Благодетельный отослать копию. Как отправить документ по электронной почте для чайников
Каждый день мы отправляем десятки электронных писем. Иногда это очень короткие сообщения, например, такие: «Пойдем на обед?». Иногда - , с помощью которых вы презентуете свой бизнес или сайт. Когда писем становится много, а времени - мало, мы начинаем торопиться и совершать ошибки. Обычно пустяковые, вроде опечатки, но порой случаются и такие, которые могут здорово навредить вашей репутации и подпортить отношения с клиентом или сотрудником.
Этого можно избежать, просто нужно быть собранным и знать про кое-какие подводные камни. Вот самые распространенные ошибки, совершаемые во время отправки электронных писем. Внимательно прочитайте и запомните, что сперва нужно сделать небольшую паузу, проверить, все ли в порядке, а уже потом нажимать на кнопку «Отправить».
Вы набираете не тот адрес
Самая частая и самая неприятная ошибка. Представьте, вы хотите отправить довольно личные фотографии другу или подружке, но машинально набираете адрес своего начальника или заказчика. И только после того, как письмо ушло, с ужасом понимаете, что сейчас произошло. Если вас это утешит, то в такую ситуацию каждый из нас попадал хотя бы раз в жизни: юристы отправляли конфиденциальные документы противоположной стороне, дизайнеры - макеты сайтов не тому клиенту и т.д. Но когда это происходит с нами - кажется, земля уходит из под ног.
К счастью, во многих почтовых сервисах, например, в том же Gmail, есть функция . Включите ее и укажите большой временной интервал - так, знаете ли, спокойнее.
Вы забыли про вложение
Вы написали, что к письму прилагается некий файл, но забыли его прикрепить. Еще одна распространенная ошибка, которая часто приводит к недопониманию и извинениям. С одной стороны, ничего страшного, никто не идеален, но лучше сначала все проверить, а уже потом отправлять письмо. А чтобы избежать вопросов со стороны получателя, рекомендуем перечислить все прикрепленные файлы прямо в теле письма. Например, так:
Привет, Максим! Отправляю тебе несколько файлов, они во вложении:
Договор об оказании услуг
Гифку с котиком
Вы не думаете об оформлении
Встречают, как вы помните, по одежке. Если хотите, чтобы ваше письмо не вызвало желания немедленно удалить его, поработайте над его формой. Говорят, ей нужно уделять столько же времени, сколько содержанию. К счастью, сегодня это просто. Для мы рекомендуем воспользоваться приложением Wix ShoutOut, выбрать подходящий шаблон и добавить в него свой текст. Никаких специальных знаний не требуется, просто следите, чтобы все смотрелось аккуратно и красиво. Кстати, у хорошей рассылки есть свои секреты и правила, поэтому советуем прочитать нашего директора по email-маркетингу. Не благодарите.
Вы не указываете тему письма
Тема письма выполняет примерно ту же роль, что заголовок текста. Она появляется рядом с вашем именем, получатель видит ее и понимает, что вы ему прислали: счет-фактуру, итоги встречи, предложение о работе, макет сайта и т.д. Помните, что тема должна быть четко сформулированной, чтобы при необходимости человек быстро отыскал ваше письмо, и убедительной, чтобы он заинтересовался, если речь идет, допустим, о рассылке. Не так давно мы писали о том, если вы подзабыли - стоит перечитать.
Вы не сохраняете черновики
Если вам нравится писать письма в текстовых редакторах, то сохраняйтесь почаще, а не то получится, что вы весь день просидели над письмом, а тут внезапно компьютер завис, и все пропало. Или пишите сразу в почтовом сервисе - тогда все ваши наброски автоматически сохранятся в папке «Черновики».
Вы ведете себя невежливо
Вежливость в переписке важна ничуть не меньше, чем в жизни. Вот основные правила, которые нужно соблюдать всем и каждому:
Всегда благодарите отправителя за письмо, особенно если вы видите, что он хорошо поработал. Помните, в детстве нас всех учили «волшебным» словам? Давайте не будем их забывать, несмотря на то, что мы уже взрослые.
Сохраняйте спокойствие, даже если дело крайне срочное и важное. Нервозность и упреки точно не приведут ни к чему хорошему.
