетельства о праве наследования имущества за 1949-1952 гг. находятся на хранении в госархиве. Все остальные документы хранят¬ся в нотариальной конторе Наровлянского района.
Гражданские и уголовные дела, определения и приговоры по ним Народного суда Наровлянского района за 1944-1960 гг. находятся на хранении в госархиве. Все остальные документы хранятся в суде Наров¬лянского района.
Чтобы получить сведения о погибших, пропавших без вести военнослужащих Советской армии в годы ВОВ и после нее, сделайте запрос в центральный архив Министерства обороны Российской Федера¬ции (ул. Кирова, 74, 142100, г. Подольск, Московская область).
О службе и работе в воинских частях на территории Беларуси об¬ращайтесь в центральный архив Министерства обороны Республики Беларусь (ул. Кулешова, 1а, 220118, г. Минск).
Сведения об участии в ликвидации последствий на Чернобыльской АЭС можно получить в Департаменте по ликвидации последствий катастрофы на Черно¬быльской АЭС Министерства по ЧС РБ (пр-т Победителей, д. 23, корп. 1, 220004, г. Минск).
Сведения об участии в партизанском движении в годы ВОВ на территории Беларуси можно найти в государственном учреждении «Национальный архив Республики Беларусь» (пр-т Независимости, 116, 220114, г. Минск) и учреждении «Государственный архив обще¬ственных объединений Гомельской области» (ул. Крестьянская, 14, 246050, г. Гомель).
Чтобы узнать сведения о нахождении в фашистских концлагерях и на принудительных работах в годы ВОВ, необходимо направить запрос в государственное учреждение «Национальный архив Республики Беларусь» (пр-т Не¬зависимости, 116, 220114, г. Минск), или в учреждение «Государст¬венный архив Гомельской области» (8-й переулок Ильича, 26-а, 246042, г. Гомель). В документах зонального госархива г. Мозыря име¬ются списки граждан, расстрелянных, повешенных и замученных немецко-фашистскими захватчиками, а также насильственно угнанных в Германию.
На хранении в госархиве г. Мозыря имеются документы, подтверждающие факты репрессий в 1920-1932 гг. Для получения сведений о ссылке, высылке, направлении на спецпоселение вследствие раскулачи¬вания, реабилитации лиц, подвергнутых в административном порядке к принудительному труду в условиях ограничения свободы, обращайтесь в УКГБ РБ (пр. Скорины, 17, 220623, г. Минск,) в УКГБ Гомельской об¬ласти (ул. Билецкого, 1, 246701, г. Гомель), в информационно-аналитические управления МВД (УВД облисполкомов).
О нахождении и воспитании в детских домах есть сведения в управлении образования Гомельского облисполкома (ул. Крестьянская, 14, 246050, г. Гомель) или в районных отделах обра¬зования. В архивных документах г. Мозыря имеются частичные списки воспитанников детских домов Полесского региона за 1944-1961 гг.
Исторические сведения до 1917 года можно найти в государственных учреждениях: «Национальный исторический архив Белару¬си» (ул. Кропоткина, 55, 220002, г. Минск), государственное учреж¬дение «Национальный исторический архив Беларуси в г. Гродно» (пл. Тизенгауза, 2, 230023, г. Гродно).
В учреждении «Зональный государственный архив в г. Мозыре» запросы о подтверждении трудового стажа и заработной плате, о пребывании в детских домах, насильственном угоне в Германию в годы ВОВ и ряд других исполняются бесплатно (оплачиваются только услуги за оформление заявления и печатание справки). Все остальные катего¬рии справок биографического и имущественного характера исполняют¬ся на платной основе. Стоимость такой справки составляет 17 240 руб¬лей.
Если Вам нужна справка, подтверждающая Ваши права и закон¬ные интересы, на помощь придут сотрудники архива, помогут в розыске документов и дадут необходимые рекомендации.При личном обращении в архив гражданам необходимо при себе иметь документ, удостоверяющий личность. В своем заявлении, направленном в адрес архива, гражданам необходимо указать фамилию, имя, отчество, на кого запрашивается справка (женщинам - указать добрачную фамилию), год рождения, название учреждения или организа¬ции, в которой работали, период работы и должность или другие сведе¬ния, необходимые для наведения справки, а также адрес проживания. Для подтверждения сведений о трудовом стаже и заработной плате необходимо наличие ксерокопии трудовой книжки. Госархив принимает заявления граждан и по телефону.
Обращайтесь к нам, и мы сделаем все в пределах наших возможностей.
Наш адрес: ул. Октябрьская, 2, г. Мозырь. Учреждение «Зональ¬ный государственный архив в г. Мозыре», тел. 8-02351-7-75-96 (отдел информации и использования документов)».
Елена МИХАЙЛОВА
Теги .

