Сложные лабораторные работы по access. I. Лабораторные работы по базе данных Access. Пошаговое выполнение работы

Введение

В современном мире объемы информации, требующей хранения, увеличиваются ежесекундно. Поэтому использование баз данных является неотъемлемой частью профессиональной деятельности человека.

Простейшие базы данных можно создавать, не прибегая к специальным программным средствам: например, в электронных таблицах Excel. Но существует несколько отличий между ними. Во-первых, системы управления базами данных (СУБД) разрабатываются с целью обеспечения эффективной обработки больших объемов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы. Во-вторых, СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно. И в-третьих, СУБД минимизирует общий объем базы данных. Для этой же цели таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.

Несмотря на то, что в мире существует множество систем управления базами данных, все они имеют некоторые сходства. Поэтому для изучения мы выбрали СУБД Microsoft Access 2007, входящую в пакет Microsoft Office. Ос-

новное назначение Access – дать пользователю простое и доступное средство для создания таких баз данных, которые ему нужны. Несмотря на простоту этой СУБД, она позволяет создавать приложения довольно сложной структуры. При желании систему можно развивать и настраивать собственными силами, используя язык программирования Visual Basic.

Еще одним достоинством Access является ее интегрированность с Word, Excel и другими программами пакета Microsoft Office. Данные легко импортируются и экспортируются из одного приложения в другое.

Методические указания включают в себя пять лабораторных работ.

Лабораторная работа № 1 Знакомство с Access. Создание таблиц

База данных (БД) – упорядоченная совокупность данных, предназначенных для хранения, накопления и обработки с помощью ЭВМ. Для создания и ведения баз данных (их обновления, обеспечения доступа по запросам и выдачи данных по ним пользователю) используется набор языковых и программных средств, называемых системой управления базами данных (СУБД) 1 .

Объекты базы данных Access

К объектам базы данных Access относятся:

1. Таблицы – предназначены для упорядоченного хранения данных.

3. Формы – предназначены для удобного просмотра, изменения и добавления данных в таблицах.

4. Отчеты – используются для анализа и печати данных.

5. Страницы доступа к данным – предназначены для просмотра, ввода, обновления и анализа данных через сеть или из любого места компьютера.

6. Макросы – используются для выполнения часто встречающегося набора макрокоманд, осуществляющих обработку данных.

7. Модули – предназначены для описания инструкций и процедур на языке VBA.

Основным объектом базы данных является таблица, которая состоит из записей (строк) и полей (столбцов). На пересечении записи и поля образуется ячейка, в которой содержатся данные.

Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя , которое не может содержать более 64 символов. В каждом поле содержатся данные одного типа.

Текстовый

Поле МЕМО

Числовой

Дата/Время

Денежный

Логический

Мастер подстановок

Типы данных

Описание

Используется для хранения символьных или числовых данных, не требующих вычислений. В свойстве Размер поля задается максимальное количество символов, которые могут быть введены в

данное поле. По умолчанию размер устанавливается в 50 знаков. Максимальное количество символов, которые могут содержаться в текстовом поле, – 255 Предназначено для ввода текстовой информации, по объему пре-

вышающей 255 символов; может содержать до 65 536 символов Предназначен для хранения числовых данных, используемых в математических расчетах. На вкладках Общие и Подстановка можно установить свойства числового поля, среди которых Раз-

мер поля, Формат поля, Число десятичных знаков

Используется для представления даты и времени. Выбор конкретного формата даты или времени устанавливается в свойстве

Формат даты

Предназначен для хранения данных, точность представления которых колеблется от 1 до 4 знаков после запятой. Целая часть может содержать до 15 десятичных знаков Предназначен для автоматической вставки уникальных последо-

вательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел в качестве номера новой записи. Номер, присвоенный записи, не может быть удален или изменен. Поля с этим типом данных используются в качестве ключевых полей таблицы Предназначен для хранения одного из двух значений, интерпре-

тируемых как «Да / Нет», «Истина / Ложь», «Вкл. / Выкл.» Содержит данные, созданные в других программах, которые используют протокол OLE. Это могут быть, например, документы Word, электронные таблицы Excel, рисунки, звуковые и видеозаписи и др. Объекты OLE связываются с базой данных Access или внедряются в нее. Сортировать, группировать и индексировать поля объектов OLE нельзя

Специальный тип, предназначенный для хранения гиперссылок Предназначен для автоматического определения поля. С его помощью будет создано поле со списком, из которого можно выбирать данные, содержащиеся в другой таблице или в наборе постоянных значений

Создание базы данных

2. Нажмите на кнопку .

3. Задайте имя новой базы данных – «Записная книжка.accdb».

4. На вкладке ленты Создание в панели инструментов Таблицы нажмите на кнопку Конструктор таблиц.

5. Введите имена полей и укажите типы данных, к которым они относятся.

6. Выйдите из режима Конструктора, предварительно сохранив таблицу под именем «Друзья» ; ключевые поля не задавайте.

7. Откройте таблицу «Друзья» двойным щелчком мыши и заполните в ней 10 строк.

8. Добавьте поля «Отчество» и «Дата рождения» , для этого:

1) установите курсор на поле, перед которым нужно вставить новый

2) выполните команду: вкладка ленты Режим таблицы → панель инст-

рументов Поля и столбцы → Вставить;

3) щелкнув два раза на Поле1, переименуйте его в «Отчество» , а По-

ле2 – «Дата рождения».

9. Перейдите в режим Конструктора командой: вкладка ленты Глав-

ная → Режимы → Конструктор.

10. Для поля «Дата рождения» установите тип данных Дата / время ; в

свойствах поля выберите Краткий формат даты .

11. Отформатируйте таблицу следующим образом: 1) цвет сетки – темно-красный; 2) цвет фона – голубой;

3) цвет текста – темно-красный, размер – 12 пт, начертание – курсив.

12. Переименуйте поле «Хобби» в «Увлечения».

13. Удалите запись под номером 8.

14. Измените размер ячеек так, чтобы были видны все данные. Для этого достаточно два раза щелкнуть левой кнопкой мыши на границе полей.

15. Расположите поля в следующем порядке: «№», «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Телефон», «Дата рождения», «Увлечения», «Адрес», «Индекс», «Фото», «Эл_почта».

