Экономическая информация

Информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и обеспечивает решение задач управления народным хозяйством и его звеньями, называется управленческой .

Экономическая информация (ЭИ) – это совокупность различных сведений экономического характера, используемых для планирования, учета, контроля, анализа и управления народным хозяйством и его звеньями.

Виды экономической информации

· по функциям управления – учетная, плановая, статистическая, оперативного управления и др.;

· по месту возникновения – внутренняя и внешняя;

· по стадиям образования – первичная и вторичная;

· по способу представления – цифровая, алфавитно-цифровая, графическая;

· по стабильности – переменная, условно-постоянная, постоянная;

· по полноте – недостаточная, достаточная, избыточная;

· по истинности – достоверная, недостоверная ;

· по временному периоду возникновения – периодическая и непериодическая .

Структурные единицы ЭИ – реквизиты, показатели, документы, массивы .

Реквизиты выражают определенные свойства объекта и подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания.

Реквизит-признак характеризует качественные свойства объекта (н-р, Ф.И.О. исполнителя, наименование работы).

Реквизит-основание дает количественную характеристику объекта, выраженную в определенных единицах измерения (н-р, количество изделий в штуках , цена продукта в рублях ).

Реквизиты имеют наименования и значения . Область значений описывается форматом.

Формат определяет тип и максимальную длину значений. Тип может быть числовым, символьным, логическим и дата/время. Для записи формата используются определенные символы.

Н-р, в формате цифра 9 означает позицию десятичной цифры, А – буквы, Х – любого символа, В – двоичной цифры (0 или 1).

Примеры записи форматов

Совокупность реквизита-основания и логически связанных с ним реквизитов-признаков, имеющих экономический смысл, образует показатель .

Пример показателя

На основе показателей строятся документы.

Документ – материальный объект, содержащий информацию, оформленную в установленном порядке, и имеющий правовое значение в соответствии с действующим законодательством.

Экономические объекты широко применяют различные документы (платежные поручения, акты, сводки, ведомости и т. д.) для отражения своей деятельности.

Совокупность документов одного вида, объединенных по определенному признаку, образует массив .

Пример массива – множество финансовых отчетов предприятий некоторой отрасли.

Автоматизированная информационная система (АИС) – это совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств, а также специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.

Важнейший элемент АИС – информационное обеспечение (ИО). Это информация, характеризующая состояние управляемого объекта и являющаяся основой для принятия управленческих решений. Одним из компонентов ИО является информационная база.

Информационная база включает внутреннюю и внешнюю информацию, хранящуюся на различных носителях.

Внутренняя – финансово-хозяйственное состояние экономического объекта в различные временные интервалы.

Внешняя – состояние рынка и конкурентов, процентные ставки и цены, налоговую политику и др.

Внемашинная организация экономической информации

Информационная база АИС состоит из двух взаимосвязанных частей: внемашинной и внутримашинной.

Внемашинная – та часть ЭИ, которая обслуживает систему управления в виде, воспринимаемом человеком без каких-либо технических средств.

Внемашинная часть представлена различными документами. Документы классифицируют по:

· сфере деятельности – плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и др.

· отношению к объекту управления – входящие, исходящие, промежуточные, архивные;

· назначению – распорядительные, исполнительные, комбинированные;

· способу использования – разовые и накопительные;

· способу заполнения – заполняемые вручную или при помощи технических средств.

В документе выделяется:

· заголовочная часть , которая включает: наименование объекта, характеристику документа (индекс), наименование документа, зону для проставления кодов, постоянных реквизитов-признаков;

· оформляющая часть, в которой содержатся подписи лиц, ответственных за правильность его составления, а также дата составления.

Классификация – это распределение множества объектов на подмножества в соответствии с установленными признаками сходства или различия.

Признак сходства или различия, положенный в основу классификации, называется ее основанием .

Совокупность правил классификации и результат классификации называется системой классификации .

Существует две системы классификации – иерархическая и фасетная.

В фасетной системе заданное множество объектов делится на группировки по нескольким независимым признакам (фасетам). Пример – классификация промышленной продукции «Обувь»: по материалу, по качеству, по половозрастному признаку.

Иерархическая система – когда какое-либо множество объектов подразделяется на классы, подклассы, группы и т.д. последовательно, по взаимоподчиненным основаниям. Пример :

Кодирование информации – это образование и присвоение кодового обозначения объекту классификации, признаку классификации и(или) классификационной группировке.

Коды позволяют: уменьшить объем информации, вводимой в ЭВМ; облегчить запись на машинные носители; осуществить поиск и сортировку; обеспечить наглядность выходных документов.

Коды классифицируют по:

· форме представления – цифровые и алфавитно-цифровые;

· длине – однозначные и многозначные;

· методу образования – порядковые, серийно-порядковые, разрядные, комбинированные.

Порядковый – объектам присваиваются порядковые номера, начиная с единицы.

Серийно-порядковый – выделяются серии номеров, а внутри серии – присваиваются порядковые номера.

Разрядный метод – для кодирования объектов, определяемых несколькими соподчиненными признаками. Каждому признаку классификации –определенное число разрядов, в пределах которого кодирование начинается с единицы.

Пример . Составить код студента, который обучается в институте, где: 2 отделения (дневное и заочное); 5 факультетов; на дневном отд. – 4 курса, на заочном – 5; на каждом курсе– не более 6 групп; в группах – не более 35 студентов. Тогда структура кода студента такова:

Длина кода студента – 6 разрядов.

Коды проставляются согласно классификаторам. Классификатор – систематизированный свод наименований объектов и их кодовых обозначений. Они делятся на общегосударственные (н-р, классификатор отраслей народного хозяйства), отраслевые (н-р, классификатор видов оплат в легкой промышленности) и локальные ((н-р, классификатор структурных подразделений предприятия).

3. Внутримашинная организация экономической информации

Внутримашинная часть информационной базы АИСхранится на машинных носителях в отдельных не связанных между собой файлах данных или в едином месте, называемом базой данных (БД).