Начинайте и заканчивайте письмо общепринятыми фразами. Степень формальности будет зависеть от того, с кем вы переписываетесь. Если это ваш начальник или просто официальное лицо, не используйте «Привет», «Пока» или «Целую». И наоборот, если пишете коллеге или приятелю - можно обойтись без традиционного «С уважением».
Вы не вычитываете текст
Опечатки могут испортить все впечатление, поэтому внимательно перечитайте написанное письмо, лучше несколько раз. Сомневаетесь насчет орфографии или синтаксиса - зайдите на Грамоту.ру . Лучше семь раз отмерить, то есть проверить, чем потом извиняться за опечатки и доказывать, что вы на самом деле грамотный.
И кстати: если вы боитесь случайно отправить недописанное письмо, сперва напишите весь текст полностью, а только потом набирайте адрес получателя.
Вы не ставите нужных людей в копию письма
Давайте разберемся, кто вообще может получить ваше письмо. Поле «Кому» - это основной получатель. Поле «Сс» - человек, который получит копию. Он не относится к обсуждаемому вопросу напрямую, но хочет или должен быть в курсе. Поле «Bcc» - это скрытые получатели. Вы добавляете их, но основной получатель их не видит. И здесь нужно быть осторожным: можно перепутать Cс и Bcc, и тогда получатель подумает, что за ним шпионят.
Имейте в виду, что некоторым людям важно быть в курсе происходящего. Вы же не хотите слушать упреки на тему «Как ты мог не добавить меня в копию?! Я же работал над этим проектом два месяца!» Если сомневаетесь - добавляйте всех, кто имеет какое-либо отношение к вопросу. Может, не все будут довольны, что их отвлекают, зато к вам не будет никаких претензий.
Электронную почту используют не только для отправления сообщений, но и для пересылки файлов (документов, фотографий и др.). Они называются вложенными или прикрепленными.
Вложенный или прикрепленный файл (аттачмент) — это какой-то файл с компьютера, который мы добавляем к письму для пересылки его по электронной почте.
Как прикрепить файл к письму и отправить его
Допустим, я хочу, чтобы документ, который есть на моем компьютере, оказался на компьютере моего коллеги. Я знаю адрес его электронной почты, значит, могу со своего ящика написать письмо и прикрепить к нему файл.
Когда коллега зайдет в свою почту, он увидит новое сообщение, внутри которого будет документ. Его он сможет открыть прямо в почте или скачать на свой компьютер.
Технология пересылки файлов следующая:
- Открываем свой электронный ящик.
- Пишем письмо: указываем адрес почты получателя, тему и, если необходимо, печатаем сообщение.
- Нажимаем специальную кнопку для добавления файла.
- В открывшемся окошке выбираем файл с компьютера.
- Отправляем письмо, нажав на соответствующую кнопку.
Пример
1. Открываю свой электронный ящик и нажимаю на кнопку написания письма.
| Яндекс.Почта: | Mail.ru: | Gmail.com: |
|
|
|
2. Печатаю адрес того, кому хочу отправить файл, и указываю тему.
Текст можно и не набирать, ведь мне нужно только переслать файл. Но я его обычно печатаю: здороваюсь, объясняю, что именно пересылаю и почему.
3. Для прикрепления файла нажимаю на специальную кнопку вверху или внизу (над или под частью для ввода текста).
| Яндекс.Почта: | Mail.ru: | Gmail.com: |
|
|
|
4. Открывается небольшое окошко с файлами и папками моего компьютера. В нем я должен найти то, что хочу отправить.
Допустим, мне нужно переслать документ, который находится на моем компьютере в Локальном диске D в папке Договоры. Значит, в окошке открываю Локальный диск D:
И открываю папку Договоры:
Показываются файлы, которые есть в этой папке. Нахожу среди них тот, который хочу отправить, и щелкаю по нему два раза левой кнопкой мышки.
Окошко исчезает, а мой документ появляется над или под кнопкой прикрепления.
Сразу после этого мое сообщение с вложенным документом уйдет по указанному адресу. Вот как его увидит получатель:
Обратите внимание на иконку с изображением скрепки в конце. Таким образом почтовый сайт показывает, что внутри есть прикрепленный файл.