16. Заполните пустые ячейки таблицы.

17. В режиме Конструктора добавьте поле «Семейное положение» , в котором будет содержаться фиксированный набор значений – замужем, не замужем, женат, не женат. Для создания раскрывающегося списка будем использо-

вать Мастер подстановок:

1) установите тип данных Мастер подстановок ; 2) в появившемся диалоговом окне выберите строку «Будет введен фик-

сированный набор значений» и нажмите кнопку Далее; 9) число столбцов – 1;

10) введите данные списка – замужем, не замужем, женат, не женат; 11) нажмите кнопку Готово .

18. С помощью раскрывающегося списка заполните новый столбец. Поскольку таблица получилась широкая, то при заполнении данного столбца возникают некоторые неудобства: не видно фамилии человека, для которого заполняется поле «Семейное положение» . Чтобы фамилия была постоянно видна при заполнении таблицы, необходимо воспользоваться командой Закрепить столбцы из контекстного меню поля «Фамилия» .

19. Покажите работу преподавателю.

Лабораторная работа № 2 Создание связей между таблицами

1. Запустите Microsoft Access 2007.

2. Создадим базу данных «Фирма». Сотрудники данной организации работают с клиентами и выполняют их заказы.

Если все сведения поместить в одной таблице, то она станет очень неудобной для работы. В ней начнутся повторы данных. Всякий раз, когда сотрудник Иванов будет работать с какой-либо фирмой, придется прописывать данные о сотруднике и клиенте заново, в результате чего можно допустить множество ошибок. Чтобы уменьшить число ошибок, можно исходную таблицу разбить на несколько таблиц и установить связи между ними. Это будет более рационально, чем прежде.

Таким образом, необходимо создать 3 таблицы: Сотрудники , Клиенты и Заказы.

	Сотрудники
	Тип данных
Код сотрудника
	Текстовый
	Текстовый
Отчество	Текстовый
Должность	Текстовый
	Текстовый
	Текстовый
Дата рождения	Дата/Время
Заработная плата	Денежный
	Объект OLE


	Тип данных
Код клиента
Название компании	Текстовый
	Текстовый
Номер телефона	Текстовый
	Числовой
Адрес электронной почты
	Поле МЕМО

	Тип данных
Код заказа
Код клиента	Числовой
Код сотрудника	Числовой
Дата размещения	Дата/Время
Дата исполнения	Дата/Время
	Денежный
Отметка о выполнении	Логический

3. Отдельные таблицы, содержащие информацию по определенной теме, необходимо связать в единую структуру базы данных. Для связывания таблиц следует задать ключевые поля . Ключ состоит из одного или нескольких полей, значения которых однозначно определяют каждую запись в таблице. Наиболее подходящим в качестве ключевого поля является «Счетчик» , так как значения

в данном поле являются уникальными (т. е. исключают повторы).

4. Откройте таблицу Сотрудники в режиме Конструктора.

5. Нажмите правой кнопкой мыши на поле Код сотрудника и в появившемся контекстном меню выберите команду Ключевое поле . Если в таблице необходимо установить несколько ключевых полей, то выделить их можно, удерживая клавишу Ctrl .

6. Для таблицы Клиенты установите ключевое поле Код клиента , а для таблицы Заказы – Код заказа .

7. Таблица Заказы содержит поля Код сотрудника и Код клиента . При их заполнении могут возникнуть некоторые трудности, так как не всегда удается запомнить все предприятия, с которыми работает фирма, и всех сотрудников

с номером кода. Для удобства можно создать раскрывающиеся списки с помо-

щью Мастера подстановок.

8. Откройте таблицу Заказы в режиме Конструктора.

9. Для поля Код сотрудника выберите тип данных Мастер подстановок.

10. В появившемся окне выберите команду «Объект « столбец подста-

новки» будет использовать значения из таблицы или запроса» и щелкните на кнопке Далее.

11. В списке таблиц выберите таблицу Сотрудники и щелкните на кнопке

12. В списке Доступные поля выберите поле Код сотрудника и щелкните на кнопке со стрелкой, чтобы ввести поле в список Выбранные поля . Таким же образом добавьте поля Фамилия и Имя и щелкните на кнопке Далее .

13. Выберите порядок сортировки списка по полю Фамилия.

14. В следующем диалоговом окне задайте необходимую ширину столбцов раскрывающегося списка.

15. Установите флажок Скрыть ключевой столбе» и нажмите кнопку

16. На последнем шаге Мастера подстановок замените при необходимости надпись для поля подстановок и щелкните на кнопке Готово .

17. Аналогичным образом создайте раскрывающийся список для поля

Код клиента.

18. После создания ключевых полей можно приступить к созданию связей. Существует несколько типов отношений между таблицами:

1) при отношении «один-к-одному» каждой записи ключевого поля в первой таблице соответствует только одна запись в связанном поле другой таблицы, и наоборот. Отношения такого типа используются не очень часто. Ино-

гда их можно использовать для разделения таблиц, содержащих много полей, для отделения части таблицы по соображениям безопасности;

2) при отношении «один-ко-многим» каждой записи в первой таблице соответствует несколько записей во второй, но запись во второй таблице не может иметь более одной связанной записи в первой таблице;

3) при отношении «многие-ко-многим» одной записи в первой таблице могут соответствовать несколько записей во второй таблице, а одной записи во второй таблице могут соответствовать несколько записей в первой.

19. Закройте все открытые таблицы, так как создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя.

20. Выполните команду: вкладка ленты Работа с базами данных →

21. Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление табли-

цы , в котором выберите таблицы Сотрудники, Клиенты и Заказы.

22. Если связи между таблицами уже были заданы, то для добавления в схему данных новой таблицы щелкните правой кнопкой мыши на схеме данных

и в контекстном меню выберите пункт Добавить таблицу .

23. Установите связь между таблицами Сотрудники и Заказы , для этого выберите поле Код сотрудника в таблице Сотрудники и перенесите его на соответствующее поле в таблице Заказы.

24. После перетаскивания откроется диалоговое окно Изменение связей

(рис. 1), в котором включите флажок Обеспечение условия целостности . Это позволит предотвратить случаи удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.