Файловая организация данных для обработки больших массивов информации, часто используемых многими, имеет ряд недостатков :

1) высокая степень избыточности данных в файлах ;

2) жесткая связь данных и прикладных программ ;

3) нет возможности установки связи между данными разных файлов ;

4) ограниченный контроль данных ;

5) недостаточные возможности управления данными .

Причины, обусловившие появление и быстрое развитие БД:

· недостатки файловой организации;

· необходимость централизации данных с целью коллективного доступа к ним;

· повышенные требования к скорости обработки и достоверности данных;

· технический прогресс в аппаратных средствах.

БД в общем смысле можно определить как определенным образом организованную совокупность данных.

База данных – это именованная совокупность данных, отображающая состояние объектов, их свойства и взаимоотношения в некоторой предметной области.

Объектом может быть предмет, вещество, событие, лицо, явление, абстрактное понятие, то есть все то, что может характеризоваться набором значений некоторой совокупности атрибутов.

Атрибут – это информационное отображение свойства объекта. Н-р, объект «книга» характеризуется атрибутами – «наименование», «авторы», «количество страниц», «тираж», «цена» и др.

Предметная область – это часть реального мира, которая описывается и моделируется с помощью БД.

Преимущества БД

1. БД можно рассматривать как информационную модель объекта , от обоснованности, точности и достоверности которой во многом зависит эффективность управления объектом.

2. В БД информация хранится централизованно . Многие могут иметь возможность доступа, просмотра и изменения данных в одно и то же время, при этом пользуясь самой последней версией информации. Легче изменять и согласовывать данные. Экономится дисковое пространство.

3. Организация данных в базах дает возможность быстрого поиска, отображения и анализа данных .

БД представляет собой новый подход к организации данных. Возможно обращение к данным без знания физического расположения их в памяти компьютера , вследствие чего доступ к данным и их обработка более просты. Разработка прикладных программ, использующих БД, становится проще, быстрее, дешевле.

Информационная система управления – это «совокупность информации, экономико- математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений». 2

4 Базовыми классификационными признаками информационных систем управления являются: уровень в системе управления (например, федеральный, региональный, муниципальный); область функционирования объекта управления (экономическая, социальная и иные сферы функционирования); виды процессов управления (технологические, экономические, кадровые, сбытовые процессы на предприятии); степень автоматизации информационных процессов (от ручной информационной системы до полной автоматизации управленческого процесса)

7 Системно-структурная классификация. Структура информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами. Подсистема – это часть, компонент системы, выделенный по какому-либо признаку. Все подсистемы принято делить на две большие группы: функциональные подсистемы; обеспечивающие.

Современная система управления информационным объектом представляет собой человеко-машинный комплекс со следующими семью основными подсистемами обеспечения: 1. информационное; 2. организационное; 3. техническое; 4. математическое; 5. лингвистическое; 6. программное; 7. правовое.. 9

Информационное обеспечение Это совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации; общие принципы построения баз данных, информационно-логических моделей баз данных. Информационное обеспечение это схема информационных потоков, циркулирующих как в организации в целом, так и в конкретной предметной области (сбытовой, кадровой, финансовой и т.п.). Информационное обеспечение реализуется в виде файловой системы или в виде базы данных. 10

К средствам математического обеспечения относятся: методы математической статистики; средства моделирования процессов управления; типовые задачи управления (в областях финансов, бухгалтерского учета, баланса рабочего времени и т.п.); методы математического программирования, теории массового обслуживания, кластерного анализа и т.д. 14

Структура жизненного цикла ИС в соответствии с международным стандартом ISO/IEC базируется на трех группах процессов: 1. Основные процессы: приобретение, поставка, разработка, эксплуатация, сопровождение; 2. Вспомогательные процессы: документирование, верификация, контроль и обеспечение качества и др.; 3. Организационные процессы: управление проектами, обучение и др. 17

Любая информационная технология в объектах организационно-экономического типа есть совокупность взаимосвязанных информационных процессов. Каждый из процессов в спою очередь содержит определенный набор операций, реализуемых теми либо иными средствами. Задача технологии – получение из исходного информационного ресурса качественно нового информационного продукта, на основе которого может быть принято обоснованное управленческое решение. Поскольку информационный ресурс обрабатывается (преобразуется), необходимо знать его виды и качественные характеристики. Организационно-экономическая или бизнес-деятельность связана с особым продуктом, называемом экономической информацией.

Экономическая информация как понятийная категория по своей природе, с одной стороны, соответствует понятию "информация", а с другой – отражает особенности своей среды функционирования, т.е. экономики.

Чаще всего под этим термином понимается преобразованная и обработанная совокупность сведений, отражающая состояние и ход экономических процессов. В более формализованном определении под экономической информацией понимается объективизированное воплощение знаний об экономических отношениях и процессах воспроизводства материальных, трудовых и стоимостных ресурсов и услуг, ожидаемых или реализуемых на практике и устраняющих неопределенность в отношении исхода этих процессов и услуг.

Однако экономическая информация не только воспроизводит состояние и направление развития экономических объектов и отраслей, но и выявляет механизм взаимосвязей между их звеньями. Таким образом, экономическая информация – это совокупность сведений, используемых для планирования, учета, контроля, регулирования при управлении бизнес-объектами. Поскольку экономическая информация обеспечивает решение бизнес-задач управления в объектах различного типа и иерархии, она выступает и как разновидность управленческой информации. При этом в информационных процессах она играет двоякую роль: как предмет труда (возникшая первоначально) и как продукт труда (обработанная и пригодная для использования). Отсюда при рассмотрении экономической информации с кибернетических позиций можно сделать вывод, что она есть некоторое приращение исходных сведений в пользовательский продукт, используемое с целью принятия решений, направленных па обеспечение заданного состояния бизнес-объекта и его оптимального развития.

Экономическая информация не возникает сама по себе. Она обязательно имеет свой источник и своего потребителя. Ее можно увидеть, услышать, получить, прочитать, передать, записать и хранить, изменить и уничтожить. Эти свойства экономической информации позволяют отнести ее к особой категории материальных объектов и рассматривать как специфический элемент информационно-коммуникационных систем управления. Как особое свойство материи экономическая информация не может существовать без своего носителя и средств перемещения ее во времени и пространстве. Носителем информации может быть не только сам материальный объект, непосредственно физически наблюдаемый, но и его образ в виде световых, звуковых, магнитных, электрических либо других видов сигналов и состояний.