Открыв письмо, получатель увидит и текст, и документ, которой сможет посмотреть или скачать на свой компьютер.
Как добавить несколько файлов к письму
В одно письмо можно добавить несколько файлов любого типа. Это могут быть и фотографии, и документы, и музыка и даже видео.
Для этого вовсе необязательно посылать несколько писем - можно написать одно и добавить к нему всё, что хотим отправить. Происходит это так: пишем письмо, добавляем к нему один файл, затем, точно также, другой, третий и так далее.
А что делать, если их не одни-два, а больше десяти? Можно ли добавить папку целиком, а не каждый файл по отдельности?
К сожалению, отправить папку по электронной почте нельзя. Но ее можно заархивировать и прикрепить к письму.
Сделать это можно прямо в окошке, через которое добавляем файл для отправки. Щелкаем правой кнопкой мышки по папке, из списка выбираем 7-Zip или WinRAR и создаем архив.
Затем там же выбираем только что созданный архив, то есть щелкаем по нему два раза левой кнопкой мышки.
Архив, в котором находится нужная для пересылки папка, прикрепляется к письму. Остается только его отправить.
Нюансы
Если Вы планируете отправить более трех файлов в одном письме, то хорошим тоном считается заархивировать их.
Например, я хочу переслать другу десять фотографий. Можно, конечно, отправить десять писем, в каждое из которых добавить по фото. Но это неудобно ни для меня, ни, тем более, для него. Поэтому я решаю послать одно письмо, к которому прикрепить все фотографии.
В этом случае правильнее будет положить их в отельную папку на самом компьютере, потом заархивировать ее и при отправке письма добавить получившийся архив.
В итоге отправится один файл, а не десять. Моему другу будет проще его скачать на компьютер и разархивировать, чем смотреть (скачивать) каждую фотографию по отдельности.
Перед пересылкой фотографий по электронной почте их следует сжимать (уменьшать размер).
Это больше, чем правило хорошего тона. Это необходимость! Но, к сожалению, многие пользователи об этом даже не догадываются.
Подробнее о том, зачем это нужно и как сделать, Вы узнаете из урока «Сжатие фото ».
Задание
- Отправьте со своего электронного ящика письмо с вложенным файлом на свой же адрес. То есть в поле «Кому» напечатайте адрес своей электронной почты. После отправки Вы получите от себя же письмо с этим вложенным файлом.
- Откройте свое письмо и попробуйте посмотреть присланный файл прямо в почте. Затем скачайте его на компьютер и откройте непосредственно с него.
- Отправьте на свой адрес письма с несколькими вложенными файлами (как по отдельности, так и заархивированными).
- Попробуйте отправить фотографии, предварительно сжав их.
Одной из самых востребованных функций на сайте является форма заявки или заказа, данные из которой отправляются на почту владельцу сайта. Как правило такие формы являются простыми и состоят из двух трех полей для ввода данных. Как же создать такую форму заказа? Здесь потребуется использование языка разметки HTML и языка программирования PHP.
Язык разметки HTML сам по себе несложен, нужно всего лишь разобраться в том как и где ставить те или иные теги. С языком программирования PHP все немного сложнее.
Для программиста создать такую форму не составит труда, а вот HTML верстальщику может показаться сложным некоторые действия.
Создаем форму отправки данных в html
Первая строка будет следующей
Теперь соберем все вместе.
Теперь сделаем так, чтобы поля в форме стали обязательными для заполнения. Имеем следующий код:
Создаем файл, принимающий данные из HTML формы
Это будет файл с именем send.php
В файле на первом этапе нужно принять данные из пост массива. Для этого создаем две переменные:
$fio = $_POST["fio"];
$email = $_POST["email"];
Перед названиями переменных в php ставиться знак $, в конце каждой строки ставиться точка с запятой. $_POST это массив в который передаются данный из формы. В форме html при этом указан метод отправки method="post". Так, приняты две переменные из формы html. Для целей защиты своего сайта нужно провести эти переменные через несколько фильтров - функций php.
Первая функция преобразует все символы, которые пользователь попытается добавить в форму:
При этом новые переменные в php не создаются, а используются уже имеющиеся. Что сделает фильтр, он преобразует символ "<" в "<". Также он поступить с другими символами, встречающимися в html коде.