Рис. 1. Создание связи между таблицами

25. Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.

26. Параметры связи можно изменить, нажав на кнопку Объединение .

27. После установления всех необходимых параметров нажмите кнопку

ОК.

28. Связь между таблицами Клиенты и Заказы установите самостоятельно.

29. В результате должна получиться схема данных, представленная на

Рис. 2. Схема данных

Введение

Методические указания включают в себя пять лабораторных работ.

Лабораторная работа № 1 Знакомство с Access. Создание таблиц

Объекты базы данных Access

К объектам базы данных Access относятся:

1. Таблицы – предназначены для упорядоченного хранения данных.

3. Формы – предназначены для удобного просмотра, изменения и добавления данных в таблицах.

4. Отчеты – используются для анализа и печати данных.

7. Модули – предназначены для описания инструкций и процедур на языке VBA.

Текстовый

Поле МЕМО

Числовой

Дата/Время

Денежный

Логический

Мастер подстановок

Типы данных

Описание

мер поля, Формат поля, Число десятичных знаков

Формат даты

Создание базы данных

2. Нажмите на кнопку .

3. Задайте имя новой базы данных – «Записная книжка.accdb».

4. На вкладке ленты Создание в панели инструментов Таблицы нажмите на кнопку Конструктор таблиц.

5. Введите имена полей и укажите типы данных, к которым они относятся.

7. Откройте таблицу «Друзья» двойным щелчком мыши и заполните в ней 10 строк.

8. Добавьте поля «Отчество» и «Дата рождения» , для этого:

1) установите курсор на поле, перед которым нужно вставить новый

2) выполните команду: вкладка ленты Режим таблицы → панель инст-

рументов Поля и столбцы → Вставить;

3) щелкнув два раза на Поле1, переименуйте его в «Отчество» , а По-

ле2 – «Дата рождения».

9. Перейдите в режим Конструктора командой: вкладка ленты Глав-

ная → Режимы → Конструктор.

10. Для поля «Дата рождения» установите тип данных Дата / время ; в

свойствах поля выберите Краткий формат даты .

11. Отформатируйте таблицу следующим образом: 1) цвет сетки – темно-красный; 2) цвет фона – голубой;

3) цвет текста – темно-красный, размер – 12 пт, начертание – курсив.

12. Переименуйте поле «Хобби» в «Увлечения».

13. Удалите запись под номером 8.

16. Заполните пустые ячейки таблицы.

вать Мастер подстановок:

сированный набор значений» и нажмите кнопку Далее; 9) число столбцов – 1;

10) введите данные списка – замужем, не замужем, женат, не женат; 11) нажмите кнопку Готово .

19. Покажите работу преподавателю.

Лабораторная работа № 2 Создание связей между таблицами

1. Запустите Microsoft Access 2007.

2. Создадим базу данных «Фирма». Сотрудники данной организации работают с клиентами и выполняют их заказы.

Таким образом, необходимо создать 3 таблицы: Сотрудники , Клиенты и Заказы.

	Сотрудники
	Тип данных
Код сотрудника
	Текстовый
	Текстовый
Отчество	Текстовый
Должность	Текстовый
	Текстовый
	Текстовый
Дата рождения	Дата/Время
Заработная плата	Денежный
	Объект OLE


	Тип данных
Код клиента
Название компании	Текстовый
	Текстовый
Номер телефона	Текстовый
	Числовой
Адрес электронной почты
	Поле МЕМО

	Тип данных
Код заказа
Код клиента	Числовой
Код сотрудника	Числовой
Дата размещения	Дата/Время
Дата исполнения	Дата/Время
	Денежный
Отметка о выполнении	Логический

в данном поле являются уникальными (т. е. исключают повторы).

4. Откройте таблицу Сотрудники в режиме Конструктора.

6. Для таблицы Клиенты установите ключевое поле Код клиента , а для таблицы Заказы – Код заказа .

с номером кода. Для удобства можно создать раскрывающиеся списки с помо-

щью Мастера подстановок.

8. Откройте таблицу Заказы в режиме Конструктора.

9. Для поля Код сотрудника выберите тип данных Мастер подстановок.

10. В появившемся окне выберите команду «Объект « столбец подста-

новки» будет использовать значения из таблицы или запроса» и щелкните на кнопке Далее.

11. В списке таблиц выберите таблицу Сотрудники и щелкните на кнопке

13. Выберите порядок сортировки списка по полю Фамилия.

14. В следующем диалоговом окне задайте необходимую ширину столбцов раскрывающегося списка.

15. Установите флажок Скрыть ключевой столбе» и нажмите кнопку

17. Аналогичным образом создайте раскрывающийся список для поля

Код клиента.

19. Закройте все открытые таблицы, так как создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя.

20. Выполните команду: вкладка ленты Работа с базами данных →

цы , в котором выберите таблицы Сотрудники, Клиенты и Заказы.

и в контекстном меню выберите пункт Добавить таблицу .

24. После перетаскивания откроется диалоговое окно Изменение связей

Рис. 1. Создание связи между таблицами

26. Параметры связи можно изменить, нажав на кнопку Объединение .

27. После установления всех необходимых параметров нажмите кнопку

ОК.

28. Связь между таблицами Клиенты и Заказы установите самостоятельно.

29. В результате должна получиться схема данных, представленная на

Рис. 2. Схема данных

Лабораторная работа по Access 2007 №4

Наименование параметра	Значение
Тема статьи:	Лабораторная работа по Access 2007 №4
Рубрика (тематическая категория)	Электроника

Тема˸ Создание и применение форм.

Цели работы˸

ü Научиться создавать формы ввода-вывода;

ü Научиться создавать кнопочные формы.

Теоретическая часть.

Форма – это средство, упрощающее ввод, редактирование и отображение информации, хранящейся в таблицах базы данных. Она представляет собой окно с набором элементов управления.

Форма сама по себе не хранит информацию, она просто обеспечивает удобный способ доступа к информации, хранящейся в одной или нескольких таблицах. Формы по сравнению с обработкой данных в режиме таблицы обладают следующими преимуществами˸

¨ Форма позволяет в каждый момент сфокусировать внимание на отдельной записи;

¨ Элементы управления на форме можно расположить логичным образом, облегчающим чтение и работу с данными;

¨ Отдельные элементы управления обладают возможностями облегчить ввод и изменение отдельных данных;

¨ Некоторые объекты баз данных, такие как рисунки, анимации, звуки и видеоклипы, могут отображаться только в режиме формы, но не в режиме таблицы.