Экономическая информация как особый элемент систем управления может рассматриваться (классифицироваться) с самых различных сторон.

Прежде всего она подразделяется по характеру принадлежности к сфере материального производства и к непроизводственной сфере, а внутри – по отраслями и подотраслям хозяйствующих субъектов. По временны́м стадиям, т.е. функциям управления, выделяется прогнозная, плановая, учетная, статистическая, аналитическая информация. Вид готовящегося управленческого решения позволяет классифицировать экономическую информацию на стратегическую, тактическую и информацию оперативного управления.

Важными критериями классификации экономической информации являются соответствие ее отражаемым процессам и состояниям (достоверная и недостоверная ), а также полнота отражения события (достаточная, недостаточная, избыточная ).

Содержательная сторона циркулирующей в разных объектах информации зависит от ее отраслевой принадлежности и уровня управления. Тем не менее, в процессе обработки информация проходит стадии, общие для управления разными экономическими объектами. Обобщенная упрощенная схема обработки, отражающая назначение информации и источники ее возникновения, представлена на рис. 1.3.

Рис. 1.3.

Относительно технологии решения экономических задач в системах управления различают входную, промежуточную и выходную информацию.

С позиций управления системой входная информация (1) поступает в орган управления извне, откуда далее в виде управляющей информации (3) передается объекту управления. Однако для выработки управленческих решений в технологической подсистеме входной информацией считается и первичная информация, которая получается в результате непосредственного измерения или подсчета. Для объектов промышленного производства – это объем выпущенной продукции, численность рабочих, время простоев, запасы на складе и т.д., для банков и финансовых компаний – процентные ставки, объемы активов и пассивов, кредитов и депозитов, действующие нормы выплат по ним и т.д. Первичная информация теснее всего соприкасается с конкретной стороной деятельности управляемых экономических объектов, причем включает как медленно изменяющиеся (условно постоянные), так и оперативные (переменные) данные. Особенность первичной информации заключается в том, что она, как правило, содержит объемные характеристики объектов. Эти объемные характеристики, обрабатываемые затем совместно с нормативно-справочными данными, позволяют получить подробную оценку фактического состояния и динамики управляемого объекта. С точки зрения процесса управления обработанная информация выполняет роль обратной связи (4), поступающей от управляемого объекта и показывающей достигнутые результаты, а также отклонения от нормативного функционирования объекта (5). Остальная часть входной информации – ее иногда называют внешней – условно делится на директивную и осведомляющую и поступает из сторонних по отношению к управляющей системе объектов. Директивная информация исходит из вышестоящих органов и в зависимости от характера подчиненности может включать параметры и условия формирования экономических обязательств, плановые задания и их корректировки, выделенные лимиты. Осведомляющая информация поступает от вышестоящих органов, а также от поставщиков, подрядчиков, транспортных организаций, банков, пенсионных фондов, страховых компаний, органов местной власти, так или иначе связанных с объектом управления. Если директивные данные непосредственно влияют на цели функционирования объекта, то осведомляющие (2) определяют условия его работы и для гибкого принятия решения должны быть вовремя переданы в управляющий орган системы. Директивные и осведомляющие данные, в отличие от первичных, преимущественно имеют стоимостный или безразмерный характер.

По стабильности изменения во времени выделяют переменную, условно-постоянную и постоянную информацию. К условно-постоянной информации прежде всего относят технологические, материальные и трудовые нормативы, расчетные коэффициенты, каталоги, номенклатурные справочники. Критерий стабильности информации важен при организации в рамках систем обработки экономической информации самостоятельных массивов и баз данных.

Нормативно-справочная информация, как и входная, является исходным материалом для последующей обработки. Она используется многократно и после первоначального ввода длительное время хранится в системе управления. Наиболее характерными операциями при ее обработке являются выборка данных из соответствующих массивов и их обновление. При создании информационных систем специфика хранения, обновления и использования нормативно-справочной информации обусловливает ее выделение вместе со средствами поиска и обновления в отдельную подсистему. Из нормативно-справочной и входной информации в результате обработки получается многообразная производная информация. Методы обработки информации могут быть самыми разными: от простой передачи, агрегирования и группировки до сложных экономических расчетов. Производная информация, полученная в результате таких расчетов, отражает более сложные экономические характеристики производства: себестоимость разных видов продукции, производительность труда, рентабельность.

Для сравнения характеристик текущей работы объекта с директивными заданиями часть производной информации выражается в тех же показателях, что и директивные задания. Однако производная информация значительно шире но составу и форме представления, чем входная и выходная, поскольку она отражает все разнообразие используемой информации и сложность ее обработки. Во многом она зависит от типа экономико-математических моделей, которые используются при организации процессов управления. Получение производной информации является целью обработки и определяет выбор соответствующих методов.

В управленческом процессе и процессах преобразования информации выделяется учетная, прогнозная и плановая информация. Учетная информация соотносится с фактическим процессом производства и его конкретными экономическими условиями. В нее входят как первичная информация, так и часть производной – данные о фактическом выпуске продукции по стоимости, номенклатуре и качеству, о затратах ресурсов, потерях, запасах, использовании оборудования, начисленной заработной плате, налоговых и премиальных выплатах и др. Они получаются из первичных данных с использованием имеющихся нормативов, тарифов, цен, ставок и других видов нормативно-справочной информации. Специфика учета как функции управления определяет специфику обработки учетной информации и необходимость ее первоочередной автоматизации. Учетная информация описывает уже совершившиеся процессы, реально существующие условия. Она определенна и не зависит от последующих действий или принимаемых решений. В отличие от нее прогнозная и плановая информация может корректироваться при изменении условий или целей. Расчеты учетных и плановых данных образуют в некотором смысле встречные потоки. В процессе расчетов учетные данные группируются, агрегируются и идут от натуральных показателей к стоимостным, а плановые данные – наоборот, от стоимостных и укрупненных натуральных показателей к детальным данным технической подготовки и обеспечения производства. Учетная и плановая информация является основой всего процесса управления, включая регулирование, анализ, прогнозирование и другие функции. Так, оценка деятельности фирмы получается при прямом сравнении соответствующих показателей учетных и плановых данных. Вместе с нормативно-справочной учетная и плановая информация оказывается внутренней для органов управления и при создании информационных систем должна храниться в ее информационной базе. Над ней проводят наиболее сложные виды обработки, обеспечивая решение управленческих задач.