Как вы думаете, почему зарплата американских архивистов и др. специалистов, имеющих отношение к управлению документами, не уступает уровню доходов юристов? Да, в США свои правила игры: закон суров. Порча или утеря документов ведет к поражению компании на многих фронтах: во время переговоров, проверок, судебных разбирательств и пр. Отсюда высокие требования к архивистам. Но в этом американцы не одиноки.

В последние годы в российском законодательстве в сфере сохранности документов произошло немало больших и малых переворотов. И тех, кто продолжает довольствоваться штучными коробками или завалами в комнате, которую по привычке зовут архивом, ждет отрезвляющее открытие: архивные документы - это не бумаги на пенсии, а живой массив, востребованный долгие годы (вплоть до 75 лет и постоянно!) после мнимой «смерти». И мы вам докажем, что в интересах вашей компании обеспечить им полный «пансионат».

Без исключений!
Сохранять архивные документы должны все

Архив – это необходимость. Требованиями главного архивного закона (см. Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» с изменениями от 4 октября 2014 года), который носит межотраслевой характер, повязаны все организации независимо от формы собственности. И поскольку ни одно юридически значимое действие не происходит без создания документов (включая электронные), под действие закона попадают все (см. ).

В отличие от государственных органов и органов местного самоуправления, где создание и поддержание архивного отдела является обязательным, архивный закон закрепляет за коммерческими организациями право выбора. Быть или не быть архиву решает руководство компании. Однако вместе с этим закон требует обеспечить сохранность архивных документов. На практике это означает, что архив (или архивохранилище) нужно не только иметь. Важно также знать, как им управлять на постоянной основе. Только в этом случае можно рассчитывать на то, что в будущем документы станут верным другом компании, а не ее тайным врагом.

Обязанность хранить архивные документы не только косвенно вытекает из положений архивного закона, но и прямо следует из требований отдельных нормативных актов. На уровне отраслевого законодательства (например, бухгалтерского или кадрового дела) и законов, регламентирующих коммерческую деятельность (об акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью), хранение архивных документов обязательно и столь же неизбежно, как ведение бухучета или составление устава фирмы. Это относится не только к организациям, но и к гражданам, ведущим предпринимательскую деятельность (ИП).

Всему свое время.
И лучше, когда это время по закону

Коробки и мешки, покачнувшиеся стеллажи и калейдоскоп папок на столе – привычное «украшение» офиса. Безликое? Отнюдь. Архив остается аморфной массой только до тех пор, пока вы не возьмете в руки архивные законы и настольное пособие каждого архивиста – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Каждому виду документов отпущен свой срок архивной жизни. Табели учета рабочего времени – 1 год, регистры бухгалтерского учета – 5 лет, личные карточки работников – 75 лет и т. д. (согласно Перечню 2010 года). «Личность» архива поистине масштабна! И для компании возраст каждого документа имеет значение. Если поспешить с уничтожением некоторых бумаг, то встречать трудовую, налоговую и архивную проверку придется с пустыми руками. А значит, и штрафы для вас уже не за горами.

Несмотря на то, что многие перечни находятся в открытом доступе, а в интернете уже созданы автоматизированные сервисы онлайн-проверки сроков хранения архивных документов , правильно определить «время» жизни может лишь опытный специалист. Те, кто не знаком с делопроизводственными особенностями документа, вряд ли разберутся в тонкостях этой работы. Зачастую компании игнорирует тот факт, что документ имеет несколько функций, и срок хранения необязательно определяется по самой очевидной. Например, первичные бухгалтерские документы по дебиторской задолженности. Типичная ошибка – определение сроков их хранения как первичной бухгалтерской документации, а не документов, содержащих информацию о задолженности. В результате: преждевременное уничтожение и судебные тяжбы. А следом – понимание того, что для защиты собственных интересов необходим не только юрист, но и архивист (штатный или по договору аутсорсинга), который сможет учесть позицию всех подразделений организации: юридического, бухгалтерского, клиентского и др.