Создание кнопочной формы.

Кнопочное меню представляет собой форму, на которой расположены элементы управления – кнопки с поясняющими надписями. Щелчок на кнопке открывает соответствующую таблицу, запрос, форму или отчет. Меню - удобный инструмент работы с базами данных, и он практически всегда присутствует в базах созданных для предприятий или фирм.

Кнопочное меню создают с помощью Диспетчера кнопочных форм.

Практическая часть.

Ход работы.

1) Откройте свою базу данных.

2) Создайте форму с помощью <Мастера форм> на базе таблицы <Ведомость успеваемости>.

· Откройте таблицу <Ведомость успеваемости>.

· Выберите закладку <Формы >, щелкните мышкой по кнопке <Другие формы>.

<Мастер форм>.

· В поле <Таблицы/Запросы> выберите таблицу <Ведомость успеваемости>, в поле <Доступные поля> выберите поля <Фамилия>, <Имя> и перенесите их стрелкой в поле <Выбранные поля>. Также перенесите поля с названием предметов, щелкните по кнопке <Далее>.

· Выберите внешний вид формы – Табличный , щелкните по кнопке <Далее>.

· Выберите требуемый стиль (н-р, Обычная ), щелкните по кнопке <Далее>.

· Задайте имя формы <Успеваемость> и щелкните по кнопке <Готово>. В результате получите форму, в которой можно менять данные и вводить новые значения.

· Закройте форму.

3) Создайте форму на базе таблицы <Преподаватели>.

· Откройте таблицу <Преподаватели>.

· Выберите закладку <Формы >, щелкните мышкой по кнопке <Другие формы>.

· В появившемся диалоговом окне выберите <Мастер форм> .

· Выберите внешний вид формы - < ленточный >.

· Выберите любой стиль.

· Получите готовую форму. Сохраните её под именем <Преподаватели>.

· Закройте форму.

4) Создайте форму <Личные данные> с помощью инструмента < Пустая форма>

Лабораторная работа по Access 2007 №4 - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Лабораторная работа по Access 2007 №4" 2015, 2017-2018.

- Тема 5. Работа в СУБД Access

Существующие в настоящее время реляционные СУБД могут отличаться друг от друга техническими возможностями (например, средствами защиты), что, в частности, зависит от того, на какого пользователя ориентирована СУБД. Поэтому популярность той или иной СУБД в различных... .

Цель работы: Ознакомление с основными понятиями баз данных. Приобретение навыков работы с существующей базой данных в Microsoft Access. Теоретические сведения: 1. База данных (БД) – это поименованная совокупность данных, организованных по определённым правилам,... .

- Практическая работа № 1. Ознакомление с СУБД Microsoft Access

№ темы Тема № практ. работы Дата проверки Оценка Подпись преподавателя Предмет, система и задачи науки криминалистики Криминалистическая идентификация и... .

- Мастера Access

Access позволяет даже мало подготовленному пользователю создать свою БД, обрабатывать данные с помощью форм, запросов и отчетов, проводить анализ таблиц БД и выполнять ряд других работ. Практически для любых работ с БД в Access имеется свой мастер, который помогает их... .

- Запустите программу Microsoft Access.

Методические рекомендации по выполнению задания 1 Опробуйте следующий способ запуска программы: кнопка Пуск Þ раздел ПрограммыÞ Þ папка Microsoft OfficeÞ Þ программа Microsoft Access 2. Создайте базу данных и сохраните ее в папке с названием своей группы под именем –...

ACCESS

Лабораторная работа № 3

Тема: Создание базы данных.

Построение второй таблицы СЕССИЯ в базе данных SESS .

Цель работы:

Научить формировать структуру таблицы, вводить и редактировать данные, определять ключ для связывания двух таблиц.

Выполнение работы:

Запустить программу:

кнопка « Пуск » « Программы » « М icrosoft Access ».

После запуска на экране появляется окно приложения.

Открыть созданную пустую базу данных SESS . Для этого в открывшемся окне установить переключатель «Открыть базу данных », выделить имя созданной базы и нажать кнопку « ОК ».

В окне пустой базы данных нужно создать вторую таблицу, входящую в эту базу. Эта таблица будет содержать сведения о результатах сессии и будет называться СЕССИЯ .

В окне открытой базы данных щелкнуть по вкладке “ Таблицы ” и нажать кнопку “ Создать ”.

Выбрать в списке диалогового окна “ Новая таблица ” способ создания таблицы:

Создавать таблицу будем с помощью Конструктора. Выделить в окне Конструктор и нажать “ ОК ”.

В выпавшем окне ввести название полей, выбрать тип данных и определить свойства полей.

В колонке Имя поля задаются имена полей:

1. Номер; 4. Оценка3;

2. Оценка1; 5. Оценка4;

3. Оценка2; 6. Результат;

В таблице не должно быть двух полей с одинаковыми именами.

Для каждого поля, включаемого в запись, следует указать тип данных.

Тип данных определяет вид информации, которая будет храниться в данном поле. Тип данных выбирается в колонке Тип данных .

Таблица СЕССИЯ содержит сведения о результатах сдачи студентами четырех экзаменов.

Результат сдачи сессии может принимать одно из следующих значений:

ОТЛ - за все отличные оценки;

ХР1 - за одну четверку и все остальные пятёрки

ХОР - за две четвёрки и более;

НХР - за удовлетворительные и неудовлетворительные оценки;

Структура таблицы СЕССИЯ .

Признак ключа

Имя поля

Тип данных

Размер поля

Формат поля

Ключ

номер

Текстовый

оценка1

Числовой

Длинное целое (ставится по умолчанию)

Фиксированный

оценка2

Числовой

Длинное целое

Фиксированный

оценка3

Числовой

Длинное целое

Фиксированный

оценка4

Числовой

Длинное целое

Фиксированный

результат

Текстовый

В данной таблице полем ключа объявим поле Номер.