Окончательным итогом обработки можно считать получение выходных данных. Выходными их называют потому, что подразумевается управление ими (или контроль) со стороны вышестоящих (внешних) органов. Обычно данные при этом физически не удаляются, а участвуют в последующих циклах обработки. Часть из них поступает к объекту управления, а часть – к вышестоящим органам и другим подразделениям. Информация, поступающая к объекту управления, оказывает нужные воздействия и тем самым влияет на его дальнейшую работу. Эта информация обычно вырабатывается с участием человека, определяется в процессе принятия решений, и поэтому ее называют управляющей. Примером могут служить данные о фондах экономического стимулирования, показатели объема и структуры инвестиций и т.д. Информация, поступающая к вышестоящим органам, менее объемна но сравнению с первичной, она имеет характер отчетности и должна выдаваться в установленных статистическими, налоговыми и другими органами управления формах. Деление выходной информация на управляющую и отчетную достаточно условно, так как она может содержать одни и те же данные. К выходным относят также данные, поступающие к другим подразделениям и являющиеся для них осведомляющими.

Экономическая информация как материальная категория обладает целым рядом свойств. Одним из них является свойство адекватности. Адекватность информации, или соответствие создаваемого информационного образа реальному объекту, – это такое ее свойство, которое прежде всего интересует потребителя информации. Это свойство может выражаться в трех формах: синтаксической, семантической и прагматической.

Синтаксическая адекватность характеризует воспроизведение формально-структурных параметров отражения и не учитывает смысловые и полезностные параметры объекта или процесса. На этом уровне учитываются скорость обработки и передачи информации, тип носителя и способ представления информации на носителе, надежность применяемых кодов.

Семантическая адекватность выражает степень соответствия образа объекта и самого объекта. Именно этот уровень предполагает проектирование структурного состава документов, разработку логической структуры базы данных, создания системы классификации и кодирования и др.

Прагматическая, потребительская адеекватиость отражает отношение между информацией и ее потребителем, соответствие информации задачам управления, которые реализуются на ее основе. Прагматические свойства информации проявляются тогда, когда она соответствует интересам пользователя и целям управления.

Принципиальное значение для проектирования и реализации информационных технологий решения управленческих задач имеют следующие свойства экономической информации:

• преимущественное алфавитно-цифровое представление при ее описании;
• значительный объем переменных и постоянных данных, используемых для решения задач экономического управления;
• дискретность, ибо экономическая информация характеризует состояние объекта или процесса на определенный момент или за определенный интервал времени;
• нахождение источников информации в разных местах и невозможность их концентрации для централизации сбора и регистрации данных;
• сохраняемость при обработке на различных технологических этапах;
• возможность многократного использования одних и тех же данных, причем даже и одновременно у разных потребителей;
• сохраняемость у отправителя при передаче ее, в том числе по каналам связи;
• способность к агрегированию по разным группировочным признакам, к детализации и сжатию;
• цикличность как повторяемость стадий обработки информации для большинства технологических процессов с достаточно ограниченным кругом операций (сортировка и группировка, арифметическая обработка, сравнение, накопление итогов и др.);
• возможность длительного хранения для повторного использования без потери качества;
• самостоятельность содержания по отношению к своему носителю;
• широкое распространение различных форм документов с подтверждением их юридического статуса.

Конспект лекций по дисциплине

СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

Информационные системы и технологии (4 курс О E , OM )

Экономическая информация

Понятие информационная потребность тесно связано с понятием цели и функции управления. Можно сказать, что потребность в информации - это условия, по которым определённые данные содействуют достижению целей управления.

Информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и обеспечивает решение задач организационно – экономического управления называется управленческой.

Она представляет собой разнообразные сведения экономического, технологического, социального, юридического, демографического и др. содержания. Таким образом, информация является одним из важнейших ресурсов наряду с энергетическими, материальными, трудовыми и финансовыми ресурсами.

Экономическая информация (ЭИ) и потребность в ней возникает в процессе экономической деятельности людей. ЭИ – это информация, характеризующая процессы и явления производственно-хозяйственной деятельности объектов управления и их структурных звеньев.

ЭИ является предметом автоматизированной обработки и:

Имеет тенденцию к постоянному увеличению объемов данных;

Отображает все стороны деятельности предприятий, организаций через систему натуральных, стоимостных и других показателей;

Может быть цифровой, символьной, имеет линейную форму подачи;

В основной своей массе дискретна и фиксируется на материальных носителях;

Характеризуется массовостью, большими объемами, долговременным сохранением и небходимостью накопления, повторением циклов возникновения и обработки в установленных временных границах;

Характиризуется многообразием источников и потребителей;

Характиризуется значительным удельным весом логических операций при её обработке;

Имеет сложную структуру.

ЭИ должна также обладать следующими свойствами:

1. достоверность и полнота;

2. ценность и актуальность;

3. ясность и понятность.

Информация достоверна, если она не искажает истинное положение дел. Информация полна, если её достаточно для понимания и принятия решений. Ценность информации зависит от того, какие задачи решаются с её помощью. Ясность и понятность - заключаются в том, что информация описана языком пользователя

ЭИ в процессе обработки преобразуется в новые знания, которые могут использоваться для принятия управленческих решений и пополнения знаний управленческого персонала.

Объекты и функции управления

Объекты управления на государственном уровне в условиях рыночной экономики таковы:

Отрасли производства;

Ассоциации, территориальные и др. комплексы;

Производственные и научно-производственные объединения;

Государственные, акционерные, арендные, совместные, малые и др. предприятия;

Биржи, банки, налоговые органы и др. организации и учреждения.

В свою очередь целевыми объектами управления на предприятиях, объединениях и всех вышеперечисленных объектах являются ресурсы:

Материальные; трудовые; финансовые; основные способы производства и готовая продукция .