Вторая функция декодирует url, если пользователь попытается его добавить в форму.
$fio = urldecode($fio);
$email = urldecode($email);
Третей функцией мы удалим пробелы с начала и конца строки, если таковые имеются:
$fio = trim($fio);
$email = trim($email);
Существуют и другие функции, позволяющие отфильтровать переменные php. Их использование зависит от того, насколько вы опасаетесь того, что злоумышленник попытается добавить программный код в данную форму отправки данных на почту html.
Проверка данных, передаваемых от HTML формы в файл PHP
Для того, чотбы проверить, работает ли этот код, передаются ли данные можно просто их вывести на экран при помощи функции echo:
echo $fio;
echo "
";
echo $fio;
Вторая строка здесь нужна для того, чтобы разделить вывод переменных php на разные строки.
Отправляем полученные данные из формы HTML на почту при помощи PHP
Для отправки данных на почту нужно воспользоваться функцией mail в PHP.
mail("на какой адрес отправить", "тема письма", "Сообщение (тело письма)","From: с какого email отправляется письмо \r\n");
Например, нужно отправить данные на email владельца сайта или менеджера [email protected].
Тема письма должна быть понятной, а сообщение письма должно содержать то, что указал пользователь в HTML форме.
mail("[email protected]", "Заявка с сайта", "ФИО:".$fio.". E-mail: ".$email ,"From: [email protected] \r\n");
Необходимо добавить условие, которе проверит отправилась ли форма при помощи PHP на указанные адрес электронной почты.
if (mail("[email protected]", "Заказ с сайта", "ФИО:".$fio.". E-mail: ".$email ,"From: [email protected] \r\n"))
{
echo "сообщение успешно отправлено";
} else {
}
Таким образом программный код файла send.php, который отправит данные HTML формы на почту будет выглядеть следующим образом:
$fio = $_POST["fio"];
$email = $_POST["email"];
$fio = htmlspecialchars($fio);
$email = htmlspecialchars($email);
$fio = urldecode($fio);
$email = urldecode($email);
$fio = trim($fio);
$email = trim($email);
//echo $fio;
//echo "
";
//echo $email;
if (mail("[email protected]", "Заявка с сайта", "ФИО:".$fio.". E-mail: ".$email ,"From: [email protected] \r\n"))
{ echo "сообщение успешно отправлено";
} else {
echo "при отправке сообщения возникли ошибки";
}?>
Три строки для проверки, передаются ли данные в файл закомментированы. При необходимости их можно удалить, так как они нужны были только для отладки.
Помещаем HTML и PHP код отправки формы в один файл
В комментариях к этой статье многие задают вопрос о том, как сделать, чтобы и HTML форма и PHP код отправки данных на почту находились в одном файле, а не двух.
Для реализации такой работы нужно поместить HTML код формы в файл send.php и добавить условие, которое будет проверять наличие переменных в массиве POST (этот массив передается из формы). То есть, если переменные в массиве не существуют, то нужно показать пользователю форму. Иначе нужно принять данные из массива и отправить их адресату.
Давайте посмотрим как изменить PHP код в файле send.php:
//проверяем, существуют ли переменные в массиве POST
if(!isset($_POST["fio"]) and !isset($_POST["email"])){
?> } else {
//показываем форму
$fio = $_POST["fio"];
$email = $_POST["email"];
$fio = htmlspecialchars($fio);
$email = htmlspecialchars($email);
$fio = urldecode($fio);
$email = urldecode($email);
$fio = trim($fio);
$email = trim($email);
if (mail("[email protected]", "Заявка с сайта", "ФИО:".$fio.". E-mail: ".$email ,"From: [email protected] \r\n")){
echo "Сообщение успешно отправлено";
} else {
echo "При отправке сообщения возникли ошибки";
}
}
?>
Существование переменной в POST массиве мы проверяем PHP функцией isset(). Восклицательный знак перед этой функцией в условии означает отрицание. То есть, если переменной не существует, то нужно показать нашу форму. Если бы я не поставил восклицательный знак, то условие дословно означало бы - "если существует, то показать форму". А это неправильно в нашем случае. Естественно, что вы можете переименовать его в index.php. Если будуту переименовывать файл, то не забудьте переименовать название файла и в строке