Для этого нужно:

выделить поле Номер или просто поставит туда курсор;

нажать на кнопку Ключевое поле на стандартной панели инструментов с изображением ключа или

меню “ Правка ” “ Ключевое поле”

Слева от данного поля появится маленькое изображение ключа – признак поля ключа.

После ввода таблица должна выглядеть следующим образом:

После определения состава, типа, размера полей и назачения ключа, закрыть таблицу и дать ей имя СЕССИЯ.

Определив состав таблицы, нужно её открыть и ввести данные.

Для этого выделить в открытой базе данных СЕССИЯ и нажать кнопку ОТКРЫТЬ .

После ввода данных таблица должна выглядеть следующим образом:

После ввода данных таблицу нужно закрыть. Для этого нужно ввести дважды команду

меню “ Файл ” “ Закрыть”

Задание:

Создать таблицу СЕССИЯ .

К о н т р о л ь н ы е в о п р о с ы.

Последовательность создания таблиц.

Правила создания таблиц.

Условия назначения ключа.

Сохранение таблиц.

На примере разработки базы данных Склад рассмотрена программа создания и управления базами данных Access 2003. Основное внимание уделено таким вопросам, как планирование баз данных, создание таблиц, запросов, форм, отчетов. Работа предназначена для пользователей, имеющих определенный навык работы с приложениями в среде Windows, которые желают освоить программу Access.

Скачать:

Предварительный просмотр:

Министерство образования Тверской области

ГБОУ СПО «Осташковский электромеханический техникум»

Информационные технологии в отрасли

Методические указания

к выполнению лабораторных работ

по теме « РАБОТА В MICROSOFT ACCESS»

для студентов специальности № 140613 «Техническая эксплуатация и обслуживание электрического и электромеханического оборудования»

Осташков

2012

Пояснительная записка
Лабораторная работа. Формирование структуры многотабличной БД
Лабораторная работа. Упорядочение данных, фильтрация
Лабораторная работа. Разработка многотабличной пользовательской формы ввода данных
Лабораторная работа. Формирование запросов для многотабличной БД
Лабораторная работа. Создание отчетов
Список литературы

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Развитие современного общества характеризуется непрерывно возрастающими потоками информации, что позволяет определить его как «общество информационных технологий». Уровень квалификации специалистов не может определяться только профессиональной подготовкой. Специалист обязан уметь получать информацию, определять ее важность и своевременно отслеживать ее изменения. Инструментом позволяющим управлять информационными процессами, является компьютер. Основные навыки по его использованию в профессиональной деятельности закладываются во время изучения дисциплины «Информационные технологии отрасли».

Основная задача среднего профессионального образования состоит в изучении общих закономерностей функционирования, создания и применения информационных систем, преимущественно автоматизированных.

С точки зрения содержания это позволяет развить основы системного видения мира, расширить возможности информационного моделирования, обеспечив тем самым значительное расширение и углубление межпредметных связей предмета «Информационные технологии» с другими дисциплинами.

С точки зрения деятельности, это дает возможность сформировать методологию использования основных автоматизированных систем в решении конкретных задач, связанный с анализом и представлением информационных процессов: автоматизированные информационные системы хранения массивов информации (системы управления базами данных, информационно-поисковые системы, геоинформационные системы).

Базы данных играют особую роль в современном мире. Все, с чем мы ежедневно сталкиваемся в жизни, скорее всего, зарегистрировано в той или иной базе. Умение работать с базами данных сегодня является одним из важнейших навыков в работе с компьютером.

В программе предусмотрены лабораторные работы, которые необходимо проводить для освоения и приобретения навыков по работе с базами данных на примере MS Access. Методические указания по проведению лабораторной работы содержат название работы, цель работы, порядок проведения работы, содержание отчета и контрольные вопросы для проверки знаний.

Лабораторная работа

Формирование структуры многотабличной БД

Цель: Освоить создание БД и таблиц в Access. Освоить создание таблиц с помощью Мастера и в режиме Конструктора. Освоить ввод данных в таблицу.

Порядок выполнения работы:

Создать базу данных «Склад», содержащую три таблицы: «Товары», «Клиенты», «Заказы».

Данная база данных содержит три таблицы: «Товары», «Клиенты», «Заказы».

	Товары	Клиенты
	Номер товара	Номер клиента
	Товар	Фамилия
Заказы	Количество	Адрес
Номер заказа	Цена	Телефон
Номер товара	Срок годности
Номер клиента
Количество
Дата заказа

Между таблицами существуют отношения: «Товары» и «Заказы» - отношение «один ко многим», «Заказы» и «Клиенты» - отношение «многие к одному».

Занести данные в таблицы. Порядок выполнения:

Загрузите Access. Воспользуйтесь системным меню ПУСК \ ПРОГРАММЫ \ MICROSOFT ACCESS или загрузочным файлом ACCESS.EXE.
В окне Microsoft Access выберите Новая база данных и нажмите ОК.

На экране появиться окно диалога Файл новой базы данных, и Access предложит вам имя базы данных db1, db2 и т.д. Задайте имя новой базы данных Склад. Нажмите Создать. Появиться окно базы данных.

Приступим к созданию таблицы «Товары». Перейдите на вкладку Таблицы и щелкните по кнопке Создать.

В окне Новая таблица выберите режим создания таблицы Конструктор, нажмите ОК.

Задайте имена и типы полей. Имена полей вводятся с клавиатуры, типы полей выбираются из раскрывающегося списка.

Сделайте поле Номер товара ключевым: щелкните правой кнопкой по полю Номер товара и выберите в контекстном меню Ключевой поле.

Сохраните таблицу:

выберите из меню Файл / Сохранить;
в появившемся окне напишите имя таблицы «Товары»;
нажмите ОК.

В окне базы данных появилась новая таблица «Товары».

Аналогично создайте таблицу «Заказы», воспользуйтесь режимом Конструктор.

Назначьте поле Номер заказа ключевым полем. Сохраните таблицу.

Создайте таблицу «Клиенты» при помощи режима таблица. На вкладке Таблицы щелкните по кнопке Создать. В окне Новая таблица выберите режим Таблицы. Перед вами появиться пустая таблица состоящая из двадцати столбцов с именами Поле1, Поле2 и т.д. Дважды щелкните на Поле1, текст в поле будет выделен, введите слово Фамилия и нажмите Enter. В Поле2 введите Адрес, в Поле3 - Телефон.