Весь процесс управления тем или иным ресурсом выглядит как единое целое, в рамках которого (этого процесса) действуют взаимосвязанные информационные потоки, которые проходят через все функции управления:

1. учёт – одноразовый сбор и системная обработка всей фактической достоверной информации про наличие, движение ресурсов, а также про процессы и явления, которые происходят в процессе производственной или иной деятельности предприятия;

2. контроль – слежение за положением дел на объекте управления по всем параметрам, а также за своевременным и полным исполнением руководящих (управляющих) команд;

3. анализ – сопоставление нормативных, плановых и фактических показателей, которые характеризуют процессы, происходящие на объекте управления, выявление отклонений (от нормы) и выявление причин;

4. координация и регулирование ;

5. планирование и прогнозирование (различных показателей – прибыли, рентабельности, риска и т. д.);

6. Организация производства (производственного процесса) – моделирование организационных структур управления и имитация процессов производства при использовании разных критериев и параметров;

7. составление отчётности – формирование сводных показателей, которые отражаются в типовых формах установленной бухгалтерской, статистической и других формах документации.

Все эти функции должны быть обеспечены информацией, которая составляет информационную базу объекта управления (предприятия).

Структура экономической информации

Информационный массив –практически интерпретирует номенклатуру (объединяет реальные значения реквизитов, которые образуют информационное сообщение).

Под массивами понимается структурная ЕИ, представляющая набор данных одной формы со всеми их значениями, либо сочетание таких наборов данных, относящихся к одной задаче подсистемы. В последнем случае массив называется укрупненным.

Примером массива служит совокупность данных об учете материальных ценностей на складах предприятия, а примером укрупненного – движение этих материальных ценностей. Массив, в свою очередь, состоит из более мелких информационных единиц, обычно из показателей, в некоторых случаях только из реквизитов одного вида.

Информационный поток – совокупность инф. массивов, которые относятся к одному участку управленческой работы.

Информационная подсистема – совокупность информационных потоков, которые характеризуют в целом одну управленческую функцию.

Информационная система - совокупность информационных подсистем, которые характеризуют в целом объект управления.

В Государственном Стандарте Украины ДСТУ 2874-94 дано такое определение ИС:

I нформац i йна система – система, яка орган i зовуе пам’ять i ман i пулювання i нформац i ею щодо проблемно i сфери. Назначение ИС – описание экономического объекта, его состояния, взаимодействия всех уровней управления, что выражается в экономических показателях (натуральных, стоимостных и др) важнейшее свойство ИС – единство управленческой информации, что означает единое информационное обеспечение системы управления.

Основные функции ИС:

§Вычислительная - своевременная и качественная обработка информации во всех аспектах, которые интересуют систему управления;

§Отслеживающая - отслеживает и формирует всю необходимую для управления внутреннюю и внешнюю информацию;

§Накопительная - обеспечивает безостановочное накопление, систематизацию, сохранениеи обновление всей необходимой информации;

§Коммуникационная – обеспечивает передачу необходимой информации в заданные пункты;

§Информационная – реализует быстрый доступ, поиск и выдачу необходимой информации;

§Регулирующая – осуществляет информационно-управляющее влияние на объект управления и его части при отклонении от заданных показателей;

§Оптимизирующая – обеспечивает оптимальный расчеты по мере изменения целей, критериев и условий функционирования объекта управления;

§Прогнозирующая – выявляет основные тенденции, закономерности и показатели развития объекта управления;

§Анализирующая – определяет основные показатели технико-экономического развития объекта управления;

§Документальная – обеспечивает формирование всех учееетно-отчетных. Планово-распорядительных. Конструкторско-технологических и других форм документов.

Документ – это основное средство регистрации отдельных фактов хозяйственной деятельности. Документ – это информационное сообщение на естественном языке, зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющее юридическую силу.

Документы можно классифицировать по ряду признаков, например:

По сфере деятельности –плановые, учётные, статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и другие;

По отношению к объекту управления - входящие (первичные), исходящие (сводные),

промежуточные, архивные;

По назначению – распорядительные, исполнительные, комбинированные;

По обмену отражаемых операций – единичные, сводные;

По способу использования – разовые и накопительные;

По числу учитываемых позиций – однострочные и многострочные;

По способу заполнения – вручную или при помощи средств автоматизации учёта.

Вся документируемая информация обеспечивает приведение множества экономических показателей в определённую систему, для того, чтобы установить терминологическое единство, однозначность описания, взаимосвязь между показателями.

Экономическая информация (ЭИ) классифицируется по стадиям воспроизводства и элементам производственного процесса, рассматриваемым в качестве объекта управления. Поэтому выделяется ЭИ снабжения и распределения по материальным и трудовым ресурсам и т. д.

Разновидности эк. инф-ии по стадиям управления:

Прогнозная,

Плановая,

Учетная,

Прогнозируемая инф-ия связана с прогнозами, учетная – с бухгалтерским, статистическим, оперативным учетом .

ЭИ подразделяется по критерию соответствия отражаемым явлениям на достоверную и недостоверную. С позиций стадий возникновения – первичная и вторичная.

Первичная возникает в итоге действия источников ЭИ. Подразделяется на:

Производственно-хозяйственную,

Индивидуальную.

Вторичная возникает в результате обработки первичной и другой вторичной, Либо только первой, либо только второй. Непосредственной связи с источником инф-ии здесь не требуется. Среди вторичной различается:

Промежуточная,

Окончательная.

По полноте ЭИ делится:

На избыточную,

Достаточную,

Недостаточную.

По стабильности ЭИ бывает:

Постоянная,

Условно-постоянная,

Переменная.

С позиции технологии решения эк. задач различается инф-ия:

Входная,

Промежуточная (переходящая),

Выходная.

Инф-ия, подлежащая обработке, называется входной , она также исходные данные. Выходная инф-ия – результат обработки исходных данных, но она включает помимо результатов обработки некоторые первичные данные. Переход инф-ии может использоваться для решения этих задач в последующих периодах.

Эк. задачи обладают рядом особенностей:

Системностью,

Массовостью,

Повторяемостью,

Формализуемостью и др.