«А нам все равно!»
Архивная проверка не прощает равнодушия

Безразличие к архиву несовместимо с безопасностью бизнеса. Если вы относитесь к тем, кому «все равно», то включите в свой антикризисный план меры по спасению бюджета. Архивная проверка любит равнодушных. Но расплачиваться за «любовь» проверяющих вам придется рублем. Согласно ст. 27 закона «Об архивном деле», нарушение архивного законодательства (в частности, правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов) чревато административными штрафами и уголовной ответственностью. Так, за каждый испорченный или потерянный документ граждане заплатят от 100 до 300 руб., должностные лица – от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 КоАП).

Миф о том, что архивная проверка не постучит в двери коммерческой компании, до сих пор живуч среди бизнесменов (см. ). Основанием для проверки может стать жалоба бывшего сотрудника или недовольного контрагента. Но даже если вы добросовестный работодатель и честный партнер, не исключено, что в вашем архиве неожиданно объявятся «государственные» документы. И такое тоже возможно. Благодаря расширенному толкованию понятия Архивного фонда РФ, комиссия, проводящая экспертизу ценности документов, может обнаружить в вашем архиве документы, «имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение». А, следовательно, и спросить с вас по всей строгости.

Инспектор на пороге – архивист наготове?

Налоговая служба и трудовая инспекция – еще две веские причины осознанно подойти к управлению архива. Если опыт других компаний оказался для вас неубедительным, будьте готовы к жесткому «кнуту».

Вопросов у налоговых сотрудников обычно не много: где документы? И ответ на вопрос, почему их нет, влияет на то, как налоговая будет вас убеждать в необходимости навести в архиве порядок. В «чемодане» налоговых наказаний есть административные штрафы на все случаи жизни. И в последние годы наметилась тенденция к их ужесточению. Согласно поправкам, внесенным в НК РФ в 2010 году, непредставление документов карается штрафом в размере 200 руб. за каждый документ – как для юридических лиц, так и для ИП. Инспекторы также могут счесть, что вы отказываетесь сообщать сведения налоговому органу (5-20 тыс. руб.), препятствуете законной деятельности представителя органов госконтроля (от 0,5 до 10 тыс. руб.) или мешаете проведению (завершению) проверки (от 5 до 50 тыс. руб.).

С трудовыми инспекторами отношения еще более любопытные (см. ). В отличие от других проверяющих «трудовики» могут практически все. Личные карточки работников, приказы о приеме на работу, учредительные документы и копии др. документов, соответствующих цели поверки, подлежат передаче трудовым инспекторам – за любой временной период. При условии, что срок хранения запрашиваемых документов не истек. Так как документы по личному составу хранятся в архиве организации на протяжении не одного десятилетия, инспекторы вправе потребовать, например, личное дело работника, уволившегося 5 или 20 лет назад. Ваш архивист готов к такому повороту событий? На ответ «нет» трудовой инспектор может незамедлительно ответить статьей 19.7 КоАП «Непредставление сведений (информации)», предусматривающей штрафы от 100 руб. (для граждан) до 5 тыс. руб. (для юрлиц).

О ликвидации компании.
Мы в ответе за документы, которые приручили

До июня 2009 года руководство ликвидирующейся компании могло спать спокойно, даже не имея в архиве некоторые документы. С момента вступления в силу закона от 28 апреля 2009 года № 73-3-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ» ситуация радикально изменилась. Впервые в российском законодательстве о банкротстве за отсутствие документов была введена персональная ответственность топ-лиц. Теперь ликвидация – процесс более болезненный, с точки зрения передачи документов. Если в архиве нет необходимых документов (а закон устанавливает, что является необходимостью), платить придется собственным имуществом в рамках так называемой субсидиарной ответственности (см. ).

В 2013 году спать спокойно перестали не только руководители. Поводом для беспокойства стал Федеральный закон от 28 июня 2013 года № 134-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части противодействия незаконным финансовым операциям». Черным по белому в нем написано: «При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно». При этом в список лиц, которых можно привлечь к субсидиарной ответственности за необеспечение сохранности бухгалтерских документов, попали учредители, главные бухгалтеры, архивисты и даже экс-менеджеры.

Ужесточение ответственности в сфере обеспечения сохранности документов – мера неприятная, но действенная. Метод «кнута» заставляет организации всерьез задуматься о регламентации работы с документами на всех этапах их жизненного цикла: от поступления в архив и до уничтожения. Управляемый архив – это безопасный архив. Он готов к встрече с долгожданным инспектором и любым рабочим заданием, которое можно решить без лишней бумажной рутины. Если и эти аргументы звучат для вас неубедительно, наберитесь терпения – и время в дуэте с законом протрубит вам о том, что в условиях меняющегося рынка вы сильно отстали от главного состава.