Поле Ключевое поле Номер клиента будет добавлено позже. Отрегулируйте ширину столбцов: подведите мышку к вертикальной черте между названиями полей, зажмите левую кнопку мыши и, не отпуская кнопку, передвиньте мышь. Введите первую запись.

Выберите из меню Файл / Сохранить. Задайте имя таблицы «Клиенты», нажмите на ОК.
Появиться окно диалога, предупреждающее, что ключевые поля не определены, ответьте «Да».

В окне базы данных появилась таблица «Клиенты». Посмотрите эту таблицу в режиме Конструктора.

Для этого выделите таблицу «Клиенты» и нажмите кнопку Конструктор.

Измените Имя поля Код на Номер клиента.

Access автоматически присваивает тип созданным полям. Убедитесь, что типы полей совпадают. Если нет, то измените их. Для этого щелкните в столбце Тип данных по тому полю, тип которого не совпадает, и выберите необходимый тип. Сохраните таблицу.

Занесите данные в таблицы.

Начнем с таблицы «Клиенты».

Щелкните сначала по слову Клиенты, а затем по кнопке Открыть. Внесите данные еще о 4-х клиентах, например:

Закройте таблицу «Клиенты» и сохраните изменения.

Аналогично занесите 8 различных товаров в таблицу «Товары».

Занесите данные в таблицу «Заказы». Обратите внимание: номер товара должен совпадать с номерами товаров из таблицы «Товары» (возможные значения от 1 до 8), а номера клиентов - с номерами клиентов из таблицы «Клиенты» (1, 2, 3, 4, 5).

Установим отношения между таблицами. Щелкните по инструменту схема данных. На экране появились окна Схема данных и Добавление таблицы. Выберите таблицу «Товары» и щелкните по кнопке Добавить. Точно также добавьте таблицы «Клиенты» и «Заказы». Закройте пустое окно Добавление таблицы.

Установим отношения между таблицами «Товары» и «Заказы», поле связи Номер товара.

Для этого установите указатель в поле Номер товара (таблица «Товары») и, удерживая левую кнопку, перетащите указатель в поле Номер товара (таблица «Заказы»). Отпустите кнопку мыши.

Появиться окно диалога Изменение связей. Установите флажок в Обеспечении целостности данных, Каскадном обновлении связанных полей, Каскадном удалении связанных записей и нажмите кнопку Создать.

В схеме данных появится отношение «один ко многим». Каскадное удаление и обновление записей означает, что если какой-либо товар будет удален из таблицы «Товары», произойдет автоматическое удаление записей из таблицы «Заказы».

Аналогично создадим отношения между таблицами «Клиенты» и «Заказы».

В результате схема данных приобрела вид:

Замечание. Если вам не удалось установить отношения между таблицами, проверьте ключевые поля таблиц и занесенные данные.

Закройте схему данных Access.

Постановка задачи.
Ход работы.
Выводы.

Контрольные вопросы:

Перечислите типы полей в Access. Поясните каждый из них.
Как вы считаете, какие типы данных должны иметь поля Должность, Индекс, Аванс, Налог, Фамилия, Дата рождения, Время прибытия, Номер поезда, Количество лет? Объясните, почему.
Какие типы отношений между таблицами может поддерживать Access?
Как должны быть проиндексированы поля связи в отношении «один к одному»?
Как должны быть проиндексированы поля связи в отношении «один ко многим»?

Лабораторная работа

Упорядочение данных, фильтрация

Цель: освоить сортировку и фильтрацию данных; изменение структуры и вида таблицы.

Порядок выполнения работы:

Упорядочить данные в таблице «Товары» в порядке возрастания Цены.
Упорядочить данные в таблице «Заказы» в порядке возрастания Даты заказа.
Упорядочить данные в таблице «Клиенты» в порядке убывания Номера клиента.
Выбрать записи из таблицы «Товары» с Ценой, больше 25 руб.
Выбрать записи из таблицы «Товары» со сроком годности до 15.12.03.
Составить отчет.
Ответить на контрольные вопросы.

Для решения этих задач выполните следующие действия:

Загрузите Access.
В окне Microsoft Access выберите пункт Открыть базу данных, выберите Склад и нажмите ОК.
Откройте таблицу «Товары», для этого перейдите на вкладку Таблицы, щелкните по таблице «Товары» и по кнопке Открыть. Перед вами появилось окно-таблица «Товары».
Упорядочите данные в порядке возрастания цены, для этого щелкните по полю Цена, а затем щелкните по инструменту Сортировка по возрастанию.
Аналогично упорядочите данные в таблицы «заказы» в порядке возрастания Даты заказа.
Упорядочите данные в таблице «Клиенты» в порядке убывания Номера клиента. Воспользуйтесь инструментом Сортировка по убыванию.
Отберем записи из таблицы «Товары» с Ценой больше 25 руб.

Откройте таблицу «Товары». Щелкните по полю Цена и выполните команду Записи / Фильтр / Расширенный фильтр.

На экране появиться окно диалога, в верхней части которого расположен прямоугольник со списком полей, содержащихся в таблице «Товары». Внизу находится бланк запроса. В строке Поле щелкните по раскрывающемуся списку и выберите поле Цена. В строке Условие отбора наберите >25. Щелкните по кнопке Применить фильтр на панели инструментов.

Отмените фильтрацию, для этого щелкните по инструменту Удалить фильтр.
Аналогично отберите все записи со сроком годности до 15.12.03.
Закройте Access.

Постановка задачи.
Ход работы.
Выводы.

Контрольные вопросы:

Назначение СУБД Access.
Вызов системы Access и завершение работы с ней.
Этапы проектирования БД.
Ввод, редактирование, просмотр, добавление и удаление табличных данных.
Фильтрация, сортировка, добавление и удаление столбцов.

Лабораторная работа

Разработка многотабличной пользовательской формы ввода данных

Цель: Научиться создавать формы в Access.