По сложности алгоритмических решений:

Задачи прямого счета,

Оптимизационные,

Информационно-поисковые,

Агрегации и дезагрегации,

Факторные и многофакторные и др.

В задачах прямого счета – реализация арифметических операций для нахождения результата. Оптимизационные задачи – решение перебором большого числа вариантов с поиском более благоприятного ответа. Инф-поисковые – связаны с поиском заданной инф-ии. Задачами агрегации достигается укрупнение инф-ии. Для факторных и многофакторных задач присуще определение влияния одного фактора на все другие. Задачи прямого счета доминируют в бухучете, оптимизации, планировании.

Измерение объемов экономической информации и ее видов

Эк. информация оценивается количественно, когда изменяются ее объемы и качественно, когда нужно определить ее ценность. Это необходимо для грамотного расчета потребности ресурсов АСУ, расчета потребности в кадровой обеспеченности и принятие управленческого решения. Методика расчета объемов информации и установление ее ценности зависят в первую очередь от подхода к понятию ЭИ.

Существует несколько различных методических положений количественной и качественной оценки информации, принципиальное различие между которыми состоит в толковании сущности эк. информации.

С кибернетической позиции ЭИ – это мера, соотношение между данными и их получателем. Этой мерой является приобретение новых знаний, данных, то есть степень новизны и полезности. Только полезные данные являются информацией. В кибернетике это связано с устранением неопределенности, поскольку информация вносит ясность. Поэтому информация считается мерой определенности организованности. А раз это мера, ее можно измерять количественно. Этим занимается теория вероятностей.

При кибернетическом подходе количественная информация рассматривается в следующем виде: единицей количества информации явл. объем, содержащийся в соотношении поступления двух равновероятных событий. Такая информация конкретизируется в зависимости от выбранного основания логарифмов, поскольку ее определение выводится путем суммирования вероятностей и событий.

Например, предположим, что поступлений денежных средств на счет в обусловленное время или их не поступление равновероятны. Соотношение наступления одного из событий несет одну единицу информации, либо да, либо нет.

Если логарифмирование вероятностей ведется по двоичному основанию, то такая единица называется битом . Здесь бит непосредственно связан с формулой:

Знак (-) имеет место потому, что рассчитываем энтропию, а информация= - энтропия. Таким образом, количественное измерение объемов информации с кибернетических позиций требует предварительного определения вероятности каждого события и последующего логарифмирования.

При таком подходе сообщение о наступлении непременного события информация отсутствует, и наоборот. Чем значительнее изменяется величина с наступлением события по сравнению с ожидавшейся ее величиной, тем сообщение содержит большее количество информации. Например, вероятность своевременного получения от покупателей средств различна, для первого – 1/8, для второго –15/16. Сообщение об оплате несет в себе следующее количество информации:

I –

II –

Определение ценности ЭИ при кибернетическом подходе строится аналогично на основе математической вероятности. Рассматривается какая-либо задача. Предположим набор некоторых исходных данных:

P1=S при этом вероятность:

Путем сопоставления изменение величины логарифм вероятности этих вариантов можно посчитать относительную ценность информационной совокупности.

Здесь ценность данных составляет 1 бит, отражая приращение вероятности, достигает цели при использовании этого набора данных. Для решения задачи величину ценности других данных можно определить в битах. Для этого необходимо их вероятности сопоставить с вероятностью первой информационной совокупности. Таким образом, устанавливается ценность вариантов.

Измерение объемов экономической информации и измерение ее ценности при отождествлении

информации.

Объем ЭИ в этом случае рассчитывается с помощью трех измерителей – знаков, реквизитов, показателей. Наиболее универсальным явл. измерение объема в знаках. При этом числовая или алфавитная информация измеряется либо отдельно, либо в совокупности, поскольку заменяется кодами. Это позволяет использовать двоичные знаки при применении ЭВМ в качестве всеобщей единицы измерения объема любой информации.

Количественная оценка информации осуществляется в битах и производных от них величинах. Объем информации рассчитывается по количеству показателей. Для этой цели используются реквизиты или показатели производной формы, либо эталонные. Объем информации находится также по количеству:

Документов,

По количеству структурных элементов позиций.

Здесь также возможно применение любых и эталонных носителей и спец. коэффициентов перевода. Более точно получается расчет объемов информации по конкретным формам реквизитов, показателей, документов и так далее. Он связан с однородной информацией определенного содержания. Ценность ЭИ определяется по 2 основ-ным направлениям – семантическому и прагматическому .

Семантический подход нацеливается на содержательную оценку информации, устанавливает ее смысловое содержание в самом общем плане. Прагматический подход заключается в такой же оценке информации с более конкретной позиции получателя информации. Прагматическая оценка имеет цель установить полезность, ценность тех или иных единиц информации, поэтому она субъективна. Это приводит к тому, что одни и те же данные с высокой содержательностью могут иметь различную ценность для разных пользователей. Семантической определение заключается в преимущественно качественной оценке ее структурных единиц. Такая оценка позволяет выявить степень содержательности документов. Она рассчитывается как количество знаков и количество показателей.

Прагматическое направление связано с определением степени полноты, своевременности, точности. Для этого устанавливается перечень факторов с весовыми значениями.

Классификаторы и коды экономической информации

Расходный кассовый ордер

Накладная

Штриховое кодирование – это один из типов автоматической идентификации, использующим метод оптического считывания информации. Существуют коды:

Upc – универсальный товарный код (США и страны Америки)

Ean – европейский товарный код

Ucc | ean - единый стандартизированный код.

Цель штрихового кодирования - отражение таких информационных свойств товара, которые обеспе-чивают реальную возможностьпроследить за их движением к потребителю, что связано с повышением эффективности управления производством. Необходимость в штриховом кодировании продиктована, в основном, следующими соображениями:

· Огромное количество наименований товаров

· Отсутствие достоверной и своевременной информации у поставщиков о поступлении товаров к потребителю

· Возможность деятельности различных производителей на едином товарном рынке

· Управление потоками информации по запросу на основе идентификации любого товара

· Обмен информацией как внутри организаций, так и между ними с помощью методов и средств электронного обмена данными.