Порядок выполнения работы:

Создать форму для всех полей таблицы «Товары».
Создать форму для всех полей таблицы «Клиенты».
Создать форму, дающую информацию о том, какой клиент сделал какие заказы.
Создать форму, дающую информацию о том, какие заказы есть на каждый товар.
Написать отчет.
Ответить на контрольные вопросы.

Загрузите Access.
Откройте вашу базу данных.
Создадим форму для всех полей таблицы «Товары». Перейдите на вкладку Формы. Щелкните на кнопке Создать. На экране появиться окна Новая форма. Выберите Автоформа: в столбец, таблицу «Товары» в качестве источника данных и нажмите ОК.

Будет создана форма для таблицы «Товары». Поработайте с этой формой: измените данные, полистайте записи. Закройте форму и сохраните изменения. Укажите имя формы Товары и нажмите ОК.

4. Аналогично создайте форму для всех полей таблицы «Клиенты», воспользуйтесь ленточной автоформой.

Создадим форму для просмотра заказов для каждого клиента. Для этого щелкните на кнопке создать на вкладке Формы. В окне диалога выберите в списке Мастер форм. В качестве источника данных выберите таблицу «Клиенты». Щелкните на кнопке ОК.

Мастер форм создает форму за несколько шагов.

На первом шаге мастер форм предлагает выбрать поля для формы. Поля можно выбрать из нескольких таблиц, сначала выберем все поля из таблицы «Клиенты». (Если в поле Таблица Запросы не значится таблица «Клиенты», то раскройте список и выберите нужную таблицу.) Щелкните по полю Номер клиента, а затем по кнопке . Точно также добавьте поля Фамилия, Адрес, Телефон.
Выберите все поля таблицы «Заказы». Для этого выберите таблицу «Заказы» в раскрывающемся списке Таблицы и запросы и по очереди выберите все поля таблицы. Щелкните по кнопке Далее.
На втором шаге выберите вид представления данных. Должна быть выбрана таблица «Клиенты» и строка Подчиненные формы. Щелкните по кнопке Далее.
В следующем окне выберите внешний вид подчиненной формы, например, табличный. Щелкните по кнопке Далее.
На следующем шаге выберите стиль формы, например, международный, и щелкните по кнопке Далее.
На последнем шаге задайте имена формы Клиенты1 и подчиненной формы Заказы клиентов. Щелкните по кнопке Готово.

Вы увидите готовую форму.

Вы можете просмотреть заказы каждого клиента, воспользовавшись кнопками листания, расположенными в самом низу формы. Введите не менее двух заказов для каждого клиента. Закройте форму.
Самостоятельно создайте форму для просмотра заказов на каждый товар.

Постановка задачи.
Ход работы.
Выводы.

Контрольные вопросы:

Дайте определение формы.
Почему удобно применять формы?
Назовите режимы создания форм в Access.
Какие действия нужно выполнить, чтобы создать автоформу?
Опишите режим создания формы Мастер форм.

Лабораторная работа

Формирование запросов для многотабличной БД

Цель: Научиться создавать формы в Access. Создавать простейшую форму, форму с помощью Конструктора.

Порядок выполнения работы:

Изучить описание работы.
Рассмотрите все примеры работы.
Создайте запрос, выводящий информацию о том, сколько заказано данного товара и какими клиентами.
Создайте запрос для отбора товаров со стоимостью больше 30 или количеством больше 50.
Создать запрос для отбора данных о клиентах, которые заказали больше 10 единиц какого-либо товара.
Напишите отчет по работе.
Ответьте на контрольные вопросы.

Рассмотрим создание запроса в Конструкторе.

Окно Конструктора состоит из двух частей. В верхней части размещаются таблицы, из которых выбираются данные и отношения между таблицами. В нижней части перечисляются поля таблиц, условия отбора и формулы для расчетов.

Таблицу можно добавить в список, если щелкнуть правой кнопкой мыши по верхней части окна и выбрать Добавить таблицу. Для удаления таблицы пользуйтесь кнопкой Delete.

В строке Имя таблицы можно выбрать нужную таблицу из раскрывающегося списка.

В строке Поле указывается имя какого-либо поля, * или формула. * позволяет выбрать все поля таблицы.

Разберем создание формулы на примере:

Итого:[Товары]![Цена]*[Товары]![Количество]

Итого - это имя поля-результата, затем идет двоеточие, имена таблиц и полей записываются в квадратных скобках. Надпись [Товары]![Цена] означает что поле Цена выбирается из таблицы «Товары». Имя таблицы можно не указывать, если поле не встречается в других таблицах.

Т.е. если наш запрос формируется по одной таблице «Товары», то формулу можно записать в сокращенном виде:

Итого:[Цена]*[Количество]

Формула может включать числа, например:

Налог:[Цена]*0.05

И стандартные функции, например, sin(x) - синус от х, МИН(х1, х2, х3, …) - поиск минимального элемента из списка и т.д.

Полей Итого и Налог физически нет в таблице, они являются вычисляемыми и рассчитываются всякий раз при выполнении запроса.

Сортировка может быть по возрастанию, по убыванию или отсутствовать.

Вывод на экран выглядит как флажок. Если флажок установлен, поле будет выводится на экране.

Условие отбора задает условие отбора по конкретному полю.

Например, отберем записи с Ценой больше 30.

В строке Условия отбора можно предложить пользователю ввести искомое значение. Текст приглашения заключается в квадратные скобки.

Строка Или используется, если условие отбора формируется из двух подусловий, которые соединяются логическим оператором ИЛИ. Например, отобрать все заказы на 2-й или 4-й Товары.

Если заказать несколько условий обора, то она будут соединяться логическим оператором И.

Рассмотрим пример по созданию запроса на примере созданных вами таблиц. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

войти в Access;
открыть вашу базу данных;
создать запрос, выводящий информацию о том, сколько заказано данного товара и какими клиентами;
создать запрос для отбора товаров со стоимостью больше 30 или количество больше 50;
создать запрос для отбора данных о клиентах, которые заказали больше 10 единиц какого-либо товара.

Порядок выполнения:

Загрузите Access.
В окнеMS Access выберите пункт Открыть базу данных, выберите Склад и нажмите ОК.
В окне базы данных выберите вкладку Запросы и щелкните по кнопке Создать. Выберите Конструктор и нажмите ОК. Access выведет окно Конструктор запросов с открытым окном диалога Добавление таблиц. Выбирайте по поочередно все таблицы из списка и нажмите кнопку Добавить. Затем закройте окно диалога.