Информационный процесс управления

Информационный процесс управления – совокупность управленческих операций, главным предметом которых является информация.

Информационная процедура- совокупность однородных операций, связанных с воздействием на информацию.

С эк. информацией осуществляется много операций, которые по признаку однородности и целевых функций объединяются в ин. процедуры.

Стадия сбора . Включает первоначальное восприятие и прием информации, возникающие в результате действия источников информации. Примером таких источников служат подразделения производственно-хозяйственной деятельности, а также деятельность директивных органов управления. При первоначальном сборе ставится задача уловить объективно информацию, и соотв. образом ее представить. Поэтому первоначальный сбор сопровождается представлением. Эк. инф. при первоначальном сборе прежде всего регистрируется.

Прием регистрир. данных . Он явл. разновидностью сбора информации. Эта процедура сопровождается обычно оформлением поступившей информации и определение ее дальнейшего использования. При сборе данных ставится гл. цель – получить точное, своевременное, достоверное и полное отображение явлений эк. жизни, директивных и иных заданий. Собранная или полученная информация включается в стадию преобразования.

Информация изменяется в пространстве, времени, с формально содержательной стороны. В соответствии с этим выделяют три инф. поцедуры:

Передача,

Хранение,

Выч. обработка.

Передаваемая информация изменяется в пространстве. Различают несколько вариантов процедуры в зав. от вида передачи – физическое перемещение носителей и дистанционная передача данных по телеграфным каналам.

При дистанционной передаче по каналам могут передаваться исходные данные задач, подлежащих автоматизированному решению и результаты решений. Такая разновидность инф. передачи называется двусторонней. Если передаются только исходные данные, то связь – односторонняя.

Процедура хранения информации реализуется в нескольких вариантах, в зав. от формы представления информации. Например, хранение в запоминающем устройстве ЭВМ, длительное архивное хранение. Процедура хранения информации обычно завершается поиском ее соответствующих единиц для дальнейшего использования.

Поиск органически связан с хранением. В процессе хранения информация может утрачивать свою ценность под влиянием фактора времени или в силу возникших обстоятельств. Иногда это влечет за собой изъятие единиц информации, их уничтожение, но знач. чаще единицам присваивают новое значение – актуализация данных . Посредством ее значения определенных единиц поддерживаются на заданном уровне.

Обработка информации необходима для изменения ее единиц по форме и значению и закл. в получении результативной информации. Достигается это посредством использования значительного числа арифметических и логических операций. Обработке подлежит не только информация, но и ее структурное преобразование и инф. отношения. Выч. обработка занимает ведущее место как по объему, так и по значимости в АСОД и АСУ.

Стадия потребления информации включает получение готового продукта (выходной информации) и ее использование. Оно выходит за рамки компетенции АСОД. Выходная информация предназначена для принятия управленческих решений, их формирования, а также для директив вышестоящих органов управления. Поскольку потребление информации состоит и в новом включении информации в процедуру сбора и преобразования, то уместно говорить о кругообороте эк. информации. Это следующие процедуры:

Представление,

Кодирование,

Размножение,

Идентификация.

Рассмотрение стадий инф. процедур может конкретизироваться в процессе реализации разных управленческих работ на предприятии. Например, в бухгалтерской работе выделяют первичный учет и непосредственный учетный процесс, включающий стадии обработки данных и потребления информации. В АХД можно выделить формирование информации для эк. анализа и аналитические расчеты и далее выработку управленческих решений.

Автоматизированные информационные системы (АИС) и их классификация

Любой системе управления экономическим объектам соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой (ЭИС).

ЭИС - это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

ЭИС является системой информационного обслуживания работников управленческих служб различных уровней и выполняет различные функции по наполнению, хранению, передаче и обработке информации.

Автоматизированная информационная система (АИС) – представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств, и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

Технические средства АИС: компьютеры, средства связи (телекоммуникации), оргтехника (телефон, факс и т. д.).

Чем вызвана необходимость создания АИС в экономике? Тем, что для принятия управленческих решений надо переработать огромное количество документов (информации).

Автоматизация в общем виде представляет собой комплекс действий и мероприятий технологического, организационного и экономического характера, который позволяет уменьшить степень участия или полностью исключить непосредственное участие человека в осуществлении той или иной функции производственного процесса или процесса управления.

Таким образом, АИС можно рассматривать как человеко-машинную систему с автоматизированной технологией получения результатной информации, необходимой для информационного обслуживания специалистов и оптимизации процесса управления в различных сферах человеческой деятельности.

С помощью АИС обеспечивается многовариантность расчётов, принимаются рациональные решения, в том числе в режиме реального времени, организуется комплексный учёт и экономический анализ , достигаются оперативность, достоверность получаемой и используемой информации. Следовательно повышается качество управления экономическим объектом.

С помощью АИС, к сожалению, может перерабатываться далеко не вся информация, используемая для управления объектом , поскольку на любом предприятии циркулируют огромные информационные потоки, играющие важную роль в принятии решений, но обработка которых с помощью компьютеров невозможна (рис.1.2.). Причина этого заключается в сложности структуризации информации и формализации процесса её переработки.

В АИС от объекта управления направляется только та часть информации (см. рис.2.) - О2, которую можно систематизировать и обрабатывать с помощью компьютера. Аналогично от управленческого аппарата передается в АИС лишь часть директивной информации - П2, которая может быть соответствующим образом переработана и передана объекту управления. Доля информации, обрабатываемая в АИС, для различных уровней управления колеблется по отношению к общему объему от 10 до 20 %. В процессе управления принимаются решения трех категорий: стратегические, тактические и оперативные . В соответствии с этой классификацией управленческий аппарат обычно имеет трехуровневую иерархию: высший, средний и оперативный уровни .

Высший уровень (высшее руководство) определяет цели управления, внешнюю политику, материальные, финансовые и трудовые ресурсы, разрабатывает долгосрочные планы и стратегию их выполнения.

В его компетенцию входят анализ рынка, конкуренции, конъюнктуры и поиск альтернативных стратегий развития предприятия на случай выявления угрожающих тенденций в сфере его интересов.

На среднем уровне основное внимание сосредоточено на составлении тактических планов, контроле за их выполнением, слежением за ресурсами и разработке управляющих директив для выхода предприятия на требуемый планом уровень

На оперативном уровне происходит реализация планов и составляются отчеты о ходе их выполнения. Руководство здесь состоит, как правило, из работников, обеспечивающих управление цехами, участками, сменами, отделами, службами. Основная задача оперативного управления заключается в согласовании всех элементов производственного процесса во времени и пространстве с необходимой степенью его детализации.

На каждом из уровней выполняются работы , в комплексе обеспечивающие управление. Эти работы принято называть функциями . В зависимости от целей можно выделить функции различной степени общности. Типичными являются следующие Функции: планирование, учет, анализ и регулирование. Рассмотрим их содержание, ибо впоследствии все они должны быть трансформированы в компьютерные программы.

Планирование - функция, посредством которой в идеальной форме реализуется цель управления. Планирование занимает значительное место в деятельности высшего руководства, меньше - на среднем и минимальное - на оперативном уровне. Планирование на высшем уровне управления касается будущих проблем и ориентировано на длительный срок. На среднем уровне планирование осуществляется на более короткий срок, при этом план высшего уровня управления детализируется. Показатели на этом уровне более точные. Оперативное управление предполагает самую детальную проработку плана.

Учет – Функция, направленная на получение информации о ходе работы предприятия. Учет в основном осуществляется на оперативном и среднем уровнях управления. На высшем уровне управления учет отсутствует, однако на его основе в полной мере выполняются анализ результатов производства и регулирование его ходом.

Анализ и регулирование - сопоставление фактических показателей с нормативными (директивными, плановыми), определение отклонений, выходящих за пределы допустимых параметров, установление причиной отклонений, выявление резервов, нахождение путей исправления создавшейся ситуации и принятие решения по выводу объекта управления на плановую траекторию. Действенным инструментом для выявления причин отклонений является факторный анализ , а для поиска путей выхода из создавшейся ситуации - экспертные системы . Взаимосвязь между уровнями управления и осуществляемыми ими функциями по объему выполняемых работ представлена в таблице.

Взаимосвязь функций и уровней управления

Уровень управления	Планирование		Анализ и регулирование
Высшее руководство	Значительное	Отсутствует	Значительное
Средний уровень	Умеренное	Значительный	Умеренное
Оперативное управление	Незначительный	Значительный	Отсутствует

Первоначально большинство АИС обеспечивали оперативный уровень управления: обработку счетов, учет товаров и материалов, расчет заработной платы, обработку заказов и др. В последствии стали разрабатываться системы, обеспечивающие выполнение расчетов на среднем уровне: расчеты квартальных, месячных и годовых планов выпуска продукции, составление планов сбыта продукции и т. д.

Тема 1.3: Системное программное обеспечение

Тема 1.4: Сервисное программное обеспечение и основы алгоритмизации

Экономическая информатика и информация

1.1. Теоретические основы экономической информатики

1.1.3. Экономическая информация и информационные технологии

Экономическая информация – это преобразованная и обработанная совокупность сведений, отражающая состояние и ход экономических процессов. Экономическая информация циркулирует в экономической системе и сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. Экономическую информацию следует рассматривать как одну из разновидностей управленческой информации.

Экономическая информация может быть:

• управляющая (в форме прямых приказов, плановых заданий и т.д.);
• осведомляющая (в отчетных показателях, выполняет в экономической системе функцию обратной связи).

Информацию можно рассматривать как ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам. Информационные ресурсы – совокупность накопленной информации, зафиксированной на материальных носителях в любой форме, обеспечивающей ее передачу во времени и пространстве для решения научных, производственных, управленческих и других задач.

Информационные технологии

Сбор, хранение, обработка, передача информации в числовой форме осуществляется с помощью информационных технологий. Особенностью информационных технологий является то, что в них и предметом и продуктом труда является информация, а орудиями труда – средства вычислительной техники и связи.

Основная цель информационных технологий - производство необходимой пользователю информации в результате целенаправленных действий по ее переработке (Рис. 1.).

Рис. 1.

Известно, что информационная технология – это совокупность методов, производственных и программно-технологических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации.

С точки зрения информационных технологий для информации необходим материальный носитель в качестве источника информации, передатчик, канал связи, приемник и получатель информации.

Сообщение от источника к получателю передается через каналы связи или посредством среды (Рис. 2.).

Рис. 2.

Информация является формой связи между управляемыми и управляющими объектами в любой системе управления. В соответствии с общей теорией управления, процесс управления можно представить как взаимодействие двух систем - управляющей и управляемой. Структура системы управления представлена на рисунке 3.

Рис. 3.

Система управления предприятием функционирует на базе информации о состоянии объекта, его входов Х (материальные, трудовые, финансовые ресурсы) и выходов Y (готовая продукция, экономические и финансовые результаты) в соответствии с поставленной целью (обеспечить выпуск необходимой продукции).

Управление осуществляется путем подачи управленческого воздействия 1 (план выпуска продукции) с учетом обратной связи - текущего состояния управляемой системы (производства) и внешней среды (2, 3) - рынок, вышестоящие органы управления.

Назначение управляющей системы - формировать такие воздействия на управляемую систему, которые побуждали бы последнюю принять состояние, определяемое целью управления.

Применительно к промышленному предприятию с некоторой долей условности можно считать, что цель управления - это выполнение производственной программы в рамках технико-экономических ограничении; управляющие воздействия - это планы работ подразделении, обратная связь данные о ходе производства: выпуске и перемещении изделии, состоянии оборудования, запасах на складе и т.д.

Очевидно, что планы и содержание обратной связи - не что иное, как информация. Поэтому процессы формирования управляющих воздействий как раз и являются процессами преобразования экономической информации. Реализация этих процессов и составляет основное содержание управленческих служб, в том числе экономических. К экономической информации предъявляются следующие требования: точность, достоверность, оперативность.

Точность информации обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями. Достоверность определяет допустимый уровень искажения как поступающей, так и результатной информации, при котором сохраняется эффективность функционирования системы. Оперативность отражает актуальность информации для необходимых расчетов и принятия решений в изменившихся условиях.