Выбираем поля для запроса. Из таблицы «Товары» выберите поле Товар, из таблицы «Заказы» - поля Номер заказа, Номер клиента, Количество. Из таблицы «Клиенты» - Фамилию.

В окне Конструктор в строке Условие отбора поля Товар введите подсказку в виде [Введите название товара]. Сбросьте флажок в строке Вывод на экран для поля Товар.

Появится окно с вашей подсказкой. Введите название какого-нибудь товара, например, Чай.

На экране появятся выбранные данные. Закройте окно запроса и сохраните его под именем Товары - Заказы.

Добавьте в запрос Товары - Заказы вычисляемое поле Сумма. Для этого на вкладке Запросы щелкните по запросу Товары - Заказы, а затем по кнопке Конструктор.

Найдите свободный столбец (после поля Количество) и впишите формулу в строку Поле.

Стоимость заказа:

[Товары]![Цена]*[Заказы]![Количество]

Выполните запрос. Сохраните изменения запроса.

Создайте запрос для отбора товаров со стоимостью больше 30 или количеством больше 50. Выберите все поля таблицы «Товары», для поля Цена в строке Условие отбора укажите >30, для поля количество в строке Или укажите > 50. Выполните запрос. Сохраните под именем Товары2.
Создайте запрос для отбора клиентов, которые заказали >10 единиц какого-либо товара. Добавьте в запрос все поля «Клиенты» и поле Количество из таблицы «Заказы». Укажите условие отбора >10. Упорядочите результаты по убыванию поля Количество.

Постановка задачи.
Ход работы.
Выводы.

Контрольные вопросы

Дайте определение запроса.
Какие данные указываются в строке Поле, Конструктора запросов? Как можно задать формулы для расчета вычисляемого поля?
Что означает сортировка?
Для чего используется условие отбора? Как можно запросить значение поля у пользователя?
Для чего используется строка Или?

Лабораторная работа

Создание отчетов

Цель: Получить навыки по созданию отчетов простейшим способом; с помощью Мастера; с помощью Конструктора.

Порядок выполнения:

Выберите в диалоговом окне Базы данных вкладку Отчеты и щелкните на кнопке Создать. Д иалоговое окно Новый отчет позволяет создавать отчет автоматически (автоотчет), с помощью Мастера или вручную . Создайте на основе любой таблицы автоотчет в столбец или ленточный . Операция сводится к одному щелчку левой кнопки мыши.

Открыть БД, выделить режим отчет , щелкнуть мышью на Создать .
Появляется меню Новый отчет : выбрать в меню режим Мастер отчетов и нажать ОК .

Появляется меню выберите вид макета для отчета: можно щелкнуть мышью Далее .

Структура отчета состоит из пяти разделов: заголовка отчета, верхнего колонтитула, области данных, нижнего колонтитула и примечания отчета.
Раздел заголовка служит для печати общего заголовка отчета.
Раздел верхнего колонтитула можно использовать для печати подзаголовков, если отчет имеет сложную структуру и занимает много страниц. Здесь также можно также помещать и колонцифры (номера страниц), если это не сделано в нижнем колонтитуле.
В области данных размещают элементы управления, связанных с содержимым полей таблиц базы. В эти элементы управления выдаются данные из таблиц для печати на принтере. Порядок размещения и выравнивания элементов управления тот же, что и при создании структуры форм.
Раздел нижнего колонтитула используется для тех же целей, что и раздел верхнего колонтитула.
В первом элементе управления вводится текущая дата. Для этого используется встроенная функция Access функция Now(). Она возвращает текущую дату и помещает ее в поле, а отчет воспроизводит ее при печати.
Во втором элементе управления выводится номер страницы и общее количество страниц. Для их определения использованы встроенные функции Page() и Pages(). Тот текст который записан в кавычках, воспроизводится «буквально», а оператор & служит для «склеивания» текста, заключенного в кавычки, со значениями, возвращаемыми функциями. Оператор & называется оператором конкатенации.
Раздел примечания используют для размещения дополнительной информации.

Постановка задачи.
Ход работы.
Выводы.

Контрольные вопросы

Режимы создания отчета из таблицы (и/или запроса).
Назначение окон Доступные поля, Выбранные поля.
Понятие уровней группировки.
Порядок выбора метода сортировки.
Что такое Макет для отчета?
Понятие Стиль отчета.

РАЗДАТОЧНЫЙ МАТЕРИАЛ

Основные функции СУБД:

Создание и редактирование структуры базы данных
Создание (добавление) новой записи
Поиск записи (поля или других элементов базы данных)
Редактирование записи
Удаление ненужной записи
Сортировка записей по ключевым полям
Управление показом информации: фильтрация, скрытие ненужной информации, разделение окна и т.п.
Защита информации: ограничение несанкционированного доступа, защита от случайных изменений и т.д.
Автоматическая поддержка связей между структурными элементами базы данных: файлами, записями и т.п.
Наличие развитых языковых средств, позволяющих выполнять сложные запросы к базе данных
Хранение информации
Обеспечение коммуникации с другими базами данных и прочими объектами глобального информационного пространства

Рис. 8. Функции системы управления базами данных

Список литературы:

Access 2003. Практическое руководство: В. Е. Кошелев — Санкт-Петербург, Бином-Пресс, 2008 г.- 464 с.
Microsoft Access 2002. Самоучитель: Т. В. Тимошок — Москва, Диалектика, 2004 г.- 352 с.
Microsoft Access 2003 для начинающих: В. Степанов — Москва, Аквариум-Принт, Дом печати - Вятка, 2006 г.- 128 с.
Разработка баз данных в Microsoft Access: Н. П. Обухов — Санкт-Петербург, ИВЭСЭП, Знание, 2008 г.- 92 с.
Разработка приложений в MS Access: С. И. Моисеенко, Б. В. Соболь — Москва, Вильямс, 2006 г.- 272 с.
Экспресс-курс. Microsoft Access XP: — Москва, АСТ, Харвест, 2006 г.- 32 с.